BAB 4

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Perusahaan

Pada pembahasan ini dijelaskan tentang proses bisnis, berikut gambaran proses

bisnis di PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park:

Gambar 4.1 Proses Bisnis PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park

Dari alur bisnis gambar di atas dijelaskan bahwa proses diawali dari penerimaan

permintaan produk dan permintaan produk kosong, dari penerimaan dibuatlah surat SP

ke supplier kemudian dikirimkan ke pemasok dan akan dikirimkan produk serta faktur.

56
 57

Faktur diberikan kepada 3(tiga) bagian yaitu bagian supplier, EDP (Data Entry), dan

ADM (Administrasi). Dari produk yang sudah dikirim diterima oleh penerimaan barang

(Gudang) kemudian produk dicek fisik dan faktur. EDP (Data Entry) mencetak barcode

berdasarkan receive order (RO) dan kemudian label barcode diberikan kepenerimaan

barang (Gudang).

4.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit

(SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel

dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai

Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada tahun 1970.

Toko Buku Gramedia Mall Central Park berdiri pada tanggal 20 Desember

2009, dengan luas tanah 3.300 meter/segi dan sebagai Toko Buku Gramedia

Mall terbesar ke-3 (tiga) di Indonesia.

PT. Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di

bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke

konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi

buku dan pengadaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP) maupun usaha

lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor.

Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan

stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta

dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui

penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya, Toko Buku

 
 58

ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini

produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multi

media, fancy, CD, peralatan musik/peralatan olahraga dan sebagainya.

Dalam menjalankan Perusahaan, Manajemen PT. Gramedia Asri Media

selalu mengedepankan kepentingan pihak yang terkait (stakeholders), yaitu

Pelanggan, Pemasok, Pemilik Perusahaan (shareholders), Karyawan, dan

Masyarakat sekitar. Kepada pelanggan, Manajemen selalu berusaha memberi

layanan yang memuaskan.

4.1.2 Lokasi Perusahaan

Lokasi perusahaan yang kami survei ber tempat di:

PT. Gramedia Asri Media, Mall Central Park. Blok 28, lantai 3 No. 201-201A,

Jl. S. Parman, Tanjung Duren Selatan, Grogol Petamburan, Jakarta- Indonesia.

4.1.3 Produk

Produk perusahaan berupa Buku, Stationery, Counter, Peralatan Kantor,

Peralatan Olahraga, dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio-

video book, dan berbagai produk lain.

 
 59

4.1.4 Komponen Perencanaan Bisnis Perusahaan

Pada tahap ini dibahas beberapa komponen perencanaan bisnis

perusahaan yang meliputi kegiatan visi dan misi perusahaan antara lain:

4.1.4.1 Visi Perusahaan

Visi dari perusahaan dilihat dari tiga sisi sebagai berikut:

Tabel 4.1 Visi Perusahaan pada PT. Gramedia Asri Media

Aspect Word / Statement Meaning

Who ? Asia Tenggara Konsumen di Indonesia dan Asia

Tenggara
(Target Customer)

What? Mencerahkan kehidupan Mencerahkan untuk bangsa Indonesia

bangsa pada khususnya dan Asia Tenggara

(Value Proposition)
pada umumnya

Among ? Menjadi jaringan ritel Terbesar = Kapitalisasi Aset,

terbesar, tersebar dan Revenue, Jumlah Jaringan.

(Competitive Set)
terpadu di bidang
Tersebar = Jumlah outlet yang
pengetahuan, informasi,
tersebar secara nasional & regional
multimedia dan bisnis ritel

lain Terpadu = sinergi antar outlet

 
 60

How ? penyediaan produk yang Menyediakan produk buku,

berorientasi pasar, layanan stationery, dsb yang berorientasi pada

(Capabilities)
unggul, inovatif, dan pasar Memberikan layanan unggul

perilaku bisnis yang bersih. kepada pelanggan dan mitra kerja

Melakukan inovasi bisnis

Melakukan kegiatan bisnis

dengan perilaku yang bersih

4.1.4.2 Misi Perusahaan

Adapun Misi dari perusahaan yaitu, berperan aktif di dalam upaya

mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan ritel terbesar,

tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia

di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis ritel lainnya melalui

penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif,

dan perilaku bisnis yang bersih .

4.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang terdiri dari

berbagai macam fungsi dan memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda.

Fungsi dan tanggung jawab yang jelas pada setiap bagian, mengakibatkan

proses bisnis akan berjalan dengan baik.

Toko Buku Gramedia Mall Central Park mempunyai struktur

organisasi sebagai berikut:

 
 61

KEPALA TOKO
MR / SEKJEN

SPV ADMINISTRASI STAF KOMPUTER

KASIR BESAR
ADMINISTRASI

DATA ENTRY

SPV PEMBELIAN SPV PENJUALAN

PEMBELIAN PENERIMAAN WIDIANIAGA KEAMANAN RUMAH TANGGA

Gambar 4.2 Bagan Struktur Organisasi Toko Buku Mall Central Park

 
 62

4.1.6 Peran dan Tanggung Jawab

1. Store Manager

Store Manager memiliki kekuasaan tertinggi dalam perusahaan.

Store Manager mempunyai peran dan tanggung jawab: Pengontrolan

Dok Dan Data Toko, Internal Audit Toko, Tindakan Koreksi dan

Pencegahan, Inspeksi uji & kontrol Produk, Benchmarking.

2. SPV Administrasi

Bertugas sebagai back-up dari kegiatan Kasir Besar maupun

Administrasi di toko buku gramedia.

3. Kasir Besar

Adapun kegiatan dan tanggung jawab dari Kasir Besar yaitu

melakukan perhitungan pembelian buku ataupun perlengkapan lain

yang dijual oleh toko buku gramedia. Seperti kasir, yang akan

menyerahkan hasil masukan penjualan ke administrasi

4. Administrasi

Administrasi melakukan perhitungan pemasukan ataupun

pengeluaran dan mengatur keuangan di toko buku gramedia.

1. Pembayaran Hutang Buku JABODETABEK:

a. Pembayaran Hutang Buku Kredit

b. Pembayaran Hutang Buku Titipan

c. Faktur Pembelian

d. Surat Pesanan

e. Bon Pembayaran Buku

f. Buku Pembayaran Kredit

 
 63

g. Rekap Pembayaran

h. Slip Pembayaran

i. Cek Penjualan Faktur Kredit

j. Nota Retur

k. Rekap Retur

2. Pembayaran Hutang Counter JABODETABEK:

a. Laporan Penjualan Counter

b. Rekap Laporan Penjualan Counter

c. Laporan Omzet Harian Counter

d. Buku Pembayaran Counter

e. Faktur Pajak

f. Program Counter

3. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK:

a. Pembayaran Hutang Buku Kredit

b. Pembayaran Hutang Buku Titipan

c. Faktur Pembelian

d. Surat Pesanan

e. Bon Pembayaran Buku

f. Buku Pembayaran Kredit

g. Laporan Penjualan

h. Rekapitulasi Pembayaran

i. Cek Penjualan Faktur Kredit

j. Nota Retur

k. Rekap Retur

 
 64

4. Pembayaran Counter NON JABODETABEK:

a. Laporan Penjualan Counter

b. Rekap Laporan Penjualan Counter

c. Laporan Omzet Harian Counter

d. Buku Pembayaran Counter

e. Faktur Pajak

f. Program Counter

5. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK Pusat

Pelayanan Regional:

a. Pembayaran Hutang Buku Kredit

b. Pembayaran Hutang Buku Titipan

c. Faktur Pembelian

d. Surat Pesanan

e. Bon Pembayaran Buku

f. Preliminary Payment Register

g. Laporan Penjualan

h. Rekapitulasi Pembayaran

i. Nota Retur

j. Rekap Retur

k. Payment Voucher

l. Payment Voucher Attachment

6. Pembayaran Counter NON JABODETABEK Pusat Pelayanan

Regional:

a. Rekap laporan penjualan counter

 
 65

b. Preliminary Payment Register

c. Faktur pajak

d. Program Sistem Administrasi Counter (SAC)

e. Payment Voucher

f. Payment Voucher Attachment

7. Staff Komputer

Staff Komputer bertugas sebagai mentoring dari kegiatan-

kegiatan yang dilakukan oleh data entry.

