MODUL PERKULIAHAN 7

MANAJEMEN
KONSTRUKSI
Dokumentasi dan Penyimpanan Catatan

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

07
Teknik Teknik Sipil MK 81004 Dr Ir Sarwono Hardjomuljadi, MSc, MH

Abstract Kompetensi

Pada Modul 7 ini akan di bahas tentang Mahasiswa dapat memahami

Dokumentasi, contemporary record dan pentingnya pembuatan dokumentasi,
penyimpanan catatan pencatatan yang baik dan menyeluruh
serta bagaimana proses komunikasi
proyek terkait data dilakukan
7. Dokumentasi dan Penyimpanan Catatan

7.1 Pengenalan

Penyimpanan catatan di lapangan merupakan salah satu aktivitas Manajemen

Kontrak yang paling penting untuk dilaksanakan. Catatan-catatan ini terutama

diperlukan jika suatu sengketa timbul selama atau setelah penyelesaian kontrak.

Pihak yang melakukan pencatatan pada setiap pembicaraan mengenai klaim

(baik finansial maupun perpanjangan waktu) akibat variasi, pastilah akan berada

pada “posisi yang menguntungkan”. Catatan tertulis yang menggambarkan apa

yang sebenarnya terjadi pada suatu hari dalam pelaksanaan suatu kontrak akan

lebih siap diterima oleh pihak lain daripada pernyataan-pernyataan yang dibuat

tanpa dasar dan tidak dapat dibuktikan.

Sebagai tambahan, penyimpanan catatan di lapangan jangan hanya berupa

catatan kejadian di lapangan, tetapi akan lebih baik lagi jika termasuk kecepatan

produksi dan produktivitas yang dicapai di lapangan, sehingga Manajemen dapat

menggunakan catatan pembiayaan di lapangan untuk membandingkan biaya

aktual dengan biaya yang diperkenankan.

Rincian beberapa catatan lapangan terpenting yang perlu disimpan, secara garis

besar adalah:

7.2 Checklist Pra-Pelaksanaan

Setelah pemberian suatu Kontrak, dan sebelum penyiapan lapangan, harus

diadakan suatu rapat serah terima, atau yang dikenal sebagai Rapat Pra-

Pelaksanaan (Pre-Construction Meeting), antara Enjinir, Kontraktor dan

Pengguna Jasa, lebih baik jika dilakukan di lapangan. Pengawas dari pihak

Kontraktor harus menyusun dan memiliki suatu checklist pra-pelaksanaan (pre-

2016 MANAJEMEN KONSTRUKSI

2 Dr.Ir.Sarwono Hardjomuljadi, MSc, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 start checklist) yang memungkinkan Pengawas Kontrak meminta informasi yang

sesuai dan terkait dari Enjinir. Sebaliknya, checklist semacam itu juga membantu

Enjiinir untuk menyediakan bagi Kontraktor, semua informasi terkait yang

dibutuhkan Kontraktor untuk memulai pelaksanaan kontrak.

Checklist harus meliputi:

 Suatu permohonan atas dokumen kontrak lengkap termasuk:

- Persyaratan Umum Kontrak

- Persyaratan Khusus Kontrak

- Spesifikasi

- Daftar Kuantitas dan Tarif yang ditawarkan

 Suatu program yang menyatakan waktu persiapan yang dibutuhkan

Kontraktor bagi Enjinir untuk menerbitkan gambar-gambar kontruksi yang

ditandai “diterbitkan untuk pelaksanaan”. Program pelaksanaan harus

meliputi informasi mengenai waktu persiapan yang dibutuhkan Kontraktor

untuk jenis pekerjaan seperti daftar penulangan untuk beton bertulang, daftar

pintu dan jendela, dll.

 Permintaan kepada Enjinir untuk menetapkan patok atau koordinat sehingga

memungkinkan Kontraktor untuk menata pekerjaannya.

 Menyepakati lokasi barak pelaksana lapangan

 Sumber air, listrik dan telepon jika sarana ini harus disediakan oleh

Pengguna Jasa

 Jika Enjinir mengharuskan Kontraktor menyampaikan informasi bahan yang

relevan, seperti desain campuran beton, dll untuk dimintakan persetujuan

2016 MANAJEMEN KONSTRUKSI

3 Dr.Ir.Sarwono Hardjomuljadi, MSc, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
  Kontraktor harus meminta dari Enjinir pendelegasian wewenang baik kepada

Enjinir maupun Kuasa Enjinir oleh Pengguna Jasa sesuai ketentuan

Persyaratan Umum Kontrak.

