blackhead

KAMIS, 10 MEI 2012

CRM/ERP/SCM Pada perusahaan PT KALBE FARMA

1.DEFINISI
Proteksi bisnis tidak akan diperoleh secara langsung dari pemerintah, setiap pelaku
bisnis dituntut agar dapat bersaing dan berkompetisi secara sehat dengan competitor dari
negara lain untuk bersaing memperebutkan pasar regional. Bilamana pelaku bisnis domestic
tidak memiliki kemampuan untuk berkompetisi secara sehat maka potensi pasar yang ada
akan dengan mudah diambil alih oleh competitor dari negara lain.
Agar dapat berkompetisi secara sehat maka perlu dilakukan langkah-langkah strategis untuk
mengantisipasi dan menjawab tantangan yang dihadapi. Peningkatan mutu produk dan
layanan akan menjadi focus utama guna meningkatkan kualitas kepuasan konsumen
sebagai tolok ukur pencapaian keberhasilan bisnis. Selain itu peningkatan efisiensi dan
efektifitas pengelolaan perusahaan akan meningkatkan laba disisi perusahaan serta
pengurangan biaya yang akan membawa manfaat pada harga jual produk dan jasa yang
lebih kompetitif.
Sejalan dengan perkembangan sistem informasi yang berkaitan dengan manajemen,
pada saat ini telah berkembang aplikasi bisnis yang terkait dengan manajemen perusahaan
sebagai pengembangan dari sistem informasi manajemen sebagaimana telah dikenal
sebelumnya. Aplikasi bisnis tersebut telah menjadi tren manajemen saat ini dan tidak saja
dimanfaatkan oleh bisnis telekomunikasi melainkan juga oleh seluruh pelaku bisnis di dunia.
Aplikasi aplikasi tersebut memiliki peran yang berbeda dengan dengan sasaran yang
berbeda pula.
Enterprise Resources Planning (ERP)
ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka
kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan kepemrosesan
pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan
produksi dan distribusi serta keuangan. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting
yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkan.

Gambar A. Konsep dasar ERP

Customer Relationship Management (CRM)

CRM merupakan salah satu sarana untuk menjalin hubungan yang
berkelanjutan antara perusahaan dengan para stakeholder maupunshareholder. CRM merupakan s
ebuah pendekatan baru dalam mengelolahubungan korporasi
dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapatmemaksimumkan komunikasi,
pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontakyang berbeda dengan pelanggan. Konsep penggunaa
n CRM adalah untukmengenal, mengetahui dan menggali dari apa yang di harapkan dari seoran
g pelanggan atau konsumen dari suatu
perusahaan. Dengan CRM perusahaan dapat membangun database mengenai
pelanggan, yang akanmencatat profil pelanggan seperti jenis kesukaan, pekerjaan dan besarnyapeng
hasilan. Informasi ini akan dipergunakan untuk
membangun relasi antara perusahaan dengan pelanggan, disamping antara pelanggan satu deng
anyang lainnya.

Gambar C. Proses Bisnis CRM (Joko Nurjadi, 2008)

Supply Chain Management (SCM)

SCM adalah sistem antar perusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi inform
asi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai
hubungan antara beberapa proses bisnis utamaperusahaan dan dengan pemasok, pelanggan, serta
mitra bisnis. Tujuan SCMadalah untuk menciptakan jaringan yang cepat, efisien, dan berbiaya ren
dah.