8. Data Entry

Kegiatan dan tanggung jawab dari divisi data entry adalah

sebagai berikut:

1. Perawatan Rutin Hardware:

a. Jadwal Perawatan Rutin Hardware

b. Kartu Perawatan Hardware

c. Laporan Perawatan Hardware

d. Hardware

e. Jenis Hardware yang termasuk dalam prosedur

ini

f. Vendor Service Komputer

2. Perubahan Harga:

 
 66

a. Perubahan Harga

b. Retur Administrasi

c. Stok

d. Pendisplaian Buku

e. Buku Perubahan Harga

f. Katalog

3. Pengiriman Data Secara Elektronik Ke Kantor Pusat:

a. Data

b. E – mail

c. Hardcopy

d. Penerima

g. Kantor Pusat

h. FTP

4. Penyesuaian Stok:

a. Penyesuaian Stok

b. Deviasi Stok

c. Hasil Stok Opname Berkala

 
 67

d. Penyelesaian Faktur

e. Daftar Deviasi Stok

f. Formulir Selisih Stok

9. SPV Pembelian

Kegiatan dari SPV Pembelian mengenai hal-hal yaitu:

1. Seleksi pemasok

a. Pesan buku baru

b. Pesan nonbuku

c. Pesan buku repeat order

d. Terima buku

e. Terima non buku

f. Retur produk non buku MA

g. Retur buku

10. Pembelian

Kegiatan dari Pembelian sebagai berikut:

a. Order barang

b. Memantau persediaan barang

c. Meretur barang yang lebih/tidak laku

 
 68

11. SPV Penjualan

Adapun tanggung jawab dan kegiatan SPV Penjualan

adalah sebagai berikut:

1. Penanganan Masukan Pelanggan

a. Kepuasan Pelanggan

b. Tindakan Koreksi

c. Tindakan Pencegahan

2. Stok Opname Berkala

a. Stock Scan

b. Up Load Data

c. Down Load Data

d. Deviasi Stock

e. Laporan Unbalance

3. Evaluasi Counter

a. Laporan Kinerja Bulanan

b. Track Record Counter

12. Penerimaan

Penerimaan memiliki kegiatan sebagai berikut:

a. Mengecek produk dari pembilian (fisik

produk).

 
 69

b. Menginput kode nomer gudang dari supplier.

c. Melakukan plebelan terhadap buku-buku.

13. Widianiaga

Adapun kegiatan yang dilakukan widianiaga adalah sebagai

berikut:

a. Pendisplayan produk

b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan

c. Mengecek barang retur

d. Melakukan penjualan : - active selling

- cross selling

- up selling

14. Keamanan

Keamanan sangat dibutuhkan dalam toko buku gramedia

sehingga kegiatan jual beli buku ataupun barang lain dapat

terkontrol dan situasi di toko buku gramediapun dapat

terkendali dan aman serta bertugas sebagai pengecek barang

masuk dan keluar di lingkungan gramedia.

15. Rumah Tangga

Rumah Tangga memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

a. Melakukan SPMB (Surat Permintaan Membeli

Barang)

b. Hardware

c. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang

 
 70

d. Informasi Berita Acara Penerimaan Hardware

berisi spesifikasi dan kondisi

4.2 Menganalisis Permasalahan

Analisis permasalahan diperoleh dari gambaran perusahaan yang

digunakan untuk mengetahui kendala-kendala dan masalah-masalah yang ada

di dalam perusahaan. Dengan menganalisis masalah yang ada maka akan dapat

diperoleh keadaan dan kebutuhan pasar yang dapat digunakan oleh perusahaan

untuk meningkatkan penjualan, memenuhi kebutuhan pelanggan dan

memuaskan para pelanggan.

Adapun permasalahan yang dialami adalah:

a. Sistem informasi yang ada pada Toko Buku Gramedia Mall

Central Park saat ini kurang memaksimalkan kinerja perusahaan

secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada belum terintegrasi

secara menyeluruh antar Pusat dan Toko. Sehingga menyebabkan

pembuatan barcode yang berbeda-beda antar toko.

b. Kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi sebagai sarana

komersil seperti penjualan, maupun pelayanan didalam web yang

tersedia.

c. Management yang ada pada saat ini di Toko Buku Gramedia Mall

Central Park belum tertata rapih.

 
 71

4.3 Menganalisis Data

Pada tahapan analisis data ini akan dijelaskan mengenai data-data yang

diperlukan membantu dalam menganalisis kebutuhan perusahaan dengan cara

melakukan pengumpulan data untuk dapat menganalisis perusahaan.

4.3.1 Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah:

1. Metode observasi.

Melakukan pengamatan secara langsung untuk

mendapatkan informasi mengenai kegiatan bisnis perusahaan.

Dalam metode observasi ini didapatkan informasi-

informasi yang bisa digunakan untuk membantu

menganalisa perusahaan dengan cara:

a. Mengamati kegiatan-kegiatan yang di lakukan

karyawan.

b. Mengamati proses bisnis yang berjalan.

c. Mengamati produk-produk yang dijual.

2. Metode wawancara

Melakukan Tanya jawab secara langsung dengan

pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh data dan

informasi yang dibutuhkan secara real. Dalam metode

wawancara ini didapatkan informasi-informasi yang bisa

digunakan untuk membantu menganalisa perusahaan

dengan cara:

 
 72

a. Melakukan wawancara kepada bagian sales

superintendent book untuk mendapatkan

informasi - informasi perusahaan.

b. Melakukan wawancara kepada bagian HRD

(Human Resource Deveploment) untuk

mendapatkan informasi - informasi

perusahaan.

c. Melakukan wawancara kepada Bagian IT

(information tehcnology) untuk mendapatkan

informasi - informasi perusahaan.

3. Metode studi kepustakan

Penelitian dilakukan berdasarkan teori yang diperoleh

dari hasil studi pustaka berupa buku-buku yang digunakan

untuk mendukung pembahasan permasalahan.

4. Metode searching internet

Mencari informasi-informasi perkembangan dunia bisnis

dan juga SI/TI sekarang ini yang digunakan untuk melengkapi

penulisan dan untuk mendukung pembahasan permasalahan.

 
 73

4.4 Menganalisis Perusahaan

Data-data dan informasi yang diperoleh dalam analisis data dan

pengumpulan data yang dilakukan akan digunakan untuk menganalisis

perusahaan. Analisis perusahaan ini mencakup dua hal, yaitu analisis internal

perusahaan dan analisis eksternal perusahaan.

4.4.1 Analisis Bisnis Internal

Analisis lingkungan internal bisnis perusahaan terdiri dari analisis

CSF (Critical Success Factor), analisis rantai nilai perusahaan (Value

Chain), dan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).

4.4.1.1 CSF (Critical Success Factor)

CSF merupakan batu loncatan untuk mencapai visi dan

misi perusahaan.CSF sangat penting dalam kesuksesan PT.

Gramedia Asri Media saat ini. Berdasarkan hasil analisis maka

CSF pada PT. Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut.

1. Mengutamakan kepuasan pelanggan

Dalam memantau kepuasan pelanggan diperlukan

dua tahap yaitu:

Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan

maintainance pelayanan kepada pelanggan dalam setiap

bulannya. Perusahaan bisa lebih memuaskan pelanggan

karena adanya perhatian khusus terhadap pelanggan

dengan contoh: memberikan hadiah kepada pelanggan

 
 74

yang berulang tahun, memberikan diskon kepada

pelanggan.

Dalam jangka Panjang, perusahaan melakukan

promosi-promosi yang bersifat nasional memberikan

diskon dan pelayanan yang menarik, dengan contoh:

perusahaan menyesuaikan dengan event-event nasional

seperti lebaran, natal, tahun baru, valentine, imlek, dan

sebagainya.

Maka dengan memantau kepuasan pelanggan

dalam jangka Pendek maupun jangka Panjang membuat

performance perusahaan dalam segi pelayanan dapat

meningkat serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.

2. Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM juga merupakan salah satu faktor

keberhasilan perusahaan. Terdapat dua jangka waktu

dalam mencapai SDM yang baik yaitu:

Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan

pengembangan karyawan dengan melakukan training

dalam tiap bulannya. Sehingga karyawan PT. Gramedia

Asri media memiliki kualitas yang lebih baik lagi

Dalam jangka Panjang, perusahaan memberikan

Hak-hak yang sudah menjadi keputusan bersama terhadap

karyawan seperti tunjangan hari raya, bonus, serta

gratifikasi. Dan juga perusahaan memberikan asuransi

 
 75

kesehatan kepada karyawan serta biaya transportasi dan

rumah tinggal.

