KOMUNIKASI BISNIS

“MENYUSUN DAN MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS NEGATIF DAN

PERSUASIF”

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 6 (KELAS D2)

Tjok Istri Putri Kinara Pemayun (1907521193 / 18)

Tasya Husna Alfareza (1907521198 / 20)

Ni Putu Ariska Dewi (1907521202 / 22)

Ni Kadek Melia Utari (1907521209 / 24)

Ananda Matalia Arashidani (1907521269 / 27)

DOSEN PENGAMPU :

I Gusti Ayu Dewi Adnyani, S.E., M.Si.

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2021

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat dan karunianya serta usaha penulis, sehingga dapat menyelesaikan makalah ini,
dengan makalah yang berjudul “Menyusun dan Mengorganisasikan Pesan Bisnis Negatif
dan Persuasif”.

Penulis sadar banyak hambatan yang menghadang dalam proses penyusunan makalah
ini, dikarenakan keterbatasan kemampuan penulis sendiri. Kalaupun pada akhirnya karya ini
dapat terselesaikan tentulah karena beberapa pihak yang telah membantu dalam penulisan
laporan ini. Ucapan terimakasih kepada Ibu Dosen, selaku dosen pengampu, teman-teman
dan semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini.

Tidak ada yang dapat penulis berikan kepada mereka selain iringan doa yang tulus
dan ikhlas, semoga amal baik mereka diterima dan mendapat balasan yang lebih baik dari
Tuhan Yang Maha Esa. Tidak lupa saran dan kritik yang bersifat membangun sebagai bahan
masukan yang penulis harapkan dari pembaca demi perbaikan dan kesempurnaan makalah
ini. Penulis berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi
pembaca pada umumnya.

Sekian dan Terima Kasih.

Denpasar, 17 September 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 1
1.3 Tujuan Penulisan 2
1.4 Manfaat Penulisan 2
BAB II ISI 3
2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif 3

2.2 Pengorganisasian Pesan Negatif (Bad News) dan Persuasif 10

2.3 Latihan Menyusun Pesan Negatif (Bad News) dan Persuasif 19

BAB III PENUTUP 22

3.1 Kesimpulan 22
DAFTAR PUSTAKA iv

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi adalah suatu aspek kehidupan manusia yang paling mendasar,

penting, dan kompleks. Kehidupan sehari-hari kita sangat dipengaruhi oleh komunikasi
kita sendiri dengan orang lain, bahkan oleh pesan yang berasal dari orang yang kita tidak
tahu (we can not not communication). Berbicara tentang manusia dan kehidupan sosial
yang di dalamnya terjadi proses komunikasi, maka seiring perubahan alam, komunikasi
pun akan berubah. Berubah sesuai perkembangan zaman atau lebih popular dengan
istilah kekontemporeran. Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari
mengenai fenomena yang terjadi pada proses perubahan komunikasi dari dulu hingga
saat ini. Tujuannya adalah agar terwujudnya komunikasi efektif.

Di dalam komunikasi manusia menyampaikannya dapat melalui pesan (tidak

langsung) atau secara tatap muka (langsung). Pesan yang disampaikan dapat berupa
pesan baik (good news) atau pesan buruk/negatif (bad news). Di sebuah perusahaan
penyampaian pesan baik (good news) sangat diharapkan di dalam perkembangan
bisnis,namun pesan- pesan yang disampaikan dalam bisnis tidak selalu menyenangkan.
Maka dari itu penulisan pesan buruk/negatif (bad news) sangat penting untuk dibahas
dalam makalah yang kami susun ini. Karena dengan mengerti dalam penulisan pesan
buruk/negatif (badnews) dapat menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens
(komunikan) dan menjaga citra perusahaan/organisasi sebaik mungkin. Dan akan
terciptanya hubungan yang baik antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan
yang ingin dicapai bersama akan terwujud. Selain itu, dalam komunikasi juga ada yang
disebut dengan pesan persuasif. Pesan dimana kita harus mampu mempengaruhi orang
lain agar mau mengkuti keinginan kita.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan kajian latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang dapat diungkap
dalam makalah ini antara lain:

1.2.1 Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news) dan persuasif?

1.2.2 Bagaimana pengorganisasian pesan negatif (bad news) dan persuasif?

1
1.2.3 Bagaimana latihan menyusun pesan negatif (bad news) dan persuasif?

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan kajian latar belakang di atas, maka tujuan penulisan yang dapat diungkap
dalam makalah ini antara lain :

1.3.1 Untuk mengetahui dan memahami tentang proses penyusunan pesan bisnis negatif
(bad news) dan persuasif.
1.3.2 Untuk mengetahui dan memahami tentang pengorganisasian pesan negatif (bad news)
dan persuasif.
1.3.3 Untuk mengetahui dan memahami latihan menyusun pesan negatif (bad news) dan
persuasif.

1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan makalah ini adalah sebagai bahan pengetahuan dan penghayatan
bagi kita untuk memahami tentang menyusun dan mengorganisasikan pesan bisnis negatif
dan persuasif. Dan hendaknya makalah ini bermanfaat bagi para pembaca dan mahasiswa
dalam memahami tentang proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news) dan persuasif,
pengorganisasian pesan negatif (bad news) dan persuasif, menyusun pesan negatif (bad news)
dan persuasif.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News) dan Persuasif

2.1.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News)

Mengkomunikasikan informasi negatif adalah fakta kehidupan untuk semua

profesional bisnis, seperti berbagi informasi yang tidak menyenangkan atau tidak
diinginkan, atau mengeluarkan permintaan maaf publik. Adapun 5 tujuan yang berbeda
ketika mengkomunikasikan informasi negatif: (1) untuk menyampaikan kabar buruk, (2)
untuk mendapatkan penerimaan dari yang buruk berita, (3) untuk mempertahankan
sebanyak mungkin niat baik audiens, (4) untuk mempertahankan citra yang baik untuk
organisasi, dan, jika sesuai, (5) untuk mengurangi atau menghilangkan kebutuhan untuk
korespondensi di masa depan tentang masalah ini. Lima tujuan jelas banyak yang harus
dicapai dalam satupesan, sehingga perencanaan dan pelaksanaan yang cermat sangat
penting dengan pesan negatif.

