PEDOMAN

PENGORGANISASIAN

INSTALASI REKAM
MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

SAWAH BESAR
JAKARTA PUSAT

1
 RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR
DINAS KESEHATAN
PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

NOMOR TAHUN 2020

TENTANG

PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SAWAH BESAR

2
Menimbang : a. bahwa dalam kegiatan rumah sakit perlu di
tetapkan unit yang mendukung proses
penyelenggraan rekam medis di Rumah Sakit
Umum Daerah Sawah Besar

b. bahwa untuk mendukung proses pelayanan

rekam medis maka perlu di dukung sumber
daya manusia memiliki kompetensi dan
kewenangan

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud dalam a dan b, perlu menetapkan
keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah
Sawah Besar

Mengingat : 1. Undang – Undang No. 36 tahun 2009 tentang

Kesehatan

2. Undang – Undang No. 44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit

3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 32 tahun

1996 tentang tenaga kesehatan

4. Peraturan Menteri Kesehatan No. 377 tahun

2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan.

5. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/ Menkes/

2
Per/ III/ 2008 tentang Rekam Medis

MEMUTUSKAN

3
Menetapkan :

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM

DAERAH SAWAH BESAR TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN
KESATU : UNIT REKAM MEDIS

Pemberlakuan Pedoman Pengorganisasian Rumah

sakit Umum Daerah sawah Besar sebagaimana
KEDUA : tercantum salam keputusan ini

Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan,

di evaluasi sesudah 3 tahun, apabila kemudian hari
ditemukan kekeliruan akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : 1 Juli 2022

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

SAWAH BESAR

dr.Herni Lestyaningsih, MARS

NIP. 19750316200604201

4
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI i

BAB I PENDAHULUAN 1

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah RSU Sawah Besar 2

B. Geografi RSU Sawah Besar 2

BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT

A. Visi RSUD Sawah Besar 4

B. Misi RSUD Sawah Besar 4
C. Motto RSUD Sawah Besar 4
D. Tujuan RSUD Sawah Besar 4

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT 5

BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS 7

BAB VI URAIAN JABATAN 8

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA 17

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL 18

BAB IX PROGRAM ORIENTASI

A. Sasaran 19
B. Tujuan 19

5
 C. Pelaksanaan dan Alokasi Waktu 19

BAB X PERTEMUAN RAPAT 20

BAB XI PELAPORAN 23

DAFTAR PUSTAKA

BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit
di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pendukung SDM sangat
berpegaruh untuk kuliatas mutu pelayanan rekam medis di rumah sakit . Petugas
Rekam Medis harus dipimpin oleh tenaga yang memiliki kompetensi dan

6
kewenangan sesuai Peraturan Menteri Kesehatan no 377 tahun 2007 Standar Profesi
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972
melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit
mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Dengan diberlakukannya SK Dir Jen Yan Medik No.78 / Yan.Med.RS.Um.Dik/
YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical
Record di rumah sakit, dan Peraturan Pemerintah Nomor, 269/Menkes/PER/III/2008
Tentang Rekam Medis.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam
medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan
dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis
yang bertugas di Rumah Sakit Umum Sawah Besar.

BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah RSUD Sawah Besar

Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar didirikan dengan tujuan sebagai
salah satu Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan di bidang pelayanan dan
pengembangan kesehatan di Kecamatan Sawah Besar untuk melaksanakan
pelayanan kesehatan perorangan paripurna bersendikan upaya Penyembuhan
(kuratif), pemulihan (rehabilitasi) yang dilaksanakan secara terpadu dan
paripurna dengan upaya pencegahan (preventif) dan peningkatan (promotif)

7
 serta melaksanakan upaya rujukan menuju Jakarta Sehat untuk semua sesuai
dengan yang ditargetkan oleh Dinas Kesehatan Propinsi DKI Jakarta.
Sebagai salah satu UPT dari Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta, Rumah
Sakit Umum Daerah Sawah Besar berusaha untuk menjadi organisasi dengan
pengelolaan keuangan yang sehat seperti UPT Dinas Kesehatan Privinsi DKI
Jakarta lainnya yang yang telah menyandang status sebagai organisasi yang
telah menyandang status sebagai organisasi yang telah menerapkan PPK-
BLUD.

