BUKU KERJA

MENGELOLA KINERJA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGADAAN BARANG/JASA
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

NAMA : YORI FERIYANDI

INSTANSI: SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN UTARA
TANGGAL : 19 JULI 2019
NARASUMBER : RADEN ARI WIDIANTO

PETUNJUK: Pilihlah salah satu soal studi kasus tertutup 1 atau soal studi kasus
tertutup 2 yang tersedia.

SOAL STUDI KASUS TERTUTUP 1

1. Baca baik-baik studi kasus berikut untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang disediakan.

Fungsi PBJ Kota Transparan telah selesai melakukan pengukuran kinerja untuk
indikator kinerja “persentase paket pengadaan (dari segi jumlah) yang selesai tepat
waktu dibandingkan dengan tanggal rencana selesai pekerjaan di rencana umum
pengadaan”. Dari 14 paket yang diukur, hanya 4 (29%) yang selesai tepat
waktu sesuai dengan rencana. Hasil pengolahan data kinerjanya adalah sebagai
berikut:

Grafik A – Perbandingan Kinerja Aktual dengan Target

Proses Pengadaan Tepat Waktu

(Jumlah)
100%

90%

80%

70% 65%

60%
Target
50%
Aktual
40%
29%
30%

20%

10%

0%

Selanjutnya tim pengukuran kinerja Fungsi PBJ Kota Transparan telah melakukan
disagregasi terhadap informasi kinerja yang tersedia untuk menganalisis lebih lanjut,
apa faktor yang menyebabkan kinerja tidak mencapai target. Disagregasi dilakukan
terhadap 10 paket yang selesai tidak tepat waktu dan hasilnya adalah sebagai
berikut:

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 2 dari 4

Buku Kerja Versi: PPK BL MEI-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Grafik B – Kinerja Pelaksanaan Pekerjaan (tanggal selesai pekerjaan actual

dibandingkan dengan tanggal selesai pekerjaan di kontrak)

Kinerja Pelaksanaan Pekerjaan

(Jumlah Paket)
10
9
8
8
7
Tepat Waktu
6
5
Tidak Tepat
4
Waktu
3
2
2
1
0

Grafik C – Kinerja Proses Pemilihan (jumlah paket yang durasi lelangnya tidak
melebihi standar maksimum 30 hari kalender)

Kinerja Proses Pemilihan

(Jumlah Paket)
10
9
8
8
7
6
Durasi <=30 hari
5
Durasi > 30 hari
4
3
2
2
1
0

Grafik D – Kinerja Proses Persiapan Pemilihan (jumlah paket pengadaan yang durasi
persiapannya tidak melebihi 7 hari kalender). Catatan: durasi persiapan dihitung dari
tanggal dokumen Rencana Persiapan Pengadaan (RPP) diserahkan oleh Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK) ke tim pokja pengadaan hingga akhirnya dokumen
tersebut dianggap sudah lengkap dan akurat dan pemilihan/lelang bisa diumumkan.

Kinerja Proses Persiapan

(Jumlah Paket)
10
9
8
7
7
6
Durasi <=7 hari
5
Durasi > 7 hari
4
3
3
2
1
0

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 3 dari 4

Buku Kerja Versi: PPK BL MEI-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Tugas Anda :
a. Proses mana yang berkontribusi kepada tidak tercapainya pencapaian
kinerja indikator “persentase paket pengadaan (dari segi jumlah) yang
selesai tepat waktu dibandingkan dengan tanggal rencana selesai
pekerjaan di rencana umum pengadaan”? Berikan penjelasan!
Kinerja Proses Persiapan Pemilihan
Proses-proses terkait pengadaan yang biasanya akan diukur kinerja meliputi:
• Perencanaan kebutuhan dan anggaran pengadaan barang/jasa
• Penyusunan strategi pengadaan barang/jasa
• Pemilihan penyedia barang/jasa
• Perencanaan kontrak
• Pengelolaan kontrak
• Pengelolaan logistik
• Pengelolaan persediaan
Kinerja Pemilihan penyedia barang/jasa terdiri dari :
1. Kaji ulang paket PBJ, antara lain: Waktu dan frekuensi pelaksanaan kaji ulang; Proses
kaji ulang mengacu kepada prosedur; Dokumentasi pelaksanaan kaji ulang.
2. Penyusunan dokumen PBJ: Dokumen sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang
berlaku; Dokumen sesuai dengan strategi pengadaan yang ditetapkan.
3. Kualifikasi penyedia: Analisis pasar untuk mengidentifikasi ketersediaan penyedia;
Penggunaan Supplier Perception Model (SPEM) dalam kualifikasi penyedia;
Penggunan Performance Equation Mode (PEM) dalam kualifikasi penyedia.
4. Evaluasi penawaran: Metode evaluasi yang digunakan sesuai dengan strategi yang
ditetapkan; Metode evaluasi yang digunakan sesuai dengan kategori SPOM;
Penggunaan TCO dalam metode evaluasi

b. Apa isu-isu yang menyebabkan kondisi tersebut?

1. Rata-rata durasi proses kaji ulang;
2. Persentase dokumen pemilihan yang sesuai dengan strategi pengadaan yang
ditetapkan;
3. Tersedianya laporan kinerja penyedia tahunan di akhir tahun berjalan
4. Persentase paket pengadaan yang menerapkan TCO sebagai metode evaluasi dari
total jumlah paket pengadaan alat-alat khusus

c. Apa program perbaikan kinerja yang dapat diusulkan untuk

memperbaiki kinerja?
1. Rapat Koordinasi (Rakor) PPK sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun;
2. Bimbingan teknis (Bimtek) PPK sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun dengan tema
Bimtek yang berbeda;
3. Desiminasi perkembangan/perubahan peraturan perundang-undangan sebagai
penguatan tusi PPK sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun;
4. Pendampingan/Klinik Konsultasi bagi PPK pada saat penyusunan dokumen
rencana pelaksanaan pengadaan.

d. Tetapkan prioritas dari kegiatan-kegiatan yang diusulkan!

Pendampingan/Klinik Konsultasi bagi PPK pada saat penyusunan dokumen rencana
pelaksanaan pengadaan.

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 4 dari 4

Buku Kerja Versi: PPK BL MEI-2019