RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK

KASIH SAYANG IBU BATAM

PANDUAN PENGADAAN BARANG JASA

...'.........../PN/ …/2022

Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih

Sayang Ibu Batam
Unit Layanan Pengadaan
….. 2022
 KEPUTUSAN D IREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT
IBU DAN ANAK KASIH SAYANG IBU BATAM
NOMOR :………../ SK/DIRUT/RSIA KSI BATAM/2022

TENTANG
PANDUAN PENGADAAN BARANG / JASA
RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK KASIH
SAYANG IBU BATAM

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA

ESA
DIREKTUR RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK KASIH SAYANG IBU BATAM

Menimbang: Bahwa untuk memberikan pelayanan yang bermutu

dan sesuai dengan kebutuhan medis, non medis,

sarana dan prasarana yang seharusnya tersedia di
Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam
dipandang perlu menetapkan Pedoman Pelaksanaan
Unit Layanan Pengadaan
b. Bahwa dalam rangka pelaksanaan
pengadaan barang/jasa diperlukan perangkat
pelaksana pengadaan barang/jasa di lingkungan
Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam
sehingga memerlukan pembentukan struktur
organisasi dan pedoman pelaksanaan organisasi.
c. Bahwa Rumah Sakit perlu melaksanakan pengadaan
secara otonom dengan mengikuti ketentuan yang
berlaku di RSIA KSI Batam, sebagaimana
tercantum pada keputusan Direktur Ibu dan Anak
Kasih Sayang Ibu Batam No …………. 1) tentang
pembentukan Perangkat Pengadaan Khusus RSIA
KSI BATAM dengan suatu keputusan
d. Bahwa berdasarkan hal tersebut di atas perlu dibuat
keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Ibu dan Anak
Kasih Sayang Ibu Batam tentang Pemberlakuan
Pedoman Pengorganisasian Unit Layanan Pengadaan
 RSI KSIA Batam.

Mengingat: Peraturan Presiden Nomor l6 tahun 2018

tentang pengadaan barang/jasa pemerintah
b. Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No 33 tahun 20l7 tentang monitoring
dan evaluasi terhadap perencanaan, pengadaan
berdasarkan Katalog elektronik dan pemakaian obat.
c. Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Ibu dan
Anak Kasih Sayang Ibu Batam no …/DIRUT/RSIA
KSI Batam/20xx tentang tata cara pengadaan barang
jasa unit pengadaan rumah sakit Ibu dan Anak Kasih
Sayang Ibu Batam dengan sumber dana selain
APBN/APBD

MEMUTUSKAN
Menetapkan

PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA RUMAH

SAKIT IBU DAN ANAK KASIH SAYANG IBU
BATAM TENTANG PANDUAN UNIT
LAYANAN PENGADAAN RUMAH SAKIT IBU
DAN ANAK KASIH SAYANG IBU BATAM
KEDUA :Memberlakukan Panduan Unit Layanan
Pengadaan sebagaimana terlampir dalam surat
keputusan ini
KETIGA :Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan,
apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan di
dalamnya, maka akan dilakukan perbaikan
sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Batam
Pada tanggal: …………..
Plt Direktur Utama
Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam

dr………………………
NIP………………….
 BAB I
DEFINISI

Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam (RSIA KSI
BATAM) adalah Rumah Sakit khusus Ibu dan anak yang memberikan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat terutama terhadap kesehatan ibu
dan anak. Pembentukan RSIA KSI BATAM ditetapkan melalui
…………… nomor ….. tahun … dan berlokasi di ……………..Dalam
melaksanakan tugasnya sesuai ………… nomor ……. tahun …….,
Direktur RSIA KSI BATAM dapat membentuk unit-unit kerja khusus
yang bersifat otonom dalam pengelolaan sumber daya manusia,
pengadaan barang dan jasa, pengelolaan aset dan fasilitas, dan
pengelolaan system dan teknologi informasi.

Unit Layanan Pengadaan RSIA KSI BATAM merupakan unit kerja

khusus yang bertugas melaksanakan pengelolaan pengadaan barang jasa di
lingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam,
ditetapkan atas dasar Surat Keputusan Direktur RSIA KSI BATAM no
……………./20xx. Tujuan pembentukan Unit Layanan Pengadaan agar
mencapai hal berikut ini:

1. Menyusun rencana umum pengadaan barang dan jasa

2. Membuat proses pengadaan menjadi lebih terkoordinasi, efektif

dan efisien dengan tetap mempertimbangkan mutu dan keselamatan.

3. Menjamin proses pengadaan terlaksana berdasarkan peraturan

yang berlaku
4. Menjamin ketersinambungan rantai pasok kebutuhan medis, non
medis, sarana prasarana dan fasilitas kesehatan lainnya yang
dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan
 BAB II
RUANG LINGKUP

Unit Layanan Pengadaan Barang Jasa di lingkungan RSIA KSI

BATAM, selanjutnya disebut ULP, adalah organisasi yang berfungsi
melaksanakan pengadaan barang jasa di lingkungan RSIA KSI BATAM
secara transparan, terintegrasi, terpadu, efektif dan efisien sesuai dengan
peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Dalam menjalankan
fungsi tersebut, Unit ULP dipimpin oleh seorang Kepala Unit dan
memiliki perangkat pelaksana pengadaan lainnya yaitu Pengelola
Pengadaan, Kelompok Kerja Pengadaan, Pejabat Pengadaan dan
Pengelola Administrasi dan Kinerja Pengadaan.

Manajemen rantai distribusi dalam pengelolaan pengadaan alat

kesehatan, bahan medis habis pakai dan obat yang berisiko, termasuk
vaksin, merupakan faktor yang sangat penting dalam menjamin
pengadaan perbekalan Rumah Sakit yang aman dan berkualitas.
Rangkaian distribusi ini merupakan komponen sangat penting untuk
memastikan tersedianya perbekalan yang dibutuhkan datang tepat
waktu, mencegah obat serta teknologi medis yang tercemar, palsu
ataupun rusak, ketika digunakan oleh pasien. Untuk menjamin
manajemen rantai distribusi yang bermutu dan aman, Rumah Sakit Ibu
dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam memastikannya melalui proses
registrasi penyedia, dengan memperhatikan alur rantai distribusi yang
antara lain meliputi:

a. Akte pendirian perusahaan dan pengesahan dari Kementerian Hukum

dan Hak Asasi Manusia
b. Surat Izin Usaha Perusahaan (SIUP)

c. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

d. Izin Pedagang Besar Farmasi — Penyalur Alat Kesehatan

e. Perjanjian Kerja Sama antara distributor dengan prinsipal dan RS

f. Nama dan Surat izin Kerja Apoteker untuk apoteker
Penanggungjawab PBF
g. Alamat dan Denah kantor PBF

h. Surat garansi jaminan keaslian produk yang didistribusikan (dari

prisipal).
 Untuk menghindari terjadinya risiko pada rantai distribusi, perlu
dilakukan identifikasi risiko pada tahap penyediaan, penyimpanan,
pengiriman obat dan perbekalan farmasi mulai dari pabrik ke
distributor hingga tiba di Rumah Sakit. Untuk tujuan ini, maka RSIA
KSI BATAM secara rutin, melakukan 1 kali kunjungan/ peninjauan
dalam setahun, baik ke distributor maupun ke pabrik obat atan vaksin
ataupun bahan medis habis pakai.

Proses Pelaksanaan barang dan jasa di RSIA KSI BATAM terbagi

menjadi beberapa tahapan yaitu :

1. Tahapan Perencanaan Pengadaan.

Perencanaan pengadaan meliputi kegiatan perencanaan

kebutuhan selama periode tertentu yang disusun oleh Unit Kerja
Penanggung Jawab. Proses perencanaan pengadaan melibatkan
beberapa pihak antara lain UKPJ, Bagian Anggaran, Bagian
Keuangan dan ditetapkan oleh Pejabat Penandatangan Kontrak dan
Direktur Utama RSIA KSI BATAM. Fungsi pengadaan yang
melakukan tahapan perencanaan adalah Pengelola Pengadaan.

2. Tahapan Persiapan Pemilihan Penyedia.

Persiapan pemilihan penyedia adalah kegiatan persiapan

yang dilakukan oleh pengelola pengadaan meliputi kegiatan kaji
ulang spesifikasi teknis atau KAK, kaji ulang harga penetapan
sendiri dan penetapan HPS dan KAK oleh Pejabat Penandatangan
Kontrak.