B. Geografi RSUD Sawah Besar

Rumah Sakit Umum Daerah adalah Rumah Sakit Umum Kelas D terletak
di Wilayah Kecamatan Sawah Besar Kota Administrasi Jakarta Pusat yang
memiliki luas wilayah 6,16 Km2 terbagi dalam 5 kelurahan , 49 RW, 598 RT
dengan total penduduk 132.891 jiwa dengan kepadatan penduduk 21,604
jiwa/Km2 .
Wilayah Kecamatan Sawah Besar memiliki lima wilayah Kelurahan yaitu :
● Kelurahan Mangga Dua Selatan
● Kelurahan Karang Anyar
● Kelurahan Kartini
● Kelurahan Pasar Baru
● Kelurahan Gunung Sahari Utara

Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar terletak di Jalan Dwi Warna
Raya nomor 6-8 Kelurahan Karang Anyar Kecamatan Sawah Besar Kota
Administrasi Jakarta Pusat Provinsi DKI Jakarta. Rumah Sakit Umum Sawah
Besar dibangun diatas lahan 1.103 m2 dengan luas bangunan 3500 m2.
Berawal sebelum tahun 1975 dikenal dengan nama Rumah Bersalin Pintu besi
, beralamatkan di jalan Samanhudi Kelurahan Pasar baru, kemudian di tahun
1975 menjadi Puskesmas Sawah Besar berupa rumah tinggal di jl. Dwi warna
raya , selanjutnya di tahun 1988 dilakukan Rehab total menjadi 3 (tiga) Lantai,
serta di bulan Juli tahun 2012 dilakukan Rehab total menjadi 5 (lima) lantai.
Berdasarkan Keputusan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 1024 tahun
2014 tentang Penetapan Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan menjadi
Rumah Sakit umum Daerah Kelas D. berdasarkan Keputusan Gubernur

8
Nomor 993 Tahun 2017 tentang Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah
Kelas D menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar dan beroperasi
melayani masyarakat sejak tanggal 2 April 2015

BAB III
VISI , MISI , MOTTO DAN TUJUAN RS

9
A. Visi RSUD Sawah Besar

“ Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar dengan Pelayanan Kesehatan

terpercaya dalam Penanganan penyakit kronis yang unggul di kelasnya”

B. Misi RSUD Sawah Besar

● Memberikan Penanganan penyakit kronis terpadu yang bermutu dan

mengutamakan keselamatan pasien
● Meningkatkan Sarana prasarana untuk mendukung penanganan penyakit
kronik yang berkualitas untuk mendukung pelayanan kesehatan
● Menigkatkan kualitas Sumber Daya Manusia sesuai dengan kompetensi yang
dibutuhkan sehingga menjamin kepuasan pelanggan dan menjadi pilihan
masyarakat
● Menciptakan lingkungan kerja yang sehat, harmonis, dinamis, inovatif, dan
berdedikasi tinggi.

C. Motto RSUD Sawah Besar

Motto Rumah Sakit Umum Daerah Sawah Besar adalah “Sahabat Sehat
Keluarga Anda”

10
D. Tujuan RSUD Sawah Besar

Rumah Sakit umum Daerah Sawah Besar menetapkan empat tujuan yang
akan dicapai dalam lima tahun ke depan, sebagai berikut:
1. Terwujudnya manajemen organisasi rumah sakit yang profesional, efektif dan
efisien.
2. Terwujudnya pembinaan dan pengembangan kapasitas dan kualitas sumber
daya manusia rumah sakit sesuai kebutuhan.
3. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan kesehatan
4. Terwujudnya peralatan atau sarana prasarana kesehatan sesuai standar
rumah sakit

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS

Struktur organisasi RSU Kecamatan Sawah Besar berdasarkan pada Peraturan

Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 128 Tahun 2014, tanggal 26 Agustus 2014
tentang Organisasi dan Tata Kerja RS Umum Kelas D Organisasi RSU Kecamatan
Sawah Besar beroperasi tepat tanggal 2 April 2015, dipimpin oleh seorang Direktur
dan dibantu oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha, seorang Kepala Seksi
Pelayanan Medik dan seorang Kepala Seksi Keperawatan dan Penunjang Medis,
SPI, komite Medik dan subkelompok jabatan fungsional.

