RANCANGAN AKTUALISASI HABITUASI

OPTIMALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN MASUK

DAN DOKUMEN KELUAR DI GUDANG OBAT
RUMAH SAKIT BHAYANGKARA ANTON SUJARWO
PONTIANAK

Oleh:

apt. RIYANDA
NIP.199407132022021003

Peserta Pendidikan dan Pelatihan Dasar CPNS Polri

Angkatan II Tahun 2022

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI

PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI
BANDUNG
2022
I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil

Negara (ASN) ada 3 (tiga) fungsi utama ASN yaitu Pertama, ASN sebagai
pelaksana kebijakan publik (public policy). Kedua, ASN sebagai pelayan
publik (public service). Ketiga, ASN sebagai perekat/pemersatu bangsa.
Untuk dapat mewujudkannya Pemerintah sudah menetapkan nilai-nilai
dasar (core values) BerAKHLAK sebagai dasar penguatan budaya kerja
di instansi pemerintah untuk mendukung pencapaian kerja individu/
instansi. Pelatihan Dasar CPNS sebagai pelatihan terintegrasi bagi CPNS
bertujuan menginternalisasikan dan mengimplementasikan core values
ASN BerAKHLAK dalam mendukung employer branding ASN “Bangga
Melayani Bangsa”

Salah satu pelayanan publik yang diberikan oleh Rumah Sakit

Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak melalui tugas fungsional Apoteker
sebagai Ahli Pertama adalah melakukan pengkajian dan pelayanan resep,
memberikan KIE kepada pasien, merencanakan kebutuhan obat,
mengelola pengadaan obat dan bahan habis pakai, mengelola
pendistribusian obat, penyimpan obat. Fungsi Manajerial Apoteker di
Rumah Sakit adalah membantu pekerjaan dalam pengelolaan dan
pencatatan obat serta melaksanakan pelaporan obat serta mengelola
arsip atau dokumen transaksi obat ataupun perbekalan kefarmasian
lainnya yang ada di gudang obat maupun di unit pelayanan rumah sakit.

Berdasarkan pertimbangan tersebut maka dilakukan inovasi dalam

penyelenggaraan Latihan Dasar yang memungkinkan peserta untuk
mampu mengimplementasikan nilai-nilai dasar profesi PNS yang diberikan
dalam pembelajaran di tempat diklat yaitu on-campus kemudian
mengaktualisasikan hasil pembelajaran on-campus saat kembali ke
tempat kerja (off-campus). Dengan demikian nilai-nilai dasar profesi PNS
tersebut tertanam dalam diri. Salah satu tempat ASN yang memiliki latar
belakang Pendidikan kesehatan melaksanakan tugasnya di Rumah Sakit.
Adapun Apoteker khususnya yang bekerja di Rumah Sakit dituntut untuk
merealisasikan perluasan paradigma Pelayanan Kefarmasian dari yang
semula berorientasi pada produk menjadi berorientasi pada pasien.

Berdasarkan peraturan menteri kesehatan No. 72 Tahun 2016

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Pelayanan
Kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab
kepada pasien yang berkaitan dengan Sediaan Farmasi dengan maksud
mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien
serta melaksanakan pelayanan Kesehatan yang paripuna.

Salah satu fungsi apoteker di rumah sakit adalah fungsi manajerial :

yaitu pengelolaan administrasi perbekalan kefarmasian di rumah sakit
yang salah satunya pencatatan, pelaporan dan dokumentasi, akan tetapi
kejadian dilapangannya masih terdapat beberapa praktek yang belum
maksimal pelaksanaannya, diantaranya yaitu : (1) Belum optimalnya
penyimpanan dokumen aktif dan inaktif yang ada di unit kerja khusnya
gudang obat (2) kurangnya kesadaran petugas farmasi dalam
pengelolaan administrasi dokumen (3) Belum berjalannya pelaksanaan
sistem tata kelola yang baku untuk penyimpanan dan penanganan arsip
dokumen yang ada di unit kerja. Berdasarkan kondisi tersebut maka
masalah yang terjadi adalah (1) sulitnya melakukan penelusuran dokumen
jika terjadi masalah administrasi (2) terdapat perbedaan atau ketidak
sesuaian atara sistem di fisik dengan sistem digital karena ada dokumen
yang tidak terekap (3) dokumen yang tidak tertata dengan baik
menyebabkan kurang efisiennya ruang gerak petugas dalam bekerja.