3. Tahapan Pemilihan Penyedia

Pejabat Pengadaan atau Pokja pemilihan melaksanakan
proses pengadaan berdasarkan nilai pengadaan tertentu. Tahapan
pemilihan penyedia meliputi undangan pengadaan, pemasukan
dokumen pengadaan, negosiasi, dan pengumuman pemenang.
Adapun, penetapan pemenang dilakukan melalui penetapan
pemenang pemilihan penyedia oleh Pejabat Penandatangan
Kontrak.

4. Tahapan Administrasi Kontrak

 Administrasi kontrak meliputi penyusunan dan distribusi
penandatangan surat pesanan/PO, penyusunan Surat Perintah Kerja,
dan Surat Perjanjian. Pada tahapan ini Unit Layanan Pengadaan
melakukan koordinasi dengan bagian Logistik RSIA KSI BATAM
dan Penyedia.

5. Tahapan Evaluasi/ Penilaian Kinerja Penyedia

Evaluasi Mutu Kinerja dari Penyedia, perlu dilakukan pada

semua pelayanan di Rumah Sakit yang disediakan berdasarkan atas
kontrak atau perjanjian lainnya. Oleh karena itu, pelayanan yang
disediakan berdasarkan atas kontrak dan perjanjian lainnya perlu
mencantumkan indikator mutu yang dapat dipergunakan untuk
mengukur mutu pelayanan yang disediakan berdasarkan atas
kontrak tersebut. Selanjutnya data indikator mutu dan hasil analisa
tersebut dikumpulkan dan dilaporkan oleh Bagian Logistik dan
Unit kerja Penanggungjawab (UKPJ) ke Komite Mutu Rumah
Sakit.

Evaluasi kinerja penyedia bertujuan untuk melakukan

evaluasi atau penilaian terhadap pelaksanaan pekerjaan hasil
pengadaan dari penyedia yang dibuktikan melalui survey ke
penyedia oleh UKPJ, bagian logistik, bagian keuangan atau unit
pengguna lainnya.
Mempertimbangkan tahapan pengadaan terdiri dari beberapa tahapan
proses yang melibatkan beberapa stakeholder, maka pedoman
pengorganisasian unit layanan pengadaan perlu disusun untuk menjamin
standarisasi fungi, tugas, proses dan menginisiasi perbaikan yang
berkesinambungan guna mencapai kepuasan pelanggan internal.
 BAB III

KEBIJAKAN

a. Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang pengadaan

barang/jasa pemerintah
b. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia no 33 tahun 2017
tentang monitoring dan evaluasi terhadap perencanaan, pengadaan
berdasarkan katalog elektronik dan pemakaian obat.
C. Keputusan Direktur Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam Nomor
……….. tentang tata cara pengadaan barang dan jasa Ibu dan Anak
Kasih Sayang Ibu Batam yang dibiayai dari dana selain anggaran
pendapatan dan belanja Negara/anggaran pendapatan dan Belanja
Daerah
d Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang
Ibu Batam no ………. tentang tata cara pengadaan barang jasa unit
pengadaan rumah sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam dengan
sumber dana selain APBN/APBD
 BAB IV

PANDUAN PENGADAAN BARANG/JASA

1. Panduan Autorisasi pengajuan pengadaan

Ketentuan batasan nilai otorisasi pengadaan barang/jasa diatur sebagai

berikut:
Metode Evaluasi Pelaksana Penandata Jenis Pengawas
Pengadaan Permintaan Pengadaan ngan Kontrak & BAST
Pengadaan Kontrak
Pembelian Manajer/ Pejabat <= 10 juta Surat Logistik
Kepala Unit Pengadaan Ka. Unit Pembelian RSIA KSI
Dengan Pengadaan (PO) BATAM
nilai<=Rp.25 dan
juta Manajer
Keuangan UKPJ

& SDM

Pengadaan > 10 juta

Barang/jasa yang Direktur
bersifat logistik Umum
umum
dan rutin.
Antara lain ATK,
tinta/toner, bahan
makanan dan
minuman, gas
elpiji dapur,
percetakan,
sanitasiumum, dan
lainnya
Pembelian
Langsung untuk
Kebutuhan
Medis (BMHP,
Obat, A1at
Kesehatan,
Reagen
Laboratorium),
dengan nilai
<=
200 juta.

Pengadaan
 Metode Evaluasi Pelaksana Penandata Jenis Pengawas
Pengadaan Permintaan Pengadaan ngan Kontrak & BAST
Pengadaan Kontrak
dengan
ketentuan :
a. Pembelian Kepala Unit Kepala <= 10 jt . Surat Logistik
CITO, Farmasi Unit Ka Unit pemesanan RSIA KSI
disebabkan dengan Farmasi atau Pengadaan /Resep dari BATAM
karena persetujuan Pejabat dan Instalasi
kekurangan Direktur Pengadaan Manajer Farmasi
stok, atau item Keuangan UKPJ

tidak terdapat & SDM

kontrak
kerjasama,
atau tidak
dapat dipenuhi
oleh
distributor.
b. Pembelian Kepala Unit Pejabat <= 10 juta Surat Logistik
untuk Farmasi Pengadaan Ka. Unit Pembelian RSIA KSI
memenuhi /Kepala Unit Pengadaan (PO) BATAM
kebutuhan Laboratoriu dan
mendesak m, dengan Manajer
(prioritas) /Kepala Keuangan UKPJ

dalam waktu Unit/Manaj & SDM

segera dan er persetujuan
belum ada Direktur > 10 juta
kontrak Direktur
kerjasama, Umum
dengan
persetujuan
Direktur
RSIA KSI
BATAM.
Permintaan
ini meliputi,
tidak terbatas
pada obat,
bmhp, alat
bedah, alat
penunjang
kesehatan
radiologi,
alat penunjang
 Metode Evaluasi Pelaksana Penandata Jenis Pengawas
Pengadaan Permintaan Pengadaan ngan Kontrak & BAST
Pengadaan Kontrak
Cath
lab/cardiova
skuler
Pembelian Manajer Pejabat <= 10 jt PO atau Logistik
langsung Sarpras Pengadaan Ka Unit Surat RSIA KSI
pemeliharaan dengan Pengadaan Pesanan E BATAM
sarana persetujuan dan Katalog
prasarana Direktur Manajer UKPJ
gedung, Keuangan

kebutuhan rutin & SDM

sarana
> 10 jt
prasarana (solar
Direktur
dan gas medis) <
Umum
Rp. 200 juta

Pembelian Manajer/Ke Pejabat Pejabat PO atau Logistik

Langsung pala Unit Pengadaan Penandata SPK atau RSIA KSI
melalui E- ngan Surat BATAM
Katalog LKPP Kontrak Pesanan E
dengan nilai Pejabat Katalog
UKPJ
pengadaan < Penandatan
gan Kontrak
Rp.200 juta
Pembelian Pejabat Pejabat Pejabat PO atas Logistik
Langsung melalui Penandatan Pengadaan Penandata SPK atau RSIA KSI
E-Katalog LKPP gan Kontrak ngan Surat BATAM
dengan nilai Kontrak Pesanan E
Katalog
UKPJ
 pengadaan >
Rp.200 juta
Pengadaan Manajer/ Pejabat Pejabat SPK Logistik
dengan metode Kepala Unit Pengadaan Penandata RSIA KSI
Pengadaan ngan BATAM
Langsung Kontrak
barang/pekerjaa , Pejabat

konstruksi/jasa Penandatan UKPJ

lainnya untuk nilai > gan Kontrak

Rp. 25 juta – Rp. 300

Juta
 Metode Evaluasi Pelaksana Penandata Jenis Pengawas
Pengadaan Permintaan Pengadaan ngan Kontrak & BAST
Pengadaan Kontrak

Pengadaan Manajer/ Pejabat Pejabat SPK Logistik

dengan metode Kepala Unit Pengadaan Penandata RSIA KSI
Pengadaan ngan BATAM
Langsung jasa Kontrak
Konsultasi Pejabat UKPJ
untuk nilai > Penandatan
Rp. 25juta gan Kontrak
- Rp.100
juta
Pengadaan Manajer/Ke Pokja Pejabat Surat Logistik
dengan metode pala Unit Pemilihan Penandata Perjanjian RSIA KSI
Seleksi ngan Batam
Penyedia Jasa Kontrak
Konsultansi Pejabat UKPJ
Untuk nilai Penandatang
pengadaan>100 an Kontrak
Juta

