Nama : Elvira

Kelas : 3 ND
NPM : 062030600223

UAS MANAJEMEN KANTOR

1. Administrasi perkantoran sering tidak menjadi perhatian, hal ini masih banyak terdapat bahwa
orang-orang yang kerja dalam lingkup administrasi perkantoran tidak menjadi perhatian atau
menempatkan orang-orang yang tidak kompeten, hal ini telah dinyatakan dalam paradigma
manajemen perkantoran yang dulu dan sekarang. Jelaskan apa maksud paradigma perkantoran
yang menyatakan hal ini?

Jawaban :
Paradigma adalah cara pandang orang terhadap diri dan lingkunganya yang akan memengaruhinya
dalam berpikir (kognitif), bersikap (afektif), dan bertingkah laku (konatif). Untuk mencapai tujuan
dan menghindari kesalahan pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia), maka diperlukan prinsip
the right man in the right place. Secara sederhana the right man in the right place adalah
menempatkan orang sesuai keahliannya. Paradigma lama menyatakan bahwa: Kegiatan dalam
kantor yang sifatnya marjinal, atau kegiatan Yang tidak penting, sehingga penempatan orang tidak
menjadi pertimbangan dari segi keterampilan serta kecerdasan. Sementara itu paradigma sekarang
menyatakan bahwa: Pemilik organisasi/bisnis, menyadari pekerjaan perkantoran adalah jantungnya
perusahaan, pusat kegiatan perusahaan, maka dari itu perlu menempatkan orang yang memiliki
kemampuan baik dari segi teknis maupun manajerial, untuk melaksanakan tugas yang sifatnya
strategis.

2. Bila saudara menata ruang kelas atau ruang untuk belajar/kuliah saudarai, apakah ke empat azas
tata ruang (kantor) di pakai (semua) atau tidak? Bagai mana pendapat MU? Jelaskan!

Jawaban :
Di dalam pengaturan tata ruang kantor terdapat beberapa asas tertentu yang perlu dipenuhi agar
penataannya bisa lebih baik. Richard Muthermenyampaikan beberapa asas – asas pokok tata ruang
kantor yakni sebagai berikut :

1. Asas jarak terpendek

Asas jarak terpendek ini adalah tentang bagaimana seharusnya jarak terpendek antara dua titik
dalam satu garis lurus yang harus diatur.

 2. Asas rangkaian kerja

Asas rangkaian kerja ini dimaksudkan untuk mengatur bagaimana penempatan para pegawai dan
alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut – urutan penyelesaian pekerjaan
sehingga bisa berjalan efisien.

3. Asas penggunaan segenap ruangan

Pada asas penggunaan segenap ruangan ini, bila dimungkinkan tidak ada ruang yang tidak terpakai.
Hal ini tak hanya berlaku pada luas lantai saja tapi juga secara vertikal ke bawah.

4. Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas perubahan susunan tempat kerja ini artinya apabila suatu ketika diperlukan perubahan, maka
dapat dirubah dengan mudah. Ruang kantor bisa saja terpaksa harus dirubah karena :
· Perubahan proses kerja atau prosedur kerja kantor
·Penemuan teknologi baru, dan lain sebagainya.

Untuk pengaturan ruang kelas, menurut saya semua azaz yang telah disebutkan diatas harus ada,
alasannya yakni pada dasarnya tata ruang kelas/kantor itu sebagai penentu kebutuhan ruang untuk
menyiapkan susunan yg praktis dari faktor fisik yg dianggap dibutuhkan bagi pelajar/pegawai agar
ruangan terlihat lebih efesien dan sesuai dengan kebutuhan.

3. Dalam kegiatan administrasi perkantoran kerja yang efisien sangat penting, hal ini agar dapat
menghemat berbagai sumber inerji atau penghematan inerji dalam kantor, sebut dan jelaskan
sumber-sumber kerja yang dapat diefisienkan, dan berikan contohnya.

