BAB 8

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

8.1 Proses Bisnis Produksi

Bisnis merupakan suatu aktivitas baik dilakukan perseorangan atau kelompok)
untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Jadi dapat dikatakan bisnis adalah kegiatan untuk
mendapatkan penghasilan. Proses bisnis adalah serangkaian tugas yang paling
berhubungan yang melibatkan data,unit organisasi,dan suatu urutan waktu yang logis.
Produksi merupakan segala perbuatan atau kegiatan manusia baik secara langsung
maupun tidak langsung yang ditujukan untuk menambah atau mempertinggi nilai dan
guna suatu barang untuk memenuhi kebutuhan manusia.
Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi
kekayaan merupakan fungsi yang ada dalam proses bisnis produksi pada peusahaan
pemanufakturan. Pada perusahaan non pemanu fakturan, beberapa (jika ada) aktivitas
produksi merupakan fungsi yang terpisah. Akan tetapi pada banyak organisasi, fungsi ini
menangani persediaan dan mengolah beberapa tipe aktivitas produksi, seperti menjual
barang atau jasa. Oleh karena itu, prinsip pengendalian produksi relevan untuk banyak
organisasi.

8.2 Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Bisnis Produksi

Di dalam pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Bisnis Produksi ada 4
elemen yaitu:
1. Pengendalian Produksi
Pengendalian Produksi yaitu Sistem Akuntansi biaya yang berfokus pada
pengelolaan persediaan pemanufak turan: bahan baku, bahan baku dalam proses,
dan barang jadi. Job costing memerlukan sistem pengendalian pesanan produksi.
Job costing merupakan prosedur yang harga perolehan didistribusikan ke job
khusus atau pesanan produksi. Pada process costing, harga perolehan
dikomplasikan dalam proses atau rekening departemen secara periodik. Pada
pengendalian produksi ada 3 proses pengendalian yaitu:
a) File dan Laporan
Kebutuhan dasar produksi disediakan dengan file/daftar material dan
file/daftar operasi master. Daftar Material berisi daftar semua bahan yang
diperlukan dan deskripsinya dalam pesanan subperakitan. Daftar Operasi
Master mirip dengan daftar material, yang berisi operasi tenaga kerja rinci,
urutan pengerjaan dan kebutuhan mesin yang berkaitan dengan pengerjaan
tersebut. Ketersediaan sumber daya untuk produksi dikomunikasikan ke
fungsi pengendalian produksi dengan menggunakan laporan status
persediaan dan laporan ketersediaan faktor. Laporan status
persediaan berisi sumber daya dalam persediaan yang tersedia untuk
 produksi. Laporan ketersediaan faktor berisi ketersedian sumber daya
tenaga kerja dan mesin. Dokumen ini merupakan awal dari arus
pemrosesan data produksi.
b) Arus Transaksi
Pesanan produksi dijalankan sesuai dengan otorisasi untuk departemen
produksi untuk membuat produk. Permintaan material diterbitkan untuk
setiap pesanan produksi untuk mengotorisasi departemen pesediaan untuk
mengeluarkan material ke departemen produksi. Di dalam alur permintaan
material dan pesanan produksi fungsi akuntansi biaya menerima tembusan
pesanan produksi langsung dari pengendalian produksi, juga dari
departemen produksi ketika pesanan produksi telah selesai. Akuntansi
biaya juga menerima tembusan permintaan material dari fungsi
pengendlian persediaan dan departemen produksi. Di dalam arus transaksi
ini, ada Operasi tenaga kerja yang dicatat pada kartu pencatat waktu
kerja yakni rekonsiliasi periodik dari kartu pencatat waktu dengan laporan
tenaga kerja produksi. Laporan status produksi merinci pekerjaan yamh
telah selesai pada pesanan produksi individual yamh telah dipindahkan
melalui proses produksi. Laporan ini digunakan untuk memonitor status
pesanan produksi yang belum selesai dan, jika diperlukan, dapat dilakukan
revisi pada jadwal departemen produksi.
c) Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mengolah file
pencatatan barang dalam proses. Catatan baru ditambahkan pada file ini
ketika menerima pesanan produksi yang baru, yang dimulai oleh
pengendalian produksi. Setelah pesanan produksi selesai dan barang sudah
ditransfer ke persediaan, beberapa dokumen diperbarui. Pengendalian
produksi memindahkan pesanan produksi dari file pesanan produksi yang
masih terbuka. Pencatatan persediaan barang jadi diperbarui untuk
menunjukan ketersediaan produk. Pengendalian produksi juga
