Laporan Pelaksanaan On the Job Training (OJT)

di Alam Ubud Culture, Environment Villas & Residences

pada Front Office Department

Oleh:

Princes Novilia Dewi

26 / XI Ap4

YAYASAN RATNA WARTHA

SMK SMSR UBUD

TAHUN PELAJARAN 2019/2020

 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN ON THE JOB TRAINING

DI ALAM UBUD CULTURE, ENVIRONMENT VILLAS & RESIDENCES

FRONT OFFICE DEPARTMENT

DISETUJUI DAN DISAHKAN PADA 29 APRIL 2020 OLEH:

Kepala Program Studi, Pembimbing Laporan OJT

(I Putu Sudira, S.Tr.Par.) (Ni Wayan Septiari, S.Pd.)

Mengetahui

Kepala SMK SMSR Ubud,

(Drs. I Nyoman Kasta, M.Pd.H.)

ii
 KATA PENGANTAR

Om Swastyastu,

Puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha

Esa/Ida Sang Hyang Widhi Wasa, karena atas berkat rahmat beliaulah, penulis

dapat menyelesaikan laporan On the Job Training ini tepat pada batas waktu

yang ditentukan.

Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mendapatkan masukan-

masukan dari berbagai pihak. Untuk itu terima kasih kami ucapkan kepada:

1. Bapak Drs. I Nyoman Kasta M.Pd.H., selaku Kepala SMK SMSR Ubud

2. Bapak I Putu Sudira S.Tr.Par., selaku Kepala Program Studi Akomodasi

Perhotelan

3. Ni Wayan Septiari, S.Pd., selaku Pembimbing Laporan On the Job

Training

4. Seluruh guru, staff dan pegawai SMK SMSR Ubud

5. Seluruh pimpinan dan karyawan Alam Ubud Culture, Environment Villas

& Residences

6. Dan seluruh pihak terkait yang tidak dapat kami sebutkan satu-persatu.

Penulis menyadari laporan ini jauh dari kesempurnaan, untuk itu

kritik/saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi

kesempurnaan laporan On the Job Training ini.

iii
 Dalam kesederhanaan laporan ini, penulis menaruh harapan agar kiranya

dapat bermanfaat baik bagi pembaca maupun bagi orang banyak.

Om Santih, Santih, Santih Om

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

Cover

Halaman Pengesahan ................................................................................ ii

Kata Pengantar .......................................................................................... iii

Daftar Isi ................................................................................................... v

BAB I Pendahuluan

1.1. Latar Belakang ................................................................................. 1

1.2. Tujuan dan Manfaat On the Job Training ......................................... 2

1.3. Kegunaan Penulisan Laporan On the Job Training ........................... 3

1.4. Ruang Lingkup ................................................................................. 4

BAB II Pembahasan

2.1. Sejarah Singkat Alam Ubud Villa ..................................................... 5

2.2. Hakikat Front Office Department ..................................................... 6

A. Pengertian Front Office Department ............................................... 6

B. Tugas dan Tanggung Jawab Fronf Office Department .................... 6

C. Struktur Organisasi Front Office Department ................................. 7

2.3. Kegiatan yang dilakukan selama On the Job Training ..................... 8

2.4. Perbedaan Teori di Sekolah dengan di Tempat On the Job Training 9

v
BAB III Penutup

3.1. Simpulan ......................................................................................... 10

3.2. Saran ................................................................................................ 11

Lampiran- Lampiran

a. Foto Copy Sertifikat Training

b. Foto Copy Daftar Nilai

c. Lampiran Foto

d. Lampiran Jurnal Training

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sektor pariwisata merupakan salah satu sektor yang menghasilkan devisa yang

sangat besar bagi negara, dengan didukung oleh keadaan geografis, budaya, adat

istiadat, sarana prasarana yang memadai Indonesia telah menjadi salah satu negara

tujuan pariwisata yang diminati wisatawan.