 Langkah 1: Perencanaan Pesan Negatif

Ketika kita perlu menyampaikan berita negatif, kita tidak dapat menghindari
fakta bahwa audiens tidak ingin mendengar apa yang kita katakan. Untuk
meminimalkan kerusakan pada hubungan bisnis dan untuk mendorong penerimaan
pesan, analisis situasi dengan cermat sehingga dapat lebih memahami konteks di
mana penerima akan memproses pesan. Pastikan untuk mempertimbangkan tujuan
secara menyeluruh apakah itu langsung (seperti menolak pelamar pekerjaan) atau
lebih rumit (seperti menyusun kinerja negatif ulasan, dimana tidak hanya memberikan
umpan balik kepada karyawan tentang kinerja masa lalu tetapi juga membantu orang
tersebut mengembangkan rencana untuk meningkatkan kinerja masa depan). Dengan
tujuan yang jelas dan mempertimbangkan kebutuhan audiens, mengidentifikasi dan
mengumpulkan informasi yang dibutuhkan audiens untuk memahami dan menerima
pesan . Pesan negatif bisa sangat intens pribadi kepada penerima, dan penerima sering
memiliki hak untuk mengharapkan penjelasan berdasarkan jawaban kita.

Memilih media dan saluran yang tepat juga penting. Misalnya, berita buruk
untuk karyawan harus disampaikan secara langsung bila memungkinkan. Ini
membantu menjaga privasi mereka, menunjukkan rasa hormat, dan memberi mereka
kesempatan
3
 untuk mengajukan pertanyaan. Untuk melakukannya tidak selalu
memungkinkan atau layak, jadi akan ada saatnya kita perlu berbagi informasi negatif
penting melalui media tertulis atau digital.

Mendefinisikan ide utama dalam pesan negatif sering kali lebih rumit daripada
sekadar mengatakan tidak. Misalnya, jika kita perlu menanggapi karyawan pekerja
keras yang meminta kenaikan gaji, pesan kita mungkin lebih dari sekadar mengatakan
tidak untuk menjelaskan bagaimana dia dapat meningkatkan kinerjanya dengan
bekerja lebih cerdas, bukan hanya lebih keras.

Akhirnya, pengorganisasian pesan negatif membutuhkan perhatian khusus.

Satu dari keputusan perencanaan yang paling kritis adalah memilih apakah akan
menggunakan langsung atau tidak langsung pendekatan. Pesan negatif menggunakan
pendekatan langsung dibuka dengan berita buruk, berlanjut ke alasan situasi atau
keputusan, dan diakhiri dengan posisi positif pernyataan yang bertujuan untuk
menjaga hubungan baik dengan audiens. Sebaliknya, pendekatan yang tidak langsung
dibuka dengan alasan di balik berita buruk sebelum menyajikan berita buruk itu
sendiri.

Untuk membantu memutuskan pendekatan mana yang akan diambil dalam

situasi tertentu, tanyakan pada diri kita hal-hal berikut: pertanyaan rendah:

 Apakah kita perlu segera mendapatkan perhatian pembaca? Jika situasinya

darurat, atau jika seseorang mengabaikan pesan berulang, pendekatan
langsung dapat membantu kita mendapatkan perhatian dengan cepat.
 Apakah penerima lebih menyukai gaya komunikasi langsung? Beberapa
penerima lebih memilih pendekatan langsung tidak peduli apa, jadi jika kita
tahu ini, lakukan dengan langsung
 Seberapa pentingkah berita ini bagi pembaca? Untuk skenario kecil atau rutin,
direct pendekatan hampir selalu yang terbaik. Namun, jika pembaca memiliki
investasi emosional dalam situasi atau konsekuensinya bagi pembaca cukup
besar, pendekatan tidak langsung seringkali lebih baik, terutama jika berita
buruknya tidak terduga.
 Akankah kabar buruk itu datang sebagai kejutan? Pendekatan langsung baik
untuk banyak bisnis situasi di mana orang memahami kemungkinan menerima
berita buruk. Namun,jika berita buruk itu mungkin mengejutkan pembaca,
gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka bersiap untuk itu
4
  Langkah 2: Menulis Pesan Negatif

Dengan menulis dengan jelas dan sensitif, kita dapat mengambil sebagian
dari berita buruk dan bantuan pembaca kita menerima keputusan dan melanjutkan.
Jika kredibilitas kita belum mapan, berbicara dengan audiens, klarifikasi kualifikasi
sehingga penerima tidak akan bertanya mengenai otoritas atau kemampuan.

Saat kita menggunakan bahasa yang menunjukkan rasa hormat dan

menghindari nada menuduh, maka kita akan melindungi kebanggaan audiens. Etiket
komunikasi semacam ini selalu penting, tetapi itu menuntut perhatian khusus dengan
pesan-pesan negatif. Selain itu, kita dapat meredakan rasa kecewa dengan
menggunakan kata-kata positif daripada negatif, yang kontraproduktif.

