PKPM – Modul XI

Pertemuan 11
Dosen Pengajar : Drs. R. Kusnadi, M.Ap.

BAB XI
KONSEPSI ANALISIS PERSOALAN
Kompetensi Dasar :
1. Mahasiswa mampu memahami pengertian Analisis Persoalan.
2. Mahasiswa mampu memahami mengenai Struktur Persoalan dan dapat
menggambarkan pola struktur persoalan dalam suatu masalah pada organisasi kerja.
3. Mahasiswa mampu memahami teknik analisis persoalan.
4. Mahasiswa mampu menguraikan persoalan dalam empat dimensi yaitu identitas,
lokasi, waktu dan luasnya persoalan.

A. Konsepsi Analisis Persoalan

Sebagaimana dijelaskan Kepner (1982) bahwa dalam proses rasional yang kedua,
yang dinamakan Analisis Persoalan, pada dasarnya merupakan pola berpikir sebab-akibat.
Proses ini memungkinkan manajer dengan cermat mengenali, menguraikan, menganalisa
dan memecahkan situasi, dimana terjadi sesuatu yang berjalan salah tanpa ada
penjelasan. Proses itu memberikan kepada kita suatu metode untuk menyarikan informasi
penting mengenai situasi yang menyusahkan, dan menyingkirkan informasi yang kacau
dan tidak relevan.

Untuk memecahkan situasi atau memecahkan persoalan terdapat empat kondisi

sebagai berikut:
o Mereka harus memiliki keterampilan yang diperlukan untuk dapat memecahkan
persoalan yang timbul dalam pekerjaan mereka.
o Mereka harus mempunyai pengalaman yang berhasil baik dalam menggunakan
keterampilan tersebut.
o Mereka harus diberi hadiah karena berhasil memecahkan peroalan mereka dengan
baik.
o Mereka harus tidak takut gagal.

Kondisi yang sebaliknya berlaku juga. Orang akan menghindari situasi pemecahan
persoalan, apabila mereka tidak mengetahui dengan pasti bagaimana memecahkan
persoalan mereka, apabila mereka tidak pernah berhasil baik sesudah mencoba
memecahkan persoalan, apabila mereka merasa bahwa usaha mereka tidak dihargai, dan
1
apabila mereka merasa bahwa kemungkinan mereka kalah lebih sedikit dengan tidak
melakukan sesuatu atau dengan menggeserkan tanggung jawab. Bab ini berhubungan
dengan kondisi pertama: keterampilan yang memungkinkan perilaku pengambilan
keputusan. Kondisi yang lain bagi pemecahan persoalan secara kebiasaan dan yang
berhasil baik, akan dibahas dalam bab-bab berikutnya.

Analisis Persoalan memberikan keterampilan yang diperlukan untuk menjelaskan

setiap situasi, di mana tingkat prestasi yang diharapkan tidak tercapai, dan di mana sebab
dari prestasi yang tidak dapat diterima, tidak diketahui. Jika sesuatu situasi kelihatannya
terlalu sulit, maka perlu diingat bahwa kita bersangkutan dengan cara kita menggunakan
informasi untuk mendekati penyimpangan dalam prestasi. Penyimpangan atau deviasi ini
mungkin muncul dalam prestasi orang, atau dalam prestasi sistem, kebijakan atau alat-alat
– yakni sesuatu dalam lingkungan kerja yang dapat menyimpang dari prestasi yang kita
harapkan, dan kita tidak mengetahui sebabnya. Selama struktur ini berlaku, maka berlaku
juga teknis Analisis Persoalan.

Pemecahan persoalan (Problem Solving) memerlukan cara pemikiran atas dasar

sebab-dan-akibat, yakni salah satu dari empat pola dasar berpikir yang diuraikan dalam
Bab sebelumnya. Persoalan adalah akibat yang dapat dilihat dari suatu sebab yang terjadi
pada suatu waktu di masa lalu. Kita harus menghubungkan akibat yang kita amati dengan
sebab yang sebenarnya. Baru kemudian kita dapat dengan pasti mengambil tindakan
korektif yang sesuai – ialah tindakan yang dapat mengoreksi persoalan dan dapat
menghindari terjadinya kembali persoalan tersebut.

