Nama: Arvin Apriano Pratama

NIM: 20203MP008

Matkul: Pengantar Adm II (UAS II)

Pengantar administrasi

Pengertian,ruang lingkup

A. Pengertian Administrasi

Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2

pengertian, yaitu :

a. Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya
berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat
(termasuk menggunakan komputer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

b. Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :

•    Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses
pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai
dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan
dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya

• Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus
dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam
manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang
menjalankan administrasi, misalnya :
1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);

2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);

3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);

4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

• Kepranataan (Institusi)

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu
lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang
melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada orang-orang yang melakukan
kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor
kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian di atas,
dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai
tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.

B. Ruang Lingkup

a. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini
dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing- masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan
dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor
luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya
suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi
fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas
yang berhubungan dengan

-Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

•Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

•Tata suara

•Tata warna

•Tata ruang kantor

•Ventilasi

•Penerangan/cahaya
•Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

•Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

•Anggaran (Budgeting) perkantoran

-Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana
yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

-Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

•Kualitas pekerjaan kantor

•Waktu pekerjaan kantor

•Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

•Biaya perkantoran

•Alat perlengkapan dan perabotan kantor

Pelayanan kantor

•Pengawasan dokumentasi.

b. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan,
di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas
dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang
dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

-Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

•Faktor lingkungan tetangga.

•Faktor dekat.
•Faktor harga.

•Faktor dekat labour market.

•Faktor jalan keluar masuk pegawai.

•Faktor keamanan.

-Gedung

Dapat memberikan fasilitas.

•Menjamin kesehatan

•Berkesan yang baik.

•Fleksibel.

•Keseimbangan biaya keuntungan.

-Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

•Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi
ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

•Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis
pakai lainnya.

•Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah:
ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

•Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan
tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Fungsi organisasi dan administrasi perkantoran

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional suatu
organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:
a. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan
dan penggandaan.

b. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan
perkantoran yang mumpuni.

c. Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta
kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.

d. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar
dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.

e. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian,

pengukuran, memberikan motivasi.

Bentuk organisasi

Ada berbagai macam bentuk organisasi diantaranya adalah:

a. Organisasi Staff (Staff Organization)

b. Organisasi Garis (Line Organization)

c. Organisasi Fungsional (Functional Organization)

d. Organisasi Staff dan Garis (Line and staff Organization)

e. Organisasi Garis dan Fungsional {Line and functional Organization}

f. Organisasi Fungsionald dan Staff

g. Organisasi Garis, Functional dan Staff (Line, Functional and staff organization)

h. Organisasi Panitia (Committee Organization)

Dari macam bentuk organisasi diatas dikonsentasikan kepada beberapa bentuk organisasi diantaranya:

1. Organisasi Jalur (Line Organization)

Bentuk organisasi yang mempunyai hubungan interelasi atau keterkaitan dengan adanya garis komando
sentra dari atasan kepada bawahan. Pimpinan mempunyai kekuasaan tunggal atas sgala ketentuan,
keputusan atau segala kebijaksanaan ada di tangan satu orang yaitu pimpinan didalam bentuk organisasi
ini lebih bersifat otoriter.

2. Organisasi Staff dan Garis (Line and Staff Organization)

Bentuk organisasi dimana pucuk pimpinan mempunyai staff sebagai pembantu yang tidak memiliki
kewenangan memberi komando tetapi mempunyai suatu andil untuk memberi nasihat dan memberikan
suatu pertimbangan terhadap suatu hal atau masalah sesuai dengan keahliannya

3. Organisasi Fungsional (Functional)

Bentuk organisasi yang mempunyai suatu kinerja atau sistem pola kerja yang didasarkan kapada
keahlian. Tiap-tiap fungsi saling berhubungan karena antara satu fungsi dengan lainnya saling
bergantung. Dengan demikian wewenang dalam organisasi fungsional dilimpahkan oleh pucuk pimpinan
kepada unit-unit (satuan organisasi) berhak untuk memerintah kepada semua pelaksana yang ada
dibawahnya sepanjang menyangkut bidang tugas masing-masing.

