PANDUAN

PENDAFTARAN
PASIEN

RSU. BHAKTI RAHAYU AMBON

1
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucap Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, kami telah
selesai menyusun Panduan Pendaftaran Pasien di Rumah Sakit Umum Bhakti
Rahayu Ambon.
Dalam menyusun Panduan Pendaftaran Pasien, Tim penyusun
mendapatkan banyak masukan dari Unit Rawat Inap, Rawat Jalan, Instalasi Gawat
Darurat, Unit Bedah Sentral, Unit Kamar Bersalin dan Perinatologi, Unit
Laboratorium, Instalasi Radiologi serta Staf Medik Fungsional sesuai dengan
kebutuhan serta kemampuan pelayanan medis yang aktual di Rumah Sakit Umum
Bhakti Rahayu Ambon.
Panduan ini digunakan pedoman dan acuan oleh segenap Staf Medis,
Paramedis maupun Karyawan RSU Bhakti Rahayu Ambon yang terlibat dalam
pelaksanaan pelayanan medis serta pelayanan penunjangnya di lingkungan RSU
Bhakti Rahayu Ambon, khususnya dalam upaya Pelaksanaan Pendaftaran Pasien,
dengan demikian diharapkan terjadi Peningkatan Mutu Pelayanan di RSU Bhakti
Rahayu Ambon.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan dalam
penyusunan Panduan Pendaftaran Pasien ini, karena itu saran dan kritik sangat
kami harapkan guna penyempurnaannya.
Dan pada kesempatan ini kami mengucapkan banyak terima kasih kepada
semua pihak yang telah terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam
penyusunan buku panduan ini.

Ambon,01 Maret 2019

Tim Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………….…...i
DAFTAR ISI..……………………………………………………………………ii
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR..…………………………………………..iii
I. DEFINISI……………………………………………………………………..1
II. RUANG LINGKUP………………………………………………………….2
III. TATA LAKSANA …………….……………………………………………..5
IV. DOKUMENTASI..………………………………………………………….11

ii
 RUMAH SAKIT UMUM BHAKTI RAHAYU
JL.AHMAD YANI BELAKANG RRI AMBON
TELP. (0911) 342746, FAX. (0911) 311741

SURAT KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM BHAKTI RAHAYU AMBON
NOMOR : 366/RSBR.AMQ/DIR.SK.Rev/III/2019

TENTANG
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN
DI RUMAH SAKIT UMUM BHAKTI RAHAYU AMBON

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM BHAKTI RAHAYU AMBON

Menimbang : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah
Sakit Umum Bhakti Rahayu Ambon, maka diperlukan
panduan Pendaftaran Pasien pada Rumah Sakit Umum
Bhakti Rahayu Ambon;
b. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas perlu
ditetapkan kebijakan panduan Pendaftaran Pasien dengan
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Bhakti
Rahayu Ambon.

Mengingat : 1. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun

2009 tentang Kesehatan;
2. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit;
3. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun
2004 tentang Praktek kedokteran;
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 10 Tahun
1966 Tentang Wajib simpan Rahasia Kedokteran;

iii
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM

BHAKTI RAHAYU AMBON TENTANG PANDUAN
PENDAFTARAN PASIEN DI RUMAH SAKIT UMUM
BHAKTI RAHAYU AMBON.
Pertama : Panduan Pendaftaran Pasien Rumah Sakit Umum Bhakti
Rahayu Ambon sebagaimana dimaksud dijadikan acuan dalam
peningkatan mutu pelayanan di Rumah Sakit Umum Bhakti
Rahayu Ambon
Kedua : Keputusan ini berlaku selama 3 tahun sejak tanggal ditetapkan
dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
penetapan ini maka akan diadakan perbaikan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di :Ambon
Pada tanggal :01 Maret 2019
Direktur RSU Bhakti Rahayu Ambon

dr. Maytha Pesik

Tembusan Kepada Yth. :