Dengan adanya Sumber Daya Manusia (SDM)

yang diperhatikan oleh perusahaan dalam jangka panjang

maupun jangka pendek membuat karyawan yang bekerja

di Toko Buku Gramedia Mall Central Park lebih

meningkatkan kualitas pribadi dari masing-masing

karyawan.

3. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana juga merupakan faktor

terpenting dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

Sarana yang dimiliki perusahaan seperti tempat parkir,

gedung kantor, keamanan dan WC.

Prasarana yang dimiliki perusahaan adalah,

seragam karyawan, alat bantu pekerjaan, alat komunikasi.

Kedua hal di atas merupakan fasilitas-fasilitas yang

disediakan oleh perusahaan untuk membantu karyawan

dalam melakukan pekerjaanya, serta membuat kondisi

kerja karyawan menjadi nyaman. Hal ini tentu berkaitan

dengan faktor kesuksesan.

Pada analisis CSF di atas, kami melihat bahwa

perusahaan sudah memiliki keunggulan kompetitif pada

pesaing-pesaingnya. Agar PT. Gramedia Asri Media dapat

bertahan dalam persaingan yang ketat, PT. Gramedia Asri

 
 76

Media harus meningkatkan keunggulan-keunggulan yang

sudah dimiliki sekarang.

4.4.1.2 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan

Infrastruktur Perusahaan
Manajemen Perusahaan, lokasi strategis dan luas,di lengkapi cafe, fasilitas
lengkap seperti: cctv,tempat penitipan barang dan tempat parkir karyawan
Manajemen Sumber Daya Manusia
Perekrutan, pelatihan/kontrak, pengembangan, karyawan tetap, dan
pemecatan/pension
Pengembangan Teknologi
M
Mengembangkan sistem dan teknologi informasi serta mesin komputer info/
A
ellord.
R
Pembelian
G
Pembelian produk dari langsung jual pemasok I
Logistik ke Operasi Logistik Pemasaran Pelayanan N
dalam Keluar

Pemesanan Pembelian Pembelian Promosi dan B: be friendly

produk ke (pemesanan) label pameran And helpfull
supplier O:ownership to
delight
customer

Data pesanan Faktur Barang O:outdo

keluar competition
Karyawan Cek K:knowledgable
bag.gudang S:selling
(faktur &
fisik)

Proses
data entry
Barcode
dan receive
order

Gambar 4.3 Analisis Value Chain

 
 77

Aktivitas Utama:

1. Logistik ke dalam

Logistik ke dalam meliputi aktivitas-aktivitas pemesanan

produk ke supplier, penyimpanan data pesanan, dan

penyimpanan data karyawan. Dalam tahap ini, perusahaan

mengumpulkan segala resource yang diperlukan untuk

melakukan tahap operasi.

2. Operasi

Dalam aktivitas ini, segala resource yang didapatkan

dari aktivitas pertama yang telah menjadi barang jadi yang

didapatkan dari supplier. Aktivitas tersebut merupakan proses

pembelian (pemesanan), faktur, pengecekan bagian gudang

(faktur dan fisik), proses data entry, barcode dan receive

order.

3. Logistik ke luar

Dalam aktivitas ini, barang yang dihasilkan dilakukan,

pemberian label, dan barang keluar/penjualan.

4. Pemasaran

Aktivitas pemasaran dilakukan oleh divisi marketing.

Aktivitasnya berupa promosi, dan pameran. Promosi dilakukan

melalui selebaran yang disebarkan di lingkungan mall dan

luar mall serta mengikuti pameran di dalam mall dan di

luar mall.

 
 78

5. Pelayanan

PT. Gramedia Asri Media Selalu mengutamakan

pelayanan yang baik kepada pelanggan. Untuk mencapai

kepuasan pelanggan, perusahaan ini mengedepankan:

B : be friendly and helpful

O : ownership to delight customer

O : outdo competition

K : knowledgable

S : selling

Aktivitas Pendukung:

1. Infrastruktur Perusahaan

Aktivitas pendukung ini meliputi Manajemen Perusahaan

supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik, lokasi yang

strategis (di dalam mall), Toko Buku Gramedia Mall terbesar

ke-3 (tiga) di Indonesia (luas tanah 3.300 meter/segi) ,di

lengkapi cafe fasilitas lengkap seperti: cctv, tempat penitipan

barang dan tempat parkir karyawan yang luas.

2. Manajemen Sumber Daya Manusia

Aktivitas ini meliputi Perekrutan, pelatihan/kontrak

kerja maksimal 2 tahun, pengembangan, karyawan tetap, dan

pemecatan karyawan/pensiun. Karyawan yang dipekerjakan

 
 79

diharuskan untuk memiliki kinerja yang baik agar dapat

memenuhi target perusahaan.

3. Pengembangan Teknologi

Perusahaan sudah memiliki sistem informasi yang

terintegrasi dengan menggunakan aplikasi ERP dan mesin

komputer info/ellord sistem yang membantu pelanggan

mencari buku-buku yang ingin dibeli secara otomatisasi.

4. Pembelian

Dalam aktivitas ini, perusahaan melakukan pembelian

produk langsung jual dari pemasok. Sehingga tidak ada

proses pembelian bahan baku maupun proses produksi.

Melalui analisis value chain perusahaan dapat

disimpulkan bahwa sebagai perusahaan manufaktur, proses

bisnis berjalan cukup baik. Tetapi terdapat kekurangan di

aktivitas utama yaitu pada bagian pelayanan, dan diaktivitas

pendukung yaitu infrastruktur perusahaan, manajemen sumber

daya manusia, dan pengembangan teknologi.

Pada aktivitas pendukung, infrastruktur perusahaan

sebenarnya sudah cukup lengkap. Hanya saja ada kekurangan

pada manajemen perusahaan yang kurang tertata rapi. Pada

bagian sumber daya manusia, tidak terdapat aplikasi untuk

menghitung absen karyawan, dan tidak ada sistem untuk

 
 80

penilaian kinerja karyawan. Sedangkan pada bagian teknologi,

aplikasi belum berjalan secara menyeluruh dan tidak

terintegrasi satu sama lain.

4.4.1.3 SWOT

Perusahaan juga melakukan analisis SWOT secara

berkala untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT

membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman

dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan.

Analisis SWOT perusahaan dapat dijabarkan sebagai

berikut:

1. Analisis Faktor Internal

A. Kekuatan (Strength)

1. Sebagai salah satu cabang toko buku yang sudah

terkenal di Indonesia .

2. Dari segi produk sudah cukup lengkap.

3. Dari segi pelayanan bagus.

4. Memiliki rekan bisnis yang ternama.

5. Merupakan toko buku ketiga terbesar untuk ukuran

di dalam mall.

B. Kelemahan (weakness)

1. Retail toko baru yang masih belum diketahui oleh

banyak pelanggan.

 
 81

2. Manajemen yang belum tertata rapi.

3. sistem yang masih belum terintegrasi secara

menyeluruh.

Tabel 4.2 Perhitungan IFAS

FAKTOR STRATEGI BOBOT RATING BOBOT KOMENTAR

INTERNAL X
RATING
KEKUATAN

1).Sebagai salah satu toko

buku yang sudah terkenal di 0,15 4 0,60 Mudah mencari
Indonesia customer

2).Dari segi produk sudah 0,10 3 0,30

cukup lengkap Bagus,di pertahankan
0,10 4 0,40 dan terus melakukan
3).Dari segi pelayanan 0,15 3 0,45 inovasi
bagus Kinerja baik
4). Memiliki rekan bisnis Penerbit ternama
yang ternama 0,15 3 0,45
5). Merupakan toko buku
ketiga terbesar untuk 0,10 4 0,40 Mendukung
ukuran di dalam mall. perusahaan
6). Pengalaman perusahaan
yang sudah lama Bisa mengatasi
permasalahan dengan
baik
Total Kekuatan 0,75 2,55

 
 82

KELEMAHAN

1).Ritel toko baru yang Ritel baru yg perlu

masih belum diketahui oleh 0,10 3 0,30 penyesuaian
banyak pelanggan
2).Manajemen yang belum Manajemen kurang
tertata rapi 0,15 3 0,45 aktif
3).sistem yang masih belum
terintegrasi secara 0,10 3 0,30 Sistem yang belum
menyeluruh (pembuatan terpadu
barcode yang berbeda-beda
antar toko.)
Total Kelemahan 0,25 1,05
TOTAL IFAS 1,00 1,50

2. Analisis Faktor Eksternal

A. Peluang (Opportunity)

1. Kualitas produk yang sudah dikenal masyarakat

luas.