 Langkah 3: Menyelesaikan Pesan Negatif

Kebutuhan akan perhatian yang cermat terhadap detail berlanjut saat kita
menyelesaikan pesan. Merevis konten untuk memastikan semuanya jelas, lengkap,
dan ringkas. Bahkan kesalahan kecil pun mungkin terjadi untuk dibesar-besarkan
dalam benak pembaca ketika mereka bereaksi terhadap berita negatif, karena mereka
dapat menciptakan kesan bahwa kita ceroboh atau tidak kompeten. Menghasilkan
dokumen yang bersih dan professional dan mengoreksi dengan hati-hati untuk
menghilangkan kesalahan. Terakhir, pastikan untuk menyampaikan pesan dengan
segera;menahan atau menunda berita buruk bisa jadi tidak etis, bahkan ilegal.

2.1.2 Proses Penyusunan Pesan Persuasif

 Menggunakan Proses Penulisan Tiga Langkah untuk Pesan Persuasif

Sarah Calhoun mengerti bahwa bisnis yang sukses bergantung pada pesan
persuasif baik dalam komunikasi internal maupun eksternal. Apakah Anda mencoba
meyakinkan atasan Anda untuk membuka kantor baru di Eropa atau mendorong
calon pelanggan untuk mencoba produk Anda, Anda perlu menggunakan
kemampuan Anda dari persuasi mencoba untuk mengubah penonton sikap,
keyakinan, atau tindakan karena pesan persuasif meminta khalayak untuk
memberikan sesuatu yang bernilai (uang sebagai produk, misalnya) atau mengambil
tindakan substansial (seperti mengubah kebijakan perusahaan), mereka lebih
menantang untuk menulis daripada pesan rutin. Profesional yang sukses mengatakan

5
bahwa persuasi bukan tentang tipu

6
 daya atau membuat orang bertindak melawan yang terbaik dari diri mereka sendiri
minat; ini tentang memberi tahu audiens bahwa mereka memiliki pilihan dan
menyajikan penawaran Anda dalam cahaya terbaik.

 Langkah 1: Perencanaan Pesan Persuasif

Dalam lingkungan bisnis yang jenuh informasi saat ini, memiliki ide bagus
atau produk hebat tidak lagi cukup. Setiap hari, ide bagus yang tak terhitung
jumlahnya tidak diperhatikan dan bagus produk tidak terjual hanya karena pesan
yang dimaksudkan untuk mempromosikannya tidak cukup menarik untuk didengar
di atas kebisingan kompetitif. Membuat pesan persuasif yang berhasil disituasi yang
menantang ini menuntut perhatian yang cermat terhadap keempat tugas dalam
langkah perencanaan, dimulai dengan analisis mendalam tentang tujuan Anda dan
audiens Anda. Menganalisis Situasi Dalam menentukan tujuan Anda, pastikan Anda
jelas tentang apa yang benar-benar ingin Anda capai. Misalkan Anda ingin
membujuk eksekutif perusahaan untuk mendukung proyek penelitian tertentu.dll.
Tapi apa artinya "dukungan"? Apakah Anda ingin mereka menepuk punggung Anda
dan berharap? kamu baik-baik saja? Atau apakah Anda ingin mereka memberi Anda
staf yang terdiri dari lima peneliti dan anggaran tahunan $1 juta?

Pesan persuasif terbaik terkait erat dengan keinginan dan minat audiens Anda
Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan penting ini: Siapa audiens saya ? Apa
kebutuhan penonton saya? Apa yang saya ingin mereka lakukan? Bagaimana
mereka bisa melawan? Apakah ada posisi alternatif yang perlu saya periksa? Apa
yang keputusan pembuat anggap sebagai masalah yang paling penting? Bagaimana
mungkin para budaya organisasi mempengaruhi strategi saya?

Untuk memahami dan mengkategorikan penonton kebutuhan, Anda dapat

merujuk ke spesifik informasi, seperti sebagai demografi (yang usia, jenis kelamin,
pekerjaan, pendapatan, pendidikan, dan lainnya karakteristik dari para orang yang
Anda coba untuk membujuk) dan psikografis (personalitas, sikap, gaya hidup, dan
karakteristik psikologis lainnya ). Ketika menganalisis penonton, mengambil
memperhitungkan harapan dan praktek budaya mereka sehingga Anda tidak
merusak persuasif pesan dengan menggunakan sebuah pantas banding atau dengan
mengorganisir Anda pesan di sebuah cara yang tampaknya asing atau tidak nyaman
untuk pembaca Anda.

7
 Jika Anda bertujuan untuk mengubah sikap, keyakinan, atau tindakan
seseorang, sangat penting untuk memahami motivasinya— kombinasi kekuatan
yang mendorong orang untuk memuaskan kebutuhan mereka. Jelas, lebih erat pesan
persuasif selaras dengan motivasi penerima yang ada, semakin effective pesan
tersebut mungkin. Misalnya, jika Anda mencoba membujuk konsumen untuk
membeli produk berdasarkan daya tarik fashionnya, pesan itu akan terhubung
dengan konsumen yang termotivasi oleh keinginan untuk menjadi mode, tetapi
mungkin tidak akan terhubung dengan konsumen lebih didorong oleh masalah
fungsional atau keuangan

1. Mengumpulkan Informasi

Setelah analisis situasi Anda selesai, Anda perlu mengumpulkan

informasi yang diperlukan untuk membuat pesan persuasif yang menarik.
Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang jenis informasi untuk disertakan
dalam pesan bisnis persuasif dan pesan pemasaran dan penjualan nanti.

