DASAR-DASAR PENGELOLAAN PROYEK

Penyelenggaraan proyek tergantung pada dua faktor utama yaitu : sumber daya dan fungsi
manajemen. Sumber daya terdiri dari manusia, uang, peralatan, dan material, sedangkan fungsi
manajemen dimaksudkan sebagai kegiatan-kegiatan yang dapat mengarahkan atau
mengendalikan sekelompok orang yang tergabung dalam suatu kerja sama untuk mencapai
tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dalam penyelenggaraan proyek, kegiatan yang
dilakukan oleh sumber daya manusia, ditunjang dengan uang, material dan peralatan, perlu
ditata melalui fungsi-fungsi manajemen dalam keterbatasan waktu yang disediakan sehingga
memenuhi prinsip efisien dan efektif.

1.1. SUMBER DAYA

❑ Manusia
Manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang terlibat
langsung maupun tidak terlibat langsung dengan proyek. Tenaga yang terlibat langsung
adalah tenaga kerja yang berada pada kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa),
kelompok kontraktor (penyedia jasa), dan kelompok konsultan (penyedia jasa).
❑ Uang
Uang merupakan sumber daya sangat penting dalam manajemen penyelenggaraan proyek.
Ketidakcukupan uang, sulit untuk mengharapkan penyelenggaraan manajemen proyek
sesuai dengan ikatan kontrak yang disepakati antara para pihak yang menandatangani
perjanjian kontrak. Seluruh kegiatan penyelenggaraan proyek pada seluruh kelompok
terlibat, memerlukan biaya yang besarnya telah disepakati di dalam surat perjanjian
kontrak. Jika terjadi ketidaksepakatan (dispute) dalam pelaksanaan pekerjaan, biasanya
berdampak pada “nilai uang” yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata
cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh.
Uang sangat penting karena seluruh kegiatan proyek memerlukan pembiayaan,
menyangkut: rekruitmen manusia (tenaga kerja); penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli,
tenaga terampil); penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat laboratorium);
pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan material, baik bagi kelompok
pengguna jasa maupun penyedia jasa. Jadi pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan
proyek (civil works) bukan semata-mata untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi oleh
kontraktor, tetapi juga termasuk biaya yang harus dikeluarkan untuk konsultan pengawas
dan untuk pengguna jasa (misalnya Pinpro dan Pinbagpro yang mewakili Pemerintah),
dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.
❑ Peralatan
Peralatan dalam proyek diartikan sebagai alat lapangan (alat berat), peralatan laboratorium,
peralatan kantor (computer, kalkulator), dan peralatan penunjang utama. Dengan
menggunakan peralatan yang sesuai sasaran pekerjaan dapat dicapai dengan ketepatan
waktu lebih akurat, serta memenuhi spesifikasi teknis yang telah dipersyaratkan.

▪ Alat-alat berat
Jenis peralatan dengan variasi kapasitas dan kegunaannya dapat digunakan untuk
pekerjaan konstruksi jalan-jembatan sesuai fungsinya. Berdasarkan jenis peralatan dan
fungsinya, dikaitkan dengan jenis pelaksanaan pekerjaannya dapat dikelompokan
sebagaimana tertulis pada Tabel 1.
Pemilihan dan pemanfaatan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan ditinjau dari
jenis, jumlah, kapasitas maupun waktu yang tersedia. Demikian pula cara
penggunaannya, harus mengikuti prosedur pengoperasian dan perawatannya, sesuai
dengan fungsi masing-masing peralatan.
Tabel 1 Jenis Peralatan Dan Penggunaannya

Peralatan Pemindah Tanah (Earth Peralatan Produksi (Plant

moving equipment): Equipment): Peralatan Pengeboran (Drilling /
✓ Bulldozer (crawler, heel) ✓ Stone Crushing Plant Boring Equipment):
✓ Loader (crawler, wheel0 ✓ Asphalt Mixing Plant ✓ Percusion Drill
✓ Motor Grader ✓ Concrete Plant / Mixer ✓ Bore Pile
✓ Excavator (crawler, heel) ✓ Hammer Dril
Peralatan Transportasi
Peralatan Pemadatan (Compacting (Transportation Equipment): Peralatan Tiang Pancang (Piling
Equipment): ✓ Truck Equipment):
✓ Tandem Roller ✓ Trailer ✓ Pile Hammer (Diesel, Vibro)
✓ Pedestrian Roller ✓ Jeep
✓ Vibrating Tamper ✓ Pick Up Peralatan Pemotongan/Penggilingan
✓ Vibrating Rammer ✓ Bus (Cutting / Milling Equipment):
✓ Three Wheel Roller ✓ Soil Stabilizer
✓ Tyre (Pneumatic Roller) Alat Angkut (Hauling Equipment): ✓ Cutter / Milling Machine
✓ Vibrating Compactor ✓ Motor Scraper ✓ Groving Equipment
✓ Combination Roller ✓ Dump Truck ✓ Asphalt / Concrete Cutter
✓ Sheepfoot Roller
Alat Pengangkat (Lifting Equipment): Peralatan Pendukung (Supporting
Peralatam Penyebaran (Paving / ✓ Crane Equipment):
Spreading Equipment): ✓ Lift Platform ✓ Water Tank Truck
✓ Asphalt Finisher ✓ Forklift ✓ Fuel Tank Truck
✓ Concrete Finisher ✓ Generating Set
✓ Aggregate / Chip Spreader ✓ Air Compressor
✓ Asphalt Sprayer ✓ Water Pump
▪ Peralatan Laboratorium
Peralatan laboratorium diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan
pengendalian mutu atas pekerjaan konstruksi oleh kontraktor. Jenis peralatan
laboratorium dapat dilihat pada Tabel 2. Jenis, jumlah dan waktu diperlukannya
peralatan-peralatan laboratorium tersebut tergantung pada ruang lingkup kegiatan
pengawasan atas pekerjaan konstruksi.
Selain peralatan tersebut ada beberapa yang spesifik seperti untuk pengujian
pondasi soil cement dan bahan-bahan struktur (beton, pasangan batu dan lain-lain).