1. Kondisi Saat Ini

Sejak tahun 2014 Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontianak sudah menjadi rumah sakit rujukan tingkat lanjut, terdapat
17 pelayanan dokter sepesialis, serta jumlah resep rawat jalan yang
masuk perharinya hingga 150 resep rawat jalan dan 250 resep rawat
inap, dan untuk Gudang oabt sendiri hanya di isi oleh 2 petugas
farmasi saja, yang mana tugas gudang obat adalah mengcover semua
kebutuhan medis baik itu obat maupun alkes dengan bekerja sama
dengan lebih dari 100 distributor dari luar maupun dalam kota untuk
pemenuhan kebutuhan setiap unit pelayanan kesehatan yang ada di
rumah sakit, petugas gudang obat dalam melaksanakan pekerjaannya
di bantu oleh manejemen rumah sakit dalam hal perencanaan dan
pemesanan barang, sehingga tugas mereka hanya menerima barang
yang dating saja, akan tetapi pada keadaan tertentu atau mendesak
pemesanan bisa dillaksanakan langsung oleh petugas gudang obat
dengan sepengetahuan atasan.
Dengan beban kerja seperti ini menuntut petugas farmasi untuk
bekerja lebih ekstra baik itu tenaga maupun pikiran, ketelitian dan
ketepatan pelayanan yang di tuntut untuk selalu baik membuat
petugas sedikit tertekan sehingga hasil kerja yang kadang kurang
optimal dari yang sudah di targetkan, dari sini dapat di jabarkan
beberapa isu yang dapat diangkat untuk di bahas dan di evaluasi
diantaranya :
a. Belum optimalnya penggunaan media bantu berupa bookleat,
leaflet maupun brosur sebagai alat bantu untuk menjelaskan
penggunaan obat yang baik dan benar di unit pelayanan farmasi
rawat jalan Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak,
idealnya pelayanan informasi obat (PIO) pelaksanaannya dengan
media bantu berupa bookleat, leafleat dan lain lain, dan biasanya
disediakan oleh rumah sakit di beberapa titik pelayanan di rumah
sakit,yang tujuannya sendiri untuk menunjang fungsi rumah sakit
yang bukan hanya sebagai tempat pengobatan (Kuratif) tetapi juga
sebagai tempat (promotif) peningkatan Kesehatan, dan juga
(preventif) pencegahan penyakit.
 Adapun data capaian persentase pelayanan resep rawat jalan
sebagai berikut:
Gambar 1.1 Keadaan Farmasi Rawat Jalan

b. Belum optimalnya pengarsipan dokumen masuk dan barang keluar

pada bagian gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara Anton
Sujarwo Pontianak. Gudang obat berfungsi sebagai penyedia
segala kebutuhan medis penunjang pelayanan Kesehatan untuk
seluruh unit pelayanan Kesehatan di rumah sakit, ruang lingkup
unit kerja Gudang obat mulai dari perencanaan barang,
pemesanan, penerimaan barang hingga mendistribusikan barang
keseluruh unit pelayanan, pada pelaksanaanya dilapangan unit
gudang obat di jalankan oleh 2 orang petugas farmasi, dilihat dari
beban kerjanya yang begitu tinggi perlu dilakukan evaluasi
terhadap beban kerja di unit ini, seringnya terjadinya selisih barang
dan sulitnya untuk melakukan penelusuran dokumen pengadaan
barang karena kurang tertatanya arsip, sehingga isu ini perlu untuk
dia bahas dan juga di evaluasi.
 Gambar 1.1 Kondisi Pengarsipan Di Unit Gudang Obat Farmasi
Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak

2. Kondisi yang diharapkan

Adapun kondisi yang diharapkan terkait isu permasalahan saat ini
yaitu :
a. Optimalnya penggunaan media bantu berupa bookleat, leaflet
maupun brosur sebagai alat bantu untuk menjelaskan
penggunaan obat yang baik dan benar di unit pelayanan farmasi
rawat jalan Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak
b. Optimalnya pengelolaan arsip dokumen masuk dan dokumen
keluar pada bagian gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara
Anton Sujarwo Pontianak.

Untuk lebih jelasnya kondisi sekarang dan kondisi yang diharapkan

dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 1.2 Perbandingan Kondisi Sekarang dan Kondisi yang Diharapkan

No
Kondisi Sekarang Kondisi yang Diharapkan
.
1 Belum Optimalnya Optimalnya penggunaan
penggunaan media bantu media bantu berupa
berupa bookleat, leaflet bookleat, leaflet maupun
maupun brosur sebagai alat brosur sebagai alat bantu
bantu untuk menjelaskan untuk menjelaskan
penggunaan obat yang baik penggunaan obat yang baik
dan benar di unit pelayanan dan benar di unit pelayanan
farmasi rawat jalan Rumah farmasi rawat jalan Rumah

Sakit Bhayangkara Anton Sakit Bhayangkara Anton

Sujarwo Pontianak. Sujarwo Pontianak
 2 Belum optimalnya pengarsipan Optimalnya pengarsipan
dokumen masuk dan dokumen dokumen masuk dan
keluar pada bagian gudang dokumen keluar pada bagian
obat Rumah Sakit gudang obat Rumah Sakit
Bhayangkara Anton Sujarwo Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontianak. Pontianak.


3. Isu yang diangkat

a. Identifikasi Isu
Isu-isu permasalahan yang diangkat berkaitan dengan pekerjaan
kefarmasian yang ada di Rumah Sakit Anton Sujarwo Pontianak
yaitu:
1) Belum Optimalnya penggunaan media bantu berupa bookleat,
leaflet maupun brosur sebagai alat bantu untuk menjelaskan
penggunaan obat yang baik dan benar di unit pelayanan
farmasi rawat jalan Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontianak.
2) Belum Optimalnya pengarsipan dokumen masuk dan
dokumen keluar pada bagian gudang obat Rumah Sakit
Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak.

Berdasarkan identifikasi isu-isu di atas kemudian dilanjutkan

dengan analisis isu untuk menetapkan kriteria dan kualitas isu, sehingga
mendapatkan kualitas isu yang paling aktual dan tepat untuk dijadikan
bahasan dalam rancangan aktualisasi habituasi Pelatihan Dasar CPNS
Polri Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak.
 Dalam rancangan aktualisasi ini, untuk memilihi satu isu yang menjadi
prioritas untuk dijadikan sebagai rencana perubahan dalam rancangan
aktualisasi, maka penulis menggunakan metode USG (Urgency,
Seriousness, Growth). Metode USGR adalah salah satu alat untuk
menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan
menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu
permasalahan dengan menentukan skala nilai 1 – 5. Isu yang memiliki
total skor tertinggi merupakan isu prioritas.

