PelatihanAuditor

Pelatihan AuditorMutu
MutuInternal
Internal(AMI)
(AMI)

Sistematika Penyusunan
Laporan AMI
Fatmah Afrianty Gobel
L P M U M I
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Tujuan

Peserta mampu memahami sistematika

penyusunan laporan Audit Mutu Internal

Peserta mampu menyusun laporan Audit Mutu Internal

sesuai sistematika penyusunan laporan

1
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Penyusunan Laporan

Menyusun Laporan AMI merupakan kegiatan lanjutan setelah

Tim Auditor selesai melaksanakan kegiatan audit.

Laporan AMI pada dasarnya merupakan laporan temuan audit.

Laporan ini disusun sedemikian rupa berdasarkan hasil kegiatan

Audit Dokumen dan Audit Visitasi.

2
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Laporan AMI harus lengkap di

tingkat program studi

Laporan audit berisi ➔ tugas auditor

hasil pelaksanaan
audit secara lengkap
Laporan AMI harus lengkap tingkat
fakultas dan tingkat universitas

➔ tugas tim yang dibentuk dipimpin

oleh ketua tim auditor

3
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Manfaat Laporan AMI

• Laporan AMI digunakan oleh Auditee sebagai dasar
perbaikan mutu selanjutnya

• Laporan AMI digunakan oleh institusi/program

studi/bagian/unit dalam mempersiapkan diri dalam
rangka audit eksternal atau akreditasi

• Laporan AMI disiapkan dengan pengarahan ketua tim

auditor yang bertanggungjawab atas keakuratan dan
kelengkapannya

4
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

○ Harus jelas apa yang akan dilakukan oleh auditee

selanjutnya dalam melakukan perbaikan mutu
selanjutnya (Rekomendasi)?

○ Deskripsikan secara jelas Permintaan Tindakan Koreksi,

Permintaan Tindakan Peningkatan

5
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

✓ Laporan AMI penting, karena menjadi dasar penentuan kebijakan

dan penyusunan rencana berikutnya.
✓ Sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban dari Tim Auditor,
maka Laporan AMI harus disusun dengan baik.
✓ Sebagai sumber informasi untuk Menyusun kebijakan dan program
kerja tahun berikutnya
✓ Sebagai alat pembuktian apabila ada sanggahan dari pihak yang
terlibat terkait dengan pelaksanaan AMI
✓ Sebagai media untuk mengkomunikasikan informasi setiap temuan
yang diperoleh selama pelaksanaan audit

6
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Cara Penyajian laporan audit

Kriteria penyampaian laporan yang perlu diperhatikan agar
Laporan AMI menjadi optimal:

○ Isi laporan harus ditulis lengkap, didukung fakta dan data

yang akurat serta objektif terkait temuan dilapangan

○ Laporan AMI disusun dengan berpatokan pada prinsip

penyajian ringkas dan jelas, menggunakan bahasa yang
lugas, jelas, tepat, sistematis, serta menarik

7
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Cara Penyajian laporan audit

• Laporan AMI mendeskripsikan temuan lapangan bukan
didasarkan atas opini atau perasaan

• Laporan AMI harus memuat analisis yang didasarkan atas

hasil wawancara dan pengecekan dokumen
(mengedepankan prinsip obyektifitas)

• Laporan AMI harus memuat rencana tindak lanjut untuk

mencapai perbaikan mutu berkelanjutan

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Laporan sementara Laporan lengkap

Laporan dapat dibuat Disusun dalam bentuk

Jenis dan dalam bentuk formulir yaitu naskah yang disusun
Struktur dengan mengisi blanko seperti makalah
yang telah disiapkan
Penulisan Terdiri dari beberapa
Laporan AMI Ringkas, sederhana. topik dan sub topik teks
yang lebih panjang dan
Digunakan memenuhi lengkap
kebutuhan informasi yang
cepat dan dapat
diselesaikan segera di
lapangan

9
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

1 Identitas teraudit (nama teraudit, institusi teraudit) 7 Tanggal audit

2 Identitas auditor (nama ketua dan anggota Tim 8 Daftar temuan audit: pernyataan temuan audit,
Auditor). kategori temuan audit, dan referensi
LaporanAMI
3
sementara Tujuan audit.
9 Keunggulan institusi teraudit

maupun lengkap 4 Ruang lingkup audit.

10 Kesimpulan audit
memuat berikut.
5 Area audit
11 Lampiran audit.

6 Dokumen yang diterima

10
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Halaman Pendahuluan, yang berisi Latar Belakang,

1 5
Judul. Tujuan,Ruang Lingkup, Area Audit, dll.
Struktur
penulisan laporan 2 Halaman Identitas/
Pengesahan. Bagian Isi, yang berisi hal-hal pokok tentang temuan
6 audit dan/atau intisari dari pembahasan laporan serta
yang lebih penyampaian pandangan auditor terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan laporan
lengkap 3 Kata Pengantar

7
Penutup yang berisi Kesimpulan
4 Daftar Isi. danSaran.

11
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Temuan Audit (Audit Findings):

Hasil dari evaluasi bukti audit yang tidak sesuai dengan

kriteria audit.

