SESI – 3

PELAKSANAAN AMI

1
PELAKSANAAN
AUDIT MUTU INTERNAL
AUDIT DOKUMEN
1. Audit terhadap kecakupan
dokumen system organisasi,
penjaminan mutu dan dokumen
(SPMI) untuk memenuhi
persyaratan standar yang
ditetapkan.
2. Dilakukan di kantor oleh
masing-masing auditor.
AUDIT LAPANGAN
1. Memeriksa apakah standar
telah ditetapkan dalam
dokumen standar dalam SPMI
atau yang telah dijanjikan,
dipenuhi atau tidak.
2. Memeriksa/memastikan
apakah setiap dokumen SPMI
(missal: manual SPMI atau
instruksi kerja) telah
dilaksanakan secara tertib
dan benar.
2
 AUDIT DOKUMEN

Ketua tim auditor Ketua tim audit Ketua tim audit Setiap anggota tim
menerima dokumen memberitahukan membagi tugas auditor mencermati
bahan AMI. identitas teraudit, kepada anggota tim. dokumen dan
lingkup audit, membuat daftar tilik.
dokumen yang ada
kepada tim auditor.
3
HASIL DARI PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN
ADALAH CHECKLIST DAN KESIAPAN AUDIT
VISITASI

4
 AUDIT LAPANGAN
Tindakan yang harus dikuasai auditor dalam
Pelaksanaan Audit Lapangan

4. MELAKUKAN 5. MEMBUAT
1. TEKNIK BERTANYA 2. MENCATAT HASIL 3. MEMBUAT TEMUAN
RAPAT PENUTUPAN LAPORAN

5
 TAHAPAN AUDIT KEPATUHAN

1. Ketua tim auditor memperkenalkan

seluruh anggota tim.
2. Ketua tim auditor menyampaikan tujuan
audit dan lingkup audit.
3. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal
acara audit untuk disetujui oleh teraudit.
4. Tim auditor melakukan audit dengan
berpedoman pada checklist yang telah
dibuat pada saat audit dokumen/desk
evaluasi/audit sistem.

6
 TAHAPAN AUDIT LAPANGAN

A. RAPAT B. PENGUMPULAN C. RAPAT AUDITOR/PRA D. RAPAT PENUTUPAN E. PENYUSUNAN

PEMBUKAAN BUKTI AUDIT PENUTUPAN LAPORAN AUDIT
DAN DAFTAR TILIK

Wawancara dengan
pengelola/stakholder

Pemeriksaan dokumen atau

Dalam visitasi perlu dilakukan verifikasi terhadap
rekaman bukti-bukti penunjang /rekaman yang tersedia.
Pengamatan terhadap
aktivitas/proses Audit Lapangan Dilakukan Terhadap :
Pengamatan terhadap
Dokumentasi, Bahan material, personil, proses,
kondisi lapangan peralatan 7
 FAKTOR KEBERHASILAN
DALAM WAWANCARA
1. Persiapan yang dilakukan baik
2. Wawancara dengan orang yang tepat
3. Usahakan agar wawancara dalam
keadaan santai
4. Auditor harus berusaha sampai
mendapatkan akar masalah.
KIAT PADA
SAAT WAWANCARA
1. Lakukan wawancara terpisah antara kepala bagian dan
bawahannya/ staff
2. Hindari mengkonfrontasi cross-check pernyataan auditee-auditee
lain (misal atasan)
3. Hindari kesan selalu membaca checklist
4. Buatlah pertanyaan yang jelas/spesifik/ tidak bermakna ganda 8
 YANG HARUS DICATAT SAAT VISITASI
1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar
2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi/
rekaman
3. Aspek dari operasi yang menyimpang/ cenderung
mengarah kepada ketidaksesuaian

CATATAN
TEMUAN MELIPUTI:

1. Apa yang 2. Dimana 3. Mengapa 4. Siapa yang

ditemukan ditemukan dianggap sebagai hadir/ada pada
ketidaksesuaian saat ditemukan 9
 Setiap anggota tim auditor membuat
catatan-catatan potensi temuan ketaksesuaian untuk
disampaikan pada rapat Tim Auditor

Ketua tim memimpin rapat tim auditor untuk

merumuskan daftar temuan audit.
Pernyataan temuan audit harus mengikuti kaidah
PLOR:

Problem (masalah Location (lokasi

yang ditemukan ditemukan problem)

Objective (bukti Reference (dokumen

temuan) yang mendasari)

10
 PERTEMUAN/RAPAT TIM AUDITOR
Sebelum membuat laporan temuan audit dilakukan
pertemuan tim auditor tanpa teraudit.

1. Dipimpin oleh 2. Melengkapi 3. Meninjau semua 4. Tinjauan secara kolekltif

Ketua Tim Auditor formulir ketidak sesuaian terhadap ketidaksesuaian
ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi
temuan major

5. Mempersiapkan 6. Mempersiapkan
kesimpulan audit agenda (closing)
meeting 11
 TEKNIK PRAKTIS
PERTEMUAN TIM AUDIT
1. Pelajari semua temuan
2. Kelompokkan temuan
3. Adakah hal utama yang perlu
diperhatikan (mengarah ke temuan
major)

TEMUAN
YANG DILAPORKAN

Harus disetujui process owner (auditee)

berdasarkan bukti
12
 RAPAT
PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT

1. Ketua bersama anggota tim auditor

mengadakan rapat penutupan audit
bersama teraudit membahas temuan
audit untuk disepakati.
2. Ketua tim auditor dan teraudit
bersama-sama menandatangani daftar
temuan audit.
3. Ketua tim auditor menutup acara audit.
4. Tim auditor membuat laporan temuan
audit.
5. Ketua tim auditor menyerahkan laporan
temuan audit kepada Client.
13
 TEMUAN AUDIT MUTU INTERNAL
HARUS MEMUAT

1. Identifikasi laporan temuan

2. Maksud, tujuan dan ruang
lingkup audit
3. Rincian program audit, auditor,
tanggal dan area audit
4. Identifikasi dokumen referensi
(standar, quality, manual,
prosedur, kontrak, dll)
5. Ringkasan temuan
6. Pengamatan ketidaksesuaian
dan bukti pendukung
14
 LAPORAN TEMUAN AUDIT

1. Harus berdasarkan 2. Harus ringkas 3. Tidak memasukkan 4. Tidak memasukkan sebab-

fakta dan jelas opini sebab ketidaksesuaian

15
 PERTEMUAN/RAPAT TIM AUDITOR

1. Identifikasi 2. Maksud, tujuan 3. Rincian program 4. Identifikasi dokumen

laporan temuan dan ruang audit, auditor, referensi (standar, quality,
lingkup audit tanggal dan area manual, prosedur,
audit peraturan, dll.

5. Ringkasan 6. Pengamatan 7. Rekomendasi tidak 8. Daftar distribusi

temuan ketidaksesuaian dan lanjut, tindakan laporan temuan
bukti pendukung perbaikan audit
selanjutnya 16
 BEBERAPA CATATAN:

GAYA KESIMPULAN YANG BANYAK DIJUMPAI

PENYAKIT 1
Terlalu luas, kabur, dan dapat digunakan untuk
hampir setiap laporan temuan

PENYAKIT 2
Membingungkan; nuansa berpindah-pindah
dari nada positif ke negatif

17
 CONTOH 1

Pelaksanaan Perkuliahan
Kami telah melakukan pengujian atas kepatuhan Ketentuan Waktu Pelaksanaan Perkuliahan dengan
mengambil sampel sebanyak delapan matakuliah yang diselenggarakan pada semester ganjil dan
genap tahun 2010/2011, di Program Studi Teknik Kimia. Berdasarkan wawancara dengan
mahasiswa dan dosen, dan peninjauan langsung di beberapa kelas ternyata terjadi penyimpangan
dalam pelaksanaan perkuliahan.
Secara ringkas hasil pemeriksaan tersebut adalah sebagai berikut:
a) Lima matakuliah dari delapan matakuliah yang diperiksa, yaitu Fisika, Pengantar Matematika,
Kimia Terapan, B Inggris dan B Indonesia, waktu tatap mukanya kurang dari waktu yang
ditetapkan
b) Dosen matakuliah Kimia Terapan terlambat datang ke kelas lebih dari 15 menit pada 5 kali
pertemua , sementara dosen matakuliah B Inggris mengakhiri kuliah 15 menit lebih awal dari
yang seharusnya.
18
 CONTOH 1

Pelaksanaan Perkuliahan (sebaiknya)

Ada lima matakuliah (disebutkan) yang tidak dilaksanakan

dengan waktu tatap muka sesuai ketentuan perkuliahan.

atau
3 dari 5 matakuliah (bisa disebutkan dalam persen)
tidak dilaksanakan dengan waktu tatap muka sesuai
ketentuan SKS.

