SOUTHERN ACIDS (M) BERHAD

PEDOMAN & KEBIJAKAN

Anti-Suap & Anti-Korupsi
 TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

Daftar Isi
Daftar Singkatan ................................................................................................................................... 3
1.0 Objektif ...................................................................................................................................... 4
1.1. Informasi Umum .............................................................. ................................................. 4
1.2. Objektif Pedoman dan Kebijakan....................................................................................... 4
2.0 Definisi Utama ........................................................................................................................... 4
2.1. Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi....................................................... 4
2.2. Komite Audit ...................................................................................................................... 4
2.3. Penyuapan .......................................................................................................................... 5
2.4. Dewan Direksi .................................................................................................................... 5
2.5. Chief Executive Officer...................................................................................................... 5
2.6. Kode Etik............................................................................................................................ 5
2.7. Jamuan Perusahaan............................................................................................................. 5
2.8. Korupsi ............................................................................................................................... 5
2.9. Donasi................................................................................................................................. 5
2.10. Karyawan............................................................................................................................ 5
2.11. Pembayaran Pungutan Liar................................................................................................. 5
2.12. Pembayaran Uang Pelicin................................................................................................... 6
2.13. Hadiah ................................................................................................................................ 6
2.14. Pedoman tentang Prosedur yang Memadai ........................................................................ 6
2.15. ISO 37001:2016 ................................................................................................................. 6
2.16. Batas Kewenangan Keuangan ............................................................................................ 6
2.17. Manajemen ......................................................................................................................... 6
2.18. Sponsorship ........................................................................................................................ 6
2.19. Pelapor ................................................................................................................................ 6
2.20. Kebijakan Pelapor .............................................................................................................. 6
3.0 Pertanggungjawaban ................................................................................................................ 7
3.1. Dewan Direksi .................................................................................................................... 7
3.2. Kepala Unit Operasional Usaha ......................................................................................... 7
3.3. Chief Financial Officer ....................................................................................................... 7
3.4. Karyawan............................................................................................................................ 7
3.5. Amendemen Pedoman dan Kebijakan................................................................................ 8
4.0 Pendekatan Penilaian Risiko Korupsi..................................................................................... 8
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

5.0 Hadiah dan Jamuan Perusahaan ............................................................................................ 9

5.1. Pembelian Hadiah dan Jamuan Perusahaan........................................................................ 9
5.2. Penerimaan Hadiah........................................................................................................... 10
5.3. Penerimaan Entertainment................................................................................................ 10
6.0 Tanggung Jawap Sosial Perusahaan..................................................................................... 10
6.1 Donasi dan Sponsorship ................................................................................................... 11
7.0 Pembayaran Pungutan Liar dan Uang Pelicin..................................................................... 12
7.1. Pembayaran Uang Pelicin................................................................................................ 12
7.2. Pengecualian atas Pembayaran Uang Pelicin (Pembayaran Pungutan Liar) .................... 12
8.0 Prosedur Uji Tuntas dan Hubungan dengan Pihak Eksternal ........................................... 13
8.1. Hubungan dengan Vendor atau Agen............................................................................... 14
8.2. Hubungan dengan Pelanggan ........................................................................................... 14
8.3. Hubungan dengan Pejabat Publik..................................................................................... 15
8.4. Hubungan dengan Perekrutan Karyawan ......................................................................... 15
9.0 Prosedur Pelaporan Dugaan Tindak Penyuapan atau Korupsi ......................................... 16
9.1. Apa yang dilaporkan .........................................................................................................16
9.2. Bagaimana cara melaporkan............................................................................................. 17
10.0 Penilaian Internal / Eksternal ................................................................................................ 18
11.0 Program Pendidikan dan Awareness .................................................................................... 18

2
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

Daftar Singkatan
Dalam Buku Pedoman dan Kebijakan ini, singkatan berikut harus diartikan sebagaimana tersebut
kecuali dinyatakan lain:

ABAC Anti-Bribery and Anti-Corruption / Anti-Suap&Anti-Korupsi

AC Audit Committee / Komite Audit

BOD Board of Directors / Dewan Direksi

CEO Chief Executive Officer

CFO Chief Financial Officer

CoCE Code of Conduct & Ethics / Kode Etik

CSR Corporate Social Responsibility / Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

ED Executive Director
FAL Financial Authority Limit

MACC Malaysian Anti-Corruption Commission

MD Managing Director
SAB Southern Acids (M) Berhad

SSM Suruhanjaya Syarikat Malaysia

3
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

1.0 Objektif

1.1. Informasi Umum

Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap & Anti-Korupsi / The Anti-Bribery & Anti-
Corruption (“ABAC”) (untuk selanjutnya disebut sebagai “Pedoman & Kebijakan”)
menjelaskan kebijakan dan prosedur bagi Southern Acids (M) Berhad (“SAB”) dan anak
perusahaannya (secara bersama-sama disebut sebagai “SAB Group” atau “Group”).
Peraturan (termasuk keputusan Sirkuler dan surat-surat) dari regulator harus secara
otomatis menggantikan kebijakan dan prosedur yang dimaksud dalam pedoman dan
kebijakan ini.

