MAKALAH PENERJEMAHAN DOKUMEN ADMINISTRASI

TEORI DOKUMEN ADMINISTRASI

Makalah ini disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Penerjemahan Dokumen
Administrasi
Dosen Pengampu: Muhammad Zacky Mubarak, MA

Disusun Oleh:

Taufiqurrahman 11190240000004
Autia Zahra Setiawan 11190240000026
Rahmah Adisty 11190240000027

PROGRAM STUDI TARJAMAH

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2022
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dokumen menjadi salah satu hal yang penting dalam suatu kegiatan baik di dalam
perusahaan, lembaga atau organisasi karena di dalam dokumen banyak terdapat
informasi penting yang menyangkut banyak hal termasuk perencanaan kegiatan,
pengambilan keputusan, penyusunan kebijakan, pengawasan kinerja, evaluasi
kebijakan, dan lain-lain. 1
Administraasi merupakan kegiatan yang banyak dilakukan di semua
bidang pekerjaan. Pentingnya administrasi dalam sebuah pekerjaan supaya semua
hal yang penting dan berhubungan dengan pekerjaan dapat tersusun rapi serta
memudahkan pengguna data informasi yang diperlukan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dokumen administrasi ialah suatu surat baik
kegiatan perusahaan, lembaga atau perusahaan yang tersusun rapi serta
memudahkan pengguna data informasi yang diperlukan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dokumen administrasi
2. Apa saja jenis dokumen administrasi
3. Apa saja bagian-bagian dokumen administrasi
4. Contoh surat administrasi

1
Lasmita Sihaloho and Ade Sobandi, ‘Peluang Dan Tantangan Dalam Mengimplementasikan Sistem
Manajemen Dokumen Elektronik’, Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 11.1 (2018), 1 (p. 2)
<https://doi.org/10.22146/khazanah.34470>.
 ‫‪BAB II‬‬
‫‪PEMBAHASAN‬‬

‫‪A.‬‬ ‫‪Pengertian Dokumen Administrasi‬‬

‫تعريف الرسلة اإلدارية‪:‬‬
‫الرسالة اإلدارية ‪ :‬هي نوع من أنواع‬
‫الكتابة الوظيفية‪ ،‬وتقوم على اساس‬
‫االتصال الكتابي بين جهتين‪.‬‬
‫وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين‬
‫جهتين رسميتين‪ ،‬أو بين جهة رسمية‬
‫وشخص أو العكس‪ ،‬أو بين شخصين‬
‫لغرض وظيفي‪.‬‬
‫‪Dokumen administrasi adalah jenis tulisan funngsional, dan didasarkan‬‬
‫‪pada komunikasi tertulis antara dua pihak yaitu setiap komunikasi tertulis yang‬‬
‫‪terjadi antara dua pihak resmi, atau antara pihak resmi dengan seseorang, atau‬‬
‫‪sebaliknya, atau antara dua orang untuk tujuan fungsional.‬‬

‫‪B. Jenis Dokumen Administrasi‬‬

‫للرسالة اإلدارية نوعان‪:‬‬

‫األغراض‬ ‫في‬ ‫التجارية‪:‬وتستخدم‬ ‫الرسالة‬
‫التجارية (تسويق بضاعة أو عرض خدمةأو طلب‬
‫شراء أو‪,)...‬وأهم ما يميزها هو الناحية‬
‫الدعائية للمؤسسة أو الشركة‪,‬وتحتوي في‬
‫أعالها على ما يسمى بالترويسة‪,‬وفيها تسجل‬
‫معلومات الشركة أو المؤسسة كاملة‪,‬من(اسم‬
‫الشركة أو المؤسسة ومكانها ونوع التجارة‬
‫ورقم السجل التجاري وصندوق البريد ورقم‬
‫والشعار‬ ‫‪,‬‬ ‫اإللكتروني‬ ‫‪,‬والبريد‬ ‫الهاتف‬
‫الخاص)‪.‬‬

‫‪Ada dua jenis surat administrasi :‬‬

 1. Surat Komersial : digunakan untuk tujuan komersial ( memaasarkan
komoditas, menawarkan layanan, memesan pembelian, atau lainnya) dan
karakteristik terpenting adalah aspek promosi dari lembaga atau perusahaan,
dan diatasnya memuat apa yang disebut kop surat, yang di dalamnya dicatat
keterangan tentang perusahaan atau perusahaan itu. Seluruh lembaga itu,
termasuk (nama perusahaan atau lembaga, lokasi, jenis perdagangan, nomor
registrasi komersial, kotak surat, nomor telepon, email, dan logo khusus).

