B.

SIMPUS
1. Loket pendaftaran
a. Produk SIMPUS : SIMPUS DKK Semarang
b. Sumber Data : Pasien yang mendaftar dibedakan menjadi pasien
dalam wilayah (berdasarkan administrasi kependudukan), luar wilayah,
kunjungan baru, kunjungan lama. kartu identitas pasien, kartu berobat.
c. Data Input :
1) No registrasi
2) Nama pasien
3) Nama KK (nama kepala keluarga)
4) Kode kelurahan (karekter awal 00 untuk kode didalam wilayah
dan karakter awal 90 untuk kode pasien luar wilayah)
5) Unit yang dituju
6) Cara pembayaran
d. Proses :
1) Buka browser SIMPUS DKK kemudian akan muncul tampilan
seperti dibawah

Gambar 2.2
Halaman Utama SIMPUS
2) Pilih Info pasien untuk melihat apakah pasien sudah pernah
datang sebelumnya atau belum sama sekali dengan cara
memasukkan nomor Registrasi.

3) Jika sudah pernah maka kita inputkan poli yang akan dituju.
Kemudian disimpan.

Gambar 2.3
Halaman input poli tujuan pasien
4) Jika pasien belum pernah datang sama sekali maka kita pilih
menu Reg Pasien. Maka akan muncul tampilan seperti ini.
 Gambar 2.4
Halaman Registrasi Pasien Baru
5) Inputkan data pasien sesuai dengan identitas pasien.kemudian
pilih proses dan jangan lupa pilih poli yang akan dituju oleh pasien.
6) Data pasien baru yang diinput :
a) Masukkan nomor registrasi
b) Nama pasien
c) Nama KK
d) Alamat ( nama jalan , Rt/RW , kode kel, telp)
e) Kode pos
f) Tempat tanggal lahir
g) Jenis kelamin
h) Golongan darah
i) Status pasien
j) Cara bayar
k) Pekerjaan
l) Petugas

e. Data Output
a) Mecetakkan Kartu Berobat untuk pasien baru
 b) Laporan kunjungan per kelompok umur
c) Laporan kunjungan semua pasien
d) Laporan kunjungan pasien bayar
e) Laporan kunjungan pasien gratis
f) laporan kunjungan pasien askes
g) Laporan kunjungan pasien Jamkeskot
2. Poli Umum
a. Produk Simpus: Simpus DKK Semarang
b. Sumber Data: DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) Anamsesa
3) Kode keperawatan
4) TB (tinggi badan)
5) BB (berat badan)
6) Tensi
7) Nama dokter / perawat yang menangani pasien
8) Obat
d. Proses :
1) Buka browser SIMPUS DKK kemudian akan muncul tampilan
seperti dibawah
2) Pilih Catatan Medik kemudian masukkan tanggal, dan pilih poli
yang sesuai. Jika di BP Umum maka kita pilih BP Umum kemudian
klik CM. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 2.5
Halaman Catatan Medik Pasien
3) Klik nama pasien yang akan di input ke SIMPUS kemudian
inputkan Diagnosa Pasien dan Pilih nama Petugas.
4) Simpan.
5) Pasien yang sudah dilayani dan diinput maka, nama pasien akan
berubah menjadi merah
6) Jika kita ingin menginputkan pasien di poli KIA maka pada menu
Masukkan Catatan medis kita pilih KIA. Begitu juga dengan Gigi.
Berikut adalah tampilan menu Masukkan Catatan Medis.
 Gambar 2.6
Halaman Pilihan Catatan Medik
e. Output :
1) Laporan kunjungan pasien

