Dokumen Usulan Teknis

MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

5. Pemeriksaan Serah Terima Sementara (Provisional Hand Over/PHO),

termasuk penyiapan laporan dan Berita Acara Serah Terima Sementara
yang diperlukan dan menerbitkan Sertifikat Penerimaan Sementara
(Certificate of Provisional Acceptance).
Bila pihak Kontraktor menganggap, bahwa pekerjaan yang menjadi
kewajibannya telah diselesaikan secara menyeluruh atau telah memenuhi
persyaratan PHO sesuai kondisi yang ditentukan dalam kontrak dan
spesifikasi, maka Kontraktor dapat mengajukan permohonan tertulis
untuk proses Serah Terima Pekerjaan Sementara (PHO).
Ketua Tim akan melakukan pemeriksaan pekerjaan dan menyiapkan
dokumen PHO. Berdasarkan rekomendasi Ketua Tim kepada PPK, maka
PHO dilaksanakan dengan kepanitiaan yang ditunjuk oleh PPK untuk
memeriksa pekerjaan.
Segera setelah Serah Terima Sementara (PHO) paket pekerjaan
konstruksi, Konsultan akan menyiapkan Laporan Serah Terima.
Laporan Serah Terima (sementara) berisikan perincian kerusakan dan
kekurangan (defect & deficiencies), serta perbaikan–perbaikan yang
masih diperlukan untuk dipenuhi oleh Kontraktor.
Sejak masa perbaikan/pemeliharaan, paling lama 15 hari, Konsultan akan
menyerahkan Laporan Akhir Pekerjaan Pengawasan, Gambar Terpasang
(As-Built Drawing) dan Manual/petunjuk pemeliharaan.
Laporan Akhir Pekerjaan antara lain akan berisikan catatan mengenai :
- Latar belakang dan data pekerjaan
- Metode konstruksi
- Tipe konstruksi
- Masalah teknis yang timbul selama pelaksanaan pekerjaan, serta
pemecahannya
- Final Kuantitas dan biaya
Manual/petunjuk pemeliharaan pekerjaan akan dibuat sedemikian rupa,
sehingga akan mudah dipahami dan dilaksanakan, selanjutnya akan
diserahkan kepada PPK, agar dapat digunakan selama masa pemeliharaan
(Warranty Period) oleh Kontraktor.
Pada masa pemeliharaan, Kontraktor berkewajiban menjaga dan

BAB E – 87
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

memperbaiki kerusakan–kerusakan konstruksi.

Apabila masa pemeliharaan telah berakhir, maka Kontraktor mengajukan
permohonan Serah Terima Akhir (FHO) kepada PPK.
Apabila sudah dinyatakan diterima Panitia, maka Panitia akan
menerbitkan Sertifikat Penerimaan Akhir (Certificate of Final
Acceptance).
Prosedur pengajuan permohonan serah terima sementara (PHO),
terlihat pada gambar halaman berikut.

ii). Pengendalian (Control)

1) Menjaga rencana kemajuan pekerjaan yang terbaru berupa bar chart dan
PDM / CPM yang digunakan sesuai dengan rencana kerja yang sudah
disetujui.
Setiap jenis kegiatan Kontraktor yang telah selesai dilaksanakan dan
dapat diterima sesuai dengan hasil pengujian mutu, akan dihitung
volumenya sebagai data pendukung pembayaran.

Volume pekerjaan dan nilai pembayaran tersebut akan dihitung

BAB E – 88
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

bobotnya sebagai prestasi kerja yang telah dicapai oleh Kontraktor.

Prestasi tersebut akan selalu dipantau dan dicatat, sehingga dapat

diketahui bobot prestasi kerja yang merupakan ukuran dan
kemajuan /progress kerja Kontraktor setiap bulannya.

Kemajuan/progress kerja tersebut akan selalu dibandingkan dengan

Rencana Kerja/Working Schedule yang telah diajukan Kontraktor
(Barchart dan PDM / CPM) pada awal masa konstruksi, sehingga dapat
dipantau status pekerjaan Kontraktor, apakah sesuai dengan jadual
rencana, mendahului atau tertinggal.
Konsultan Pengawas akan mengevaluasi kemajuan/progress pekerjaan
tersebut dan mencarikan solusi, bila ternyata kemajuan Kontraktor
tertinggal dari rencana semula.

Dokumen Kontrak telah mengatur sangsi dengan jelas atas masalah

keterlambatan.

