PEDOMAN

PEMBUATAN
INSTRUKSI KERJA
(IK)
VERSI 1.0

BADAN PENJAMINAN MUTU

Pedoman Pembuatan
Instruksi Kerja (IK)
Versi 1.0

BPM
Universitas Al Azhar Indonesia
Jan 2019
Daftar Isi

Kata Pengantar .......................................................................................................................... ii

1. Pendahuluan ....................................................................................................................... 1
2. Isi dokumen IK .................................................................................................................... 1
2.1. Lembar Pengesahan 1
2.2. Riwayat Perubahan Dokumen 1
2.3. Komponen IK 1
3. Komponen IK ...................................................................................................................... 1
3.1. Ruang Lingkup 1
3.2. Referensi 2
3.3. Definisi 2
3.4. Pelaksana 2
3.5. Dokumen yang Dibutuhkan 2
3.6. Instruksi Kerja 2
4. Tips Pembuatan IK ............................................................................................................. 2
LAMPIRAN ................................................................................................................................. 4

i
Kata Pengantar

Assalamu’alaikum wr.wb.,

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT atas nikmat yang telah diberikan kepada kita semua
untuk dapat menjalankan amanah pekerjaan dengan baik.

Dalam rangka mewujudkan visi misi Universitas Al Azhar sebagai universitas terkemuka dalam
membentuk manusia unggul dan bermartabat dengan menerapkan kaidah enterprising university,
salah satu hal penting adalah sistem tata kelola perguruan tinggi yang baik (good university
governance). Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan amanah dari Pemerintah Republik
Indonesia dalam tata kelola kegiatan akademik dan non-akademik untuk menjamin mutu perguruan
tinggi di Indonesia.

Untuk menerapkan SPMI ini perlu didukung Standard Operating Procedures (SOP) dan Instruksi Kerja
(IK) yang dapat menjadi pedoman bagi sivitas akademika dalam menjalankan tugas sehari-hari, dan
menjelaskan bagaimana hubungan kerja antar Direktorat, Lembaga atau Unit lain yang berada di
lingkungan UAI.

Buku ini menjelaskan mengenai cara pembuatan IK yang merupakan instrumen pelengkap dari SOP.

Semoga buku ini dapat bermanfaat demi kesuksesan penerapan SPMI di kampus UAI.

Wassalamu’alaikum wr.wb.,

Ketua Badan Penjaminan Mutu

Ir. Endang Ripmiatin, MT

06.01.3.1.0109

ii
1. Pendahuluan
Instruksi Kerja (IK) adalah sekumpulan langkah yang dilakukan seseorang guna menyelesaikan
pekerjaan secara aman dan lengkap.

IK ini perlu dibuat untuk mendampingi Standard Operating Procedures (SOP), menjelaskan secara
rinci langkah instruksional dalam suatu kegiatan SOP, dan hanya melibatkan 1 (satu) unit kerja
saja.

Tujuan dari penyusunan pedoman ini adalah untuk memberikan panduan urutan kerja bagi
individu dalam suatu unit kerja dalam menyelesaikan satu jenis pekerjaan.

Dokumen IK sebaiknya disusun oleh Pelaksana (karyawan) di lapangan yang memiliki pengetahuan
dan pengalaman dalam bidangnya, di bawah arahan Pengawas (Dekan, Kaprodi, Kepala Badan dan
Lembaga, Direktur, Kepala Sub-Direktorat dan UPT).

Setelah selesai dibuat maka:

a) Pengawas harus menyerahkan softcopy IK ke Sekretariat Rektorat untuk dibuatkan Nomor IK;

b) Sekretariat Rektorat harus menyerahkan softcopy IK yang sudah bernomor ke BPM.

c) BPM mencetak IK, memberikan cap basah dan mendistribusikan IK sesuai Daftar Distribusi
yang sudah ditentukan dalam IK tersebut.

