BUKU KERJA

MENGELOLA KINERJA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGADAAN BARANG/JASA
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

NAMA : KRESNA MAKKULAWU

INSTANSI : BAG.PEMBANGUNAN SEKRETARIAT DAERAH TARAKAN
TANGGAL : 17 AGUSTUS 2019
NARASUMBER :

PETUNJUK:
1. Soal studi kasus tertutup dan studi kasus terbuka wajib dikerjakan;
2. Pilihlah salah satu soal studi kasus tertutup yang tersedia; dan
3. Soal studi kasus terbuka wajib dikerjakan keseluruhan.

SOAL STUDI KASUS TERTUTUP 1

1. Baca baik-baik studi kasus berikut untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang disediakan.

Fungsi PBJ Kota Transparan telah selesai melakukan pengukuran kinerja untuk
indikator kinerja “persentase paket pengadaan (dari segi jumlah) yang selesai tepat
waktu dibandingkan dengan tanggal rencana selesai pekerjaan di rencana umum
pengadaan”. Dari 14 paket yang diukur, hanya 4 (29%) yang selesai tepat
waktu sesuai dengan rencana. Hasil pengolahan data kinerjanya adalah sebagai
berikut:

Grafik A – Perbandingan Kinerja Aktual dengan Target

Proses Pengadaan Tepat Waktu

(Jumlah)
100%

90%

80%

70% 65%

60%
Target
50%
Aktual
40%
29%
30%

20%

10%

0%

Selanjutnya tim pengukuran kinerja Fungsi PBJ Kota Transparan telah melakukan
disagregasi terhadap informasi kinerja yang tersedia untuk menganalisis lebih lanjut,
apa faktor yang menyebabkan kinerja tidak mencapai target. Disagregasi dilakukan
terhadap 10 paket yang selesai tidak tepat waktu dan hasilnya adalah sebagai
berikut:

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 2 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Grafik B – Kinerja Pelaksanaan Pekerjaan (tanggal selesai pekerjaan actual

dibandingkan dengan tanggal selesai pekerjaan di kontrak)

Kinerja Pelaksanaan Pekerjaan

(Jumlah Paket)
10
9
8
8
7
Tepat Waktu
6
5
Tidak Tepat
4
Waktu
3
2
2
1
0

Grafik C – Kinerja Proses Pemilihan (jumlah paket yang durasi lelangnya tidak
melebihi standar maksimum 30 hari kalender)

Kinerja Proses Pemilihan

(Jumlah Paket)
10
9
8
8
7
6
Durasi <=30 hari
5
Durasi > 30 hari
4
3
2
2
1
0

Grafik D – Kinerja Proses Persiapan Pemilihan (jumlah paket pengadaan yang durasi
persiapannya tidak melebihi 7 hari kalender). Catatan: durasi persiapan dihitung dari
tanggal dokumen Rencana Persiapan Pengadaan (RPP) diserahkan oleh Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK) ke tim pokja pengadaan hingga akhirnya dokumen
tersebut dianggap sudah lengkap dan akurat dan pemilihan/lelang bisa diumumkan.

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 3 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Kinerja Proses Persiapan

(Jumlah Paket)
10
9
8
7
7
6
Durasi <=7 hari
5
Durasi > 7 hari
4
3
3
2
1
0

Tugas Anda :
a. Proses mana yang berkontribusi kepada tidak tercapainya pencapaian
kinerja indikator “persentase paket pengadaan (dari segi jumlah) yang
selesai tepat waktu dibandingkan dengan tanggal rencana selesai
pekerjaan di rencana umum pengadaan”? Berikan penjelasan!

JAWABAN :
Proses yang berkontribusi kepada tidak tercapainya pencapaian kinerja adalah
Kinerja Proses Persiapan Pemilihan. Karena berdasarkan grafik D, jumlah paket
pengadaan yang durasi persiapannya tidak melebihi 7 hari kalender hanya ada 3
paket. Sedangkan jumlah paket pengadaan yang durasi persiapannya melebihi 7
hari kalender lebih banyak yaitu ada 7 paket. Sehingga hal ini berkontribusi
terhadap tidak tercapainya indikator “persentase paket pengadaan (dari segi
jumlah) yang selesai tepat waktu dibandingkan dengan tanggal rencana selesai
pekerjaan di rencana umum pengadaan”.

b. Apa isu-isu yang menyebabkan kondisi tersebut?