Metode USG menjadi salah satu cara menetapkan urutan prioritas

masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG
dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan
masalah yang dihadapi, serta kemungkinan bekembangnya masalah
tersebut semakin besar. Pengertian dari masing-masing aspek penilaian
prioritas isu dalam USG yaitu meliputi:

a) Urgency (mendesak)
Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan
waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut
untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu.
b) Seriousness (keseriusan)
Seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat
yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang
menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-
masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu
dimengerti bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang
dapat menimbulkan masalah lain adalah lebih serius bila
dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri.Tingkat
keseriusan dari masalah yakni dengan melihat dampak masalah
tersebut terhadap produktifitas kerja, pengaruh terhadap keberhasilan,
serta membahayakan sistem atau tidak.
c) Growth (perkembangan masalah)
 Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi
berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan
makin memburuk kalau dibiarkan.
Tabel 1.3 Deskripsi Kriteria USG

No. Urgency Seriousness Growth

5 Paling mendesak Fatal Sangat cepat
4 Sangat mendesak Sangat gawat Cepat
3 Mendesak Gawat Cepat
2 Biasa Biasa Biasa
1 Tidak mendesak Tidak gawat Lambat

Dengan metode USG dapat menentukan isu yang paling prioritas untuk
diangkat menjadi aktualisasi berdasarkan hasil analisis yang dilakukan.
Hasil pemberian scoring dari penulis pada temuan isu permasalahan
dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 1.4 Hasil Perhitungan Prioritas Isu

Penilaian
No
Temuan Isu Kriteria Total Prioritas
.
U S G
Belum Optimalnya
pengarsipan dokumen masuk
dan dokumen keluar pada
1. 5 4 4 13 I
bagian gudang obat Rumah
Sakit Bhayangkara Anton
Sujarwo Pontianak.
2. Belum Optimalnya 5 4 3 12 II
penggunaan media bantu
berupa bookleat, leaflet
maupun brosur sebagai alat
bantu untuk menjelaskan
penggunaan obat yang baik
dan benar di unit pelayanan
farmasi rawat jalan Rumah
 Sakit Bhayangkara Anton
Sujarwo Pontianak.

Berdasarkan perhitungan prioritas isu menggunakan metode USGR.

Urutan isu permasalahan yang perlu diselesaikan yaitu:
1) Belum Optimalnya pengarsipan masuk dan dokumen keluar pada
bagian gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontianak.
2) Belum Optimalnya penggunaan media bantu berupa bookleat,
leaflet maupun brosur sebagai alat bantu untuk menjelaskan
penggunaan obat yang baik dan benar di unit pelayanan farmasi
rawat jalan Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak..

Sehingga isu yang terpilih untuk dijadikan rancangan aktualisasi habituasi

ialah belum optimalnya tata kelola arsip barang masuk dan barang keluar
pada bagian gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontianak.

Berdasarkan prioritas isu maka penulis menentukan judul rancangan

aktualisasi habituasi yaitu : “Optimalisasi tata kelola arsip barang masuk
dan barang keluar pada bagian gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara
Anton Sujarwo Pontianak.”

