CRM, ERP dan HRIS

1. Customer Relationship Management (CRM)

CRM adalah integrasi dan strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk
menangani interaksi dengan pelanggan. Melalui CRM inilah Anda bisa mengetahui
informasi paling update seputar pelanggan, mulai dari keluhan, permintaan produk,
dan jenis servis yang perlu ditingkatkan.

Untuk beberapa divisi, informasi dari CRM sangatlah penting dimana Anda
bisa melihat permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan hingga tren yang sedang
digemari. Saat ini banyak sekali perusahaan yang berusaha aktif di media sosial agara
bisa lebih dekat dengan pelanggannya. Dari sini juga bisa melihat, seperti apakah para
pelanggan mendefinisikan di sosial media; memuaskan atau sebaliknya.

Bentuk CRM ini secara tradisional berupa customer service yang dihubungkan
via telepon, tapi sekarang sudah dalam bentuk software yang juga bisa terkoneksi
dengan sosial media sehingga lebih mudah dan tidak perlu kehilangan track. Bahkan
fungsinya lebih fleksibel.

 Pengertian CRM Menurut Para Ahli

Customer Relationship Management (CRM) dalam bahasa Indonesia berarti

Manajemen Hubungan Pelanggan. Beberapa ahli ilmu manajemen pernah menjelaskan
mengenai manajemen hubungan pelanggan, diantaranya adalah:

1. Kalakota dan Robinson

Menurut Kalakota dan Robinson, pengertian CRM adalah integrasi dari strategi
penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.
2. Laudon dan Traver
Menurut Laudon dan Traver, pengertian CRM adalah proses menyimpan informasi
pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan
perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang
memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.
3. Kotler
Menurut Kotler, pengertian CRM adalah proses mendukung perusahaan untuk
menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dan menjalin hubungan
dengan tiap pelanggan melalui penggunaan informasi tentang pelanggan.
4. Haryati, S
Menurut Haryati S, pengertian CRM adalah suatu rangkaian aktivitas sistematik
yang terkelola sebagai usaha untuk semakin memahami, menarik perhatian, dan
mempertahankan loyalitas pelanggan yang menguntungkan (Most Profitable
Customer) untuk mencapai pertumbuhan perusahaan yang sehat.

 Fungsi CRM / Manajemen Hubungan Pelanggan]

Apapun bentuk dari Customer Relationship Management (CRM), sistem dari CRM
tersebut harus bisa menjalankan fungsi sebagai berikut:
 Mengidentifikasi berbagai faktor penting bagi pelanggan
 Memiliki falsafah customer-oriented (customer centric)
 Dapat melayani dan menangani keluhan pelanggan
 Membuat dasar pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
 Memberikan dukungan pelanggan yang sempurna
 Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
 Menyediakan informasi holistik mengenai informasi layanan dan penjualan dari
pelanggan.

 Komponen Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Dalam pelaksanaannya, komponen utama dari manajemen hubungan

pelanggan adalah Otomasi Tenaga Penjualan atau Sales Force Automation (SFA).
SFA dapat membantu para Sales Representative untuk mengelola account dan track
opportunity pelanggan, mengelola daftar kontak, mengatur schedule kerja, dan lain-
lain.
Mengacu pada pengertian CRM, berikut ini adalah beberapa komponen di dalam
manajemen hubungan pelanggan:

1. Pelanggan (Customer)
Pelanggan adalah semua pihak yang akan, pernah, dan sedang menggunakan jasa
atau layanan yang diberikan oleh perusahaan, baik dalam proses melihat,
melakukan pembelian, maupun maintenance.
Sebagai catatan, hanya sebagian kecil pelanggan saja yang merupakan pelanggan
potensial. Umumnya, 80% keuntungan perusahaan didapatkan dari 20% pelanggan
potensial.
2. Hubungan (Relationship)
Ketika membangun hubungan dengan pelanggan, perusahaan harus memperhatikan
komunikasi dua arah. Tujuan dari hubungan tersebut adalah untuk memberikan
kepuasan jangka panjang antara kedua pihak, pelanggan dan perusahaan.
3. Manajemen (Management)
Manajemen hubungan pelanggan fokus pada pengelolaan dan peningkatan
hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Dengan adanya hubungan yang
solid antara perusahaan dan pelanggan maka akan membantu perusahaan dalam
pengembangan keunggulan kompetitif.