Prosedur pengendalian volume disajikan pada gambar di halaman

berikut :

PENGENDALIAN VOLUME
PENGAWAS/ KEGIATAN KONTRAKTOR

Survey

Shop Drawing

BAB E – 89
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Pematokan

Izin Pelaksanaan
Tidak

Diperiksa
Ahli
Konstruksi
Ya
Volume Rencana

Pengawasan oleh : Pelaksanaan Pekerjaan

Pengawas

Permohonan Pemeriksaan
Pekerjaan dan Pengukuran
Diperiksa :
Ahli Konstruksi

Pengawasan oleh Pengukuran

Pengawas Lapangan Volume
Pekerjaan

Evaluasi oleh :
Ahli Konstruksi

Sesuai
Volume
Rencana Lebih
Tidak
Diperiksa : Pengukuran Volume
A.Konstruksi Ya Pekerjaan
Ya
Pencatatan back
up data oleh : BA. Hasil Pengukuran Konsep MC
Pengawas

Diperiksa
Tidak Ketua Tim
Setuju
MC

2) Memeriksa dan menyetujui semua gambar kerja dan detailnya yang

diajukan oleh Kontraktor, penyesuaian desain, bila diperlukan, agar
sesuai dengan kebutuhan teknis.
Dalam hal ini, Konsultan tidak sekedar mengoreksi gambar kerja yang
diajukan oleh Kontraktor, tetapi juga memberi tahu bagaimana
menyiapkan gambar yang benar dan baik, sehingga gambar akan lebih
sesuai dengan kebutuhan teknis lapangan dan lebih mudah digunakan
oleh semua pihak.

BAB E – 90
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Prosedur pengajuan gambar kerja, terlihat pada gambar berikut.

PROSEDUR PANGAJUAN GAMBAR KERJA

PEMBER TUGAS KONSULTAN KONTRAKTOR

PERSIAPAN
* Pekerjaan Survey
* Spesifikasi Teknik
* Pengalihan Traffic
* Dan lain-lain

PEJABAT
PEMBUAT GAMBAR KERJA
KOMITMEN

DIPERIKSA OLEH : 5 COPY

PENGAWAS

DITOLAK
DISETUJUI :
KETUA TIM

PEJABAT
PEMBUAT GAMBAR KERJA
1 COPY
KOMITMEN

PENGAWAS
DI LAPANGAN

PELAKSANAAN

3) Memeriksa dan menyetujui gambar terbangun (As Built Drawing) dan

manual pemeliharaan yang disiapkan oleh Kontraktor.
Selama masa pelaksanaan pekerjaan, Konsultan akan memeriksa dan
memberikan persetujuan terhadap “As Built Drawing” yang dibuat oleh
Kontraktor. Selanjutnya, Konsultan akan menyerahkan kepada Direksi
Pekerjaan/PPK, lengkap dengan informasi tentang pekerjaan yang telah
dilaksanakan dan terpasang di lapangan, termasuk juga seluruh revisi
dan perubahan yang dibuat selama masa konstruksi.
Gambar Terlaksana (As Built Drawings) tersebut akan segera dibuat
oleh Kontraktor setelah konstruksi dimulai, tanpa harus menunggu masa
akhir konstruksi. Hal tersebut dimaksudkan agar seluruh “As Built
Drawings” dapat selesai pada akhir masa konstruksi dan dapat

BAB E – 91
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

dipergunakan sebagai kelengkapan PHO.

Prosedur pengajuan persetujuan gambar terpasang, terlihat pada

gambar halaman berikut.

4) Menjaga dan memperbaharui secara berkala daftar tenaga kerja dan

peralatan yang digunakan Kontraktor dengan mengacu pada daftar yang
sudah disetujui oleh PPK saat pengajuan penawaran.
Konsultan akan selalu memantau pemakaian peralatan, tenaga kerja
yang digunakan Kontraktor dan mengetahui, mencatat dan melaporkan
kepada PPK segala usulan pergantian peralatan dan tenaga kerja
Kontraktor, sehingga Daftar Peralatan dan Tenaga Kerja akan diperbarui
secara berkala.

BAB E – 92
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

5) Mencatat kondisi cuaca harian, kondisi diluar normal dan lapangan,

peralatan Kontraktor dan personil di lapangan, serta peristiwa / kejadian
yang bisa mengakibatkan keterlambatan dan langkah–langkah yang
diambil untuk mencegah keterlambatan tersebut.
Konsultan akan proaktif mengantisipasi setiap kondisi yang akan
berdampak terhadap keterlambatan pekerjaan dan selanjutnya dapat
mencegahnya.
6) Menjamin penerimaan dan menjaga sebagai laporan tetap, semua
jaminan yang diperlukan dibawah syarat–syarat yang tercantum di
dalam Dokumen Kontrak, untuk material dan peralatan yang digunakan
di lapangan.
Tim Konsultan di lapangan secara harian, selain mencatat cuaca dan
peristiwa di lokasi pekerjaan, juga selalu mengawasi dan mencatat
setiap material dan peralatan yang dipakai.
7) Penjanjian / perwasitan untuk klaim dari Kontraktor.
Dengan mengetahuinya setiap kegiatan Kontraktor di lapangan dan
ditunjang dengan catatan, laporan dan data pendukung lainnya secara
lengkap dan sistematis, maka Konsultan akan siap untuk menjadi wasit
bilamana ada claim dari Kontraktor.