2. Produk yang ditawarkan merupakan suatu

kebutuhan hidup bagi masyarakat luas.

3. Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk

yang diberikan.

4. Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku

bajakan sangat membantu perusahaan.

B. Ancaman (Threat)

1. Pasar global & lokal semakin luas, sehingga

pendatang baru semakin bermunculan.

 
 83

2. Perekonomian internasional dan nasional yang

tidak stabil.

3. Resesi global menyebabkan harga tidak stabil &

daya beli berkurang.

4. Harga kertas yang semakin melambung tinggi,

sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih

tinggi pula.

Tabel 4.3 Perhitungan EFAS

FAKTOR STRATEGI BOBOT RATING BOBOT KOMENTAR

EKSTERNAL X
RATING
PELUANG
1).Kualitas produk yang 0,15 4 0,60 Perusahaan sudah
sudah dikenal masyarakat di kenal akan
luas kualitas produknya.

0,10 3 0,30 Kebutuhan

2).produk yang ditawarkan penduduk luas.
merupakan suatu kebutuhan
hidup bagi masyarakat luas
produk perusahaan
3).Pasar global dan lokal 0,15 4 0,60 dapat diterima.
yang bisa menerima produk
yang diberikan Berkurangnya
4)Kebijakan pemerintah 0,10 3 0,30 pembajakan,sehing
untuk tidak membeli buku ga penjualan buku
bajakan sangat membantu asli dapat
perusahaan. meningkat.
Total Peluang 0,50 1,80
ANCAMAN
1).Pasar global & lokal
semakin luas, sehingga 0,15 3 0,45 Pesaing toko
pendatang baru semakin
bermunculan. 0,10 3 0,30 Daya beli menurun
2).Perekonomian
internasional dan nasional 0,15 3 0,45 Harga produk yang

 
 84

yang tidak stabil semakin meningkat

3).Resesi global
menyebabkan harga tidak
stabil & daya beli 0,10 3 0,30 Bahan baku utama
berkurang
4). harga kertas yang
semakin melambung
tinggi.sehingga harga yang
diberikan oleh pemasok
lebih tinggi pula
Total Ancaman 0,50 1,50
TOTAL EFAS 1,00 0,30

Dari analisis diatas, dapat digambarkan posisi PT. Gramedia

Asri Media dalam persaingan pasar saat ini melalui diagram analisis

SWOT berikut:

d. Titik X = Kekuatan (Strength) – Kelemahan

(Weakness)

Total bobot rating kekuatan = 2,55

Total bobot rating kelemahan = 1,05 -

1,50

e. Titik Y = Peluang (Opportunity) – Ancaman

(Threat)

Total bobot rating peluang = 1,80

Total bobot rating ancaman = 1,50 -

0,30

 
 85

Peluang
(Opportunity)
X ( 1,50 : 0,30 )

3,0

....
0,3
0,2
0.1
Kelemahan Kekuatan
(Weakness) 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 .... 1,5 .... 4,0
(Strength)

Ancaman
(Threat)

Gambar 4.4 Diagram SWOT

Penjelasan Gambar:

X menunjukkan bahwa PT. Gramedia Asri Media berada pada

kuadran I dimana perusahaan dapat menggunakan strategi SO

(Strength - Opportunity), yang maksudnya adalah perusahaan

menggunakan Strength untuk menjawab Opportunity yang ada.

Berikut adalah gambar matrik SWOT:

 
 86

Tabel 4.4 Matrik SWOT pada PT. Gramedia Asri Media

IFAS Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness)

1).Sebagai salah satu 1).Cabang baru
cabang toko buku yang yang masih
sudah terkenal di belum diketahui
Indonesia oleh banyak
2).Dari segi produk pelanggan
sudah cukup lengkap 2).Manajemen
3).Dari segi pelayanan yang belum
bagus tertata rapi
4). Memiliki rekan bisnis 3).sistem yang
EFAS yang ternama masih belum
5). Merupakan toko buku terintegrasi secara
ketiga terbesar untuk menyeluruh
ukuran di dalam mall.
Peluang Strategi SO Strategi WO
(Opportunity) 1).Menjaga nama baik 1).Memanfaatkan
1).Kualitas perusahaan di mata kebijakan
produk yang dunia.(S1,O1) pemerintah yang
sudah dikenal 2).Memanfaatkan bisa membantu
masyarakat luas pengalaman perusahaan meningkatkan
yang cukup lama untuk penjualan terhadap
2.)Produk yang menjangkau seluruh pasar cabang baru
ditawarkan baik global maupun sekalipun (W1,O4)
merupakan suatu lokal.(S2,O3)
kebutuhan hidup
bagi masyarakat
luas
3).Pasar global
dan lokal yang
bisa menerima
produk yang
diberikan
4).Kebijakan
pemerintah untuk
tidak membeli
buku bajakan
sangat membantu
perusahaan.

 
 87

Ancaman (Threats) Strategi ST Strategi WT

1).Pasar global & 1).Menjaga hubungan yang 1.) Memperbaiki
lokal semakin baik dengan rekan bisnis manajemen agar
luas, sehingga (penerbit)agar produk tetap bisa mengatasi
pendatang baru terjaga.(S4,T4) pesaing baru
semakin Agar customer tidak (W2,T1)
bermunculan. meninggalkan perusahaan
2).Perekonomian dan lari ke pesaing baru
internasional dan maka,pelayanan harus terus
nasional yang di tingkatkan (S3,T1)
tidak stabil
3).Resesi global
menyebabkan
harga tidak stabil
& daya beli
berkurang
4).harga kertas
yang semakin
melambung
tinggi.sehingga
harga yang
diberikan oleh
pemasok lebih
tinggi pula

Strategi-strategi SO perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Menjaga nama baik perusahaan di mata dunia.

(S1,O1)

b. Memanfaatkan pengalaman perusahaan yang

cukup lama untuk menjangkau seluruh pasar baik

global maupun lokal. (S2,O3)

Hal ini menandakan perusahaan memiliki kekuatan yang

cukup untuk menjawab tantangan kedepan dan memiliki peluang

yang besar.

Dari Weakness yang dimiliki perusahaan, dapat disimpulkan bahwa

terdapat 2 (dua) masalah utama, yaitu:

 
 88

a. Manajemen yang belum tertata rapi.

b. Sistem yang masih belum terintegrasi secara

menyeluruh.

4.4.2 Analisis Bisnis Eksternal

Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan

mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan

menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST.

4.4.2.1 5 Daya Persaingan Porter

Dalam analisis lima daya persaingan Porter, kita dapat

mengetahui lima faktor eksternal yang dapat mempengaruhi

perusahaan yang berasal dari Intraindustry Rivalry (Pesaing),

Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar

Supplier), Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Tawar-

Menawar Pembeli), Potential New Entrants (Pendatang Baru

yang Potensial), dan Substitute Product (Produk Pengganti).

Berdasarkan hasil analisis maka lima kekuatan Porter yang ada

pada Potential New Entrants (Pendatang Baru yang Potensial)

Toko Buku Gramedia mulai merasa khawatir terhadap

para pendatang baru yang potensial, terlebih lagi dengan

pendatang baru yang berbasis toko buku online yang

terselubung toko buku berbasis online atau toko buku

 
 89

terselubung yang sedang banyak di dunia online, karena

transaksi online yang mudah dan praktis membuat pelanggan

lebih tertarik untuk memesan buku melalui online. Ada

beberapa pendatang baru potensial yang muncul, Contoh

pendatang baru yang potensial adalah www.kutukutubuku.com

yang mulai diminati oleh para konsumen.

Melihat minimnya potensi toko buku baru yang muncul

di karenakan besarnya biaya yang harus di keluarkan untuk

modal dan kesulitan pendatang baru untuk di kenal oleh para

konsumen, maka orang lebih banyak memilih membuka

toko buku online yang jangkaunya lebih luas dengan modal

yang lebih rendah

1. Intraindustry Rivalry (Pesaing)

PT. Gramedia Asri Media kurang mengkhawatirkan

pesaing yang berasal dari dalam negeri karena perusahaan ini

sudah memulai usahanya dari tahun 1970, sehingga toko

buku Gramedia Central Park tidak terlalu mengkhawatirkan

para pesaing. Adapaun pesaing-pesaing yang muncul adalah

pesaing-pesaing dalam negeri yang juga sudah memiliki

nama dan memulai usahanya sejak lama sama seperti halnya

PT. Gramedia Asri Media. Perusahaan-perusahaan pesaing kuat

tersebut adalah Toko Buku Gunung Agung, Toko Buku

Peri Plus, Toko Buku Times (khusus buku import), PT.