Tabel 2 Jenis Pengujian Dan Alat Yang Digunakan

Jenis Pengujian Peralatan

Pekerjaan Tanah ▪ Sampling for soil tests
▪ Atterberg Limit Soil Classification Tests for
Soils
▪ Liquid Limit Test
▪ Plastic Limit Test
▪ CBR Test for Soils

Pondasi Dan Pondasi Bawah ▪ Sampling of aggregate base and sub-base

▪ Atterberg limits for aggregate base and sub- base
▪ Particle size analysis tests
▪ Extent of Fractured Faces Test
▪ Los Angeles Abrasion Test
▪ Moisture density test for aggregate base and
 sub-base
▪ California Bearing Value Test for aggregate base
and sub-base
▪ Compaction control

Aspal Campuran Panas ▪ Sampling and mechanical soundness tests

▪ Particle size analysis test
▪ Sodium sulphates soundness test
▪ Coating and stripping of bitumen aggregate
mixtures
▪ Specific gravity of course and fine aggregate
▪ Mineral filler Marshall Testing
▪ Testing for asphalt mix design and plant control
▪ Testing of bitumen

❑ Bahan
Bahan diartikan sebagai bahan baku natural maupun melalui pengolahan, dan setelah
diproses ditetapkan menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di dalam dokumen
kontrak. Bahan baku (tanah, batu, aspal, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan
(agregat, adukan beton, pofil baja dll.) merupakan sumber daya yang harus diperhitungkan
secara cermat, karena pengaruhnya di dalam perhitungan biaya proyek sangat besar. Oleh
karena itu lokasi bahan baku perlu secara cermat ditetapkan berdasar jarak dan volume yang
tersedia, memenuhi syarat menjadi bahan olahan. Survey untuk mendapatkan informasi
lokasi bahan baku perlu dilakukan, guna mendapatkan data akurat sebagai masukan bagi
kontraktor dalam menyiapkan penawaran, maupun pada tahap pelaksanaan pekerjaan.

1.1. FUNGSI MANAJEMEN

Untuk melaksanakan manajemen, seorang pada posisi pimpinan di level manapun, harus
melakukan fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik
yang mutlak harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap.
Jika fungsi organik tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan
pencapaian sasaran menjadi gagal. George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut
sebagai POAC, (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

❑ Planning
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai
tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam
rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab
 pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus
mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab masing-masing. Produk planning meliputi perencanaan teknis,
dokumen lelang.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
▪ Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya tersedia.
▪ Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya tersedia.
▪ Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
▪ Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran,
(seluruh tahap: -proses pengadaan, -pelaksanaan dan pengawasan konstruksi; dan
FHO).

❑ Organizing
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan
yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu
wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural
dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun
data.
Dalam proses manajemen, organisasi digunakan sebagai alat untuk :
▪ menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
▪ membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
▪ mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam
kordinasinya.
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun
fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui
mekanisme : -koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando), -koordinasi
horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan - koordinasi diagonal
(menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). Koordinasi diagonal
apabila diintegrasikan dengan baik akan memberikan kontribusi signifikan dalam
menjalankan fungsi organizing.
Sebagai contoh, dapat dijelaskan sebagai berikut:

▪ Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis:

1. Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment
Superintendant
 2. Tim Pengawas Lapangan (Field Supervision Team), koordinasi antara Site
Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan
koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

▪ Koordinasi horizontal dan bersifat satu level:

1. Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
2. Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality
Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

▪ Koordinasi diagonal:
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi
horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Pinbagpro Fisik dengan
General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal,
kemudian koordinasi antara Pinpro Fisik dengan Chief Supervision Engineer
merupakan.

❑ Actuating
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung
dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada
tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan;
dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama
memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda menyukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George
R. Terry, yaitu:
▪ Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam
kelompok atau organisasi menjadi penting.
▪ Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan
adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan
tepat oleh pegawainya.
▪ Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh
pegawainya.
▪ Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam
penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya
sebagai bagian dari organisasi.
 ▪ Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh
sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
▪ Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar
apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
▪ Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua
orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih
pembenaran atas keputusannya.
▪ Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain
menjadi naik emosinya.
▪ Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak
dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
▪ Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah
dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

❑ Controlling
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan
sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling
terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana
pekerjaan pelaksanaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. General Superintendat
berkewajiban melakukan controlling (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang
dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor,
Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk
memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “quality
assurance”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat
dipenuhi.
Kegiatan ini juga berlaku di dalam kegiatan internal konsultan supervisi; artinya kepada
pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, dan secara internal Site
Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer.
Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi
lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara
lain adalah:
▪ Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
 ▪ Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang,
peralatan, bahan)
▪ Prosedur dan cara kerjanya
▪ Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

▪ Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta

tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang
mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara
rencana dan pelaksanaan, artinya memahami kemungkinan terjadinya
penyimpangan.

TUGAS II

Cari tugas/fungsi dari:

1. General Superintendant
2. Material Superintendant
3. Equipment Superintendant
4. Site Engineer
5. Quantity Engineer/Quality Engineer
6. Chief Supervision Engineer.