B. TUGAS POKOK, FUNGSI DAN PERAN

1. Visi Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak
“Terdepan dan Terunggul dalam Pelayanan Kesehatan dan
Kedokteran Kepolisian”
2. Misi Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak
Misi adalah pernyataan yang menetapkan tujuan instansi
pemerintah dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi
menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukannya
dan bagaimana melakukannya.
 Adapun Misi Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontanak “Memberikan Pelayanan Kedokteran Kepolisian,
Kesehatan Kepolisian dengan Tanggap, Ramah, Tulus, Handal
dan Objektif Kepada Pasien Dinas dan Masyarakat Umum
Menyesuaikan Perkembangan Pengetahuan, Teknologi dan
Manajerial, Serta Mewujudkan Sumberdaya Manusia Pembelajar,
Bermoral dan Bermartabat Sehingga Meningkatkan Kepuasan
Pelayanan dengan Meminimalisir Keluhan Dalam Rangka
Meningkatkan Derajat Kesehatan”.
3. Tugas Pokok, Fungsi, dan Peran Rumah Sakit Bhayangkara
Pontianak
a. Tugas Rumah Sakit Bhayangkara bertugas menyelenggarakan
kegiatan pelayanan kedokteran kepolisian untuk mendukung tugas
Operasional Polri dan Pelayanan Kesehatan Kepolisian bagi
Pegawai Negri pada Polri dan keluarganya serta masyarakat
umum secara prima.
b. Fungsi Rumah Sakit Bhayangkara Pontianak
Dalam melaksanakan Tugas Rumkit Bhayangkara
menyelenggarakan fungsi :
1) Pembinaan pengawasan dan pengendalian kegiatan secara
internal pada bidang pengelolaan sumber daya dan operasional
pelayanan sesuai dengan standar pelayanan Rumkit
Bhayangkara.
2) Pembinaan perencanaan dan administrasi Rumkit Bhayangkara
meliputi bidang personel ,materiil, Logistik dan keuangan.
3) Pembinaan fungsi pelayanan kesehatan yang meliputi Sistem
Informasi Manajemen (SIM),Rekam Medik (RM) dan pendidikan
pelatihan serta penelitian pengembangan.
4) Pelayanan medik dan keperawatan untuk mewujudkan
pelayanan prima dan paripurna.
5) Pelayanan Kedokteran Kepolisian yang meliputi kegiatan
Kedokteran Forensik ,Disaster Victim Identification (DVI) dan
Kesehatan Kamtibmas.
6) Pelayanan penunjang medik dan penunjang umum untuk
mewujudkan pelayanan prima dan pripurna.
7) Penatausahaan dan urusan dala kegiatan Rumkit
Bhayangkara.
4. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak
C. TUJUAN AKTUALISASI
Adapun Tujuan pada penulisan Rancangan Aktualisasi Habituasi ini
adalah sebagai berikut :
1. Tujuan Umum
a. Salah satu persyaratan dalam menyelesaikan rangkaian
kegiatan pelatihan dasar CPNS.
b. Menginternalisasikan dan mengimplementasikan nilai-nilai
dasar core values ASN BerAKHLAK (berorientasi
pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif,
dan kolaboratif) dalam mendukung employer branding ASN
“Bangga Melayani Bangsa” serta mengamalkan whole of
government, smart ASN dan peran manajemen ASN dalam
menjalankan tugas sebagai
Apoteker di Rumah Sakit.
2. Tujuan Khusus
a. Mengevaluasi sistem tata Kelola arsip yang lama agar
terbentuk sistem baru yang lebih efisien dan aksesibel
Rumah Sakit Bhayangkara Pontianak.
b. Tersedianya sistem kerja penunjang tata Kelola arsip yang
labih efisien dam mudah tertelusuri di Rumah Sakit
Bhayangkara Pontianak
c. Tersedianya fasilitas penunjang tata Kelola arsip yang labih
efisien dam mudah tertelusuri di Rumah Sakit Bhayangkara
Pontianak.
d. Terbentuknya budaya disiplin administrasi untuk petugas
farmasi di Rumah Sakit Bhayangkara Pontianak.
D. MANFAAT AKTUALISASI
1. Manfaat bagi peserta latsar
a. CPNS dapat mengaktualisasikan nilai-nilai dasar core values
ASN BerAKHLAK (berorientasi pelayanan, akuntabel,
kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) dalam
mendukung employer branding ASN “Bangga Melayani
Bangsa” serta mengamalkan whole of government, smart
ASN dan peran manajemen ASN dalam menjalankan tugas
sebagai Apoteker di rumah sakit.
b. Menunjang profesionalitas kerja sebagai seorang Apoteker
di rumah sakit.
c. Meningkatan disiplin melalui aktualisasi habituasi dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai seorang apoteker di
rumah sakit.
d. Melatih diri dalam menghadapi dan menangani isu-isu yang
menjadi tantangan dalam proses pembelajaran pelaksanaan
tugas pokok dan fungsi sebagai seorang apoteker dirumah
sakit.
2. Manfaat bagi organisasi
a. Mendukung pencapaian visi, misi dan Rumah Sakit
Bhayangkara.
b. Terlaksananya pelayanan kefarmasian yang professional
dan berorientasi kepada pasien
c. Meningkatkan penggunaan obat yang rasional di Rumah
Sakit Bhayangkara Pontianak.

E. RUANG LINGKUP
Adapun ruang lingkup dalam pelaksanaan rancangan aktualisasi
habituasi ini ialah sebagai berikut:
1. Substansi kegiatan yang dilaksanakan ialah optimalisasi tata
Kelola arsip unit kerja gudang obat.
2. Pengelolaan dokumen baik itu dokumen internal maupun
dokumen eksternal yang kurang tertata dengan baik.
3. Waktu pelaksanaan kegiatan aktualisasi habituasi ialah mulai
tanggal 23 Juni sampai dengan 24 Juli 2022
4. Tempat pelaksanaan kegiatan aktualisasi habituasi ialah di
Satuan Kerja Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo
Pontianak.
II. RANCANGAN KEGIATAN AKTUALISASI HABITUASI

A. Gambaran Umum Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan rancangan aktualisasi habituasi ini mengimplementasikan

nilai-nilai dasar (core values) ASN BerAKHLAK (berorientasi pelayanan,
akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif) dalam
mendukung employer branding ASN “Bangga Melayani Bangsa” serta
mengamalkan whole of government, smart ASN dan peran manajemen
ASN dalam menjalankan tugas sebagai Apoteker di Rumah Sakit
Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak. Untuk itu dalam rancangna
aktualisasi yang mengangkat isu “Belum optimalnya tata kelola arsip
barang masuk dan barang keluar pada bagian gudang obat Rumah Sakit
Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak.” dalam pemecahan isu
dilaksanakan kegiatan aktualisasi berdasarkan nilai-nilai dasar tersebut.
Adapun rancangan kegiatan pada aktualisasi habituasi ini, yaitu meliputi :