Pedoman dan Kebijakan ini berlaku bagi:

a. Direktur SAB, baik executive maupun non-executive, kecuali dinyatakan lain dalam
Pedoman dan Kebijakan ini;
b. setiap karyawan dalam Group; dan
c. suppliers, sub-kontraktor, konsultan, agen, perwakilan dan orang lain yang
melakukan pekerjaan atau jasa untuk atau atas nama Group.

Maksud dari Dewan Direksi ("Dewan") / Board of Directors (“BOD”) SAB untuk
memastikan bahwa prosedur ini berfungsi sebagai komitmen kami untuk mencegah
penyuapan dan korupsi dalam prilaku bisnis di dalam Group.

1.2. Objektif Pedoman dan Kebijakan

Tujuan utama dari Pedoman dan Kebijakan ini adalah sebagai berikut:

 Untuk memastikan pedoman dan kebijakan ini / praktek pelaksanaannya

berorientasi pada penerapan praktik Anti-Suap & Anti-Korupsi secara luas, dengan
berpedoman pada Pedoman Tentang Prosedur yang Memadai dan persyaratan
Undang-undang Komisi Anti Korupsi Malaysia (“MACC”) 2009, yang
diperkenalkan melalui Bagian 4 dari Undang-undang (Perubahan) MACC 2018;
 Untuk memastikan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap & Anti Korupsi yang standar
dan memadai diterapkan secara konsisten di seluruh Group oleh seluruh staff terkait;
dan
 Untuk memastikan kegiatan operasional bisnis dalam Group benar-benar mematuhi
Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap & Anti-Korupsi.

2.0 Definisi Utama

2.1. Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi

Ini mengacu pada Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi yang disusun
oleh SAB.

2.2. Komite Audit

Ini mengacu pada Komite Audit SAB melaksanakan pengawasan atas Manajemen Risiko
Perusahaan dan penilaian risiko korupsi Group.

4
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

2.3. Penyuapan

ISO 37001:2016 mendefinisikan penyuapan sebagai penawaran, janji, pemberian,

penerimaan atau permintaan keuntungan yang tidak semestinya (dapat berupa finansial
maupun non-finansial), langsung atau tidak langsung, dan terlepas dari lokasi, yang
melanggar ketentuan hukum yang berlaku, sebagai bujukan atau hadiah bagi seseorang
yang bertindak atau tidak bertindak dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas orang
tersebut.

2.4. Dewan Direksi

Ini mengacu pada Dewan Direksi SAB.

2.5. Chief Executive Officer

Didefinisikan sebagai eksekutif tertinggi dalam perusahaan, bertanggung jawab untuk

menjalankan kebijakan perusahaan yang ditetapkan oleh Dewan, bertindak sebagai titik
komunikasi utama antara Dewan Direksi dan operasional perusahaan.

2.6. Kode Etik / Code of Conduct & Ethics (“CoCE”)

Ini mengacu pada etika kerja dan bisnis yang disusun dan diberlakukan dalam Group.

2.7. Jamuan Perusahaan

Ini mengacu pada pelayanan atas tamu yang diberikan dengan cara dan atas biaya penuh
yang ditanggung oleh perusahaan. Ini termasuk makanan & minuman, akomodasi dan
hiburan di restoran, hotel, club, resor dan tempat lainnya.

2.8. Korupsi

Undang-undang Anti Korupsi Malaysia 2009 mendefinisikan korupsi sebagai tindakan

memberi atau menerima gratifikasi atau hadiah dalam bentuk uang tunai atau sejenisnya
yang bernilai tinggi karena melakukan tugas dalam hubungannya dengan uraian
tugasnya.

2.9. Donasi

Ini mengacu pada hadiah yang diberikan oleh Group untuk amal, bantuan kemanusiaan
atau untuk mendukung kesejahteraan masyarakat setempat, baik dalam bentuk barang
atau kontribusi keuangan.

2.10. Karyawan

Ini merujuk pada setiap orang yang bekerja di Group, termasuk namun tidak terbatas
pada eksekutif dan non-eksekutif, karyawan kontrak.

2.11. Pembayaran Pungutan Liar

Ini mengacu pada uang yang diambil secara paksa dari Group atau karyawannya dengan
ancaman yang secara nyata atau yang dirasakan terhadap kesehatan, keselamatan dan
kebebasan dan di luar ruang lingkup pengertian dalam Anti-Suap dan Anti-Korupsi.

5
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

2.12. Pembayaran Uang Pelicin

Ini mengacu pada pembayaran ilegal atau tidak resmi yang dilakukan sebagai imbalan
atas layanan yang berhak diterima Group tanpa melakukan pembayaran seperti itu.
Misalnya, pembayaran yang dilakukan kepada pejabat pemerintah atau orang dengan
kewenangan untuk menjamin / menyetujui untuk mempercepat tindakan yang diperlukan
dalam kapasitas orang tersebut di atas.