Tim BPM, Bidang Monitoring dan Evaluasi Keterlaksanaan Penjaminan Mutu akan melakukan
pemeriksaan terhadap pelaksanaan IK secara berkala dan menyarankan perubahan IK bila ada
temuan signifikan yang mempunyai dampak besar terhadap ketercapaian standar mutu dan
membutuhkan perubahan kebijakan.

Dengan siklus ini maka IK akan selalu mutakhir dan menjadi pedoman dalam mengerjakan
pekerjaan secara efisien dan menghasilkan kualitas yang sesuai harapan.

2. Isi dokumen IK

2.1. Lembar Pengesahan

Menampilkan nama orang (dan jabatan) yang membuat, memeriksa dan mengesahkan IK
tersebut.

2.2. Riwayat Perubahan Dokumen

Menampilkan riwayat perubahan yang dilakukan. Harus dilengkapi dengan paraf orang yang
mensahkan perubahan tersebut.

2.3. Komponen IK
Merupakan butir-butir yang harus ada dalam dokumen IK, mencakup Ruang Lingkup,
Referensi, Definisi, Pelaksana atau pelaku kegiatan dalam IK, Dokumen yang dibutuhkan
dan urutan Instruksi Kerja.

3. Komponen IK

3.1. Ruang Lingkup

Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan.

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 1

 3.2. Referensi
Menunjukkan Nomor Standard Operating Procedures (SOP) yang menjadi induk dari IK ini.
Kosongkan bila IK ini tidak menginduk pada SOP apapun.

3.3. Definisi
Menjelaskan istilah khusus, terminologi atau singkatan dalam SOP yang perlu dipahami
untuk persamaan persepsi.

3.4. Pelaksana
Menunjukkan pihak yang melaksanakan kegiatan tersebut.

3.5. Dokumen yang Dibutuhkan

Menjelaskan dokumen yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

3.6. Instruksi Kerja

Menjabarkan langkah-langkah instruksional dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

4. Tips Pembuatan IK
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan IK:

1. Selalu bayangkan siapa pengguna IK.

2. Sebelum mulai menulis, putuskan ruang lingkup pekerjaan tersebut.

3. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda kerjakan, kemudian bicarakan dan tuliskan”.

4. Penulisan IK harus:

(a) Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang.

Contoh kalimat instruksional:

Kalimat panjang versus kalimat pendek:

 Kalimat panjang:

Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan
dengan lap tebal jika ada bagian yang basah.

 Kalimat pendek:

 Bersihkan kotoran dan noda dari mesin.

 Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran.
 Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yang basah.

Kalimat tidak jelas versus kalimat jelas:

 Kalimat tidak Jelas:

Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi.

 Kalimat jelas:

Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi.

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 2

 Kalimat bertele-tele versus kalimat ringkas:

 Kalimat bertele-tele:

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang pernah digunakan
sebelum Anda menyimpan tinta lain yang berbeda warnanya.

 Kalimat ringkas:

Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain.

(b) Lengkap: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan.

(c) Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat.

(d) Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan.

5. IK harus bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai kebutuhan.

Perubahan IK merupakan sebuah keniscayaan karena kebutuhan, kebijakan dan instrumen

pekerjaan pasti akan berubah.

Bila perubahan bersifat minor – dalam arti tidak mengubah langkah-langkah kegiatan utama
– maka cukup dibuatkan REVISI. Tetapi bila perubahan mayor – ada perubahan proses bisnis
yang signifikan – maka perlu dibuatkan VERSI yang baru.

6. Mulailah dengan kata kerja dan gunakan kalimat aktif.

7. Buat draft terlebih dahulu. Koreksi draft jika diperlukan.

8. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat IK. Jika Anda merasa bosan, maka hal
yang sama akan dirasakan oleh pembaca.