Pengadaan Manajer/Ke Pokja Pejabat Surat Logistik

dengan metode pala Unit Pemilihan Penandatang Perjanjian RSIA KSI
Tender/Tender an kontrak BATAM
Terbatas/Tender,
Itemized untuk
nilai pengadaan *
300 juta
 Pejabat UKPJ
Penandatan
gan Kontrak
Pengadaan Manajer/ Pejabat Pejabat SPK Logistik
dengan Metode Kepala Unit Pengadaan Penandata RSIA KSI
Penunjukan ngan BATAM
Langsung Kontrak
dengan batas Pejabat
nilai Rp. 300 Penandatan UKPJ

juta untuk gan Kontrak

baraag/pekerjaa
n konstruksi/
 Metode Evaluasi Pelaksana Penandata Jenis Pengawas
Pengadaan Permintaan Pengadaan ngan Kontrak & BAST
Pengadaan Kontrak
Jasa lainnya
Pengadaan Manajer/ Pejabat Pejabat SPK Logistik
Dengan Metode Kepala Unit Pengadaan Penandata RSIA KSI
Penunjukan ngan BATAM
Langsung dengan Kontrak
Batas nilai < Rp. Pejabat UKPJ
I00 juta untuk Penandatanga
jasa konsultasi n Kontrak

Pengadaan Manajer/ Pokja Pejabat SPK Logistik

dengan metode Kepala Unit Pemilihan Penandata RSIA KSI
Penunjukan ngan BATAM
Langsung Kontrak
Pejabat UKPJ
dengan batas
Penandatan
ni1ai > Rp.
gan Kontrak
300 juta untuk
barang/pekerjaa
n konstruksi/jasa
lainnya

Pengadaan Manajer/ Pokja Pejabat SPK Logistik

dengan metode
Penunjukan
Langsung
dengan batas Kepala Unit Pemilihan Penandata RSIA KSI
ni1ai > Rp. ngan BATAM
100 juta untuk
jasa konsultasi
Kontrak
Pejabat UKPJ
Penandatan
gan Kontrak

2. Panduan Pembelian Langsung Barang Umum

2.1 Pengertian

Pembelian Langsung barang rutin umum meliputi kebutuhan

umum yang belum memiliki kontrak pengadaan seperti Alat
Tulis Kantor (ATK), bahan makanan pasien, bahan
minuman, percetakan, tinta / toner, sanitasi umum dan
logistik umum. Proses pembelian langsung barang umum
dilakukan oleh Pejabat Pengadaan dengan kepada penyedia
barang/jasa batas maksimal pembelian adalah Rp 25.000.000
(Dna Puluh Lima Juta Rupiah) dengan mengutamakan
pembelian ke penyedia tetap.

2.2 Tujuan

1. Menetapkan tata cara pengadaan dengan metode Pembelian

Langsung untuk barang umum yang belum memiliki
kontrak pengadaan.
2. Mengetahui batas dan kewenangan Unit Terkait dalam
proses Pembelian Langsung

2.3 Prosedur

Langkah 1. Unit Kerja Penanggung Jawab (UKPJ)

menyerahkan form permintaan pengadaan, spesifikasi dan
estimasi pengguna ke Bagian Anggaran

Langkah 2. Bagian Anggaran melaksanakan telaah pengajuan

pengadaan berdasarkan ketersediaan anggaran dan kode akun
biaya

Langkah 3. Bagian Keuangan melakukan pencatatan beban

belanja pengadaan barang/jasa

Langkah 4. Kepala Unit Pengadaan melakukan evaluasi

permintaan. Jika tidak sesuai dikembalikan kepada Unit Kerja
Penanggung Jawab (UKPJ) jika sesuai akan disposisi
pelaksanaan pengadaan kepada Pejabat Pengadaan

Langkah 5. Pejabat Pengadaan melaksanakan kaji ulang

persiapan pengadaan dengan Unit Kerja Penanggung Jawab
(UKPJ)

Langkah 6. Pejabat pengadaan melakukan permintaan surat

penawaran harga kepada calon penyedia. (Penyedia yang dapat
melakukan proses pembelian langsung adalah penyedia yang
sudah terdaftar di RSIA KSI Batam atau termasuk penyedia
tetap di lingkungan RSIA KSI Batam), jika penyedia belum
terdaftar, maka dilakukan perbandingan dengan
membandingkan minimal 2 penyedia.

Langkah 7. Calon Penyedia memasukkan penawaran

Langkah 8. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi penawaran.

Total nilai pembelian paling banyak Rp 25.000.000 (Dua
Puluh Lima Juta Rupiah) untuk kategori pengadaan kebutuhan
umum.
Langkah 9. Pejabat pengadaan melakukan negosiasi dengan
calon penyedia.
Langkah 10. Pejabat pengadaan menyusun Hasil Perbandingan
Harga (Bid Comparison)
Langkah 11. Kepala Unit Pengadaan mengesahkan Hasil
Perbandingan Harga (Bid Comparison)
 Langkah 12. Kepala Unit Pengadaan memberikan disposisi
kepada staff admin untuk menyusun Purchase Order (PO)

Langkah 13. Staf Admin menyusun Purchase Order (PO) dan

mendistribusikan persetujuan Purchase Order (PO) sesuai batas
otorisasi pengadaan.

Langkah 14. Pengadaan selesai. Pemantauan penyelesaian

pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh Unit Kerja Penanggung
Jawab (UKPJ) dan Bagian Logistik.

3 Panduan Pembelian Langsung Obat/BMHP/ Reagen/Alat Kesehatan Dalam kondisi

CITO

Pembelian langsung dalam kondisi CITO dilaksanakan jika

memenuhi kondisi sebagai berikut :
a) Obat ada dalam daftar obat formularium RSIA KSI BATAM.

b) Obat life saving.

c) Tidak digunakan sebagai stok/persediaan barang

d) Obat/BMHP harus tersedia dalam waktu 1x24 jam

e) Kepala Unit Instalasi Farmasi dengan persetujuan Manager

Keuangan melakukan pemesanan obat/bmhp CITO hingga
nilai pembelian paling banyak Rp. 10.000.000,00
f) Pembelian Obat/BMHP pada kondisi CITO dilakukan

melalui :

i. Distributor obat/bmhp

ii. Jaringan Apotik

4 Panduan Pembelian Langsung Obat/BMHP/ Reagen/Alat
Kesehatan dalam Kondisi Prioritas

4.1. Pengertian

Pembelian Langsung dalam kondisi Prioritas dilaksanakan jika

memenuhi kondisi sebagai berikut :
a) Penyelesaian pekerjaan atau kebutuhan bersifat mendesak dan
tidak dapat ditunda dengan persetujuan Direktur terkait dan
Pejabat Penandatangan Kontrak.
b) Penyedia tidak dapat memenuhi barang yang tercantum dalam
kontrak karena kondisi stok kosong.
c) Barang yang dibutuhkan tidak tercantum dalam kontrak
kerjasama pengadaan obat/bmhp/reagen/alat kesehatan.
d) Pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan
obat/bmhp/reagen selama periode paling lama 1 (satu) bulan
ketika kontrak pengadaan obat/bmhp/reagen tidak ada.
e) Pembelian Langsung untuk pembelian kebutuhan perbekalan
medis obat, Barang Medis Habis Pakai (BMHP), Alat Kesehatan
dan Reagen Laboratorium dengan batas nilai paling banyak Rp
200.000.000 (Dna Ratus Juta Rupiah).