Pariwisata Indonesia sampai saat ini sudah berkembang sangat pesat. Hal ini

akan memberi manfaat dalam On the Job Training untuk para siswa dan semakin

banyak pula pengetahuan yang akan didapatkan oleh para siswa. Sebagai siswa

yang akan terjun ke dunia pariwisata sedikit tidaknya harus membekali diri

dengan ilmu pengetahuan dan keterampilan secara langsung dan nyata sehingga

nantinya akan dapat bersaing di dunia kerja, khususnya di dunia pariwisata

Training diselenggarakan untuk mempelajari sesuatu yang belum pernah

dipelajari secara sempurna atau hanya mendapatkan sedikit teori dan praktik di

sekolah. Apalagi sekarang, banyak timbul persaingan dalam mendapatkan

pekerjaan karena sumber daya manusia terampil dan memiliki pikiran yang

berorientasi kedepan sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin maju.

1
 Meningkatkan keterampilan serta pengetahuan para siswa di tempat training,

maka perlu dilaksanakan On the Job Training yang nantinya akan mempermudah

para siswa dalam mendapatkan lapangan pekerjaan, baik dihotel maupun badan

usaha lainnya yang mungkin bisa menjadi masa depan yang baik utnuk para

siswa.

1.2 Tujuan dan Manfaat OJT (On the Job Training)

A. Tujuan:

Adapun tujuan pelaksanaan On the Job Training antara lain:

a. Untuk mendapatkan bekal keahlian guna mencari pekerjaan

kedepannya.

b. Untuk mengetahui perbedaan materi di sekolah dengan dunia

industri yang sebenarnya.

c. Untuk menambah pengetahuan di bidang pariwisata

d. Untuk mempraktikkan langsung teori yang didapat di sekolah di

dalam dunia pariwisata.

e. Untuk meningkatkan skill yang dimiliki oleh masing-masing

siswa

B. Manfaat:

Adapun manfaat pelaksanaan On the Job Training antara lain:

a. Pekerjaan tersebut terlaksanakan dengan baik.

2
 b. Penulis akan mendapatkan pengalaman dibidang pariwisata

yang sebenarnya serta mengenal dunia pariwisata secara

langsung.

c. Dapat mengetahui pekerjaan-pekerjaan yang ada di industri

pariwisata dan bisa mengetahui perbandingan antara praktik

kerja di lapangan dengan teori yang telah didapatkan di sekolah.

d. Menilai kemampaun di dalam On the Job Training.

e. Penulis dapat mengetahui cara membuat laporan yang baik dan

benar.

1.3 Kegunaan Penulisan Laporan OJT (On the Job Training)

Adapun kegunaan penulisan laporan On the Job Training antara lain:

a. Sebagai tanda bukti bahwa penulis telah melaksanakan On the

Job Training.

b. Memenuhi salah satu kewajiban guna menempuh pendidikan

di Sekolah Menengah Kejuruan.

c. Bisa digunakan adik-adik kelas untuk memperoleh masukan-

masukan sebagai pertimbangan dalam menyusun laporan

nantinya.

d. Untuk motivasi adik-adik kelas untuk memperoleh umpan

balik serta mengembangkan dan memperbaiki kesesuaian

pendidikan SMK jurusan dengan dunia pariwisata.

e. Sebagai referensi untuk adik kelas dalam membuat laporan.

3
1.4 Ruang Lingkup

Untuk menghindari bahasan dalam laporan ini terlalu luas dan mengingat

keterbatasan, kemampuan, pengetahuan, dan waktu yang dimiliki maka ruang

lingkup penelitian ini terbatas pada Front Office Department. Adapun yang

akan dipaparkan dalam laporan ini meliputi segala kegiatan yang dilakukan

selama melakukan On the Job Training di Alam Ubud Culture, Environment

Villas & Residences.

4
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Sejarah Singkat Alam Ubud Culture, Environment Villas & Residences

Alam Ubud Culture, Environment Villas & Residences merupakan Villa

Bintang 5 yang terletak di Banjar Dukuh, Desa Kenderan, Tegallalang – Ubud

80571. Jaraknya yang tidak terlalu jauh dari Pusat Wisata Ubud, yaitu sekitar 8

km atau kurang lebih 15 menit dengan menggunakan mobil atau sepeda motor.

Alam Ubud Culture, Environment Villas & Residences ini baru beroperasi

kurang lebih sekitar 9 tahun yaitu sejak tanggal 23 Desember 2010. Pemilik dari

Alam Ubud Culture, Environment Villas & Residences adalah Bapak Ir. Made

Gede Putrawan.

