TUGAS PRAKTIKUM MODUL 2

“RECEIVING”
Untuk Memenuhi Tugas Praktikum Mata Praktikum Manajemen Pergudangan

Disusun Oleh :

(Aldrian Bagaskara) (182220005)

(2LA)

LABORATORIUM PERGUDANGAN

FAKULTAS LOGISTIK, TEKNOLOGI, DAN BISNIS

UNIVERSITAS LOGISTIK DAN BISNIS INTERNASIONAL

BANDUNG

2024
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam setiap rantai pasokan atau operasi bisnis, gudang memainkan peran penting
sebagai pusat aktivitas untuk menerima, menyimpan, dan mendistribusikan barang. Latar
belakang receiving gudang mencakup proses penerimaan barang dari berbagai pemasok atau
sumber, yang melibatkan verifikasi kuantitas dan kualitas barang yang diterima. Proses
receiving ini sering kali merupakan titik awal dalam manajemen stok dan pengelolaan
inventaris. Dengan penekanan pada keakuratan dan efisiensi, tim receiving gudang
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan,
bebas dari kerusakan, dan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Selain itu, latar belakang
receiving gudang juga mencakup pengaturan dan penyimpanan barang secara tepat di dalam
gudang, memastikan aksesibilitas yang efisien untuk pengambilan barang selanjutnya.
Penggunaan teknologi seperti sistem barcode atau RFID telah menjadi semakin umum dalam
meningkatkan akurasi dan efisiensi proses receiving, mengoptimalkan operasi gudang secara
keseluruhan..

1.2 Rumusan Masalah

I. Permasalahan ketidaksesuaian antara purchase order dengan fisik barang aktual.
II. Permasalahan kualitas barang yang diterima dari supplier tidak baik
III. Jelaskan flowchart yang dapat diterapkan dalam alur penerimaan barang di gudang PT.
Permata Adi Suintra
IV. Layout gudang yang optimal di area receiving, serta jelaskan layout yang anda usulkan!
1.3 Tujuan
I. Memastikan ketepatan antara purchase order dan fisik barang untuk menghindari
kesalahan stok dan kerugian finansial.
II. Meningkatkan kualitas barang dari supplier untuk menjaga citra perusahaan dan
mengurangi risiko penolakan.
III. Menyusun flowchart yang efisien untuk proses penerimaan barang, mulai dari
kedatangan barang hingga penyimpanan.
IV. IV. Merancang layout gudang yang optimal di area receiving untuk meningkatkan
efisiensi operasional dan ruang penyimpanan.
 BAB II

STUDI PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

Receiving, atau penerimaan, merupakan serangkaian aktivitas yang mencakup proses

penerimaan material yang masuk ke dalam gudang. Tujuan utamanya adalah memastikan
bahwa kuantitas dan kualitas barang sesuai dengan dokumen pesanan yang telah dibuat, serta
melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai kebutuhan organisasi. Penerimaan barang
menjadi titik awal dari alur barang di gudang, dan meskipun terlihat sebagai proses yang
sederhana, tanpa sistem pengaturan yang baik, dapat mengganggu produktivitas secara
keseluruhan. Beberapa hal penting dalam proses penerimaan barang meliputi: memeriksa bukti
pesanan barang dari gudang untuk memastikan spesifikasi yang tepat, mencatat bukti tanda
barang diterima untuk keperluan penagihan, memeriksa kesesuaian antara bukti pemesanan
dengan fisik barang yang diterima, memeriksa tanggal kadaluarsa dan kondisi barang, serta
menempatkan barang tersebut ke dalam penyimpanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Bukti Pemesanan (Purchase Order) Petugas Receiving harus memiliki dokumen

Standar Spesifikasi untuk memastikan bahwa produk yang diterima dari segi kualitas, jenis,
bentuk, ukuran telah benar. Mereka juga harus mempunyai salinan Surat Pesanan (Purchase
Order) untuk membandingkan kuantitas, kualitas, dan harga yang telah disepakati. Ketika satu
pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok.
Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si
pemesan.

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang.
Bukti Tanda Terima Barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke
pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada
tanda-tanda yang dilampirkan.