4.2.Tujuan

1. Menetapkan tata cara pengadaan pada kondisi Prioritas

2. Mengetahui batas dan kewenangan Unit Terkait dalam proses

pengadaan Prioritas
4.3. Prosedur

Langkah 1. Unit Kerja Penanggung Jawab (UKPJ)

menyerahkan form permintaan pengadaan, spesifikasi dan
estimasi pengguna ke Bagian Anggaran

Langkah 2. Bagian Anggaran melaksanakan telaah pengajuan

pengadaan berdasarkan ketersediaan anggaran dan kode akun
biaya

Langkah 3. Bagian Keuangan melakukan pencatatan beban

belanja pengadaan barang/jasa

Langkah 4. Kepala Unit Pengadaan melakukan evaluasi

permintaan. Jika tidak sesuai dikembalikan kepada Unit Kerja
Penanggung Jawab (UKPJ) jika sesuai akan disposisi
pelaksanaan pengadaan kepada Pejabat Pengadaan

Langkah 5. Pejabat Pengadaan melaksanakan kaji ulang

persiapan pengadaan dengan Unit Kerja Penanggung Jawab
(UKPJ)

Langkah 6. Pejabat pengadaan melakukan permintaan surat

penawaran harga kepada calon penyedia, diutamakan
penawaran diperolehdari distributor obat/bmhp/
reagen/alat kesehatan.

Langkah 7. Calon Penyedia memasukkan penawaran

Langkah 8. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi penawaran.

Total nilai pembelian paling banyak Rp 200.000.000 (Dua
Ratus Juta Rupiah).

Langkah 9. Pejabat pengadaan melakukan negosiasi dengan

calon penyedia.

Langkah 10. Pejabat pengadaan menyusun Hasil Perbandingan

Harga (Bid Comparison)

Langkah 11. Kepala Unit Pengadaan mengesahkan Hasil

Perbandingan Harga (Bid Comparison)

Langkah 12. Kepala Unit Pengadaan memberikan disposisi

kepada staff admin untuk menyusun Purchase Order (PO)

Laagkah 13. Staf Admin menyusun Purchase Order (PO) dan

 mendistribusikan persetujuan Purchase Order (PO) sesuai batas
otorisasi pengadaan.

Langkah 14. Pengadaan selesai. Pemantauan penyelesaian

pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh Unit Kerja Penanggung
Jawab (UKPJ) dan Bagian Logistik.

5 Panduaa Pembelian Laagsung fiaraaa Prasarana

5.1. Pengertian

Pembelian Langsung untuk kebutuhan sarana prasarana

umum yang bersifat rutin seperti Gas Medis, Solar atau
Pemeliharaan Rutin jika memenuhi kondisi sebagai berikut :
1. Penyelesaian pekerjaan atau kebutuhan bersifat
mendesak dan tidak dapat ditunda dengan persetujuan
Direktur terkait dan Pejabat Penandatangan Kontrak.
2. Penyedia tidak dapat memenuhi kebutuhan yang
tercantum dalam kontrak
3. Barang yang dibutuhkan tidak tercantum dalam kontrak
4. Batas nilai paling banyak Rp 200.000.000,00 (Dna Ratus
Juta Rupiah).

5.2.Tujuan

1. Menetapkan tata cara pengadaan pada kondisi Mendesak

untuk Sarana Prasarana di RSIA KSI BATAM
2. Mengetahui batas dan kewenangan Unit Terkait dalam
proses pengadaan pembelian langsung

5.3. Prosedur

Langkah 1. Unit Kerja Penanggung Jawab (UKPJ)

menyerahkan form permintaan pengadaan, spesifikasi dan
estimasi pengguna ke Bagian Anggaran

Langkah 2. Bagian Anggaran melaksanakan telaah pengajuan

pegadaan berdasarkan ketersedian anggaran dan kode akun
biaya
Langkah 3. Bagian Keuangan melakukan pencatatan beban
belanja pengadaan barang/jasa

Langkah 4. Kepala Unit Pengadaan melakukan evaluasi

permintaan. Jika tidak sesuai dikembalikan kepada Unit Kerja
Penanggung Jawab (UKPJ) jika sesuai akan disposisi
pelaksanaan pengadaan kepada Pejabat Pengadaan

Langkah 5. Pejabat Pengadaan melaksanakan kaji ulang

persiapan pengadaan dengan Unit Kerja Penanggung Jawab
(UKPJ)

Langkah 6. Pejabat pengadaan melakukan permintaan surat

penawaran harga kepada calon penyedia, diutamakan
penawaran diperoleh dari distributor obat/bmhp/ reagen/alat
kesehatan.

Langkah 7. Calon Penyedia memasukkan penawaran

Langkah 8. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi

penawaran. Total nilai pembelian paling banyak Rp
200.000. 000 (Dna Ratus Juta Rupiah).

Langkah 9. Pejabat pengadaan melakukan negosiasi dengan

calon penyedia.

Langkah 10. Pejabat pengadaan menyusun Hasil

Perbandingan Harga (Bid Comparison)

Langkah 11. Kepala Unit Pengadaan mengesahkan Hasil

Perbandingan Harga (Bid Comparison)

Langkah 12. Kepala Unit Pengadaan memberikan disposisi

 kepada staff admin untuk menyusun Purchase Order (PO)

Langkah 13. Staf Admin menyusun Purchase Order (PO) dan

mendistribusikan persetujuan Purchase Order (PO) sesuai
batas otorisasi pengadaan.

Langkah 14. Pengadaan selesai. Pemantauan penyelesaian

pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh Unit Kerja Penanggung
Jawab (UKPJ) dan Bagian Logistik.

6 . Panduan pembelian e purchasing

6.1 Pengertian

e-Purchasing dilaksanakan memiliki tujuan untuk terciptanya

suatu proses pemilihan barang/jasa secara langsung melalui
katalog elektronik atau e-Catalogue. Hal ini memungkinkan
semua pelaku pengadaan dalam ha1 ini Pejabat Pengadaan
(PP) dan Pejabat Penandatanganan Kontrak (PPK) dapat
memilih barang/jasa sesuai yang mereka perlukan serta
menciptakan efisiensi biaya dan waktu pada proses pemilihan
barang/jasa dari sisi penyedia dan pengguna.
o Pembatasan nilai sesuai Peraturan Presiden No 16
Tahun 2018 sebagai berikut :
 Pejabat Pengadaan (PP) maksimal pemesanan e-
Purchasing kurang dari Rp 200.000.000,00 (Dna
Ratus Juta Rupiah),
 Pejabat Penandatanganan Kontrak (PPK)
melakukan e- Purchasing paling sedikit Rp
200.000.000,00 (Dna Ratus Juta Rupiah).

6.2 Tujuan

1. Menetapkan tata cara pengadaan dengan metode e- Purchasing

melalui katalog elektronik Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/jasa Pemerintah
2. Mengetahui batas dan kewenangan pejabat pengadaan dan
pejabat penandatangan kontrak dalam proses E-Purchasing
6.3 Prosedur

Langkah 1. Unit Kerja Penanggung Jawab {UKPJ) menyerahkan

form permintaan pengadaan, spesifikasi dan estimasi pengguna ke
Bagian Anggaran

Langkah 2. Bagian Anggaran melaksanakan telaah pengajuan

pegadaan berdasarkan ketersedian anggaran dan kode akun biaya

Langkah 3. Bagian Keuangan melakukan pencatatan beban belanja

pengadaan barang/jasa

Langkah 4. Kepala Unit Pengadaan melakukan evaluasi

permintaan. Jika tidak sesuai dikembalikan kepada Unit Kerja
Penanggung Jawab (UKPJ) jika sesuai akan disposisi pelaksanaan
pengadaan kepada Pejabat Pengadaan

Langkah 5. Pejabat Pengadaan melaksanakan kaji ulang persiapan

pengadaan dengan Unit Kerja Penanggung Jawab (UKPJ)

Langkah 6. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi persiapan

pembelian barang melalui katalog elektronik. Persiapan pembelian
meliputi pemilihan kode Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang
sudah di input di dalam Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan
(SiRUP) oleh staff Pejabat Penandatanganan Kontrak (PPK), dan
melakukan pengisian data pembeli.