2.13. Hadiah

Ini merujuk pada barang-barang yang diberikan oleh Group kepada pihak ketiga tanpa
mengharapkan pembayaran atau keuntungan sebagai imbalan. Misalnya, voucher, kartu
ucapan, produk Perusahaan atau barang-barang promosi, bingkisan, dan hadiah perayaan
(mis. Kue bulan, jeruk mandarin).

2.14. Pedoman tentang Prosedur yang Memadai

Ini merujuk pada dokumen yang diterbitkan oleh Departemen Perdana Menteri Malaysia
pada bulan Desember 2018, sesuai dengan Bagian 17A (4) dan (5) dari Undang-undang
Anti Korupsi Malaysia/MACC Act 2009.

2.15. ISO 37001:2016

Ini mengacu pada standar internasional tentang persyaratan dan pedoman untuk
menetapkan, menerapkan, memelihara, meninjau dan meningkatkan sistem manajemen
anti-penyuapan.

2.16. Batas Kewenangan Keuangan

Ini mengacu pada dokumen yang disetujui yang menetapkan kewenangan yang diberikan
dan batas kewenangan yang diizinkan untuk Dewan dan manajemen di SAB.

2.17. Manajemen

Ini merujuk pada tim manajemen Group, termasuk Direktur Pelaksana / Managing
Director (“MD”), Direktur Eksekutif / Executive Director (“ED”), Chief Financial
Officer (“CFO”) dan Kepala Unit Operasional Usaha / Head of Operating Business Unit.

2.18. Sponsorship

Ini mengacu pada dukungan, baik secara finansial atau melalui produk dan / atau layanan
untuk acara atau kegiatan yang diselenggarakan oleh organisasi laba / nirlaba, komunitas
lokal, departemen atau lembaga pemerintah, terutama yang bertujuan untuk
meningkatkan kesadaran tentang profil Group.

2.19. Pelapor

Ini merujuk pada seseorang (internal atau eksternal) yang mengajukan atau melaporkan
kekhawatiran tentang aktivitas yang tidak benar atau pelanggaran sebagaimana
didefinisikan dalam Kebijakan Pelapor SAB.

2.20. Kebijakan Pelapor

Ini mengacu pada Kebijakan Pelapor SAB, yang berlaku dalam Group.

6
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

3.0 Pertanggungjawaban

3.1. Dewan Direksi

a. Menetapkan komitmen terhadap larangan suap dan korupsi dalam perilaku bisnis
dalam Group;
b. Menyetujui Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi;
c. Memastikan keselarasan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi
dengan strategi Group Perusahaan;
d. Mengawasi penerapan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi,
memastikan manajemen Anti-Suap dan Anti-Korupsi dibentuk, dilaksanakan,
dipelihara dan ditinjau sebagai penanganan yang wajar untuk risiko penyuapan dan
korupsi dalam Group, termasuk Pedoman dan Kebijakan; dan
e. Mempromosikan budaya Anti-Suap dan Anti-Korupsi dalam Group.

3.2. Kepala Unit Operasional Usaha

a. Menyiapkan petunjuk pada pembentukan, pelaksanaan dan peninjauan berkala dari

Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi;
b. Memastikan integrasi Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi ke
dalam fungsi organisasi utama seperti human resource, procurement dan keuangan,
dan meningkatkan fungsi pengawasan pada organisasi utama ini demi terlaksananya
Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi;
c. Mendukung alokasi sumber daya dan investasi untuk memperkuat dan efektifitas
Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi;
d. Mendukung program pelatihan dan awareness yang memadai untuk karyawan group;
e. Mengkomunikasikan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi baik
internal maupun eksternal;
f. Mempromosikan budaya Anti-Suap dan Anti-Korupsi dalam Group; and
g. Mendukung personil manajemen terkait lainnya dalam mencegah dan mendeteksi
suap dan korupsi;

3.3. Chief Financial Officer

a. Memastikan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi dipatuhi dalam

Group;
b. Melaporkan tindakan ketidakpatuhan kepada Komite Audit, termasuk
menindaklanjuti status atas laporan tersebut;
c. Menghadiri tanya jawab mengenai Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-
Korupsi SAB dan pelaksanaannya; dan
d. Memfasilitasi penilaian risiko korupsi secara berkala.

3.4. Karyawan

a. Melaksanakan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi, termasuk

peningkatan pengawasan pada fungsi yang berada di bawah tanggung jawabnya,
sebagaimana diuraikan dalam Pedoman dan Kebijakan ini;
b. Mematuhi persyaratan dan ketentuan Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-
Korupsi; dan
c. Melaporkan dugaan tindakan suap atau korupsi melalui Saluran Pelaporan SAB.

7
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

3.5. Amandemen Pedoman dan Kebijakan

Apabila ada ketentuan yang perlu diperbaharui, diperbaiki, dan/atau amandemen atas
Pedoman dan Kebijakan ini, usulan harus diajukan untuk disetujui oleh Dewan.
Informasi penting tentang penambahan kebijakan/prosedur dan penghapusan atau
perubahan atas kebijakan/prosedur yang ada harus didokumentasikan untuk pengawasan
perubahan versi.

