TATA LAKSANA PELAYANAN

A. TATA LAKSANA PELAYANAN SECARA UMUM

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke klinik ataupun yang akan dirawat
adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan RSIA Az-Zahra. Dapat dikatakan bahwa
disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah
sakit. Maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan
inilah seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak pelayanan rumah sakit. Tata
cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap
yang ramah, sopan, tertib, dan penuh tanggung jawab.
Dilihat dari segi pelayanan di rumah sakit, pasien yang datang dapat dibedakan menjadi :
1. Pasien yang dapat menunggu
- Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian.
- Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat.
2. Pasien yang harus segera ditolong (pasien gawat darurat).
Sedang menurut jenis kedatangannya, pasien dapat dibedakan menjadi :
a. Pasien baru: adalah pasien yang baru pertama kali datang ke RS untuk keperluan
berobat.
b. Pasien lama: adalah pasien yang pernah datang sebelumnya ke RS untuk
keperluan berobat.
Kedatangan pasien ke RS dapat terjadi karena :
1. Dikirim oleh dokter praktek di luar RS
2. Dikirim oleh Rumah Sakit lain, Puskesmas, atau jenis pelayanan kesehatan
lainnya.
3. Datang atas kemauan sendiri.

Instalasi Rekam Medis & Informasi Kesehatan merupakan pintu masuk bagi pasien
yang datang berobat. Dalam melaksanakan pelayanannya Rumah Sakit menjumpai
berbagai populasi masyarakat, misalnya: pasien lanjut usia, cacat fisik, cacat mental, dan
komunikasi dengan dialek bahasa daerah tertentu, serta budaya yang beraneka ragam.
Untuk itu dibutuhkan strategi dalam mengatasi hambatan tersebut. Diharapkan petugas
rekam medis terutama petugas pendaftaran cepat tanggap terhadap pasien-pasien lanjut
usia atau pasien yang memiliki keterbatasan fisik tertentu dalam memilih pelayanan
kesehatan yang dibutuhkan sesuai dengan keluhan pasien. Apabila pasien yang datang
memiliki kendala komunikasi misalnya pasien tidak mampu dan tidak mengerti bahasa
Indonesia, petugas rekam medis berusaha untuk berkomunikasi dengan bahasa yang
dimengerti pasien. Apabila pasien yang datang berobat menggunakan bahasa daerah
tertentu dimana petugas tidak menguasai bahasa tersebut, maka diharapkan petugas
rekam medis menghubungi petugas rekam medis lain atau rekan kerja lain yang telah
ditunjuk rumah sakit.

1. Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan

Pasien Baru
1. Pasien/keluarga mengisi data umum dan persetujuan umum.
2. Pasien/keluarga menyerahkan data umum dan persetujuan umum yang telah diisi
lengkap oleh pasien/keluarga sesuai dengan identitas diri yang sah (KTP/SIM
/Paspor/Kartu Pelajar, dll) kepada petugas pendaftaran pasien rawat jalan,.
3. Petugas pendaftaran menanyakan keluhan pasien, kepada pasien/keluarga untuk
menentukan klinik mana yang akan dituju serta menginformasikan jadwal klinik
yang dituju pasien.
4. Untuk pasien perusahaan/asuransi yang bekerja sama dengan RSIA Az-Zahra
wajib menunjukkan surat pengantar dari perusahaan/asuransi dan atau kartu
keanggotaan asuransi yang masih berlaku.
5. Petugas pendaftaran menginput data pasien ke komputer, kemudian mencetak slip
dan label.
6. Petugas pendaftaran menyerahkan slip dan label (yang bertuliskan nama klinik
yang dituju, nama dokter dan nomor urut berobat di klinik)
7. Petugas pendaftaran mencetak dan memberikan KIB (Kartu Identitas Berobat)
serta menjelaskan kegunaannya kepada pasien/keluarga.
8. Petugas membacakan bila perlu menjelaskan hak pasien dan keluarga.
9. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien/keluarga menuju ke pos perawatan.