Langkah 7. Pejabat Pengadaan melakukan pembelian dengan nilai

pembelian kurang dari Rp 200.000.000,00 dilakukan oleh Pejabat
Pengadaan dan Total nilai pembelian paling sedikit Rp
200.000.000,00 dilakukan oleh Pejabat Penandatanganan Kontrak

Langkah 8. Pejabat Penandatanganan Kontrak (PPK) melakukan

Approval setelah terjadi kesepakatan antara Pembeli (PP atau
PPK) dengan Penyedia, agar Surat Pesanan (SP) Katalog dapat
terbit
Langkah 9. Kepala Unit Pengadaan memberikan disposisi kepada
staf admin menggunakan SP Katalog untuk menyusun Purchase
Order (PO)

Langkah 10. Staf Admin menyusun Purchase Order (PO) dan

mendistribusikan persetujuan Purchase Order (PO) sesuai batas
otorisasi pengadaan dimana nominal kurang dari 200.000.000
rupiah dibuat oleh Pejabat Pengadaan atas persetujuan Pejabat
Penandatanganan Kontrak dan nominal diatas 200jt langsung oleh
Pejabat Penandatanganan Kontrak

Langkah 11. Pengadaan Selesai. Pemantauan Penyelesaian

Pelaksanaan Pekerjaan dilakukan oleh Unit Kerja Penanggung
Jawab (UKPJ) dan Bagian Logistik

7. Panduan Pengadaan Kebutuhan Medis

Obat/BMHP/Reagea Dengaa Kontrak Pengadaan {fiurat
Perjaajian/ SPK)
7.1. Pengertiaa

Pengadaan dengan menggunakan cara tender atau pengadaan

langsung atau penunjukan langsung untuk mendapatkan
kontrak pengadaan yang menjamin keberlanjutan ketersediaan
stok obat atau bmhp atau reagen pada periode tahun anggaran
tertentu.

Jumlah dan spesifikasi obat/bmhp/ reagen yang tercantum dalam

kontrak pengadaan mengacu pada hasil Rencana Umum
Pengadaan (RUP) yang memberikan informasi sebagai
berikut :
1. Jenis/spesifikasi/merek obat dan bmhp

2. Estimasi jumlah kebutuhan selama 1 tahun anggaran

3. Pemakaian rata-rata perbulan

4. Jumlah stok persediaan aman (safety stok)

 5. Perkiraan sisa stok pada periode 3 bulan terakhir

6. Perkiraan harga obat/bmhp/ reagen selama 1 tahun

anggaran
7. Daftar obat mengacu pada formularium RSIA KSI
BATAM yang masih berlaku (disusun oleh KFT)

7.2. Tujuan

1. Menetapkan mekanisme alur pengadaan obat,bmhp, dan

reagen dengan kontrak pengadaan
2. Mengetahui batas dan kewenangan unit terkait dan pejabat
yang berwenang dalam proses pengadaaan obat dan bmhp
dengan kontrak pengadaan

7.3. Prosedur

Langkah 1. UKPJ membuat rencana pengadaan berdasarkan :

a. Untuk obat mengacu pada formularium yang masih
berlaku yang telah ditetapkan oleh KFT RSIA KSI
BATAM
b. Pemakaian rata-rata minimal dalam 3 bulan
terakhir
C. Jumlah stok persediaan aman (safety stok)

d. Perkiraan sisa stok pada periode 3 bulan terakhir

e. Perkiraan harga obat selama 1 tahun anggaran

f. Estimasi jumlah kebutuhan selama 1 tahun anggaran

g. metode analisis persediaan obat dan bmhp, contoh
menggunakan analisa ABC, untuk menentukan
klasifıkasi obat, fast morinq atan skor morinq.

Langkah 2. UKPJ mencantumkan hasil perencanaan dalam

rencana kerja dan anggaran (RKA). RKA tersebut diserahkan
ke Direktur terkait untuk mendapatkan verifikasi dan validasi.

Langkah 3. RKA yang telah disetujui oleh direktur

diserahkan kepada Bagian Anggaran untuk diteruskan ke
Direktur Utama RSIA KSI BATAM mendapatkan persetujuan
ketersediaan anggaran.

Langkah 4. Berdasarkan RKA yang disetujui, UKPJ

menyiapkan daftar rencana umum pengadaan (RUP) untuk
mendapatkan pengesahan penetapan RUP oleh Pejabat
Penandatangan Kontrak.

Langkah 5. RUP ditetapkan pengesahannya oleh Direktur

Utama RSIA KSI BATAM, Direktur Terkait, dan Pejabat
Penandatangan Kontrak.

Langkah 6. Pejabat Penandatangan Kontrak dibantu oleh

UKPJ farmasi menyusun dan menetapkan dokumen
pengadaan yang terdiri dari
a) Dokumen Kerangka Acuan Kerja

b) Anggaran Biaya Pelaksanaan Pekerjaan (ABPP)

c) Kualifikasi penyedia

d) Draft kontrak

Langkah 7. PPK dan UKPJ menyerahkan dokumen

pengadaan yang telah ditetapkan kepada ULP untuk dilakukan
pelaksanaan pemilihan penyedia obat dengan cara
tender/pengadaan langsung/ penunjukan langsung.

Langkah 8. ULP melakukan pelaksanaan pemilihan

penyedia meliputi :
a) Pengumuman pengadaan kepada penyedia/distributor

b) Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan

c) Pemasukan penawaran

d) Evaluasi penawaran

e) Negosiasi harga kepada penyedia/distributor

f) Menetapkan hasil pengadaan

g) Menyampaikan kepada PPK hasil pengadaan untuk

 dibuatkan kontrak pengadaan (Surat Perjanjian/ SPK)

Langkah 9. PPK menandatangi kontrak (Surat

Perjanjian/SPK) dan membuat PO sesuai dengan autorisasi
keuangan yang berlaku di RSIA KSI BATAM.

Langkah 10. PPK dibantu oleh PPHP, Logistik RSIA KSI

BATAM dan pengawas pekerjaan melaksanakan hasil
pengadaan.
8. Panduan Pengadaan Barang Umum/Jasa Lainnya (Non
Medis) Dengan Menggunakan Kontrak Pengadaan
(Surat Perjanjian/SPK)
8.1 Pengertian

Pengadaan dengan menggunakan cara tender atau pengadaan

langsung atau penunjukan langsung untuk mendapatkan
kontrak pengadaan yang menjamin keberlanjutan
ketersediaan stok barang-barang umum atau pelaksanaan
pekerjaan jasa pada periode tahun anggaran tertentu. Ruang
lingkup barang-barang umum antara lain kebutuhan barang
dari Unit Kerja Penanggung Jawab:
1. Logistik umum

2. Laundri

3. Sarana Prasarana

4. Logistik

5. Sanitasi

6. Keselamatan Kerja (K3)

7. IT

Jumlah dan spesifikasi barang non medis yang tercantum dalam

kontrak pengadaan mengacu pada hasil Rencana Umum
Pengadaan (RUP) yang memberikan informasi sebagai
berikut :
2.Untuk Barang : Jenis/ spesifikasi/merek barang
3.Untuk Jasa Lainnya : Ruang lingkup pekerjaan
4. Estimasi jumlah kebutuhan selama 1 tahun anggaran

5. Jika barang termasuk stok maka mencantumkan:

a. pemakaian rata-rata perbulan

b.Jum1ah stok persediaan annan (safety stok)

c. Perkiraan sisa stok pada periode 3 bulan

terakhir
 6. Perkiraan harga barang/jasa lainnya selama 1
tahun anggaran
8.2 Tujuan

1. Menetapkan mekanisme alur pengadaan barang- barang

umum dengan kontrak pengadaan
2. Mengetahui batas dan kewenangan unit terkait dan
pejabat yang berwenang dalam proses pengadaaan
barang-barang umum dengan kontrak pengadaan
8.3 Prosedur

Langkah 1. UKPJ membuat rencana pengadaan

1.1. Barang umum berdasarkan :

a. Pemakaian rata-rata minimal dalam 3 bulan

terakhir
b. Jumlah stok persediaan aman (safety stok)

c. Perkiraan sisa stok pada periode 3 bulan terakhir

d. Perkiraan harga barang selama 1 tahun anggaran

e. Estimasi jumlah kebutuhan selama 1 tahun

anggaran
12.Jasa lainnya

a) Ruang lingkup pekerjaan

b) Volume / durasi pekerjaan

c) Daftar tenaga ahli

d) Daftar perlengkapan

e) Syarat kualifikasi tenaga ahli

f) Rencana pemantauan dan pelaksanaan

pekerjaan selama 1 tahun
g) Perkiraan harga jasa lainnya
Langkah 2. UKPJ mencantumkan hasil perencanaan dalam
rencana kerja dan anggaran (RKA). RKA tersebut diserahkan
ke Direktur terkait untuk mendapatkan verifikasi dan validasi.