Bagan Organisasi

11
Susunan Manajemen di Lingkungan RSUD Sawah Besar
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya RSUD Sawah Besar memiliki
struktur organisasi . Adapun Struktur organisasi RSUD Sawah Besar adalah sebagai
berikut:

▪ Direktur : dr. Herni Lestyaningsih, MARS

▪ Kasubag Tata Usaha : Ida Chorida, SKM, MKM.
o Kepegawaian dan Umum : Nur Hidayah, SE
o Keuangan dan perencana :Trysa Suganda,SE

12
▪ Ka. Seksi Pelayanan Medis : dr. Finan Sentianto Santana
o Keperawatan : Ns. Dona Mariani,
Ns. Rotua Febri Sinaga
Wiyani, Amk.
o Unit Gawat darurat dan Unit Rawat Jalan:dr. Elisabeth Sianipar
o Unit Rawat Inap dan Khusus : dr. Ilmida Husniani
▪ Ka. Seksi Keperawatan & Penunjang Medis : Indra, Apt
o Unit Penunjang Medis : dr. Tri Sandiarti Riskiyana

BAB V
STRUKTUR ORGANISASI
UNIT REKAM MEDIS RSUD SAWAH BESAR

DIREKTUR RSUD SAWAH BESAR

13
 KASIE PENUNJANG MEDIS

KASATPEL PENUNJANG MEDIS

PENANGGUNG JAWAB REKAM MEDIS

PENDAFTARAN Analisa Kuantitatif STATISTIK CODER &

RETRIEVAL / DAN GROUPER
FILLING & Asembling PELAPORAN (CODER
DATA CASEMIX)
DISTRIBUSI INDEKS KODE
PENYAKIT
(koding)

BAB VI
URAIAN JABATAN

14
 Dalam pelaksanaannya setiap petugas yang berkaitan dengan Rekam Medis
memiliki uraian jabatan masing-masing, Jam operasional Unit Rekam Medis 24 jam
untuk pelayanan.

A. Karu Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Rekam Medis
2. Unit Kerja : Penunjang Medis
3. Ikhtisar Jabatan :
1. Memiliki kompetensi dan kewenangan sesuai peraturan Permenkes 377
tahun 2007 tentang standar Profesi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan sbg berikut :
a. Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit, Masalah – Masalah yang Berkaitan
dengan Kesehatan dan Tindakan medis. Perekam medis mampu
menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai klasifikasi
internasional tentang penyakit dan tindakan medis dalam pelayanan dan
manajemen kesehatan.
b. Aspek hukum dan etika profesi : Perekam medis mampu melakukan
tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan
etika profesi yang berlaku.
c. Manajemen rekam medis dan informasi kesehatan Perekam medis
mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk
memenuhi kebutuhan pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan
informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan dibidang
kesehatan.
d. Menjaga mutu rekam medis: Perekam medis mampu mengelola,
merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam
medis.
e. Statistik kesehatan: Perekam medis mampu menggunakan statistik
kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan yang bermutu
tinggi sebagai dasar perncanaan dan pengambilan keputusan di bidang
pelayanan kesehatan.

15
 f. Manajemen unit kerja rekam medis dan informasi kesehatan ; Perekam
medis mampu mengelola sumber daya yang tersedia di unit kerja rekam
medis untuk dapat mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi
di bidang informasi kesehatan.
g. Kemitraan profesi :Perekam medis mampu berkolaborasi inter dan intra
profesi yang terkait dalam pelayanan kesehatan.
2. Uraian Tugas :
1. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis.
2. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
3. Merencanakan membuat menyusun serta merumuskan program kerja
rekam medis
4. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara
bekerjasama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pelayanan
rekam medis
5. Membina kerjasama dengan unit rekam medis rumah sakit lain
6. Melaksanakan pengawasan terhadap mutu pelayanan di unit rekam
medis
7. Melaksanakan penilaian terhadap kinerja pelaksana yang menjadi
tanggung jawabnya
8. Melaksanakan penilaian terhadap tenaga pelaksana rekam medis
9. Mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis.
10. Mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribuasian
berkas rekam medis.
11. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas
rekam medis.
12. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
13. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk
kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
14. Membuat Laporan eksternal dan internal Rs.
15. Membuat laporan dan analisa data
16. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai
berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
17. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