3. Poli Gigi
a. Produk Simpus : Simpus DKK Semarang
b. Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) Anamnesa
3) Kode diagnosa
4) Kode tindakan
5) Obat
6) Nama dokter / perawat yang melayani
d. Proses :
1) Memilih nama pasien yang akan dientry datanya pada simpus
2) Mengisi anamnesa pasien dan riwayat alergi
3) Mengisi kode diagnosis penyakit pasien
4) Mengisi kode tindakan
5) Mengisi obat
6) Mencentang no. gigi yang dilakaukan tindakan
a. Mengisikan dokter / nama perawat yang menangani pasien
7) Simpan
 e. Output :
1) Laporan kasus penyakit pasien.
4. Poli KIA (Kesehatan Ibu dan Anak)
a. Merk Simpus : Simpus DKK Semarang
b. Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) TB (bayi/anak/ibu)
3) BB (bayi/anak/ibu)
4) Lingkar kepala (bayi dan anak)
5) Lingkar lengan (bayi dan anak)
6) Tensi (ibu)
7) Diagnosa
8) Nama dokter, perawat, dan bidan yang menangani pasien
 d. Proses :
a. Login simpus
b. Pada tampilan menu simpus pilih catatan medik
c. Pilih nama pasien
d. Pilih jenis pelayanan :
5. MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) seperti imunisasi anak,
a. Merk Simpus : Simpus DKK Semarang
b. Sumber data : DRM (Dokumen Rekam Medis)
c. Data input :
1) Nama pasien
2) TB (bayi/anak/ibu)
3) BB (bayi/anak/ibu)
4) Lingkar kepala (bayi dan anak)
5) Lingkar lengan (bayi dan anak)
6) Tensi (ibu)
7) Diagnosa
8) Nama dokter, perawat, dan bidan yang menangani pasien
 d. Proses :
1) Login simpus
2) Pada tampilan menu simpus pilih catatan medik
3) Pilih nama pasien
4) Pilih jenis pelayanan :
a) MTBS (Manajemen Terpadu Balita Sakit) seperti imunisasi anak,
campak, polio, dll
b) MTBM (Manajemen Terpadu Balita Muda)
c) Status gizi pada anak-anak
d) Pemeriksaan kehamilan
e) Kunjungan nifas
f) Catin (Calon Pengantin)
5) Isi identitas sesuaijenis pelayanan
6) Dalam pilihan yang menangani pilih semua (Dokter, Bidan, dan
Perawat)
7) Simpan
e. Output :
1) Laporan kasus penyakit pasien

6. Farmasi (obat)
a. Produk SIMPUS : SIMPUS DKK Semarang
b. Sumber Data : Resep Dokter
c. Data Input :
1) Kode obat
2) No register
3) Nama obat
4) Jumlah dosis
5) Sumber
6) Nama petugas
d. Proses :
1) Login simpus
2) Pada tampilan menu simpus pilih LPLPO (Laporan Pemakaian
dan Lembar Permintaan Obat)
3) Pilih penerimaan dan pemakaian obat
 4) Pilih transaksi obat
5) Masukkan no. registrasi pasien
6) Pilih daftar obat, yang isinya ; kode obat, nama obat, isi, satuan,
harga, expired, no batch.
7) Nama obat dan sumber obat akan otomatis keluar jika mengisi
daftar obat
8) Mengisi Jumlah dosis
9) Pilih sumber obat
10) Simpan
e. Data Output :
1) LPLPO

7. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh SIMPUS

Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas antara lain:
a. Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit tertentu
b. Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang
ditanggulangi
c. Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progaram. Laporan
jenis ini ada 4 jenis yaitu :
1) LB1, berisi data kesakitan
2) LB2, berisi data obat/LPLPO
3) LB3, berisi data program gizi, KIA, KB, dll
4) LB4, berisi tentang kegiatan puskesmas
d. Pihak-Pihak yang memanfaatkan data SIMPUS
1) Petugas catatan medik
2) Dinas Kesehatan Kota dengan tujuan pemantauan.
3) Pihak puskesmas itu sendiri, dengan maksud dapat mengevaluasi
dan merencanakan kegiatan ditahun selanjutnya.