membutuhkan pembandingan produksi dan analisis dari faktor-faktor yang
lain, termasuk biaya yang dianggarkan dengan biaya yang sesungguhnya.
Pengendalian terhadap hilangnya persediaan dan pengelolaan level
persediaan yang optimal juga merupakan faktor yang penting untuk
pengendalian produksi secara keseluruan.
2. Pengendalian Persediaan
Pengendalian Persediaan diwujudkan melalui beberapa pencatatan persediaan dan
laporan yang berisi informasi sepeeti penggunaan persediaan, saldo persediaan,
dan level maksimum dan minimum dari persediaan. Titik pemesanan ulang
merupakan level persediaan yang digunakan sebagai pertimbangan untuk
memesan atau memproduksi item tambahan untuk menghindari kondisi tidak
memiliki persediaan. Karena tujuan pengendalian persediaan adalah
 meminimumkan biaya persediaan total, keputusan penting yang dibuat adalah
ukuran jumlah dari setiap pesanan yang disebut economic order quantity(EOQ).
Jika EOQ telah dihitung, maka keputusan dapat dilakukan.Bagian penting dari
pengendalian persediaan adalah evaluasi perputaran persediaan untuk menetukan
umur, kondisi dan status persediaan. Pengendalain khusus dibuat untuk
menghapus yang telah kadaluwarsa dan item persediaan. Pengendalian khusus
dibuat untuk menghapus yang telah kadaluwarsa dan persediaan yang
perputarannya rendah dan membandingkan antarl level persediaan yang telah
dibuat. Pengendalian persediaan meliputi metode untuk penanganan dan
penyimpanan. Penyimpanan dan penanganan item harus memberikan keamanan
terhadap penggelapan, perlindungan terhadap kerusakan, terhindar dari
kadaluwarsa dan keyakinan adanya pengendalian yang tepat.
3. Produksi Just-in-Time (JIT)
Produksi just-in-time (JIT) merupakan istilah yang digunakan untuk menjelaskan
sistem produksi yang komponene diproduksi hanya ketika diperlukan dalam suatu
poses operasi. Persediaan dipakai sebagai penyangga pada operasi yang berbeda.
Persediaan dikurangi dengan analisis operasi secara hati-hati untuk menghasilkan
tingkat produksi yang konstan yang akan menyeimbangkan input dan output pada
berbagai tahap produksi. Produksi JIT jiga menekankan pangendalian kualitas.
Karena persediaan diminimumkan, produksi yang rusak akan dibetulkan dengan
segera jika arus konstan produksi berlangsung terus-menerus.
4. Aplikasi Akuntasnsi Kekayaan
Aplikasi Akuntansi Kekayaan menyangkut aktiva tetap organisasi dan investasi.
Elemen penting dari pengendalian internal yang efektif adalah pemrosesan yang
akurat dan tepat waktu dari informasi yang berhubungan dengan aktiva tetap dan
investasi. Pemrosesan seperti ini dikerjakan dengan menggunakan aplikasi
khusus. Ada empat tujuan dari aplikasi aktiva tetap dan investasi:
 Untuk mengelola pencatatan yang benar yang mengidentifikasi aset
dengan deskripsi, biaya, dan lokasi fisik.
 Untuk depresiasi yang benar dan atau perhitungan amortasi untuk tujuan
buku dan pajak.
 Untuk evaluasi ulang asuransi dan tujuan biaya penggantian.
 Menyediakan laporan bagi pihak manajemen untuk merncanakan dan
mengendalikan item aset individual.

8.3 Sistem Pemanufakturan Respons Cepat

 Sistem pemanufakturan terintegrasi-komputer (CIM) mengintegrasikan sistem
pemanufakturan fisik dan sistem perencanaan sumber daya pemanufakturan (MRP II).
Sistem pemanufakturan respon-cepat adalah sistem CIM yang pemanufakturan fisik dan
MRP II terintegrasi dengan teknologi yang lebih maju. Teknologi integrasi tingkat lanjut
meliputi electronic data interchange (EDI), identifikasi otomatis, dan proses terdistribusi.
Komponen Sistem Pemanufakturan Respon-Cepat antara lain:
a) Sistem Pemanufakturan Fisik
b) Sistem Perencanaan Sumber Daya Pemanufakturan (MRP II)
c) Teknologi Integrasi Tingkat Lanjut

8.4 Garis Besar Perencanaan dan Analisis Sistem

Perencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem yang ada pada system
informasi yang pengembangannya membutuhkan perhatian khusus. Tujuan perencanaan
sistem ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera
dipecahkan  maupun yang nantinya akan diselesaikan.
Analisis sistem dimulai setelah perencanaan system telah mengidentifikasi
subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama analisis  system adalah untuk memahami
sitem dan permasalahan yang ada, memberikan gamran informasi yang dibutuhkan dan
untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem berikutnya.