16
 18. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
19. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan
lain untuk pelaksanaan kegiatan Unit Rekam Medis di RSUD Sawah
Besar.
20. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta
analisanya.
21. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
22. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
23. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang
sebagai bahan pelaporan dan analisa.
24. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Unit Rekam Medis
sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan
oleh bawahan.
25. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau
yang terkait dengan kegiatan Unit Rekam Medis.
3. Tanggung jawab :
a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Unit Rekam Medis.
b. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
▪ Assembling dan indeks kode penyakit.
▪ Statistik dan pelaporan rumah sakit.
▪ Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
▪ Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
c. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan
realisasi Kebenaran dan k
4. Jam Pelaksanaan :
dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 08.00 - 16.00

B. Staf Pendaftaran
Nama Jabatan : Staf Pendaftaran
Unit Kerja
1. Uraian Kerja :
a. Koordinasi dengan Securty dan unit terkait
b. Melayani pasien atau keluarga pasien dengan hati

17
 c. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial
pasien rawat jalan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di tempat
penerimaan pasien baru dan lama rawat jalan
d. Membuat dan memutakhirkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) rawat
jalan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan
pasien baru dan lama rawat jalan
e. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial
pasien rawat inap dan menginformasikan ke ruang perawatan dalam
rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru
dan lama rawat inap
f. Menyiapkan rekam medis rawat inap serta meminta rekam medis rawat
inap ke petugas rekam medis bagian penyimpanan dalam rangka
pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama
rawat inap
g. Membuat, menyimpan dan memutakhirkan Kartu Kendali (KK) dalam
rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru
dan lama rawat inap
h. Mengisi buku registerasi pendaftaran pasien rawat jalan melalui
pencatatan/registrasi pasien;
i. Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat jalan melalui
pencatatan/registrasi pasien
j. Membuat dan memutakhirkan Indeks Utama Pasien (IUP) rawat jalan
melalui pencatatan/ registerasi pasien;
k. Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat inap melalui
pencatatan/registrasi pasien
l. Mencetak SEP
2. Tanggung jawab :
2. Bertanggung jawab atas tracer berkas rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan.
3. Bertanggung jawab atas Pencatatan registrasi pasien
4. Bertanggung Jawab kunjungan di SIMRS
5. Bertanggung Jawab atas kelengkapan dokumen untuk keperluan pihak
ke 3 BPJS
6. Bertanggung Jawab atas proses pendaftaran

18
 3. Jam Pelaksanaan
Pelaksanaan pelayanan setiap hari terbagi 2 shift :
Pagi : 07.30 – 14.00
Siang : 14.00 – 21.00
Malam : 20.30 – 07.30

C. Retrieval / Filling Dan Pendistribusian Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
2. Unit Kerja : Unit Rekam Medis
1. Uraian Tugas :
a. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi
⮚ Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran / unit yang
membutuhkan permintaan berkas rekam medis
⮚ Menyiapkan tracer / struk permintaan status untuk berkas rekam medis
yang keluar.
⮚ Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam
medis yang diminta,
⮚ Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang
perawatan dalam buku ekspedisi.
⮚ Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang
penyimpanan ke Petugas distribusi diantar ke ruang pemeriksaan atau
perawatan.
⮚ Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas
Pendaftaran.
⮚ Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh
petugas poliklinik.
b. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku
ekspedisi.
c. Menceklis kelengkapan isi pengisian rekam medis, dan menceklis laporan
pengembalian
d. Menyusun susunan formulir sesuai dengan perakitan susunan formulir
rawat jalan dan igd.

19
 e. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima dari rawat inap ke
petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.
f. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode
Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas
ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.
g. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan
menggunakan bon peminjaman, mencari berkas rekam medis yang
dipinjam.
h. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan
mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
i. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu
tertentu.
j. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan
penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.

