Persiapan sebelum hari-H

1. Cari informasi tentang narasumber

Ini adalah hal pertama yang harus Anda lakukan.
Jadi saat Anda mendapatkan mandat menjadi moderator, maka segeralah cari tahu siapa narasumber
yang akan menjadi pembicara.
Apa profesi utama mereka, apa saja karya mereka, dan aktivitas apa yang saat ini mereka lakukan.
Kemudian cari tahu juga materi apa yang akan disampaikan nanti dalam seminar nantinya.
Kalau memang panitia ada handout materi minta salinan handout tersebut dari penitia.
2. Pelajari materi yang akan disampaikan oleh nara sumber
Setelalah Anda mengetahui informasi tentang narasumber, selanjutnya pelajari materi yang akan
mereka sampaikan.
Tujuannya adalah supaya saat Anda memandu nanti, Anda tahu bagaimana memberikan pengantar
yang tepat sebelum narasumber berbicara.
3. Pelajari runtutan acara secara menyeluruh plus durasi waktunya
Meski tugas Anda dimulai sejak mc memberikan kendali kepada Anda, namun untuk bisa
menjalankan tugas dengan baik, Anda harus tahun runtutan setiap acara secera menyeluru, termasuk
durasi waktu untuk tip-tiap acara.
Dalam hal ini sebaiknya minta run down acara ke panitia penyelenggara.
4. Persiapkan senjata perang
Untuk memperlancar tugas Anda sebagai moderator, selain melakukan ketiga hal yang saya
sebutkan di atas Anda juga perlu mempersiapkan senjata perang Anda.
Senjata perang itu antara lain, alat tulis (kertas kosong dan bulpoint), form profil Anda sendiri untuk
Anda serahkan ke pembaca acara atau mc, form profil narasumber atau pembicara yang nantinya
akan Anda kenalkan dan timer.
5. Persiapkan draf apa yang Anda katakan
Tujuan membuat draf ini adalah supaya Anda memiliki rule yang jelas saat Anda bicaranya
nantinya.
Jadi nantinya Anda tidak asal bicara tanpa tahun runtutan yang jelas dari apa yang akan Anda
sampaikan.
Terkiat dengan draf ini, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan.
Pertama, draf pembukaan acara.
Apapun yang akan Anda lakukan dan Anda katakan sebaiknya Anda tulis dulu semua. Kemudian
periksa, pelajari sampai Anda benar-benar yakin sudah menemukan cara terbaik untuk pembukaan
Anda nantinya.
Setelah selesai, latih apa yang sudah Anda tulis, sampai Anda bisa menyampaikannya dengan
natural. Tapi ingat jangan dihafal cukup pahami esensi saja.
Kedua adalah draf pembukaan sesi tanya jawab
Selain draf pembukaan acara, sebaiknya Anda juga membuat draf pembukaan untuk sesi tanya
jawab.
Ini supaya Anda tahu betul apa yang akan Anda katakan terkait hal-hal yang harus dipatuhi pada
saat sesi tanya jawab demi kelancaran proses tanya jawab.
6. Memilih pakaian yang akan Anda kenakan
Ini yang terakhir dan yang tak kalah panting, pikirkan juga pakaian yang meski Anda kenakan.
Saran terbaik kenakan pakaian yang sesuai dengan situasi seminar.
Pelaksanaan tugas di hari –H
7. Melakukan koordinasi dengan penitia
Pada saat hari-H datanglah lebih awal dan segera lakukan koordinasi dengan penitia untuk
menyiapkan segala hal yang dibutuhkan untuk melancarkan acara dan untuk menyambut
narasumber atau pembicara.
8. Bangun komunikasi dengan narasumber
Saat nara sumber datang, segera sambut mereka, persilakan narasumber duduk di tempat yang
sudah disediakan. Setelah beberapa saat narasumber sudah duduk dan sudah merasa siap untuk
diajak berbicara hampiri mereka, kenalkan bahwa Anda adalah moderator yang akan mamandu
kegiatan presentasi dan tanya jawab nantinya.
Kemudian selain memperkenalkan diri pastikan juga Anda mengkonfirmasi form profil pembicara
yang sudah Anda punya, tanyakan apakah profilnya sudah benar, ada yang kurang tepat atau ada
yang peru ditambahkan.
Kemudian pastikan juga narasumber mengetahui berapa waktu yang harus mereka gunakan, cara
Anda memberitahukan kalau waktu sudah hampir selesai, dan tambahan waktu kalau-kalau ternyata
acara molor karena beberapa hal.
Terakhir yang juga tidak kalah penting, tanyakan juga apakah mereka akan menggunakan notebook
sendiri atau menggunakan notebook panitia. Jika menggunakan notebook sendiri tanyakan apakah
mereka perlu teknisi untuk memasangkan atau dipasang olah asisten pribadi sendiri.
9. Buka sesi presentasi untuk narasumber
Setelah pembawa acara atau mc menyerahkan kendali ke Anda, maka bukalah sesi presentasi
narasumber dengan pembukaan yang dapat membantu audiens mengenal siapa narasumber dan
memahami pentingnya materi bagi audiens.
Untuk contoh kalimat pembukaannya bisa seperti di bawah ini.