4.0 Pendekatan Penialaian Risiko Korupsi

a. SAB telah membuat Kerangka Kerja Manajemen Risiko Korupsi mengacu pada ISO
37001:2016 dan Pedoman Prosedur Yang Memadai. Kerangka Kerja menguraikan tata
kelola, struktur dan kebijakan, proses penilaian, dan integrasi manajemen risiko dalam
kegiatan operasional Group untuk memantau secara terus menerus atas risiko korupsi.
Penilaian risiko korupsi digambarkan sebagai berikut:

Identifikasi Analisis Risiko Evaluasi

Risiko Risiko

3. Menganalisa
skema korupsi
1. Mengidentifikasi dan akar 5. Menentukan rasio
tujuan bisnis atau permasalahannya risiko
tujuan strategis (termasuk (kemungkinan
dan proses utama kemungkinan lain dan dampaknya)
yang terjadi)
2. Mengidentifikasi 6. Mengidentifikasi
risiko korupsi. 4. Menentukan risiko korupsi.
pengawasan yang
ada.

b. Dewan Direksi, melalui Komite Audit, bersama-sama dengan manajemen, mengawasi dan
memastikan akuntabilitas risiko korupsi dengan menerapkan pengawasan.

c. Tolak ukur risiko (yaitu dampak finansial, hubungan dengan pelanggan dan reputasi/media)
dibuat untuk memperkirakan konsekuensi dari risiko, yaitu kemungkinan terjadinya
dampak, berdasarkan standar SAB.

d. Pendaftaran Risiko dikembangkan untuk menggambarkan skema potensi korupsi,

kemungkinan akar penyebabnya, pengawasan utama yang ada dan dampak terhadap Group.
Risiko tersebut kemudian dievaluasi berdasarkan kemungkinan terjadinya dampak kritis
(yaitu Rendah, Sedang, Tinggi, Ekstrem) untuk memberikan dasar bagi manajemen dalam
proses pengambilan keputusan strategis dan penaganan risiko korupsi.

e. Komite Audit SAB harus melakukan penilaian risiko secara teratur, yaitu secara tahunan
dan/atau ketika ada perubahan hukum atau keadaan bisnis, untuk memastikan bahwa
penanganan risiko korupsi tetap relevan dan pengawasan penanganan tetap dibahas dan
diterapkan.

f. Rencana Anti-Korupsi harus diidentifikasi oleh Kepala Departemen masing-masing dan

dilaporkan kepada Executive Director atau Kepala Unit Operasional Usaha untuk ditinjau
dan dipantau.

8
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

5.0 Hadiah dan Jamuan Perusahaan

SAB mengakui pentingnya pemberian / penerimaan hadiah dan jamuan, donasi dan sponsorship
untuk memelihara hubungan baik dengan para vendor, pelanggan dan pejabat pemerintah.
Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan di bawah ini adalah untuk menjaga reputasi Group dan
melindungi karyawannya dari tuduhan meminta suap, korupsi, atau memberikan pengaruh yang
tidak semestinya pada pihak eksternal untuk keuntungan pribadi.

5.1. Pembelian Hadian dan Jamuan Perusahaan

a. Permintaan pembelian yang berkaitan dengan hadiah dan jamuan perusahaan harus
dalam jumlah yang wajar, sesuai persetujuan dari Executive Director atau Kepala
Unit Operasional Usaha dan sejalan dengan Batas Kewenangan Keuangan. Hadiah
dan jamuan tersebut harus memenuhi SEMUA ketentuan sebagai berikut untuk
mendapat persetujuan:

i. Dimaksudkan untuk menjaga hubungan baik dengan vendor/pelanggan dari

group dan pejabat pemerintah;
ii. Terbatas sesuai kebiasaan, sesuai peraturan dan keadaan;
iii. Tidak memiliki atau dianggap mempengaruhi tindakan atau keputusan dari
pihak Penerima;
iv. Tidak ada harapan bantuan khusus atau keuntungan dari penerima yang dituju;
v. Tidak ada maksud untuk tindakan korup/kriminal;dan
vi. Pemberian hadiah atau jamuan perusahaan harus transparan.

b. Pembelian hadiah atau jamuan perusahaan, tunduk pada pemenuhan syarat

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5.1 (a), yaitu hanya diizinkan kepada Kepala
Unit Operasional Usaha dan diatasnya dalam group;

c. Setiap pembelian hadiah atau jamuan yang melebihi RM 2,000 membutuhkan

persetujuan kedua dari Executive Director.

d. Permintaan pembelian yang berkaitan dengan hadiah dan jamuan untuk pejabat
pemerintah dari sektor publik, akan dibatasi sesuai hukum dari masing-masing
negara. Namun, hadiah dalam bentuk uang tunai atau sejenisnya tidak akan pernah
diberikan atau ditawarkan kepada pejabat publik atau pemerintah

e. Permintaan pembelian hadiah atau jamuan harus dijelaskan tujuan permintaannya,

termasuk nama klien atau vendor atau rincian lainnya;

f. Dalam hal terjadi perselisihan internal, kebijakan dan/atau prosedur saat ini telah
ditetapkan dalam peraturan Group sebelum dimulainya Pedoman dan Kebijakan
Anti-Suap dan Anti-Korupsi ini. Semua sengketa dalam batas yang ditetapkan
dalam Bagian 5 dari Pedoman dan Kebijakan Anti-Suap dan Anti-Korupsi ini akan
diberlakukan atas semua dokumentasi/peraturan/kebijakan lainnya.