2. Tanggung jawab :
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua
kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali
dan keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang
penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter
yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum dan lainnya.
3. Jam Pelaksanaan
Pelaksanaan pelayanan setiap hari terbagi 2 shift :
Pagi : 07.30 – 14.00

20
 Siang : 14.00 – 21.00
D. Staf Assembling , Analisa Kuantitatif, Dan Indeks Kode Penyakit (Koding )
4. Nama Jabatan : Staf Assembling dan Analisa kuantitatif
5. Unit Kerja : Unit Rekam Medis
6. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :
⮚ Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan
⮚ Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
⮚ Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
⮚ Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap
lembar berkas rekam medis.
⮚ Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.
⮚ Mengentry kode penyakit.
⮚ Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta
menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.
⮚ Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir
a. Meriview berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan
kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang
berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
b. Menghitung Presentase kelengkapan isi rekam medis
c. Menghitung presentase Kelengkapan dokter dalam pengisian rekam medis
d. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun
rawat inap untuk petugas Admission.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,
menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan
assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.
7. Tanggung jawab :
- Meriview kelengkapan pengisian berkas rekam medis
- Menyusun berkas rekam medis yang telah di isi dan digunakan
pelayanan kesehatan.
- Valid data kelengkapan berkas rekam medis
- Melaporkan hasil riview rekam medis
- Kebenaran indeks kode penyakit dan tindakan

21
 8. Jam Pelaksanaan
Senin – Sabtu pukul 07.30 – 14.00
14.00 – 20.30

E. Staf Statistik Dan Pelaporan

9. Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
10. Unit Kerja : Unit Rekam Medis
1. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
⮚ Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan
kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.
⮚ Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan
rumah sakit.
⮚ Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang.
⮚ Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
b. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form
asuransi, perusahaan rekanan, atau pihak ketiga yang berhak.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
d. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan
laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.
2. Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus
harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan
pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan 10 penyakit terbesar,
penyakit infeksi, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, laporan
tindakan dan laporan rujukan masuk dan keluar, laporan RL 1 – Rl 5
3. Bertanggung jawab laporan untuk dinas , sudin dan laporan eksternal.
4. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, dan
pengisian form untuk pihak ketiga yang berwenang.
5. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang
ditetapkan.
3. Jam Pelaksanaan

22
 Senin – Sabtu pukul 07.30 – 14.00
14.00 – 20.30

F. Coder & grouper (Coder Casemix)

1. Uraian Tugas
b. Merencanakan dan mewujudkan diagnosis yang tepat serta dapat
dipergunakan yang berkoordinasi dengan pihak terkait dalam pengisian
dan pelengkapan isi data medis.
c. Membuat perencanaan format- format data atau laporan yang lebih baik
sehingga mempermudah dalam pengolahan dan penyajian data
d. Menyiapkan data dan pelaporan Casemix untuk pihak intern dan ekstern
RSUD Sawah Besar
e. Membuat Pelaporan Casemix perihal biaya yang di ajukan.
f. Melakukan input dan proses grouping data klaim ke dalam aplikasi INA-
CBG’
g. Melakukan penilaian terhadap kelengkapan dan kejelasan diagnosa yang
ada pada resume medis yang dibuat dalam laporan kelengkapan resume
medis yang dilaporkan setiap bulan
h. Melakukan evaluasi terhadap pengkodean icd dan tindakan.
i. Berkoordinasi dengan verifikator atas permasalahan diagnosa di resume
medis
j. Merekap laporan diagnosa pasien bpjs rawat jalan dan rawat inap ,biaya
unit cost dan pendapatan bpjs yang akan diajukan
k. Melaporkan TXT bulanan klaim dan mengirim berkas bpjs
l. Berkoordinasi dengan administrator atas permasalahan berkas-berkas
pendukung pengajuan klaim
m. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
n. Menghadiri pertemuan Rapat Rekam Medis dan Tim Casemix
o. Menghadiri pertemuan dengan BPJS Kesehatan atau pihak terkait lainnya
sesuai kebutuhan
p. Berkordinasi dengan pihak bpjs
2. Tanggung Jawab
- Bertanggung jawab akan kebeneran kode diagnosa pasien bpjs
- Melakukan review kelengkapan pengisian resume pasien bpjs

23
 - Menginput dan grouping pasien bpjs ke aplikasi eklaim ina cbg
- Merekap berkas pasien bpjs dengan admin casmeix jumlah pasien
perbulan dan melaporkan txt dan jumlah uang yang akan diajukan ke bpjs
- Melakukan evaluasi
3. Jam Kerja
Senin – Jumat 07.30 – 16.00

