TUGAS KELOMPOK 2

Sistem Informasi Akuntansi 1 + Laboratorium

BECCAN COMPANY CASE

Dosen Pengampu
Orlin Cicilia S.E., M.Ak.

Disusun oleh :
Atiah - 43219110029
Dwi Puspita Sari - 43219110012
Hesti Apriani - 43219110082
Rahayu Afrida Y.S - 43219110094

UNIVERSITAS MERCU BUANA

FAKULTAS EKONOMI BISNIS
JAKARTA
2020/2021
 KASUS

PROFIL PERUSAHAAN

Perusahaan Beccan adalah dealer ban diskon yang mengoperasikan 25 toko eceran di wilayah
metropolitan yang besar. Perusahaan membeli semua ban dan perlengkapan terkait
menggunakan departemen pembelian pusat perusahaan untuk mengoptimalkan diskon
kuantitas. Ban dan perbekalan diterima di gudang pusat dan didistribusikan ke toko retail
sesuai kebutuhan. Sistem inventaris perpetual di fasilitas pusat menyimpan catatan inventaris
terkini, titik pemesanan ulang yang ditunjuk, dan jumlah pesanan optimal untuk setiap jenis
dan ukuran ban dan perlengkapan terkait lainnya.

OPERASIONAL PERUSAHAAN

Beccan memiliki sistem komputer mutakhir dan menggunakan lima dokumen berikut dalam
sistem kendali inventarisnya.

 Permintaan toko eceran. Toko eceran secara elektronik mengirimkan permintaan

toko eceran ke gudang pusat ketika mereka membutuhkan ban atau persediaan.
Petugas pengiriman gudang mengisi pesanan dari inventaris dan mengotorisasi
pengiriman toko.
 Permintaan pembelian. Sistem memberi tahu petugas kontrol inventaris ketika
jumlah barang yang disimpan di gudang pusat berada di bawah titik pemesanan ulang
yang ditentukan dan menyiapkan daftar permintaan pembelian. Petugas kontrol
inventaris menyesuaikan permintaan pembelian sesuai kebutuhan, menyetujuinya, dan
meneruskannya ke departemen pembelian.
 Pesanan pembelian. Sistem menggunakan data dalam daftar permintaan pembelian
untuk menyiapkan pesanan pembelian dan secara tentatif memilih vendor berdasarkan
kriteria pemilihan yang dibangun ke dalam sistem seperti harga dan ketersediaan.
Agen pembelian menyesuaikan pesanan atau pemilihan vendor sesuai kebutuhan,
menyetujuinya, dan mengirimkannya melalui email ke vendor. Salinan pesanan
pembelian dikirim ke hutang dagang.
 Menerima laporan. Untuk setiap pesanan pembelian, sistem menyiapkan laporan
penerimaan yang menunjukkan barang yang dipesan, tetapi bukan jumlah yang
 dipesan. Saat barang tiba, petugas penerima memasukkan tanggal kedatangan dan
jumlah setiap barang yang diterima. Laporan penerimaan lengkap dikirim ke hutang
dagang.
 Faktur. Vendor mengirim Beccan faktur elektronik yang menunjukkan barang yang
dikirim, harganya, dan jumlah total hutangnya.

Departemen berikut ini terlibat dalam sistem kontrol inventaris Beccan:

 Toko ritel. Setiap toko menghitung inventarisnya pada akhir setiap kuartal dan
menyimpannya kembali ke database perusahaan. Setiap minggu, setiap toko meninjau
inventarisnya untuk menentukan apa yang harus diminta dari gudang pusat. Ketika
sebuah toko kehabisan persediaan, atau sangat sedikit, itu dapat mengirim pesanan
terburu-buru ke gudang.
 Departemen pengendalian inventaris. Bertanggung jawab atas pemeliharaan semua
catatan persediaan perpetual, termasuk kuantitas yang ada, titik pemesanan ulang,
kuantitas pesanan optimal, dan kuantitas pesanan untuk setiap barang yang dibawa.
 Departemen gudang. Menjaga persediaan fisik semua barang yang dibawa dalam
persediaan. Semua pesanan dari vendor diterima (petugas penerima) dan semua
distribusi ke toko ritel diisi (juru tulis pengiriman) di departemen ini.
 Departemen pembelian. Menempatkan semua pesanan untuk barang-barang yang
dibutuhkan oleh perusahaan.
 Departemen hutang dagang. Menjaga semua akun terbuka dengan vendor dan
kreditor lainnya. Hutang dagang meninjau dan merekonsiliasi faktur vendor, pesanan
pembelian, dan laporan penerimaan. Setiap perbedaan diselesaikan, dan faktur vendor
dibayar dalam waktu 10 hari sejak penerimaan barang dengan mentransfer jumlah
yang jatuh tempo ke rekening bank vendor secara elektronik.
 PERTANYAAN

1. Jelaskan pemahaman saudara/i tentang struktur organisasi?

Jawab :

Menurut kami, Struktur organisasi didefinisikan sebagai “sistem yang digunakan

untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap
pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi. ” Suatu struktur
kemudian dikembangkan untuk menetapkan bagaimana organisasi beroperasi untuk
melaksanakan tujuannya.