Struktur Persoalan

Kepner (1982) mengatakan bahwa orang dapat mencapai standar kerja

(Performance standard) apabila semua kondisi yang diperlukan bagi prestasi yang dapat
diterima bekerja sebagaimana mestinya. Hal ini berlaku bagi semua dalam lingkungan
kerja: orang, sistem, departemen dan alat-alatnya. Jika ada suatu perubahan dalam satu
atau beberapa kondisi ini – ialah jika terjadi sesuatu perubahan – maka mungkin sekali
prestasi orang akan berubah juga. Perubahan itu dapat membuat keadaan lebih baik atau
lebih jelek.Kadang-kadang kondisi menjadi lebih baik, perubahan yang positif terjadi dan
segala sesuatu berjalan lebih baik dari pada yang diharapkan. Tetapi kenaikan prestasi
yang tak diduga-duga jarang sekali menimbulkan tanggapan yang sama mendesaknya
seperti pada kemerosotan prestasi yang tak terduga. Semakin gawat akibat dari
kemerosotan, semakin besar pula tekanan untuk menemukan sebabnya dan berbuat
sesuatu untuk mengatasinya.
2
 Kita dapat menggambarkan struktur persoalan seperti diperlihatkan dalam gambar
berikut :

Gambar 1
Struktur Persoalan
prestasi prestasi
SEHARUSNYA SEHARUSNYA
PERUBAHAN

PENYIMPANGAN
prestasi
SEBENARNYA
MASA LALU SEKARANG

Jika semula prestasi memenuhi SEHARUSNYA dan kemudian tidak

memenuhinya lagi, maka terjadi suatu perubahan.Pada permulaan pemecahan masalah,
kita tidak mengetahui dengan tepat apakah perubahan itu dan kapan terjadinya.

Percarian sebab biasanya memerlukan pencarian perubahan yang khusus yang

menyebabkan merosotnya prestasi. Tetapi dalam beberapa kasus, selalu terjadi
penyimpangan yang negatif dalam prestasi – yang dinamakan Penyimpangan Hari
Pertama. Sebuah contoh adalah unit peralatan yang “tidak pernah beres sejak hari pertama
digunakan dalam lini produksi ....” Dalam contoh ini, jika kita menggunakan terminologi
kita, prestasi yang SEBENARNYA selalu berada di bawah prestasi yang SEHARUSNYA.
Dengan singkat dapat dikatakan SEBENARNYA selalu di bawah SEHARUSNYA.
Persoalan semacam ini dapat digambarkan seperti yang terlihat dalam gambar 2 berikut
dibawah ini.

Gambar 2

Struktur Persoalan Hari Pertama

prestasi
SEHARUSNYAbeberapa kondisi yang diperlukan
bagi percapaian prestasi yang
SEHARUSNYA TIDAK
PERNAH ADA PENYIMPANGAN
atau
TIDAK PERNAH BERFUNGSI
DENGAN TEPAT
prestasi
SEBENARNYA
MASA LALU HARI PERTAMA SEKARANG
3
B. Teknik Analisis Persoalan

Kedua macam persoalan – penyimpangan pada waktu sekarang dari prestasi yang
sebelumnya telah diterima, dan prestasi yang belum pernah memenuhi harapan – dapat
didekati lewat teknik Analisis Persoalan.

Teknik dibagi dalam kategori utama berikut ini :

1. Definisi persoalan.
2. Menguraikan persoalan dalam empat dimensi: Mengenai (Identitas), Menentukan
Tempatnya, Menentukan Waktunya, dan Menentukan Luasnya.
3. Mengambil sari dari informasi penting di dalam empat dimensi untuk menyusun
sebab-sebab yang mungkin.
4. Menguji sebab yang paling mungkin.
5. Verifikasi sebab yang sejati.

Proses Analisis Persoalan

1. Definisi Persoalan, atau Penyataan mengenai Penyimpangan

Mula-mula kita harus mendefinisikan persoalan secara tepat, sebelum kita
dapat menguraikan, menganalisis dan menjelaskannya. Kita mendefinisikannya
dengan menyatakan penyimpangannya atau dengan nama persoalannya. Kita perlu
sekali menyatakan nama ini secara tepat sekali, sebab semua pekerjaan berikutnya –
semua uraian, analisis dan penjelasan yang akan kita berikan – akan langsung
ditujukan untuk mengoreksi persoalan, sesuai dengan nama yang diberikan kepada
persoalan itu. Nama persoalan ini adalah “Filter Minyak Nomor Satu Yang Bocor.”

Kelihatannya ini jelas sekali. Tetapi anggaplah bahwa kita merumuskan

pernyataan mengenai penyimpangan itu “Minyak pada Lantai Rumah Filter”.
Bagaimana pun juga cara Anda meninjaunya, minyak di lantai pasti merupakan
penyimpangan dari apa yang SEHARUSNYA. Namum persoalan itu sudah diketahui
sebabnya dan analisis yang logis hanya dapat menghasilakan suatu penjelasan “Filter
Nomor Satu Bocor Minyaknya.”Ini lah titik pangkal kita untuk mengawali penelitian,
dan bukan titik akhirnya.