 
 90

Kharisma dll. Tetapi perusahaan tersebut tidak menjadi pesaing

yang besar bagi perusahaan.

Menurut analisis, perusahaan harus pandai-pandai ber-

manuver untuk menghadapi pesaing-pesaing yang kuat yang

berasal dari luar negeri yaitu Toko Buku Times.

Solusi yang dapat dihadirkan untuk pesaing-pesaing

yang kuat adalah lebih mengedepankan IT sebagai proses kerja

yang lebih tepat dan cepat.

2. Substitute Product (Produk Pengganti)

Selain menjual buku ,toko buku gramedia juga memiliki

produk pengganti sebagai pilihan kedua dari buku berupa

counter dan stationary dimana dari counter menjual sebagai

contoh tas, dompet, elektronik, dll. Dan stationary menjual

sebagai contoh alat-alat tulis, keperluan kantor, dll.

3. Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Tawar-Menawar

Pembeli)

PT. Gramedia Asri media mengutamakan kepuasan

pelanggan yang didasarkan pada kuantitas yang tepat, kualitas

barang yang baik, misalnya dengan menyediakan produk

yang lengkap, kasir yang banyak, suasana yang nyaman, dan

menyediakan café yang bisa di gunakan oleh pelanggan.

Dari hasil analisis, selain mengutamakan kepuasan pelanggan,

perusahaan juga harus membuat supaya pelanggan bisa setia

dengan perusahaan. Dengan cara memberikan diskon dengan

 
 91

minimal pembelian RP 500.000,-untuk pembelian di tempat,

jika ada pembelian memalui telepon/delivery pengiriman

gratis. Dan untuk pelanggan yang juga merupakan karyawan

mendapatkan diskon 20%.

4. Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar

Supplier)

PT. Gramedia Asri Media menggunakan hubungan

bagi hasil terhadap para pemasoknya. Hubungan bagi hasil

tersebut bersifat mutlak yaitu: hasil 70% di berikan kepada

pemasok dan 30% untuk PT. Gramedia Asri Media (tidak

bisa kurang dari 30%).

Menurut analisis, perusahaan sudah cukup baik

menjaga hubungannya dengan supplier dan melihat perusahaan

membutuhkan sistem informasi yang dapat mempercepat arus .

 
 92

Gambar 4.5 Analisis Lima Daya Persaingan Porter

 
 93

4.4.2.2 PEST (Politic, Economic, Social, Technology)

a) Faktor Politik

Faktor politik dalam negeri lebih banyak

berpengaruh daripada politik luar negeri, Kebijakan-

kebijakan baru yang datang dari pemerintahan yang baru

akan memberikan peluang bagi perusahaan sebaliknya

kebijakan yang sudah ditetapkan pemerintah masih kurang

ditekankan kepada masyarakat sehingga menyebabkan

kerugian bagi perusahaan seperti pembajakan hak cipta

contoh masih banyaknya penjualan buku-buku bajakan

yang dijual lebih murah dibandingkan harga buku yang

asli. Sehingga kerugian ditimbulkan kepada pencipta buku

dan toko-toko buku yang menjual buku asli seperti

Gramedia.

Menurut analisis, pembajakan berdampak negatif

dalam penjualan karena dilihat dari kondisi masyarakat

Indonesia saat ini buku hasil bajakan akan lebih diminati

karena harga yang relatif lebih murah dan terjangkau.

b) Faktor Ekonomi

Faktor ekonomi memberikan pengaruh yang cukup

kuat bagi perusahaan. Bisa dikatakan sangat bergantung

pada ekonomi pasar. Contohnya untuk supply kertas harga

 
 94

terus berubah-ubah di perdagangan. Resesi global juga

berpengaruh bagi perusahaan. Perekonomian yang

menurun akan membuat harga produk menjadi turun dan

daya beli berkurang.

Nilai mata uang dollar juga berpengaruh bagi

perusahaan karena dollar merupakan mata uang dunia

yang menjadi alat tukar internasional. Nilai mata uang

dollar yang naik dan turun secara tajam otomatis membuat

harga produk naik turun.

Menurut analisis, faktor ekonomi adalah faktor

dalam PEST yang paling berpengaruh bagi perusahaan,

karena PT. Gramedia Asri Media merupakan perusahaan

retail buku terbesar di Indonesia.

c) Faktor Sosial

Masalah sosial berpengaruh terhadap perusahaan.

Kondisi lingkungan yang tidak kondusif di sekitar

perusahaan akan berujung pada masyarakat yang banyak

menuntut pada perusahaan, pemblokiran akses perusahaan,

intimidasi karyawan, kriminalitas tinggi.

Sedangkan hubungan dengan karyawan,

manajemen perusahaan selalu berusaha menjaga hubungan

baik dengan adanya serikat pekerja. Serikat pekerja ini

 
 95

akan menampung semua keluhan karyawan dan

menyampaikan ke manajemen untuk diberikan tanggapan.

Hasil dari analisis terhadap lingkungan sosial di

atas adalah masalah yang cenderung muncul dari

lingkungan sekitar perusahaan dan karyawan. Saat ini,

perusahaan memiliki serikat pekerja untuk membantu

mengatasi segala keluhan dari karyawan dan berusaha

untuk menjaga hubungan baik antara karyawan dan

manajemen perusahaan. Untuk masalah lingkungan

sekitar, perusahaan harus pandai-pandai membuat

kebijakan yang dapat menguntungkan perusahaan dan

masyarakat sekitar.

d) Faktor Teknologi

Untuk saat ini dalam teknologi perusahaan sudah

memiliki komputer info/ellord (sistem) yang membantu

pelanggan mencari buku-buku yang ingin dibeli secara

efektif dan efisien.

Perusahaan terus mengamati perkembangan

teknologi dunia. Misalnya jika ada mesin baru yang dapat

menghasilkan pelayanan yang lebih baik, maka

perusahaan akan mempertimbangkan untuk membelinya.

 
 96

4.4.3 Analisis SI/TI Internal

Bagian TI perusahaan saat ini sudah menerapkan sistem informasi

dan teknologi informasi dalam setiap bagian perusahaan. Bagian-bagian

tersebut antara lain: bagian pemesanan, penerimaan, penjualan,

pembayaran, retur, kasir besar, counter, administrasi, serta eksekutif.

4.4.4 Analisis SI/TI Eksternal

PT. Gramedia Asri Media menyadari pentingnya sistem informasi

dan teknologi informasi dalam era global saat ini. Perusahaan

membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk

memasarkan produknya. Oleh karena itu perusahaan menggunakan media

Website sebagai sarana promosi. Web tersebut adalah

www.Gramediabooks.com.

Terdapat kekurangan dalam website Gramediabooks, website

hanya digunakan untuk media promosi. Seharusnya bisa lebih

dimaksimalkan seperti fasilitas pemesanan secara online yang tersambung

dengan web www.gramediaonline.com, tidak hanya terpusat dengan toko

buku gramedia mall taman anggrek saja tetapi ke toko buku gramedia

menyeluruh, disediakannya forum untuk feedback customer.

Menurut analisis, perusahaan harus lebih pandai dalam

menggunakan SI/TI yang sedang berkembang dengan pesat. Hal ini akan

mempercepat proses bisnis perusahaan dan perusahaan memiliki

keunggulan kompetitif.

 
 97

4.5 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI

Gambar 4.6 Penyelarasan Strategi Bisnis dan Usulan Strategi SI/TI pada PT.

Gramedia Asri Media

 
 98

4.6 Strategi Bisnis Perusahaan

Agar dapat menjadi pemain bisnis terkemuka di dunia, PT.

Gramedia Asri Media menerapkan strategi bisnis sebagai berikut:

1. Perusahaan mengikuti pangsa pasar/pelanggan

Perusahaan terus menganalisis pangsa pasar, apa yang dibutuhkan

pelanggan saat ini dan apa yang akan dibutuhkan pelanggan dimasa

mendatang. Hal ini menciptakan peluang-peluang bagi perusahaan

supaya perusahaan tetap mampu bersaing di pasar lokal maupun

internasional.

2. Analisis pesaing

PT. Gramedia Asri Media mengarah pada pasar lokal dan sedang

merambah asia, perusahaan ini mempunyai banyak pesaing-pesaing

kuat, misalnya toko buku Gunung Agung. Perusahaan berusaha

menghindari pesaing-pesaing tersebut dengan cara lebih unggul

dalam sistem, teknologi, aplikasi dan konsep.

