PENULISAN & PENUTUPAN NCR

Pemantapan Audit Dalam

26 Mei 2011
Hotel Uniten

1
 Penulisan Ketidakpatuhan
• Guna Borang Ketidakpatuhan PGR/BR03/KKP

• Jelas --- senang difahami

• Tepat --- spesifik kepada proses, peralatan,
rekod tertentu
– Rujukan kepada keperluan standard, peraturan,
dokumen Sistem Pengurusan Kualiti
• Padat --- ketidakpatuhan dinyatakan secara
terperinci 2
• PGR.BR03.KKP - Kawalan Produk
Perkhidmatan Tidak Patuh.pdf

3
 Pernyataan ketidakpatuhan
3 elemen

• F --- Penemuan ketidakpatuhan

• OE --- Bukti yang objektif

• R --- Keperluan kriteria audit

4
 Ketidakpatuhan

• Penemuan tidak memenuhi kriteria berikut:

– Standard MS ISO 9001:2008

– Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti
– Peraturan/akta/dasar
– Keperluan pelanggan

5
 Bukti yang objektif

• Rekod/dokumen
• Pemerhatian (persekitaran, pelaksanaan
proses)
• Jawapan yang diberikan (informasi) + verifikasi
• Penemuan ujian

6
Penemuan Bukti yang objektif Keperluan
Kriteria Audit
• Didapati • Pegawai yang • Klausa 6.2.2
kompetensi mengendalikan • SPK --- Arahan
pegawai tidak aplikasi i-GIMS bagi Kerja Latihan
ditentukan Sem.2 2009/2010 di Pegawai
• SPS --- A09988,
A04455
• Fakulti Pertanian ---
A06578, KA01122
• Institut Biosains ---
KA04321 7
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP
C. Keterangan Ketidakpatuhan

Tandakan ( ) pada ruangan berkaitan.

i. Keperluan:

Standard MS ISO 9001, Klausa 6.2.2

Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Arahan Kerja Latihan

Pegawai

Akta/Peraturan ____________________________
Lain-lain _____________________________ 8
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif

– Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2
2009/2010
– SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122,
Institut Biosains – KA04321
9
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

I. Keperluan
– Standard MS ISO 9001, Klausa 6.22
– Dokumen SPK, PGR Latihan

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif

– Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2
2009/2010
– SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122, Institut
Biosains – KA04321
10
Peringatan dalam penulisan Laporan Ketidakpatuhan

• Nama tidak dicatit (kecuali untuk rekod latihan staf)

• Juruaudit bukan membuat penilaian staf

• Juruaudit melihat kepada kepatuhan dan

ketidakpatuhan

• Juruaudit tidak mengkritik atau menuduh

11
Kenapa Laporan Ketidakpatuhan tidak boleh
ditutup
• Tindakan pembetulan tidak dilaksanakan
• Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak
berkesan (punca penyebab tidak di analisis)
• Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak
berkesan (punca penyebab di analisis)
• Keadaan telah bertukar di mana cadangan
tindakan pembetulan tidak lagi relevan untuk
dilaksanakan. 12
PENULISAN NCR

PENUTUPAN NCR

13
 CARTA ALIRAN
SUSULAN PENUTUPAN AUDIT
Penyataan Ketidakpatuhan

Kenalpasti Punca Penyebab

Ketidakpatuhan

Tindakan pembetulan

Susulan audit oleh juruaudit

Rekod Bukti, NCR tidak
Berkesan? tidak ditutup. Keluar semula NCR
ya
Rekod Bukti & Tutup NCR
Buat Laporan / kemaskini log

Failkan
Proses tamat
Tindakan auditi
14
• PGR.BR03.KKP - Kawalan Produk
Perkhidmatan Tidak Patuh.pdf

15
• E. Pengesahan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

• TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup,

pengesahan semula pada:___________ (jika perlu) /
Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan.