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 3

LAMPIRAN

Contoh Instruksi Kerja Validasi Persyaratan Sidang Skripsi

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 4

 INSTRUKSI KERJA
VALIDASI PERSYARATAN
SIDANG SKRIPSI
Bagi Kaprodi

XXX/IK/UAI/2019

UNIVERSITAS AL AZHAR INDONESIA

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 1

 Kode XXX/IK/UAI/2019
UNIVERSITAS Instruksi Kerja Revisi 00
Validasi Persyaratan Sidang Tgl. Terbit
AL AZHAR INDONESIA 30 Jan 2019
Skripsi Bagi Kaprodi
Halaman 1 dari 11

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

PENGESAHAN

Tanggal
Nama Tanda Tangan Tanggal
Berlaku

Disusun Oleh Rahmat Firman

Diperiksa Oleh Dody Haryadi

Disetujui Oleh Wakil Rektor I

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN

No Jabatan No. Salinan
1. Dokumen Master M

2. Rektor 001

3. Wakil Rektor 1 002

4. Direktur Administrasi Akademik 003

5. Kepala Prodi 004

6. Sekretaris Prodi 005

7. Kepala Tata Usaha Prodi 006

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 i

 Kode XXX/IK/UAI/2019
UNIVERSITAS Instruksi Kerja Revisi 00
Validasi Persyaratan Sidang Tgl. Terbit
AL AZHAR INDONESIA 30 Jan 2019
Skripsi Bagi Kaprodi
Halaman 2 dari 11

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Uraian Disahkan
No Tanggal Hlm Uraian yang diubah Hlm
perubahan oleh

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 ii

 Kode XXX/IK/UAI/2019
UNIVERSITAS Instruksi Kerja Revisi 00
Validasi Persyaratan Sidang Tgl. Terbit
AL AZHAR INDONESIA 30 Jan 2019
Skripsi Bagi Kaprodi
Halaman 3 dari 11

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN i

DAFTAR DISTRIBUSI PENERIMA DOKUMEN i
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN ii
1. Ruang Lingkup 4
2. Referensi 4
3. Definisi 4
4. Pelaksana 4
5. Dokumen Yang Dibutuhkan 4
6. Uraian Instruksi Kerja 4

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 iii

 Kode XXX/IK/UAI/2019
UNIVERSITAS Instruksi Kerja Revisi 00
Validasi Persyaratan Sidang Tgl. Terbit
AL AZHAR INDONESIA 30 Jan 2019
Skripsi Bagi Kaprodi
Halaman 4 dari 11

1. Ruang Lingkup
Instruksi Kerja ini menunjukkan langkah-langkah yang harus dikerjakan Kaprodi dalam melakukan
validasi persyaratan sidang skripsi. Tanpa validasi persyaratan maka mahasiswa tidak dapat
dijadwalkan untuk sidang skripsi.

2. REFERENSI
SOP No. XXX/SOP/UAI/2019

3. DEFINISI
3.1. Kaprodi adalah Kepala Program Studi penyelenggara sidang skripsi.
3.2. Sistem adalah Sistem Informasi Akademik (SIA), khususnya modul Pendaftaran Sidang Online.

4. PELAKSANA
Kaprodi.

5. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN

5.1. Berkas Skripsi (hardcopy) sudah ditandatangani Pembimbing Skripsi.
5.2. Salinan Ijazah Terakhir (softcopy).

6. URAIAN INSTRUKSI KERJA

6.1. Kaprodi login ke sistem
6.2. Pilih menu Sidang.
6.3. Pilih dari drop box:
 Periode
 Program Studi
 Nama Mahasiswa – dapat dikosongkan bila ingin menampilkan semua data.
6.4. Klik sel Berkas Skripsi sudah tanda tangan pembimbing untuk mahasiswa yang diinginkan.
 Klik tombol VALIDASI.
6.5. Klik sel Persetujuan Sidang Skripsi oleh Program Studi untuk mahasiswa yang diinginkan.
 Klik tombol VALIDASI.
6.6. Kerjakan langkah 6.4 dan 6.5 sampai semua mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan
tervalidasi.
6.7. Logout sistem.

BPM/Pedoman Pembuatan IK/I/2019 4