1. Melakukan penjadwalan permintaan barang antar unit.

2. Melakukan pemisahan dan pelabelan dokumen berdasarkan
jenisnya.
3. Melakukan pemantauan rutin dengan membuat Form Kontrol
untuk rekapan arsip perharinya.
4. Melakukan perekapan secara digital (Arsip Elektronik) dengan
menggunakan Sistem Manajemen Informatika RS (SIM-RS).
5. Melakukan pemindahan arsip inaktif ke gudang arsip / gudang
umum.
6. Melakukan briefing dan evaluasi perminggunya terkait displin
dalam pengelolaan arsip dukumen.
B. Kegiatan Rencana Aktualisasi
1. Melakukan penjadwalan permintaan barang antar unit.
a. Tahapan Kegiatan
1) Membuat jadwal kegiatan permintaan barang antar unit
pelaksanaan selama 1 bulan
2) Melakukan sosialisasi kepada petugas disetiap unit
pelayanan Kesehatan rumah sakit terkait jadwal permintaan
tiap unit
3) Melakukan pelayanan permintaan unit setiap harinya
4) Merekap form permintaan unit setiap harinya.
5) Melalkukan rekap dokumen permintaan barang tiap unit jika
sudah genap 1 bulan.
6) Melakukan pengarsipan serta pemindahan arsip ke gudang
umum
b. Hasil yang Ingin Dicapai
Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan ini yaitu mempermudah
dalam melayani permintaan barang di bagian gudang obat
Rumah Sakit Anton Sujarwo Pontianak.
c. Nilai-nilai Dasar ASN (BERAKHLAK)
1) Berorientasi Pelayanan
Pembuatan dan penerapan jadwal pelayanan permintaan
barang pada gudang obat RS Bhayangkara Anton Sujarwo
merupakan bentuk kontribusi dalam meningkatkan
pelayanan sehingga lebih tertib dan efisien.
2) Akuntabel
Jadwal permintaan barang pada gudang obat RS
Bhayangkara Anton Sujarwo dibuat dengan sungguh
sungguh serta mempertimbangkan asas keterbukaan
sehingga membuat pelayanan lebih tertata dan mudah di
pertanggung jawabkan.
3) Kompeten
Jadwal pelayanan permintaan barang pada gudang obat RS
Bhayangkara Anton Sujarwo dibuat sesuai kebutuhan serta
dapat di pertanggungjawabkan.
4) Harmonis
Pembuatan jadwal pelanan permintaan barang pada
gudang obat RS Bhayangkara Anton Sujarwo di buat
berdasarkan kebutuhan unit serta dengam
mempertimbangkan aspek keterbukaan anatar unit.
5) Loyal
Jadwal permintaan barang antar uni pada gudang obat RS
Bhayangkara Anton Sujarwo dibuat oleh CPNS sebagai
bentuk aktualisasi terhadap misi organisasi untuk
meningkatkan professional serta kesungguhan dalam
melaksanakan tugas.
6) Adaptif
Jadwal permintaan barang antar unit pada gudang obat RS
Bhayangkara Anton Sujarwo sesuai dengan kebutuhan tiap
unit pelayanan yang ada dengan tujuan menigkatkan
efisiensi serta efektifitas pelayanan.
7) Kolaboratif
Jadwal pelayanan permintaan barang pada gudang obat RS
Bhayangkara Anton Sujarwo dibuat berdasarkan masukan
serta antar unit sehingga penerapannya diharapkan dapat
meningkatkan efisiensi pelayanan.
 d. Kedudukan dan Perab ASN (Manajemen ASN dan Smart ASN)
1) Manajemen ASN
Jadwal pelayanan permintaan barang antar unit pada
gudang obat RS Bhayangkara Anton Sujarwo sesuai
dengan tugas pokok, fungsi dan kompetensi CPNS sebagai
tugas apoteker dungsi manajerial yang ada di rumah sakit.
2) Smart ASN
Jadwal pelayanan permintaan barang antar unit pada
gudang obat RS Bhayangkara Anton Sujarwo, dibuat
dengan mengintegrasikan seluruh kebutuhan stok yang ada
di setiap unit pelayanan dengan menggunakan Sistem
Manajemen Informatika yang ada di RS.
e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi
Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan tercapainya Visi dan
Misi Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo “Terdepan dan
Terunggul dalam Pelayanan Kesehatan dan Kedokteran
Kepolisian”, sehingga kedepannya akan selalu ada perubahan
serta inovasi untuk mencapainya.
2. Melakukan pemisahan dan pelabelan dokumen berdasarkan
jenisnya.
a. Tahapan Kegiatan
1) Memisahkan dokumen yang masuk dan dokumen keluar
dari gudang farmasi
2) Mengelompokan berkas berdasarkan kategorinya lalu
direkap dan disatukan / diklip
3) Melakukan pemberian label penanda kepada setiap
kelompok berkas yang sudah di satukan berdasarkan
kategorinya
4) Penyimpanan berkas kedalam ring binder file yang juga
sebelumnya sudah di beri penanda.
5) Penyimpanan binder file kedalam lemari arsip
 6) Pencatatan dokumen control.
b. Hasil yang Ingin Dicapai
Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan ini yaitu mudahnya
melakukan penelusuran dokumen pada bagian gudang obat
Rumah Sakit Anton Sujarwo Pontianak jika suatu saat terjadi
kekeliruan atau kesalahan administrasi.
b. Nilai-nilai Dasar ASN (BERAKHLAK)
1) Berorientasi Pelayanan
Peroses pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit
gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara merupakan
kegiatan bentuk pelayanan secara tidak langsung, serta
memberikan berpengaruh terhadap performa pelayanan.
2) Akuntabel
Peroses pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit
gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara dilakukan secara
cermat dan bertanggung jawab serta sesuai dengan
kewenangan CPNS sebagai Apoteker Ahli Pertama.
3) Kompeten
pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara sesuai dengan pelaksanaan
fungsi apoteker sebagai manajerial dan administrasi di RS.
4) Harmonis
pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara dilaksanakan berdasarkan hasil
diskusi petugas pencegahan dan pengendalian penyakit \
dan rekan sesama unit pelayanan Kesehatan di Rumah
sakit.
5) Loyal
Pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara merupakan pekerjaan yang tidak
 terlalu berat tetapi membutuhkan ketelitian dan kedisiplinan
yang tinggi dalam menjalankannya.
6) Adaptif
Pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara merupakan sebuah inovasi agar
tetap menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien
sesuai kebutuhan.
7) Kolaboratif
Untuk mewujudkan kerja sama dalam lingkungan pekerjaan
dapat di wujudkan dengan pemisahan dan pelabelan
dokumen pada unit gudang obat Rumah Sakit Bhayangkara
karena membutuhkan beberapa kompetensi dalam
pelaksanaannya.