Pasien Lama
1. Pasien/keluarga pasien mendaftar di Tempat Pendaftaran Jalan dengan
menyerahkan Kartu Identitas Berobat ( KIB ) pasien kepada petugas pendaftaran.
2. Petugas Pendaftaran mengentry nomor RM ke komputer berdasarkan nomor
rekam medis pasien yang tercantum pada Kartu Identitas Berobat (KIB). Jika
 pasien/keluarga tidak membawa KIB, petugas mencari data di komputer
berdasarkan nama, tanggal lahir, dan alamat pasien.
3. Petugas pendaftaran menanyakan keluhan pasien, kepada pasien/keluarga untuk
menentukan klinik mana yang akan dituju serta menginformasikan jadwal klinik
yang dituju pasien.
4. Untuk pasien perusahaan/asuransi yang bekerja sama dengan RSIA Az-Zahra
wajib menunjukkan surat pengantar dari perusahaan/asuransi dan atau kartu
keanggotaan asuransi yang masih berlaku.
5. Petugas Pendaftaran mencetak slip dan label.
6. Petugas pendaftaran menyerahkan slip dan label (yang bertuliskan nama klinik
yang dituju, nama dokter dan nomor urut berobat di klinik) serta KIB pasien.
7. Petugas membacakan bila perlu menjelaskan hak pasien dan keluarga.
8. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien/keluarga menuju ke pos perawatan.

Pendaftaran Via Telepon

1. Petugas pendaftaran via telepon menanyakan keluhan pasien, kepada pasien
/keluarga untuk menentukan klinik mana yang akan dituju serta menginformasikan
jadwal klinik yang dituju pasien.
2. Petugas pendaftaran via telepon menanyakan cara pembayaran dengan pribadi atau
ada jaminan dari asuransi/perusahaan.
3. Petugas pendaftaran via telepon mengentry nomor rekam medis memilih tujuan
klinik, nama dokter, jadwal dokter, penjaminnya sesuai permohonan pasien
/keluarga.
4. Petugas pendaftaran via telpon menginformasikan kepada pasien/keluarga nomor
urut pendaftaran di klinik, apabila dijamin oleh perusahaan atau asuransi agar
menunjukkan surat jaminan/kartu dan meminta slip ke bagian pendaftaran sebelum
berobat ke klinik/dokter yang dituju.

Setelah mendapat pelayanan kesehatan rawat jalan, tindak lanjut yang dilakukan
yaitu:
 Pasien boleh langsung pulang.
 Pasien diberi surat kontrol atau kartu perjanjian oleh petugas klinik untuk datang
kembali pada hari dan tanggal yang telah ditetapkan. Kepada pasien yang diminta
datang kembali, harus lapor kembali ke bagian pendaftaran.
 Pasien dirujuk ke klinik lain.
 Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
 Pasien masuk rawat inap.

ALUR PASIEN RAWAT JALAN RSIA Az-Zahra

Datang Sendiri Tempat Pendaftaran.

Pasien Rawat Jalan

Dikirim oleh:
- Dokter Praktek.
- Unit Kes. Lain.
- Asuransi. Mengambil
- Dokter Perusahaan nomor antrian

Menunjukkan KIB Isi form data

Mengisi form Ya Pernah berobat Tidak umum dan KIB
persetujuan umum
persetujuan
umum

Nurse station/Pos
Perawat

Klinik

Labor, Kasir Farmasi Rawat

Rontgen, Dll Jalan

Pulang Pendaftaran Rawat

Inap
2. Pelayanan Pendaftaran Gawat Darurat
Pasien ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian adminitrasinya meliputi pendaftaran
pasien baik baru maupun ulangan. Setelah mendapat pelayanan kesehatan rawat jalan,
tindak lanjut yang dilakukan antara lain:
 Pasien boleh langsung pulang.
 Pasien dirujuk ke klinik.
 Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
 Pasien masuk rawat inap.
a. Jika pasien sudah sadar dan dapat diwawancarai, petugas rekam medis
mendatangi pasien/keluarga untuk mendapatkan identitas selengkapnya.
b. Petugas rekam medis mengecek data identitas di komputer untuk mengetahui
apakah pasien pernah dirawat/berobat di RSIA Az-Zahra.
c. Bagi pasien yang pernah dirawat maka rekam medisnya segera dikirim ke ruang
perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimilikinya.
d. Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat di RSIA Az-Zahra maka
diberikan nomor rekam medis baru.
Alur Berkas Rekam Medis Rawat Jalan dan IGD RSIA Az-Zahra sebagai berikut:
 Pasien datang langsung mendaftar ke tempat Pendaftaran/Registrasi rawat jalan
IGD.
 Bagi pasien yang sudah pernah berobat, pasien harus menunjukkan kartu identitas
berobat RSIA Az-Zahra.
 Petugas pendaftaran menginput ke data base di komputer.
 Petugas membuat kartu identitas berobat untuk pasien baru kemudian diberikan
kepada pasien dan harus dibawa apabila pasien berobat kembali di kemudian hari.
 Berkas rekam medis langsung terekam di SIMRS yang langsung bisa dibuka di
klinik yang dituju sesuai dengan keluhan pasien.
 Petugas melakukan skrining terhadap pasien, apabila pasien membutuhkan
bantuan kursi roda, petugas menghubungi Porter.
 Petugas di Nurse station menginput ke SIMRS: Nama pasien, Nomor rekam
medis, jenis kunjungan, tindakan/pelayanan yang diberikan.
 Dokter pemeriksa menginput riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis,
terapi yang ada relevansi dengan penyakitnya, pada SIMRS
  Petugas RMIK memeriksa kelengkapan pengisian rekam medis, dan untuk yang
belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
 Indeksing langsung melalui SIMRS.
 Petugas koding rawat jalan akan mengkoding semua pasien yang telah
mendapatkan pelayanan.
 Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat
laporan dan statistik rumah sakit.
 Rekam medis pasien disimpan di SIMRS.