2. Memilih Media dan Saluran yang Tepat

Pesan persuasif dapat ditemukan di hampir semua format komunikasi,

dari instan pesan dan podcast ke iklan radio dan skywriting. Bahkan, agen
periklanan mempekerjakan spesialis media yang tugasnya menganalisis
pilihan yang tersedia dan memilih kombinasi yang paling hemat biaya untuk
setiap klien dan setiap kampanye iklan.

Dalam beberapa situasi, berbagai anggota audiens Anda mungkin lebih

menyukai media yang berbeda untuk pesan yang sama. Beberapa konsumen
suka melakukan semua belanja mobil mereka secara langsung, sedangkan
yang lain melakukan sebagian besar riset belanja mobil mereka secara
online. Beberapa orang tidak keberatan dengan promo-email nasional untuk
produk yang mereka minati; yang lain membenci setiap bagian dari iklan
email yang mereka terima. Jika Anda tidak yakin dapat menjangkau sebagian
besar atau semua audiens Anda melalui satu media, Anda perlu
menggunakan dua atau lebih, seperti menindaklanjuti kampanye email
dengan huruf cetak.

Media sosial menyediakan beberapa pilihan menarik untuk pesan

persuasif, terutama pemasaran, pesan keting dan penjualan.
8
 3. Mengatur Informasi Anda

Gagasan utama yang paling efektif untuk pesan persuasif memiliki satu
kesamaan: Mereka adalah tentang penerima, bukan pengirim. Misalnya, jika
Anda mencoba meyakinkan orang lain untuk bergabung dengan Anda dalam
usaha bisnis, jelaskan bagaimana itu akan membantu mereka, bukan
bagaimana itu akan membantu Anda

Membatasi ruang lingkup Anda sangat penting. Jika Anda tampaknya

sedang bergulat dengan lebih dari satu ide utama, Anda belum memusatkan
perhatian pada inti masalah. Jika Anda mencoba membuat pesan persuasive
tanpa berfokus pada satu masalah atau peluang utama audiens Anda benar-
benar peduli, Anda tidak mungkin dibujuk berhasil.

Karena sifat persuasi adalah meyakinkan orang untuk mengubah sikap,

keyakinan, atau tindakan mereka, yang paling persuasive pesan
menggunakan pendekatan tidak langsung. Itu berarti Anda ingin menjelaskan
alasan Anda dan bangun minat sebelum meminta keputusan atau tindakan—
atau bahkan mungkin sebelum mengungkapkannya tujuan Anda. Sebaliknya,
ketika Anda memiliki hubungan dekat dengan audiens Anda dan pesan
diterima atau setidaknya netral, pendekatan langsung bisa efektif.

Untuk pesan bisnis persuasif, pilihan antara langsung dan tidak

langsung pendekatan juga dipengaruhi oleh sejauh mana otoritas, keahlian,
atau kekuasaan Anda dalam suatu organisasi. Misalnya, jika Anda seorang ahli
teknis yang sangat dihormati dengan pengalaman bertahun-tahun pengalaman,
Anda dapat menggunakan pendekatan langsung dalam pesan kepada eksekutif
puncak. Sebaliknya, jika Anda tidak terkenal dan karena itu perlu lebih
mengandalkan kekuatan pesan Anda daripada kekuatan reputasi Anda,
pendekatan tidak langsung mungkin akan lebih berhasil

 Langkah 2: Menulis Pesan Persuasif

Dorong tanggapan positif terhadap pesan persuasif Anda dengan (1)

menggunakan kalimat positif dan sopan bahasa, (2) memahami dan menghormati
perbedaan budaya, (3) peka terhadap organisasi budaya nasional, dan (4) mengambil
langkah untuk membangun kredibilitas Anda.

9
 Bahasa positif biasanya terjadi secara alami dengan pesan persuasif karena
Anda mempromosikan ide atau produk yang Anda yakini. Namun, berhati-hatilah
untuk tidak menghina pembaca Anda dengan menyiratkan bahwa mereka telah
membuat pilihan yang buruk di masa lalu dan bahwa Anda ada di sini untuk
menyelamatkan mereka dari jalan sesat mereka.

Pastikan untuk memahami harapan budaya juga. Misalnya, pesan bahwa

tampak terus terang dan langsung dalam budaya konteks rendah mungkin tampak
kurang ajar dan mengganggu dalam budaya konteks tinggi.

Sama seperti budaya sosial mempengaruhi keberhasilan pesan persuasif,

demikian juga budaya dalam sebuah organisasi. Misalnya, beberapa organisasi
menangani ketidaksepakatan dan konflik secara tidak langsung, di belakang layar,
sedangkan yang lain menerima dan bahkan mendorong terbuka berdiskusi dan
berbagi pandangan yang berbeda.

Akhirnya, ketika Anda mencoba membujuk audiens yang skeptis atau

bermusuhan, kredibilitas adalah penting. Anda harus meyakinkan orang bahwa Anda
tahu apa yang Anda bicarakan dan Anda tidak mencoba untuk menyesatkan mereka.
Gunakan teknik ini:

 Gunakan bahasa yang sederhana untuk menghindari kecurigaan klaim fantasti

dan manipulasi emosional.
 Berikan bukti objektif untuk klaim dan janji yang Anda buat.
 Identifikasi sumber informasi Anda.
 Bangun landasan bersama dengan menekankan keyakinan, sikap, dan
pengalaman yang Anda miliki kesamaan dengan penonton.
 Bersikaplah objektif dan berikan argumen yang adil dan logis.
 Tunjukkan kesediaan Anda untuk mengutamakan kepentingan terbaik audiens
Anda.
 Membujuk dengan logika, bukti, dan narasi yang meyakinkan, daripada
mencoba memaksa dengan tekanan tinggi, taktik "penjualan keras".
 Bila memungkinkan, cobalah untuk membangun kredibilitas Anda sebelum
Anda mengajukan proposal besar atau meminta keputusan besar. Dengan
begitu, audiens tidak perlu mengevaluasi Anda dan pesan Anda secara
bersamaan.