iii). Administrasi
1) Mempersiapkan semua perubahan (change orders) dan membantu PPK
pada saat negosiasi harga dan biaya konstruksi setiap ada perubahan
untuk 1 bulan ke depan.
Dengan adanya review design dalam rangka justifikasi teknis yang
optimal di lapangan, tidak tertutup kemungkinan timbulnya mata
pembayaran baru. Di samping itu, tidak bisa dihindarkan terjadinya
perubahan–perubahan kuantitas. Untuk mempercepat proses Adendum
Kontrak, maka Konsultan akan selalu siap untuk mengevaluasi dan
memperkirakan kuantitas secara periodik, termasuk menyiapkan analisa
harga satuan baru dan pendukungnya.

BAB E – 93
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

2) Mengevaluasi dan membuat rekomendasi bagi PPK dalam bertindak

atas claim Kontraktor terhadap Kontrak, perselisihan, penambahan
lingkup pekerjaan kontrak, dan perubahan-perubahan lain diluar lingkup
pekerjaan yang tercantum dalam Kontrak.
Konsultan akan dengan cepat memberikan rekomendasi kepada PPK
dalam mengatasi claim dari Kontraktor dengan dilengkapi data
pendukung, pasal atau klausul dari Dokumen Kontrak yang terkait.
3) Rancangan sertifikat pembayaran bulanan yang akan disertifikasikan
oleh Konsultan untuk mendapatkan persetujuan PPK, termasuk
perkiraan biaya akhir untuk konstruksi.
Konsultan akan menyiapkan rancangan sertifikat pembayaran bulanan
dengan perhitungan kuantitas hasil pengukuran bersama di lapangan.
Hal ini dilakukan untuk silang periksa (cross check) hitungan Kontraktor
dan sebagai antisipasi, bilamana Kontraktor belum menyiapkan data
pendukung kuantitas dan kualitas secara lengkap pada saat Kontraktor
mengajukan Sertifikat Pembayaran Bulanan (Monthly Payment
Certificate)
Prosedur pemeriksaan pekerjaan untuk pembayaran hasil pekerjaan
konstruksi yang dilaksanakan oleh Kontraktor disajikan berikut.

iv). Laporan
1) Memberikan laporan secara tetap atas semua pengukuran kuantitas dan
kualitas pekerjaan yang sudah diuji, termasuk penggunaan dan kuantitas
material, dengan menggunakan bentuk yang sudah disetujui oleh PPK.
2) Membuat rencana kerja yang dituangkan dalam Rencana Mutu Kontrak
setelah 2 minggu Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) diterbitkan.
3) Membuat Laporan Pendahuluan, sebagai bentuk pemahaman dan
evaluasi awal tentang lingkup pekerjaan, kondisi di lapangan, rencana
kerja yang dituangkan dalam jadwal-jadwal.
4) Memberikan Laporan Mingguan, jika diperlukan dan bila ada masalah
yang timbul, serta memberikan rekomendasi pemecahan permasalahan.
5) Membuat Laporan Bulanan, Laporan Pertengahan, Laporan Kualitas dan

BAB E – 94
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Kuantitas dan Laporan Akhir Pekerjaan Pengawasan, sebagaimana yang

dikehendaki oleh PPK untuk masalah–masalah konstruksi, geoteknik,
pengaturan lalu lintas, lingkungan dan lain-lain, beserta pemecahan
penanggulangannya.

Prosedur pelaporan kemajuan pekerjaan mingguan/bulanan disajikan

pada gambar berikut.

v). Hal-Hal Pokok Yang Mendapat Perhatian

Pelaksanaan pekerjaan pengawasan teknis ini akan dihadapkan kepada
berbagai kendala, antara lain :
a. Pengamanan longsoran selama masa pelaksanaan konstruksi
Untuk menjaga, agar tidak terjadi longsoran, maka diupayakan
pengamanan selama periode pelaksanaan konstruksi harus sudah
difikirkan sejak dini. Pengaturan dilaksanakan sesuai dengan syarat-