 Tahapan Dalam CRM

Setelah memahami pengertian CRM, selanjutnya kita juga perlu mengetahui

apa saja tahapannya. Menurut Kalakota dan Robinson ada beberapa tahapan dalam
manajemen hubungan pelanggan, diantaranya adalah:

1. Mendapat Pelanggan Baru (Acquire)

Hal ini bisa dicapai dengan memberikan kemudahan akses informasi kepada calon
pelanggan. Selain itu, adanya inovasi dan layanan yang menarik juga memberikan
peranan penting dalam proses mendapatkan pelanggan baru.
2. Meningkatkan Hubungan dengan Pelanggan (Enhance)
Dalam hal ini perusahaan berusaha meningkatkan hubungannya dengan pelanggan
yang sudah ada dengan memberikan pelayanan terbaik, misalnya menerima dan
menangani keluhan, memberikan reward pada pelanggan setia. Selanjutnya,
menerapkan cross selling atau up selling akan meningkatkan penjualan perusahaan
dan mengurangi biaya untuk mencari pelanggan baru.
3. Mempertahankan Pelanggan (Retain)
Tidak ada bisnis yang ingin kehilangan pelanggannya. Perusahaan harus
berusahaan mendapatkan loyalitas pelanggan dengan cara berusaha memenuhi
ekspektasi pelanggan tersebut.

 Istilah-Istilah di Dalam CRM

Terdapat dua istilah yang wajib diketahui dalam manajemen hubungan

pelanggan, yaitu “CRM on-premise” dan “Cloud CRM“. Keduanya memiliki banyak
sekali kelebihan dan ada juga kekurangannya. Namun karena beberapa alasan,
perusahaan kerap memilih yang pertama.

ON-Premise CRM merupakan perangkat software manajemen hubungan

pelanggan yang dilakukan di server perusahaan sendiri. Perusahaan bisa melakukan
kostumisasi sistem sesuai kebutuhan. Karena dikelola sendiri, perusahaan merasa
datanya aman. Sayangnya, sistem ini tidak bisa menggunakan cloud.

1. Cloud CRM
Coud CRM juga dikenal dengan sebutan CRM Online, CRM SaaS dan CRM on-
Demand yang dikelola di server pihak luar atau penyedia layanan. Server ini bisa
diakses melalui browser di internet dan bisa diakses dimana pun sehingga pekerjaan
lebih fleksibel. Bahkan server cloud tidak membutuhkan instalasi dan perawatan.
Asal ada internet, semua orang bisa menjangkau CRM dari perangkat dan tempat
tertentu.
2. CRM Entity
CRM Entity merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk untuk mengelola
data para pelanggan dalam sistem. Jadi isinya mengenai database perusahaan, mulai
dari nomer telpon hingga catatan Lead. Selain itu, CRM juga punya namanya
template. Biasanya perusahaan menggunakan yaitu template Lead dan Contact atau
biasanya disebut dengan Account. Selain itu ada Deal (opportunity), quote, order
dan lainnya. Semuanya bisa dikostumisasi.
 Lead; Dalam pengertian manajemen hubungan pelanggan, lead juga berarti
pelanggan potensial. Pelanggan potensial ini bisa berupa orang atau organisasi
yang tertarik dengan penawaran perusahaan.
 Contact; Contact biasanya mengacu pada pelanggan yang sudah membeli
layanan perusahaan.
 Deal; Deal merupakan istilah dalam CRM yang mengacu pada tahap pra
pembelian. Biasanya deal juga merupakan status ketika seseorang menjadi
bagian dari pelanggan. Dalam pengertian manajemen hubungan pelanggan,
bidang ini memberikan banyak efek signifikan. Bahkan akan banyak masalah
saat perusahaan tidak memiliki manajemen ini.

 Kesimpulan

Pertimbangan tentang keuntungan memakai sistem CRM yang lain adalah

soal fleksibilitas dimana semua data dikelola secara otomatis dan pekerjaan bisa
dilakukan dimana saja. Disamping itu, CRM ini mampu menjadi sumber informasi
perusahaan mengenai kecenderungan produk yang kurang disukai atau kurang
maksimal, sehingga perusahaan bisa menentukan langkah yang lebih maju demi
meningkatkan performa baik dari segi pelayanan, maupun produk real-nya.

2. ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP adalah paket sistem dan software yang digunakan oleh perusahaan untuk
mengelola kegiatan bisnis harian mereka, seperti pengelolaan keuangan, pengadaan,
produksi, proyek, SDM, dan-lain-lain. Sistem ini dapat memfasilitasi bisnis dengan
informasi real-time dan akurat, sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis
dengan baik berdasarkan data yang dihasilkan. Dengan mengumpulkan data transaksi
bersama dari berbagai sumber, sistem ERP mencegah duplikasi data dengan
memberikan integritas data.

 Industri Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP?

Meskipun ERP pada awalnya dirancang untuk industri manufaktur, sekarang
perangkat lunak ini telah berkembang ke berbagai sektor lainnya seperti jasa,
pendidikan, ritel dan grosir, real estate, makanan dan minuman, kesehatan, dan
bahkan pemerintahan.
Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk
atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP
memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan
mengelola seluruh fungsi dasar tersebut.

 Apa Kegunaan ERP bagi Bisnis Anda?