1
  Langkah 3: Menyelesaikan Pesan Persuasif

Ahlinya mengatakan dari pengalaman bahwa detail dapat membuat atau

menghancurkan pesan persuasif, jadi mereka berhati-hati untuk tidak berhemat pada
bagian proses penulisan ini. Ketika Anda mengevaluasi konten, cobalah untuk
menilai argumen Anda secara objektif dan tidak melebih-lebihkan kredibilitas Anda.
Jika memungkinkan, mintalah kolega berpengalaman yang mengenal audiens Anda
dengan baik untuk meninjau draf Anda. Pastikan elemen desain Anda melengkapi,
bukan mengurangi, persuasif Anda argumen. Selain itu, proof reading yang teliti
akan membantu Anda mengidentifikasi mekanik atau kesalahan ejaan yang akan
melemahkan potensi persuasif Anda. Terakhir, pastikan distribusi metode anda
sesuai dengan harapan dan preferensi audiens Anda.

Pesan persuasif dapat dibagi menjadi pesan bisnis persuasif (yang mencoba
untuk meyakinkan audiens agar menyetujui proyek baru, menjalin kemitraan bisnis,
dan sebagainy aktif) dan pesan pemasaran dan penjualan (yang mencoba
meyakinkan audiens untuk mempertimbangkan dan kemudian membeli produk dan
layanan). Teknik dasar persuasi bekerja untuk kedua jenis, tetapi masing-masing
memiliki beberapa pertimbangan unik

2.2 Pengorganisasian Pesan Negatif (Bad News) dan Persuasif

2.2.1 Pengorganisasian Pesan Negatif (Bad News)

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,

mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan
kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif,
maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan
tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Pilih pola organisasi
Anda berdasarkan situasi, diantaranya:

 Surat kepada orang di luar organisasi Anda harus tidak langsung untuk
membangun niat baik.
 Saat Anda menulis surat kepada supervisor, ajukan solusi saat Anda
melaporkan masalah.

1
  Saat Anda menulis surat kepada rekan kerja dan bawahan, mintalah masukan
mereka dalam menghadapi situasi.

 Memberikan Kabar Buruk (Bad News) Kepada Pelanggan dan Orang Lain
Di Luar Organisasi
Pola berikut membantu penulis mempertahankan niat baik.

1. Mulailah dengan pernyataan netral atau penyangga.

Pernyataan pembuka ini dimaksudkan untuk mempersiapkan pembaca

untuk berita yang tidak mereka sukai. Baik menulis atau berbicara, Anda
akan menemukan buffer terbaik mulai dengan topik yang dapat disetujui
oleh Anda dan audiens Anda Pernyataan penyangga seperti “Terima kasih
atas surat Anda,” sebagai tanggapan atas keluhan atau pertanyaan,
pengakuan tepi yang telah Anda baca, pahami, dan menanggapi
kekhawatiran pembaca Anda.

2. Berikan alasan penolakan sebelum penolakan itu sendiri ketika Anda

memiliki alasan yang pembaca akan memahami dan menerima. Alasan
yang baik mempersiapkan pembaca untuk mengharapkan penolakan.

3. Berikan yang negatif sekali saja, jelas. Penolakan yang tidak mencolok
dapat dilewatkan, sehingga perlu untuk mengatakan tidak untuk kedua
kalinya.

4. Selalu berikan alternatif atau kompromi, jika tersedia. Sebuah alternatif

memberi pembaca cara lain untuk mendapatkan apa yang mereka
inginkan; itu juga menunjukkan bahwa Anda peduli dengan pembaca dan
ingin membantu mereka memecahkan masalah mereka.

5. Akhiri dengan pernyataan positif dan berwawasan ke depan.

1
Gambar 1.1 termasuk buffer, reason, dan refusal pada paragraf pertama.

Gambar 1.2, sebuah pesan meminta biaya karena kelalaian pengirim, mengikuti
pola bad news: + rationale + the bad news + friendly close..

1
 Buffer (Penyangga)

Sebuah buffer adalah pernyataan netral atau positif yang memungkinkan Anda
untuk menunda pernyataan negatif. Anda akan ingin memulai orang bijak
dengan pernyataan atau penyangga netral ketika pembaca (secara individu atau
budaya) menghargai harmoni, atau ketika buffer melayani tujuan
lain. Misalnya, ketika Anda harus berterima kasih kepada pembaca di suatu
tempat di surat, menempatkan terima kasih di paragraf pertama
memungkinkan Anda untuk memulai dengan catatan positif. Agar efektif,
penyangga harus menempatkan pembaca dalam kerangka berpikir yang baik
tidak memberikan berita buruk tetapi tidak menyiratkan jawaban positif juga
dan memberikan transisi alami ke isi surat. Jenis-jenisnya Pernyataan yang
paling sering digunakan sebagai penyangga adalah berita baik, fakta,
kronologis kejadian, yakin, terima kasih dan pernyataan prinsip, seperti contoh
dibawah ini:

1. Mulailah dengan berita baik atau elemen positif apa pun yang
terkandung dalam pesan tersebut.
Contoh:

Papan nama dan iklan surat kabar yang mengumumkan penutupan

toko selama dua bulan untuk renovasi

Perayaan Pembukaan Kembali Tiga hari kami akan dimulai pada

pukul 8 pagi, Kamis, 23 Juni, dengan lusinan spesialisasi yang dijual!