c. Kedudukan dan Peran ASN (Manajemen ASN dan Smart ASN)
1) Manajemen ASN
Pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara merupakan salah satu
pelaksananaan fungsi Apoteker Ahli Pertama sebagai
pelaksanana manajerial di rumah sakit.
2) Smart ASN
Pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara merupakan Langkah awal bagi
CPNS dalam berinovasi dan membuat suatu perubahan.
d. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi
Pemisahan dan pelabelan dokumen pada unit gudang obat
Rumah Sakit Bhayangkara merupakan proses dari sebuah
inovasi untuk membawa perubahan pada instansi sesuai Visi
dan Misinya.
3. Melakukan pemantauan rutin dengan membuat Form Kontrol untuk
rekapan arsip perharinya
a. Tahapan Kegiatan
 1) Membuat form pemeriksaan (ceklis pemeriksaan) yang di
simpan di di lemari arsip
2) Pengisian form ceklis dilakukan saat memasukan dokumen
yang sudah di susun ke lemari arsip
3) Pengisian form ceklis pemeriksaan di isi langsung oleh
petugas gudang obat
4) Form ceklis pemeriksaan arsip di rekap setiap bulannya
untuk di laporkan ke atasan
5) Memastikan form ceklis pemeriksaan diisi setiap harinya
oleh petugas gudang obat
b. Hasil yang Ingin Dicapai
Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan ini yaitu sebagai
dokumen kontrol serta pengingat agar tetap disiplin
melaksanakan pengarsipan dengan baik.
c. Nilai-nilai Dasar ASN (BERAKHLAK)
1) Berorientasi Pelayanan
Form ceklis pemeriksaan arsip diterapkan dengan tujuan
meningkatkan sensitifitas petugas proses administrasi,
karena administrasi sangat berpengaruh terhadap hasil
pelayanan.
2) Akuntabel
Pembuatan Form ceklis pemeriksaan arsip ditujukan agar
petugas lebih memiliki rasa bertanggung jawab serta sesuai
dengan kewenangan dan tugasnya.
3) Kompeten
Pelaksanaan pengisian Form ceklis pemeriksaan arsip
menunjukan prilaku disiplin dan kompeten serta
berpedoman pada aturan yang berlaku.
4) Harmonis
Dengan mengisi dan menjalankan program Form ceklis
pemeriksaan arsip membuat proses pekerjaan lebih tertata
 dan lebih terpantau sehingga tidak menghambat pekerjaan
pada unit lainnya.
5) Loyal
Pengisian Form ceklis pemeriksaan arsip secara rutin
menujukan prilaku tanggung jawab serta keuletan terhadap
tugas yang diembannya sebagai Apoteker.
6) Adaptif
Pembuatan Form ceklis pemeriksaan arsipmerupakan
kegiatan dalam rangka meningkatkan kinerja kearah yang
lebih baik serta dapat mengefisienkan proses pelaksanaan
pekerjaan.
7) Kolaboratif
Pelaksanaan Form ceklis pemeriksaan arsip menghasilkan
data yang dapat di gunakan sebagai acuan pada unit lain
sehingga memunculkan sigergisitas antar unit.
d. Kedudukan dan Peran ASN (Manajemen ASN dan Smart ASN)
1) Manajemen ASN
Pembuatan Form ceklis pemeriksaan arsip memiliki dampak
signifikan dalam mendisiplinkan adminstrasi dokumen suatu
unit kerja sehingga dapat juga di terapkan pada unit lain.
2) Smart ASN
Inovasi pembuatan Form ceklis pemeriksaan arsip,
merupakan Langkah awal yang nantinya bisa
dikembangkan lagi dalam proses perbaikan administrasi
dokumen suatu unit kerja.
e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi
Untuk dapat melahkah kedepan dibutuhkan inovasi inovasi
baru sebagai jalan untuk berkembang dan memperbaiki
instansi sesuai visi dan misi.
4. Melakukan perekapan secara digital (Arsip Elektronik) dengan
menggunakan Sistem Manajemen Informatika Rumah Sakit.
a. Tahapan Kegiatan
1) Faktur Pesanan Barang atau Surat Pesanan Barang dan
Form Permintaan barang dari unit dikumpulkan berdasarkan
jenisnya.
2) Dilakukan proses penginputan data baik itu jenis, jumlah,
serta tujuan barang tersebut.
3) Penginputan data dilakukan dengan menggunkn sistem
Manajemen Informatika Rumah Sakit (SIM-RS).
4) Data yang sudah di input akan tersimpan di data base
rumah sakit.
5) Proses perekapan dokumen bisa dilakukan dengan cara
penarikan data melalui sistem SIM-RS kapan pun sesuai
kebutuhan untuk selanjutnya diarsipkan
b. Hasil yang Ingin Dicapai
Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan ini yaitu ketertelusuran
dokumen dengan menggunakan media digital, dengan
menggunakan digital keamanan serta lebih mudah dan efisiensi
dalam pengelolaan arsip.
c. Nilai-nilai Dasar ASN (BERAKHLAK)
1) Berorientasi Pelayanan
Melakukan perekapan dokumen secara digital membuat
pelaksanaan pekerjaan yang awalnya manual, sekarang
bisa dikerjakan dengan lebih efisien dengan bantuan
teknologi sehingga berpengaruh besar terhadap hasil
pelayanan.
2) Akuntabel
Dengan melakukan penginputan data secara komputerisasi
membuat pekerjaan lebih transparan dan lebih mudah serta
lebih efisien dalam menjalankannya.
 3) Kompeten
Pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan teknologi
dapat meningkatkan pengetahuan kompetensi dalam
penggunaan dan pemanfaatan teknologi, serta
menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dan cepat.
4) Harmonis
Data hasil penginputan secara digital dapat bermanfaat bagi
unit kerja lain sehingga membentuk pola Kerjasama yang
hasilnya dapat meningkatkan kinerja.
5) Loyal
Dengan menggunakan sistem bantuan teknologi artinya ada
kemauan dari petugas di unit kerja untuk meningkatkan
performa kerja yang berdampak pada peningkatan hasil
kerja serta menumbuhkan rasa bangga terhadap pekerjaan.
6) Adaptif
Degan menggunakan teknologi artinya ada kemauan untuk
berkembang dan menigkatkan hasil kerja yang tentunya
berdampak pada hasil pelayanan yang lebih maksimal.
7) Kolaboratif
Data yang di input secara komputerisasi dapat terintegrasi
dengan data dari unit kerja lain sehingga memudahkan
Analisa serta pengambilan keputusan.
d. Kedudukan dan Peran ASN (Manajemen ASN dan Smart ASN)
1) Manajemen ASN
Pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan perangkat
digital membuat pekerjaan lebih mudah untuk di manage,
sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan
terarah dan berdasarkan fakta.
2) Smart ASN
 Pelaksanaan kegiatan penginputan data secara digital
merupakan bentuk pemanfaatan teknologi informasi digital
yang dimana baik bagi perkembangan kompetensi ASN.