8.5 Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan

Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas-bawah, sangat penting
digunakan ketika mengembangkan system. Oleh karena itu perlu ada perhatian seksama
ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi system secara keseluruhan. Rencana
tersebut harus memasukkan dukungan dan persetujuan total dari manajemen puncak.
Tanpa rencana keseluruhan system informasi yang akan dikembangkan hanya akan
seperti berupa motif abstract dalam jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu
mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut ini:
 Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling
membutuhkan sumber daya tersebut.
 Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.
 Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan
rencana strategis organisasi.

Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu:

1. Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen puncak.

2. Menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi perencanaan
sistem.
 3. Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.
4. Mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.
5. Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu dalam
organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.
6. Membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan analisis
dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.
7. Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan bekerja
dalam proses analisis dan desain awal.

8.6 Analisis Sistem

Analisis system terstruktur adalah sebuah pendekatan untuk menganalisis system
yang dimulai dengan deskripsi umum sebuah system dan kemudian diproses melalui
seperangkat langkah yang tersusun secara logis, yang di dalamnya tiap-tiap system
dikembangkan secara lebih mendetail dan diakhiri dengan kode pemrograman kompurt
(dan detail lainnya).

8.7 Desain Sistem

Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam
tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang harus dimiliki
oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang berhubungan dengan layout
keseluruhan. Dalam tahap desain sang arsitek akan menyiapkan sebuah cetak biru dari
rumah tersebut yang akan oleh ahli listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Kesalahan
kecil yang dibuat dalam tahap ini akan berakibat besar terhadap sejumlah uang dan
pengeluaran di tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering terjadi ketika mendesain
sistem informasi akuntansi.  Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan
pengguan terhadap sistem itu sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan
dalam rencana desain,implementasi sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya ditolak
oleh para individu yang menjadi target di mana sistem tersebut didesain.

8.8 Langkah-langkah Desain Sistem

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah
sistem yang lengkap. Langkah – langkah pokok dalam desain sistem ialah:
1. Mengevaluasi berbagai alternatif desain
 Dalam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari
munculnya sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh tahap
perencanaan dan analisis sistem dalam siklus pengembangan. Desain sistem harus
menyediakan solusi untuk sebuah masalah khusus.
2. Enumerasi alternatif desain
Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendesain sebuah sitem baru
yang lengkap. Pendekatan yang pertama adalah mendesain sistem secara lengkap
mulai dari awal. Pendekatan lainya adalah memaksa ahli desain untuk memilih
dan merekomendasisistem yang belum dibuat(premade sistem).
3. Menggambarkan berbagai alternatif
Setelah daftar utama dibuat, tiap alternatif dapat didokumentasikan dan
digambarkan. Sebagai contoh sebuah jaringan komputer untuk pengumpulan data
dan distribusi laporan dapat dilakukan entah sentralisasi atau desentralisasi.
Dalam alternatif desai sentralisasi tiap divisi memasok data akuntansi ke pusat
sistem komputer. Pusat komputer kemudian memproses dan mendistribusikan
laporan ke setiap divisi. Dalam sebuah desain sistem desentralisasi setiap divisi
memiliki komputer dan mengumpulkan datanya sendiri. Laporan yang telah
selesai dikirim ke kantor pusat perusahaan.
4. Mengevaluasi alternatif
Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan didokumentasikan langkah
berikutnya adalah membandingkan tiap alternatif tersebut. Kriyeria penting untuk
memilih sebuah alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan biaya
dan manfaatnya. Selain itu alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua
sasaran sistem.
5. Menyiapkan spesifikasi desain
Peraturan penting yang mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain
harus bekerja secara terbalik yaitu, daro output ke input. Perancang sistem
manakala bekerja dengan tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan
manajemen dan dokumen output operasional sebagai langkah pertama dalam
proses. Sekali seluruh output telah dispesifikasikan, input data dan langkah-
langkah pemrosesannya ditentukan secara otomatis. Setelah keputusan diambil
 perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan spesifikasi
tersebut.
6. Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi desain sistem
Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah proposal.
Jika proyek bersekala besar proposalnya harus dikaji terlebih dahulu oleh
manajemen puncak sebelum disetujui. Namun demikian proposal-proposal
bersekala kecil dan tidak mahal dapat disetujui oleh manajer devisi atau
departemen. Rincian proposal desain harus memasukkan semua yang dibutuhkan
untuk mengimplementasikan desai proyek. Secara umum proposal akan terdiri
dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan deskripsi tenaga
kerja yang dibutuhkan , juga flowchart dan diagram yang menggambarkan
bagaimana sistem tersebut akan diimplementasikan.
7. Cetak biru proses bisnis
Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru
untuk seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-perusahaan
yang menggunakan SAP Enterprise Resource Planing System memulai upaya
desai mereka dengan menggunakan seperangkat lengkap cetak biru yang
disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan yang ada. Tim desain
kemudian tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal cetak biru ini dengan
kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada proses-proses yang penting dan
unik bagi tujuan dan strategi perusahaan.

