AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07.

PELAKSANAAN AUDIT

SIKLUS AUDIT
PENANGGUNGJAWAB TAHAPAN KEGIATAN
- Program / jadwal audit tahuan
Wakil Manajemen Mutu PERENCANAAN
- Penetapan tujuan audit
- Penunjukkan tim auditor
- Tinjauan dokumen
Tim Auditor - Pembuatan daftar periksa
PERSIAPAN - Konfirmasi ke auditi
- Pertemuan tim auditor
- Rapat pembukaan
Tim Auditor PELAKSANAAN - Melaksanakan audit (observasi,
wawancara, peragaan, dsb)
- Membuat laporan audit
Tim Auditor PELAPORAN
- Konfirmasi tindak lanjut
- Rapat penutupan
- Menindak lanjuti temuan audit
(PTKP)
Wakil Manajemen Mutu TINDAK LANJUT - Memverifikasi temuan audit
[ PTKP ]
- Menerima laporan audit dari tim
auditor

1
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU

(OLEH TIM AUDITOR)

Dalam pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM), Tim auditor menyiapkan

/ melakukan :

1. Rapat Pembukaan Audit

2. Melaksanakan Audit (observasi, wawancara, peragaan, dsb.)

2
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

1. Rapat Pembukaan Audit Internal Mutu

- WM memprakarsai/menyelenggarakan Rapat Pembukaan AIM, yang
dihadiri oleh seluruh Manajemen (sebagai Manajemen Auditi), Tim
Auditor dan personel lainnya yang dianggap perlu.
- Rapat Pembukaan diadakan dengan agenda utama menjelaskan
tentang:
- Kriteria
- Ruang lingkup dan
- Metode
- Konfirmasi ulang rencana jadwal audit yang sudah disepakati, apakah
ada perubahan atau tetap seperti semula.

3
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

2. Melaksanakan Audit Internal Mutu

Dalam pelaksanaan audit internal mutu, auditor mempersiapkan

dirinya dengan membawa kelengkapan dokumen sebagai berikut :

1. Standar persyaratan ISO 9001:2008

2. Dokumen-dokumen atas area yang akan diaudit
3. Daftar hadir audit
4. Daftar Periksa yang telah dibuat
5. Formulir Laporan Ketidak Sesuaian (LKS)

4
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Sikap asertif (lugas) seorang auditor dalam melakukan audit

• Nyatakan keperluan, keinginan, sudut pandang dan perasaan anda

• Pertahankan hak dan kebenaran anda

• Hormati hak dan kebenaran pihak lain

• Bekerja untuk memuaskan semua pihak

• Carilah penyelesaian win-win bila memungkinkan

5
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

PELAKSANAAN AIM
Tim Audit melaksaan AIM sesuai rencana audit dengan memperhatikan
antara lain :

– Memeriksa kesesuaian terhadap sistem, proses, ISO 9001:2008,

manual mutu, prosedur, instruksi kerja, peraturan perundangan dan
peraturan perusahaan dengan mencari bukti objektif.
– Bukti dapat berupa penjelasan, dokumen, rekaman, peragaan oleh
auditi
– Memeriksa ulang temuan AIM sebelumnya apakah sudah efektif
tindakan korektif & pencegahannya
– Semua ketidaksesuaian dicatat pada formulir Laporan Ketidak
Sesuaian AIM yang tersedia
– Semua fakta atau temuan yang tidak dapat dikategorikan sebagai
ketidaksesuaian, tapi perlu dilaporkan, disampaikan sebagai observasi

6
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

PELAKSANAAN AIM

– Pimpinan Tim Audit bersama anggota Tim menyampaikan Laporan

Ketidaksesuaian ke pada Manajemen Auditi
– Manajemen Auditi setelah menerima dan mempelajari Laporan
Ketidaksesuaian akan mempertimbangkan tindakan korektif &
pencegahan beserta batas waktunya, menuliskannya pada Laporan
Ketidaksesuaian dan menandatanganinya untuk pengesahan
– Bila Manajemen Auditi menolak untuk mengisinya, Pimpinan Audit
akan melaporkan hal tersebut ke pada WM untuk diselesaikan di
tingkat Manajemen (biasanya saat Tinjauan Manajemen)

7
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

SEGITIGA AUDIT

1. Pertanyaan
(Tanyakan apa yang dikerjakan)

2. Amati 3. Periksa
(Lihat apa yang (Apa yang
benar-benar dinyatakan oleh
dikerjakan) prosedur)

8
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Proses Segitiga Audit

Sebelum mengajukan pertanyaan :

• Identifikasi individu yang akan diaudit

• Kenalkan diri anda (jika auditi belum mengenal anda)
• Jelaskan keperluan anda
• Tanyakan bila ada hal-hal yang sifatnya rahasia
1. Mengajukan pertanyaan :

• Ajukan pertanyaan menggunakan Daftar Periksa yang telah

disiapkan (dengan pertanyaan terbuka)
• Tanya pertanyaan spesifik, yaitu pertanyaan yang lebih rinci

9
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

2. Mengamati penjelasan auditi :

• Selama auditi menjelaskan, auditor hanya memperhatikan dan
mendengarkan penjelasan auditi.
• Dibandingkan dengan berbicara, 75% waktu audit adalah auditor
memperhatikan dan mendengarkan penjelasan auditi.