9
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

5.2. Penerimaan Hadiah

a. Tidak ada alasan bagi karyawan Group untuk menerima atau meminta hadiah dari
pihak eksternal.

b. Walaupun pada prinsipnya penerimaan hadiah tersebut harus segera ditolak dan
dikembalikan, menerima hadiah atas nama SAB hanya diperbolehkan dalam
keadaan yang sangat terbatas, di mana apabila menolak hadiah tersebut
kemungkinan besar akan menyinggung dan dapat memutuskan hubungan bisnis
SAB dengan Pihak Ketiga. Namun, dalam keadaan apa pun seorang karyawan,
direktur, atau anggota keluarga / familinya tidak dapat menerima hadiah dalam
bentuk uang tunai atau hal serupa.

c. Setiap hadiah yang diterima oleh seorang karyawan dari pihak eksternal harus
diinformasikan kepada Executive Director atau Kepala Unit Operasional Usaha.

5.3. Penerimaan Entertainment

a. Karyawan Group perusahaan harus melakukan penilaian sebelum menerima

entertainment dari pihak eksternal. Hal ini penting untuk menjaga reputasi dari
Group dan untuk melindungi karyawaan dari upaya suap atau korupsi.

b. Setiap entertainment yang diterima oleh karyawan Group perusahaan dari pihak
eksternal harus diinformasikan kepada Executive Director atau Kepala Unit
Operasional Usaha.

6.0 Tanggung Jawab Sosial Perusahaan

a. Semua Tanggung Jawab Sosial Perusahaan / Corporate Social Responsibility (“CSR”)

terkait sponsorship dan donasi harus dilakukan sesuai dengan kebijakan SAB dengan
persetujuan terlebih dahulu dari yang berwenang sesuai dengan Batas Kewenangan
Keuangan.

b. Mengacu pada sifat bisnis SAB, lembaga pemerintah atau badan otoritas lokal dapat
meminta sponsorship dan/atau donasi sehubungan dengan acara CSR. Sebagai bagian
dari komitmen SAB untuk CSR dan pembangunan berkelanjutan, pada umumnya, SAB
memberikan bantuan tersebut pada kondisi dan dengan cara yang tepat.

c. Permintaan tersebut harus diperiksa keabsahannya dan tidak dibuat untuk memengaruhi
hasil bisnis dengan cara yang tidak patut. Penerima harus merupakan organisasi
yang sah dan uji tuntas yang wajar harus dilakukan khususnya untuk memastikan apakah
ada pejabat publik terafiliasi. Setiap “perhatian khusus” harus diselesaikan sebelum
melakukan pendanaan apa pun untuk program tersebut. Bahkan permintaan yang
dianggap sah harus disusun dengan cermat untuk memastikan bahwa manfaat diterima
oleh yang dituju.

d. Apabila ada Karyawan atau Direktur yang meragukan apakah kontribusi amal atau
manfaat sosial sudah wajar atau belum, Manajemen harus melakukan konsultasi hukum
yang wajar.

10
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

6.1 Donasi dan Sponsorship

a. Sebagaimana diatur dalam Kode Etik / Code of Conduct & Ethics (“CoCE”),
karyawan harus memastikan bahwa semua sponsorship dan donasi tidak digunakan
sebagai dalih untuk penyuapan atau digunakan untuk menghindari ketentuan Kode
Etik / Code of Conduct & Ethics (“CoCE”), termasuk larangan penyuapan. SAB
perlu memastikan bahwa donasi ke badan amal atau penerima manfaat yang
berbasis di luar negeri tidak dilakukan untuk menyamarkan pembayaran ilegal
kepada pejabat pemerintah, dan harus memastikan bahwa badan amal tersebut tidak
bertindak untuk mendanai kegiatan ilegal yang melanggar ketentuan tindak
pencucian uang internasional, terorisme dan undang-undang lain yang berlaku.

b. Pedoman dan Kebijakan ini, sesuai dengan komitmen SAB, akan berkontribusi
kepada masyarakat dengan nilai-nilai integritas dan transparansi, semua sponsorship
dan donasi wajib mematuhi hal-hal berikut::

 memastikan kontribusi tersebut diizinkan oleh undang-undang yang berlaku;

 mendapat semua persetujuan internal dan eksternal yang diperlukan;
 dibuat untuk entitas yang didirikan dengan baik, yang memiliki struktur
organisasi yang memadai untuk menjamin administrasi dana yang tepat;
 secara akurat dinyatakan dalam pembukuan dan catatan akuntansi
perusahaan; dan
 tidak digunakan sebagai sarana untuk menutupi pembayaran yang tidak
semestinya atau penyuapan

