1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan dalam dunia bisnis yang sangat pesat tidak dapat terlepas dari

peranan teknologi informasi yang kini telah diterapkan pada berbagai bidang

dalam kehidupan masyarakat. Dampak lebih lanjut dari kemajuan dunia bisnis

tersebut ialah meningkatnya peranan informasi dalam proses bisnis dan semakin

ketatnya persaingan antar pelaku-pelaku bisnis yang terlibat di dalamnya. Hal ini

menjadikan perencanaan strategi informasi sebagai hal yang sangat penting

untuk dilakukan suatu perusahaan agar dapat merumuskan strategi bisnis yang

tepat untuk menghadapi para pesaingnya. Tanpa perencanaan yang bersifat

dinamis dan fleksibel, sebuah perusahaan tidak akan mampu merespon

perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat dan pada akhirnya tidak akan

mampu bertahan dalam persaingan bisnis yang ketat.

Suatu perusahaan dituntut tidak hanya mengandalkan strategi bisnis

untuk menghadapi persaingan bisnis, tetapi diperlukan juga informasi yang

cepat, tepat, akurat, dan spesifik sebagai salah satu sumber daya utama.

Informasi tersebut juga diperlukan untuk membantu perusahaan dalam

mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja

perusahaan serta sebagai upaya untuk memenangkan persaingan bisnis.

 2

Seiring dengan perkembangan dunia bisnis yang sangat pesat dan

didukung oleh kemajuan sarana transportasi, kegiatan perdagangan antar wilayah

semakin sering terjadi. Hal ini menyebabkan kebutuhan akan jasa perusahaan

pengiriman barang (ekspedisi) terus meningkat, sehingga jumlah perusahaan

pengiriman barang pun semakin banyak, dan pada akhirnya menyebabkan

persaingan antar perusahaan ekspedisi semakin ketat. Perusahaan-perusahaan

ekspedisi yang ada saat ini berlomba-lomba menawarkan berbagai keunggulan

demi meningkatkan daya saingnya. Salah satunya ialah dengan memanfaatkan

teknologi informasi dalam mendukung proses bisnisnya sehingga mampu

meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggannya.

PT. PRAA Express selama ini mengalami kesulitan dalam merumuskan

teknologi informasi dan sistem informasi yang sesuai serta mampu mendukung

pencapaian visi dan misi perusahaan. Pengembangan sistem informasi yang

tergesa-gesa dan tidak melalui tahapan analisis yang sistematis mengakibatkan

sistem yang digunakan saat ini tidak berfungsi optimal dalam membantu

kegiatan operasional perusahaan.

Aplikasi-aplikasi yang digunakan pada PT. PRAA Express saat ini tidak

terintegrasi antar divisi-divisi dalam perusahaan sehingga informasi yang

dihasilkan tidak konsisten dan sering terjadi duplikasi data yang mengakibatkan

ketidakakuratan informasi. Akibatnya sistem informasi berjalan tidak dapat

menghasilkan informasi yang bersifat strategis yang mampu menunjang

pengambilan keputusan bagi para eksekutifnya. Hal ini tentunya akan

menyulitkan jajaran eksekutif PT. PRAA Express untuk merumuskan rencana

 3

strategis sehubungan dengan pengembangan perusahaan di masa yang akan

datang.

Website yang saat ini telah dimiliki perusahaan juga belum mampu

memberikan informasi-informasi secara lengkap dan belum dilengkapi dengan

fasilitas pendukung layanan yang dibutuhkan para pelanggan.. Pengembangan

website perusahaan yang belum menyeluruh menjadikan para pelanggan sering

merasa kurang puas dengan pelayanan PT. PRAA Express. Hal ini tentunya

dapat mengurangi daya saing perusahaan dalam menghadapi persaingan global.

Setelah melakukan observasi pada sistem informasi yang berjalan pada

PT. PRAA Express saat ini, ditemukan beberapa masalah, yaitu antara lain:

• Sistem informasi yang ada tidak terintegrasi antar divisi-divisi

dalam perusahaan sehingga dapat menimbulkan redudansi data, dan

mengakibatkan kesulitan bagi pihak eksekutif karena mereka harus

turun langsung ke level operasional untuk memperoleh data yang

dibutuhkan.

• Penghitungan estimasi biaya pengiriman barang masih dilakukan

secara manual sehingga dikhawatirkan terjadinya human error yang

jika dibiarkan terus-menerus dapat mengakibatkan kerugian bagi

perusahaan.