3. Produk Unggul

Untuk bermain dipasar toko buku pangsa menengah ke atas, PT.

Gramedia Asri Media selalu memberikan produk-produk yang

berkualitas. Hal ini mempengaruhi target pasar yaitu pelanggan

menengah ke atas.

4. Mutu

PT. Gramedia Asri Dalam Perusahaan mutu berarti bukan hanya

memuaskan keinginan pelanggan semata tetapi secara konsisten

adalah proses yang sistematis (harus) dalam usaha mencapai sasaran

 
 99

organisasi yang ditetapkan melalui upaya perubahan yang

berkelanjutan, efektif dan efisien.

5. Meningkatkan Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja karyawan bisa berdasarkan prestasi kerja karyawan

tersebut. Untuk mendapatkan kinerja karyawan yang baik, perusahaan

harus meningkatkan kinerja karyawan dengan cara memanfaatkan

sistem informasi yang ada. Pemberian training, sarana dan prasarana,

dan tunjangan harus diperhatikan untuk meningkatkan kinerja

karyawan.

4.7 Usulan Strategi SI/TI

1. Perancangan ulang arsitektur jaringan dan aplikasi pada

PT.Gramedia Asri Media Mall Central Park.

Melihat adanya kekurangan pada arsitektur jaringan dan

aplikasi pada PT. Gramedia Asri Media. Arsitektur jaringan

yang ada saat ini masih bersifat hubungan antar internal

perusahaan saja dan kurangnya bagian untuk pengembangan TI.

Aplikasi yang ada pada saat ini adalah aplikasi Sistem

Informasi RBS (Retail Bisnis Sistem). Aplikasi ini melakukan

hampir seluruh proses yang ada pada perusahaan yaitu proses

pemesanan, penerimaan, penjualan, pembayaran, dan retur.

Pertukaran data sudah dilakukan secara internal (online).

Adapun kekurangan dari sistem RBS adalah tidak

terintegrasi dengan aplikasi lainnya.

 
 100

2. Penerapan Sistem Informasi

Melihat dari sistem informasi yang ada pada Toko Buku

Gramedia Mall Central Park saat ini kurang memaksimalkan

kinerja perusahaan secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada

belum terintegrasi secara menyeluruh antar Pusat dan Toko.

Sehingga menyebabkan pembuatan barcode yang berbeda-beda

antar toko dan kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi

sebagai sarana komersil seperti penjualan, maupun pelayanan

didalam web yang tersedia.

Hasil analisis mengusulkan 2 (dua) sistem informasi yang

dapat menyelesaikan masalah dan dapat mendukung strategi

bisnis perusahaan.

1. Diantaranya aplikasi E-Business yaitu:

a. Electronic Commerce (E-Commerce)

b. Electronic Supply Chain Management (E-SCM)

2. Dan aplikasi lainnya, yaitu:

  a. HRIS (Human Resource Information System)

4.7.1 Strategi SI

4.7.1.1 E-Commerce

E-Business sudah dikenal luas pada saat ini. E-

Business lebih luas cakupannya dari E-Commerce. E-Business

merupakan bentuk kegiatan bisnis yang dilakukan dengan

 
 101

menggunakan teknologi internet. E-Business memungkinkan

suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem

pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih

efisien dan fleksibel. E-Business juga banyak dipakai untuk

berhubungan dengan supplier dan mitra bisnis perusahaan,

serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan

secara lebih baik.

Komponen Sistem Informasi terdiri dari 6 (enam)

elemen yaitu hardware, software, brainware, data,

networking, dan procedure. Menurut analisis, akan

menggunakan enam elemen tersebut untuk menjelaskan

usulan Sistem Informasi terhadap perusahaan.

1. Electronic Commerce

E-Commerce pada dasarnya merupakan proses

pembelian, penjualan, pengiriman, atau pertukaran produk,

jasa, atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk

internet. Website merupakan media utama dalam menjalankan

E-Commerce, melalui website perusahaan dapat menawarkan

produk sekaligus melayani pelanggan.

Dalam analisis portfolio, website perusahaan sekarang

masuk kedalam kategori High Potential karena saat ini

perusahaan hanya menggunakanya untuk memperkenalkan

perusahaan ke masyarakat. PT. Gramedia Asri Media telah

 
 102

memiliki website tetapi masih kurangnya pemanfaatan strategi

sistem informasi sebagai sarana komersil. Hasil analisis

mengusulkan pengembangan E-Commerce, agar perusahaan

dapat lebih memaksimalkan penggunaan website yang tidak

hanya untuk media promosi dan juga dapat terakses dengan

semua jaringan E-Commerce PT. Gramedia Asri Media

disemua wilayah, dimana selama ini E-Commerce hanya

diterapkan di Toko Buku Gramedia Mall Taman Anggrek,

dengan pengembangan E-Commerce tersebut perusahaan

dapat memanfaatkannya dengan maksimal.

PT. Gramedia Asri Media merupakan perusahaan yang

bergerak dibidang bisnis retail, maka diusulkan menggunakan

tipe B2C (Business to Customer). Tipe ini diusulkan karena

perusahaan menjual buku dan alat-alat tulis kepada pelanggan.

Pembeli bisa menentukan sendiri menurut kebutuhannya.

Manfaat E-Commerce bagi perusahaan:

1. Pelanggan dapat melakukan pemesanan langsung di

website dan pemesanan online berdasarkan wilayah

yang di inginkan, hal ini dapat membuat transaksi

manjadi lebih cepat.

2. Perusahaan dapat memberikan informasi produk ke

pelanggan. Perusahaan juga dapat memberikan

informasi mengenai buku-buku lama dan buku-buku

 
 103

baru yang dijual di toko, serta ketersediaan produk di

setiap wilayah.

3. Perusahaan dapat memberikan layanan ke pelanggan

seperti layanan tanya jawab, serta kritik dan saran di

website.

4. Perusahaan mengikuti pangsa pasar/pelanggan

Perusahaan terus menganalisis pangsa pasar, apa

yang dibutuhkan pelanggan saat ini dan apa yang

akan dibutuhkan pelanggan dimasa mendatang.

Langkah-langkah pengembangan E-Commerce

adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan E-Commerce.

E-Commerce yang sudah ada dikembangkan

disemua Toko Buku Gramedia disetiap wilayah.

2. Merancang ulang website.

Menentukan tampilan website dan menu-menu

yang dibutuhkan untuk pengembangan E-

Commerce.

3. Menghubungkan jaringan E-Commerce.

Menghubungkan jaringan E-Commerce disemua

wilayah Toko Buku Gramedia.

4. Start simple

 
 104

Mengimplementasikan E-Commerce yang sudah

dikembangkan.

Tabel 4.5 Impelemtasi E-Commerce

Hardware Server, Modem, PC

Software E-Commerce, Web Browser,

Operating System, Web Editor

People Web Developer

Data Produk, pelanggan, perusahaan.

Networking Internet

Procedure Manual, kriteria, aturan

4.7.1.2 Electronic Supplay Chain Management (E-SCM)

Persaingan yang semakin ketat akibat perubahan-

perubahan lingkungan bisnis memaksa pelaku-pelaku

industri, baik sektor industri maupun jasa, untuk

memikirkan cara-cara baru dalam memenangkan

persaingan. Strategi logistik dan Electronic Chain

Management yang tepat merupakan salah satu cara untuk

memenangkan persaingan. Tujuan dari Manajemen Rantai

supply ini adalah meningkatkan kepercayaan dan

kolaborasi diantara supplier, perusahaan dan pelanggan

akhir, untuk meningkatkan percepatan inventory, untuk

 
 105

memastikan material terus mengalir dari sumber ke

konsumen akhir, mencegah terjadinya penumpukan

inventory dalam satu lokasi.

Supplay Chain Management (SCM) adalah suatu

pendekatan yang digunakan untuk mencapai

pengintegrasian yang baik dari supplier, manufacturer,

distributor, retailer, dan customer. Artinya barang

diproduksi dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat,

dan pada tempat yang tepat dengan tujuan mencapai suatu

biaya dari sistem secara keseluruhan yang minimum dan

juga mencapai service level yang diingingkan. Selain itu,

SCM dapat juga diartikan sebagai sebuah jaringan

supplier, manufaktur, perakitan, distribusi, dan fasilitas

logistik yang membentuk fungsi pembelian dari material,

transformasi material menjadi barang setengah jadi

maupun produk jadi, dan proses distribusi dari unit-unit

tersebut ke konsumen.