C. SP3 ONLINE
1. Alur Pencatatan
 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:
a. pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;
b. analisis; dan
c. pemanfaatan.
2. Cara Pengolahan Data
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku
register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut
kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah
dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan
dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang
lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten.
Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-
masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas
Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator
SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk
pemanfaatannya.
3. Sumber Data
Data bersumber dari buku register yang dipegang dan diisi oleh
pemegang program dari masing-masing jenis pelayanan.
4. Jenis Data
a. UKP
b. Pelayanan Puskesmas
c. Kesakitan Umum
d. Kesehatan Gigi dan Mulut
e. Kesakitan Terbanyak
f. Kematian
g. LPLPO
h. UKME
i. Promosi Kesehatan
j. Kesehatan Lingkungan
k. Program Gizi
l. Kesehatan Ibu
m. Kesehatan Anak
n. Usaha Kesehatan Sekolah
 o. Immunisasi
p. Penyakit Menular
q. Penyakit Tidak Menular
r. Perkesmas
s. UKMP
t. Kesehatan Kerja,Olahraga dan Tradisional
u. Pelayanan Lansia
v. SPM
w. Pencapaian SPM
5. Laporan yang dihasilkan :
a. Laporan FKTP kegiatan pelayanan usila ( usia lanjut )
b. Laporan bulanan UKP 1 pelayanan puskesmas.
c. Laporan bulanan puskesmas program perbaikan gizi
d. Laporan Surveilance Gaky (NHI)
e. Laporan Surveilance Gaky ibu hamil ( TER )
f. Promosi kesehatan umum
g. Promosi kesehatan penyakit menular
h. Promosi kesehatan lingkungan
i. Promosi kesehatan KIE dan remaja
j. Promosi kesehatan pelayanan kesehatan
k. Promosi kesehatan penyakit tidak menular
l. Kampanye PHBS
m. Pelayanan laboraturium
n. Pelayanan farmasi
o. Laporan pelayanan
p. Kunjungan pasien per poli
q. Kunjungan pasien berdasar cara bayar
r. Rujukan
s. Hepatitis
t. Kusta
u. Frambusia
v. Typoid
 w. Tb paru
x. HIV AIDS
y. Diare
z. Ispa
aa. Laporan bulanan URM esensial 3 kesehatan anak
6. Pihak-Pihak yang memanfaatkan data SP3 Online/SIP Online
a. Petugas catatan medik
b. Dinas Kesehatan Kota dengan tujuan pemantauan.
c. Pihak puskesmas itu sendiri, dengan maksud dapat mengevaluasi
dan merencanakan kegiatan ditahun selanjutnya
D. P-CARE
1. Alur P-care:
a. Login ke alamat P-Care, setelah itu akan muncul gambar
dengan tulisan untuk memasukan ussername dan password
faskes. Ussername dan password faskes sudah dibuatkan
pada puskesmas tersebut.
b. Setelah itu akan masuk kehalaman utama P-Care.
c. Buka aplikasi P-care maka nanti akan muncul tampilan entri
pendaftaran pasien
 d. Pada saat kita memilih menu entri pendaftaran pasien
makaakan tampil form seperti berikut ini

2. Sumber Data
a. BPJS
b. Untuk menulis nomor asuransi
c. Sebagai syarat membuat rujukan ke fasilitas kesehatan yanglebih
tinggi
3. Jenis Data
a. BPJS
4. Cara Pengolahan P-Care

a. Klik No pencarian
b. Ketik no BPJS
 c. Klik cari
d. Muncul menu data pasien
e. Pilih poli tujuan
f. Lalu simpan
5. Laporan yang dihasilkan
a. Jumlah peserta terdaftar
b. Daftar kunjungan peserta sakit
c. Daftar kunjungan peserta sehat
d. Daftar 10 diagnosa terbanyak
e. Daftar kegiatan kelompok
f. Tagihan non kapasitas
Daftar tagihan meliputi pembuatan FPK dan detail data FPK
6. Pihak-pihak yang memenfaatkan data P-Care
a. BPJS
b. Praktek dokter
7. Langkah-langkah pengisian Form Entri data Kunjungan Pasien
adalah sebagai berikut :
a. Pilih Jenis Peserta, apakah peserta umum atau peserta BPJS
b. Pilih Jenis Kartu Apakah No Kartu atau NIK
c. Masukan No Kartu
d. Klik Tombol Cari
e. Maka detail dari data yang kita cari otomatis akan tampil
f. Pilih jenis pelayanan
g. Pilih Poli tujuan
h. Isi Keluhan pasien
i. Kemudian tekan simpan