JAWABAN :
 Hal ini mengindikasikan masih lemahnya PPK dalam membuat dokumen
Rencana Persiapan Pengadaan (RPP), sehingga masih membutuhkan waktu
lebih lama untuk menyusunnya.
 Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang kurang baik.

c. Apa program perbaikan kinerja yang dapat diusulkan untuk

memperbaiki kinerja?
JAWABAN :
 Peningkatan kapasitas/kompetensi PPK melalui bimbingan teknis/pelatihan
 Pendampingan/Klinik Konsultasi bagi PA/PPK pada saat penyusunan rencana
umum pengadaan

d. Tetapkan prioritas dari kegiatan-kegiatan yang diusulkan!

JAWABAN :
 Peningkatan kapasitas/kompetensi PPK melalui bimbingan teknis/pelatihan

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 4 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

SOAL STUDI KASUS TERTUTUP 2

2. Baca baik-baik studi kasus berikut untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang disediakan.

Seluruh Aset yang akan diadakan harus terkait dengan pencapaian target,
sasaran dan tujuan. Harus terjadi koneksitas kinerja pencapaian target barang/jasa,
sasaran kinerja dinas, tujuan dinas dan tujuan pemda yang dapat digambarkan
sebagai berikut:

Untuk mengetahui hal tersebut, dibawah ini diberikan uraian kondisi dan
standar aset dari perencanaan aset dinas kesehatan kota sukaraja. Pahami dan
cermati data sebagai berikut:

1. Berikut adalah kondisi perencanaan ASET dinas kesehatan Kota

Sukaraja:
Dokumen anggaran pengadaan puskesmas tahun 2015 di Dinas kesehatan
Kota Sukaraja sebagai berikut:

No. Uraian satuan Volume Harga Satuan Jumlah (Rp)

Tanah
1 m2 2000 Rp1.000.000 Rp2.000.000.000
4 lokasi: 500m2/lokasi
Bangunan(4 lokasi dg
2 m2 1200 Rp2.000.000 Rp2.400.000.000
300m2/lokasi)

Pengadaan tanah sebagai berikut:

 500 m2 di kecamatan Samborejo,
 500 m2 di kecamatan Banjarsari
 500 m2 di kelurahan jagalan
 500 m2 di kelurahan kemuning

2. Data Renstra dan BMD Dinas kesehatan Kota Sukaraja tahun 2014
sebagai berikut:
a. Informasi Renstra
Tingkat Pelayanan Dinas Kesehatan
Tujuan dan sasaran umum (jangka menengah) Dinas Kesehatan “Kota
Sukaraja” adalah: Peningkatan kualitas pelayanan kesehatan masyarakat
dengan target layanan adalah masyarakat yang terakses pelayanan
kesehatan sebesar 50% dari jumlah masyarakat miskin di Kota Sukaraja
Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 5 dari 15
Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

(RPJMD). Target layanan ini dapat direalisasikan dalam jangka waktu 3

tahun.

b. Informasi Umum
Pada saat ini Kota Sukaraja sudah memiliki:
 Puskesmas sebanyak 2 unit,
 Puskesmas pembantu 5 unit,
 belum memiliki kendaraan unit kesehatan sebagai puskesmas keliling
 kendaraan ambulan 1 unit,
 Jumlah kecamatan: 5 dan kelurahan 40
 Jumlah penduduk 600 ribu jiwa, dengan penduduk miskin sebanyak 20%
dari jumlah penduduk atau 120 ribu jiwa

c. Informasi menurut KIB (Kartu Inventaris Barang)

1) Tanah bangunan Puskesmas (01.01.11.04.12) dengan perincian:
a) Di Kecamatan Banjarsari dengan luas 750 m2 diperoleh dengan
harga Rp75.000.000 pada tahun 1985 (Reg. 0001) dengan No.
sertifikat S-7748303.
b) Di kecamatan Jebres dengan luas 400 m2 diperoleh dengan harga
Rp40.000.000 pada tahun 1989 (Reg. 0004) dengan No. sertifikat S-
6644373
c) Untuk Puskesmas pembantu dengan perincian sebagai berikut:
(1) Di Kelurahan Kadipiro dengan luas 200 m2 diperoleh dengan
harga Rp25.000.000 pada tahun 1987 (Reg. 0002) dengan No.
sertifikat S-4648973
(2) Di Kelurahan Kepatihan dengan luas 150 m2 diperoleh dari hibah
dari perorangan pada tahun 1990 (Reg. 0005) dan dinilai dengan
harga pasar sebesar Rp17.500.000 dengan No.sertifikat S-
6644303
(3) Di Kelurahan Jagalan dengan luas 175 m2 dengan harga
perolehan Rp 20.000.000 pada tahun 1995 (Reg. 0007) dengan
No. sertifikat S-8646333
(4) Di Kelurahan Mangkubumen dengan luas 135 m2 dengan harga
perolehan Rp15.000.000 pada tahun 1988 (Reg. 0003)
denganNo. sertifikat S-5688379
(5) Di Kelurahan Sumber dengan luas 145 m2 dengan harga
perolehan Rp18.000.000 pada tahun 1992 (Reg. 0006) dengan
No. sertifikat S-6645343