e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi

Kegiatan penginputan data secara digital sudah searah dengan
visi dan misi instansi dimana penggunaan teknologi membuat
suatu instansi lebih unggul dan berkembang sesuai dengan
yang diharapkan instansi.
5. Melakukan pemindahan arsip inaktif ke gudang arsip / gudang
umum.
a. Tahapan Kegiatan
1) Melakukan packing arsip untuk arsip yang sudah genap
sebulan lengkap dengan penandanya kedalam 1 wadah
serta di beri label penanda lagi di box luarnya.
2) Melakukan serah terima berkas arsip yang sudah di packing
ke bagian gudang arsip/gudang umum.
3) Mengisi form berita acara penyerahan arsip dokumen
dengan diketahui atasan langsung.
b. Hasil yang Ingin Dicapai
Hasil yang ingin dicapai dalam kegiatan ini yaitu terciptanya
tempat kerja yang lebih nyaman, efektif serta lebih tertata dan
estetik.
c. Nilai-nilai Dasar ASN (BERAKHLAK)
1) Berorientasi Pelayanan
Dengan melakukan pemindahan arsip secara berkala dapat
menciptakan lingkungan kerja yang lebih kondusif sehingga
akan berdampak pada hasil pelayanan yang diberikan.
2) Akuntabel
 Dengan memindahkan arsip secara berkala, membuat rasa
tanggung jawab akan pekerjaan lebih timbul, karena
penundaan pekerjaan merupakan sikap yang akan
berdampak besar pada hasil pekerjaan.

3) Kompeten
Dengan memindahkan arsip secara berkala artinya petugas
pada unit kerja tersebut sudah memiliki kemampuan
menganalisa ketidak sesuaian yang ada pada lingkungan
kerjanya, karena menumbuhkan inisiatif dalam pekerjaan
sangat berpengaruh terhadap hasil yang di dapat.
4) Harmonis
Damapak dari pemindahan arsp inaktif adalah terciptanya
lingkungan kerja yang kondusif sehingga mendukung
suasana kerja yang lebih aktif dan produktif untuk semua
petugas yang melakukan pelayanan.
5) Loyal
Kegiatan pengarsipan dokumen yang dilakukan secara
berkesinambungan membentuk budaya kerja yang lebih
disiplin serta bertanggung jawab terhadap tugasnya masing
masing yang nantinya akan berdampak positif pada hasil
kerja yang didapat.
6) Adaptif
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif meruakan hasil dari
perbaikan secara berkala yang dilakukan oleh unit kerja
gudang obat, karena ketidak sesuaian tersebut terciptalah
inisiatif yang membentuk karakter petugas agar lebih
berkontribusi pada unit kerjanya.
7) Kolaboratif
 Pelaksanaan pemindahan arsip secara berkala dilakukan
dengan tidak hanya di satu unit kerja sata tetapi
pelaksanaannya bisa diterapkan di unit kerja lain yang
nantinya akan menghasilkan standar serta hasil yang sam
dan tentunya baik bagi performa kerja yang di hasilkan.

d. Kedudukan dan Peran ASN (Manajemen ASN dan Smart ASN)

1) Manajemen ASN
Kegiatan pemindahan arsip berkala menciptakan sudut
pandang baru bagi ASN karena tercipanya kinerja yang baik
didapat dari lingkungan kerja yang kondusif serta susana
kerja yang harmonis.
2) Smart ASN
Pelaksanaan kegiatan pemindahan arsip secara berkala
merupakan pekerjaan yang dapat menumbuhkan rasa
peduli akan unit kerjanya serta menciptakan budaya kerja
yang lebih professional.
e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi
Kegitan pemindahan arsip sangat berkorelasi dengan visi dan
misi yang ingin di capai instansi dimana, dengan berjalannya
kegiatan ini secara berkesinambungan maka terbentuklah
budaya kerja yang lebih professional sesuai harapan instansi.