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis yang mencari solusi
ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan
penerapan sistem ERP jika sistem ini tidak memiliki keuntungan untuk bisnis
mereka. Menurut data statistik tahun lalu, ada sebanyak 81 persen perusahaan
dalam proses penerapan ERP atau telah berhasil mengimplementasikannya. Berikut
ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan
mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.
1. Mengoptimalkan Efisiensi
Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang
memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan
inventaris, pembagian tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian,
pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.
Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan
mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat
memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT, atau
 tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus
bergantung pada manajer penjualan.
ERP juga menyediakan akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku
kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja
utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang
dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.
2. Meningkatkan Kolaborasi
Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering
diperlukan dalam bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas
antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang
terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen
yang lain. ERP SaaS atau yang berbasis Cloud dapat memperluas kolaborasi
antar-tim yang ada di seluruh cabang perusahaan melalui internet.
3. Menghemat Biaya Operasional
ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena
sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan,
kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik. Seluruh pekerjaan
kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi
lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP
mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.
4. Meningkatkan Keamanan Data
ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran
data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses dapat
dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung
jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada
karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting
hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan
hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-
masing.
Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang
diberhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP
juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah
 mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan
dalam sistem.
5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat
Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah prakiraan
(forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung
pada laporan untuk membuat prakiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi
keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis
untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi ERP bisa
memfasilitasi semua itu.
Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih yang bisa
menyaring ketidakkonsistenan pada data. Sistem ini juga memastikan bahwa
data yang diperoleh dihasilkan pada waktu yang sebenar-benarnya. Laporan
bisnis yang akurat akan membantu pemangku kepentingan dalam menghasilkan
keputusan yang terbaik bagi bisnis mereka.

 Kapan Sebaiknya Memutuskan untuk Menggunakan ERP?

Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi
pertanyaannya sekarang adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk
menggunakan ERP? Berikut ini adalah beberapa parameter yang menunjukkan
bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP
secepatnya.
 Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang
semestinya sudah tidak dilakukan secara manual
 Anda tidak memiliki akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk
mengambil keputusan bisnis
 Anda bekerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah
 Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang telah Anda terapkan untuk
bisnis Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu
sama lain
 Anda tidak dapat memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari
  Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba
meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi
dalam bisnis Anda
 Staf Anda tidak dapat dengan mudah berkolaborasi atau berbagi informasi satu
sama lain
 Anda tidak dapat mengakses data dan informasi bisnis penting saat berada di
luar kantor
 Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah; dengan kata lain, Anda
tidak dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses
bisnis Anda
 Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka
berarti ini saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat.

 Jenis-Jenis Pengembangan ERP Software

Ada beberapa jenis pengembangan ERP yang sedang tren di pasaran saat ini. Agar
Anda tidak bingung ketika vendor ERP menawarkan solusi ini kepada Anda, coba
pelajari tiga jenis pengembangan ERP yang populer berikut ini.
1. On-Premise ERP
Ini disebut juga dengan ERP konvensional atau ERP di tempat. Sistem ERP ini
dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh
staf TI. Jadi, perusahaan mengelola sistem ERP ini secara in-house.
Investasi awal untuk ERP konvensional terbilang tinggi, karena perusahaan
perlu membeli perangkat keras seperti server untuk menjalankan sistemnya.
Perusahaan juga harus mempekerjakan staf TI yang bertanggung jawab untuk
mengelola dan memelihara sistem tersebut. Selain itu, melakukan upgrade pada
sistem ini juga memerlukan banyak upaya, karena tim harus melakukan
deployment di beberapa komputer dan menerapkan ulang berbagai penyesuaian
dan integrasi dengan sistem yang sudah digunakan sebelumnya.
Meskipun membutuhkan banyak biaya dan upaya, solusi ERP konvensional
masih banyak diminati karena sistem ini memungkinkan perusahaan untuk
menangani data-datanya sendiri sehingga memastikan keamanan. Selain itu,
sistem ini juga menawarkan kemudahan untuk penyesuaian dan memberikan
 lebih banyak kontrol atas proses implementasi. Solusi ERP konvensional
biasanya lebih populer di kalangan perusahaan berskala besar.
2. Cloud ERP
Sistem ERP berbasis Cloud atau juga disebut SaaS merupakan jenis ERP yang
memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui
koneksi internet. Vendor ERP bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem
ini dan mengawasinya melalui backend. Penggunanya hanya memerlukan
username dan password untuk dapat mengakses sistem dari browser.
Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya
investasi ERP konvensional. Akan tetapi, penggunanya dikenakan biaya
overhead (biasanya per bulan) yang harus dibayarkan selama mereka
menggunakan sistem tersebut. Sistem ERP ini lebih populer di kalangan bisnis
berskala kecil dan menengah. Kelebihan yang dimiliki Cloud ERP antara lain
sebagai berikut:
 Deployment yang Lebih Cepat
 Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras
tambahan sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk
pengadaan dan pemasangan infrastruktur TI. Waktu pemasangan ERP
berbasis Cloud biasanya hanya membutuhkan 3-6 bulan sementara solusi
ERP konvensional membutuhkan setidaknya 1 tahun.
 Pembaruan & Peningkatan Sistem Secara Berkala
 Sistem ERP berbasis Cloud terus ditingkatkan oleh penyedianya dan Anda
dapat yakin bahwa selalu menggunakan sistem ERP dengan versi terbaru dan
paling mutakhir. Sementara jika Anda menggunakan sistem ERP
konvensional, maka update dan upgrade harus dilakukan dengan menghapus
penyesuaian yang telah digunakan sebelumnya.
 Mobilitas Tingkat Tinggi
Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di
mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka
penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang didukung. Anda
tidak perlu datang ke kantor untuk melihat berbagai data yang Anda inginkan,
sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau tablet Anda.
 3. Hybrid ERP
Hybrid ERP merupakan kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan
solusi ERP. Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak
perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini
tanpa harus mengubahnya. Selain memisahkan fungsi antara ERP konvensional
dan berbasis Cloud, Hybrid ERP juga membantu perusahaan untuk
mengintegrasikan atau menambahkan fungsi ke sistem ERP yang ada dengan
biaya minimum.