Alur Pengelolaan Pasien di Instalasi Gawat Darurat

RSIA Az-Zahra

HCU

Ruang OPS

P1
Rawat
Inap
Triage
Pendaftaran
Rawat Inap
P2 Rujuk/
PindahRawat
P3

Pulang
Ruang
Observasi
Kamar
Pemeriksaan jenazah
Penunjang

Pendaftaran Pembayaran
Ruang
Isolasi
 FLOWCHART ALUR DOKUMEN PASIEN RAWAT JALAN /IGD

TPPRJ
TPP IGD

Nomor Register Sudah

(No RM baru) ada RM Instalasi
Rawat Inap

Rawatan ulang

Kontrol Nomor KLINIK Berobat ulang

RM
Pendidikan
SIMRS Penelitian

Keperluan
lain

Kelengkapan Assembling/ Indeks File

Checking Nama

3. Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap

Pendaftaran pasien rawat inap bisa berasal dari IGD dan klinik rawat jalan. Setelah
pasien dan/atau keluarga setuju dirawat inap atas anjuran dokter yang memeriksa, maka
pasien menjalani tahap pendaftaran rawat inap untuk proses pencarian kamar perawatan
yang sesuai. Petugas pendaftaran akan mengurus proses pendaftaran dengan keluarga
atau penanggungjawab pasien. Setelah kamar yang ditentukan disetujui oleh pasien dan
keluarga maka keluarga diminta mengisi dan menandatangani form persetujuan rawat
inap. Petugas akan menjelaskan tarif, peraturan, dan tata tertib selama pasien dirawat,
hak dan kewajiban pasien, serta menjelaskan jika pasien mengajukan pertanyaan
mengenai perkiraan biaya selama dirawat di RS.
Pasien perusahaan dan asuransi harus membawa kartu asuransi atau surat pengantar/
surat jaminan dari perusahaan. Petugas akan menghubungi asuransi untuk melaporkan
pasien baru rawat inap agar segera dikirimkan surat jaminannya. RSIA Az-Zahra hanya
menerima pasien perusahaan/asuransi yang bekerjasama dengan RSIA Az-Zahra.
Petugas mencari ketersediaan kamar perawatan yang sesuai dengan permintaan atau hak
pasien dari Perusahaan/Asuransi.
 Untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat hubungannya dengan proses
penerimaan pasien, maka aturan penerimaan pasien perlu ditetapkan.
Aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut :
• Bagian pendaftaran bertanggung jawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh
informasi yang berkenaan dengan diterimanya seorang pasien di RSIA Az-Zahra.
• Bagian pendaftaran harus segera memberitahukan bagian-bagian lain terutama
bagian yang berkepentingan langsung, setelah diterimanya seorang pasien untuk
dirawat.
• Membuat catatan yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan oleh semua
bagian selama pasien dirawat.
• Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja dalam proses
penerimaan dan pemulangan pasien.

