TUGAS KELOMPOK PRESENTASI UTS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (A) 

I Made Sunia Raharja, S.Kom., M.Cs.

MARIA CHRISTINA HARTONO

2105551010

TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
2021
 Real World Case 3
Wolf Peak Internasional : Kegagalan dan Keberhasilan dalam
Sistem Aplikasi untuk Perusahaan Kecil-Menengah

RESUME REAL WORLD CASE

Wolf Peak International dari Layton, Utah adalah perusahaan yang mendesain dan
memproduksi kacamata untuk industri keselamatan, olahraga, mengemudi, dan mode. Didirikan
pada tahun 1998, perusahaan kecil menengah (UKM) swasta ini juga mengkhususkan diri dalam
produksi luar negeri, pengadaan, impor, dan layanan distribusi promosi. Pada hari-hari awal
Wolf Peak, pendiri Kurt Daems senang menggunakan QuickBooks untuk menangani tugas
akuntansi. Sistem ini user friendly dan memungkinkannya menelusuri untuk melihat detail
transaksi atau menggabungkan data dalam berbagai cara untuk membuat laporan yang
diinginkan. Namun, ketika perusahaan berkembang lebih besar, Daems membeli sistem
akuntansi baru karena merasa memerlukan sistem akuntansi yang lebih canggih, sehingga Wolf
Peak mengeluarkan banyak uang untuk memiliki sistem akuntansi baru ini, sayangnya pengguna
tidak dapat mengekstrak data keuangan atau operasional untuk membuat keputusan bisnis yang
penting. Keputusan untuk membeli sistem akuntansi baru ini dibuat tanpa orang keuangan di
tempat untuk meninjaunya.
Enam bulan setelah sistem akuntansi baru digunakan, seorang akuntan bernama Schwab
bergabung dengan perusahaan. Satu tahun setelah Wolf Peak beralih ke sistem akuntansi baru,
Schwab menelepon kantor JourneyTEAM, mitra layanan SAP Business One, dan meminta
konsultan sistem mereka untuk mendemonstrasikan rangkaian sistem SAP Business One. Namun
Daems belum siap untuk membelinya, karena dia baru saja menghabiskan banyak uang untuk
sistem akuntansi baru. SAP Business One adalah paket sistem manajemen bisnis terintegrasi
yang dirancang khusus untuk UKM seperti Wolf Peak. Aplikasi ini mengotomatiskan operasi
penting termasuk penjualan, keuangan, pembelian, inventaris, dan manufaktur serta memberikan
tampilan bisnis yang akurat dan terkini. Karyawan Wolf Peak memiliki wishlist yang mencakup
berbagai kemampuan, kemudian JourneyTEAM datang dan mendemonstrasikan semua wishlist
tersebut bahkan mereka menghasilkan empat atau lima laporan hanya dalam satu sore
dibandingkan dengan sistem akuntansi sebelumnya yang menghabiskan beberapa bulan dan
beberapa ribu dolar mencoba untuk mendapatkan dari konsultan sistem akuntansi yang lain dan
tidak mendapatkan hasil.
Setelah JourneyTEAM beberapa kali presentasi dan demontrasi lainnya, akhirnya pemilik
Wolf Peak memberanikan diri untuk membeli sistem akuntasi SAP Business One. Business One
menyertakan alat pelaporan dan analisis keuangan terintegrasi yang disebut XL Reporter yang
bekerja dengan Microsoft Excel untuk melaporkan data langsung dari berbagai sumber termasuk
buku besar, piutang, hutang, penjualan, pembelian, dan sistem inventaris. Selama bertahun-
tahun, pemilik Wolf Peak telah menjalankan laporan piutang terbuka untuk mengatur faktur yang
lewat jatuh tempo 15 hari dan lebih besar dari $450. Dia tidak bisa menjalankan laporan tersebut
dengan sistem akuntansi baru. Namun dengan SAP Business One, mereka dapat menjalankan
laporan piutang tersebut dan kemudian mengurutkannya berdasarkan jumlah terlama, terbesar,
atau berdasarkan pelanggan dan tanpa memerlukan kertas. Tiga bulan setelah penggunaannya,
Wolf Peak cukup senang dengan keputusannya untuk menggunakan sistem Business One SAP.
Laporan yang biasanya membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk dibuat kini dapat dibuat
dalam hitungan menit dan merasakan manfaat SAP Business One jauh melebihi biaya dan waktu
yang telah diinvestasikan.

CASE STUDY QUESTION

Masalah apa yang terjadi ketika Wolf Peak meningkatkan dari QuickBooks ke sistem
akuntansi baru? Bagaimana masalah-masalah ini dapat dihindari?
Masalah yang terjadi Wolf Peak beralih dari QuickBooks ke ke sistem akuntansi baru adalah
sistem akuntansi yang baru tidak user friendly untuk penggunanya dalam menghasilkan data
keuangan atau operasional yang diperlukan untuk mengambil keputusan bisnis yang penting.
Untuk menghindari masalah tersebut seharusnya Wolf Peak melibatkan orang keuangan dalam
pengambilan keputusan untuk membeli sistem pengganti dari QuickBooks ke sistem akuntansi
baru.
“The biggest difficulty for QuickBooks users is to go from a very friendly user interface and the
ability to find information easily to a more sophisticated, secured, batch-oriented accounting
system that became an absolute nightmare to get data out of,” notes Schwab.
“There were no financial people in-house at the time the decision was made to purchase a
replacement for QuickBooks, and the decision was made without a finance person in place to
review it.”