 Modul-Modul Umum yang Ada dalam ERP Software

Modul-modul apa saja yang biasanya ada dalam ERP secara umum.
1. Accounting (Akuntansi)
Modul akuntansi berfungsi mengelola arus kas yang masuk dan keluar dalam
suatu perusahaan. Modul juga membantu perusahaan menangani berbagai
transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank,
penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain. Laporan keuangan perusahaan
dapat dibuat hanya dengan beberapa klik dengan modul ini.
2. CRM
Modul CRM (Customer Relationship Management) membantu meningkatkan
kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun
hubungan yang sehat dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan
mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat
komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi
kontrak, dan lain-lain.
3. HRM
Modul HRM (Human Resource Management) membantu meningkatkan
efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu
mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan,
keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen Penggajian merupakan
salah satu sub modul yang paling penting dalam modul HRM yang befungsi
untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.
 4. Sales (Penjualan)
Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti pertanyaan
penjualan, penawaran, sales order, dan faktur. Integrasi modul Penjualan dan
CRM dapat mempercepat siklus penjualan dan menghasilkan keuntungan lebih
besar bagi perusahaan.

5. Inventory (Inventaris)
Modul inventaris berguna untuk melacak dan mengelola stok barang di
perusahaan termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian
ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris. Sistem ERP
yang bagus memungkinkan integrasi modul inventaris dengan barcode atau
SKU scanner. Modul inventaris akan lebih efektif jika diintegrasikan dengan
modul pembelian.
6. Purchasing (Pembelian)
Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini
termasuk: daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order,
Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Modul ini dapat diintegrasikan
dengan modul inventaris untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.
7. Manufacturing (Manufaktur)
Modul ini berfungsi meningkatkan efisiensi dalam proses manufaktur dalam
suatu bisnis, seperti; perencanaan produk, material routing, pemantauan
produksi harian, dan pembuatan Bill of Materials. Sistem ERP yang baik
memungkinkan modul manufaktur untuk diintegrasikan dengan barcode atau
RFID scanner.

 Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih ERP Software

Faktor apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum Anda menggunakan ERP.
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Kebutuhan bisnis Anda
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang dihadapi
oleh perusahaan Anda bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. ERP software
yang baik dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap bisnis. Pastikan
 Anda memahami apa saja tantangan yang dihadapi bisnis Anda dan solusi apa
yang Anda harapkan dari ERP. Jelaskan seluruh kebutuhan Anda secara detail
kepada vendor Anda supaya Anda mendapatkan sistem ERP dengan spesifikasi
dan fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Pengalaman vendor
Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP Anda, termasuk pengalaman
mereka dalam menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. Siapa saja klien
mereka? Apa saja industri mereka? Berapa lama vendor telah beroperasi? Minta
testimonial dari setiap klien mereka. Kalau perlu tanyakan langsung kepada
klien mereka mengenai manfaat yang mereka dapatkan semenjak menggunakan
ERP software (termasuk hubungan mereka dengan vendor dan layanan yang
mereka dapatkan dari vendor).
3. Dukungan dari vendor
Ketika Anda berbicara dengan vendor ERP, Anda tidak boleh lupa menanyakan
tentang dukungan apa saja yang mereka berikan. Dukungan merupakan elemen
yang sangat penting dalam setiap tahap proyek, yang terdiri dari; analisis
kebutuhan, perencanaan proyek, implementasi, konfigurasi, pelatihan dan
pendampingan, hingga pasca implementasi. Pastikan bahwa vendor Anda dapat
dengan mudah dihubungi ketika sistem ERP Anda sedang mengalami masalah
atau ketika Anda memiliki pertanyaan mengenai cara kerja sistem.
4. Kemudahan integrasi dan kustomisasi
ERP software yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk
mengintegrasi dan menyesuaikannya. Anda mungkin belum membutuhkan
banyak integrasi atau penyesuaian saat ini, tetapi kebutuhan bisnis Anda dapat
berubah sewaktu-waktu. Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau justru
menguranginya di masa depan. Ketika bisnis Anda semakin besar, maka
kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa ERP yang
Anda pilih dapat dengan mudah disesuaikan dengan skala bisnis Anda.
5. Proses implementasi
Salah satu faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih ERP
adalah durasi implementasinya. Lama implementasi biasanya tergantung pada
seberapa banyak penyesuaian yang perlu dilakukan. Semakin banyak
 penyesuaiannya, maka semakin lama proses implementasinya. Implementasi
ERP berbasis Cloud cenderung lebih cepat dan sederhana dibandingkan dengan
implementasi ERP konvensional. Jadi, pikirkan dengan baik jenis deployment
ERP mana yang lebih bermanfaat bagi perusahaan Anda.