2. Surat Resmi : surat yang menyangkut dengan aspek fungsional, dan mencakup
apa yang disebut penawaran, panggilan, surat edaran, keputusan administratif
yang diarahkan, pemberitahuan dan lainnya.

C. Bagian-Bagian Surat Administrasi

:‫وكيفية كتابتها‬,‫أجزاء الرسالة اإلدارية‬
‫وذلك على‬,‫للرسالة اإلدارية أجزاء تتألف منها‬
:‫هذا النحو‬
‫و وهي خاصة بالرسائل‬،‫ الترويسة‬-1
‫وتجدر اإلشارة إلى أنها عادة ما تكون‬,‫التجارية‬
‫مطبوعة‬
‫وقد تكون في الرسائل الحكومية ؛إلثبات‬,‫جاهزة‬
.‫رسميتها‬
‫آخر الرسالة‬ ‫وقد يكتب في المعروض‬,‫ التاريخ‬-2
.‫مع االسم‬
‫ مخاطبة المرسل إليه مع ذكر مرتبته‬-3
‫) وما‬...‫ أمين – أمير‬-‫ مدير‬-‫الوظيفية( رئيس‬
- ‫يناسبه من ألفاظ التبجيل(السيد – سعادة‬
.)‫ فضيلة‬-‫معالي‬
‫ التحية االفتتاحية(السالم عليكم ورحمة هللا‬-4
.)‫وبركاته‬
 ‫ويعرض في‬,‫وهو موضوع الرسالة‬:‫ جسم الرسالة‬-5
‫تبدأ األولى بتمهيد موجز‬,)‫فقرات(بحسب الحاجة‬
‫وقد يكون‬,‫يهيئ به ذهن المخاطب لموضوع الرسالة‬
‫إشارة إلى موضوع سابق(إشارة إلى – إلحاقا‬
‫ وتختتم الفقرة األخيرة من‬,)...‫ توضيحا ل‬-...‫ل‬
‫تلك الفقرات بعبارة مناسبة تتطلب غالبا الرد‬
‫أو تعيد التأكيد‬,‫أو الحث على إنجاز الطلب‬,
....‫على أمر‬
‫وعادة ما‬,‫وتأتي بعد آخر فقرة‬:‫ تحية الختام‬-6
‫يكون فيها(مع دعائي لكم بالتوفيق_وتفضلوا‬
‫أو شاكرا لكم حسن‬-‫بقبول أصدق التحايا‬
.)‫تعاونكم‬
.‫الوظيفة‬ ‫وقد تكتب‬,‫ التوقيع واالسم‬- 7
Pesan adaministrasi memilliki bagian-bagian yang terdiri dari:

1. Kop surat, khusus untuk surat pemerintah dan perlu dicatat bahwa biasanya sudah
siap pakai, dan harus lembaga pemerintah untuk dapat membuktik keabsahannya.
2. Tanggal dan pesan dapat ditulis di akhir surat bersama dengan namanya.
3. Sambutan kepada penerima dengan menyebutkan pangkat pekerjaannya. (Ketua-
Direktur – Sekertaris dll) dan kata-kata peghormatan yang sesuai (Tuan – Yang
Mulia – Yang Mulia, Yang Mulia).
4. Salam pembuka (Assalamualaikum)
5. Isi Pesan terdiri dari subjek pesan, dan disajikan dalam paragraf (sesuai dengan
kebutuhan). Yang pertama dimulai dengan kata pengantar singkat yang
mempersiapkan pikiran penerima untuk subjek pesan, dan mungkin referensi ke
topik sebelumnya (referensi ke ….. penjelasan untuk ….) dan paragraf terakhir
paragraf diakhiri dengan frasa yang tepat yang sering kali membutuhkan
tanggapan atau desakan untuk menyelesaikan permintaan, atau menekankan
kembali sebuah pesanan…
6. Salam penutup itu datang setelah paragraf terakhir, biasanya didalamnya (dengan
doa saya untuk anda sukses – dan terimalah salam yang paling tulus – atau saya
berterima kasih atas kerja sama anda yang baik).
7. Tanda tangan, nama dan posisi dapat ditulis.
‫‪D. Contoh Surat Administrasi‬‬

‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

‫سعادة رئيس قسم‪............‬‬
‫الدكتور‪ ............‬سلمه هللا‬
‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته ‪,‬وبعد‪:‬‬
‫أفيدكم أني أحد طالب هذا القسم الموقر‪,‬ومن‬
‫دفعة ‪, 2003‬وأنا اآلن في المستوى‬
‫الخامس‪,‬ومعدلي التراكمي ‪ 3،7‬ولم تصادفني‬
‫أية مشكلة منذ التحاقي بالجامعة على كل‬
‫األصعدة‪.‬‬
‫غير أني مع بداية هذا الفصل الدراسي فوجئت‬
‫بإلغاء اسمي من قائمة مادة (‪ 201‬عربي)مع‬
‫أني سجلت في هذه المادة مبكرا‪,‬وليس علي أية‬
‫مالحظة من قبل المسجل أو من قبل أستاذ‬
‫المادة ‪,‬وأنا حريص أشد الحرص على إتمامي‬
‫لدراسة هذه المادة بأي شكل‪.‬‬
‫لذا أرجو من سعادتكم النظر في موضوعي هذا‬
‫بما عهد عنكم من تيسير أمور الطالب وحل‬
‫مشكالتهم‪,‬‬
‫شاكرا لكم حسن تعاونكم ‪ ,‬وهللا يحفظكم‪.‬‬
‫مقدمه‪:‬‬
‫الطالب‪................................../‬‬
‫‪..............‬‬
 /‫الرقم الجامعي‬
/‫التاريخ‬
................:‫والتوقيع‬

Terjemahan:

‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

Dia adalah kepala Departemen............ Dokter............ Tuhan memberkatinya

‫وبعد‬, ‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬

Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya adalah salah satu siswa dari Fakultas
terkemuka ini,dari kelas 2003 ,dan saya sekarang berada di tingkat kelima,dan
IPK saya adalah 3,7 dan saya belum mengalami masalah sejak saya bergabung
dengan Universitas di semua tingkatan.

Namun, pada awal semester ini, saya terkejut bahwa nama saya telah dihapus dari
daftar (201 Arab)subjek, meskipun saya terdaftar di subjek ini awal, dan saya
tidak memiliki pemberitahuan dari registrar atau profesor subjek, dan saya sangat
tertarik untuk menyelesaikan studi saya tentang subjek ini dengan cara apapun.

Oleh karena itu, saya meminta yang mulia untuk mempertimbangkan topik ini,
karena Anda telah dipercaya untuk memfasilitasi urusan siswa dan menyelesaikan
masalah mereka,

Terima kasih atas kerja sama Anda yang baik, dan Tuhan menyelamatkan Anda.

Pengenalan:

Mahasiswa/................................................

ID universitas / tanggal/

Tanda tangan
 BAB III

KESIMPULAN

Dokumen administrasi adalah jenis tulisan funngsional, dan didasarkan pada

komunikasi tertulis antara dua pihak yaitu setiap komunikasi tertulis yang terjadi antara
dua pihak resmi, atau antara pihak resmi dengan seseorang, atau sebaliknya, atau antara
dua orang untuk tujuan fungsional. Jenis surat terbagi menjadi dua yaitu surat komersial
dan surat resmi. Bagian-bagian surat ada tujuh, diantaranya kop surat, tanggal, sambutan,
salam pembuka, isi pesan, salam penutup dan tanda tangan.