Mengapa SAP Business One terbukti menjadi pilihan yang lebih baik untuk manajemen
Wolf Peak daripada sistem akuntansi baru? Berikan beberapa contoh untuk
mengilustrasikan jawaban Anda.
Karena SAP Business One adalah paket sistem manajemen bisnis terintegrasi yang dirancang
khusus untuk UKM seperti Wolf Peak. Aplikasi ini mengotomatiskan operasi penting termasuk
penjualan, keuangan, pembelian, inventaris, dan manufaktur serta memberikan tampilan bisnis
yang akurat dan terkini. Keterjangkauan relatifnya menjanjikan pengembalian investasi yang
cepat, dan pengguna memiliki lingkungan intuitif yang konsisten yang dapat dipelajari dengan
cepat dan gunakan secara efektif.
“SAP Business One is an integrated business management software package designed
specifically for SMEs like Wolf Peak: The application automates critical operations including
sales, finance, purchasing, inventory, and manufacturing and delivers an accurate, up-to-the-
minute view of the business. Its relative affordability promises a rapid return on investment, and
its simplicity means users have a consistent, intuitive environment that they can learn quickly
and use effectively.”

Sebagai contoh, SAP Business One dapat menghasilkan empat atau lima laporan hanya dalam
satu sore dibandingkan dengan sistem akuntansi sebelumnya yang menghabiskan beberapa bulan
dan beberapa ribu dolar mencoba untuk mendapatkan dari konsultan sistem akuntansi yang lain
dan tidak mendapatkan hasil.
Daems (pemilik Wolf Peak) telah menjalankan laporan piutang terbuka selama bertahun-tahun,
untuk mengatur faktur yang lewat jatuh tempo 15 hari dan lebih besar dari $450. Dia tidak bisa
menjalankan laporan tersebut dengan sistem akuntansi baru. Namun dengan SAP Business One,
mereka dapat menjalankan laporan piutang tersebut dan kemudian mengurutkannya berdasarkan
jumlah terlama, terbesar, atau berdasarkan pelanggan dan tanpa memerlukan kertas.
“They even generated four or five reports that we had spent several thousand dollars and
several months trying to get from our other software consultants and had not yet received. Based
on our data that they had input into Business One, JourneyTEAM put those reports together in
an afternoon.”
For years, Daems had been running an open receivables report that presents, for example, all
the invoices that are 15 days past due and greater than $450. Unfortunately, he simply could not
run a report like that with the software package he bought to replace his old QuickBooks
program. That situation has now changed. “With SAP Business One, we can go in there and ask
for those parameters and then sort it by oldest, biggest amount, or customer,” says Schwab.
“And it’s paperless.

Haruskah sebagian besar UKM menggunakan rangkaian sistem bisnis terintegrasi seperti
SAP Business One daripada akuntansi khusus dan sistem bisnis lainnya? Mengapa atau
mengapa tidak?
Tidak harus, karena semua sistem itu disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan kemampuan
keuangan dari penggunaannya. Nyatanya, ketika Wolf Peak masih berskala kecil, sang owner
senang menggunakan QuickBooks, namun seiring dengan perkembangan Wolf Peak, mereka
memerlukan sistem akuntansi yang lebih canggih atau terintegrasi
“In Wolf Peak’s early days, founder-owner Kurt Daems was happy using QuickBooks to handle
accounting chores.
“As Wolf Peak got bigger, the owner felt the need to get into a more sophisticated accounting
system,” says Ron Schwab, CFO at Wolf Peak International.”
 REAL WORLD ACTIVITY
Kasus ini menunjukkan kegagalan dan keberhasilan dalam penelitian sistem perangkat
lunak, pemilihan, dan proses instalasi, serta beberapa perbedaan utama antara paket
perangkat lunak aplikasi bisnis berdasarkan kemampuan, seperti kemudahan penggunaan
dan akses informasi bagi karyawan dan manajemen. Cari di Internet untuk menemukan
beberapa contoh lagi keberhasilan dan kegagalan untuk rangkaian perangkat lunak
seperti SAP Business One atau Oracle E-Business Suite dan paket bisnis khusus seperti
QuickBooks atau Great Plains Accounting.
1. Planet Surf
Planet Surf (di bawah manajemen PT. Planet Selancar Mandiri) adalah toko retail yang
menawarkan berbagai merk pakaian selancar, skate, dan street wear dari Amerika Serikat dan
Australia, seperti: Channel Islands, Ripcurl, Volcom, Oakley, Rayban, One Teaspoon dan masih
banyak lagi. Outlet pertama Planet Surf didirikan di Jogjakarta pada 31 Januari 1997. Saat ini
ada 57 toko Planet Surf yang berlokasi di 31 kota di seluruh Indonesia.
Bekerja sama dengan PT Sterling Tulus Cemerlang yang merupakan mitra implementasi
solusi SAP sebagai SAP Indonesia Gold Partner dan berpengalaman dalam Bisnis Ritel, Planet
Surf menggunakan solusi SAP Business One. Dengan tujuan untuk memanfaatkan teknologi
guna mendorong pertumbuhan bisnis dan memungkinkan perluasan secara global, Planet Surf
memilih SAP Business One untuk mencegah entri data ganda (redundancy) dan menghitung
secara otomatis pesanan penjualan. Manfaat yang diperoleh Planet Surf sebagai berikut.
1. Sistem terpadu antara toko dan kantor pusat
2. Tidak ada entri data ganda yang dijumpai pada sistem
3. Pembaruan laporan penjualan dan persediaan secara harian dan aktual
4. Laporan tambahan yang mempermudah pengguna serta memberikan akses yang lebih
mudah
https://youtu.be/mMtq6ZMTJ34