• DITERIMA Pengesahan tindakan berkesan dan

ketidakpatuhan ditutup

• Tarikh: _____ Tandatangan: _________________

Nama : 16
 Perincian Susulan Audit
• Tanggungjawab Juruaudit Organisasi

– Menyemak pembetulan yang dilaksanakan. (Jika boleh

dilaksanakan)
– Menyemak tindakan pembetulan yang dilaksanakan
– Mengesah keberkesanan tindakan yang dilaksanakan

17
 Perincian Susulan Audit

• Kaedah/Aktiviti Penutupan Ketidakpatuhan –

– Pemeriksaan di lokasi (site visits)

Contoh: mengesah jentera pertanian berfungsi

– “Closed-off remotely” Semakan pada dokumen yang

dikemukakan sebagai bukti
Contoh: penyediaan jadual penyelenggaraan &
rekod penyelenggaraan, pertukaran pada prosedur
18
 Perincian Susulan Audit
• Perkara dilaksanakan oleh Juruaudit sebelum setuju
menutup ketidakpatuhan

–1. Menyemak tindakan yang dilaksanakan

organisasi berkenaan
• Pembetulan (jika boleh dilaksanakan)
• Analisis punca penyebab
• Pelaksanaan tindakan pembetulan
• Kesan pada tindakan pembetulan 19
 Perincian Susulan Audit
• Perkara dilasanakan oleh Juruaudit sebelum setuju
menutup ketidakpatuhan

–2. Memastikan adanya bukti yang objektif

[Objective Evidence = Information + Verification]

untuk menunjukkan tindakan pembetulan telah

dilaksanakan dengan sempurna dan memastikan
ketidakpatuhan tidak berulang lagi
20
 Perincian Susulan Audit

• Perkara dilaksanakan oleh Juruaudit sebelum

setuju menutup ketidakpatuhan

–3. Merekod bukti yang objektif pada borang

ketidakpatuhan sebagai pengesahan
keberkesanan tindakan pembetulan

21
 Perincian Susulan Audit
• Perkara dilaksanakan oleh Juruaudit sebelum setuju
menutup ketidakpatuhan

– 4. Mengesahkan keberkesanan tindakan yang

telah dilaksanakan atau sebaliknya. Jika tindakan
pembetulan tidak sempurna & berkesan, tidak
boleh ditutup dan dikeluarkan semula
– laporan tindakan pembetulan merujuk kepada
laporan yang lama dan mempersetujui tempoh
baru penyempurnaan tindakan pembetulan 22
• Klausa 8.2.2 (Audit Dalaman)
– Pihak pengurusan proses yang diaudit mestilah
memastikan pembetulan dan tindakan
pembetulan diambil tanpa lengah untuk
menyingkir punca-punca dan ketidakpatuhan
yang dikesan

• Klausa 8.5.3 (Tindakan Pembetulan)

– Mengambil tindakan untuk menyingkir punca-
punca ketidakpatuhan untuk memastikan
ketidakpatuhan tersebut tidak berulang 23
 PENYINGKIRAN PUNCA KETIDAKPATUHAN
Klausa 8.2.2 (Audit Dalaman)
Pihak pengurusan proses yang diaudit mestilah memastikan
pembetulan dan tindakan pembetulan diambil tanpa lengah
untuk menyingkir punca-punca dan ketidakpatuhan yang
dikesan.

Klausa 8.5.2 (Tindakan Pembetulan)

Mengambil tindakan untuk menyingkir punca-punca
ketidakpatuhan untuk memastikan ketidakpatuhan tersebut
tidak berulang.

Klausa 8.5.3 (Tindakan Pencegahan)

Mengambil tindakan untuk menyingkir punca-punca
ketidakpatuhan yang berpotensi untuk memastikan
mengelakkan ketidakpatuhan tersebut berlaku. 24
Masalah/ketidakpatuhan –
• Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

Punca –
1. Prosedur hanya meliputi pegawai SPS sahaja
2. Latihan hanya menekankan aspek kefahaman terhadap
dokumen SPK sahaja.