E. PELAYANAN BPJS DAN UHC

1. Alur Pendaftaran BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
Menjadi peserta BPJS merupakan kewajiban bagi seluruh Warga
Negara Indonesia, maka dari itu bagi anda yang belum mendaftar maka
segera mendaftarkan diri dan anggota keluarga untuk mendapatkan
jaminan kesehatan dari BPJS.
Pendaftaran BPJS dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu daftar
melalui situs online atau datang langsung ke Kantor BPJS Kesehatan
dengan membawa persyaratan yang diperlukan. Syarat daftar bpjs  yaitu :
Fotocopy KK, Fotocopy KTP, Fotokopi Buku Tabungan, Pasfoto berwarna
3×4 1 Lembar.
a. Mengisi Formulir Pendaftaran
Setelah datang ke kantor BPJS dan membawa semua
persyaratan untuk mendaftar BPJS maka anda selanjutnya mengisi
formulir pendaftaran yang telah disediakan. Isi formulir dengan benar,
seperti nama lengkap, tanggal lahir, alamat, sampai memilih Faskes 1.
b. Bayar Iuran Pertama 
Setelah mengajukan pendaftaran baik Online maupun Offline di
kantor BPJS maka anda akan mendapatkan nomor virtual account
atau kode bank untuk pembayaran iuran pertama, pembayaran iuran
pertama dapat dilakukan setelah 14 hari sejak hari pendaftaran.
Pembayaran iuran BPJS bisa dilakukan melalui ATM atau bank
terdekat yang saat ini sudah bekerjasama yaitu bank BRI, BNI dan
Mandiri. Iuran yang harus dibayar sesuai dengan kelas yang dipilih
dikali dengan jumlah anggota keluarga yang didaftarkan (jika anda
mendaftarkan keluarga).
Adapun biaya iuran peserta berdasarkan kelas yaitu untuk kelas 1
sebesar Rp80.000 per orang perbulan, untuk kelas 2 sebesar
Rp51.000 perorang perbulan dan untuk kelas 3 sebesar Rp25.500
perorang perbulan.
Jika anda mendaftar sebagai peserta dari perusahaan (PPU)
maka besar iurannya adalah sebesar 5 persen dari gaji pokoknya, 2
persen dibayarkan oleh yang bersangkutan dan 3 persen dibayarkan
oleh perusahaan tempat pekerja bekerja.

c. Mendapat kartu BPJS Kesehatan yang berlaku di seluruh Indonesia

Setelah membayar iuran pertama atau premi bpjs berdasarkan
kelas yang dipilih, maka nantinya akan mendapat kartu BPJS
 Kesehatan yang menjadi bukti bahwa telah terdaftar peserta JKN
yang dibawa saat akan berobat.

2. Alur Pendaftaran UHC

a. Peserta datang membawa persyaratan UHC
1) FC KK
2) FC KTP
3) Materai 6000
4) Surat pengalaman kerja
5) FC rekening BNI Sehat
6) Kartu BPJS Lama (Untuk yang sudah punya BPJS
sebelumnya)
b. Petugas mengecek NIK peserta melalui aplikasi P-Care
c. Petugas memberikan formulir kepada peserta untuk diisi
1) Peserta Baru: Formulir A
2) Peserta punya BPJS dari perusahaan dan tidak aktif karena
ada tunggakan: Formulir A + B
3) Peserta memiliki BPJS dan tidak aktif karena tunggakan: A + C
d. Setelah formulir diisi dan ditanda tangani, kemudian petugas
mengecek apakah persyaratan sudah lengkap atau belum
e. Setelah lengkap, formulir tersebut diserahkan ke petugas verifikator
UHC DKK Kota Semarang
 BAB III
PEMBAHASAN

A. PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

1. Sistem Penamaan
Sistem penamaan di Puskesmas Karangdoro sudah sesuai dengan
teori yaitu menggunakan nama asli pasien berdasarkan Kartu Identitas
yang dimiliki pasien, seperti: KTP, KK, SIM, Pasport. Namun, terkadang
petugas kurang lengkap dalam mengidentifikasi identitas pasien, sehingga
petugas mengalami kesulitan dalam mencari identitas pasien bila pasien
tidak membawa Kartu berobat. Solusinya petugas mencari berdasarkan
nama KK pasien tersebut.
2. Sistem Penomoran
Di Puskesmas Padangsari Semarang menggunakan sistem UNS
(Unit Nmbering System) secara famliyfolder, sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, setiap KK yang datang
berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang
ke puskesmas dan digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya.
Keuntungan dari sitem penomoran ini adalah Informasi medis dapat
berkesinambungan dan semua rekam medis penderita memiliki satu
nomor dan terkumpul dalam satu map/folder. Penomoran pada pasien
baru menggunakan buku pengendalia rekam medis. Namun, pada pasien
luar wilayah tidak menggunakan buku pengendalian nomor rekam medis,
sehingga petugas mencarikan nomor rekam medis dengan cara
mengambil dokumen rekam medis yang sudah lama tahun kunjungannya.
Akibatnya sering terjadi nomor double atau duplikasi nomor rekam medis
pada pasien yang berbeda. Selain itu, belum ada kebijakan/Protap
tentang sistem penomoran di Puskesmas Padangsari.
3. Sistem Penyimpanan
Puskesmas Padangsari menggunakan sistem penyimpanan
secara Sentralisasi. Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu,
suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir
 rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan dimana dokumen
rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang
pasien menjadi satu dalam satu folder (map). Dengan ini, sistem
penyimpanan yang ada di Puskesmas Padangsari sudah sesuai
dengan apa yang ada di teori. Hal itudikarenakan menurut teori
sistem penyimpanan yang baik adalah sistem penyimpanan secara
sentralisasi, denganmenggunakan penyimpanan secara
Sentralisasi data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat
berkesinambungan..
4. Sistem Penjajaran
Di Puskesmas Padangsari menerapkan sistem penjajaran SNF
(Serial Numeric Filing) untuk dokumen rekam medis luar wilayah atau
angka awal 90, kelemahan dari metode SNF adalah petugas harus
memperhatikan seluruh angka dari No RM untuk menghindari tertukarnya
angka – angka. Sedangkan untuk pasien dalamwilayah atau nomor awal
00 sudah menggunakan sistem TDF (Terminal Digit Filing). Belum ada
kebijakan/protap mengenai sistem penjajaran di Puskesmas Padangsari.
5. Unit Rekam Medis
a. Loket Pendaftaran
Petugas loket pendaftaran telah melaksanakan tugas sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
b. Filing
Petugas filing telah melaksanakan tugas sesuai dengan tugas
pokok dan fungsinya masing-masing. Namun, petugas terkadang salah
dalam mengantarkan DRM tidak sesuai poli yang dituju.
6. Alur Prosedur Rekam Medis
a. Pendaftaran Pasien
Pendaftaran pasien di Puskesmas Padangsari tidak lagi
menggunakan KIUP karena sudah menggunakan SIMPUS,
sehingga semua data langsung di input dan disimpan di
komputer. Jika pasien yang tidak membawa kartu berobat maka
akan diwawancarai identitas pasien dan alamat pasien setelah
 itu dicarikan pada SIMPUS atau buku register kunjungan. Sering
terjadi penumpukan DRM salah satu faktorna adalah petugas
harus teliti dalam menentukan warna resep dan menulis identitas
pada resep obat. Pendaftaran pasien di Puskesmas Padangsari
telah memiliki SOP sebagai pedoman pelayanan pendaftaran
pasien.
b. Filing
Pengambilan DRM di bagian Filing Puskesmas Padangsari
tidak menggunakan tracer sehingga petugas kesulitan dalam
pelacakan DRM apabila DRM tersebut tidak ditemukan.
Pengembalian DRM juga tidak dicek apakah sudah lengkap Drm
yang dikembalikan. Pengendalian DRM yang masih kurang ini
dapat menghambat proses pendaftaran apabila pasien tersebut
berobat.
7. Evaluasi Standar Mutu Pelayanan Pendaftaran

8. Analisa Koding di Puskesmas Padangsari

Di Puskesmas Padangsari tidak ada petugas khusus untuk koding,
semua pelaksanaan koding dilaksanakan oleh dokter atau perawat di masing-
masing ruang perawatan. Dari hasil analisa koding 30 kasus, pelaksanaan
koding belum sesuai dengan teori yang ada di ICD-10 dan ICD-9 karena tidak
menggunakan kode akhir atau kode keempat. Selain itu dokter yang merawat
tidak menuliskan diagnosa pasien secara lengkap pada DRM, hanya menulis
kode ICD 10.
9. Manajemen Risiko di Pendaftaran dan Filing
a. Resiko di Pendaftaran dan Filing
1) Kelelahan mata pada petugas pendaftaran rawat jalan karena
sering melihat layar komputer
2) Suhu panas di bagian filing menyebabkan petugas kurang
nyaman dalam melakukan tugasnya
3) Banyaknya dokumen yang disimpan terlalu lama dan berdebu
dapat menyebabkan gangguan ISPA dan dermatitis
 4) Jarak antar rak yang kurang lebar menyebabkan petugas kurang
nyaman dalam melaksanakan tugasnya

b. Upaya yang dilakukan untuk mengurangi resiko

1) Penempatan komputer yang tepat (jarak visual, ketinggian dsb)
2) Menyediakan kipas angin dan ventilasi yang cukup
3) Menggunakan masker danhand-spoon.
4) Mengatur jarak antar rak filing
10. Teknologi Informasi
Di puskesmas padangsari menggunakan roled-based acces
control setiap komputer memiliki user dan password yang berbeda
setiap ruang nya sehingga kemanan data dapat terjaga dengan baik.
Puskesmas Padangsari juga memiliki genset untuk membangkitkan
listrik ketika listrik padam, namun penggunaannya belum optimal karena
genset tidak kuat untuk menunjang pelayanan puskemas ketika listrik
padam, sehingga petugas harus mematikan semua aliran listrik yang
ada di puskesmas terlebih dahulu.