Contoh “perhatian khusus” yang harus diwaspadai adalah sebagai berikut:

 Penerima / organisasi yang diusulkan memiliki afiliasi dengan Pejabat Publik

atau kerabat mereka yang terlibat;
 Kontribusi diberikan atas nama Pejabat Publik;
 Ada risiko keuntungan yang dirasakan tidak pantas untuk SAB ; atau
 Penerima yang diusulkan berbasis di negara berisiko tinggi, permintaan berasal
dari negara berisiko tinggi atau aktivitasnya berlangsung di negara berisiko
tinggi.

c. SAB mewajibkan karyawan untuk melakukan penilaian yang baik dan sesuai akal
sehat dalam menilai permintaan. Jika ragu, karyawan wajib meminta nasihat hukum
atau mengkonsultasikan hal tersebut kepada Executive Director atau Kepala Unit
Operasional Usaha untuk menentukan penilaian atas permintaan tersebut.

d. Donasi dan sponsorship hanya diperbolehkan setelah ada persetujuan terlebih

dahulu dari Executive Director atau Kepala Unit Operasonal Usaha. Semua donasi
dan sponsorship harus didukung dengan surat permintaan resmi dari pihak eksternal
yang meminta dan tanda terimanya.

e. Donasi atau sponsorship yang lebih dari RM 2,000 harus mendapat persetujuan
Executive Director.

11
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

7.0 Pembayaran Pungutan Liar dan Uang Pelicin

a. Pembayaran uang pelicin kepada pihak eksternal, khususnya pejabat pemerintah, sangat
dilarang karena dianggap sebagai bentuk penyuapan dan korupsi. Sebaliknya,
pembayaran pungutan liar kepada pihak eksternal tidak dikategorikan sebagai kegiatan
ilegal dengan cara legal, karena kesehatan, keselamatan, dan kebebasan seseorang adalah
hal yang utama.

b. Bagian Keuangan harus mencatat kejadian tersebut dan melaporkan pembayaran tersebut
ke pihak terkait yang berwenang.

7.1. Pembayaran Uang Pelicin

a. Pembayaran uang pelicin kepada pihak eksternal, khususnya pejabat pemerintah,

sangat dilarang karena dianggap sebagai bentuk penyuapan dan korupsi, kecuali jika
dapat dibuktikan bahwa pembayaran tersebut sah dan didukung oleh tanda terima
yang resmi.

b. Dengan cara apapun, pembayaran uang pelicin dilarang disamarkan atau

diterjemahkan lain sebagai paket remunerasi seseorang.

c. Dengan tetap memenuhi ketentuan Pasal 7.1 (a), permintaan pembayaran uang
pelicin dapat disetujui oleh Executive Director Head atau Kepala Unit Operasional
Usaha.

7.2. Pengecualian atas Pembayaran Uang Pelicin (Pembayaran Pungutan Liar)

a. Pembayaran pungutan liar ke pihak manapun tidak akan dilakukan kecuali karyawan
dan/atau keluarga mereka terancam kesehatannya, keselamatannya dan/atau
kebebasannya.

b. Dengan tetap memenuhi ketentuan Pasal 7.2 (a), permintaan pembayaran pungutan
liar dapat disetujui oleh Executive Director Head atau Kepala Unit Operasional
Usaha.

12
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

8.0 Prosedur Uji Tuntas dan Hubungan dengan Pihak Eksternal

SAB mengakui tujuan prosedur uji tuntas pada pelanggan, mitra bisnis, vendor, dan karyawan
untuk mengevaluasi risiko penyuapan dan korupsi terkait dengan pihak-pihak tersebut. Ini juga
berfungsi sebagai dasar untuk pengambilan keputusan, apakah akan menerima atau menolak
sebelum melanjutkan ke kontrak atau hubungan bisnis.

Group SAB memerlukan prosedur uji tuntas ini untuk diterapkan kepada pemangku
kepentingan utama sebagai berikut:

i. Vendor atau agen;

ii. Pelanggan;
iii. Mitra Bisnis; and
iv. Karyawan.

Diagram berikut menggambarkan alur proses uji tuntas:

Prosedur Uji Tuntas

Klasifikasi Vendor / Agen Pelanggan Karyawan

Penilaian
Penilaian berdasarkan pertanyaan kunci dari berdasarkan
Mengumpulkan
& Menvalidasi Form Penilaian Uji Tuntas Form Latar
Belakang
Karyawan