Struktur organisasi memegang peran penting bagi kelancaran aktivitas sebuah

perusahaan, baik yang skala kecil maupun besar. Hal ini karena pengorganisasian
akan menjadikan pekerjaan lebih efektif dan tidak terpusat dalam satu kendali. 

Fungsi dari struktur organisasi adalah memperjelas setiap fungsi dan hubungan antar
bagian dalam sebuah perusahaan. Sehingga akan terlihat jelas siapa yang bertanggung
jawab atas sebuah pekerjaan dalam satu bidang. 

Dalam sebuah perusahaan, biasanya struktur organisasi digambarkan dalam sebuah

bagan atau chart. Tujuannya adalah untuk mengatur posisi pekerjaan sekaligus
pembentukan garis komunikasi dan wewenang.

Struktur organisasi adalah sebuah garis hirarki atau bertingkat yang mendeskripsikan
komponen-komponen yang menyusun perusahaan. Dimana setiap individu
atau SDM yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan
fungsinya masing-masing.

Struktur organisasi yang tertata sesuai fungsinya dan optimal juga akan membesarkan
perusahaan. Agar lebih efektif, Anda juga bisa menggunakan software HR
seperti Talenta yang dapat mengatur kinerja HR di perusahaan. Sehingga pekerjaan
HR lebih optimal dan efektif.

Terdapat beberapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan jika memiliki sistem
organisasi yang baik.
 1. Job description karyawan lebih jelas.
2. Koordinasi antar fungsi serta pembagian wewenang dan tanggung jawab antar
departemen lebih jelas.
3. Dapat mengurangi konflik internal yang terjadi di dalam perusahaan.
4. Dapat meningkatkan moral dan motivasi kerja karyawan karena adanya jenjang
karir yang jelas.
5. Dapat membantu mencapai target perusahaan lebih mudah.

2. Berdasarkan kasus di atas, buatlah struktur organisasi untuk Beccan

Company !
Jawab :

OWNER

DIREKTUR

FINANCE INVENTORY
MARKETING
AND ADM CONTROL

- Accounting - Sales - Dep. Pengendalian

- Dep. Pembelian - Gudang
- Dep. Hutang Dagang
- Administrasi
3. Jelaskan keterkaitan antara sistem dan dokumentasi? sertai pentingnya
dokumentasi untuk sistem.
Jawab :

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya
yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah system. Dokumentasi menjelaskan
bagaimana system informasi akuntansi beroperasi dan karena itu adalah bagian
penting dari akuntansi setiap sistem. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem.
Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang,
analis, maupun programer.

Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan
sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan
dengan evaluasi sistem adalah
1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah
berjalan) dan
2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan
keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah
perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi
akuntansi yang memang andal).

Transaksi perusahaan merupakan penggerak system informasi akuntansi. Tanpa

transaksi perusahaan, berarti Informasi akuntansi tidak memiliki input dan berarti pula
proses sistem tidak berjalan. Untuk menjadi input sistem informasi akuntansi
transaksi harus direkam ke dalam dokumen-dokumen perusahaan. Dewasa ini
dokumen tidak hanya berbentuk kertas (hard copy) melainkan juga dapat berbentuk
dokumen elektronik. Namun demikian, antara kedua bentuk dokumen itu terdapat
kesamaan khususnya mengenai informasi apa yang mesti terangkum didalamnya.

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan:

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna

sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun
programer.
 2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah system
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari
prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media
pelatihan karyawan baru.

Selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem,

organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh,
dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih personil. Juga,
dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi untuk
memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol.

Dokumentasi membantu karyawan memahami bagaimana sistem bekerja,membantu

akuntan dalam merancang kontrol/pengendalian, dan memberikan manajer keyakinan
bahwa itu akan memenuhi kebutuhan informasi mereka.