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

Unit Gawat Unit Rawat Unit Rawat Keuangan Manajemen

Darurat Jalan Inap

INTERN

24
 Loket Unit Rekam Dokter
Pendaftaran Medis

EKSTERN

Asuransi Rekanan Depkes, Lain - Lain

Dinas, Sudin,

⮚ Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan
atau surat dinas.
Hubungan Intern :
⮚ Unit rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap,
Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
⮚ Antara petugas pendaftaran sebagai mediator pasien terhadap dokter dan
rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:
⮚ Unit Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
⮚ Unit Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Departemen kesehatan Pemerintah

BAB VIII
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

25
 Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang
tepat bagi organisasi sesuai dengan permenkes 377 tahun 2007 ttg standar profesi
perekam medis dan informasi kesehatan.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit Rekam Medis
RSUD Sawah Besar adalah sebagai berikut :
POLA KETENAGAAN
UNIT REKAM MEDIS RSUD SAWAH BESAR
NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG
FORMAL & INFORMAL ADA
Penanggung jawab 1
Rekam Medis
Minimal D III Rekam Medis
Memiliki & kompetensi sesuai
Permenkes 377 tahun 2007

26
NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG
FORMAL & INFORMAL ADA
1

Staf Assembling, Analisa DIII Rekam Medis / SLTA Plus

Kuantitatif, dan Indeks (Pelatihan ICD 10)
Penyakit

Staf Pendaftaran 12
Penyimpanan dan
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
Distribusi Berkas RM
(Pelatihan Rekam Medis)
Staf Statistik dan 2
Pelaporan Rumah Sakit
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
(Pelatihan Pelaporan RS)
Coder Grouper (Coder 1
Casemix)
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
(Pelatihan Klasifikasi Penyakit &
tindakan RS)

Jumlah 17

BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

A. Sasaran

27
 - Tenaga kerja baru rumah sakit yang melakukan orientasi di Unit Rekam Medis

B. Tujuan

- Setelah orientasi dilakukan tenaga baru mampu melakukan kegiatan sesuai

tugas dan fungsinya

C. Pelaksanaan dan Alokasi Waktu

Adapun jadwal orientasi pegawai unit rekam medis adalah sebagi berikut :
1. Orientasi Umum
Orientasi umum adalah orientasi yang di adakan rumah sakit melalui diklat
diantaranya :
- Orientasi diadakan 2 hari
- Pengenalan seputar rumah sakit
- Sosialisasi alur pelayanan rumah sakit
- Sosialisasi visi, misi, rumah sakit
- Sosialisasi dari bagian kepegawaian
- Sosialisasi tim ppi, tim mutu, dan keselamatan pasien.
2. Orientasi Khusus
Orientasi Khusus adalah orientasi seputar yang ada di unit rekam medis
diantaranya :
- Pengenalan personil
- Orientasi ruangan dan kegiatan rekam medis

28
 - Sosialisasi struktur organisasi rekam medis
- Sosialisasi peraturan dan kebijakan unit rekam medis
- Sosialisasi retrieval rekam medis
- Sosialisasi sistem pendistribusian berkas rekam medis
- Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran
- Coding
- Pengolahan Data rekam medis
- Pengarsipan rekam medis
- Pengolahan data rekam medis : assembling, coding dan rawat jalan,
sensus harian, pelaporan rekam medis
- Orintasi unit rekam medis di RSUD Sawah Besar di laksanakan selama 1
bulan, penilaian dilakukan oleh Penanggung Jawab Rekam medis dan
KasatPel Penunjang, serta diketahui oleh Ka. Sie Penunjang.
BAB X
PERTEMUAN RAPAT

Pertemuan/rapat di Unit Rekam Medis secara berkala terdiri dari :

1. Rapat Rutin Rekam Medis

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap bulan
Jam : 12.30 s.d selesai
Tempat : Ruang Unit Rekam Medis
Pimpinan : Kasie Penunjang
Personil : Karu Rekam Medis dan Staf
Materi :
1. Evaluasi kinerja dan Mutu Unit Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Unit Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Unit Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Unit
Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, Daftar Hadir , Notulen Rapat, Dokumentasi

29
2. Rapat insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau
sesuatu hal yang perlu dibahas segera.