Jawaban :
Sumber utama efisiensi kerja adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang
ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisien yang melekat pada
manusia adalah :
a. Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal
efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha kearah
efisiensi. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah perbuatan yang
efisien atau sebaliknya.

b. Keahlian Sesuatu yang dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat dari
pada sesuatu itu dikerjakan oleh yang bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam efisiensi, melekat juga
pada manusia. Keahlian manusia akan sesuatu perlu ditunjang dengan peralatan, supaya efisiensi
yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat.

 c. Kedua unsur di atas belum akan menjamin hasil kerja yang baik, kalau tidak disertai dengan
unsur disiplin. Oleh karena itu efisiensi termasuk faktor waktu, sedangkan disiplin mengandung
unsur waktu, maka antara efisiensi dan disiplin adalah satu unsur penting dalam efisiensi.

Contohnya :
1. Seorang manajer bisa mencapai suatu output (produktivitas, performance) yang lebih tinggi
dibandingkan dengan masukan-masukan (tenaga kerja, uang, waktu, dan bahan) yang
digunakan.
2. Perbandingan kinerja seorang buruh dalam membuat sepatu, misalnya buruh A bisa merakit
sepeda sekitar 3-5 sepeda per hari (8 jam) sedangkan buruh B bisa merakit sepeda 2-4 sepeda
dalam sehari (8 jam)

4. Pengunaan formulir baik secara manual, maupun secara elektronik sangat membantu dalam
mendapatkan informasi yang sesuai dan spesifik bagi kebutuhan administrasi, oleh karena itu desain
formulir harus di buat sedemikian rupa agar sesuai dengan harapan informasi yang akan di dapat
yang dituangkan dalam formulirtersebut. Jelaskan berbagai pertimbangan yang perlu diperhatikan
bila akan membuat formulir?

Jawaban :
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
1. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
5. Dibuat secara sederhana
6. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
7. Harus ada judul nama formulir
8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10. Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

Selain itu, dalam pembuatan formulir harus diperhatikan pula :

a. Warna
warna yang tepat membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan. Warna
yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna
yang baik adalah warna yang cerah.

 b. Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas kertas yang
berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.

c. Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi formulir.
Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas yang standar dan banyak dijual. Jika
kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang
kertas, seperti ukuran kertas standar dibagi 2, 3, 4, dst.

d. Bentuk
Menyatakan bentuk (vertical, horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor harus
dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu :
1. Lama formulir akan disimpan
2. Penampilan dari formulir
3. Banyak formulir tersebut ditangani
4. Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh pemakainya)
5. Kemudahan untuk digunakan
6. Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
7. Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)
8. Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)
9. Keamanan terhadap pudarnya data

5. Banyak penyebab terjadinya kecelakaan dan gangguan kerja di tempat kerja, coba saudara
jelaskan apa saja penyebab yang sering terjadi terjadinya kecelakaan kerja?

Jawaban :
Penyebab terjadinya kecelakaan dan gangguan kerja di tempat kerja adalah :
1. Ingin cepat menyelesaikan pekerjaan dan mencari cara paling mudah. Penyebab kecelakaan
kerja sering disebabkan karena faktor mencari jalan pintas atau mudahnya untuk menyelesaikan
pekerjaan, sehingga tidak melakukan prosedur kerja yang seharusnya.
2. Tempat kerja yang tidak rapi. Kondisi tempat kerja yang tidak rapi justru akan meningkatkan
risiko kecelakaan kerja.
3. Menganggap remeh prosedur kerja. Faktor yang mempengaruhi kecelakaan kerja juga bisa
disebabkan oleh sikap karyawan yang menganggap enteng pekerjaan.
4. Faktor Lingkungan, seperti kebisingan, lantai yang licin, penerangan yang kurang, dan suhu
udara yang sangat mengganggu pekerja. Hal-hal tersebut perlu diperhatikan oleh setiap
perusahaan.