2. Motorola Solutions
Motorola Solutions adalah perusahaan yang memproduksi radio dua arah dan sistem
radio keselamatan publik untuk penegak hukum yang berpusat di Chicago, Amerika. Selain itu
Motorola Solutions juga menyediakan paket perangkat lunak untuk pusat komando, pemetaan
dan pengawasan drone.
Motorola Solutions memilih Oracle Cloud Infrastructure (OCI) untuk menjalankan
aplikasi Oracle E-Business Suite untuk berbagai keuangan, rantai pasokan, manajemen pesanan,
dan beban kerja lainnya. OCI, termasuk Oracle Exadata dan Oracle Enterprise Database Service,
membantu perusahaan meningkatkan kinerja dan meningkatkan efisiensi kerja perusahaan. OCI
juga memungkinkan penggunaan cloud untuk meningkatkan keamanan pemulihan data apabila
terjadi bencana. Motorola juga memanfaatkan Oracle Cloud Guard yang merupakan kemampuan
keamanan bawaan OCI untuk menurunkan risiko secara lebih proaktif dengan memantau dan
menegakkan kebijakan keamanan. Sistem ini sekarang dapat mendeteksi dan menangani aplikasi
dan database pendukung di lapisan aplikasi, tanpa tim TI harus menjalankan server baru.
https://www.oracle.com/customers/motorola-solutions-oci/

Bagilah ke dalam kelompok-kelompok kecil dengan teman sekelas Anda untuk

mendiskusikan beberapa faktor perbedaan utama yang Anda temukan berdasarkan
penelitian Internet Anda. Kemudian buat rekomendasi kepada kelas tentang bagaimana
perbedaan ini seharusnya membentuk keputusan pemilihan perangkat lunak aplikasi
bisnis untuk UKM.
Dalam mengambil keputusan untuk memilih perangkat lunak bisnis untuk UKM, ada
faktor-faktor kunci yang harus diperhatikan untuk meminimalisir kegagalan serta memastikan
keberhasilan dalam pemilihan sistem yang tepat untuk penggunanya. faktor yang harus
diperhatikan untuk meminimalisir kegagalan
1. Melibatkan pengguna atau operator yang akan menjalankan sistem tersebut untuk
memastikan kebutuhan akhir baik dalam hal kelancaran operasional, pengendalian biaya,
peningkatan penjualan maupun akses data dan laporan terpenuhi.
“There were no financial people in-house at the time the decision was made to purchase
a replacement for QuickBooks, and the decision was made without a finance person in
place to review it.”

2. Memastikan adanya layanan garansi (after sales service) yang baik dari sistem yang
ditawarkan baik berupa training kepada operator sistem secara berkala maupun
penyelesaian masalah yang mungkin terjadi.
”The company paid IT consultants to develop reports for specific needs, some of which
still had not been delivered, months after they were commissioned. “So the company
paid a lot of money to have this new accounting system, but nobody knew how to go in
and extract financial or operational data used to make critical business decisions.”

3. Memastikan sistem yang dipilih mempunyai kemampuan interface yang baik dalam hal
transmisi data (import-export) ke sistem lainnya yang mungkin sudah dimiliki
perusahaan.
“The biggest difficulty for QuickBooks users is to go from a very friendly user interface
and the ability to find information easily to a more sophisticated, secured, batch-
oriented accounting system that became an absolute nightmare to get data out of,” notes
Schwab.”

4. Mempunyai jaminan keamanan data untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.
https://www.oracle.com/customers/motorola-solutions-oci/
 DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. & George M. Marakas. 2010. Management Information System, Tenth
Edition.

Oracle. 2022. Motorola Solutions Moves Essential Workloads to Oracle Cloud. Diakses pada 20
Maret 2022.
https://www.oracle.com/customers/motorola-solutions-oci/

STEM. 2016. Kisah Sukses Pelanggan SAP B1 Indonesia, Planet Selancar Mandiri (Planet Surf)
oleh STEM. Diakses pada 20 Maret 2022.
https://youtu.be/mMtq6ZMTJ34