3. Memeriksa penjelasan auditi :

• Periksa fakta terhadap kriteria audit, dan rekam kesimpulan auditor
atas penjelasan auditi.
• Kesimpulan auditor dicatat pada kolom kesimpulan Daftar Periksa
• Setiap kesimpulan auditor yang menyatakan kesesuaian / ketidak
sesuaian dicatatat pada kolom kesesuaian, “Ya” menyatakan
kesesuaian, “Tidak” menyatakan ketidak sesuaian .
• Daftar periksa yang telah terisi kesimpulan auditor, ditandatangani
oleh auditi dan auditor

10
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 FORMULIR
NO. DOKUMEN HAL
TGL
: 1-1
: 02-08-2004
07. PELAKSANAAN AUDIT
PT. TOTAL INTEGRITY FS-3-04
REVISI : 0

Daftar periksa setelah

CONTOHdilakukan auditSETELAH PELAKSANAAN AUDIT (WAWANCARA)
DAFTAR PERIKSA

Auditi : Ratih / Bid. Kepegawaian No. Audit : 2

Auditor : Lilis Heni / Bid. Lahta Tanggal : 15 April 2009

NO. DOK DAFTAR PERTANYAAN KETERANGAN YA TIDAK

1 Bagaimanakah anda melakukan Penyusunan program pelatihan √

penyusunan rencana program berdasarkan usulan dari masing-masing
pelatihan tahunan ? bidang, bidang kepegawaian hanya
merekap usulan tersebut .

2 Apakah perencanaan program Bidang kepegawaian tidak melakukan √

pelatihan yang anda buat tersebut evaluasi atas usulan pelatihan
telah sesuai dengan kompetensi dan
tugas pokok masing-masing pegawai
?

3 Bagaimanakah proses pelaksanaan Mengirim pegawai ke Udiklat untuk √

rencana program pelatihan tahunan mengikuti pelatihan sesuai dengan
tersebut ? rekap usulan pelatihan

4 Apakah telah ditetapkan prosedur Prosedur pelaksanan pelatihan belum √

pelaksanaan pelatihan ? ada.

5 Bagaimanakah kesesuaian antara Pelaksanaan program pelatihan telah

√
perencanaan dan pelaksanaan sesuai dengan yang direncanakan
program pelatihan tahunan tersebut ?

6 Bagaimanakah rekaman hasil Setiap pegawai yang selesai

pelatihan pegawai di pelihara ?
melaksanakan pelatihan diwajibkan √
membuat laporan hasil pelatihan dan
melampiri copy sertifikat untuk
selanjutnya copy sertifikat tersebut
dimasukkan kedalam map masing-
masing pegawai

7 Apakah data base biodata pegawai Sementara tidak di up date dikarenakan

√
yang telah melakukan pelatihan di up computer untuk menyimpan data base
date ? pegawai sedang rusak

AUDITI AUDITOR

( ......................... ) ( ......................... )

11
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Penggunaan Formulir Laporan Ketidak Sesuaian (LKS) :

• Setiap kesimpulan auditor yang menyatakan kesesuaian / ketidak
sesuaian yang dicatatat pada Daftar Periksa, selanjutnya dicatat
kembali pada formulir Laporan Ketidak Sesuaian (LKS).
• Kegunaan dari formulir Laporan Ketidak Sesuaian (LKS) adalah :
 Sebagai bukti audit telah dilaksanakan
 Menyatakan bukti kesesuaian / ketidaksesuaian atas proses
 Menyatakan kesesuaian / ketidak sesuaian terhadap kriteria audit
 Menyatakan analisa penyebab ketidak sesuai
 Menyatakan rencana tindakan perbaikan atas ketidak sesuaian dan
batas waktunya
 Menyatakan tindakan perbaikan telah dilakukan
 Menyatakan tindakan pencegahan atas terulangnya penyebab
ketidak sesuaian

12
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Formulir Laporan Ketidak Sesuaian (LKS)

Nomor : Auditor :
Tanggal : Auditi :

Hasil Temuan : Referensi :

Kesesuaian / Ketidak Sesuaian / Observasi

Auditi : Auditor :
Analisa penyebab ketidak sesuaian :

Tindakan Perbaikan : Target waktu :

Auditi : Manajemen Auditi :

Realisasi Tindak Lanjut : Efektif / Belum Efektif

Tanggal : Tanggal :
Auditi : Auditor :

13
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Verifikasi Formulir laporan Ketidak Sesuaian :