Langkah 3. RKA yang telah disetujui oleh direktur diserahkan

kepada Bagian Anggaran untuk diteruskan ke Direktur Utama
RSIA KSI BATAM mendapatkan persetujuan ketersediaan
anggaran.

Langkah 4. Berdasarkan RKA yang disetujui, UKPJ

menyiapkan daftar rencana umum pengadaan (RUP) untuk
mendapatkan pengesahan penetapan RUP oleh Pejabat
Penandatangan Kontrak.

Langkah 5. RUP ditetapkan pengesahannya oleh Direktur

Utama RSIA KSI BATAM, Direktur Terkait, dan Pejabat
Penandatangan Kontrak.

Langkah 6. Pejabat Penandatangan Kontrak dibantu oleh UKPJ

farmasi menyusun dan menetapkan dokumen pengadaan yang
terdiri dari
e) Dokumen Kerangka Acuan Kerja

f) Anggaran Biaya Pelaksanaan Pekerjaan (ABPP)

g) Kualifikasi penyedia

h) Draft kontrak

Langkah 7. PPK dan UKPJ menyerahkan dokumen

pengadaan yang telah ditetapkan kepada ULP untuk dilakukan
pelaksanaan pemilihan penyedia obat dengan cara
tender/pengadaan langsung/ penunjukan langsung.

Langkah 8. ULP melakukan pelaksanaan pemilihan

penyedia meliputi :
h) Pengumuman pengadaan kepada penyedia/ distributor
i) Penjelasan tentang kebijakan dan tatacara pengadaan
j) Pemasukan penawaran

k) Evaluasi penawaran

1) Negosiasi harga kepada penyedia/distributor

m) Menetapkan hasil pengadaan

n) Menyampaikan kepada PPK hasil pengadaan untuk

dibuatkan kontrak pengadaan (Surat Perjanjian/ SPK)

Langkah 9. PPK menandatangi kontrak (Surat

Perjanjian/SPK) dan membuat PO sesuai dengan autorisasi
keuangan yang berlaku di RSIA KSI BATAM.
Langkah 10. PPK dibantu oleh PPHP, Logistik RSIA KSI
BATAM dan pengawas pekerjaan melaksanakan hasil
pengadaan.
9. Panduan penyusunan Kontrak (dokumen) pengadaan

9.1 Penyusunan kontrak dengan Surat Perjanjian

a. Pengertian

Dokumentasi pengadaan untuk pengadaan dengan

menggunakan dokumen kontrak berupa Surat Perjanjian
dan Purchase Order digunakan untuk hasil pengadaan
dengan nilai pengadaan paling sedikit Rp.
300.000.000,00.
b} Tujuan

Memetakan tata cara pembuatan dokumentasi pengadaan

untuk pengadaan dengan menggunakan dokumen kontrak
berupa Surat perjanjian dan Purchase Order.
c) Prosedur

Laagkah 1. UKPJ menyerahkan form permintaan

pengadaan, spesifikasi dan estimasi pengguna ke Bagian
Anggaran
la. Penetapan spesifikasi dan Estimasi Anggaran

Biaya

Langkah 2. Bagian Anggaran melaksanakan telaah

pengajuan pengadaan berdasarkan ketersediaan anggaran
dan kode akun biaya

Langkah 3. Bagian Keuangan melakukan pencatatan

beban belanja pengadaan barang/jasa

Langkah 4. Administrasi ULP melakukan verifikasi dan

pencatatan Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (Purchase
Requisition/ Pengajuan Kebutuhan Pengadaan).
Langkah 5. Kepala Unit Layanan Pengadaan menyetujui
dan melakukan disposisi pelaksanaan pengadaan kepada
Pejabat Pengadaan atau Pokja Pemilihan sesuai batasan
nilai pengadaan untuk diproses.

Langkah 6. Atas hasil pengadaan, Staf administrasi

melakukan verifikasi kelengkapan berkas pengadaan 6a. Jika
terdapat data yang tidak sesuai, berkas pengadaan akan
dikembalikan ke Pejabat pengadaan untuk melakukan revisi
data pengadaan

Langkah 7. Kepala Unit pengadaan menyetujui berkas

pengadaan, Surat perjanjian dan melakukan disposisi ke staf
admin untuk dilakukan proses pembuatan Purchase order.

Langkah 8. Staff Administrasi melakukan proses

pembuatan Purchase order. Staff Administrasi melakukan
verifikasi kesesuaian antara Surat perjanjian dan Purchase
order dengan berkas pengadaan.
8a. Staff Admin akan mendistribusikan dokumen Surat
perjanjian dan Purchase order sesuai otorisasi.
• Pejabat penandatangan kontrak: Melakukan
tandatangan pada surat perjanjian sesuai dengan
delegasi yang ditetapkan oleh Direktur Utama RSIA
KSI BATAM.
• Penyedia: Melakukan tanda tangan persetujuan pada
surat perjanjian.
• Direktur Utama: Autorisasi untuk melaksanakan
pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM
dengan nilai pengadaan > Rp. 200.000.000,00 pada
Purchase order
• Direktur Umum Autorisasi untuk melaksanakan fungsi
administrasi penandatanganan PO dengan nilai
pengadaan > Rp. 10.000.000,00 sampai Rp.
200.000.000,00 pada Purchase order
• Manajer keuangan: Autorisasi untuk melaksanakan
 pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM
dengan nilai pengadaan < Rp. 10.000.000,00 pada
Purchase order
• Kepala ULP: Autorisasi untuk melaksanakan
pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM pada
Purchase order dengan nilai pengadaan < Rp.
10.000.000,00
• Ka. Instalasi Farmasi: Autorisasi untuk
melaksanakan pengadaan di lingkungan RSIA KSI
BATAM Untuk Pengadaan Obat dan Vaksin pada
Purchase order
8b. Staff Admin akan mendistribusikan Surat perjanjian
dan Purchase Ke Unit Logistik
8c. Mendistribusikan Surat perjanjian dan Purchase ke
penyedia melalui e-mail

Langkah 9. Pembuatan PO Selesai

9.2 Penyusunan kontrak dengan Surat Perintah

Kerja

a. Pengertian
Dokumentasi pengadaan untuk pengadaan dengan
menggunakan dokumen kontrak berupa Surat Perintah
Kerja dan Purchase Order untuk nilai pengadaan k Rp
25.000.000 (Dua Puluh Lima Juta Rupiah) dan memiliki
batas nilai hingga Rp 300.000.000 (Tiga Ratus Juta
Rupiah). Sedangkan untuk nilai pengadaan jasa
konsultasi ≥ Rp 25.000.000 (Dua Puluh Lima Juta
Rupiah) dan memiliki batas nilai hingga Rp 100.000.000
(Seratus Juta Rupiah).
»
Memetakan tata cara pembuatan dokumentasi
pengadaan untuk pengadaan dengan menggunakan
dokumen kontrak berupa Surat Perintah Kerja dan
Purchase Order.
c) Prosedur

Langkah 1. UKPJ menyerahkan form permintaan

pengadaan, spesifikasi dan estimasi pengguna ke Bagian
Anggaran
la. Penetapan spesifikasi dan Estimasi Anggaran Biaya

Langkah 2. Bagian Anggaran melaksanakan telaah

pengajuan pengadaan berdasarkan ketersediaan anggaran
dan kode akun biaya

Langkah 3. Bagian Keuangan melakukan pencatatan beban

belanja pengadaan barang/jasa

Langkah 4. Administrasi ULP melakukan verifikasi dan

pencatatan Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (Purchase
Requisition/ Pengajuan Kebutuhan Pengadaan).

Langkah 5. Kepala Unit Layanan Pengadaan menyetujui

dan melakukan disposisi pelaksanaan pengadaan kepada
Pejabat Pengadaan atau Pokja Pemilihan sesuai batasan
nilai pengadaan untuk diproses.

Langkah 6. Staf adminitrasi melakukan verifikasi

kelengkapan berkas pengadaan
6a. Jika terdapat data yang tidak sesuai, berkas
pengadaan akan dikembalikan ke Pejabat pengadaan untuk
melakukan revisi data pengadaan

Langkah 7. Kepala Unit pengadaan menyetujui berkas

pengadaan dan melakukan disposisi ke staf admin untuk
dilakukan proses pembuatan Surat Perintah Kerja dan
Purchase order.