Mula-mula persoalan dapat nampak sangat sederhana atau sangat rumit.

Namun demikian ada gunanya juga untuk menanyakan beberapa menit saja “Apakah
akibat dari persoalan ini seperti yang kita uraikan dalam pernyataan penyimpangan,
dan dijelaskan sekarang ini?” Jika dapat, seperti dalam “Minyak di atas lantai”, maka
kita harus kembali sampai kita tidak dapat menjelaskan lagi pernyataan kita
4
 mengenai penyimpangan. Pernyataan penyimpangan yang terlalu kabur atau terlalu
umum, yang dimulai dengan ungkapan seperti “Produktivitas yang rendah pada ...”
atau “Prestasi di bawah standar oleh ....” harus diuraikan kembali menjadi pernyataan
penyimpangan yang khusus yang menyebutkan nama satu obyek atau satu jenis
obyek, disertai dengan kegagalannya berfungsi baik, yang ingin kita temukan dan
kita jelaskan sebabnya.

Selalu ada godaan untuk menggabungkan dua penyimpangan atau lebih dalam
satu usaha pemecahan persoalan atau mencoba menyatukan satu kelompok persoalan
yang kelihatannya saling berhubungan menjadi satu persoalan umum. Hampir semua
orang pernah menghadiri rapat yang membahas dua persoalan atau lebih sekaligus
dalam satu macam pemecahan persoalan. Prosedur ini hampir selalu tidak efisien dan
tidak produktif.

2. Menguraikan Persoalan dalam Empat Dimensi: Identitas, Lokasi, Waktu dan

Luasnya.
Setelah kita mendapatkan pernyataan penyimpangan yang tepat, maka langkah
berikutnya dalam Analisis Persoalan adalah menguraikan persoalannya secara
terperinci, atau menentukan persoalan dalam empat dimensinya :
IDENTITAS - apakah yang ingin kita jelaskan
LOKASI - di mana kita melihatnya
WAKTU - kapan terjadinya
LUASNYA - bagaimana gawatnya, sampai seberapa luasnya
Semua informasi yang dapat kita peroleh mengenai setiap persoalan harus kita
masukkan ke dalam salah satu dari empat dimensi ini. Dalam tiap-tiap dimensi kita
ajukan pertanyaan yang memerinci, sehingga kita dapat menyempurnakan uraian kita
mengenai akibat dari persoalan dan memberikan jenis informasi yang tepat yang
paling berguna bagi analisis kita.

Contohnya dalam kasus persoalan “Filter Minyak Nomor Satu Yang Bocor.”
IDENTITAS - Unit APAKAH yang gagal berfungsi - Filter Nomor 1
baik?
- Dalam bentuk APAKAH kegagalan
berfungsi itu? - Minyak Bocor

LOKASI - DI MANAKAH kegagalan berfungsi itu - Sudut sebelah Timur laut

dapat dilihat (geografis)? dari rumah filter
- DI MANAKAH pada unit, kegagalan
berfungsi itu dapat dilihat? - Pada lubang pengurus

5
WAKTU - KAPANKAH kegagalan berfungsi itu - Tiga hari yang lalu, pada
diketahui pertama kalinya? permulaan shift
- KAPANKAH sejak itu kegagalan - Terus-menerus pada
berfungsi dilihat? semua shift

- KAPANKAH pada siklus bekerjanya - Segera setelah minyak

unit itu, kegagalan berfungsi dilihat dimasukkan ke dalam
untuk pertama kalinya? Filter, sewaktu shift
dimulai

LUASNYA - Sampai seberapakah LUASNYA - Lima sampai sepuluh

persoalan itu? liter minyak yang bocor
pada setiap shift
- BERAPA BANYAK unit yang terkena - Hanya Filter Nomor 1
akibatnya? saja
- SEBERAPA BANYAK tiap-tiap unit - T/B (Tidak Berlaku)
yang terkena akibatnya?

3. Ringkasan dari Informasi Penting mengenai Persoalan dalam Empat Dimensinya

untuk Menggali Sebab Yang Mungkin.
Dalam memerinci persoalan Hasil Kerja Manusia, sangat diperlukan informasi
komperatif (jika orang bekerja baik pada sebagian dari tugasnya, tetapi tidak pada
bagian lain, maka pasti ada alasannya. Hal ini perlu informasi komperatif).

Informasi Komperatif ditujukan untuk mencari Perbedaan yang merupakan

ciri-ciri khas data mengenai FAKTA dalam semua empat dimensinya seperti melalui
pertanyaan “Apakah yang berbeda mengenai objek masalah bila dibandingkan
dengan objek yang lainnya”. Dengan demikian kita berhasil mengumpulkan ciri-ciri
khas mengenai identitas, waktu, lokasi dan luasnya persoalan.