2. Nyatakan fakta atau berikan kronologi

kejadian. Contoh:

Pengumuman struktur iuran baru yang akan menaikkan iuran sebagian

besar anggota

Jadwal iuran baru yang lulus, ditentukan oleh suara majelis delegasi
Desember lalu, telah disahkan oleh Dewan Eksekutif. Anggota
sekarang diminta untuk menetapkan tarif iuran mereka sendiri dan
menghitung jumlah total iuran mereka pengiriman uang.

3. Lihat lampiran dalam surat.

Contoh:

1
 Surat pengumuman kenaikan tarif sewa parkir

Terlampir adalah stiker baru untuk mobil Anda. Anda dapat mengambil
yang tambahan di kantor jika diperlukan. Tolong hancurkan yang lama

4. Ucapkan terima kasih kepada pembaca atas sesuatu yang telah dia
lakukan.
Contoh:

Surat penolakan tawaran pekerjaan

Terima kasih telah menjadwalkan janji temu untuk saya dengan begitu
banyak orang senior di Bank of Montreal. Kunjungan saya ke sana 14
Maret sangat informatif.

5. Nyatakan prinsip
umum. Contoh:

Surat yang mengumumkan bahwa perusahaan sekarang akan

menghitung tiket lalu lintas, bukan hanya kecelakaan, dalam
menghitung tarif asuransi perubahan yang akan menaikkan premi
banyak orang

Pengemudi yang baik harus membayar jauh lebih sedikit untuk

asuransi mobil mereka. Rencana Pengemudi yang Baik dibuat untuk
menghargai kebaikan pengemudi (mereka yang memiliki catatan bebas
kecelakaan selama lima tahun) dengan tarif terendah kami yang
tersedia. Perubahan dalam rencana, efektif 1 Januari, akan membantu
menjaga tingkat tersebut tetap rendah

Buffer sulit untuk ditulis. Bahkan jika Anda berpikir pembaca lebih suka
dikecewakan dengan mudah, gunakan buffer 1) jika pembaca mungkin
mengabaikan surat dengan paragraf pertama yang hambar, (2) jika pembaca
atau organisasi lebih menyukai pesan-pesan garis bawah, (3) jika pembaca
curiga terhadap penulis, atau (4) jika pembaca kemungkinan besar tidak akan
menerima jawaban tidak.

1
 Reasons (Alasan)
1. Menggunakan kebijakan perusahaan sebagai alasan sangat berisiko:
pembaca akan menganggap kebijakan tersebut dirancang untuk
menguntungkan Anda dengan biaya mereka. Jika Anda akan
menyebutkan kebijakan perusahaan, jelaskan bagaimana manfaat
pembaca dari kebijakan.
2. Hindari mengatakan bahwa Anda tidak dapat melakukan
sesuatu. Sebagian besar pesan negatif ada karena penulis atau
perusahaan telah memilih kebijakan atau titik potong tertentu. Pada
contoh di atas, perusahaan dapat memilih untuk memastikan lebih
banyak pelanggan jika ingin melakukannya.
3. Jika Anda tidak dapat memikirkan alasan yang meyakinkan untuk
mengubah kebijakan, mungkin tidak terlalu buruk.
4. Jika Anda memiliki beberapa alasan untuk mengatakan tidak, gunakan
hanya alasan yang kuat dan kedap air. Jika Anda memberi lima alasan
dan pembaca mengabaikan dua di antaranya, pembaca mungkin
merasa bahwa mereka telah menang dan Anda harus menghormatinya
permintaan mereka.
5. Jika Anda tidak memiliki alasan yang baik, hilangkan alasannya
daripada gunakan alasan yang lemah. Bahkan jika Anda memiliki
alasan yang kuat, hilangkan jika iyu mencerminkan hal yang buruk
pada organisasi Anda.
 Refusals (Penolakan)

Kurangi penekanan penolakan dengan meletakkannya di paragraf yang sama

dengan alasannya, bukan di paragraf dengandiri. Terkadang Anda mungkin
bisa menyiratkan penolakan daripada menyatakannya secara langsung.
Penolakan langsung Kami tidak menyediakan asuransi hanya untuk satu bulan.
Penolakan tersirat Jangka waktu terpendek untuk polis asuransi adalah enam
bulan.Pastikan bahwa implikasi Anda jelas. Pesan apa pun bisa disalah
pahami, tetapi pesan optimis atau pembaca sangat mungkin salah memahami
pesan negatif. Salah satu tujuan Anda dalam pesan negatif adalah untuk
menutup pintu pada subjek. Anda tidak ingin harus menulis surat kedua yang
mengatakanbahwa jawaban sebenarnya adalah tidak.

1
 Alternatives (Alternatif)

Karena teknologi, konsumen yang memiliki informasi lebih baik dapat

memilih karena publik global untuk menyuarakan keluhan mereka.
Memberikan alternatif atau kompromi setelah Anda tidak memenuhi
kebutuhan audiens yang penting..