2) Bangunan Puskesmas (03.11.01.06.10) dengan perincian

a) Di Kecamatan Banjarsari dengan luas bangunan 500 m2 dibeli
dengan harga Rp250.000.000 pada tahun 1985 (Reg. 0001). Kondisi
bangunan rusak berat.
b) Di Kecamatan Jebres dengan luas bangunan 300 m2 dibangun
dengan harga Rp150.000.000 pada tahun 1990 (Reg. 0003). Kondisi
bangunan baik
c) Untuk Puskesmas pembantu dengan perincian sebagai berikut:
Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 6 dari 15
Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

(1) Di Kelurahan Kadipiro dengan luas bangunan 150 m2 dibeli

dengan harga Rp55.000.000 pada tahun 1987 (Reg. 0002).
Kondisi bangunan rusak berat dan sudah satu tahun yang lalu
tidak digunakan lagi.
(2) Di Kelurahan Kepatihan dengan luas 100 m2 diperoleh dari hibah
dari perorangan pada tahun 1990 (Reg. 0004) dan dinilai dengan
harga pasar sebesar Rp35.500.000. Kondisi bangunan baik.
(3) Di Kelurahan Jagalan dengan luas bangunan 125 m2 dibeli dengan
harga perolehan Rp65.000.000 pada tahun 1995 (Reg. 0006).
Kondisi bangunan baik.
(4) Di Kelurahan Mangkubumen dengan luas bangunan 110 m2
dibangun dengan harga perolehan Rp 50.000.000 pada tahun
1990 (Reg. 0005). Kondisi bangunan rusak ringan.
(5) Di Kelurahan Sumber dengan luas 120 m2 dibeli dengan harga
perolehan Rp87.000.000 pada tahun 1995 (Reg. 0007). Kondisi
bangunan baik.

Rincian Bangunan Rusak:

Lokasi Rusak Ringan Rusak Berat
Puskesmas Di Kecamatan Banjarsari 500 m2
Pustu Di Kelurahan Kadipiro 150 m2
Pustu Di Kelurahan Mangkubumen 110 m2
Jumlah 110 650

3. STANDAR ASET, SDM & HARGA

a. Standar aset (Sesuai Keputusan Kepala Daerah):
Uraian unit Luas Tanah Bangunan
Luas Waktu pelaksanaan
Puskesmas 500 m2 300 m2 60 hari kalender
Puskesmas 300 m2 150 m2 40 ari kalender
Pembantu
1) 1 kecamatan hrs ada 1 puskesmas dan 1 atau lebih kelurahan ada 1
puskesmas pembantu
2) Kapasitas BMD:
Puskesmas dapat melayani 5.000 jiwa/tahun
Puskesmas pembantu: 2.500 jiwa/tahun
1 unit kendaraan pelayanan kesehatan: 1.000 jiwa/tahun

Anda diminta untuk tentukan dan identifikasi:

1. apakah volume perencanaan aset dinas kesehatan sukaraja tahun 2015
sesuai dengan tingkat pelayanan (kinerja) yang diharapkan atau tidak.
2. saran perbaikan yang perlu dilakukan untuk peningkatan kinerja dalam
perencanaan aset dinas kesehatan kota sukaraja.

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 7 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

STUDI KASUS TERBUKA

Tulis kembali pengalaman Anda pada kegiatan Pengadaan Barang/Jasa pada jenis
Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya atau Jasa Konsultan di Instansi Anda
terkait dengan mengelola kinerja diantaranya :
1. Bagaimana menentukan target pengukuran kinerja, susunlah target pengukuran kinerja
berdasarkan paket Pengadaan barang/Jasa di Instansi Saudara? Jelaskan!
JAWABAN :
Untuk menentukan target pengukuran kinerja, kita harus menetapkan dulu tujuan
pengadaan barang/jasa, kemudian penentuan target juga mendasarkan pada
pengalaman di masa lalu dan situasi saat ini, dan juga berdasarkan Standar industry
(benchmark) dan tolok ukur.
TARGET PENGUKURAN KINERJA
Tujuan
Tujuan Target Pengukuran
No. Pengadaan Aktivitas
Organisasi Kinerja
Barang/Jasa

Peningkatan
Persentase jumlah
Kinerja Aparatur
Menigkatkan aparatur yang lengkap
Di Lingkungan Pengadaan
1. kinerja fasilitas perangkat
Sekretariat Printer 20 unit
aparatur kerjanya mencapai
Daerah Kota
90%
Tarakan

