BAB I

DEFINISI DAN TUJUAN

A. DEFINISI
Rekam medis harus dilindungi dari kemungkinan hilang tidak kembali karena
faktor lalai, dicuri, dipinjam tanpa pemberitahuan, ataupun sebab lain. Berkas rekam
medis dilindungi juga dari hal-hal yang dapat menyebabkan kerusakan, antara lain
berkas rekam medis sobek, tidak terbaca, basah, kebanjiran, lembab, kebakaran, dan
lain-lain. Gangguan berkas rekam medis dapat berupa gangguan binatang antara lain
tikus, ngengat, dan sebagainya. Berkas rekam medis harus dilindungi juga dari
penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

B. TUJUAN
Rekam medis dilindungi dari kehilangan dan kerusakan, gangguan dan
penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab dengan tujuan supaya berkas
rekam medis selalu tersedia untuk digunakan dalam proses pelayanan kesehatan dalam
keadaan lengkap dan utuh untuk memperlancar proses pelayanan kesehatan.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Keamanan berkas rekam medis merupakan proses penjagaan berkas rekam medis
agar terhindar dari kerusakan maupun kehilangan berkas rekam medis. Kerahasiaan berkas
rekam medis adalah proses penjagaan isi data dari rekam medis dari pihak- pihak yang
tidak berkepentingan. Berkas rekam medis yang ada di rumah sakit baik di ruang rekam
medis, di bangsal rawat inap, ataupun di poli rawat jalan harus dijaga dari kehilangan dan
kerusakan, gangguan dan penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

2
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa tanda keluar
(tracer)/surat permintaan.
2. Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan mengambil dan menyimpan rekam medis
pada rak penyimpanan.
3. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan
dalam keadaan baik dan tepat waktu.
4. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah
pengadilan.
5. Menulis permintaan Berkas Rekam Medis pada Tracer yang berisikan Nomor Rekam
Medis, Nama, Tanggal, Peminjam dan Keperluan.
6. Mengambil Berkas Rekam Medis di rak filling sesuai dengan nomor rekam medis yang
tertera.
7. Meletakkan Tracer sesuai Berkas Rekam medis yang diambil sebagai petunjuk keluar.
8. Rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan
lembaran-lembaran rekam medis, mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran,
sebagai akibat sering dibolak-balik lembarannya tersebut.
9. Rekam Medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas harus segera diperbaiki
untuk mencegah makin rusak/hilangnya lembaran-lembaran yang diperlukan.
10. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering.
Supaya ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 24C sampai 30C dan
kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus
menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu.
11. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar
matahari. Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat
membantu membasmi musuh kertas arsip, namun apabila tidak memungkinkan untuk
menggunakan penerangan alami bisa menggunakan penerangan dari lampu.
12. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip,
antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium
arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali ruangan
disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene
Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang
dibuat dari kayu.

3
13. Rak yang digunakan hendaknya tidak terbuat dari kayu untuk menghindari pelapukan
dan menghindari berkas dimakan rayap.
14. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga
keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia,
mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki
ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari.
15. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 80 cm.

4
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Rekam medis
2. Buku pengiriman berkas rekam medis ke dokter
3. Tracer
4. Buku pengembalian berkas rekam medis dari klinik
5. Buku pengembalian rekam medis dari bangsal
6. Buku peminjaman rekam medis
7. Surat permohonan
8. Sampul rekam medis
9. Buku Filling
10. SIM RS

DIREKTUR
RS Hidayah Boyolali

Dr.Ida Wulandari
NIK 013