• Pernyataan rencana tindakan perbaikan atas ketidak sesuaian dan

penentuan batas waktunya ditentukan oleh auditi

• Auditor, auditi dan manajemen auditi menandatangani formulir LKS

• Jika terdapat ketidak sepakatan antara auditi dan auditor, dimana auditi /
manajemen auditi tidak mau memverivikasinya maka auditor tetap
mencatat kesimpulannya pada Daftar Periksa ataupun juga pada
formulir LKS. Selanjutnya disampaikan kepada WMM untuk dibahas
didalam rapat Tinjauan Manajemen

• Auditor memberikan kepada auditi/manajemen auditi berupa salinan /

copy dokumen hasil audit (Daftar Periksa & LKS)

14
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Menuangkan ketidak sesuaian hasil wawancara pada Formulir Laporan Ketidak Sesuaian
(LKS)

Nomor :2 Auditor : Lilis Heni / Bid. Lahta

Tanggal : 15 April 2009 Auditi : Ratih / Bid. Kepegawaian

Hasil Temuan : Referensi :

Kesesuaian / Ketidak Sesuaian / Observasi 6.3.b. Peralatan proses (perangkat keras
Komputer SIPEG rusak maupun perangkat lunak) tidak dipelihara.
Auditi : Auditor :
Analisa penyebab ketidak sesuaian :
Terkena virus
Tindakan Perbaikan : Target waktu :
Membuat Nota Dinas ke Supervisor Umum 17 April 2009
untuk perbaikan komputer. Manajemen Auditi :
Auditi :
Realisasi Tindak Lanjut : Efektif / Belum Efektif

Tanggal : Tanggal :
Auditi : Auditor :

15
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Akhir pelaksanaan audit :

• Auditi dan auditor mengisi dan menandatangani daftar hadir

pelaksanaan audit
• Jika pelaksanaan audit telah selesai, ucapkan terima kasih pada auditi
dan manajemen auditi
• Rekaman hasil pelaksanaan audit merupakan rekaman mutu yang
akan ditanyakan oleh auditor external.

16
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

KATAGORI AUDIT

KATAGORI
NO KRITERIA
MAJOR MINOR OBSER
VASI
1 Tidak dijalankan prosedur wajib ISO 9001:2000
2 Tidak dijalankan prosedur Departemen / Bagian
3 Tidak melakukan evaluasi sasaran mutu
Departemen / Bagian
4 Tidak melakukan evaluasi suplier / kepuasan
pelanggan
5 Tidak ada job deskription / kompetensi personil
6 Tidak ada bukri rekaman wajib ISO 9001:2000

17
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

KATAGORI AUDIT

KATAGORI
NO KRITERIA
MAJOR MINOR OBSER
VASI
1 Tidak konsisten menjalankan prosedur wajib /
Departemen / Bagian
2 Dokumen / rekaman yang tidak lengkap
3 Tidak konsisten menjalankan instruksi kerja
Departemen / Bagian

1 Kesalahan dalam penulisan

18
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Latihan 2 : Menentukan ketidak sesuaian terhadap persyaratan ISO

9001:2008
- Soal latihan tersedia didalam materi, berisi 57 pernyataan yang seluruhnya merupakan pernyataan
yang tidak sesuai terhadap persyaratan ISO 9001:2008.
- Berikanlah jawaban yang spesifik dari ketidaksesuaian tersebut terhadap pasal persyaratan ISO
9001:2008 pada kolom yang tersedia,.
- Contoh jawaban yang spesifik :
• Pernyataannya : Organisasi belum menetapkan dan mendokumentasikan urutan dan interaksi
dari proses-prosesnya.
• Jawaban spesifik : 4.1.b
- Untuk memberikan jawaban, gunakan standar ISO 9001:2008 yang tersedia di dalam materi.

Pembahasan latihan 2
- Masing-masing peserta secara bergilir dan berurutan membacakan pernyataan yang ada pada
soal, dilanjutkan dengan memberikan jawabannya.
- Peserta lainnya dapat memberikan pandangannya

19
AUDIT INTERNAL MUTU ISO 9001:2008 07. PELAKSANAAN AUDIT

Latihan 3 : Praktek Audit Internal Mutu

- Rapat pembukaan

- Pelaksanaan audit sesuai jadwal :

• Auditor mendatangi auditi
• Jelaskan pada auditi tugas, maksud dan tujuan audit
• Ajukan pertanyaan sesuai daftar periksa yang telah disiapkan
• Dengarkan penjelasan auditi
• Simpulkan penjelasan auditi dan catat hasilnya pada kolom keterangan daftar periksa
• Minta auditi untuk menandatangani daftar periksa
• Setiap ketidak sesuaian yang ada pada daftar periksa, tuangkan kedalam formulir Laporan
Ketidak Sesuaian (LKS)
• Gunakan standar persyaratan ISO 9001:2008 dan cari referensi ketidaksesuaiannya, catat pada
formulir LKS.
• Tanyakan kepada auditi penyebab ketidak sesuaian, catat pada formulir LKS
• Tanyakan kepada auditi rencana tindakan perbaikan dan target waktunya, catat pada formulir
LKS
• Minta auditi maupun manajemen auditi untuk menandatangani formulir LKS
• Isi dan lengkapi daftar hadir
• Sampaikan ucapan terimakasih

20