Job Tasks Team SOP Human Capital

Tim Content Tim Reviewer Tim Sosialisasi

Desk Research Content Review per divisi Media Content

Administrasi dan Document

Coaching per divisi Internalisasi Value
Control
Kebijakan Evaluasi dan
Data Collection & Analysis Internal Change Agent
Monitoring

Kompilasi Bisnis Proses

Fokus di Tahap 1 terlebih
dahulu
Penulisan SOP

A. Struktur dari SETIAP Dokumen SOP (penulisan dalam bahasa Indonesia):

1. Purpose (Tujuan / Objektif )
a. Sebagai variasi, purpose dapat dibagi sesuai rangkaian dalam KPI. Contoh: Financial purpose,
learning purpose, customer focus purpose, dan internal business process purpose.
b. Align dengan KPI dan OKR sehingga menjadi satu kesatuan
2. Personnel Involved (Divisi / Role yang Terlibat dalam rangkaian bisnis proses terkait 1 SOP)
a. Ini dapat menjadi bahan dasar jika ingin membuat peta peran organisasi. Biasanya jika
organisasi sudah semakin besar, dibutuhkan pemetaan peran (RASCI) jika ingin dilakukan
restrukturisasi organisasi atau untuk melihat workload organisasi
3. Definition & Terms (Daftar definisi dan istilah / singkatan)
4. Company Policy (Kebijakan terkait 1 SOP tersebut)
5. Procedures (Prosedur, yang terdiri dari: Langkah-langkah aktivitas, dokumen terkait, flowchart).
Flowchart yang menggambarkan flow antar divisi
a. Ditambahkan Input-Process-Output-Outcome
i. Perbedaan output dan outcome: Output adalah keluaran, dapat berupa dokumen,
produk, layanan, aktivitas, dan sebagainya. Outcome adalah hasil akhir yang
digunakan untuk pengukuran
b. Ditambahkan bagian Mitigasi Resiko dan Next Improvement yang dapat dilakukan (terpisah
tetapi paralel)
c. Ditambahkan di bagian terpisah:
i. Hal yang sudah dilakukan dan baik untuk dipertahankan (apa, bagaimana, mengapa)
ii. Hal yang sudah dilakukan dan perlu dipertimbangkan untuk dihilangkan
iii. Hal yang sudah dilakukan dan perlu dipertimbangkan untuk diubah / direvisi
iv. Hal yang belum dilakukan, baik untuk dilakukan, dan sudah ada kebijakan terdahulu
v. Hal yang belum dilakukan, baik untuk dilakukan, dan belum ada kebijakannya 
diusulkan untuk dimasukkan
6. Regulation (sekiranya ada regulasi eksternal terkait hal tersebut, misalnya dari UU Cipta Kerja, dsb)
7. Appendix
8. Work manual reference (jika ada terutama terkait hal teknis)
9. Document History & Version Control (perubahan dan revisi-revisi yang dilakukan)
B. Tahapan proses pembuatan SOP dan pembagian tugas
1. Desk Research
Usulan Tim: Lutfi, Yusuf, Mahir, Ningsih, Siska, Arbain

No. Activities Output Koordinasi Outcome

1 Melakukan riset Laporan RIset / Koordinasi dengan Pemahaman terhadap
Benchmarking, dan Divisi R&D Hijau standard SOP yang
contoh-contoh SOP Energy dan PR Hijau ideal
Energy (Fathur dan
Mahir)
- Format dan simbol SOP
- Standard SOP di
perusahaan lain
- Struktur, komponen
Direktorat Human Capital
di perusahaan lain
- Hal fundamental dalam
SOP
- Regulasi
- Research tentang bidang
industri (in DETAIL)
2 Melakukan analisis Format SOP Hijau Koordinasi dengan Standarisasi format
Energy berdasarkan tim KPI khususnya SOP dengan
struktur Direktorat HC bagian KPI berdasarkan budaya
yang sudah Organisasi dan nilai serta visi misi
disesuaikan untuk HE HE
- Format SOP yang paling
efektif untuk Hijau
Energy saat ini hingga 5
tahun mendatang
- Komponen Direktorat
Human Capital yang
paling sesuai dengan
budaya dan nilai serta
visi misi Hijau Energy
setelah melakukan desk
research
- Mencatat hal-hal
fundamental dalam
pembuatan SOP