Langkah 8. Atas hasil pengadaan, Staff Administrasi

melakukan proses pembuatan Surat Perintah Kerja dan
 Purchase order. Staff Administrasi melakukan verifikasi
kesesuaian antara Surat Perintah Kerja dan Purchase order
dengan berkas pengadaan.
8a. Staff Admin akan mendistribusikan dokumen Surat
Perintah Kerja dan Purchase order sesuai autorisasi :
• Pejabat penandatangan kontrak: Melakukan
tandatangan pada surat perjanjian sesuai dengan
delegasi yang ditetapkan oleh Direktur Utama RSIA
KSI BATAM.
• Penyedia: Melakukan tanda tangan persetujuan pada
surat perjanjian.
• Direktur Utama: Autorisasi untuk melaksanakan
pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM
dengan nilai pengadaan > Rp. 200.000.000,00 pada
Purchase order
• Direktur Umum Autorisasi untuk melaksanakan fungsi
administrasi penandatanganan PO dengan nilai
pengadaan > Rp. 10.000.000,00 sampai Rp.
200.000.000,00 pada Purchase order
• Manajer keuangan: Autorisasi untuk melaksanakan
pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM
dengan nilai pengadaan < Rp. 10.000.000,00 pada
Purchase order
• Kepala ULP: Autorisasi untuk melaksanakan
pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM pada
Purchase order dengan nilai pengadaan < Rp.
10.000.000,00
• Ka. Ins Farmasi: Autorisasi untuk melaksanakan
pengadaan di lingkungan RSIA KSI BATAM
Untuk Pengadaan Obat dan Vaksin pada Purchase
order
8b. Staff Admin akan mendistribusikan Surat
Perintah Kerja dan Purchase Ke Unit Logistik
8c. Mendistribusikan Surat Perintah Kerja dan
Purchase ke penyedia melalui e-mail
Langkah 9. Pembuatan PO Selesai
10. Panduan registrasi penyedia

10.1 Pengertian

Manajemen rantai distribusi dalam pengelolaan

pengadaan alat kesehatan, bahan medis habis pakai dan
obat yang berisiko, termasuk vaksin merupakan faktor yang
perlu diperhatikan. Untuk menjamin manajemen rantai
distribusi yang bermutu dan aman, Rumah Sakit Ibu dan
Anak Kasih Sayang Ibu Batam melakukan melalui proses
registrasi penyedia.
Registra si penyedia adalah kegiatan pendaftaran
setiap penyedia agar tercatat sebagai penyedia Rumah Sakit
Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu Batam. Khusus untuk
registrasi penyedia alat kesehatan, bahan medis habis pakai
dan obat yang berisiko termasuk vaksin , agar
memperhatikan alur rantai distribusi yang paling sedikit
meliputi:
a. Akte pendirian perusahaan dan pengesahan dari
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
b. Surat Izin Usaha Perusahaan (SIUP)

c. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

d. Izin Pedagang Besar Farmasi — Penyalur Alat

Kesehatan
e. Perjanjian Kerja Sama antara distributor
dengan principal dan RS
f. Nama dan Surat izin Kerja Apoteker untuk
apoteker Penanggungjawab PBF
g. Alamat dan Denah kantor PBF

h. Surat garansi jaminan keaslian produk yang

didistribusikan (dari prisipal).
10.2 Tujuan

1. Terdaftar sebagai penyedia di Rumah Sakit yang telah

dinilai memiliki kepatuhan memenuhi persyaratan
administrasi legalitas perusahaan
2. Memastikan tersedianya rantai distribusi obat dan
perbekalan farmasi yang aman untuk melindungi pasien
dan staf dari produk yang berasal dari pasar gelap, palsu,
terkontaminasi atau cacat.
3. Memastikan tersedianya perbekalan yang dibutuhkan
datang tepat waktu sampai ke pasien.

10.3 Prosedur

Langkah 1. Mengumpulkan data penyedia barang/jasa yang

belum menjadi penyedia terdaftar

Langkah 2. Staff Administrasi Membuat surat

Pengumuman dan form persyaratan registrasi penyedia

Langkah 3. Direktur umum dan Direktur utama Menyetujui

Surat Pengumuman Registrasi Penyedia

Langkah 4. Staff Administrasi melakukan pengumuman

registrasi penyedia yang akan dikirimkan melalui e-mail
masing-masing penyedia

Langkah 5. Penyedia melengkapi Form dokumen registrasi

penyedia terdaftar

Langkah 6. Staff Admin ULP Melakukan validasi dan

konfirmasi dokumen penyedia

Langkah 7. Penyedia melengkapi kekurangan dokumen

registrasi

Langkah 8. Staf admin dan UKPJ memilah Penyedia

Barang/Jasa yang akan dilakukan Survei. Penyedia yang
disurvei secara rutin, obat, bmhp, gizi. Penyedia yang disurvei
berdasarkan kompleksitas pekerjaan, pekerjaan konstruksi,
penanganan limbah, jasa pekerjaan laundry pihak ke 3.

Langkah 9. Staf admin membuat surat permohonan Survei

Langkah 10. Penyedia melakukan konfirmasi persetujuan

Survei

Langkah 11. Staf admin dan UKPJ Penyusunan kuesioner

survei penyedia dan rapat teknis survei

Langkah 12. Staf admin dan UKPJ Tahap Pelaksanaan Survei

dan Rapat evaluasi hasil survei dan menyusun berita acara untuk
disepakati tim survei Langkah Membuat laporan hasil survei

Langkah 13. Kepala ULP, direktur umum, direktur utama

menyetujui sebagai penyedia terdaftar

Langkah 14. Staf admin menyerahkan surat penyedia terdaftar

Langkah 15. Pendaftaran Penyedia Terdaftar Selesai

 BAB V
DOKUMENTASI

1. Form checklist dokumen pengadaan

No : …………………………… Tanggal Terima

Kode Anggaran : ……………………………. Tanggal Surat

Kode RUP : …………………………… Jam Terima

Sumber Dana : DAMAS

CEKLIST DOKUMEN PENGADAAN

JUDUL PENGADAAN :

UNIT KERJA : I. Farmasi/ Gizi/ Penunjang Medis/ Laundry/ Sarpas Um/

Sarpras Medis Logistik/ Sanitasi/ K3/ IT

NILAI RIB :

Waktu Pelaksanaan :

PIC UKPJ :
Terima Dari :

TINDAK LANJUT
HASIL CEKLIST
Catatan:
1. Pengirim diberikan waktu 1 hari kerja untuk melengkapi
kekurangan data/dokumen setelah dokumen/ data diterima oleh
ULP, apabila tidak dilengkapi akan dikembalikan ke UKPJ.
2. Tanda Bintang (*) artinya wajib dilengkapi.
3. Surat Pesanan Instalasi Farmasi wajib apabila pesanan obat masuk
dalam kategori obat Narkotika/ Psikotropika.

Petugas Ceklist Pengirim

2. Form Pengajuan Kebutuhan Pengadaan (PKP)
 3. Form Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Kerangka Acuan Kerja {KAK}

Judul Pengadaan (sesuai dengan RUP)

UKPJ Pengusul
Rumah Sakit Ibu dan Anak Kasih Sayang Ibu
Batam 2020
Disesuaikan dengan nilai pengadaan

LEMBAR PENGESAHAN

1. Unit Pengusul
: UKPJ Pengusul
2. Nama : Judul pengadaan sesuai dengan
kegiatan RUP

3. Sumber Dana Pengadaan : Damas/APBN/APBD /Lainnya :...

4. Penanggung Jawab Kegiatan :
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Email :

Batam, 202x

Penanggung Jawab Kegiatan

Mengetahui,
Direktur Kepala

Nama Nama
NUP.
NUP

Menyetujui,

Pejabat Penandatangan Kontrak

dr………………
NIP………………………………….
1.LATARBELAKANG

2. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN

URAIAN KEGIATAN
INDIKATOR KINERJA
1. Persiapan
2. Pelaksanaan
3. Evaluasi

3. MAKSUD DAN TUJUAN

4. INDIKATOR KEGIATAN

5. TEMPAT, JADWAL DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

6. CARA PELAKSANAAN KEGIATAN

7. KELUARAN/ PRODUK YANG DIHASILKAN

8. SYARAT PESERTA PENGADAAN/SUPPLIER

9. RENCANA ANGGARAN BELANJA (terlampir)

 a. Nilai pengadaan Rp. 25.000.000
2) < Rp. 10.000.000

LEMBAR PENGESAHAN

1. Unit Pengusul
: UKPJ Pengusul
2. Nama : Judul pengadaan sesuai dengan
kegiatan RUP
3. Penanggung Jawab Kegiatan :
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Email :

Batam, 202x

Mengetahui, Penanggung Jawab Kegiatan

Direktur
Kepala

Nama
Nama
NUP NUP.
Menyetujui,

Manajer SDM & Keuangan Pejabat Penandatangan Kontrak

Nama Nama
NUP NUP
 b. Nilai pengadaan Rp. 25.000.000
2) > Rp. 10.000.000

LEMBAR PENGESAHAN

1. Unit Pengusul
: UKPJ Pengusul
2. Nama : Judul pengadaan sesuai dengan
kegiatan RUP
3. Penanggung Jawab Kegiatan :
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Email :

Batam, 202x

Mengetahui, Penanggung Jawab Kegiatan

Direktur
Kepala

Nama
Nama
NUP NUP.
Menyetujui,
Pejabat Penandatangan Kontrak

dr……………………………

NIP……………………………..