19
 CONTOH 2

Pelaporan Nilai
Proses rekapitulasi dan pelaporan nilai akhir matakuliah perlu disupervisi dengan ketat.
Berdasarkan hasil pemeriksaan pada proses pelaporan nilai akhir matakuliah, dan proses
pemindahan dan rekapitulasi nilai yang dilakukan oleh staf Bagian Akademik, ternyata terjadi
kesalahan pemindahan nilai matakuliah untuk 5 mahasiswa. Sebagai contoh, dari hasil
pemeriksaan daftar nilai, nilai matakuliah Pengantar Matematika untuk Sdr. Samsul Arifin
berdasarkan daftar nilai dari dosen adalah “B”, tetapi pada rekapitulasi dan laporan pada
file di Bagian Akademik, ternyata nilainya “D”.

Sebaiknya
Terjadi kesalahan pemindahan nilai dari daftar nilai dari dosen
matakuliah (bisa disebutkan matakuliahnya) ke daftar rekapitulasi nilai
yang dilakukan di Bagian Akademik.

20
 YANG HARUS DIPERHATIKAN!

Hindari Bahasa opini dan Gunakam Bahasa yang kongrit

generalisasi tanpa dukungan dan faktual
laporan temuan audit harus faktual dan Bahasa opini melemahkan argumen yang
konklusif, tidak boleh kabur dan kita kemukakan
berbau opini;

Secara tidak sadar kita sering menggunakan

bahasa opini
21
 YANG HARUS DIPERHATIKAN!
(LANJUTAN)

Hindari kata-kata dengan Hindari generalisasi yang tanpa

konotasi negatif dukungan
Temuan Jangan gunakan bahasa yang tidak persis/
kabur (e.g..’banyak sekali’ : ‘berlebihan’)
Tepat waktu
Mengungkap vs mengidentifikasi maksutnya?
Pelaporan nilai akhir matakuliah seharusnya
disampaikan secara tepat waktu………
22
 CONTOH
KATA/KALIMAT OPINI

1) Untuk meningkatkan ketaatan terhadap kebijakan manajemen, kami

berkeyakinan bahwa koordinasi Ketua Jurusan dengan Staf Bagian Akademik
perlu ditingkatkan
2) Kami rasa, karena jumlah mahasiswa bertambah, terjadi kesulitan dalam
mengatur jadwal kuliah dan praktikum
3) Karena kami mengetahui bahwa akan terdapat temuan, kami memutuskan
untuk memeriksa prosedur baku yang ada di tingkat fakultas dan jurusan.
4) Nampaknya, usaha-usaha yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah
ini belum membuahkan hasil
5) Menurut pendapat kami, pedoman operasi sebaiknya memuat hal-hal
sebagai berikut.
23
 PRESPEKTIF
YANG SEIMBANG

 Prioritas berdasarkan tujuan dan resiko (goal vs kontrol)

 Tidak membesar-besarkan masalah (beri prespektif)
 Jangan membuat ‘list’ masalah-masalah yang minor
 Hargai tindakan-tindakan yang telah dilaksanakan
 Menekankan manfaat, rekomendasi, dan pemecahan masalah
 Menekankan solusi/manfaat
 Tidak menunjukkan masalah yang sudah diketahui oleh manajemen
 Jangan ‘menggali’ masalah (supaya kerjasama lebih baik)

24
 TINDAKAN KOREKSI
OLEH PIHAK
TERAUDIT/MANAJEMEN

Tindakan koreksi adalah tindakan untuk

meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian
terhadap standar/ rencana dan mencegah
pengulangan ketidaksesuaian dikemudian hari
dalam rangka peningkatan mutu secara
berkelanjutan

25
FORMULIR TEMUAN AUDIT

26
FORMULIR LOG STATUS

27
THE END SESI - 3
ROSIHAN
0000000000000
rosihan@uin-malang.ac.id
www.proseware.com