8.9 Pertimbangan Desain Sistem

1. Desain Output
Pertimbangan pertama dan utama dalam desain output adalah efektivitas biaya.
Prinsip evektifitas harus diaplikasikan pada seluruh elemen dalam sistem karema
sebuah investasi dalam sistem informasi adalah sebuah pengeluaran anggaran-
modal – yaitu harus dievaluasi berdasarkan biaya manfaat. Tujuannya adalah
memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dengan tetap mencapai tujuan
sistem.
2. Desain Database
 Beberapa prinsip penting berlaku ketika mendesain database. Salah satunya
adalah database perusahaan harus terintegrasi. Integrasi berarti adanya upaya
untuk menghindari pengumpulan dan penyimpanan item data yang sama lebih
dari satu tempat dalam perusahaan. Dalam sebuah sistem yang terintegrasi,
berbagai tahapan operasi bisnis dapat berbagi data yang sama.
3. Pemrosesan Data
Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah terkait dengan
keseragaman dan integrasi. Hal ini menjadi penting ketika seluruh sistem
pemrosesan data sebuah perusahaan berkembang sesuai dengan rencana yang
telah disusun.
4. Input Data
Pertimbangan sulit lainnya yang sering muncul ketika mendesain sistem input
data adalah akurasi. Penggunaan sumber-sumber dokumen yang tersusun dengan
baik akan mendorong karyawan untuk merekam data akurat dengan sesedikit
mungkin kesalahan.
5. Pengendalian dan Ukuran Keamanan
Mengimplementasikan kendali yang memadai seringkali terabaikan. Pengendalian
yang bersifat komprehensif dan memadai harus dibangun setiap tahap proses
desain sistem. Ini merupakan suatu wilayah yang didalamnya akuntan memainkan
peranan penting ketika bekerja dengan sebuah tim desain.

8.10 Teknik-teknik Desain Sistem

Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal tersebut
tidaklah sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan solusi yang
sama untuk suatu permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat dipandang sebagai
sesuatu yang punya nilai seni walaupun banyak teknik telah dikembangkan.
1. Desain Formulir
Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus mendapat
perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara antara
pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain formulir harus berfokus
pada proses produksi dokumen-dokumen yangmenyediakan perantara yang
efektif antara manajer dab sistem informasi.
2. Desain Database
 Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database:
diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang terkait
dengan file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara beragam jenis
record. Diagram layout record akan menunjukan beragam tempat ( field) data
dalam sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi perancang system
sejumlah poin penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu.
Informasi tersebut akan berisi layout record, tujuan file, perkiraan jumlah
record,dan lainsebagainya.
3. Paket Desain Sistem
Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus
pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu
perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu
permasalahan. Paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun struktur
permasalahan desain dan menghasilkannya dalam waktu singkat.
4. Memilih Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Membeli perangkat lunak mempunyai beberapa keunggulan:
1. Paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan lebih
bayak akan ditanggung oleh pembeli daripada si pembuat.
2. Paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa organisasi
telah menggunakan paket tersebut selama beberapa bulan, maka dapat
diasumsikan aman dan segala gangguan yang muncul akibat kesalahan
telah dihilangkan.
3. Perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan
sejumlah uang. Dengan menggunakan perangkat lunak in-house
dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu pengembangan ke dalam
program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut tidak mampu
memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut dijalankan.
5. Kebijakan Umum dan Pengembangan Sistem
Mengembangkan sebuah sistem informasi adalah tugas yang kreatif dan menuntut
upaya keras yang dapat dan seharusnya memberikan manfaat ekonomis bagi
sebuah organisasi. Di lain sisi, proses pengembangan sistem dapat memunculkan
bencana, yaitu ketika sumber daya manusia dan keuangan yang dibelanjakan
tanpa pengembalian yang dapat dikendalikan dan bahkan mungkin sebuah sistem
tidak dapat diselesaikan sesuai keinginan