1. Ketua Yayasan Bhakti Rahayu sebagai laporan

2. Arsip

iv
 BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk mendapatkan

pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.Rumah Sakit Umum
RSU Bhakti Rahayu Ambon harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk
setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau
pengobatan untuk suatu kondisi medis.Skrining medis harus dapat digunakan
untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi.
Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup
berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi
tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan
status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia RSU Bhakti Rahayu Ambon, pasien akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai, mempunyai
perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan
pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di
RSU Bhakti Rahayu Ambon.
.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Rumah sakit adalah sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan

kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga
kesehatan dan penelitian.(Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI no.
159b/MENKES/PER/II/1988 tentang rumah sakit)
Rumah sakit adalah salah satu sub sistem pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan dua jenis pelayanan untuk masyarakat yaitu pelayanan
kesehatan dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan mencakup pelayanan
medik, rehabilitasi medik dan pelayanan perawatan.Pelayanan tersebut
dilaksanakan melalui unit gawat darurat, unit rawat jalan dan unit rawat inap
(Muninjaya, 2004).
Ruang Lingkup Pendaftaran
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24
jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan
untuk penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
 Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
 Unit Emergensi
 Ruang bersalin /VK
Pasien hanya dapat dilayani di RSU Bhakti Rahayu Ambonjika tersedia
jenis layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai
atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki
kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya
dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan
sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSU Bhakti
Rahayu Ambonatau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit
dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer
pasien).

2
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya
untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung
maupun tidak langsung kepada dokter
Rawat jalan adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan,
rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap di rumah
sakit.
Pasien rawat inap adalah penerimaan pasien yang mempunyai fungsi untuk
melayani pendaftaran kepada seluruh pasien rawat inap yang akan mendapatkan
pelayanan medis dan tinggal diruangan, menempati tempat tidur, mendapatkan
pemeriksaan serta perawatan yang diberikan oleh petugas yang ada di RSU Bhakti
Rahayu Ambon.
Kunjungan Baru yaitu pasien yang pertama kali datang kepelayanan rumah
sakit.
Kunjungan Lamayaitu kunjungan berikutnya ke pelayanan rumah sakit.
Pengunjung Baru adalah pengunjung yang baru pertama kali datang ke RSU
Bhakti Rahayu Ambon dan dapat melakukan kunjungan beberapa kali ke rumah
sakit dengan kasus baru dan setiap pengunjung baru diberikan nomor rekam
medis dan nomor rekam medis diberikan hanya satu kali seumur hidup.
Pengunjung Lamaadalah pengunjung yang datang untuk kedua kalinya dan
seterusnya, datang ke rumah sakit sebagai kunjungan lama atau baru dengan kasus
lama dan kasus baru, dan tidak mendapat nomor rekam medis lagi.
Pasien Umum adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis di rumah
sakit dengan membayar.
Pasien BPJS adalah pasien yang mendapat pelayanan kesehatan medis dengan
membawa kartu BPJS Kesehatan dan semua pembayaran ditanggung oleh BPJS
Kesehatan sesuai dengan perjanjian
Pasien umum dengan kontrak pasien yang mendapat pelayanan kesehatan
medis di rumah sakit dengan menunjukkan Kartu dari perusahan dan semua
pembayaran ditanggung oleh perusahan yang bersangkutan sesuai dengan haknya
Data basecomputer adalah komponen terpenting dalam pembangunan sistem
informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan

3
seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun
informasi-informasi dalam berbagai bentuk.

4
 BAB III
TATA LAKSANA

Jenis pendaftaran dibedakan menjadi dua, yaitu pendaftaran pasien rawat

jalan dan pendaftaran pasien rawat inap.Berdasarkan jenis kunjungan pasien
pendaftaran dibedakan menjadi dua, yaitu pendaftaran pasien lama dan
pendaftaran pasien baru.  Berdasarkan jenis pembayaran pasien dibedakan atas
pasien umum, BPJS Kesehatan dan IKS Bhakti Rahayu.

Tata cara pendaftaran pasien yang akan berobat ke rumah sakit merupakan
bagian prosedur pelayanan rumah sakit. Di sinilah pelayanan pertama kali yang
diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka di sini juga seorang
pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk pelayanan tersebut. Tata cara
melayani pasien akan dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas pendaftaran
dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan bertanggungjawab.Bagian pendaftaran
atau registrasi ini mencatat informasi tentang data pribadi pasien dan data lain
yang diperlukan seperti penanggung, pasien, asuransi, pekerjaan, alamat darurat
dan lainsebagainya, di samping itu juga mencatat data kunjungan pasien atau
pasien hendak berkunjung kemana, poliklinik spesialis, laboratorium, IGD, dan
lain sebagainya.