 Kesimpulan
Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat seperti sekarang, Anda harus dapat
mengikuti berbagai tren teknologi yang cepat berubah. Menjalankan bisnis Anda
dengan metode lama atau manual hanya akan membuat bisnis Anda tertinggal dari
yang lain. Jika pemilik bisnis lain sudah mengotomatiskan proses bisnis mereka,
mengapa Anda belum?
ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional bisnis yang kompleks
sehingga meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan
produktivitas bisnis Anda. Perangkat lunak ini dapat digunakan oleh setiap bisnis
dengan berbagai skala; baik kecil, menengah, maupun besar.

3. HRIS (Human Resource Information System)

Human Resource Information System (HRIS) adalah program aplikasi

komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen Sumber Daya
Manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa
disebut Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan.

Dengan kata lain HRIS ini merupakan penyelesaian secara online dari semua
entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data Sumber daya manusia,
penggajian, manajemen, dan fungsi akutansi dalam sebuah perusahaan. Biasanya
disimpan sebagai sebuah data base.

Secara khusus, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini memberikan

layanan berupa:

 Informasi manajemen semua karyawan

 Informasi laporan dan analisa karyawan
  Dokumen yang berhubungan dengan perusahaan seperti buku pegangan
karyawan, prosedur penyelamatan darurat, dan petunjuk keselamatan.
 Administrasi pembagian keuntungan meliputi pendaftaran, perubahan status,
dan pemutakhiran informasi personal.
 Integrasi lengkap dengan penggajian dan system akunting dan software
keuangan perusahaan.
 Manajemen resume dan pelacakan data lamaran

Human resource information system yang paling efektif memberikan

pelayanan pada perusahaan berupa:

 Daftar kehadiran
 Kenaikan gaji dan riwayatnya
 Tingkatan penggajian dan jabatan
 Rencana pengembangan kinerja karyawan
 Penerimaan pelatihan
 Tindakan kedisiplinan yang diterima
 Informasi personal karyawan
 Manajemen dan rencana suksesi karyawan kunci
 Identifikasi karyawan berpotensi tinggi
 Penulusuran pelamar, wawancara dan seleksi

Sebuah HRSI yang efektif memberikan informasi apa yang dibutuhkan

perusahaan untuk menganalisa karyawan, mulai dari karyawan lama, karyawan baru
dan pelamar. Dengan sebuah HRIS yang cocok, staf sumber daya manusia
memungkinkan para karyawan melakukan pemutakhiran data sehingga membebaskan
staf HRD untuk melakukan fungsi yang lebih strategis.

Selanjutnya, keperluan data untuk manajemen karyawan, pengembangan

pengetahuan, pengembangan dan peningkatan karir, dan tindakan lainnya menjadi
terfasilitasi.
 Pada akhirnya, Manajer bisa mengakses informasi yang mereka butuhkan
secara resmi, etis dan secara efektif mendukung kesuksesan karyawan yang mereka
nilai sehingga bisa mengambil keputusan. Karakteristik informasi yang diberikan dan
Human Resource Information system adalah tepat waktu, akurat, ringkas, relevant dan
lengkap.

Kita bisa melihat model HRIS ini dari tiga parameter yakni input, proses dan
output.

Dari segi input, HRIS terdiri dari 3 subsistem:

1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi

HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya
personil bail keuangan maupun non keuangan.
2. Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession
Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation),
Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang
meliputi:
 Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
 Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang
memberikan tunjangan pegawai dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai
baru. Pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan
perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan
 Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam
mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan
 Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya
lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan
 untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan
untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
 Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang
digunakan dalam perencanaan personil.
 Dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang
sangat khusus seperti industri komputer.
 karyawan, analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan. Sistem
Informasi Akuntansi (SIA). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya
personil baik keuangan maupun non keuangan.
 Penelitian Sumber Daya manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus seperti penelitian suksesi

Dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang
telah dirancang oleh perusahaan tersebut.

Database bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai

perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus
personil (turn over).