 Ini menawarkan pembaca cara lain untuk mendapatkan apa yang dia
inginkan.
 Ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar peduli dengan pembaca,
dan tentang memenuhi kebutuhannya.
 Ini memungkinkan pembaca untuk membangun kembali kebebasan
psikologis Anda terbatas ketika Anda mengatakan tidak.
 Ini memungkinkan Anda untuk mengakhiri dengan nada positif dan
menampilkan diri Anda dan organisasi Anda sebagai orang yang
positif, ramah, dan suka membantu.
Ketika Anda memberikan alternatif, berikan pembaca semua informasi yang
mereka butuhkan untuk menindaklanjutinya, tetapi biarkan pembaca
memutuskan apakah akan mencoba alternative

 Endings (Akhir)

Ketika Anda memberikan alternatif, berikan pembaca semua informasi yang

mereka butuhkan untuk menindaklanjutinya, tetapi biarkan pembaca
memutuskan apakah akan mencoba alternatif.

 Akhir terbaik melihat ke masa depan, seperti dalam contoh penolakan

untuk melanjutkan akun tagihan untuk pelanggan yang telah pindah.
Contoh: Di mana pun Anda memiliki akun, Anda akan terus
mendapatkan semua layanan yang telah Anda pelajari harapkan dari
CHARGE-ALL dan kenyamanan pengisian item lebih dari seribu Toko
Valu Drugs di Kanada dan juga di Halifax, kapan pun Anda kembali
berkunjung!
 Untuk menjaga niat baik dan mempertahankan hubungan bisnis yang
positif, akhiri dengan tulus.

1
 Contoh: Silakan hubungi saya di 403-555-7700 jika Anda memerlukan
klarifikasi lebih lanjut.
 Hindari akhiran yang tampak tidak tulus atau klise.
Contoh: Kami senang telah melayani, dan jika kami dapat membantu
Anda di masa mendatang, jangan ragu untuk menghubungi kami.

2.2.2 Pengorganisasian Pesan Persuasif

Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung

mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama,
lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

 Organizing Direct Requests (Mengorganisasikan Permintaan Langsung)

Mulailah dengan permintaan hanya ketika Anda mengantisipasi persetujuan yang
siap, ketika Anda takut pembaca yang sibuk mungkin tidak membaca pesan yang
relevansinya tidak jelas, atau jika budaya organisasi Anda lebih menyukai
permintaan langsung.

1. Pertimbangkan untuk segera menanyakan informasi atau layanan yang Anda

inginkan.

Menunda permintaan, bagaimanapun,jika Anda perlu mengontekstualisasikan

pesan, jika pesan tampak terlalu mendadak, atau jika Anda memiliki beberapa
tujuan dalam pesan.

2. Beri pembaca semua informasi dan detail yang mereka perlukan untuk
bertindak atas permintaan Anda.

Dalam permintaan langsung yang lebih rumit, antisipasi kemungkinan

tanggapan. Misalkan Anda meminta informasi-informasi tentang peralatan
yang memenuhi spesifikasi tertentu. Jelaskan kriteria mana yang paling
penting jadi bahwa pembaca dapat merekomendasikan alternatif jika tidak ada
satu produk pun yang memenuhi semua kebutuhan Anda. Anda mungkin juga
ingin memberi tahu pembaca apa batasan harga Anda dan menanyakan apakah
barang ada stok atau harus dimasukkan atas pesanan khusus.

3. Minta tindakan yang Anda inginkan.

1
 Jika memungkinkan, tunjukkan kepada pembaca mengapabatas waktu
diperlukan. Bergantung pada tujuan dan analisis audiens Anda, Anda dapat
meminta apa yang Anda butuhkan. Namun,jangan bertanya: jangan membuat
pembaca menebak apa yang Anda inginkan. Contoh: Permintaan tidak
langsung: “Apakah ada versi yang lebih baru dari Manual Referensi Akuntansi
2014 ?”, Permintaan langsung: “Jika ada versi yang lebih baru dari Manual
Referensi Akuntansi 2014 ,tolong kirimkan ke saya.”

 Organizing Indirect Requests (Mengorganisasikan Permintaan Tidak Langsung)

Gunakan organisasi tidak langsung (induktif atau berita buruk) ketika Anda
mengharapkan perlawanan dari pembaca, tetapi Anda dapat menunjukkan bahwa
melakukan apa yang Anda sarankan akan menyelesaikan situasi atau memecahkan
masalah. Pola ini memungkinkan Anda untuk mengantisipasi dan mengatasi
keberatan; Anda menjelaskan semua alasan yang mendukung posisi Anda sebelum
Anda memberikan kesempatan kepada pembaca Anda untuk mengatakan tidak.

1. Jelaskan situasi yang Anda alami (atau masalah yang akan diselesaikan
oleh permintaan Anda).

Karena kalian antar-ested dalam memecahkan masalah, menggambarkan

situasi secara objektif; itu buang-buang waktu dan tinta untuk ditugaskan
menyalahkan atau menyebutkan kepribadian.

2. Detilkan hasil situasi yang mempengaruhi pembaca Anda.

Jadilah spesifik tentang biaya dalam uang, waktu, kehilangan niat baik,
ketidaknyamanan, dan sebagainya. Membujuk pembaca Anda
bahwa sesuatu harus dilakukan sebelum Anda meyakinkan mereka bahwa
solusi Anda adalah yang terbaik.

3. Jelaskan solusi Anda.

Jika Anda tahu bahwa pembaca akan menyukai solusi lain, mulailah
dengan solusi itu. tunjukkan mengapa solusi itu tidak berhasil sebelum
Anda mempresentasikan solusi Anda. Presentasikan solusi Anda, focus
pada kepraktisan, kemampuan kerja, dan keinginan tanpa menggunakan
kata-

1
 kata saya . Menarik bagi pembaca dompet atau rasa kepentingan pribadi
yang tercerahkan.

4. Buktikan bahwa setiap elemen negatif (biaya, waktu, kekhawatiran,

gangguan) sebanding dengan keuntungan.