Departementasi dan rentang kendali

A. Departementasi

Departementasi adalah dasar yang dipakai dalam pengelompokan pekerjaan sehingga tugas yang sama
atau mirip dapat dikoordinasikan dengan lebih baik. Penggolongan pekerjaan dapat dilakukan atas dasar
fungsi, produk, lokasi geografi, pelanggan, atau kategori lain.

B. Rentang kendali
Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan efisien. Dalam
rentang kendali yang lebar, terdapat efisiensi dalam hal biaya, tetapi kurang efektif, karena
penyeliasupervisoratasan tidak punya cukup waktu untuk memberi kepemimpinan dan dukungan
kepada bawahan. Sedangkan jika rentang kendalinya kecil, konsekwensinya adalah adanya kontrol yang
akrab. Meskipun demikian, akibat negatifnya adalah

1. Mahal, karena harus menambah tingkat manajemen.

2. Komunikasi vertikal menjadi rumit karena hirarki tambahan memperlambat pengambilan keputusan.

3. Cenderung pengawasannya lebih ketat dan berlebihan sehingga tidak mendorong otonomi karyawan.
Kecenderungan dalam praktek manajemen adalah rentang kendali yang lebar.

Bagan organisasi

A. Bagan organisasi atau struktur organisasi adalah diagram yang menyampaikan struktur internal
perusahaan secara visual dengan menjelaskan peran, tanggung jawab, dan hubungan antar individu
dalam suatu lembaga atau organisasi. Bagan organisasi menggambarkan secara luas seluruh perusahaan
atau menelusuri ke departemen atau unit tertentu.

B. Fungsi bagan organisasi

1. Kejelasan tanggung jawab tiap anggota dalam organisasi.

2. Kejelasan kedudukan dan koordinasi agar dapat memperjelas alur komunikasi antar tim.

3. Kejelasan dalam jalur hubungan antar individu agar proses kerja lebih efisien.

4. Pengendalian dan pengawasan dari pimpinan terhadap karyawannya

C. Elemen bagan organisasi

1. Spesialisasi pekerjaan. Untuk melihat sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam
beberapa pekerjaan tersendiri.

2. Departementalisasi. Dasar yang digunakani untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.

Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

3. Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke
bagian paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

4. Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan
efektif.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari
sentralisasi.

6. Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

Penentuan lokasi dan penyusunan tata ruang kantor

Perencanaan lokasi bisa disebut juga dengan istilah office layout. Pada dasarnya tata letak perkantoran
adalah penentuan kebutuhan ruang untuk menyiapkan susunan yang praktis dari faktor fisik yang
dianggap dibutuhkan bagi pelaksanaan kerja di perkantoran. Atau juga bisa didefinisikan sebagai cara
penyusunan perabotan dan juga peralatan pada luas lantai yang tersedia. Jadi, tata letak perkantoran
adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot
kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai bisa bekerja dengan nyaman, baik, bebas, dan leluasa
untuk bergerak. Hal tersebut tentunya akan tercapai efisiensi kerja.

Penyusunan tata ruang kantor

Terdapat 2 rumusan yang berkaitan dengan pengertian dari tata letak perkantoran,yaitu:

1. Penataan kantor sebagai penyusunan alat perlengkapan dan perabotan pada luas yang tersedia.

2. Penataan kantor adalah penentuan tentang berbagai kebutuhan ruang dan penggunaan secara detail
dari sebuah ruang. Hal tersebut bertujuan untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari berbagai
faktor pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang seminimal mungkin.

Dua hal yang harus di perhatikan dalam merencanakan tata ruang kantor :

1. Ruangan

Dalam perencanaan kantor, ruang yang memadai harus disadiakan bukan hanya untuk menempatkan
perabotan dan peralatan lain, tetapi juga memungkinkan pergerakan yang mudah dari satu bagian ke
bagian ruangan yang lain.