Temuan audit berupa kesesuaian atau ketidaksesuaian

pelaksanaan kegiatan dengan kriteria audit yang berarti
peluang untuk perbaikan.

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Kategori klasifikasi Temuan Audit:

1. Observasi (OB):
Temuan yang memiliki potensi untuk menjadi ketidaksesuaian atau
temuan yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.

2. Ketaksesuaian (KTS):
Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terhadap proses penjaminan
mutu.

Ketidaksesuaian mayor apabila memiliki dampak yang luas terhadap

proses penjaminan mutu,
Ketidaksesuaian minor apabila memiliki dampak terbatas.

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Perumusan Temuan:

Auditor membutuhkan waktu diskusi untuk menyusun pernyataan temuan.

Temuan AMI harus dapat dimengerti dengan mudah dan memberi

kesamaan makna kepada setiap pembaca, memudahkan auditee
melakukan tindak lanjut

Temuan AMI merupakan segala sesuatu yang menyimpang atau potensial

untuk menyimpang terhadap standar dan/atau segala sesuatu yang
potensial mempengaruhi mutu produk/ jasa.

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Perumusan Temuan:
Temuan audit bukan temuan tentang individu tetapi tentang sistem yang harus
diperbaiki.

Temuan menunjukkan kepada auditee tentang kepastian beberapa persyaratan

mutu yang belum dipenuhi.

Temuan yang baik langsung menunjukkan adanya ketidaksesuaian misalnya,

belum ada sistem yang dapat memastikan pelaksanaan ujian sesuai dengan
learning outcome yang ditargetkan.

Pernyataan dan kategori temuan audit sebelum disampaikan ke pihak teraudit

harus didiskusikan dan mendapat kesepakatan dari semua anggota Tim Auditor.

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Penulisan pernyataan temuan audit mengikuti

rumusan PLOR

• Problem (masalah yang ditemukan)

• Location (lokasi ditemukan problem)
• Objective (bukti temuan)

• Reference (dokumen yang mendasari)

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Contoh
Ada ketidaksesuaian antara Standar Proses Pembelajaran dengan kenyataan
yang ada di Prodi “X” yang telah mendapat konfirmasi saat audit kepatuhan dari
Ketua Prodi yang menyatakan bahwa Prodi “X” belum melaksanakan standar
Proses Pembelajaran secara penuh.

P: Ada ketidaksesuaian antara Standar Proses Pembelajaran dengan

kenyataan yang ada.
L: Di Prodi “X”
O: Telah mendapat konfirmasi saat audit kepatuhan dari Ketua Prodi yang
menyatakan bahwa Prodi “X” belum melaksanakan standar Proses
Pembelajaran secara penuh.
R: Standar proses pembelajaran.

8
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Apabila antara teraudit dengan auditor telah sepakat dengan

Pembuatan temuan audit yang dibuat Tim Auditor, pihak auditor dapat
menyusun dan mengajukan permintaan tindakan koreksi (PTK)
Laporan
Tindakan PTK dibuat Bila ada 3 (tiga)
PTK harus temuan maka
masing-masing
dilampirkan pada
Koreksi Laporan AMI
tersendiri setiap
temuan
perlu dibuatkan 3
(tiga) lampiran
PTK

12
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Pada setiap lembar PTK, selain ditulis identitas teraudit dan auditor, ditulis
kembali uraian dan kategori temuan audit.

Pernyataan dan kategori temuan diisi oleh tim auditor dan ditandatangani,
lalu di bawahnya ditulis rencana tindakan koreksi yang diisi oleh teraudit dan
ditandatangani

13
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Contoh bagian isi

Laporan

14
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Contoh
Formulir
PTK

15
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

PTK yang
tidak lengkap

16
PTK diisi oleh auditor berdasarkan informasi dari auditee
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Formulir
Temuan Audit

17
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Formulir
Temuan Audit
Lanjutan….

18
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Formulir
Temuan Audit
Lanjutan….

19
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Isi Laporan

20
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Isi Laporan
lanjutan

21
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Isi Laporan
lanjutan

22
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Isi Laporan
lanjutan

23
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

LAMPIRAN AUDIT

• Daftar pertanyaan audit (checklist audit)

• Permintaan Tindak Koreksi (PTK)
• Verifikasi tindaklanjut temuan audit periode sebelumnya
• Daftar hadir audit
• Berita acara pelaksanaan audit
• Hasil evaluasi kinerja (file excel: Evaluasi Diri/Evaluasi
Kinerja)

24
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Rekomendasi

25
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Rekomendasi

26
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

Laporan
Prodi
dan
Fakultas

27
2
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

37

Laporan
Tingkat
Universitas

27
2
 Pelatihan Auditor Mutu Internal (AMI)

38
Memudahkan

27
2
Thank You
Laporan lengkap jaminan peningkatan mutu