Gambar B. Model Supply Chain (A. T. Kearney, 1994)

2.TUJUAN

Enterprise Resources Planning(ERP)

Dalam penerapan ERP terdapat tiga fungsi utama yang merupakansuatu alur berurutan yai
tu : 1). Pendukung operasional bisnis, 2). Sebagai alatyang membantu dalam proses pengambil
an keputusan, dan 3). Pendukung untuk menentukan strategi yang akan diambil oleh perusahaan.
Pada tahun 2000 PT. Kalbe Farma, Tbk mulai menerapkan ERPuntuk mendukung bisnis
proses yang ada di perusahaannya. PT. Kalbe Farma, Tbk
pertama kali menerapkan modul keuangan, manufaktur, dilanjutkan modul distribusi, penjual
an dan pemasaran, kemudian penerapan modul manufaktur. Terdapat beberapa alasan mengapa P
T. KalbeFarma, Tbk menerapkan ERP yaitu sesuai dengan cetak biru Teknologi InformasiPT. Kalbe
Farma, Tbk hingga 2012:
1. Visi dan misi perusahaan adalah tumbuh bersama teknologi. KeberadaanTI bukan sekadar enabl
er, tapi harus menjadi akselerator pengembanganbisnis perusahaan.
2. Cetak biru TI yang disusun Grup Kalbe tersebut cukup komprehensif, mulaidari sistem Supply C
hain Management (SCM) terintegrasi hingga CustomerRelationship Management (CRM).
3. Kebutuhan akan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang tepat
waktu dan real time.
4. Dankos sebagai anak perusahaan menggunakan teknologi yang dibuat sendiri
(in-house development).
5. Adanya kebutuhan untuk melakukan pengintegrasian sistem informasi yangada
di grup Kalbe Farma untuk dapat merumuskan strategi perusahaan dengan tepat.
6. Grup Kalbe berdiri tahun 1966, dimana saat ini mempunyai tiga divisi,yakni farmasi, makanan k
esehatan, serta kemasan dan distribusi. Divisi Farmasi mencakup PT Finusol Prima; PT Bifarma
Adiluhung; InnogeneKalbiotech

Ltd.; dan PT Dankos Laboratories. Dankos, yang juga berstatus perusahaan

publik, memiliki tiga anak usaha, yakni: PT Hexpharm Jaya Laboratories;PT Bintang Toedjoe; dan
PT Saka Farma Laboratories. Divisi MakananKesehatan terdiri dari PT Helios Arya Putra dan PT S
anghiang Parkasa;sedangkan Divisi Kemasan dan Distribusi terdiri dari PT Igar Jaya Tbk. (yangjuga
memiliki dua anak usaha:
PT Avesta Pack dan PT Indogravure), danPT Enseval Putera Megatrading.

7. Grup usaha ini didukung oleh sekitar 12 ribu karyawan, termasuk 2 ribu
salesman dan 105 orang stafTI.
8. Sistem integrasi penuh Supply Chain Management.

Salah satu proyek yang sudah berjalan adalah integrasi kantor-kantor cabang dengan
kantor pusat. Sekarang sudah hampir 100 kantor cabang terintegrasi ke kantor pusat. Cepat
nya pengerjaan integrasi jaringanantarkantor
dikarenakan PT. Kalbe Farma, Tbk sudah menggunakan solusi aksesinfrastruktur dari Citrix System.
Solusi ini mulai diterapkan pada tahun 2000untuk mendukung penerapan aplikasi keuangan di kanto
r pemasaran dan pabrik-pabriknya.
Kemudian program lainnya yang mendukung dan meningkatkan kinerjatim penjualannya,
PT. Kalbe Farma, Tbk membekali karyawan denganpersonal digital assistance (PDA). Tujuan
utama memberikan PDA adalah untuk meningkatkan kinerja karyawan dan efisiensi. Sekitar 2 r
ibutenaga salesman atau sekitar 50% sudah dibekali PDA. Dengan perangkat PDA, salesman
dapat melakukan order di tempat dan informasi stokbarang bisa dipenuhi. Sebelum menggunaka
n PDA salesman hanya mampu menjangkau 15 gerai, sekarang
dengan perangkat PDA para salesman dapatmenjangkau lebih dari 20 gerai.
Manfaat ERP system di PT. Kalbe Farma, Tbk dapat dilihat darikecepatan informasi yang d
apat disampaikan dari satu bagian ke bagianlainnya. Mampu menambah jam kerja, paling tidak s
atu jam sehari. Artinya,dalam setahun ada tambahan 240 ribu jam kerja. Manfaat lainnya, PT. K
albeFarma, Tbk berhasil memangkas lama barang di gudang (inventori) dari 180hari menjadi 110
hari. Seperti pada saat ada perubahan inventory, sehinggatidak terjadi off-production. Jika dulu
uang mati di inventori mencapai Rp 1,7triliun, kini menyusut tinggal Rp 1 triliun. Investasi yang
dikeluarkan untukpengadaan PDA mencapai Rp 10

