PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan sebuah organisasi yang dalam tujuannya adalah
memberikan pelayanan kesehatan kepada semua elemen yang membutuhkan. Pelayanan
kesehatan sendiri diartikan sebagai upaya yang diselenggarakan oleh suatu organisasi
(Rumah Sakit) untuk memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan, mencegah,
menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan individu, keluarga, kelompok dan
masyarakat. Dalam organisasinya Rumah Sakit terdiri dari beberapa Divisi dan Unit yang
akan bekerja sama untuk memberikan pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap
pemakai jasa pelayanan.
Unit admission berada dibawah naungan Penunjang Medis dengan atasan
langsung yaitu Kanit MR dan Admission. Keberadaan Unit Admission sendiri merupakan
Unit yang bertugas di garda depan sebagai unit administrasi yang bertugas menerima
pasien diawal, memberikan informasi, melakukan registrasi rawat inap dan rawat jalan
hingga memberikan informasi biaya kepada pasien serta terkait persetujuan umum
sebelum pasien rawat inap.
Penyusunan Pedoman Pelayanan Unit Kerja Admission ini sangat penting yang
akhirnya dapat meningkatkan kepercayaan konsumen dan kepuasan pasien yang
mendapatkan pelayanan kesehatan di RS Citama.
B. Tujuan Pedoman
Pedoman penyelenggaraan Admission dibuat untuk menunjang terciptanya tertib
administrasi dalam sistem pendaftaran pasien rawat inap maupun rawat jalan. Adapaun
tujuannya adalah:
1. Terbentuknya staf yang mampu memberikan pelayanan pendaftaran, pemberian
informasi dengan standart service excellent dan mengedepankan pasien safety terkait
identitas pasien.
2. Mengoptimalkan komunikasi dan hubungan baik dengan pasien agar pasien
mempercayakan RS Citama sebagai tempat untuk melakukan pemerikasaan rawat
inap dan rawat jalan dengan pelayanan optimal.
3. Memonitor agar semua staf admission menjalankan tugasnya sesuai pedoman yang
dilandasi nilai moral yang tinggi dan patuh dalam ketentuan SPO.
D. Batasan Operasional
Batasan operasional diperlukan untuk menghindari timbulnya kesalahan data pasien saat
registrasi. Adapun batasan operasional dalama pedoman ini adalah:
1. Registrasi rawat inap dan rawat jalan: proses pendaftaran pasien rawat inap
menggunakan IT RS atau data berbasis SIM RS dan penyiapan dokumen pendukung
rawat inap dan rawat jalan pasien.
2. Booking/ Reservasi rawat inap dan rawat jalan: proses booking untuk pasien rawat
inap untuk mendapatkan kamar yang diinginkan dan pasien rawat jalan untuk ke
poliklinik.
3. Rawat inap: adalah perawatan kesehatan yang dilakukan di Rumah Sakit dimana
pasien menginap sedkitnya 1 malam berdasarkan rujukan dari Dokter Umum atau
Dokter Spesialis.
4. Hari kerja: adalah waktu operasional Pihak Rumah Sakit yaitu 7 hari seminggu x 24
jam sehari kecuali poliklinik rawat jalan beroperasi Senin-Sabtu hari kerja.
5. Asuransi: badan, instasi atau perusahaan, maupun yang memberikan jaminan
terhadap Pasien/Peserta atas pelayanan kesehatan yang akan dijalani atau diterima
dari pihak rumah sakit.
6. Form persetujuan rawat inap: form yang di isi oleh pasien/keluarga pasien yang
menyatakan setuju untuk dirawat inap terkait pengisian data pasien, penjelasan biaya,
pelepasan informasi (general consent), hak dan kewajiban pasien.
7. Form pendaftaran pasien baru: form pendaftaran pasien baru yang berisi identitas
pasien.
E. Landasan Hukum
1. UU Republik Indonesia NO. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. UU Republik Indonesia NO. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
3. Permenkes NO. 4 Tahun 2018 Tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban
Pasien.