Alam Ubud memiliki 4 sisters property yang sudah beroperasi yaitu, Alam

Puisi, Alam Puri, Alam Sembuwuk, dan Alam Bidadari Seminyak. Kenapa

dinamakan Alam Ubud Culture, Environment Villas & Residences, karena bentuk

bangunan dari setiap villa merupakan perpaduan antara arisektur Bali yang

menakjubkan dengan perlengkapan modern yang lengkap.

Villa ini dibangun di atas tanah seluas 3 hektar yang dikelilingi oleh pemandangan

hutan hijau, sawah dan sungai yang terletak di bagian paling bawah villa.

5
2.2 Hakikat Front Office Department

A. Pengertian Front Office Department

Front Office adalah salah satu department yang ada di hotel yang bertugas

untuk melayani tamu mulai dari check in, stay hingga check out, serta

melayani segala permintaan tamu baik dalam bentuk informasi maupun jasa

selama tamu menginap di hotel. Dengan kata lain Front Office adalah sumber

informasi bagi tamu dan segala department lain yang ada dalam suatu hotel.

Adapun fungsi dan tugas Front Office Department adalah sebagai berikut:

1. Menyambut dan menerima kedatangan tamu

2. Memberikan informan (Sumber Informasi)

3. Memberikan segala jenis pelayanan yang diminta oleh tamu

4. Menjadi bagian administrasi tingkat 1

5. Menjadi sales and marketing utama di hotel.

B. Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Department

1. Memastikan meja depan dalam keadaan rapi dan bersih

2. Menangani kedatangan dan keberangkatan tamu (handling check in

dan check out)

3. Mengurus bill pembayaran tamu selama menginap di villa

4. Memberikan pelayanaan informasi

5. Menangani keluhan tamu selama menginap di villa

6
 C. Struktur Organisasi Front Office Department

GENERAL MANAGER

BAGUS SURYA ATMAJA

FRONT OFFICE SUPERVISOR

PUTU SRI SATYA KERTHI

FRONT OFFICE SENIOR FRONT OFFICE NIGTH

STAFF SHIFT

WAYAN WARSA AGUS RUDITHA

FRONT OFFICE DAILY FRONT OFFICE DAILY

WORKER WORKER

AGUNG ARIMBAWA LAKSMI DEWI

GEDE SUDARMAWAN WAYAN SUPARMAN

FRONT OFFICE TRAINING

PRINCES NOVILIA DEWI

Sumber: Supervisor Front Office Alam Ubud Villa

7
2.3. Kegiatan yang dilakukan selama On the Job Training

Kegiatan yang dilakukan selama On the Job Training yaitu:

A. Morning shift (07:00 – 15:00) :

1. Melakukan pembersihan di area lobby

2. Menerima panggilan telepon masuk dan panggilan telepon

keluar

3. Handle booking shuttle

4. Handle booking massage

5. Mengecek guest list

6. Membuat log book

7. Membantu membawakan barang bawaan tamu

8. Menelefon restaurant untuk membawakan welcome drink

9. Memasukan regristasi tamu ke dalam system computer

B. Middle Shift (12:00 – 20:00) :

1. Membersihkan area Front Office

2. Handle tamu check in

3. Memasukkan bill laundry dan bill restaurant pada system

C. Afternoon Shift (15:00 – 23:00) :

1. Membersihkan area Front Office

2. Membantu prepare check in dan check out untuk besok

3. Menerima panggilan telepon masuk dan telepon keluar

Memasukkan bill laundry dan bill restaurant pada system

8
2.4. Perbedaan Teori di sekolah dengan di Tempat On the Job Training

Teori di Sekolah Teori di Alam Ubud Villa

1. Di sekolah menggunakan 1. Di Alam Ubud Villa

Conventional Chart manual menggunakan Conventaional

2. Menggunkan guest card chart dengan system computer

3. Tidak menggunakan guest 2. Tidak menggunakan guest card

comment 3. Menggunakan guest comment

4. Data tamu yang check in 4. Data tamu yang check in

maupun check out ditulis secara maupun check out terdata pada

manual system computer

5. Data tamu check in tidak ditulis 5. Menulis secara langsung tamu

di papan update yang akan check in di papan

update

9
 BAB III

PENUTUP

3.1. Simpulan

Dari semua pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa Front Office

merupakan kesan pertama bagi tamu karena saat pertama kali tamu menginjakkan

kaki di hotel, Front Office merupakan tempat pertama yang dituju. Maka dari itu

sikap ramah, tamah, sabar, dan lancar berkomunikasi sangat diperlukan jika ingin

menjadi reception yang baik.

