1.

2.

3.

4.
INFORMASI JABATAN

Nama Jabatan : Administrasi Surat

Kode Jabatan : -

Unit Organisasi : Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Kab. Penajam
Paser Utara

Eselon I

Eselon II

Eselon III

Eselon I V
:-

:-

: Sekretaris

: Kasubbag Umum

Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

d
is
b
a
g
k
e
A
U
m
t
S
r
K
u
n
(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2
(dua) jabatan diatasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)

1
 2

5. Ikhtisar Jabatan : Mencatat dan menyortir surat masuk dan surat keluar
berdasarkan petunjuk teknis agar tertata dengan baik.

6. Uraian Tugas:
a. Mencatat dan menyortir surat masuk
Tahapan :
1) Menerima surat masuk dari pos atau dari instansi lain
2) Mencatat kedalambuku agenda surat masuk (nomor, tanggal dan
perihal)
3) Memberi Tanda kertas disposisi
4) Menyerahkan ke kepala dinas
5) Menyortir surat masuk yang sudah didisposisikepala dinas.
6) Menyortir surat maruk sesuai tujuan yang diarahkan kepala dinas.
7) Mencatat jenis dan tujuan surat kedaalam buku tanda terima sesuai
bidang masing-masing.
8) Mendistribusikan sesuai tujuan surat
9) Mengkoordinasikan hasil tindak lanjut surat pada atasan.

b. Mencatat Surat Keluar

Tahapan :
1) Menerima surat keluar
2) Mencatat kedalaman buku agenda surat keluar (nomor, tujuan dan
perihal
3) Menyerahkan keatasan untuk diparaf/ditandatangani

c. Mengarsipkan Surat Masuk dan Keluar

1) Mengarsipkan surat masuk dan keluar yang sudah ditindaklanjuti
2) Menggandakan surat keluar

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Surat masuk dan keluar Mencatat menyusun dan

mengarsipkan

2. Disposisi atasan Mendistribusikan kebidang

sesuai arahan

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Buku Agenda Mengagendakan surat

2. Pulpen Menulis / mencatat
3. Folder Tempat penyimpanan arsip surat
 3

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)

1. Mencatat dan mensortir surat masuk Kegiatan

2. Mencatat surat keluar Kegiatan
3. Mengarsipkan surat masuk/keluar Dokumen
1)Hasil Kerja : Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas
2)Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.

10. Tanggung Jawab:

a. Ketertipan pencatatan surat masuk/keluar
b. Kelengkapan pencatatan surat masuk/keluar
c. Penataan surat yang baik

11. Wewenang:
a. Memastikan surat tercatat
b. Memastikan surat ada tersimpan dengan baik
c. Mencari surat yang diminta apabila diperlukan

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kasubbag Umum Sekretariat Koordinasi tindak lanjut

disposisi surat

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Dalam/luar ruang

2. Suhu Relatif

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan Baik

5. Letak Datar

6. Penerangan Cukup

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Baik

 4

9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. -

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda II a

b. Pendidikan : SMA sederajat

c. Kursus/Diklat

1) Penjenjangan :-

2) Teknis : Diklat Kearsipan

d. Pengalaman kerja :-

e. Pengetahuan kerja :-

f. Keterampilan kerja : Kecekatan dan ketelitian

g. Bakat Kerja :

1) G : Kemampuan belajar secara umum

2) F : Kemampuan menggerakkan jari-jemari dengan mudah dan perlu
keterampilan

h. Temperamen Kerja :

1) Repcon : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan

yang berulang atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat prosedur urutan atau kecepatan yang
tertentu.

i. Minat Kerja :
 5

1) 3a : Pilihan melakukan kegiatan rutin konkrit dan teratur

j. Upaya Fisik :

1) Duduk
2) Berjalan

k. Kondisi Fisik :

1) Jenis Kelamin : Laki-laki/perempuan

2) Umur :-

3) Tinggi badan :-

4) Berat badan :-

5) Postur badan :-

6) Penampilan :-

l. Fungsi Pekerjaan :

1) D3 : Menyusun Surat
2) O7 : Melayani

16. Prestasi Kerja yang diharapkan

Jumlah Hasil Waktu

No Satuan Hasil1
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian 2)

1. Kegiatan 5 Menit
2. Kegiatan 5 Menit
3. Dokumen 10 Menit
1) Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2
2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit

17. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

....................., ....................201..
 6

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(...............................................) (...................................)

NIP. NIP.