Form Daftar Hadir Rekam Medis

DAFTAR HADIR

Hari / :
Tgl.
Acara :

Tempat :

Pukul :

Instansi / Tempat
No. Nama Tanda Tangan
Tugas
1     1
2     2
3     3
4     4
5     5
6     6

30
 DAFTAR HADIR
7     7
8     8
9       9

10       10

11       11
12       12

13       13
14       14
15       15

Form Notulen Rekam Medis

NOTULEN

31
Nama Kegiatan : _______________________________________________
Tempat : _______________________________________________
Tanggal : _______________________________________________

Jakarta,.............................
Yang Membuat

(........................)

BAB XI
PELAPORAN

32
 A. Laporan Internal Berkala.

Laporan internal dituangkan ke dalam formulir yang telah dibakukan dengan

periode bulanan, triwulanan, semester dan tahunan ditujukan kepada
Manajemen RSUD Sawah Besar, Direksi RSUD Sawah Besar dan unit kerja
terkait berupa Laporan Medis untuk kebutuhan penganalisaan kegiatan yang
selanjutnya sebagai bahan perencanaan pengembangan RSUD Sawah Besar
di bidang Pelayanan Medis.
Laporan Internal untuk RSUD Sawah Besar mencakup antara lain :
1. Laporan Kunjungan Pasien.
2. Hari Perawatan.
3. BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR.
4. Laporan Indikator Mutu Rumah Sakit.
5. 10 besar penyakit.
6. Dan lain-lain.
Untuk laporan External yang ditujukan ke Dinas Kesehatan ditanda
tangani oleh Kasatpel Penunjang Medis, sedangkan laporan Internal yang
ditujukan ke kepala seksi penunjang medis Rumah Sakit ditanda tangani oleh
Penanggung Jawab Rekam Medis dan untuk Direktur RSUD Sawah Besar
ditandatangani oleh Kasie RSUD Sawah Besar.

B. Laporan External Berkala.

33
 Laporan external RSUD Sawah Besar mengacu pada Kesepakatan dengan
Dinas Kesehatan Republik Indonesia (Sistem Pelaporan Rumah Sakit) yang
ada di Indonesia berlaku dikirimkan secara Online yang meliputi :

1. Pelaporan RL

PERIODE
NAMA FORMULIR KODE KETERANGAN
LAPORAN
Indikator Pelayanan RL 1.2 TAHUNAN  
Data Tempat Tidur RL 1.3 TAHUNAN  
Data Ketenagaan RL 2 TAHUNAN  
Data Kegiatan Rawat Inap RL 3.1 TAHUNAN  
Data Kegiatan Rawat Darurat RL 3.2 TAHUNAN  
Data Kegiatan Klnik Gigi dan RL 3.3 TAHUNAN  
Mulut
Data Kegiatan Kandungan RL 3.4 TAHUNAN  
Data Kegiatan Perinatalogi RL 3.5 TAHUNAN  
Data Kegiatan Pembedahan RL 3.6 TAHUNAN  
Data Kegiatan Radiologi RL 3.7 TAHUNAN  
Data Kegiatan Laboratorium RL 3.8 TAHUNAN  
Data Kegiatan Rehab Medis RL 3.9 TAHUNAN  
Data Kegiatan Pelayanan Khusus RL TAHUNAN Online Dirjen Bina
3.10 Upaya
Data Kegiatan Kesehatan Jiwa RL TAHUNAN Kesehatan
3.11 KemenKes
Data Kegiatan Keluarga RL TAHUNAN Republik Indonesia
Berencana 3.12

34
 PERIODE
NAMA FORMULIR KODE KETERANGAN
LAPORAN
Data Kegiatan Obat Pelayanan RL TAHUNAN  
Resep 3.13
Data Kegiatan Obat Pengadaan RL TAHUNAN  
3.13
Data Rujukan RL TAHUNAN  
3.14
Data Cara Pembayaran RL TAHUNAN  
3.15
Data Penyakit Rawat Inap (sebab RL 4A TAHUNAN  
luar)
Data Penyakit Rawat Inap RL 4A TAHUNAN  
Data Penyakit Rawat Jalan RL 4B TAHUNAN  
(sebab luar)
Data Penyakit Rawat Jalan RL 4B TAHUNAN  
Data Pengunjung RL 5.1 TAHUNAN  
Data Kunjungan Rawat Jalan RL 5.2 TAHUNAN  
Data 10 Besar Penyakit Rawat RL 5.3 TAHUNAN  
Inap
Data 10 Besar Penyakit Rawat RL 5.4 TAHUNAN  
Jalan

Laporan-laporan tersebut dibuat dalam format yang sudah di tentukan oleh

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia untuk kemudian di isi sesuai
dengan keadaan dan Kegiatan yang ada di Rumah Sakit, kemudian dilaporkan
secara online ke website http://www.buk.depkes.go.id/ setiap tahunnya.