Output Human Resource Information system meliputi enam subsistem, yaitu:

 Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan

oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam
jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk
analisis perputaran tenaga kerja, anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
 Subsistem perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan
untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi
ini diantaranya informasi tenaga kerja, penjadwalan wawancara,
perekrutan dan analisis rekrutmen.
 Subsistem manajemen angkatan kerja. Merupakan informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya di dalam organisasi. Informasi
 ini meliputi informasi pelatihan, penilaian dan evaluasi kerja, evaluasi
keahlian, karir, relokasi jabatan, suksesi dan kedisiplinan.
 Subsistem tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji
dan bonus, analisis kompensasi.
 Subsistem benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan komnpensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang
dihubungkan denga kinerja karyawan, sedangkan benefit le ke manfaat
tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.
 Subsistem pelapor lingkungan. Informasi yang berhubungan dengan
keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya.

Sebuah Human Resource information system menjadikan sebuah bisnis

mempersingkat administrasi. Dalam banyak kasus, karyawan lama dan karyawan baru
bisa secara elektronik mendaftarkan rencana benefit. Mereka juga mempunyai
kapasitas masuk ke dalam system untuk mengawasi dan memutakhiran data sepanjang
tahun, mengubah status, membatasi informasi yang dibutuhkan. Sebuah sistem dengan
sedikit tenaga kerja, menghemat waktu dan uang sebuah organisasi/ perusahaan.
 Kelayakan Proyek

Sebelum memulai sebuah bisnis kita perlu untuk menjawab pertanyaan-

pertanyaan yang mendasari bisnis kita. Pertanyaan tersebut meliputi, apakah ada
peluang bisnis, apa yang menjadi prioritas dalam bisnis, bagaimana teknologi
informasi dapat menyelesaikan permasalahan. Tahap-tahap menjawab pertanyaan dan
mendefinisikan dasar-dasar dari bisnis ini disebut tahap analisis sistem. Tahap analisis
sistem dapat dimasukkan ke dalam proposal perencaan sistem sebagai bagian dari
pertimbangan.

Sebelum tahapan analisis dilakukan yang perlu diketahui dan dipertimbangkan

adalah alasan timbulnya gagasan untuk membuat sebuah sistem informasi atau
perangkat lunak yang baru. Maka perlu dilakukan penyelidikan awal, dimana analisis
dimulai dari kegiatan pengguna mengenai apa yang diharapkan dari sebuah sistem
yang dibuat.

Studi kelayakan sangat diperlukan oleh banyak kalangan, khususnya terutama

bagi para investor yang selaku pemrakarsa, bank selaku pemberi kredit, dan
pemerintah yang memberikan fasilitas tata peraturan hukum dan perundang-undangan,
yang tentunya kepentingan semuanya itu berbeda satu sama lainya. Investor
berkepentingan dalam rangka untuk mengetahui tingkat keuntungan dari investasi,
bank berkepentingan untuk mengetahui tingkat keamanan kredit yang diberikan dan
kelancaran pengembaliannya, pemerintah lebih menitik-beratkan manfaat dari
investasi tersebut secara makro baik bagi perekonomian, pemerataan kesempatan
kerja, dll.

Mengingat bahwa kondisi yang akan datang dipenuhi dengan ketidakpastian,

maka diperlukan pertimbangan-pertimbangan tertentu karena di dalam studi kelayakan
terdapat berbagai aspek yang harus dikaji dan diteliti kelayakannya sehingga hasil
daripada studi tersebut digunakan untuk memutuskan apakah sebaiknya proyek atau
bisnis layak dikerjakan atau ditunda atau bahkan dibatalkan. Hal tersebut di atas adalah
menunjukan bahwa dalam studi kelayakan akan melibatkan banyak tim dari berbagai
ahli yang sesuai dengan bidang atau aspek masing-masing seperti ekonom, hukum,
psikolog, akuntan, perekayasa teknologi dan lain sebagainya.
 Studi kelayakan biasanya digolongkan menjadi dua bagian yang berdasarkan
pada orientasi yang diharapkan oleh suatu perusahaan yaitu berdasarkan orientasi laba,
yang dimaksud adalah studi yang menitik-beratkan pada keuntungan yang secara
ekonomis, dan orientasi tidak pada laba (social), yang dimaksud adalah studi yang
menitik-beratkan suatu proyek tersebut bisa dijalankan dan dilaksanakan tanpa
memikirkan nilai atau keuntungan ekonomis.

Studi kelayakan adalah studi awal untuk memeriksa kebutuhan informasi calon
pengguna akhir dan tujuannya, batasan, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan
kelayakan dari proyek yang diusulkan. Metode yang sama dalam pengumpulan
informasi merekomendasikan yang mudah dalam pendekatan sistem (wawancara,
observasi, dan sebagainya) yang digunakan untuk mengumpulkan data untuk studi
kelayakan.

Secara teknis yang dilakukan adalah menentukan bagaimana menangani

peluang dan prioritas bisnis, melaksanakan studi kelayakan untuk menentukan apakah
sistem baru atau yang diperbaharui merupakan solusi yang layak dan mengembangkan
sebuah rencana manajemen proyek dan memberikan persetujuan manajemen.