Pada Organisasi Sekretariat Daerah diperlukan peningkatan kinerja aparatur sebagai

salah satu tujuan organisasi untuk mendukung kinerja Walikota. Dalam peningkatan
kinerja aparatur salah satu faktor yang perlu diperhatikan adalah fasilitas yang digunakan
dalam bekerja. Oleh karena itu, demi mencapai tujuan pengadaan barang/jasa yaitu
meningkatkan kinerja aparatur maka diperlukan target pengukuran kinerja yaitu
Persentase jumlah aparatur yang lengkap fasilitas perangkat kerjanya mencapai 90%,
sehingga dapat bekerja dengan lebih baik. Salah satu upaya untuk meningkatkan fasilitas
aparatur yaitu dengan mengadakan printer sebanyak 20 Unit.

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 8 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

2. Susunlah instrument pengukuran kinerja berdasarkan paket Pengadaan barang/Jasa di

Instansi Saudara! Dan Jelaskan bagaimana Anda melakukan pengukuran kinerja pada
paket pengadaan tersebut?
JAWABAN :
Instrument pengukuran kinerja Di Lingkungan Sekretariat Daerah Kota Tarakan yaitu :

Indikator Kinerja Instrument Pengukuran Kinerja

LEVEL FUNGSI
Persentase paket pengadaan yang sesuai (pengecekan pada
Kualitas
proses serah terima) dengan spesifikasi
Persentase work order dari e-catalog di mana kuantitas yang
Ketersediaan
sampai pengguna sesuai dengan permintaan
Waktu proses dan pengiriman Persentase paket pengadaan yang selesai tepat waktu
Persentase keluhan pelanggan yang diselesaikan dalam waktu
Tingkat Layanan
tidak lebih dari 48 jam
Biaya Total biaya yang dihemat dengan implementasi e-catalog
LEVEL PROSES
Barang yang diadakan benar -
Persentase pemanfaatan barang yang diadakan
benar dibutuhkan

Penyusunan spesifikasi yang

Persentase pengadaan yang tepat guna
tepat

Penyusunan HPS yang tepat Menurunnya temuan akibat kelebihan pembayaran

LEVEL AKTIVITAS
Barang/jasa dapat dimanfaatkan
Persentase peningkatan kinerja aparatur
sesuai rencana tujuan

3. Gambarkan bagaimana Anda menetapkan program perbaikan kinerja pada paket

Pengadaan Barang/Jasa di Instansi Saudara!
JAWABAN :
Dalam menetapkan program perbaikan kinerja pada paket Pengadaan Barang/Jasa perlu
memperhatikan peluang atau resiko yang mungkin terjadi di masa mendatang dan
tindakan – tindakan yang perlu dipersiapkan terkait faktor internal dan eksternal.
Berdasarkan data yang ada, terkait dengan pengadaan 20 unit printer Di Lingkungan
Sekretariat Daerah dengan tujuan peningkatan kinerja aparatur, maka dapat
digambarkan sebagai berikut :

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 9 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Grafik A
Berdasarakan Grafik A, maka kemudian dilakukan disagregasi terhadap informasi kinerja
yang tersedia untuk menganalisis lebih lanjut, dengan hasil sebagai berikut :

Grafik B

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 10 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Grafik C

Grafik D

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 11 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Grafik E

GRAFIK F

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 12 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

GRAFIK G

Grafik H

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 13 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Grafik I

Grafik J
Berdasarkan data yang ada diatas maka program perbaikan kinerja yang diperlukan yaitu
memberikan Program Pelatihan Penyusunan Dokumen Spesifikasi Teknis bagi PPK.
Karena dari data yang ada faktor tidak tercapainya target kinerja aparatur adalah
pengadaan barang yang tidak tapat guna, yang artinya terkait dengan spesifikasi barang
yang diadakan.

4. Bagaimana Anda mendokumentasikan kegiatan pengelolaan kinerja? Sertakan

dokumentasi data dan informasi yang mendukung pelaksanaan kegiatan pengelolaan
kinerja tersebut!
JAWABAN :
Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 14 dari 15
Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019
 Buku Kerja Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Kelompok Pengadaan Barang/Jasa 29

Untuk mendokumentasikan kegiatan pengelolaan kinerja maka dibuat catatan/buku

laporan kinerja.
Data dan informasi yang disampaikan pada laporan kinerja yaitu :
 Kata pengantar
 Daftar isi
 Diskripsi program
 Identifikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan
 Persiapan evaluasi kinerja
 Pengumpulan data
 Pengukuran dan penilaian
 Analisis
 Keterbatasan dalam proses evaluasi
 Kesimpulan dan rekomendasi

Judul Modul : Mengelola Kinerja Halaman: 15 dari 15

Buku Kerja Versi: PPK BL AGUSTUS-2019