6. Melakukan briefing dan evaluasi perminggunya terkait displin

dalam pengelolaan arsip dukumen
a. Tahapan Kegiatan
1) Kegiatan dilakukan setiap pagi pada hari sabtu sebelum
memulai pekerjaan
2) Kegiatan dilakukan dengan memberikan arahan serta
evaluasi hasil kerja
 3) Melakukan sesi evaluasi dengan tanya jawab interaktif
seputar performa mingguan yang sudah dicapai
4) Kegiatan ini didokumentasikan serta di buat notulen dari
apa yang sudah di bahas

b. Hasil yang Ingin Dicapai

Adanya perbaikan atas performa serta hasil pekerjaan yang
berkesinambungan, serta menciptakan rasa memiliki terhadap
unit kerjanya.
c. Nilai-nilai Dasar ASN (BERAKHLAK)
1) Berorientasi Pelayanan
Dengan melakukan briefing dan evaluasi akan berdampak
pada peningkatan capaian hasil kerja serta berkurangnya
kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan.
2) Akuntabel
Dengan melakukan briefing dan evaluasi dapat
menumbuhkan rasa tanggung jawab terhadap apa yang
telah dikerjakan, sehingga timbul keinginan untuk
memperbaiki pola kerjanya.
3) Kompeten
Dengan melakukan briefing dan evaluasi, setiap ASN dapat
melakukan perbaikan serta belajar dari kesalahan
sebelumnya sehingga dapat meningkatkan kompetensi
mereka kearah yang lebih baik.
4) Harmonis
Dengan melakukan briefing dan evaluasi performa kinerja,
dapat membangun hubungan kerja yang lebih produktif
serta mempererat rasa kerja sama dalam mencapai
performa kerja yang maksimal.
 5) Loyal
Dengan melakukan briefing dan evaluasi, dapat
menimbulkan raca memiliki terhadap unitnya sendiri,
sehingga timbul rasa tanggung jawab serta prilaku yang
produktif.

6) Adaptif
Dengan melakukan briefing dan evaluasi, merangsang
setiap petugas untuk melakukan inovasi terhadap performa
kerja.
7) Kolaboratif
Dengan melakukan briefing dan evaluasi, dapat
menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif serta
serta memudahkan sinergisitas antar unit kerja.
d. Kedudukan dan Peran ASN (Manajemen ASN dan Smart ASN)
1) Manajemen ASN
Kegiatan briefing dan evaluasi yang berkesinambungan
dapat membangun sistem kerja yang lebih professional
serta minim kesalahan.
2) Smart ASN
Pelaksanaan kegiatan brifing dapat mempengaruhi pola
piker ASN untuk terus mengembangkan kompetensi
mereka serta beradaptasi dari masalah yang dihadapinya.
e. Kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi
Dengan melakukan briefing dan evaluasi, semakin
mendekatkan proses kerja yang di inginkan instansi, dimana
setiap perubahan akan membuat instansi terus berkembang
dan lebih unggul.
 C. Jadwal Rancangan Aktualisasi
Jadwal rancangan aktualisasi habituasi di Rumah Sakit Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak sebagai berikut:
Table 2.1 Jadwal Kegiatan Rancangan Aktualisasi
JUNI JULI
No Nama Kegiatan 24 2 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 15 16 17 18 19 2 21 22 23 24 25 2 27 28 29
5 4 0 6
Melakukan penjadwalan
1 kegiatan permintaan barang
antar unit
Melakukan pemisahan dan
2 pelabelan dokumen
berdasarkan jenisnya.
Melakukan pemantauan rutin
dengan membuat Form Kontrol
3 untuk rekapan arsip
perharinya.
Melakukan perekapan secara
digital (Arsip Elektronik)
4 dengan menggunakan Sistem
Manajemen Informatika RS
(SIM-RS).
Melakukan pemindahan arsip
5 inaktif ke gudang arsip /
gudang umum.
Melakukan briefing dan
evaluasi perminggunya terkait
6 displin dalam pengelolaan
arsip dukumen

Kegitan 1
KETERANGAN : Kegitan 2
Kegitan 3
Kegitan 4
Kegitan 5
Kegitan 6
II. PENUTUP

Rancangan aktualisasi habituasi ini dibuat dengan menerapkan

nilai-nilai dasar ASN dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan peranan pada
kegiatan sehari-hari sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik,
perekat dan pemersatu bangsa, yaitu Berorientasi Pelayanan,
Akuntabilitas, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif. Selain itu,
ASN juga diharapkan mampu menerapkan nilai dasar pada Pendidikan
Latihan Dasar yaitu Manjemen ASN dan Smart ASN.

Berdasarkan hal tersebut penulis dalam rancangan aktualisasi

habituasi ini penulis akan melaksanakan kegiatan yaitu “Melakukan
Perbaikan dalam proses pengarsipan dokumen pada unit kerja gudang
obat Rumah Sakit Bhayangkara Pontianak” dengan rangkaian kegiatan
yang akan dilaksanakan yaitu meliputi:

1. Melakukan penjadwalan permintaan barang antar unit.

2. Melakukan pemisahan dan pelabelan dokumen berdasarkan jenisnya.
3. Melakukan pemantauan rutin dengan membuat Form Kontrol untuk
rekapan arsip perharinya.
4. Melakukan perekapan secara digital (Arsip Elektronik) dengan
menggunakan Sistem Manajemen Informatika Rumah Sakit.
5. Melakukan pemindahan arsip inaktif ke gudang arsip / gudang umum.
6. Melakukan briefing dan evaluasi perminggunya terkait displin dalam
pengelolaan arsip dukumen.
 Demikian rancangan aktualisasi habituasi ini dibuat, semoga dapat
mengoptimalkan peran tenaga epidemiolog kesehatan di Rumah Sakit
Bhayangkara Anton Sujarwo Pontianak yang memiliki nilai dasar
BerAKHLAK sebagi seorang ASN.

Pontianak, 24 Juli 2022

apt. Riyanda
NIP. 199407132022021003