Dalam SCM, dijelaskan arus material, arus

informasi, dan arus keuangan. Arus material

menggambarkan arus produk secara fisik dari pemasok

sampai dengan konsumen dan arus balik dari retur produk

karena adanya claim terhadap produk, layanan yang

dilakukan Product Support setelah proses penjualan, daur

 
 106

ulang yang diantaranya proses remanufacturing dan

welding, dan pembuangan yang dilakukan pada sejumlah

produk.

Arus informasi meliputi kegiatan peramalan

terhadap permintaan produk yang memang sangat

dibutuhkan oleh perusahaan yang mempunyai hambatan

dalam pemenuhan seluruh permintaan dari para pelanggan

yang melebihi kemampuan perusahaan dalam

memenuhinya dikarenakan kurang akuratnya peramalan

yang dilakukan, proses pemesanan, dan pelaporan status

pesanan, arus ini akan berjalan dua arah, antara konsumen

akhir dan penyedia bahan baku mentah dan sebaliknya.

Arus keuangan meliputi informasi syarat-syarat kredit,

jadwal pembayaran, dan pengiriman.

Terdapat tiga macam komponen pada Chain,

yaitu: Upstream Chain atau Rantai Supply Hulu yang

menggambarkan aktifitas perusahaan dengan para

suppliernya, Internal Chain Management atau

Manajemen Rantai Supply Internal yang meliputi semua

proses pemasukan barang ke gudang, dan aktifitas utama

dalam Manajemen Rantai Supply Internal adalah

manajemen produksi, pengendalian persediaan, dan

Downstream Chain Management atau Rantai Supply Hilir

 
 107

yang meliputi semua proses pengiriman produk ke

pelanggan akhir, sehingga yang menjadi perhatian utama

adalah proses distribusi, pergudangan, transportasi, dan

layanan aftersales.

Beberapa fungsi yang dapat dipenuhi

dengan penerapan Chain Management:

a. Keputusan dimana apa yang akan dibeli

b. Menghubungkan startegi organisasional dengan

strategi supply

c. Pencarian jalan terbaik atas semua operasi

melawan competitor dan implementasi dari cara

terbaik dalam perusahaan

d. Menganalisis pesaing-pesaing yang

mempunyai produk serupa.

e. Menghasilkan produk unggul yang berkualitas

f. Menghasilkan produk dengan mutu yang baik

Perencanaan permintaan dan prediksi,

mengkoordinasi prediksi permintaan dari semua

konsumen dan membagi prediksi dengan semua

pemasok

 
 108

4.7.1.3 Human Resource Information System (HRIS)

Kami mengusulkan pengunaan Aplikasi

HRIS untuk mengatasi masalah ketenagakerjaan di

perusahaan. Selama ini perusahaan belum pernah

menilai kinerja karyawan. Perusahaan melakukan

penggajian hanya berdasarkan jabatan, bukan

berdasarkan prestasi karyawan tersebut. Hal ini

tentu akan menimbulkan kesenjangan antar

karyawan.

Gambar 4.7 Model HRIS

 
 109

Manfaat bagi perusahaan :

1. Dengan mengetahui kinerja karyawan, perusahaan

dapat mengambil tindakan terhadap karyawanya.

2. Membantu proses umum HRD seperti perekrutan,

pemecatan, sangsi, dan tunjangan.

3. Perusahaan dapat menganalisa karyawan

perusahaan lain.

Memulai proses implementasi HRIS

melibatkan beberapa atau bahkan semua tingkat

organisasi. Proses implementasi HRIS tersebut

berupa:

1. Kerjasama Divisi HR dengan Divisi IT

Manager HR bertugas menentukan jenis-

jenis kebutuhan yang berhaitan dengan

human resource kemudian bekerja sama

dengan pihak Divisi IT untuk

mengintegrasikan database, serta

perpindahan data dari sistem lama ke

sistem baru.

2. Data Management

Dalam tahap ini data-data tersebut

diperbaharui. Contoh seperti data gaji, data

 
 110

tunjangan untuk memastikan data tersebut

benar dan up-to-date.

3. Pelatihan

Pada tahap ini pemakai sistem di training

dan di sosialisasikan mengenai bagaimana

cara mengunakan sistem HRIS. Manajer

SDM harus ikut aktif dalam

mensosialisasikan sistem baru tersebut.

Hardware Computer, Server, Modem, Hub

Software HRIS, Operating System, Web Browser

People Divisi HRD

Data Karyawan, karyawan luar, masyarakat

Network Internet, jaringan komputer

Procedure Manual, kriteria, aturan

4.8.2 Strategi Management SI/TI

Strategi manajemen SI/TI adalah strategi yang menjamin

konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang

berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan

diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa

struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi dengan

 
 111

sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi

perusahaan.

4.7.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi

       
Kepala Toko

MR/ SEKJEN

SPVADMINISTRASI STAFKOMPUTER

KASIRBESAR ADMINISTRASI DATAENTRY DIVISI TI

WEB
TEKNISI TI
DEVELOPMENT

SPVPEMBELIAN HRD SPVPENJUALAN

PEMBELIAN PENERIMAAN WIDIANIAGA KEAMANAN RUMAHTANGGA

Gambar 4.8 Rekomendasi struktur organisasi PT. Gramedia Asri Media

 
 112

4.7.2.2 Penjelasan Rekomendasi Struktur Organisasi

PT. Gramedia Asri Media harus melakukan perubahan

pada struktur organisasinya dengan tujuan agar sistem yang

diusulkan dapat diimplementasikan dengan baik. Perbaikan

pada struktur organisasi juga dapat memperjelas fungsi dan

tanggung jawab antar divisi.

1. Bagian teknisi (Teknisi TI)

Dengan perkembangan teknologi TI yang

semakin pesat menyebabkan inovasi teknologi

yang terus menerus di kembangkan sehingga,

dibutuhkan Teknisi TI untuk membantu memantau

serta mengembangkan TI. Adapun tugas dari

Teknisi TI adalah:

a. Mempelajari Hardware computer dan sistem

operasi dengan target pegawai mampu

mengatasi kerusakan komputer.

b. Perakitan komputer.

c. Penyelamatan data.

2. Bagian pengembangan website (Web Development)

Dengan terbuka teknologi komunikasi

khususnya teknologi internet yang dapat

memberikan pelayanan secara online, perusahaan

 
 113

harus tanggap melihat tren yang berkembang

khususnya dalam trend penggunaan internet saat

ini, untuk itu perusahaan harus lebih

memperhatikan pembentukan unit khusus yang

bertujuan untuk melakukan pengembangan

terhadap website perusahaan yang nantinya tidak

lagi hanya sekedar sarana promosi serta periklanan

semata, tapi melangkah ke perdagangan E-

commerce.

Web Development memiliki tugas:

a. Bertugas untuk mengembangkan website

perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas ketersediaan Informasi

dari perusahaan untuk pelanggan.

c. Bertanggung jawab agar sistem informasi berbasis

web dapat berjalan dengan baik.

3. HRD (Human Resource Development)

Merupakan bagian yang bertugas dalam perekrutan

karyawan baru, training karyawan, penggajian,

tunjangan, penghentian dan penilaian kinerja.

 
 114

4.7.2.3 Rekomendasi Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI

yang dibutuhkan

Keberhasilan dari pengembangan sistem dan

teknologi informasi pada perusahaan bergantung pada kualitas

dari personil SI/TI pada perusahaan tersebut. Penambahan

divisi yang terkait dengan SI/TI tentu membutuhkan orang-

orang khusus dalam posisinya. Berikut adalah persyaratan

kualifikasi personil yang akan direkrut oleh perusahaan:

1. Web Development (1 orang)

a. Pria / Wanita

b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau

Teknologi Informasi dari universitas terkemuka

c. Memiliki minimal IPK 3.00

d. Mengerti dan memahami berbagai bahasa

pemrograman seperti PHP, VB.net

e. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun

f. Memiliki integritas serta profesionalisme yang tinggi

untuk menyelesaikan tugas

2. Teknisi IT (1 orang)

a. Pria / Wanita

b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau

Teknologi Informasi dari universitas terkemuka

c. Memiliki IPK minimal 2.75

 
 115

d. Mengerti dan memahami mengenai

troubleshooting komputer

e. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun

f. Memiliki integritas serta profesionalisme yang

tinggi untuk menyelesaikan tugas

3. HRD (Human Resource Development) (1 orang)

a. Pria / Wanita

b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau

Teknologi Informasi dari universitas terkemuka

c. Memiliki IPK minimal 3.00

d. Mengerti dan memahami mengenai jaringan

komputer

e. Dapat bekerja dalam kelompok

f. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun

g. Memiliki integritas serta profesionalisme yang

tinggi untuk menyelesaikan tugas

4.7.3 Strategi TI

Strategi TI akan membahas mengenai teknologi informasi yang

akan berubah dan apa yang menyebabkan dasar perubahan tersebut. Saat

ini, PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park sudah menggunakan

jaringan komputer di perusahaan, tetapi kami melihat bahwa masih

adanya kekurangan dalam arsitekur jaringan yang ada kekurangan

tersebut sangat mempengaruhi perkembangan perusahaan tersebut.