Tata letak dari area bagian penerimaan barang harus dirancang untuk memudahkan
pengawasan, keamanan, kemudahan akses ke gudang dan mencegah kerusakan produk.
Petugas bagian penerimaan diharapkan dapat secara leluasa untuk memeriksa barang, sebelum
mereka menerima dan menandatangani surat penerimaan barang. Kamera pemantau atau
CCTV sangat berguna untuk merekam setiap kejadian di area penerimaan barang, karena area
yang luas sangat berisiko terjadinya pencurian dan menjaga keamanan produk.
 Manajemen perlu memahami bahwa pelatihan bagi petugas penerimaan barang
sangatlah penting, meskipun biayanya tidak sedikit. Ketidaktahuan petugas dapat
dimanfaatkan oleh supplier dan dapat mengakibatkan penanganan barang yang tidak tepat,
yang pada gilirannya dapat mengakibatkan kerugian dan masalah lainnya. Selain itu, petugas
receiving juga harus dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya
dengan baik. Hal ini mencakup pulpen, cutter, gunting, serta fasilitas pendukung seperti x-ray,
timbangan, scanner, pallet, dan material handling seperti hand pallet manual untuk
memindahkan barang dari area receiving ke area penyimpanan. Dengan memastikan petugas
dilengkapi dengan pelatihan dan peralatan yang memadai, perusahaan dapat meningkatkan
efisiensi dan keakuratan dalam proses penerimaan barang.

Penting untuk memeriksa produk yang diterima dari supplier secara teliti guna
memastikan kualitasnya. Hal ini merupakan langkah yang penting dalam memastikan bahwa
barang yang diterima memenuhi standar yang diharapkan. Selain itu, pengiriman barang juga
harus dijadwalkan untuk waktu yang tepat agar sesuai dengan operasi yang sedang
berlangsung. Penjadwalan yang tepat akan membantu mencegah pengiriman barang pada saat
petugas receiving sedang sibuk dengan tugas lainnya, sehingga proses penerimaan dapat
dilakukan dengan lebih efisien dan tidak terganggu oleh kesibukan lainnya.
 BAB III

PEMBAHASAN

Untuk mengatasi masalah ketidaksesuaian antara purchase order dengan fisik barang
aktual di PT. Permata Adi Suintra, perlu diterapkan serangkaian solusi yang komprehensif dan
terarah. Pertama, perusahaan harus memperkuat infrastruktur teknologi informasi dengan
mengadopsi sistem manajemen gudang yang canggih dan terintegrasi. Sistem ini dapat secara
otomatis membandingkan data purchase order dengan barang yang diterima, sehingga
meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi dalam pencatatan inventaris.

Selanjutnya, perusahaan perlu meningkatkan kerja sama dengan pemasok melalui

pembentukan hubungan yang lebih erat dan transparan. Komunikasi yang efektif antara PT.
Permata Adi Suintra dan pemasok akan memungkinkan pertukaran informasi yang lebih lancar
terkait perubahan pesanan, perbedaan spesifikasi, dan kondisi barang. Dengan demikian,
kesempatan terjadinya ketidaksesuaian dapat diminimalkan.

Selain itu, penting untuk meningkatkan kualitas pelatihan bagi petugas penerimaan
barang. Pelatihan rutin tentang prosedur penerimaan barang yang benar, penggunaan perangkat
lunak gudang, serta pemahaman yang mendalam mengenai pentingnya keakuratan data
inventaris akan membantu meningkatkan kesadaran dan keterampilan petugas.

Tidak hanya itu, perusahaan juga perlu mengimplementasikan proses audit yang
terjadwal dan terstruktur secara reguler. Audit ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi
ketidaksesuaian dan kesalahan dalam proses penerimaan barang, serta menetapkan tindakan
perbaikan yang diperlukan.

PT. Permata Adi Suintra dapat mempertimbangkan untuk mengadopsi teknologi

identifikasi otomatis seperti barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) untuk
mempercepat dan meningkatkan akurasi proses penerimaan barang. Dengan menerapkan
berbagai solusi ini secara holistik, diharapkan perusahaan dapat mengoptimalkan proses
penerimaan barangnya dan mengurangi risiko ketidaksesuaian antara purchase order dengan
fisik barang aktual.
 Untuk mengatasi masalah kualitas barang yang diterima dari supplier yang tidak baik
di PT. Permata Adi Suintra, perlu dilakukan upaya yang menyeluruh dan terarah. Langkah
pertama yang dapat diambil adalah memperkuat hubungan kerjasama dengan pemasok.
Perusahaan dapat melakukan komunikasi yang terbuka dan jelas dengan pemasok untuk
menyampaikan standar kualitas yang diharapkan serta menegaskan pentingnya pemenuhan
persyaratan produk yang spesifik. Dengan demikian, pemasok akan lebih memahami
ekspektasi perusahaan terkait kualitas barang yang disediakan.