 Menyetujui tanggal mulainya kontrak dengan Enjinir

 Prosedur untuk persetujuan Sub-Kontraktor

Kontraktor yang kompeten harus menyusun suatu checklist awal kontrak

berisikan semua hal di atas ditambah hal lain yang mungkin relevan dengan

suatu kontrak khusus.

7.3 Pencatatan dan Pengarsipan

Penting bagi tim lapangan untuk menyimpan catatan secara baik dan memiliki

suatu sistem pengarsipan yang tepat. Surat menyurat, notulen rapat, instruksi,

dokumen yang diterima dari pihak lain, pengukuran dan data pendukung untuk

Berita Acara Pembayaran Sementara (IPC), data survai dan pengujian,

penyerahan peralatan mesin dan bahan, dll perlu diarsip secara teliti dan selalu

siap untuk digunakan sebagai referensi.

7.4 Catatan Harian

Seluruh staf lapangan, baik dari pihak Kontraktor maupun Enjiinir harus

menyimpan catatan harian lapangan yang harus dilengkapi dari hari ke hari,

sebagai catatan mengenai apa yang terjadi di lapangan. Catatan harian ini harus

ringkas tetapi mencatat seluruh kejadian penting seperti instruksi yang

diterbitkan atau diterima, aktivitas dan lokasi pekerjaan secara umum,

pergerakan peralatan, dokumen dan gambar yang diterbitkan atau diterima,

cuaca, kecelakaan dan tamu yang berkunjung ke lapangan.

2016 MANAJEMEN KONSTRUKSI

4 Dr.Ir.Sarwono Hardjomuljadi, MSc, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
7.5 Daftar Gambar

Baik Kontraktor maupun Enjinir harus menyimpan suatu daftar gambar di

lapangan yang mencatat tanggal penerbitan gambar konstruksi dan gambar

revisi. Penting untuk dicatat bahwa suatu gambar revisi sesungguhnya

merupakan instruksi dari Enjinir.

Pencatatan gambar memiliki dua tujuan:

 Terdapatnya suatu catatan ketika gambar diterbitkan dan ketika suatu Variasi

dan/atau Instruksi telah diterbitkan oleh Enjinir.

 Staf pelaksana di lapangan bekerja berdasarkan gambar revisi terbaru.

7.6 Standar Pencatatan Perusahaan

Akan terdapat suatu permintaan oleh Perusahaan Enjinir/Kontraktor atas

sejumlah dokumentasi untuk keperluan perusahaan dan permintaan lain berupa

catatan tertentu oleh staf lapangan dari Enjinir/Kontraktor tergantung dari jenis

kontrak dan Pengguna Jasa.

7.7 Buku Instruksi/Informasi

Instruksi Enjinir harus diberikan secara tertulis dan jika tidak diberikan melalui

surat dapat diberikan melalui Buku Instruksi Lapangan. Buku ini harus

digandakan untuk menjamin bahwa yang asli untuk Kontraktor sedangkan

salinannya untuk lapangan dan Enjinir. Kontraktor juga dapat menggunakan

buku tersebut untuk meminta informasi dari Enjinir atau untuk menegaskan

instruksi dari Enjinir, begitu juga pemberitahuan kepada Enjinir yang tidak

diberikan melalui surat. Suatu instruksi lisan atau penerimaan suatu gambar

revisi harus selalu dikonfirmasikan secara tertulis oleh Kontraktor kepada Enjinir.

2016 MANAJEMEN KONSTRUKSI

5 Dr.Ir.Sarwono Hardjomuljadi, MSc, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Kontraktor akan menyimpan catatan rinci mengenai penerimaan dan

penyerahan, pengecekan mutu, dll sebagaimana disyaratkan untuk

menunjukkan kesesuaian dengan spesifikasi.

7.8 Kesimpulan

Penyimpanan catatan yang akurat di lapangan tidak dimaksudkan untuk

mempersulit staf Enjinir maupun Pengawas Kontrak tetapi merupakan suatu

bagian penting dari pelaksanaan kontrak teknik sipil. Penyimpanan catatan

lapangan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kontrak dan

suatu tindakan yang penting dilakukan di lapangan.

Mantera standar untuk mengurangi resiko adalah “dokumen, dokumen,

dokumen!” Semua komunikasi antara Kontraktor dan Enjinir harus

dilakukan secara tertulis dan merupakan hal yang buruk bila tidak

dilakukan secara tertulis.

2016 MANAJEMEN KONSTRUKSI

6 Dr.Ir.Sarwono Hardjomuljadi, MSc, MH
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id