2. Administrasi dan Document Control

Usulan Tim: Ruth, Syahnaz, Lutfi, Ningsih

No. Aktivitas Output Koordinasi Outcome

1 Mendata secara detail progress Data progress report Tim Seluruh aktivitas
dan aktivitas pembuatan SOP dan detail history Penulisan memiliki evidence dan
aktivitas revisi SOP, dan Tim bukti serta runtutan
notulensi Desk history
Research
- Merekam meeting
- Notulensi hasil meeting
- History perubahan setiap versi
- Paralel melakukan penomoran
dokumen
 2 Mendata secara detail hasil desk Daftar dokumen yang Tim Seluruh bahan dasar
research yang akan paralel sudah diberi Penulisan SOP di kemudian hari
menjadi dokumen lampiran SOP penomoran yang dan Tim dapat
teratur dan akan Desk dipertanggungjawabkan
menjadi lampiran Research
terkait
- List regulasi -
- List definisi
- List singkatan
- List bisnis proses

3. Data Collection & Analysis

Usulan Tim: Ali Hasyimi, Sastro, Mahir, Dhona, Denisa

No. Aktivitas Output Koordinasi Outcome

1 Membuat form isian yang Aktivitas pada setiap Tim Desk Reseach SOP yang dapat
menggambarkan input input process dan dan Tim Kompilasi diimplementasikan
process output outcome output Bisnis Proses karena berdasarkan
real bisnis proses
- Input dari setiap proses
Human Capital
- Urutan proses Human
Capital
- Daftar output dari setiap
proses (in detail)
- Outcome apa saja dari
setiap prosedur
- Kerangka kebijakan
2 Membuat daftar concerns Concerns dan issues Koordinasi dengan SOP yang customized
dan issues di setiap step per flow procedures setiap perwakilan Hijau Energy karena
atau prosedur (lihat poin (jika ada) divisi di HE mendapatkan data
A.5.) bottom up dan bagian
Koordinasi dengan dari Risk Management
tim KPI bagian data tahap awal
collection
- Lihat poin A.5.c. Dibantu
Administrasi
- Berkomunikasi intensif Dibantu
dengan semua divisi di Administrasi
HE
- Mencatat setiap isu yang Dibantu
ada secara terbuka tetapi Administrasi dan
juga menerapkan prinsip Doc Control
anonimitas (tanpa nama)
dan balancing sudut
pandang
- Memberi memo untuk
tahapan selanjutnya di
B.4.

4. Kompilasi Bisnis Proses

Usulan Tim: Hikma, Indah, Sastro, Ali R, Ali H, Lukas, Erwin

No. Aktivitas Output Koordinasi Outcome

1 Bisnis proses Human Capital secara Blue print business All team SOP HC yang
umum process HE dari sudut berdasarkan bisnis
pandang Direktorat proses dan
 Human Capital internalisasi nilai
dan budaya di HE
- Roadmap Human Capital 1, 3, 5
hingga 10 tahun mendatang
- Mempresentasikan awal
roadmap usulan hingga menjadi
kesepakatan bersama
- Pembuatan flow umum hingga
flow khusus dan komponennya
- Mempresentasikan dan
mengkaji ulang keseluruhan
bispro HC
- Kebijakan Human Capital HE

2 Bisnis proses Human Capital per divisi Blue print business All team SOP HC yang
jika ada hal spesifik process HE dari sudut dapat diterima
pandang Direktorat dan dimengerti
Human Capital anggota HE
- Dari hasil poin B.3. membuat
customized per perusahan di HE
jika diperlukan dan dengan catatan
bahwa SOP umum tidak dapat
diterapkan. Mengacu pada isu atau
concern yang telah
dipertimbangkan dan
dipresentasikan
- Memvalidasi hasil dari tim Data
Collection and Analysis
- Menuliskan kebijakan

5. Penulisan SOP
Usulan Tim: Siska, Dhona, Erwin, Ali H, Lutfi, Syahnaz, Cindy

No. Aktivitas Output Koordinasi Outcome

1 Penulisan Purpose hingga SOP sekaligus All team HE memiliki
Company Policy pembuatan kebijakan kebijakan umum
Human Capital menyangkut Human
Capital yang dapat
diterapkan all
companies
Lihat seluruh poin A
Validasi dengan anak
perusahaan di HE
Validasi dengan regulasi
pemerintah
Validasi benchmarking
dengan kebijakan umum

2 Penulisan Procedures, SOP Human Capital versi All team HE memiliki

termasuk Flow Chart
hingga bagian akhir SOP
Lihat seluruh poin A
awal yang telah melalui perangkat SOP yang
tahapan B1-5 selesai di 1 bahkan dapat discale
Agustus 2021 dan siap up dan standardized
diuji coba bahkan jika ingin
melakukan ISO
ataupun jika ada
audit eksternal
 Validasi dengan anak
perusahaan di HE
Validasi dengan regulasi
pemerintah
Validasi benchmarking
dengan kebijakan umum
Finalisasi bersama

Document Control

Content Creator Reviewer Approved

Nama Cindy
Hari/Tanggal Kamis / 10 Juni 2021