(PARAF MANAJER SDM & KEUANGAN)

 C. Nilai pengadaan ä Rp. 25.000.000 — Rp. 100.000.000

LEMBAR PENGESAHAN

1. Unit Pengusul
: UKPJ Pengusul
2. Nama : Judul pengadaan sesuai dengan
kegiatan RUP
3. Penanggung Jawab Kegiatan :
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Email :

Batam, 202x

Mengetahui, Penanggung Jawab Kegiatan

Direktur
Kepala

Nama
Nama
NUP NUP.
Menyetujui,
Pejabat Penandatangan Kontrak

dr……………………………

NIP……………………………..

(PARAF MANAJER SDM & KEUANGAN)

 d. Nilai pengadaan > Rp. 100.000.000

LEMBAR PENGESAHAN

1. Unit Pengusul
: UKPJ Pengusul
2. Nama : Judul pengadaan sesuai dengan
kegiatan RUP
3. Penanggung Jawab Kegiatan :
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Telepon :
Email :

Batam, 202x

Mengetahui, Penanggung Jawab Kegiatan

Direktur
Kepala

Nama
Nama
NUP NUP.
Menyetujui,
Pejabat Penandatangan Kontrak Direktur Utama

Nama Nama
NUP NUP
4. Form lembar kaji ulang rencana pelaksanaan pengadaan
 5. Form PR AX

PURCHASE REQUISITION
Unit : No PR : PR-000000
Tahun Anggaran : Tanggal :
Waktu Pelaksanaan : Tanggal :
Nama Kegiatan
Input Oleh :

no Kode No. E- Deskripsi Volume Satuan Harga Diskon Jumlah

barang/jasa RAB katalog Barang/Jasa satuan*) (Rp)
1 Z25000001 0050 No INAEQAS - 1.00 UNIT 1,090,909.09 0.00 1,090,909.09
Hematologi PME
2 Z25000002 0050 No INAEQAS - 1.00 UNIT 1,272,727.27 0.00 1,272,727.27
Kimia Minik
PME
3 Z25000003 0050 No INAEQAS - 1.00 UNIT 727,272.73 0.00 727,272.73
Koagulasi PME
4 Z25000004 0050 No INAEQAS - 1.00 UNIT 681,818.18 0.00 681,818.18
Urinaiisis PME
5 Z25000005 0050 No Uji Banding 1.00 UNIT 1,363,636.36 0.00 1,363,636.36
Bakteriolog i
dan uji
kepekaan

6 Z25000006 0050 No PME BTA PME 1.00 UNIT 1,363,636.36 0.00 1,363,636.36
7 Z25000008 0050 No BPMPPI dan 1.00 UNIT 5,454,545.45 0.00 5,454,545.45
Biaya Kit
Pemeriksaan
Subtotal 11,954,545.45
PPN 1,195,454.55
(10%)

Total 13,150,000.00
Kota Batam xx-xx-2022
Menyetujui. Menyetujui Pengusul
Kepala ULP Manajer SDM & Keuangan Manager Pelayanan
Kesehatan Unggulan

…………………. ……………………………… ……………………

NIP…………….. NIP………………………… NIP ……………….

Catatan:

*Harga tidak termasuk pajak

 6. Form PO AX

RSIA KSI Batam

Jl………………
Kota Batam
Purchase Order

No. : PO-00000xxx
Kode :………..
No. Revisi : PO-00000xxx-1
Supplier : ………………..
Halaman : 1 of 1
Alamat : ………………..
Tanggal : xx-xx-202x
Kontak :…………………
Tanggal : xx-xx-202x
cetak
Lokasi :……………..
Tanggal : xx-xx-202x
Delivery

Dibuat oleh, Disetujui oleh, Disetujui Oleh, Mengetahui

………………… ………………… ………………… …………………

Staff Pengadaan Ka. ULP Manajer Keuangan & Ka. Instalasi Farmasi
SDM
 6. Form SPX AX
RSIA KSI Batam
Jl………………
Kota Batam

SURAT PERINTAH KERJA

Paket Pekerjaan :………..
No.PO : PO-00000xxx
Sumber Dana : ………………..
No. SPK : Pengadaan-
Waktu
nomor…/
Pelaksanaan
Tanggal SPK : xx-xx-202x
Pekerjaan : ………………..
No. dan Tanggal : ……………………..
Surat Undangan
Permintaan dan
Penawaran
No. dan Tanggal : ……………………..
Berita Acara Hasil
Pengadaan
Langsung

N Ko Ku Satu H J
o. de an an ar u
G+ g m
as a l
S a
at h
u
a
n
1 Z1 Post- 1.0 UNIT 120 49,500,
70 coated 0 ,10 000.00
00 dipped 4,3
2 04 coils 24.
4 WAA 00
3 (layer)
 Trade-In
4 Z17000045 Glycol P ropylene 5 1.00 UNIT 27,538,5 25,599,491.50
Gal (Pail) 38.00
5 Z17000046 77MMGLYCOL 1.00 UNIT 8,236,61 6,860,275.40
COIL WAA (pcs) 4.00
Z17000047 Refrigerant R134a 7.00 UNIT 3,000,00 23,100,000.00
(dac) 0.0C
Z17000048 Labor charg e and t00 UNT 8,000,00 8,800,000.00
material (lot) 0.00

Sub Total : 103,508,879.00

PPN 10% : :10.350.887.90
TOTAL (IDR) : 113,859,766.90
lnstruksi Kepada Penyedia:
1. Jenis Kontrak Harga satuan.
2. Penyedia sebelum melakukan pekerjaan harus
berkoordinasi dengan Logistik RSIA KSI BATAM.
3. Tata cara penagihan mengacu pada prosedur
penagihan keuangan RSIA KSI BATAM
4. Untuk penagihan, penyedia harus menyerahkan
Laporan Pekerjaan untuk pekerja jasa konstruksi,
jasa konsultasi, jasa pemeliharaan. Sedangkan Surat
Jalan untuk pekerja penyedia barang. Laporan
Pekerjaan ditandatangani oleh penyedia, pengawas
internal logistic RSIA KSI Batam, User/Unit Kerja,
Surat Jalan ditandatangani oleh penyedia, Pengawal
Internal Logistik atau User/Unit Kerja
5. Pengiriman barang harus sudah diterima secara
keseluruhan pada tenggat waktu yang telah
ditentukan
6. Jika pekerjaan tidak dapat diselesaikan dalam
jangka waktu pelaksanaan pekerjaan karena
kesalahan atau kelalaian Penyedia, maka Penyedia
berkewajiban untuk membayar denda kepada RSIA
KSI Batam sebesar 1/1000 (Satu per seribu) dari
 total nilai pemberilan SPK sebelum PPN setiap hari
kalender keterlambatan
7. selain tunduk kepada ketentuan dalam SPK ini,
Penyedia berkewajiban untuk mematuhi Standar
Ketentuan dan Syarat Umum SPK terlampir

Untuk dan atas nama Untuk dan atas nama

Rumah Sakit Ibu dan PT………….
Anak Kasih Sayang Ibu
Batam

Dr. Dr.
Pejabat Penandatangan Direktur
Kontrak