• Pemrosesan tagihan biaya pengiriman barang terhadap pelanggan

masih menggunakan aplikasi berbasis Microsoft Office Excel 2000

sehingga berjalan lamban dan rentan terhadap redudansi data dan

kesalahan penghitungan.
 4

Ketersediaan informasi yang bersifat strategis dalam perusahaan jasa

pengiriman barang memegang peranan yang sangat penting, terutama bagi

jajaran eksekutif perusahaan karena informasi strategis diperlukan untuk

mendukung pengambilan keputusan dan membantu dalam memantau performa

perusahaan. Selain itu juga, dengan mengintegrasikan informasi yang dibutuhkan

dan didukung kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi secara real

time, maka dapat dipastikan akan mampu memudahkan kerja masing-masing

divisi dalam perusahaan (bagian Operasional, Keuangan, Pemasaran & HRD).

Tanpa sistem informasi yang terencana dan terintegrasi, sebuah perusahaan

ekspedisi tidak akan mampu meningkatkan kinerja pelayanannya dan dapat

mengakibatkan perusahaan tidak akan mampu bersaing dengan perusahaan

ekspedisi lainnya.

Atas pertimbangan pentingnya membuat perencanaan strategi informasi

yang bertujuan untuk mengembangkan suatu sistem informasi strategis yang

mampu mendukung pencapaian sasaran perusahaan yang telah ditetapkan, maka

penulis tertarik untuk mengangkat topik ini sebagai objek penelitian dan

menyusun skripsi dengan judul “Perencanaan Strategi Informasi Pada PT. PRAA

Express”.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup bahasan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Analisa sistem yang sedang berjalan pada PT. PRAA Express

untuk mengukur kinerja sistem dalam mendukung unit bisnis

strategis utama perusahaan yaitu jasa pengiriman barang

 5

(cargo) yang dimulai dari penerimaan order (pick-up on call),

pemrosesan order, estimasi biaya pengiriman barang, hingga

penghitungan tagihan dan pencetakan invoice.

2. Perencanaan strategi informasi menggunakan tahapan dan

kerangka kerja PSI dari Tozer (mulai dari fase 0 s/d 3.2),

Analisis 5 Daya Saing Porter, Analisis SWOT, Analisis Value

Chain, Analisis Critical Success Factor & Key Performance

Indicator dan Analisis Audit Grid.

Di samping itu adapa beberapa hal yang tidak dibahas dalam skripsi ini

meliputi antara lain:

• Prosedur kontrak kerjasama antara perusahaan dengan

pelanggan (corporate customer) yang ingin menggunakan jasa

PT. PRAA Express maupun dengan vendor dan handling

daerah. Perlu diketahui bahwa saat ini layanan dari PT. PRAA

Express hanya diperuntukkan bagi pelanggan korporat yang

terlebih dahulu membuat kontrak untuk berlangganan dengan

PT. PRAA Express.

• Prosedur penagihan biaya penggunaan jasa PT. PRAA Express

kepada pelanggannya.
 6

1.3 Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah:

• Menganalisis sistem berjalan pada PT. PRAA Express untuk

mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem agar dapat

memberikan usulan pengembangan sistem yang tepat di masa

yang akan datang.

• Merancang strategi informasi yang sesuai untuk perusahaan

agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan guna

meningkatkan kualitas layanan yang diberikan kepada

pelanggan.

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari pembuatan skripsi ini adalah:

• Memudahkan jajaran eksekutif PT. PRAA Express dalam

mengidentifikasi dan memperoleh informasi strategis secara

cepat dan akurat, yang diperlukan untuk memantau kinerja

pelayanan dan perkembangan perusahaan, guna meningkatkan

kinerja layanan yang diberikan terhadap pelanggan.

• Mengarahkan PT. PRAA Express dalam mencapai visi dan

misinya dengan menganalisa dan membuat perencanaan

strategi informasi yang mampu menjawab permasalahan yang

dihadapi perusahaan.

• Merancang dan menghasilkan perencanaan strategi informasi

yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam

memberikan pelayanan kepada para pelanggan.

 7

• Memastikan bahwa investasi perusahaan yang ditanamkan

dalam teknologi informasi dapat memberikan hasil yang

optimal dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.

• Menghasilkan suatu sistem informasi yang terintegrasi

sehingga memudahkan seluruh divisi dalam perusahaan untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara real time,

karena informasi dapat digunakan secara bersama-sama oleh

pihak yang membutuhkannya.