2. Laporan Surveilans Penyakit Menular

35
 Laporan Surveilans Penyakit menular dilaporkan setiap hari secara online ke
website http://www.surveilans-dinkesdki.net/ mengenai penyakit menular
pasien yang meliputi diagnosa : GED, Campak, Diphteri, Hepatitis A,
Conjungtivitis, DBD, Malaria, Leptospirosis, Thypoid, Pneumonia, Filariasis,
Tetanus Neonatorum, Pertusis, AFP, Chikungunya, Demam Dengue, Dengue
Shock Syndome, HFMD, Meningitis, dan Suspect Leptospirosis.

3. Laporan Kematian Pasien

Laporan Kematian Pasien dilaporkan setiap bulan secara online ke website

http://www.surveilans-dinkesdki.net/ mengenai penyebab kematian pasien
yang adadi Rumah Sakit.

4. Laporan Kasus Keracunan

Laporan Kasus Keracunan Pasien direkap setiap bulan dan dilaporkan setiap
Tahun secara berkala diambil oleh Petugas BPOM.

36
5. Laporan Surveilans Kasus AIDS/ HIV

Laporan Kasus pasien AIDS dilaporkan tanggal 26 setiap bulannya, dikirimkan

secara online ke website http://www.siha.depkes.go.id/ mengenai Nama
pasien (Inisial) tanggal Lahir, Umur, Jenis Kelamin, Domisili pasien, Pekerjaan,
Gejala Klinis, Infeksi Oportunistik, dan tanggal pencatatan Laporan.

6. Laporan Sirs Online Kemenkes

Laporan Sirs Online pasien dilaporkan setiap hari secara online ke website
https://sirs.kemkes.go.id mengenai nama pasien, fayankes, logistik, plasma
apheresis, nakes terkonfirmasi,dan pemeriksaan pcr nakes untuk pasien
penyakit covid 19 dan penyakit AKI pada anak.

37
C. Laporan Khusus Sewaktu.

Laporan ini dibuat dan disiapkan untuk memenuhi permintaan-permintaan dari

unit kerja terkait, Manajemen RSUD Sawah Besar, Direkstur RSUD Sawah Besar
dan Depkes RI berserta struktur dibawahnya berdasarkan wilayah (Jakarta
Pusat).

D. Monitoring dan Evaluasi Angka Ketidak Lengkapan Pengisian Catatan

Medis (KLPCM)

Monitoring dan Evaluasi Angka Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis

(KLPCM) mengacu pada Buku Petunjuk Pelaksanaan Indikator Mutu Pelayanan
Rumah Sakit (Word Health Organization – Direktorat Jenderal Pelayanan Medis,
Departemen Kesehatan, 2001).
Pengumpulan, pengolahan dan analisis KLPCM dilakukan 1 (satu) bulan sekali
secara terus menerus dan kemudian dibuat kesimpulan tentang kecenderungan
angka KLPCM dan kemudian dilaporkan kepada Direktur RSUD Sawah Besar,
Ketua Komite Medis, Ketua Komite Mutu dan Bidang Keperawatan.

38
 KLPCM yang dianalisa adalah Formulir berkas rekam medis yang telah diisi oleh
dokter dpjp untuk menilai kelengkapan pengisian isi berkas rekam medis dan
penulisan isi berkas rekam medis secara jelas dan tidak ada coretan.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan , 2006. Pedoman Penyelenggaraan & Prosedur Rekam

Medis Rumah Sakit : Jakarta, Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik
Departemen Kesehatan , 2008. Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008, Tentang
Rekam Medis.
Departemen Kesehatan , 2007. Permenkes 377/Menkes/SK/III/2007, Tentang
Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.

39
Lily Wijaya , 2009. Modul 1 b 1 Manajemen Informasi Kesehatan : Jakarta , Esa
Unggul

40