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
Staf Admission
Pendidikan Pengalaman Kemampuan
D3-S1 Pernah bekerka di bagian - Mampu
Administrasi, Front Office berkomunikasi
dengan baik
- Mampu mengelola
email dengan baik
- Mampu
mengoperasikan
Microsoft Office
STANDAR FASILITAS
Lok
Loket Loket et
Kasir Admin WA Loket 1 Loket 2 Loket 3
4 5 RI
Ruang Tunggu
Farmasi
Pintu Lobby
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang juga akan dicetak pada kartu
pasien atau kartu Emboser sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada setiap kunjungan
berikutnya di RS Citama, baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Pasien baru dengan berkas rekam medisnya akan dikirim ke poliklinik sesuai dengan
yang dikehendaki pasien. Setelah mendapat pelayanan yang cukup dari poliklinik, ada beberapa
kemungkinan dari setiap pasien :
b. Pasien lama
Pasien lama datang ke Admission dan akan diwawancarai oleh petugas, guna
mendapatkan informasi nomor rekam medis, dan tujuan berobat. Pasien ini dapat dibedakan :
Pasien datang dengan perjanjian akan langsung dipersilahkan menuju poliklinik yang
dimaksud karena rekam medisnya telah disiapkan oleh petugas.
Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan sendiri), setelah menunjukan
nomor rekam medis dan tujuan berobat, pasien dipersilahkan menunggu poliklinik yang dimaksud,
sementara rekam medisnya dimintakan oleh petugas registrasi ke bagian penyimpanan berkas
rekam medis. Setelah rekam medisnya dikirim ke poliklinik, pasien akan mendapat pelayanan di
poliklinik dimaksud.
Penerimaan pasien rawat inap dilakukan di Admission. Tata cara penerimaan pasien
rawat inap harus wajar sesuai dengan keperluannya. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi
menjadi 3 kelompok yaitu :
- Pasien yang tidak urgen, penundaan perawatan pasien tersebut tidak akan menambah penyakitnya.
- Pasien yang urgen, tetapi tidak darurat gawat, dapat dimasukkan ke dalam daftar tunggu.
- Pasien gawat darurat (emergency), langsung dirawat.
Pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan baik menciptakan
tanggapan yang baik dari pasien-pasien yang baru masuk, menjamin kelancaran dan kelengkapan
catatan- catatan serta menghemat waktu dan tenaga. Untuk lancarnya proses penerimaan pasien 4 hal
berikut ini perlu diperhatikan, yaitu :
Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh informasi
yang berkenaan dengan diterimanya seorang pasien di RS Citama.
Bagian penerimaan pasien harus segera memberitahukan bagian-bagian lain terutama bagian yang
berkepentingan langsung, setelah diterimanya seorang pasien untuk dirawat.
Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien, apabila seorang pasien diijinkan
meninggalkan rumah sakit.
Membuat catatan yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan oleh semua bagian selama
pasien dirawat.
Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja dalam proses penerimaan dan
pemulangan pasien.
Ketentuan Umum Penerimaan Pasien Rawat Nginap
Semua pasien yang menderita segala macam penyakit, selama ruangan dan fasilitas yang memadai
tersedia dapat diterima di RS Citama.
Sedapat mungkin pasien diterima di Admission pada waktu yang telah ditetapkan, kecuali untuk
kasus gawat darurat dapat diterima setiap saat.
Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat, pasien tidak dapat diterima.
Sedapat mungkin tanda tangan persetujuan untuk tindakan operasi dan sebagainya (apabila
dilakukan ) dilaksanakan sebelum pasien dirawat.
Pasien dapat diterima, apabila :
- Ada surat rekomendasi dari dokter yang mempunyai wewenang untuk merawat pasien di rumah
sakit.
- Dikirim oleh dokter poliklinik.
- Dikirim oleh dokter Unit Gawat Darurat.
- Pasien darurat gawat perlu diprioritaskan.
Prosedur pasien untuk masuk untuk dirawat
1. Pasien yang sudah memenuhi syarat atau peraturan untuk dirawat, setiap saat dapat menanyakan
pada petugas Admission apakah ruangan yang diperlukan sudah tersedia.
2. Apabila ruangan sudah tersedia :
(1) Pasien segera mendaftar di Admission.