Suatu studi kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi yang akan
digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem
layak diteruskan atau dihentikan (Jogiyanto, 2008). Berdasarkan desain, studi
kelayakan awal dari sebuah proyek merupakan sebuah analisis kasar yang harus terus
disempurnakan dari waktu ke waktu. Namun studi kelayakan perlu dilakukan untuk
membentuk komitmen dari perusahaan.

Studi kelayakan awal yang menyeluruh sebaiknya menjadi standard dan

parameter apakah proyek yang dilaksanakan berhasil ataukah tidak. Sebuah proyek
perlu dinilai kelayakannya untuk dapat dijadikan pertimbangan apakah proyek sistem
layak dilanjutkan atau diberhentikan Hal ini dikarenakan sebuah proyek merupakan
sebuah aktivitas yang memakan waktu, tenaga dan sumber daya.
 Studi kelayakan adalah tahap yang paling penting, karena didalamnya
menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan, antara lain :

1. Menentukan unit atau bagian mana yang akan menggunakan. Dilakukan

dengan wawancara dengan calon user lansung dan kepala bagian divisi yang
bersangkutan.
2. Mengantisipasi kemungkinan keterbatasan dan kendala pada penerapannya,
misalnya : sistem tersebut harus menyelesaikan prosesnya sebelum jam kerja
berakhir.
3. Memperhitungkan kendala-kendala sistem, misal : kapasitas memori yang
terbatas.
4. Menentukan target, misalnya suatu jawaban untuk permintaan pesanan harus
dapat dilayani kurang dari sekian detik.
5. Mengantisipasi kendala waktu, misalnya sistem yang baru harus sudah
berjalan dalam waktu sekian bulan, sejak sistem lama sudah tidak diperluas
lagi.
6. Merencanakan dan memperkirakan biaya proyek, berdasarkan : perkiraan
waktu yang dibutuhkan untuk merancang, mengembangkan, menguji, dan
memulai sistem baru dan kerumitan sistem yang dirancangan.

 Tujuan dilaksanakan studi kelayakan adalah :

1. Memperhitungkan sifat penyusunan sistem dengan memperhitungkan
keberadaan masalah dan sifat masalah. Contoh : jika fakultas melaporkan
masalah keterlambatan penyetoran nilai dari dosen, kita ingin mengetahui
apakah penyetoran nilai benar-benar terlambat atau apakah fakultas salah
dalam memberitahu kapan nilai paling lambat disetorkan.
2. Memperhitungkan jangkauan masalah. Contoh : apakah masalah tentang
keterlambatan penyetoran nilai hanya pada fakultas tertentu atau seluruh
fakultas yang ada, sehingga perlu dianalisa lebih luas.
3. Mengajukan aksi-aksi yang dapat menyelesaikan masalah. Contoh :
mengajukan penyusunan sistem untuk nilai yang terlambat disetor karena
 implikasinya pada beberapa SKS yang dapat diambil mahasiswa semester
berikutnya.
4. Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yang diajukan. Contoh :
apakah ada penyelesaian yang layak secara teknis untuk masalah tersebut, atau
apakah ada penyelesaian yang layak secara ekonomis untuk masalah tersebut.
5. Menyusun rencana secara rinci untuk langkah analisis sistem. Contoh : siapa
yang melakukan analisis sistem, siapa yang memimpin analisis sistem, siapa
yang memimpin analisi sistem, apa tugas-tugas yang diperlukan dan jadwal
analisis sistem.
6. Menyusun rencana ringkasan untuk seluruh proyek penyusunan sistem. Contoh
: kapan sistem akan diimplementasikan.

 Dalam studi kelayakan, analisis sistem mengumpulkan data untuk :

1. Memperhitungkan keberadaan masalah
2. Mendefinisikan masalah
3. Memperhitungkan jangkauan masalah
4. Mendapatkan informasi untuk melakukan studi kelayakan awal.
5. Menyusun rencana untuk melakukan analisis.

 Dalam mengumpulkan fakta, hal yang harus dilakukan adalah :

1. Interview : Mengumpulkan informasi melalui kontak langsung dengan
pemakai untuk kesepahaman terhadap sistem, masalah-masalah sistem dan
permintaan pemakai.
2. Presentasi Internal : bilamana perlu, analisis sistem meminta personil bagian
tertentu untuk presentasi internal yang secara formal menggambarkan atau
menampilkan informasi dalam bagian tertentu.
3. Pemeriksaan Literatur Internal : Meliputi pemeriksaan dokumen, bagian
organisasi, DFD, flowchart dan manual yang lain yang merupakan sumber
informasi tentang sistem informasi atau sistem operasi bagian tersebut.
4. Pengamatan : analisis sistem melakukan walkthrouh, yaitu mengikuti proses
transaksi yang ada pada sebuah bagian dari awal sampai akhir.
 5. Pemeriksaan File : setelah langkah 1-4 dilakukan, maka akan dilakukan
pemeriksaan terhadap file-file yang berhubungan dengan pemprosesan
transaksi.
Dalam studi kelayakan sistem informasi, ada beberapa aspek yang menjadi
parameter apakah suatu proyek layak dijalankan ataukah tidak. Kelayakan dari sistem
yang diusulkan dapat dievaluasi berkaitan dengan empat kategori utama