miliar. Jadi secara keseluruhan investasi TI yang dikeluarkan PT. KalbeFarma, Tbk sebesar Rp 30
miliar per tahun.
Kemudian laporan konsolidasi bulanan yang tadinya selalu telat 10 hari,
kini dipangkas tinggal empat hari. Sebelumnya, laporan baru dapat selesaipada tanggal 10 atau 1
2 bulan berikutnya, sekarang dapat selesai tanggal 4.Dengan ERP manajemen mendapatkan infor
masi lebih cepat. Sebelumnya tidakada yang dapat mengetahui turun-naiknya suatu produk secara
detail, saat inihal tersebut dapat dianalisis.
Dengan ERP dapat dilengkapi dengan batch number. Kegunaan batch
number ini untuk menelusuri hingga ke bahan baku, jika terjadi masalahdengan produknya. Selain
itu,

berguna untuk mengakomodasi dan

mendeteksi produk yang mendekati kedaluwarsa (first expired first out). MenggunakanCitrix untuk
menerapkan secara terpusat berbagai aplikasi di seluruh sistemyang beragam, dapat memperpanj
ang usia piranti keras dari tiga tahun menjadi lima tahun. Manfaat lainnya adalah makin me

ningkatnya kepuasan konsumen, kebutuhan informasi antarkantor cabang sudah online, termasukj
uga editor dengan bagian produksi.
Dalam melakukan penerapan ERP di PT. Kalbe Farma, Tbk terdapat
beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penerapan ERP tersebut.Dalam hal ini dapat dibedakan
menjadi dua poin penting yaitu:
Faktor Teknis
1. Proses Penerapan ERP dari Citrix merupakan salah satu tambahanteknologi
untuk mendukung sistem ERP supaya aksesnya bisa lebih cepat(Citrix Meta Frame Secure Access
Manager).
2. Melalui anak usaha PT. Enseval Putera Megatrading sistem intinyaternyata menggunakan aplikasi
dari vendor lain (Oracle). Alasannya, aplikasiitu lebih cocok buat bisnis di bidang distribusi.
3. Memiliki 62 kantor cabang di dalam negeri dan 7 kantor pemasaran di luarnegeri
4. Proses membangun jaringan.
5. Pembangunan infrastruktur server dan database.
6. Menyusun proses dukumentsi sistem dan data.

Faktor Non Teknis

1. Komitmen karyawan dan manajemen untuk mendukung keberhasilan

penerapan ERP tersebut.
2. Proses remapping, dimana bisnis proses yang sudah dimiliki meskipun sudahmemiliki aplikasi ER
P, harus disempurnakan kembali karena adanyatambahan
program aplikasi Citrix dan penggunaan aplikasi dari vendor lainuntuk bagian
distribusi yang menggunakan Oracle.
3. Perubahan bisnis proses dan penerapan ERP menyebabkan perubahan dalamstruktur organisasi d
alam hal tambahnya unit-unit kerja baru yang berfungsiuntuk mendukung, pemeliharaan, dan
pengembangan ERP.
4. Aktivitas Change Management dimana untuk mengelola perubahan yangada
pada saat penerapan ERP.
Dalam penerapan ERP ini terdapat kendala yang dihadapi oleh PT.Kalbe
Farma, Tbk. Dibawah ini beberapa cara yang dilakukan oleh PT. KalbeFarma, Tbk dalam mengat
asi kesulitan dan kendala yang ditemui dalam prosespenerapan ERP tersebut, antara lain;
1. Untuk mendukung peningkatan kualitas SDM