Pendaftaran pasien dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :

1. Pasien datang langsung
Pasien datang langsung ke bagian pendaftaran menunjukkan kartu
identitas bagi yang sudah pernah datang. Petugas pendaftaran akan
mencocokkan identitas pasien dengan yang sudah ada dalam data
komputer. bila belum pernah dengan memberikan data serta
mendapatkan nomor RM dan dimasukkan datanya ke komputer. Untuk
pendaftaran rawat inap, dicatat pula pasien masuk ke bangsal apa, kelas
berapa. Hal ini penting karena beberapa komponen biaya di rumah sakit
akan mengacu kepada data pasien tersebut, oleh karena itu pencatat data

5
 yang benar diawal akan sangat menentukan keakuratan data proses
berikutnya. Di bagian pendaftaran ini juga terdapat informasi tentang
ketersediaan kamar untuk pasien, jadi petugas pendaftaran bisa langsung
melakukan booking terhadap kamar dan kelas yang dikehendaki oleh
pasien
a. Pendaftaran pasien Umum
Pendaftaran pasien umum dilakukan tanpa persyaratan
tertentu.Pasien umum berhak untuk memilih kamar yang
diinginkan.
b. Pendaftaran Pasien BPJS
Pasien BPJS yang akan melakukan pelayanan di RSU Bhakti
Rahayu Ambon harus sesuai ketentuan yang berlaku dan
membawa persyaratan yang di tentukan.
c. Pendaftarn pasien IKS (Ikatan Kerjasama)
Mekanisme pendaftaran pasien IKS, sbb :
 Pasien menunjukkan Kartu Peserta yang masih berlaku yang
resmi dikeluarkan oleh perusahaan yang sudah kerjasama
dengan rumah sakit.
 Petugas pendaftaran mencocokan Kartu Peserta yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan dengan fotocopy tanda
pengenal dari Peserta (KTP, SIM atau kartu pelajar).
 Apabila diperlukan rawat inap, maka petugas pendaftaran akan
memberitahukan kepada perusahaan yang bersangkutan dalam
waktu 1 (satu) kali 24 (dua puluh empat) jam dengan melalui
telepondata yang dibutuhan perusahaan sesuai dengan
ketentuanyang berlaku dari waktu ke waktu tentang formulir
pelaporan pasien rawat inap.
 Pihak perusahaan akan mengeluarkan Surat Jaminan Awal
pelayanan kesehatan.
 Pasien akan ditempatkan pada kelas perawatan sesuai kelas
yang ditentukan dalam Surat Jaminan.

6
2. Tata cara pendaftaran pasien di admisi
a. Pasien datang dibagian admisi/pendaftaran dan diterima oleh petugas
admisi
b. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung,tidak membawa kartu
berobat dan kehilangan kartu atau pasien lama
c. Jika pasien tersebut adalah pasien baru,maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien tersebut sbb :
 Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan
pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut;
 Petugas pendaftaran memasukkan datake komputer
 Petugas pendaftaran membuat KIB (Kartu Identitas Berobat)
 Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
 Pasien disarankan menunggu antrean untuk di pelayanan poliklinik
 Jika pasien IGD keluarga pasien yang mendaftarkan pasien
disarankan untuk menunggu pasiendi IGD jika disarankan

d. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran

mendaftar pasien sebagai berikut:
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
dengan mencocokkan yang ada dalam komputer
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan
yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
 Petugas pendaftaran memasukkan data ke komputer dan mengisi
data pasien pada lembar admisi
 Pasien disarankan menunggu antrean untuk di pelayanan poliklinik
 Jika pasien IGD keluarga pasien yang mendaftarkan pasien
disarankan untuk menunggu pasiendi IGD.
e. Petugas memberikan informasi hal-hal yang umum sesuai kebutuhan
pasien apakah pasien rawat jalan atau rawat inap.
3. Tata laksana pendaftaran pasien rawat jalan

7
 a. Pasien-keluarga mengambil nomor antrean,kemudian menunggu
diruang tunggu
b. Petugas pendaftaran memanggil pasien sesuai no antrean pendaftaran
c. Petugas mengucapkan salam, dan pasien/keluarga diterima dengan
ramah, sopan dan penuh tanggung jawab.
d. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien/keluarga pasien
apakah sudah pernah berobat sebelumnya
e. Jika belum pernah,dikatagorikan sebagai pasien baru. Petugas
melakukan wawancara dengan pasien/keluarga pasien tentang identitas
pasien untuk mengisi data dikomputer, memberikan nomor rekam
medis dan membuatkan Kartu Indeks Berobat (KIB). Pasien dengan
jaminan BPJS, pasien/keluarga pasien menyerahkan rujukan dari
puskesmas/klinik/ praktek dokter dan kartu peserta ke bagian
pendaftaran untuk dibuatkan SEP
f. Jika pasien sudah pernah berobat sebelumnya dkatagorikan sebagai
pasien lama dan diminta Kartu Indeks Berobat (KIB)nya/kartu peserta
BPJS bagi peserta BPJS untuk mendaftarkan pasien sesuai nomor
rekam medis yang tertera, jika tidak membawa, petugas melakukan
wawancara dengan pasien/keluarga pasien tentang identitas pasien
untuk dicari di komputer,setelah data ditemukan lakukan registrasi
sesuai tujuan pasien.
g. Pasien/keluarga pasien dipersilahkan menunggu di ruangan tunggu
sesuai tujuan pasien.