BAB E – 95
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

syarat yang tercantum dalam Dokumen Kontrak, yaitu : bahwa

Kontraktor berkewajiban melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan
selama perioda pelaksanaan konstruksi dan untuk memenuhi kewajiban
tersebut, Kontraktor harus mengajukan usulan rencana pengamanan
untuk masing-masing urutan pelaksanaan dari Rencana Kerja.
Pada umumnya rencana pengamanan ini dikaitkan dengan Rencana
Kerja Kontrator, sedemikian rupa sehingga setiap rencana yang
diterapkan harus selalu dapat menjamin kelancaran selama perioda
pelaksanaan konstruksi.
Sehubungan dengan besarnya pengaruh kelancaran pekerjaan terhadap
aspek kehidupan masyarakat, maka setiap rencana pengamanan
sebaiknya dibahas secara bersama antara pihak kegiatan dengan instansi
yang berkaitan, sehingga dengan demikian dapat diharapkan, bahwa
semua pihak secara bersama-sama dapat mengendalikan setiap
hambatan yang timbul selama perioda pelaksanaan.
Dan selanjutnya perlu juga diatur, bahwa setiap urutan kegiatan
pekerjaan Kontraktor harus sedemikian, sehingga hasil-hasil pekerjaan
yang sudah selesai terhindar dari kerusakan-kerusakan yang disebabkan
oleh kegiatan ini.

b. Serah Terima Lapangan

Dalam upaya, agar Kontraktor dapat bergerak secara leluasa untuk
mengorganisir seluruh aktifitas pelaksanaan konstruksi, maka setelah
penandatanganan Kontrak atau Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
diterbitkan, maka sebaiknya Direksi Pekerjaan atas petunjuk atasan
langsung melaksanakan serah terima lapangan kepada Kontraktor,
sehingga dengan demikian seluruh pengamanan dan pemeliharaan
lapangan berada di bawah pengawasan Kontraktor.

BAB E – 96
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

Segala kewajiban dan tanggungjawab Kontraktor yang tercantum dalam

Dokumen Kontrak wajib dilaksanakan demi keamanan dan kelancaran
pelaksanaan kegiatan.

c. Perubahan Geometrik
Seandainya ada perubahan geometrik sebagai usaha untuk mengadakan
penyesuaian terhadap faktor topografi, sosial masyarakat dan
keamanan, maka Ketua Tim akan memberikan petunjuk teknis kepada
tim lapangan/field team untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut :
- Mengadakan studi dan pemeriksaan terhadap kesesuaian rencana dan
spesifikasi dengan kondisi lapangan yang ada.
- Memberikan rekomendasi tentang langkah-langkah yang harus
diperbuat beserta alasan-alasan teknis yang mendukung kebijakan
tersebut.
Untuk menguji benar tidaknya langkah-langkah yang diambil oleh tim
supervisi lapangan, tergantung pada kemampuan teknis dan
pengalaman yang dimiliki Ketua Tim, baik mengenai spesifikasi
maupun supervisi pelaksanaan, serta teknik pelaksanaan pekerjaan.

5.2.2.4 Tahap Penyelesaian

Pada tahap penyelesaian ini point - point yang perlu diperhatikan adalah
membantu PPK dalam hal :
 Serah Terima Pertama (Provisional Hand
Over/PHO)
 Gambar Terpasang/Terlaksana (As Built Drawing)
 Sertifikat Akhir (Final Certificate)
 Inspeksi terakhir
 Laporan PHO
 Laporan Akhir

Contoh tugas – tugas Konsultan Pengawas pada waktu PHO adalah :

BAB E – 97
 Dokumen Usulan Teknis
MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMBANGUNAN GEDUNG GALERI UMKM PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

1. Memberikan rekomendasi kepada PPK atas usulan yang diajukan

Kontraktor, bahwa prestasi pekerjaan sudah memenuhi syarat dengan
melampirkan laporan hasil pemeriksaan lapangan dengan perkiraan tanggal
masa akhir pelaksanaan pekerjaan akan dapat selesai 100%.
2. Membantu panitia PHO menyediakan data pendukung yang diperlukan,
seperti :
 Kumpulan Laporan Harian
 Kumpulan Laporan Hasil Pengukuran
 Kumpulan Laporan Hasil Pengujian
 Data – data tambahan yang diminta Panitia
 Surat – menyurat yang diperlukan
3. Memeriksa perhitungan akhir yang diajukan Kontraktor, setelah dilakukan
Berita Acara Serah Terima Pertama (PHO) yang meliputi :
A. Harga yang tercantum dalam Kontrak
B. Perhitungan kuantitas dan nilai akhir :
 Masing-masing mata pembayaran.
 Semua perubahan yang tercakup dalam perintah perubahan.
C. Perhitungan tambah/kurang/denda (bila ada).
D. Penyesuaian.
Pemotongan :
A. Seluruh uang muka yang telah diterima.
B. Uang retensi.
C. Pembayaran lain (bila ada), seperti material on site dan sebagainya.
4. Memeriksa sisa perhitungan akhir.
5. Menandatangani Berita Acara Serah Terima Pertama / PHO.

BAB E – 98