B. SIMPUS
Penggunaan SIMPUS di loket pendaftaran belum optimal, petugas
terkadang kurang lengkap dalam mengidentifikasi pasien sehingga informasi
yang dihasilkan SIMPUS menjadi kurang akurat. Pencatatan beberapa
identitas pasien, seperti nama, alamat, nama KK, tidak sesuai dengan kartu
identitas pasien sehingga petugas mengalami kesulitan mencari pasien
apabila pasien tersebut tidak membawa kartu berobat. Selain itu, petugas
BP tidak menginput anamnesa dan informasi lain seperti tekanan darah.

C. SP3 ONLINE
SP3 ONLINE adalah salah satu media penyampaian pelaporan kegiatan
puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kota (DKK) secara online melalu SP3
ONLINE di harapkman dapat terjalin komunikasi pelaporan secara cepat dan
efisien sehingga proses analisa data dapat dilakukan sesegera mungkin oleh
pemegang program di Dinas Kesehatan untuk menciptakan proses
 pengambilan keputusan terhadap penangan kasus-kasus kesehatan dapat
dilaksanakan secara maksimal.
Tata cara pengisian SP3 ONLINE:
1. Input data SP3 sesuai dengan form – form yang tersedia, berdasarkan
tanggal pelaporan yang akan di entry
2. Lakukan penyimpanan dengan cara klik tombol simpan
3. Apabila ada perbaikan data laporan, lakukan penambah atau
pengurangan terhadap data laporan yang telah di entry sesuai dengan
perubahannya.
4. Lakukan penyimpanan dengan cara klik tombol simpan

D. P-CARE
Jenis pelayanan dan rujukan untuk peserta BPJS
a. Jenis Pelayanan untuk peserta BPJS di Puskesmas Padangsari
adalah sebagai berikut:
1) Poli Umum
2) Poli Gigi
3) Poli Kesehatan Ibu dan Anak
b. Cara pembuatan rujukan dari Puskesmas Padangsari adalah sebagai
berikut :
1) Login ke sistem primary care BPJS dengan user dan password
yang dimiliki Puskesmas Padangsari.
2) Pilih menu entri data kemudian pilih pelayanan pasien.
3) Lalu cari data pasien menggunakan nomor BPJS pasien.
4) Setelah data pasien yang dimaksud muncul, masukkan diagnose
dan data sosial pasien (tinggi badan, berat badan, tekanan darah,
respiratory rate, dan heart rate).
5) Kemudian pilih rumah sakit dan poli yang ditersedia dan disetujui
pasien, lalu simpan.
6) Jika sudah tersimpan, cetak rujukan dan berikan stempel serta
tanda tangan dokter pada tempat yang tersedia.
7) Rujukan sudah dapat digunakan pasien di rumah sakit yang dituju.
 Dalam pelaksanaannya membuat rujukan akan dikerjakan
perawat di poli saat pasien diperiksa oleh dokter. Jadi pasien keluar
poli sudah membawa surat rujukan dari dokter, hal ini dilakukan untuk
mempersingkat waktu pelayanan agar pasien tidak lama menunggu
lalu dimintakan stempel.

E. PELAYANAN BPJS
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial juga membuka pendaftaran peserta
BPJS baru melalui Android, dengan cara sebagai berikut:

Pilih kolom "Pendaftaran Peserta Baru", kemudian setelah menyetujui

syarat dan ketentuan pada aplikasi, memasukan NIK yang tercantum di KTP,
dan secara otomotis akan muncul nama seluruh anggota yang ada dalam
kartu keluarga sekaligus dengan informasi belum terdaftar sebagai peserta.
 Proses pendaftaran dilanjutkan dengan mengisi data seluruh anggota
keluarga, selanjutnya memilih data sesuai KTP/KK karena sesuai dengan
yang sebenarnya, dan tidak perlu mengisi secara manual.
Untuk pembayaran, memasukan nomor rekening dan kemudian
dilanjutkan dengan mengisi nomor ponsel dan alamat email yang kemudian
akan diverifikasi kebenarannya oleh BPJS Kesehatan.  
Setelah selesai, akan mendapat email yang berisi nomor Virtual
Account (VA) dan dalam email tersebuat tercantum informasi bahwa baru
dapat membayar iuran pertama paling cepat 14 hari dan paling lambat 30
hari setelah menerima nomor VA.
Setelah menerima nomor VA, membayar iuran pertama (satu keluarga)
untuk mengetahui nomor peserta
F. Identifikasi Masalah dan Penyebab Masalah
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan serta pengamatan
yang telah dilaksanakan di Puskesmas Padangsari telah dihasilkan data-
data sebagai berikut :
1. Man
Berdasarkan teori, Man adalah petugas yang melakukan
kegiatan pengelolaan dan keamanan dokumen rekam medis. Di
Puskesmas Padangsari terdapat 2 petugas. Petugas sama sekali belum
pernah mendapatkan pelatihan tentang rekam medis, bahkan semua
petugas bukan merupakan lulusan D3 Rekam Medis, sehingga petugas
tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang rekam medis hanya
memiliki pengetahuan tentang rekam medis dasar seperti mengambil
dan mengembalikan DRM.

2. Material
Dari hasil pengamatan bahan yang digunakan untuk DRM di
Puskesmas Padangsari menggunakan kertas kuarto. DRM berwarna
Merah. Filing sudah menggunakan Roll o’pack. Selain itu karena
banyaknya dokumen pasien membuat DRM di laci file penuh dan
mengakibatkan DRM berdesak-desakkan di dalam penyimpanan.
Secara teori material yang digunakan belum sesuai, karena pada
Puskesmas Padangsari masih menggunakan kertas kuarto yang
mudah rusak. Pemeliharan dRM di bagian Filing masih kurang,
beberapa dokumen yang rusak tidak diganti dengan dokumen baru.

3. Methods
Di Puskesmas Padangsari belum ada SOP/ Protap yang mengatur
tentang semua pelayanan di Filing digunakan sebagai pedoman.
Metode sistem penyimpanan yang digunakan adalah sentralisasi yaitu
dimana penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan disimpan
menjadi satu tempat, sistem penomoran Unit Numbering Sistem (UNS)
dan sistem penjajarannya Straight Numerical Filing (SNF). Kekurangan
dari SNF itu sendiri petugas harus memperhatikan seluruh angka no
rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan, petugas
 perlu konsentrasi yang tinggi karena petugas harus memperhatikan
seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya
angka-angka. Kesulitan dengan menggunakan penjajaran SNF yang
dimana dilihat dari angka depan tengah belakang. Petugas terkadang
kesulitan saat pengambilan DRM karena harus menghafal letak angka
tersebut. Akibat yang ditimbulkan dari adanya kejadian missfile adalah
dapat memperlambat pelayanan pasien. Jika dokumen rekam medis
tentang pasien yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat
diketahui sehingga informasi rekam medisnya tidak dapat
berkesinambungan. Di Puskesmas Padangsari masih ada kejadian
duplikasi nomor, yang dimana satu pasien mempunyai dua nomor
rekam medis. Kekurangan dari familyfolder adalah ketika ada 2
anggota keluarga berobat di poliklinik yang berbeda, petugas
membuatkan map baru dengan nama KK yang sama, hal tersebut
menyebabkan terdapat DRM double pada 1 familyfolder.

4. Machine
Pengendalian Filing di Puskesmas Padangsari belum
menggunakan komputerisasi, dan belum mengunakan tracer. Untuk
memudahkan dalam pengambilan dan penyimpanan DRM beberapa
peralatan dapat mendukung dalam penyimpanan atau filing DRM,
diantaranya tracer. Kegunaan tracer sebagai kartu pengganti dokumen
rekam medis yang diambil untuk digunakan sebagai keperluan
pelayanan rekam medis, sehingga apabila dokumen telah selesai
digunakan dapat diambil ketempat semula. Hal ini dapat menyebabkan
beberapa petugas kesulitan dalam mengembalikan dokumen yang
dipinjam, sehingga dapat meningkatkan kejadian missfile. Bagi
petugas yang baru pindah ke bagian pendaftaran, petugas kesulitan
saat pengembalian dokumen rekam medis ke bagian filing. Secara
teori belum sesuai, karena belum menggunakan tracer sebagai alat
bantu pengganti dokumen rekam medis yang keluar dari filing.
 5. Money
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai
pelaksanaan suatu sistem di Puskesmas agar terciptanya pelayanan
yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien. Apabila
dana di puskesmas tidak memenuhi dalam pengadaan pendukung
maka tingkat terjadinya missfile semakin tinggi. Begitu pula sebaliknya.
Jika petugas membutuhkan barang, petugas membuat laporan dan
melaporkannya kepada petugas pengadaan.