 
 116

Hasil analisis mengusulkan untuk menambahkan divisi TI untuk

memaksimalkan proses perusahaan dan juga jaringan bisa go public

sehingga tidak hanya menjadi media promosi semata. Hal ini sangat

penting untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

4.7.3.1 Arsitektur Jaringan

Arsitektur jaringan pada PT. Gramedia Asri Media Mall

Central Park adalah:

Gambar 4.9 Arsitektur jaringan PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park

 
 117

4.7.3.1.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan

Adapun rekomendasi arsitektur jaringan pada PT.

Gramedia Asri Media Mall Central Park adalah:

Gambar 4.10 Rekomendasi arsitektur jaringan PT. Gramedia Asri Media Mall

Central Park

 
 118

4.7.3.2 Dukungan Hardware

Melalui hasil analisis PEST perusahaan, maka

menyarankan perusahaan untuk penambahan beberapa unit

komputer untuk unit struktur organisasi yang baru agar sesuai

dengan aplikasi yang diusulkan dan kebutuhan dimasa

mendatang.

Tabel 4.6 Rekomendasi Hardware

Divisi Spesifikasi Rekomendasi Jumlah

IT Processor Min P4-2,4Ghz 3

Motherboard

HDD 160Gb

Ram 1Gb

VGA Onboard

LAN card

Monitor 17”

HRD Processor Min P4-2,4Ghz 1

Motherboard

HDD 160Gb

Ram 1Gb

VGA Onboard

LAN card

Monitor 17”

 
 119

4.7.3.3 Perencanaan Biaya

Berikut adalah rincian mengenai biaya pengadaan dan

upgrade PC / desktop, server, dan aplikasi. Harga kurs yang

dipakai yaitu mata uang dollar dengan harga rata-rata pada

periode desember 2009 sebesar $1 = Rp9550,00.

A. Perkiraan Biaya Usulan Hardware

Table 4.7 Perkiraan Pembelian Hardware

Spesifikasi Hardware Jumlah Harga($) Biaya($)

Processor Min P4-3 Ghz 2 400 4600

Motherboard

HDD 20Gb

Ram 2Gb

VGA Onboard

LAN card

Monitor 15”

Processor Min P4-3Ghz 3 280 840

Motherboard

HDD 80Gb

Ram 1Gb

VGA Onboard

LAN card

Monitor 15”

Total Biaya 5440

 
 120

Tabel 4.8 Perkiraan Pembelian Hardware Server

Spesifikasi hardware Jumlah Harga($) Biaya($)

Processor Min Intel Xeon 5430 3 1400 4200

2,66Ghz

Motherboard

HDD SAS 2*300Gb

Ram 2*2GB ECC

VGA Onboard

LAN card

Monitor 17”

Total biaya 4200

B. Perkiraan Biaya Usulan Software

Tabel 4.9 Perkiraan Pembelian Software

Software Biaya

Electronic Commerce (E-Commerce) $1500

Electronic Supply Chain Management (E-SCM) $1800

Human Resource Information System (HRIS) $1700

Total Pembelian Software $40000

 
 121

      4.7.3.4 Rencana Implementasi

Berikut merupakan tabel rencana implementasi Strategi

bisnis SI, Strategi manajemen SI/TI, dan Strategi TI.

Tabel 4.10 Rekomendasi Jadwal Implementasi

Tahun ke-1 Tahun ke-2

Output Perencanaan Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Strategi Bisnis SI
- Pengembangan Website
- Pengembangan E-Commerce
- Penerapan E-SCM
- Penerapan HRIS
Strategi Manajemen SI/TI
- Pengembangan Struktur organisasi
- Perekrutan staff SI/TI
Strategi TI
- Pembelian hardware komputer
- Pengembangan Jaringan

Tahap pertama adalah pengembangan Struktur Organisasi.

Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memperinci serta menata

struktur organisasi yang telah diubah. Pengembangan ini dapat

dilakukan selama 1 (satu) bulan. Pada tahun pertama juga dilakukan

pembelian hardware komputer, serta pengembangan jaringan. Pada

tahun pertama lebih diutamakan segala requirement untuk

pengembangan aplikasi pada tahap selanjutnya.

Tahap selanjutnya adalah pengembangan website, karena

kebanyakan dari aplikasi yang kami usulkan berbasis web. Setelah

 
 122

website telah siap, E-Commerce mulai dibangun dengan asumsi

selesai dalam 6 bulan.

Pada tahun ke 2 (dua), implementasi berikutnya adalah E-

SCM untuk mendukung aktivitas dalam suplai bahan baku.

Perusahaan ini bersifat manufaktur, karena suplai merupakan salah

satu faktor utama dalam kegiatan produksi. Kami asumsikan akan

selesai dalam setengah tahun.

Pada tahun ke 2 (dua), implementasi berjalan bersamaan

dengan E-SCM yaitu HRIS dimana HRIS diterapkan untuk

mendukung kesejahteraan karyawan.

4.7.3.5 Aplikasi Portfolio

Adapun isi dari aplikasi portfolio dilihat dari 2 (dua)

sisi yaitu:

4.7.3.5.1 Aplikasi Portfolio Perusahaan

Analisis aplikasi yang digunakan perusahaan

bermanfaat untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut

masuk dalam kategori high potential, strategic, key

operational atau support. Kategori yang diberikan

tergantung dengan kontribusi yang diberikan masing-

masing aplikasi tersebut dalam perusahaan. Aplikasi

portfolio pada PT. Gramedia Asri Media Mall Central

Park adalah sebagai berikut:

 
 123

Tabel 4.11 Analisis Aplikasi Portfolio saat ini pada

Toko Buku Gramedia Mall Central Park

Strategic High Potential

EIS (Executive Information Website:

System) gramediabooks.com,

gramediaonline.com

Key Operational Support

RBS (Retail Bisnis Sistem) POS (Point of Sales), AR

(Account Receivable),

SAC (Sistem Administrasi

Counter), KAS (Sistem

Keuangan)

Melalui analisis portfolio pada sistem yang sedang

berjalan di perusahaan, aplikasi yang sekarang dimiliki masuk

ke dalam ke-empat kategori portfolio diatas. Dalam ke-empat

kriteria diatas dapat dilihat adanya kekurangan di dalam High

Potential dimana Website belum memaksimalkan kinerja

perusahaan sehingga perlunya pengembangan di dalam High

Potential tersebut.

 
 124

4.7.3.5.2 Aplikasi Portfolio Masa Mendatang

Berikut adalah gambaran Aplikasi masa

mendatang pada PT. Gramedia Asri Media.

Tabel 4.12 Portofolio Aplikasi Masa Mendatang pada

Toko Buku Gramedia Mall Central Park

Strategic High Potential

EIS (Executive Information Website:

System) gramediabooks.com,

gramediaonline.com, E-Commerce,

E-SCM, dan HRIS

Key Operational Support

RBS (Retail Bisnis POS (Point of Sales), AR (Account

Sistem). Receivable), SAC (Sistem

Administrasi Counter), KAS (Sistem

Keuangan)

Aplikasi E-Commerce, E-SCM (Supply Chain

Management), dan HRIS masuk ke dalam kategori High Potential.

E-Commerce dan E-SCM merupakan bagian dari E-Busines, dan

HRIS masuk dalam aplikasi lainnya. Sistem Aplikasi E-Business

termasuk High Potential dikarenakan perusahan masih sangat

 
 125

memperlukan pengembangan untuk mencapai Goal perusahaan.

Serta aplikasi HRIS tremasuk high potential dikarenakan untuk

membantu menyusun management yang belum tertata rapih.