4. Buatlah data flow diagram (DFD) untuk inventory control system Beccan
Company? (dapat dibuat dengan menggunakan aplikasi visio atau manual –
tulis tangan)
Jawab :

Berikut merupakan Data Flow Diagram (DFD) level 0 Inventory Control System
Beccan Company
5. Setiap alat dokumentasi memiliki pedoman masing-masing dalam
pembuatannya. Untuk DFD, apakah pedoman yang dimiliki wajib diterapkan
secara keseluruhan atau hanya sebagian saja? jelaskan.
Jawab :

Data Flow Diagram merupakan suatu alat bantu yang sederhana namun cukup efektif
dan efisien untuk membuat model dari fungsi-fungsi yang ada dalam suatu sistem.

Disamping itu Data Flow Diagram juga sangat tepat untuk digunakan sebagai
dokumentasi sistem maupun sebagai alat berkomunikasi dengan pihak lain karena
Data Flow Diagram menggambarkan semua proses-proses yang ada dalam suatu
sistem dan aliran data baik kedalam maupun keluar dari proses-proses tersebut.
6. Dokumen sumber apa saja yang digunakan oleh Beccan dalam sistemnya?
Sebut dan Jelaskan.
Jawab :

Beccan memiliki sistem komputer mutakhir dan menggunakan lima dokumen berikut
dalam sistem kendali inventarisnya yaitu :

o Retail stores requisition adalah dokumen untuk mengajukan permintaan

inventaris dengan kuantitas yang dibutuhkan dari gudang tertentu. Toko-toko
retail menyerahkan dokumen ini ke gudang pusat ketika mereka membutuhkan
ban atau pasokan lainnya. Retail stores requisition adalah dokumen yang
memberi otorisasi masalah jumlah bahan tertentu. Setiap orang yang
membutuhkan bahan dari toko harus menyerahkan catatan daftar permintaan
toko.

o Purchase requisition merupakan formulir/dokumen untuk internal

perusahaan, yang berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang
kepada bagian purchasing (pembelian). Staf administrasi bagian pengendalian
persediaan mempersiapkan dokumen ini ketika jumlah persediaan telah berada
di bawah titik pemesanan kembali yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dokumen ini kemudian akan diteruskan ke departemen pembelian (purchasing
department). Dokumen ini kemudian digunakan oleh manajer departemen
untuk memberi tahu departemen pembelian bahwa mereka dapat memulai
proses pembelian. Departemen keuangan (finance departement) juga
menggunakan daftar purchase requisition untuk mengoordinasikan prosedur
pelaporan dengan departemen akuntansi.

o Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi
rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok.
Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan
mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli. Dokumen ini
kemudian akan diteruskan ke vendor yang telah ditunjuk.

o Receiving report adalah dokumen yang menunjukkan jumlah barang yang

diterima. Staf administrasi bagian penerimaan akan mengisi dokumen ini
 dengan menunjukkan nama vendor, tanggal serta jumlah pengiriman yang
diterima. Laporan ini sering kali dicocokkan di departemen hutang dengan
pesanan pembelian dan faktur vendor sebelum membayar vendor.

o Invoice merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya berisi surat penagihan

hutang. Draft ini diberikan penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang.
Sedangkan formatnya tidak jauh berbeda dengan faktur, yaitu berisi nama
produk, harga yang harus dibayar dan tanggal pembelian barang.
Biasanya, invoice dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli menjadi arsip
perusahaan sedangkan ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, satu
untuk penjual sedangkan yang terakhir sebagai arsip keuangan.
Pada umumnya, invoice digunakan untuk transaksi yang berbentuk angsuran
atau kredit. Lain dari kategori itu, yang disertakan biasanya dokumen biasa.
Sekalipun demikian, dokumen invoice tetap harus disediakan oleh perusahaan.
Karena kita tidak tahu, model transaksi seperti apa yang diminta pelanggan
(pembeli).
 KESIMPULAN

1. Struktur organisasi didefinisikan sebagai “sistem yang digunakan untuk

mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Struktur organisasi memegang peran
penting bagi kelancaran aktivitas sebuah perusahaan, baik yang skala kecil maupun
besar.
2. Alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu Untuk merancang atau
membuat sebuah sistem, Untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah
sistem maupun pengendalian dalam sebuah system, Serta dapat menjadi media
pelatihan karyawan baru.
3. Beccan memiliki sistem komputer mutakhir dan menggunakan lima dokumen berikut
dalam sistem kendali inventarisnya yaitu :
- Retail stores requisition adalah dokumen untuk mengajukan permintaan
inventaris dengan kuantitas yang dibutuhkan dari gudang tertentu.
- Purchase requisition merupakan formulir/dokumen untuk internal perusahaan,
yang berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang kepada
bagian purchasing (pembelian).
- Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi
rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok.
- Receiving report adalah dokumen yang menunjukkan jumlah barang yang
diterima.
- Invoice merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya berisi surat penagihan
hutang.