Ketentuan Umum Penerimaan Pasien Rawat Inap

• Semua pasien yang menderita segala macam penyakit, selama ruangan dan fasilitas
yang memadai tersedia dapat diterima di RSIA Az-Zahra.
• Sedapat mungkin pasien diterima di pendaftaran rawat inap pada waktu yang telah
ditetapkan, kecuali untuk kasus gawat darurat dapat diterima setiap saat.
• Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat, pasien tidak dapat
diterima. Untuk itu, pasien/keluarga diminta untuk menemui dokter yang merujuk
atau petugas dapat menelponkan dokter tersebut.
• Pasien dapat diterima, apabila :
- Ada surat rekomendasi/ pengantar rawat dari dokter yang mempunyai wewenang
untuk merawat pasien di RSIA Az-Zahra
- Ada surat pengantar rawat dari IGD atau Klinik RSIA Az-Zahra
- Pasien gawat darurat perlu diprioritaskan.
- Ada surat rujukan dari dokter praktek luar/ RS lain, pasien disalurkan ke klinik
atau IGD
- Tidak ada surat rujukan/ nama dokter yang dituju, pasien disalurkan ke klinik atau
IGD.
Prosedur pasien untuk masuk rawat inap:
1. Apabila ruangan sudah tersedia :
 Petugas pendaftaran menginformasikannya kepada pasien/keluarga. Bila pasien
menunggu di rumah, maka petugas menginformasikannya dengan menelpon dan
memberi waktu 2 jam atau sesuai dengan jarak tempuh ke rumah sakit.
 Pasien segera mendaftar di pendaftaran rawat inap.
 Pasien/keluarga mengisi formulir data umum, persetujuan umum dan persetujuan
rawat inap.
 Petugas menginput data ke komputer. Untuk pasien baru yang belum mempunyai
Kartu Identitas Berobat, dibuatkan kartu dan kemudian di serahkan kepada
pasien/keluarga serta menginformasikan untuk senantiasa membawa kartu
tersebut setiap kali mau berobat ke RSIA Az-Zahra.
 Petugas mencetak lembaran masuk dan keluar ( RM 1 ) dan lembar identitas untuk
administrasi. Status administrasi diserahkan kepada pasien/keluarga untuk
dilakukan pengecekan kebenaran data dan kemudian ditandatangani oleh pasien
/keluarga dan diberi nama jelas.
 Petugas melampirkan RM 6 sesuai dengan SMF
 Pada saat mendaftar pasien akan mendapat penjelasan tentang :
- Kapan dapat masuk.
- Tarif dan fasilitas kamar.
- Cara pembayaran.
- Peraturan/tata tertib selama pasien dirawat.
- Hak Pasien.
2. Jika pasien pernah pernah dirawat sebelumnya maka petugas pendaftaran mencetak
tracer agar petugas distribusi dapat mencari dan melampirkan rekam medis tersebut
saat pasien ditransfer ke ruangan.
3. Pasien diantar oleh perawat dan atau porter ke ruangan tanpa pembayaran uang muka.
4. Prosedur selama pasien di ruang perawatan yang berkaitan dengan rekam medis
antara lain :
 Untuk pasien yang masuk melalui klinik rawat jalan RSIA Az-Zahra, pada waktu
pasien tiba di ruang perawatan dan diterima oleh perawat, pasien diberi gelang
dengan terlebih dahulu mengedukasi penggunaan gelang.
 Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter maupun
perawat sendiri.
 Dokter yang merawat bertugas mencatat anamnese, hasil pemeriksaan fisik,
terapy serta semua tindakan yang diberikan kepada pasien pada lembaran-
lembaran rekam medis dan di paraf.
 Perawat/bidan mencatat pengamatan mereka terhadap pasien dan pertolongan
perawatan yang mereka berikan mulai pasien tiba di ruang perawatan sampai
pasien tersebut pulang kedalam catatan perawat/bidan dan membubuhkan nama
jelas dan tanda tangan. Mengisi lembaran grafik tentang suhu, nadi, tekanan darah
dan pernapasan seorang pasien.
 Bila pasien akan keluar rumah sakit atau meninggal, dokter harus mengisi
ringkasan keluar (Resume). Resume dibuat duplo lembar asli untuk rekam medis,
duplonya diberikan pada pasien untuk rujukan, rujuk balik atau sebagai surat
kontrol ke klinik RSIA Az-Zahra.
 Perawat/bidan berkewajiban membuat sensus harian yang memberikan gambaran
pasien masuk, keluar hidup, meninggal dan mutasi mulai jam 00.00 sampai
dengan jam 24.00.
 Petugas perawatan harus memeriksa kelengkapan berkas rekam medis pasien
sebelum diambil oleh petugas pengambilan Rekam Medis.
 ALUR PASIEN RAWAT INAP
RSIA Az-Zahra

Pasien

Tempat Pendaftaran Tempat Pendaftaran Pasien

Pasien Rawat Inap IGD

Isi persetujuan rawat

Pernah Dirawat/ inap dan persetujuan
Berobat TD umum
KLINIK
K

Y
A

Ruang Rawat KIB

Inap

Pulang Kamar Jenazah

Perlu Berobat Dirujuk ke RS.

Jalan Kasir Lain/dokter yang
mengirim
 ALUR REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP
RSIA Az-Zahra

Tempat Pendaftaran
Surat Pengantar Pasien Rawat Inap
Dirawat

Perawatan Resume Keluar

Keluar

Ruangan
Rekam Medis

Assembling/ Coding Input ke Filing

Analisa/Audit Komputer