Kemudian kita meneliti setiap perbedaan tersebut, apakah perbedaan

menunjukkan juga suatu perubahan, bila semua perbedaan dan perubahan telah
diidentifikasi, selanjutnya memunculkan sebab-sebab yang mungkin.

Setiap perbedaan dan perubahan diperiksa dengan teliti untuk menemukan

kunci persoalan. Setiap hipotesis yang dihasilkan mengenai sebab, dinyatakan
dengan jelas untuk menggambarkan apa yang menyebabkan timbulnya persoalan dan
bagaimana cara menimbulkannya.

6
4. Menguji untuk Menemukan Sebab Yang Paling Mungkin
Menguji sebab adalah suatu proses membandingkan perincian dari sebab yang
telah ditentukan dengan perincian dari akibat yang dapat dilihat, untuk mengetahui
apakah sebab itu dapat menghasilkan akibat.

Menguji sebab yang mungkin (possible cause) dapat menggunakan pertanyaan

“Jika .... maka” dan harus membuat banyak asumsi supaya sebab itu cocok dengan
akibat.

Pengujian adalah mengidentifikasikan sebab yang paling mungkin, yang

memberikan penjelasan lebih baik mengenai penyimpangan daripada semua sebab
yang mungkin lainnya.

5. Verifikasi dari Sebab Yang Paling Mungkin

Memverifikasi sebab yang mungkin berarti membuktikan bahwa sebab itu
menghasilkan akibat yang nyata.

Verifikasi akan mudah dilakukan setelah mengidentifikasi sebab yang

mungkin. Verifikasi merupakan suatu langkah yang berdiri sendiri untuk
membuktikan hubungan sebab-dan-akibat.

Verifikasi dilaksanakan dalam lingkungan kerja dan dapat dikerjakan dengan

dua cara yaitu; dengan menirukan akibat sesuai dengan yang dikesankan sebab yang
dimunculkan dalam analisis, atau dengan membalikkan perubahan yang diduga telah
menyebabkan persoalan untuk mengetahui apakah persoalannya lenyap atau tidak.
Jika tidak ada sebab yang mungkin yang telah dimunculkan, lulus dalam langkah
pengujian atau jika sebab yang tidak dapat bertahan terhadap verifikasi, maka tidak
ada jalan lain kecuali memperketat pekerjaan sebelumnya.

7
 RANGKUMAN

Analisis Persoalan merupakan pola berpikir sebab-akibat, dimana prosesnya

memungkinkan manajer dengan cermat mengenali, menguraikan, menganalisa dan
memecahkan situasi, dimana proses tersebut memberikan suatu metode untuk menyarikan
informasi penting mengenai situasi yang menyusahkan, dan menyingkirkan informasi
yang kacau dan tidak relevan.

Untuk memecahkan situasi atau memecahkan persoalan terdapat empat kondisi

sebagai berikut :

- harus memiliki keterampilan yang diperlukan untuk dapat memecahkan persoalan

yang timbul dalam pekerjaan mereka.
- harus mempunyai pengalaman yang berhasil baik dalam menggunakan keterampilan
tersebut.
- harus diberi hadiah karena berhasil memecahkan peroalan mereka dengan baik.
- harus tidak takut gagal.

Pemecahan persoalan (Problem Solving) memerlukan cara pemikiran atas dasar

sebab-dan-akibat. Persoalan adalah akibat yang dapat dilihat dari suatu sebab, yang terjadi
pada suatu waktu di masa lalu. Manajer harus menghubungkan akibat yang diamati
dengan sebab yang sebenarnya. Kemudian manajer dapat dengan pasti mengambil
tindakan korektif yang sesuai – ialah tindakan yang dapat mengoreksi persoalan dan dapat
menghindari terjadinya kembali persoalan tersebut.

Proses analisis persoalan meliuti tahapan mulai dari mendefinisikan masalah

(pernyataan mengenai penyimpangan, menguraikan persoalan dalam empat dimensi:
(identitas, lokasi, waktu dan luasnya),ringkasan dari informasi penting mengenai
persoalan, dalam empat dimensinya, untuk menggali sebab yang mungkin, menguji untuk
menemukan sebab yang paling mungkin, dan verifikasi dari sebab yang paling mungkin.

DAFTAR PUSTAKA

Kepner, Charles, H & Benjamin, B. Tragoe, 1982, (terjemahan Djoerban Wahid,SH)

Manajer Yang Rasional, Jakarta, Penerbit Erlangga.