Beberapa masalah yang terjadi di unit rekam medis Puskesmas yaitu

terjadinya misfile pada unit filing. Misfile terjadi karena beberapa hal, antara
lain karakteristik dari petugas yang berbeda-beda, karakteristik tersebut yaitu
pengetahuan petugas tentang istem penjajaran di Filing. Penyebab lain tidak
adanya kode warna pada DRM, dan tidak adanya tracer sebagai alat
pelacakan keberadaan dokumen rekam medis (DRM) pasien. Dari hasil
pengamatan penulis mengamati bahwa tidak adanya buku pengendalian
nomor rekam medis menyebabkan terjadinya penomeran ganda, di
Puskesmas Padangsari tedapat beberapa family Folder yang mempunyai
nomer sama.

G. Solusi dan Langkah Pemecahan Masalah

1. Tracer
Kegunaan tracer sebagai kartu pengganti dokumen rekam medis
yang diambil dan digunakan untuk keperluan pelayanan rekam medis,
sehingga apabila dokumen telah selesai digunakan dapat diambil
ketempat semula. Tracer digunakan untuk melacak keberadaan
dokumen yang dipinjam apakah sudah dikembalikan atau belum.
2. Pelaksanaan Kode warna
Berdasarkan teori yang ada Kode warna atau color coding adalah
penggunaan warna pada folder untuk membantu pencegahan misfile
dan dalam mencari catatan yang misfile. Berwarna pada berbagai posisi
di sekitar pinggir folder menghasilkan pola warna di berbagai bagian
file. Perubahan pola warna pada satu bagian file menunjukkan adanya
dokumen yang misfile. Pencegahan salah letak dapat diminimalisir
 dengan pemberian kode warna. Pemberian kode warna dapat dilakukan
pada metode penomoran angka akhir dan metode penomoran angka
tengah, dengan cara member warna 2 angka kelompok terakhir untuk
TDF (Terminal Digit Filing)
3. Pembuatan SOP/ Protap di bagian Filing
Standar operasional prosedur adalah pedoman standar
operasinal dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu
tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.Monitoring
dan evalusai berfungsi untuk selalu memonitori dan mengevaluasi
kualitas, kelancaran operasional dan pemanfaatan dari komponen
siklus. Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses
dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal.
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Sistem Penamaan di Puskesmas Padangsari peenulisan nama
pasien harus nama asli pasien sendiri yang sesuai dengan
KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku
2. Puskesmas Padangsari menerapkan sistem penomoran Unit
Numbering System (UNS)
3. Dalam penyimpanan DRM, Puskesmas Padangsari menggunakan
sistem penyimpanan secara familyfolder
4. Di Puskesmas Padangsari menerapkan sistem penjajaran SNF
(Serial Numeric Filing) untuk dokumen rekam medis luar wilayah
atau angka awal 90. Sedangkan untuk pasien dalamwilayah atau
nomor awal 00 sudah menggunakan sistem TDF (Terminal Digit
Filing)..
5. Unit rekam medis di puskesmas padangsari hanya loket pendaftaran
dan penyimpanan (Filing)
6. Pendaftaran pasien di Puskesmas Padangsari tidak lagi
menggunakan KIUP karena sudah menggunakan SIMPUS,
sehingga semua data langsung di input dan disimpan di
komputer
7. Pengambilan DRM di Puskesmas Padangsari tidak
menggunakan tracer, pelacakan DRM menggunakan buku
register
8. Pemberian nomor rekam medis secara manual mengakibatkan
sering terjadi nomor double pada satu pasien
9. Puskesmas sudah menggunakan Simpus, P-care dan SP3
Online untuk menunjang pelayanan.
 10. Pelaksanaan koding di puskesmas padangsari belum sesuai teori
ICD 10 dimana petugas tidak menyantumkan karakter keempat untuk
spesifik diagnosa.

B. Saran
1. Membuat SOP/ Protap pengendalian DRM di Filing, seperti
peminjaman, pengembalian, retensi
2. Pengadaan tracer, buku ekspedisi, buku bon pinjam, untuk
mengurangi tingkat kejadian misfile.
3. Dilakukan retensi untuk mengurangi beban rak dan mengembalikan
kapasitas rak.
4. Menambah pelatihan petugas tentang rekam medis