Selanjutnya, perusahaan perlu menerapkan kebijakan audit terhadap pemasok secara

berkala. Audit ini dapat dilakukan untuk mengevaluasi kualitas barang yang disediakan oleh
pemasok. Melalui audit, perusahaan dapat melakukan pemeriksaan langsung terhadap sampel
produk, mengevaluasi proses produksi pemasok, serta memantau kinerja keseluruhan pemasok.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area yang perlu perbaikan dan
berkolaborasi dengan pemasok untuk meningkatkan kualitas produk yang disediakan.

Selain itu, penting untuk mempertimbangkan implementasi sistem inspeksi kualitas

yang ketat di tempat penerimaan barang. Dengan menetapkan standar inspeksi yang jelas dan
prosedur yang terstandar, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap barang yang diterima
telah melewati pengujian kualitas yang ketat sebelum disimpan atau diproses lebih lanjut. Hal
ini akan membantu mengidentifikasi secara dini barang-barang dengan kualitas yang kurang
baik sehingga dapat segera ditindaklanjuti.

Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut secara terintegrasi, diharapkan PT.

Permata Adi Suintra dapat meningkatkan kualitas barang yang diterima dari supplier,
memperbaiki reputasi perusahaan dalam bisnis e-commerce, serta meningkatkan kepuasan
pelanggan dalam proses penjualan barang secara online.

Selain itu, perusahaan juga perlu memperkuat sistem umpan balik dari pelanggan
terkait kualitas barang yang diterima. Dengan mengumpulkan dan menganalisis informasi dari
pelanggan mengenai pengalaman mereka dengan produk yang dibeli, PT. Permata Adi Suintra
dapat memperoleh wawasan berharga tentang kualitas barang dari sudut pandang konsumen.
Informasi ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kembali kinerja pemasok, mengidentifikasi
masalah kualitas yang mungkin terlewatkan dalam pemeriksaan internal, serta merumuskan
strategi perbaikan yang lebih efektif. Dengan mengintegrasikan umpan balik pelanggan ke
dalam proses pengendalian kualitas, perusahaan dapat lebih responsif terhadap kebutuhan dan
preferensi pelanggan, sehingga memperkuat posisinya di pasar e-commerce.
 I. Start: Proses dimulai dengan Barang datang.
II. Menerima bukti PO: Bukti Purchase Order (PO) diterima dari pemasok.
III. Periksa barang: Barang yang diterima diperiksa secara fisik untuk memastikan
kesesuaian dengan PO.
IV. Sesuai dengan PO?:
Ya: Jika barang sesuai dengan PO, lanjutkan ke langkah Proses bongkar.
Tidak: Jika barang tidak sesuai dengan PO, lanjutkan ke langkah Memberikan
informasi tidak sesuai.
V. Proses bongkar: Barang dibongkar dari truk atau kendaraan pengangkut.
VI. Masukin barang ke gudang: Barang yang sudah dibongkar dimasukkan ke gudang
penyimpanan.
VII. Laporkan hasil pengecekan: Hasil pengecekan barang dilaporkan kepada pihak terkait,
seperti atasan atau bagian pembelian.
VIII. End: Proses selesai.
 Gambar tersebut menggambarkan tata letak arus garis lurus dalam proses logistik yang
efisien. Proses dimulai dengan kedatangan truk pertama yang membawa barang ke area
penerimaan. Di sini, barang langsung diturunkan dan diterima tanpa perlu melalui proses
perantara yang memperlambat aliran material. Setelah diterima, barang langsung dipindahkan
ke truk kedua tanpa adanya penyimpanan sementara atau proses tambahan lainnya. Truk kedua
kemudian membawa barang langsung ke tujuan akhir tanpa harus melakukan belokan atau
berhenti di tempat lain. Dengan demikian, tata letak ini menciptakan aliran material yang
efisien dan langsung, membantu dalam meminimalkan waktu dan biaya logistik yang
diperlukan dalam proses pengiriman barang. Dengan pendekatan yang sederhana namun
efektif ini, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam rantai pasokan
mereka.
 DAFTAR PUSTAKA

Modul 2 “Receiving”

https://repo.undiksha.ac.id/3155/6/1707031013-BAB%201%20PENDAHULUAN.pdf

https://www.simplidots.com/cara-mengatasi-kendala-purchase-order/

https://turboly.com/blog/2019/11/4-Cara-Terbaik-untuk-Mengatasi-Supplier-Berperforma-
Rendah.html

https://www.google.com/url?sa=i&url=http%3A%2F%2Farifcheleqit.blogspot.com%2F2015
%2F06%2Fkonsep-dan-jenis-tata-letak-
gudang.html&psig=AOvVaw0bTdBSl8Kju254ew6tKrE8&ust=1710843602886000&source=
images&cd=vfe&opi=89978449&ved=0CBMQjRxqFwoTCPi6y5vL_YQDFQAAAAAdAA
AAABAN