1. Kelayakan Organisasi
Bagaimana sistem itu mendukung rencana strategis organisasi.
2. Kelayakan Teknis
Kemampuan, keandalan, dan kesediaan perangkat keras dan perangkat lunak.
3. Kelayakan Ekonomi
 Ongkos penyimpanan.
 Peningkatan pendapatan.
 Penurunan investasi
 Peningkatan profit.
4. Kelayakan Operasi
 Penerimaan pengguna.
 Dukungan manajemen.
 Kebutuhan pembeli, pemasok dan pemerintah
 Menyusun Rencana Proyek
Rencana proyek adalah pernyataan tentang jangkauan proyek, jadwalproyek,
sumber daya untuk menyelesaikan proyek, dan biaya proyek.
Tujuan dari rencana proyek adalah :
1. Menjadwalkan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan.
2. Menentukan tahap utama dalam proyek unutk mengamati kemajuan proyek.
3. Memperkirakan anggaran proyek yang berguna untuk melanjutkan proyek.
4. Menyusun petunjuk untuk membuat keputusan melanjutkan atau tidak
melanjutkan.
5. Menyusun kerangka kerja untuk mengukur kebenaran dan kelengkapan
langkah-langkah dalam proyek.
 Peralatan yang digunakan untuk menyusun rencana proyek :
1. Context Diagram
2. Workflow
3. Time Schedule
4. Diagram PERT

 Mendapatkan Persetujuan
Mendapatkan persetujuan untuk draft dokumen kelayakan, analisis sistem
memastikan bahwa isi draft dokumen tersebut benar, lengkap dan memuaskan
pemakai.
Dua persetujuan yang ada adalah :
1. Persetujuan pemakai (terhadap sistem yang akan disusun)
2. Persetujuan pihak manajemen : (stakeholders) terhadap kelanjutan penyusunan
sistem.
Dokumen kelayakan meringkas penemuan-penemuan, kesimpulan, dan
penyelesaian serta salinan dokumentasi yang dikumpulkan dan dibuat selama studi
kelayakan.

 Penentuan Kebutuhan-Kebutuhan Sistem

Kebutuhan sistem yang akan dikembangkan meliputi : input, output, operasi dan
resources, untuk memenuhi kebutuhan organisasi masa kini dan masa mendatang.
Tujuan operasional yang harus dicapai
1. Menentukan tujuan utama (major goal), berisi alasan-alasan mengapa sistem
baru perlu didesain.
2. Intermediate goal, yaitu tugas-tugas diluar major goal yang dapat dilakukan
sistem dengan sedikit atau tanpa biaya ekstra, yang akan memperbaiki aliran
kinerja yang berpengaruh pada keseluruhan organisasi.
3. Minor goal, yaiut fungsi-fungsi yang dapat dilakukan sistem baru untuk
organisasi yang memang ada pada sistem baru tanpa tambahan biaya sama
sekali.
 Menentukan kebutuhan spesifik sistem baru
1. Output yang harus dihasilkan
2. Input-Output yang diperlukan untuk menghasilkan output
3. Operasi yang dilakukan untuk menghasilkan output.

 Isi Dokumen Analisis

Analisis erat kaitannya dengan dokumentasi yang menjadi dasar panduan dari
pembangunan dan pengembangan sistem ditahap-tahap berikutnya. Isinya meliputi
1. Ringkasan Executive yang terdiri dari :
 Ringkasan Proyek
 Ringkasan Sistem Baru
 Ringkasan Efek Sistem Baru
 Ringkasan Biaya / Keuntungan dan Rekomendasi
2. Ringkasan analisis sistem : ringkasan fakta yang dikumpulkan dan ringkasan
analisis dilakukan.
3. Permintaan pemakai untuk sistem baru :
 Persyaratan operasi
 Persyaratan informasi
 Persyaratan control
4. Deskripsi sistem logis baru
 DFD, dan narasi sistem logis baru
 Ringkasan perbaikan sistem logis baru
5. Deskripsi sistem fisik baru
 Flowchart, DFD dan narasi
 Ringkasan biaya/keuntungan sistem fisik yang baru
6. Hambatan dalam sistem baru :
 Hambatan dari H/W dan S/W
 Hambatan interface
 Persyaratan control dan hokum
7. Jadwal dan Anggaran dase berikutnya :
 Persyaratan personel dan komputer
 jadwal penyusunan system
8. Persyaratan.
9. Rekomendasi
10. Lampiran
 Dokumen kelayakan yang disetujui
 Gambar, tabel, memo
 Jadwal, Biaya, Keuntungan