Modul Ajar Dasar Dasar Manajemen Perkantoran
Modul Ajar Dasar Dasar Manajemen Perkantoran
1. Dasar Hukum
Pemerintah Indonesia juga telah mendukung dan membuat landasan untuk melakukan
pengelolaan arsip secara elektronik hal ini dapat dirujuk pada peraturan perundang-
undangan yang telah dikeluarkan yaitu (Sambas dan Hendri, 2016):
a. Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pembangunan E-Government, "Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan
teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola,
menyalurkan dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik."
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Digital, Pasal 5 ayat (3), "Informasi digital dan/atau Dokumen Digital
dinyatakan sah apabila menggunakan sistem digital sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam undang-undang ini."
c. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik pasal 7 menyebutkan bahwa:
1) Badan publik wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan informasi
pulik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik
selain infrmasi publik yang dikecualikan sesuai ketentuan
2) Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak
menyesatkan
3) Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), badan publik
harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk
mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan
mudah.
d. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 40
ayat (1), "Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: (a) andal; (b) sistematis; (c)
utuh; (d) sesuai dengan norma, standar prosedur, dan kriteria."
Keterangan:
• Menit ke 26 s.d. 35: Karakteristik dokumen digital
• Menit ke 55 s.d. 1.08: Contoh hasil dokumentasi digital berbasis website (pada contoh
ini dokumen yang ditangani adalah dokumen prosiding atau karya tulis akademis
yang dipublikasikan dalam suatu acara seminar akademis
• Menit ke 1.08 s.d. 1.15 : Proses penanganan dokumen digital (digitasi)
3. Peralatan yang Digunakan dan Prosedur Penggunaannya
Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan
penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Oleh
karena itu peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai tujuan untuk
menyelenggarakan kegiatan setiap harinya. Peralatan yang digunakan dalam melakukan
Pengelolaan Dokumen Digital yaitu:
a. Perangkat Komputer
Spesifikasi perangkat komputer disesuaikan dengan Dunia Industri saat ini, maka
Windows minimal yang digunakan yaitu Windows 8. Kemudian Microsoft Office yang
digunakan minimal versi 2013.
b. Mesin Scanner
Scanner merupakan sebuah alat elektronik yang memiliki fungsi dasar sebagai
pengganda berkas untuk kemudian dikonversi dan disimpan dalam bentuk digital.
Scann QR Code berikut untuk menyimak vide tentang langkah langkah menggunakan
Printer Scann Epson L3110!
Keterangan:
Jenis sistem penyimpanan dokumen yang akan kita gunakan yaitu sistem Tanggal. Jadi
folder yang dibuat yaitu: Tahun > Bulan > Tanggal
Agar lebih jelas tentang prosedur penanganan dokumen digital di dunia kerja, yuk kita
melakukan praktik Penanganan Dokumen Digital menggunakan Jobsheet. Jobsheet dibuat
dengan mengadopsi kegiatan penanganan dokumen di dunia kerja Lembaga Kursus dan
Perlatihan. Silahkan download Jobsheet dengan cara scann QR Code di bawah ini!
PEDOMAN PENSKORAN
No. Soal Skor
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan digitalisasi dokumen! 5
2. Jelaskan apa saja keuntungan yang diperoleh perusahaan jika 10
penanganan dokumen dilakukan secara digital!
3. Sebutkan dan jelaskan dasar hukum pengelolaan dokumen digital! 10
4. Sebutkan dan jelaskan peralatan apa saja yang digunakan untuk 10
menangani dokumen digital!
5. Jelaskan tahapan-tahapan dalam penanganan dokumen digital! 15
Total Skor 50
Nilai Akhir (Total Skor * 2) 100
DAFTAR PUSTAKA
Abdulkhadim, H., Bahari M., Bakri A., dan Ismail W. (2015). A Researh Framework of
Electronic Document Management System (EDMS) Implementation Process in
Government. Journal of Theoretical and Applied Information Technology 81 (3), 420-432.
Dewi, Rina Puspita. 2010. Modul Aplikasi Perangat Linak Presentasi dan Pengelolaan Data
untuk SMK Bisnis dan Manajemen. Jakarta: Yudhistira