di seluruh

bagian yang

berinteraksi langsung dengan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi. Secara ruti
n PT. Kalbe Farma, Tbk memberikankesempatan kepada mereka untuk mengikuti pelatihanpelatihan termasuk juga untuk SDM di kantor-kantor cabang.
2. PT. Kalbe Farma, Tbk mengadakan pertemuan dengan para vendor untuk menyamakan perseps
i

sekaligus

memperoleh

komitmen,

khususnya menyangkut aspek teknis dan prosedurserta mekanisme penilaian kinerja bagi vendor ba
ru. Parameter yangdikeluarkan oleh masing-masing pabrik, yang sebelumnya tidak tertulis dan
bervariasi, mulai saat itu diseragamkan serta
dibakukan ke dalamsistem Vendor Performance Management (VPM).
3.
PT. Kalbe Farma, Tbk melakukan pendekatan kepada karyawan dan manajemen sebelum
menerapkan sistem ERP dengan mengkomunikasikan
kelebihan dan kekurangan serta posisi karyawan danmanajer mengenai sistem ERP.

4. Untuk menilai kinerja para vendor, PT. Kalbe Farma, Tbk menggunakanKey Perfomance Indikato
r (KPI). Pengukurannya didasarkan pada limaparameter, yaitu right delivery, right quality, right q
uantity, right price danright service (5R).
5. Melakukan Risk Assesment dengan melakukan pemetaan titik-titik yang
dianggap rawan jika terjadi suatu musibah.
6. Membangun sebuah Disaster Recovery Center untuk
menghindarikejadian- kejadian yang tidak diinginkan seperti kebakaran, gempa bumi, ataupu
n lainnya dimana sebelumnya telah melakukan kegiatan riskassesment untuk memilih lokasi yang
tepat.
Integrasi sistem yang dilakukan
tersebut idealnya bisa memberikan informasi yang komprehensif mengenai semua aktivitas, baikk
epada manajemen,
konsumen, maupun prinsipal. Untuk manajemen, diharapkan akan tersaji informasi yang re
al time, on demand, dan sesuaidengan kebutuhan kapan pun dan
di mana pun. Adapun untuk kebutuhanpelanggan, institusi seperti rumah sakit, apotek atau toko
perlu dikembangkanportal yang bisa menyediakan informasi mengenai kesehatan sampai fasilitasi
nteraktif (forum atau chat room). Sedangkan
untuk prinsipal, perlu disediakan akses laporan (penjualan, inventori, order
procurement, status level), baiklewat Web maupun SMS.
Customer Relationship Management (CRM)
Pada saat ini, banyak perusahaan yang memanfaatkan CRM untuk menjalin hubunga
n dengan pelanggan. Dengan memanfaatkan CRM,perusahaan akan mengetahui apa yang
diharapkan dan diperlukan pelanggannya sehingga akan tercipta ikatan emosional yang mampum
enciptakan hubungan bisnis yang erat dan terbuka serta komunikasi dua arahdi antara mereka. De
ngan demikian
kesetiaan pelanggan dapat dipertahankan dan tidak mudah berpindah ke lain produk dan merek.
Secara khusus PT. Kalbe Farma, Tbk berusaha memberikan layananyang sifatnya personal
sehingga dapat memberikan kepuasan yang tinggi pada pelanggannya, baik sebagai stakeho