Penilaian Peninjauan dokumen, pertanyaan dan klarifikasi

Persetujuan & Mendapatkan persetujuan Kepala Unit Operasional Usaha /

Laporan Executive Director

13
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

8.1. Hubungan dengan Vendor atau Agen

a. SAB berkomitmen untuk menegakkan standar etika dan integritas yang tinggi dalam
semua aspek kegiatan pengadaannya/procurement dengan:

i. Mematuhi kebijakan dan prosedur pengadaan;

ii. Menghindari berurusan dengan vendor, sub-kontraktor, atau agen yang
diketahui atau diduga melakukan praktik korupsi;
iii. Memastikan bahwa semua vendor / sub-kontraktor / agen baru tunduk pada
penilaian latar belakang dan pemeriksaan konflik kepentingan sebelum
pendaftaran dan penerimaan;
iv. Mengkomunikasikan persyaratan dalam Pedoman dan Kebijakan kepada
vendor, sub-kontraktor atau agen;
v. Semua kontrak / perjanjian yang dilakukan dengan vendor, sub-kontraktor atau
agen mencakup ketentuan di mana SAB berhak untuk mengaudit kepatuhan
pihak ketiga dengan Pedoman dan Kebijakan ini; dan
vi. Semua agen harus menyatakan kepatuhan mereka terhadap persyaratan
Pedoman & Kebijakan melalui Pernyataan Kepatuhan Pemasok .

b. Komponen utama prosedur uji tuntas atas vendor/agen mencakup hal berikut,
namun dapat berubah disesuaikan dengan keadaan::

i. Profil Perusahaan;
ii. Pencarian profile perusahaan melalui Suruhanjaya Syarikat Malaysia
("SSM ") atau instansi sejenis di masing-masing negara;
iii. Latar belakang keuangan;
iv. Jabatan direktur;
v. Catatan kasus kriminal, penyuapan atau korupsi di masa lalu; dan
vi. Potensi konflik dengan karyawan atau Direktur dalam Group.

c. Hasil dan / atau perhatian yang muncul selama penilaian uji tuntas
ini harus dikomunikasikan dan mendapat persetujuan dari Executive Director
atau Kepala Unit Operasional Usaha sebelum menjalin hubungan bisnis.

8.2. Hubungan dengan Pelanggan

a. Untuk memastikan hubungan SAB dengan pelanggan memenuhi semua ketentuan

dan peraturan terkait persyaratan Pedoman dan Kebijakan, diperlukan prosedur
pengamanan sebagai berikut:

i. Semua pelanggan baru tunduk pada penilaian latar belakang perusahaan dan
pemeriksaan konflik kepentingan sebelum memasuki suatu transaksi bisnis; dan
ii. Klausa standar Anti-Suap & Anti-Korupsi harus dimasukkan dalam semua
kontrak / perjanjian dengan pelanggan, untuk memungkinkan Perusahaan
mengakhiri kontrak dalam hal terbukti telah terjadi suap atau kegiatan korupsi.

14
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

b. Komponen utama prosedur uji tuntas atas pelanggan mencakup hal berikut, namun
dapat berubah disesuaikan dengan keadaan:

i. Profil Perusahaan;
ii. Pencarian profile perusahaan melalui Suruhanjaya Syarikat Malaysia
("SSM ") atau instansi sejenis di masing-masing negara;
iii. Latar belakang keuangan;
iv. Jabatan direktur;
v. Catatan kasus kriminal, penyuapan atau korupsi di masa lalu; dan
vi. Potensi konflik dengan karyawan atau Direktur dalam Group.

c. Hasil dan / atau perhatian yang muncul selama penilaian uji tuntas
ini harus dikomunikasikan kepada dan mendapat persetujuan dari Executive
Director atau Kepala Unit Operasional Usaha sebelum menjalin hubungan bisnis.

8.3. Hubungan dengan Pejabat Publik

Dalam Kode Etik / Code of Conduct & Ethics (“CoCE”), penafsiran “Pejabat publik atau
pemerintah” adalah termasuk namun tidak terbatas pada kandidat untuk jabatan publik,
pejabat partai politik, dan pejabat Badan Usaha Milik Negara selain SAB. Harus menjadi
perhatian ketika berurusan dengan pejabat publik. Memberikan hadiah atau jamuan
kepada pejabat publik atau keluarga / familinya, pada umumnya dianggap sebagai situasi
“perhatian khusus” di sebagian besar wilayah hukum.

SAB tidak akan menyediakan perjalanan non-dinas dan jamuan untuk pejabat pemerintah
atau anggota keluarga / familinya tanpa izin dari Executive Director atau Kepala Unit
Operasional Usaha.

Kebijakan dan prosedur SAB lainnya terkait hadiah, hiburan dan jamuan
perusahaan harus mematuhi juga ketentuan dari HRD.

Jika persetujuan untuk memberikan hadiah, hiburan atau jamuan perusahaan diberikan,
untuk pejabat publik, Manajemen harus memastikan bahwa nilai hadiah, hiburan atau
jamuan perusahaan tidak melebihi ketentuan.

8.4. Hubungan dengan Perekrutan Karyawan

a. Diperlukan penyaringan latar belakang kandidat selama tahap evaluasi rekrutmen.

b. Pertimbangan utama sebelum penerimaan kandidat meliputi hal-hal berikut:

i. Catatan kriminal masa lalu (jika ada);

ii. Potensi penipuan, penyuapan atau korupsi yang dilakukan dalam organisasi
sebelumnya;
iii. Verifikasi pekerjaan sebelumnya atau lembaga pendidikan, jika ada; dan
iv. Konflik kepentingan, yaitu hubungan dengan karyawan, vendor, pelanggan
atau Direktur Group perusahaan.

c. Hasil uji tuntas rekrutmen harus diperiksa oleh Executive Director atau Kepala Unit
Operasional Usaha sebelum penerimaan kandidat.