1.4 Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Metode pengumpulan data

Pengumpulan data untuk penelitian ini diperoleh dari:

a. Wawancara

Melakukan tanya jawab secara langsung

dengan pihak-pihak yang bersangkutan untuk

memperoleh informasi strategis mengenai PT.

PRAA Express.

b. Kuesioner

Daftar pertanyaan yang diberikan kepada

karyawan perusahaan untuk mengumpulkan

pendapat para karyawan berkenaan dengan kinerja

sistem berjalan.
 8

c. Observasi

Melakukan pengamatan secara langsung

untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan

bisnis perusahaan.

d. Studi pustaka

Penelitian dilakukan berdasarkan teori yang

diperoleh dari hasil studi pustaka berupa buku-

buku, majalah dan jurnal yang digunakan untuk

mendukung pembahasan permasalahan.

2. Metode analisis

Metode analisis yang digunakan dalam penulisan skripsi ini

antara lain:

a. Analisa Lima Daya Saing Porter

Analisis ini menggunakan teori Michael

Porter mengenai 5 (lima) kekuatan yang

mempengaruhi posisi perusahaan dalam dunia

bisnis untuk meningkatkan kemampuan

perusahaan dalam menangkap peluang positif serta

meningkatkan competitive advantage.

b. Analisa SWOT

Analisis SWOT menaruh perhatian pada

unsur-unsur Strengths, Weaknesses, Opportunities

& Threats, yang bertujuan agar perusahaan mampu

mengenali dan menggunakan kekuatan-kekuatan

 9

yang dimilikinya untuk mengeksploitasi peluang-

peluang positif yang ada serta memperbaiki

kelemahan dan mengatasi ancaman yang muncul.

c. Analisa Value Chain

Analisa ini bertujuan untuk meningkatkan

kinerja aktifitas-aktifitas bisnis dalam perusahaan

serta meningkatkan nilai tambah dari hubungan

antara aktifitas tersebut.

d. Analisa CSF & KPI

Analisa CSF & KPI merumuskan faktor-

faktor kritikal dan indikator kunci dari kinerja

suatu perusahaan yang bertujuan untuk

membangun strategi SI/TI dan mengembangkan

strategi bisnis perusahaan.

e. Audit Grid

Analisa ini terfokus pada sistem berjalan

dalam perusahaan yang bertujuan untuk

mengevaluasi kinerja dari sistem tersebut ditinjau

dari perspektif nilai bisnis dan kualitas teknis.

f. Tahapan dan Kerangka Kerja PSI dari Tozer

Kerangka sistematis perencanaan strategi

informasi menurut Tozer yang bermanfaat sebagai

panduan kerja dalam merumuskan perencanaan

strategi informasi bagi PT. PRAA Express.

 10

3. Metode Perancangan

Adapun metode perancangan yang digunakan adalah:

a. Pembuatan arsitektur informasi dengan membuat

Peta Aplikasi untuk merancang sistem informasi

yang mampu mendukung kegiatan bisnis

perusahaan.

b. Pembuatan Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data.

c. Pembuatan usulan Arsitektur Jaringan.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab dan isi

pokok dari masing-masing bab dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang penulisan, ruang

lingkup, tujuan dan manfaat, serta sistematika penulisan skripsi.

BAB 2 LANDASAN TEORI

Adapun pada bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang

menjadi dasar bagi pembahasan skripsi ini. Teori ini diambil dari beberapa

buku referensi dan materi kuliah yang sudah pernah didapatkan pada proses

perkuliahan sebelumnya.

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini menjelaskan tentang mengenai metodologi analisis yang akan

digunakan dalam pembahasan skripsi ini beserta uraian potret keseluruhan dari

proses bisnis perusahaan yang dijadikan objek penelitian.

 11

BAB 4 USULAN PENGEMBANGAN MODEL BISNIS DAN

ARSITEKTUR INFORMASI

Pada bab ini, akan diuraikan hasil dari analisis yang telah dilakukan pada

bab 3, yaitu berupa usulan pengembangan model bisnis dan usulan

perancangan arsitektur informasi.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan penutup dari pembahasan skripsi ini, yang akan

menjelaskan kesimpulan dari seluruh penulisan skripsi beserta saran-saran

yang diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak manajemen perusahaan untuk

dapat lebih meningkatkan kinerja perusahaan di masa yang akan datang.