Pelaksanaan On the Job Training yang penulis lakukan di Alam Ubud

Culture, Environment Villas & Residences dibagi menjadi 3 shift: morning shift,

middle shift, dan afternoon shift serta setiap shift mempunyai tugas dan tanggung

jawab yang dijalankannya. Adapun beberapa perbedaan teori penulis temukan

selama pelaksanaan On the Job Training. Praktik yang kita dapat di sekolah lebih

rumit, dan praktik di sekolah tidak langsung bisa berkomunikasi dengan tamu.

Sedangkan di tempat praktik, kita langsung bisa berkomunikasi dengan dengan

tamu dan kita bisa dengan langsung melihat standar villas yang dipraktikan.

Setelah melaksanakan On the Job Training, penulis banyak mendapatkan

pengalaman kerja yang sangat bermanfaat, baik berupa teori baru maupun

pengetahuan praktik mengenai bidang tugas sesuai dengan jurusan. Hal ini dapat

dipakai sebagai bekal dan pegangan dalam menekuni profesi saat bekerja nanti.

10
 Selain itu, dengan melaksanakan On the Job Training, maka hal ini

menunjukkan bahwa penulis telah menjalankan salah satu syarat dalam

menyelesaikan program On the Job Training.

3.2. Saran

A. Saran Untuk Siswa

Adapun saran yang penulis sampaikan untuk siswa antara lain:

1. Sebelum melakukan kegiatan training, siswa hendaknya mempelajari

lebih dalam mengenai department yang akan diikuti saat melakukan

training

2. Siswa hendaknya tidak bermain-main saat melakukan kegiatan training

3. Siswa hendaknya lebih aktif dengan semua informasi baru yang

berkaitan dengan kegiatan On the Job Training.

B. Saran Untuk Sekolah

Adapun saran yang penulis sampaikan ke pihak sekolah antara lain:

1. Agar pihak sekolah memberikan lebih banyak praktik sebagai bekal

sebelum melaksanakan On the Job Training

11
 2. Agar pihak sekolah memantau kegiatan On the Job Training secara

regular dengan cara mendatangi tempat training atau memberikan pesan

moral ke siswa yang sedang melakukan On the Job Training

3. Agar pihak sekolah atau pembimbing dapat memberikan siswa

informasi yang selalu di perbaharui yang berkaitan dengan kegiatan On

the Job Training.

C. Saran Untuk Alam Ubud Villa

Adapun saran yang penulis berikan kepada pihak villa antara lain:

1. Agar para staff di villa selalu sabar mengajari peserta training

2. Jika memungkinkan akan lebih baik untuk menyediakan facilitas loker

untuk peserta training

3. Jika memungkinkan untuk villa mempunyai PMS (property

management system) agar siswa dapat mempelajari hotel system yang

sudah lumrah di gunakan di property bintang 3 up.

12
LAMPIRAN - LAMPIRAN
 Foto 1

Infinity Pool yang dimiliki Alam Ubud Villa

Foto 2

Spring Pool yang dimiliki Alam Ubud Villa

 Foto 3

SPA (Massage) yang dimiliki Alam Ubud Villa

Foto 4

Yoga Class yang dimiliki Alam Ubud Villa

 Foto 5

Gazeboo di Alam Ubud Villa

Foto 6

Pemandangan di Alam Ubud Villa

 Foto 7

Area lobby Alam Ubud Villa

Foto 8

Lounge Bar di Alam Ubud Villa

 Foto 9

Balcony yang dimiliki Alam Ubud Villa

Foto 10

Rock River Bar di Alam Ubud Villa

Jurnal Training dari awal sampai selesai (15 Oktober – 16 Maret 2020)