4. Tata laksana pendaftaran pasien rawat inap

a. Dokter yang merawat merencanakan pasien untuk rawat inap dan
tindakan yang lain,dengan mengisi jelas pada form pengantar rawat
inap.
b. Dokter memberikan penjelasan tentang rencana perawatan yang ditulis
pada form pengantar rawat inap.
c. Form pengantar rawat inap dibawa pasien/keluarga pasien ke petugas
pendaftaran.

8
 d. Petugas pendaftaran mengucapkan salam kepada pasien/keluarga yang
datang ke admission desk
e. Petugas menerima form pengantar rawat inap yang sudah diisi oleh
dokter yang merawat
f. Petugas pendaftaran menegaskan kembali tentang plan of care pada
form pengantar rawat inap
g. Petugas pendaftaran menanyakan kelas kamar yang akan diminta
h. Petugas pendaftaran melakukan pengecekan keberadaan kamar dengan
mengkoordinasi dengan perawat ruangan.
i. Petugas pendaftaran memberikan informasi ke pasien bahwa yang
menjelaskan tentang perkiraan biaya rawat inap dan atau disertai biaya
tindakan bila ada tindakan/operasi sesuai dengan form rencana
tindakan yang ditulis oleh dokter oleh bagian Kasir
j. Petugas pendaftaran juga menyampaikan tentang fasilitas- fasilitas
(alat medis) pemeriksaan penunjang dan jenis-jenis kamar yang
dimiliki Rumah Sakit Umum Bhakti Rahayu Ambon, dan bila dalam
keadaan tertentu pasien dipertimbangkan untuk dirujuk ke rumah sakit
lain yang memiliki fasilitas tersebut.
k. Pasien/keluarga diberikan penjelasan tentang tata tertib
berkunjung,hak dan kewajiban pasien
l. Bila pasien/keluarga pasien telah menyutujui maka pasien/keluarga
pasien menandatangani general consent
m. Petugas pendaftaran melakukan registrasi rawat inap pada sistem
informasi rumah sakit
n. Setelah selesai menginput petugas pendaftran menyampaikan salam
dan ucapan semoga lekas sembuh.
o. Rekam medik rawat inap dibawa oleh perawat pelaksana ke ruang
perawatan.

5. Tata laksana pendaftaran pasien gawat darurat

a. Pendaftaran pasien baru gawat darurat

9
  Pasien langusng dibawa keruang gawat darurat lebih dulu untuk
mendapat pertolongan segera
 Pengantar pasien/keluarga pasien/petugas IGD/petugas admisi
mendaftarkan pasien untuk registrasi.
 Petugas pendaftaran mewawancarai keluarga/pengantar pasien
untuk mendapatkan identitas pasien sesuai (KTP/KK/SIM yang
berlaku): nama lengkap pasien,umur/tanggal lahir pasien,jenis
kelamin,alamat pasien, no telepon yang bisa dihubungi, pekerjaan,
agama, pendidikan, status pasien dan diinput kekomputer dan
dibuatkan KIB
 Petugas pendaftaran menyiapkan form rekam medis pasien,
kemudian memberikan langsung kepada petugas IGD
 Petugas pendaftaran memberikan kartu indeks beroba (KIB)
kepada pasien agar dibawa setiap berobat.

b. Petugas IGD ( petugas dan perawat)

 Dokter dan perawat wajib menulis seluruh hasil pemeriksaan dan
pengobatan pasien dengan jelas dan tanda tangan.

10
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. Formulir Pendaftaran pasien baru

2. Foto copy identitas (KTP/SIM/Pasfor)
3. Bukti Kunjungan (Pasien IKS/Asuransi)
4. Bukti Registrasi Rawat Jalan
5. Form permintaan Rawat Inap
6. Form Biaya
7. Semua pencatatan pendaftaran pasien ditulis dalam rekam medis pasien dan
register di admissi

11