15
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

d. Karyawan yang baru direkrut (level Eksekutif ke atas) diwajibkan untuk

menandatangani formulir "Klausul Anti-kickback", "Pengungkapan Pihak Terkait"
dan "Pernyataan Kepatuhan Prinsip-Prinsip Pengadaan".

e. Karyawan yang baru direkrut harus diikutsertakan dalam program, termasuk

pengenalan Pedoman & Kebijakan Anti-Suap & Anti-Korupsi SAB, Kebijakan
Pelapor dan Kode Etik / Code of Conduct & Ethics (“CoCE”).

9.0 Prosedur Pelaporan Dugaan Tindak Penyuapan atau Korupsi

Prosedur pelaporan dugaan tindak penyuapan atau korupsi harus dibuat mengacu pada
Kebijakan Pelapor.

Pelapor dihimbau untuk melaporkan dengan itikad baik atau untuk menyampaikan
kekhawatiran tentang segala dugaan, percobaan, dan tindakan suap atau korupsi yang
melanggar Pedoman dan Kebijakan sedini mungkin.

Setelah membuat pengungkapan dengan itikad baik, berdasarkan alasan yang masuk akal dan
sesuai dengan prosedur sesuai dengan Kebijakan Pelapor, pelapor akan dilindungi dari segala
bentuk ancaman / pembalasan dalam Group.

9.1. Apa yang dilaporkan

Informasi atau dokumen utama di bawah ini harus disediakan oleh pelapor untuk
mendukung investigasi lebih lanjut, jika diperlukan:

a. Informasi kontak Pelapor

i. Nama (*)
ii. Jabatan
iii. Nomor kontak
iv. Alamat email (*)

b. Informasi Tersangka
i. Nama
ii. Jabatan
iii. Nomor kontak
iv. Alamat email

c. Komplain / kekhawatiran
i. Tanggal Kejadian
ii. Pihak yang terdampak
iii. Lokasi kejadian / acara
iv. Dokumen pendukung (apabila ada)
v. Informasi lain yang dapat mendukung investigasi

* Silahkan dikosongkan apabila pelapor ingin tetap sebagai anonim

16
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

9.2. Bagaimana cara melaporkan

Pelapor melaporkan kekhawatiran mereka melalui saluran pelaporan sebagaimana yang

dinyatakan dalam Kebijakan Pelapor, yang terdapat di website www.southernacids.com.

Kekhawatiran
Surat atau email kepada
Orang yang Ditunjuk

Penyaringan
Percakapan telepon, surat
atau email, bukti dan
wawancara.

Tindakan
Pendahuluan
Keputusan Komite Audit

Investigasi
Keputusan Final Komite
Audit / BOD

Hasil Pelaporan
Surat Pemberitahuan

17
TRANSLATED from the ORIGINAL ENGLISH version

10.0 Penilaian Internal / Eksternal

a. Sebagai bagian dari proses monitoring internal, CFO harus meninjau pengawasan Anti-
Suap & Anti-Korupsi dan mengidentifikasi setiap kejadian ketidakpatuhan setiap tahunnya.

b. Jika salah satu pemangku kepantiangan SAB sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8
melanggar peraturan dan ketentuan Anti-Suap & Anti-Korupsi atau Pedoman dan
Kebijakan ini, pelanggaran tersebut akan mengakibatkan hal berikut:

Pemangku Tindakan
Kepentingan
Karyawan Tindakan disipliner oleh Group SAB mengacu pada Kode Etik /
Code of Conduct & Ethics (“CoCE”) SAB, yang mencakup juga
pemutusan hubungan kerja.

Vendor/ agen/ i. Setelah mendapat persetujuan Manajemen, mempertahankan

pelanggan hubungan bisnis;
ii. Segera memberhentikan hubungan bisnis;
iii. Segera mengakhiri kontrak; atau
iv. Proses hukum, jika diperlukan.

b. SAB akan meninjau dan menilai kewajaran dan pelaksanaan Pedoman dan Kebijakan ini
secara rutin dan teratur, yaitu setiap 3 (tiga) tahun.

11.0 Program Pendidikan dan Awareness

a. Program Pelatihan dan Awareness Anti-Suap & Anti-Korupsi berkala harus diberikan
kepada karyawan SAB dan pemangku kepentingan utama sebagaimana dijelaskan dalam
Pasal 8, sesuai peran mereka dan dengan mempertimbangkan penilaian risiko suap.

b. Pembaharuan atas isi dari Pedoman dan Kebijakan ini serta persyaratan peraturan yang
mempengaruhi praktik Anti-Suap & Anti-Korupsi harus dikomunikasikan kepada
karyawan SAB dan pemangku kepentingan utama, sebagaimana dimaksud Pasal 8.

18