(2) Pada saat mendaftar dia akan mendapat penerangan tentang :
- Kapan dapat masuk
- Bagaimana cara pembayaran serta tarif-tarifnya.
- Peraturan selama pasien dirawat.
(3) Dibuatkan kartu identitas penderita dirawat yang minimal berisi :
- Nama lengkap pasien
- Tanggal Lahir
- Nomor rekam medis
- Nama ruangan dan kelas
- Diagnosa awal (diagnosa kerja)
- Nama dokter yang mengirim
(4) Jika pasien pernah berobat ke poliklinik atau pernah dirawat sebelumnya maka petugas
Admission menghubungi ruang penyimpanan rekam medis untuk meminta nomor berkas rekam
medis.
(5) Petugas Admission Rawat Inap segera menghubungi petugas keuangan untuk menyelesaikan
pembayaran uang muka.
(6) Selesai pembayaran, pasien diantar petugas keruangan.
Prosedur selama pasien di ruang perawatan yang berkaitan dengan rekam medis antara lain :
(1) Pada waktu pasien tiba di ruang perawatan dan diterima oleh perawat pasien diberi tanda pengenal.
(2) Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter maupun perawat sendiri
(3) Selama perawatan, perawat mencatat semua data perawatan yang diberikan dari mulai saat pasien
tiba di ruang sampai pasien tersebut pulang, dipindahkan atau meninggal.
a. Melalui telepon
1. Admission menerima telepon dari pasien/keluarga untuk reservasi rawat ianap
2. Informasikan ke pasien/keluarga tarif rawat inap dan fasilitas yang tersedia
3. Tanyakan identitas pasien secara lengkap
4. Hubungi pasien jika belum datang ke RS Citama sesuai janj, jadi atau tidaknya ke RS
Citama
b. Datang langsung ke RS Citama
1. Admission menerima reservasi langsung dari pasien/keluarga datang ke RS Citama
secara langsung
2. Informasikan tarif rawat inap ke pasien/keluarga dan fasilitas yang tersedia jika
pasien merupakan pasien umum tidak memakai asuransi untuk rawat inap.
3. Antar pasien jika pasien ingin melihat kamar dan fasilitas terlebih dahulu
4. Tanyakan identitas pasien jika pasien baru dan nomor rekam medis jika pasien lama
5. Perhatikan waktu perkiraan kelahiran (untuk kehamilan)
LOGISTIK
Unit admission setiap bulannya meminta permintaan rutin yaitu ATK (alat Tulis kantor)
dan cetakan formulir keperluan administrasi pendaftaran. Permintaan ATK biasa dilakukan
setiap awal bulan yaitu tanggal 01 dan untuk cetakan formulir dilakukan sebelum stok minimum
habis.
cara permitaan
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan
terhadap pekerja dalam hal ini pegawai Unit Rekam Medis dan perlindungan terhadap Rumah
Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan
kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit.
a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan
sehat dan selamat.
b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan pada
tiga kelompok, yaitu :
BAB VII
PENGENDALIAN MUTU
Indikator mutu yang digunakan di RS Citama dalam memberikan pelayanan di unit admision
adalah:
A. Pencatatan
1. Ketepatan Input data sosial pasien
2. Ketepatan Booking rawat jalan dan rawat inap
3. Kelengkapan catatan dan implementasinya
B. Monitoring
1. Kelengkapan administrasi pasien Umum maupun Asuransi
C. Evaluasi
1. Rapat Unit
2. laporan
D. K3RS
1. Kebersihan, kerapihan dan keamanan tempat kerja
2. Indikator tersebut dilaporkan setiap bulan dalam laporan kerja bulanan
BAB IX
PENUTUP
Semakin bertambah usia RS Citama, tingkat kepercayaan pasien semakin meningkat, baik itu
pasien lama maupun pasien baru. Dengan demikian pelayanan yang berstandar harus
ditingkatkan dan dipertahankan agar RS Citama menjadi pilihan utama masyarakat.
Demikian pedoman pelayanan Unit Admission agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh
staf admission untuk memberikan pelayanan terbaik.