5. Meringkas manfaat tambahan dari solusi tersebut.

Anda dapat menyajikan manfaat utama dalam menyelesaikan masalah

secara singkat, karena Anda telah menjelaskan masalahnya secara
rinci. Namun, jika ada tambahan manfaat nasional, sebutkan.

6. Minta tindakan yang Anda inginkan.

Seringkali pembaca Anda akan mengizinkan atau menyetujui sesuatu;

orang lain akan melaksanakan tindakan tersebut. Beri pembaca Anda
alasan untuk bertindak segera, mungkin menawarkan pembaca baru
keuntungan.

Gambar 1.3 Cara Mengorganisasikan Pesan Persuasif Tidak Langsung

2.3 Latihan Menyusun Pesan Negatif (Bad News) dan Persuasif

1. Pilih pendekatan yang lebih baik.

 Pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan langsung ketika penonton
menyadari kemungkinan berita negatif, ketika pembaca tidak terlibat secara
emosional dalam pesan, ketika Anda tahu bahwa pembaca akan lebih memilih
1
 berita buruk terlebih dahulu, ketika Anda tahu bahwa ketegasan diperlukan,
dan ketika Anda ingin mencegah tanggapan
 Pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan tidak langsung ketika berita
kemungkinan akan datang sebagai kejutan atau kejutan, ketika audiens Anda
memiliki investasi emosional yang tinggi dalam hasilnya, dan ketika Anda
ingin mempertahankan hubungan yang baik dengan audiens.
2. Untuk pendekatan tidak langsung, buka dengan buffer yang efektif.
 Membangun kesamaan dengan penonton
 Validasi permintaan, jika bisa menanggapinya
 Jangan meremehkan kekhawatiran pembaca
 Jangan menyesatkan pembaca untuk memikirkan hal yang akan datang
3. Memberikan alasan dan informasi
tambahan
 Jelaskan mengapa berita tersebut negatif
 Sesuaikan jumlah detail agar sesuai dengan situasi dan penonton
 Hindari penjelasan jika alasannya bersifat rahasia, terlalu rumit, atau tidak relevan
bagi pembaca
 Jika sesuai, nyatakan bagaimana rencana untuk memperbaiki atau menanggapi berita
negatif
 Carilah nasihat dari pengacara perusahaan jika tidak yakin dengan apa yang harus
dikatakan.
4. Nyatakan dengan jelas berita buruknya
 Nyatakan berita buruk itu sepositif mungkin, dengan menggunakan kata-kata yang
bijaksana. Untuk membantu melindungi perasaan pembaca, kurangi penekanan pada
berita yang buruk dengan meminimalkan ruang yang dikhususkan untuk itu,
mensubordinasikannya, atau menyematkannya
 Jika tanggapan mungkin berubah di masa mendatang atau jika keadaan sikap
berubah, jelaskan kondisinya kepada pembaca
 Lebih baik mekankan apa yang dapat diakukan atau telah dilakukan daripada
menekankan apa yang tidak bisa atau tidak akan dilakukan.
5. Tutup dengan nada hormat
 Ekspresikan harapan terbaik tanpa berpura-pura menjadi positif (positif palsu)
 Sarankan tindakan yang mungkin diambil pembaca, jika sesuai, dan memberi mereka
informasi yang diperlukan
 Dorong komunikasi lebih lanjut hanya jika Anda mau untuk mendiskusikan situasi
lebih lanjut.

2
Contoh penyusunan pesan negatif:

2
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Mengkomunikasikan informasi negatif adalah fakta kehidupan untuk semua

profesional bisnis, seperti berbagi informasi yang tidak menyenangkan atau tidak
diinginkan, atau mengeluarkan permintaan maaf publik. Proses penyusunan pesan
bisnis negative (bad news) ada 3 langkah yaitu langkah 1: perencanaan pesan negatif,
langkah 2: menulis pesan negatif dan langkah 3: menyelesaikan pesan negatif. Selain
pesan negatif, dalam komunikasi bisnis juga terdapat pesan persuasif, proses
penyusunan persuasif terdiri dari 3 langkah yaitu: langkah 1: perencanaan pesan
persuasif, langkah 2: menulis pesan persuasif dan langkah 3: menyelesaikan pesan
persuasif.

Setelah mengetahui proses penyusunan pesan negatif (bad news) dan

persuasif, selanjutnya pesan tersebut perlu diorganisasikan dengan benar agar
pesannya dapat diterima dengan baik oleh audiens. Untuk pengorganisasian pesan
negative (bad news) kita perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news,
penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Isi
pesan negative (bad news) terdiri dari beberapa struktur yaitu: Buffer, Reasons,
Refusals, Alternative dan Endings. Sedangkan untuk pengorganisasian pesan
persuasif, terdiri dari 2 cara yaitu Organizing Direct Requests (Mengorganisasikan
Permintaan Langsung) dan Organizing Indirect Requests (Mengorganisasikan
Permintaan Tidak Langsung).

Untuk latihan menyusun pesan negative dan pesan persuasif, ada beberapa
langkah yang perlu kita lakukan, yaitu: 1) Pilih pendekatan yang lebih baik. 2) Untuk
pendekatan tidak langsung, buka dengan buffer yang efektif. 3) Memberikan alasan
dan informasi tambahan, 4) Nyatakan dengan jelas berita buruknya dan 5) Tutup
dengan nada hormat

2
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L., & John V. Thill. (2008). Business Communication Today, Ninth edition.
New Jersey: Pearson Education, Inc.

Locker, Kitty O. & Stephen Kaczmarek. (2014). Business Communication: Building Critical
Skill, Sixth edition. McGraw-Hill..