Tindakan Pembetulan –
1. Pinda prosedur di mana latihan berkaitan proses pengajian
siswazah, contohnya penggunaan i-GIMS hendaklah
meliputi pegawai di PTJ.
2. Penerangan terhadap prosedur yang dipinda akan diberikan
kepada staf yang menguruskan latihan.
2. Analisis Keperluan Latihan (TNA) pegawai perlu mencakupi
aspek kemahiran teknikal seperti penggunaan i-GIMS.
25
Susulan Audit –
Didapati semua tindakan pembetulan telah diambil:
1. Pindaan prosedur di mana latihan berkaitan proses
pengajian siswazah, contohnya penggunaan i-GIMS telah
mengambil kira pegawai di PTJ.

2. Penerangan terhadap prosedur yang dipinda telah

diberikan kepada staf yang menguruskan latihan pada 21
Jun 2010 berdasarkan senarai kehadiran yang direkodkan.

3. Analisis Keperluan Latihan (TNA) pegawai telah mencakupi

aspek kemahiran teknikal seperti penggunaan i-GIMS
(rujuk rekod TNA).

4. Semua pegawai yang mengendalikan i-GIMS di SPS dan PTJ

mempunyai kemahiran minimum yang diperlukan semasa
susulan audit dibuat. 26
Nota
- Juruaudit perlu memastikan semua perkara
yang dinyatakan untuk tindakan pembetulan
telah dilaksanakan.

- Tidak perlu menunggu satu kitaran (satu

semester dll.) untuk memastikan
KEBERKESANAN tindakan pembetulan

27
 SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN
TIDAK BOLEH DITUTUP
1. Tindakan pembetulan tidak dilaksanakan.

Contoh:
Pernyataan Ketidakpatuhan
Didapati tiada penilaian keberkesanan latihan dibuat Fail: UPM/TNCAA/PS/Lat.
Kursus i-GIMS bertarikh: 21 Jan 10 di Bilik Mesyuarat SPS. Pegawai yang tidak
dinilai: Ali Maidin Abu Samah. Ini tidak mematuhi Langkah 9Arahan kerja
Latihan Pegawai dan klausa 6.2.2.c MS ISO 9001:2008

Punca Penyebab
terlepas pandang
Tidak berkesan kerana ini adalah
PEMBETULAN
Tindakan Pembetulan
Buat penilaian latihan.

28
 SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN
TIDAK BOLEH DITUTUP
2. Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak berkesan (punca
penyebab tidak dianalisis).

Contoh:
Pernyataan Ketidakpatuhan
Didapati 7 lampu di kaunter khidmat pelanggan telah 5 kali terbakar
dalam seminggu semasa waktu beroperasi. Ini tidak mematuhi klausa 6.3
MS ISO 9001:2008.

Tidak berkesan kerana punca

Punca Penyebab sebenar adalah kerana
kemungkinan pendawaian usang menggunakan mentol yang
tidak mengikut spesifikasi

Tindakan Pembetulan
lantik kontraktor untuk buat pendawaian baru

29
 SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN
TIDAK BOLEH DITUTUP

3. Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak berkesan (punca

penyebab dianalisis).

Contoh:
Pernyataan Ketidakpatuhan
Prosedur Latihan Pegawai yang digunakan mempunyai semakan 00
tetapi Prosedur di Bilik Kawalan semakan 03. Ini tidak mematuhi langkah
7.12.1 Prosedur kawalan Dokumen dan Klausa 4.2.3 MS ISO 9001:2008

Punca Penyebab
Proses penarikan balik prosedur usang dan pemberian dokumen terkini
oleh PKD tidak sistematik dimana pemberian dokumen baru dibuat tanpa
menarik dokumen lama.