lder maupun shareholder.Dengan demikian

diharapkan akan terjalin value chain yang kuat di antaramereka melalui customer

relationship (hubungan dengan pelanggan). Untuk dapat meningkatkan CRM, PT.Kalbe Farma, Tb
k tidak segan melakukan investasi yang cukup mahal dan teknologi canggih yang mampu
memberikan layanan yang maksimal bagi
pelanggan. Saat ini CRM lebih menekankan pada perubahan kebijakan dan prosedur yang di
desain untuk meningkatkan sales dan customer retention di berbagai lini perusahaan.
Penerapan CRM dalam PT. Kalbe Farma, Tbk mampu mendongkrak
penjualan dan meningkatkan hubungan dengan relasi yang palingdasar. Dengan CRM, PT. Kalbe
Farma, Tbk mampu mengidentifikasi doktermana yang proaktif
dengan tenaga pemasarnya, mengkalkulasi pendapatanpotensial yang diperoleh dari hubungannya
dengan para dokter tersebut, menjalinhubungan yang lebih erat
dengan para dokter yang merekomendasikan obatnyakepada pasien.
Kemudian PT. Kalbe Farma, Tbk mampu meningkatkan usahapemasaran
dengan memanfaatkan database yang ada, termasuk produk atau jasayang pernah
dibeli oleh pelanggan sebelumnya dan informasi mengenai segmentasi pasar lainnya. Perusahaa
n mampu berkomunikasi denganpelanggannya melalui website atau email, hal ini berarti bahwa kes
eluruhanusaha yang dilakukan bukan hanya untuk membidik target tertentu tetapi jugakarena biaya
nya sangat murah. Selain itu, pelanggan juga mudah menjawab danmerespon dengan mudah dan cep
at.
Keuntungan CRM yaitu dapat mempercepat proses dan memberikan
kemudahan bagian sales, marketing dan service personnel dengan informasi
pelanggan yang lebih baik dan lengkap. CRM memberi kemudahan pada
perusahaan untuk membangun customer relationship dan mengurangi biaya
operasional. Di bagian sales, otomatisasiproses penjualan dapat menjadi sangat sederhana. CRM
membantu mengurangi siklus penjualan dengan adanya informasi
pelanggan
tersedia

yang
setiap

relevan
saat sehinggamemungkinkan pekerjaan menjadi lebih efisien.

dan
Proses

otomatisasi ini jugamemungkinkan pihak manajemen untuk mengecek kinerja timnya secara realti
me dan mengetahui siapa yang benar-benar sedang bekerja dan siapa yang tidak
bekerja. Dengan informasi ini, pihak manajemen dapat menyesuaikan alirproses penjualan ke dal
am sistem untuk mengurangi bottleneck sehingga diperoleh perkiraan pendapatan dan siklus pen
jualan yang lebih tepat.

Teknologi yang canggih tidak akan mempunyai arti jika orang-orang yangmengoperasikan
teknologi itu tidak dapat memberikan layanan yang berbeda
karena dengan perbedaan inilah yang menjadi keunggulan bersaingPT. Kalbe Farma, Tbk.

Supply Chain Management (SCM)

PT. Kalbe Farma, Tbk bergantung pada aplikasi Oracles Supply Chain
Management untuk memperoleh:

Permintaan dan manajemen promosi perdagangan yang terukur.

Kemampuan untuk mengintegrasikan manajemen permintaan kompleks dengan produk baru.

Penyesuaian tujuan dan proses melalui fungsi multiple dengan mitra dagang.

PT. Kalbe Farma, Tbk memilih Oracle Transportation Management danOracles Demant
ra. Oracle adalah relational database management system (RDBMS) untuk mengelola info
rmasi secara terbuka, komprehensif dan terintegrasi. Oracle Server menyediakan solusi yang
efisien dan efektif karena kemampuannya dalam hal sebagai berikut :

Dapat bekerja di lingkungan client/server (pemrosesan tersebar)

Menangani manajemen space dan basis data yang besar

Mendukung akses data secara simultan

Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi

Menjamin ketersediaan yang terkontrol

Lingkungan yang teraplikasi

Diposkan oleh ngrhd29 di 08.08

Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Label: Tugas Konsep Sistem Informasi Lanjutan

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Posting LamaBeranda
Langganan: Poskan Komentar (Atom)
ARSIP BLOG

2012 (4)
Mei (1)
CRM/ERP/SCM Pada perusahaan PT KALBE FARMA
April (1)

Maret (2)
MENGENAI SAYA
ngrhd29
Lihat profil lengkapku
Template Picture Window. Diberdayakan oleh Blogger.