Tindakan Pembetulan
PKD akan memberikan Prosedur Latihan St yaf yang terkini kepada staf
yang terbabit. Latihan berkaitan Prosedur tersebut akan dibuat pada
12/02/10.
Tidak berkesan kerana dokumen lama
masih belum ditarik balik 30
 SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN
TIDAK BOLEH DITUTUP
4. Keadaan telah bertukar (contoh: pertukaran dasar) dimana cadangan
tindakan pembetulan tidak relevan lagi untuk dilaksanakan.

Contoh:
Pernyataan Ketidakpatuhan
Didapati semua staf menghadiri 9 hari latihan sahaja untuk 2007 (keperluan
latihan disasarkan 12/staf/tahun).

Punca Penyebab
……………………………………

Tindakan Pembetulan
Tidak dapat diambil tindakan pembetulan kerana dasar berkaitan latihan untuk
2008 menetapkan minimum latihan/staf/tahun adalah 7 hari sahaja.

31
 TINDAKAN SETERUSNYA

Laporan ketidakpatuhan ditutup tidak berkesan

dan dikeluarkan semula Laporan Ketidakpatuhan

yang baharu; merujuk kepada Laporan

Ketidakpatuhan yang lama

32
 TERIMA KASIH
SELAMAT MENGAUDIT

33
34
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP
I. Keperluan
– Standard MS ISO 9001, Klausa 7.5.5 Pemeliharaan produk

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati sampel penyelidikan pelajar tidak dipelihara dengan baik

III. Bukti yang objektif

– 5 Sampel pelajar GS29999, GS 21999, dan GS23858 di Makmal
Kajibumi disimpan pada suhu 0 C. Sampel perlu disimpan dalam suhu
sepatutnya -10 C
– 2 sample milik pelajar GS 29171 di Makmal Strategik Alam Sekitar
disimpan pada suhu 10 C , Sampel perlu disimpan pada suhu 0 C

35
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP
IV. Punca Masalah
– Freezer tidak di selenggara

V. Tindakan Pembetulan
– Laksanakan penyelenggaraan berkala
– Pastikan suhu freezer seperti yang ditetapkan

VI. Bukti yang objektif

– Jadual penyelenggaraan
– Rekod suhu freezer memenuhi spesifikasi yang ditetapkan
(0 C)
36
• E. Pengesahan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

• TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup,

pengesahan semula pada:___________ (jika perlu) /
Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan.

• DITERIMA Pengesahan tindakan berkesan dan

ketidakpatuhan ditutup

• Tarikh: _____ Tandatangan: _________________

Nama : 37
• E. Pengesahan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

• TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup,

pengesahan semula pada:___________ (jika perlu) /
Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan.

• DITERIMA Pengesahan tindakan berkesan dan

ketidakpatuhan ditutup

• Tarikh: _____ Tandatangan: _________________

Nama : 38
UNIVERSITI ATRUP AISYALAM

39
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

I. Keperluan
– Standard MS ISO 9001, Klausa 6.22
– Dokumen SPK, PGR Latihan

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif

– Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2
2009/2010
– SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122, Institut
Biosains – KA04321
40
 Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

I. Keperluan
– Standard MS ISO 9001, Klausa 6.22
– Dokumen SPK, PGR Latihan

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif

– Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2
2009/2010
– SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122, Institut
Biosains – KA04321
41
D. Laksanakan Tindakan Pembetulan

I. Kenalpasti punca:
– Job Description – tugas staf, kemahiran & tahap kemahiran
TIDAK JELAS
– Pemahaman , pelaksanaan dan pemantauan terserah kepada PTJ

II. Cadangan tindakan pembetulan

– Kemaskini Job Description
– Tingkatkan kefahaman, pelaksanaan dan pemantauan
– Jadual Latihan/Taklimat, Kandungan Latihan/Taklimat
– Bukti komunikasi “cascading of info”--- Garispanduan tentang
tindakan bagi staf baharu dilantik menjalankan tugas tertentu
– Jadual pemantauan kompetensi staf
42