2. Pelayanan

Tata ruang harus memperhatikan perlengkapan pelayanan umum, terutama kabel listrik, kabel telepon
dan kabel yang menghubungkan terminal apa pun jenisnya dengan komputer. Fleksibilitas yang besar
dapat diperoleh dengan memasukan kabel kedalam saluran di bawah lantai atau di atas langit-langit.
Yang belakangan ini kurang dianjurkan karena sambungan yang ditarik dari atas tidak sedap dipandang
dan mungkin rentan terhadap kerusakan yang tidak disengaja.
Penyusunan pekerjaan

Uraian Tugas merupakan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan oleh
pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja yang dilakukan oleh pemegang jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi tertentu, ditulis dengan singkat dan jelas,
serta disusun secara berurutan dari yang paling berat sampai dengan yang paling ringan.

Penyusunan uraian tugas harus memenuhi kriteria:

1.Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula obyek yang dikerjakan

2.Bagaimana cara rnengerjakan.

3.Mengapa tugas itu harus dikerjakan.

koordinasi dan hubungan kerja

A. Koordinasi dan Hubungan kerja merupakan faktor yang sangat dominan didalam kehidupan organisasi
untuk mencapai tujuan. Semua unsur organisasi (orang-orang/bagian-bagian) melakukan koordinasi dan
hubungan kerja untuk mencapai tujuan.

Koordinasi adalah salah satu bentuk kerja sama yang memiliki karakteristik khusus, antara lain adanya
integrasi dan sinkronisasi atau adanya keterpaduan, keharmonisan, serta arah yang sama.

Menurut JAMES AF STONER, Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit
kerja (bagian-bagian atau bidang-bidang fungsional) yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan
organisasi secara efektif.

Tujuan koordinasi adalah terciptanya efisiensi organisasi dalam pencapaian tujuan dan terciptanya
sinergi antar unit kerja untuk memperoleh hasil yang lebih besar.

Prinsip Koordinasi :

1. Adanya wewenang formal

2. Saling menghormati

3. Dilakukan sedini/seawal mungkin

4. Terbuka, saling berkomunikasi

5. Dimilikinya alat dan metode

6. Didukung semua sumber secara tepat

7. Semua pihak berpegang pada TUPOKSI

8. Koordinasi pada setiap pelaksanaan fungsi manajemen serta operasionalnya

9. Tepat waktu/berkala/terus menerus

10.Berpedoman pada tatalaksana

Hubungan kerja dapat diartikan sebagai hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau individu-
individu baik antara mereka didalam maupun diluar organisasi sebagai akibat penyelenggaraan tugas
dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

B. Macam-macam Hubungan Kerja (HK) :

1. Hk. Vertikal

2. Hk. Horisontal

3. Hk. Diagonal

4. Hk. Fungsional

5. Hk. Informatif

6. Hk. Kunsultatif

7. Hk. Direktif

8. Hk. Koordinatif

Maksud Hubungan Kerja adalah :

•Membangkitkan kesadaran bahwa kedudukan, fungsi dan pekerjaannya berkaitan dengan yang lain.

•Memelihara dan mengembangkan Saling pengertian antar pejabat.

•Memelihara dan mengembangkan semangat persatuan.

•Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk mematuhi peraturan.

Tujuan Hubungan Kerja adalah terciptanya kemudahan serta kelancaran pelaksanaan tugas pekerjaan
setiap orang dan setiap unit karena adanya kesadaran bahwa setiap orang atau unit lain saling berkaitan
serta timbulnya semangat saling bantu.
Proses Perencanaan

Untuk memahami proses perencanaan di dalamorganisasi perlu diuraikanbeberapa halyang berkaitan

denganproses perencanaan,meliputitype perencanaan,jenisperencanaan, proses perencanaan, dan
hambatandalamperencanaan.

A.Tipe Perencanaan

Dalam perencanaan ada tiga tipe rencana yang akandihasilkan, yaitu

1. Rencana berdasarkan sasaran (objectives/goalstactical plan)

Pada type ini, setiap pimpinan harusmempunyaisasaran yang jelas mengenaiapa yang harus
dicapaimelalui suatu kegiatan dalam kurun waktu tertentu.Berapa biaya yang dibutuhkan, dan peralatan
apayang diperlukan untukimplementasi rencana yangbersangkutan. Selain itu, siapa saja yang
akandilibatkan dalam pencapaian sasaran tersebut,karenapersonil yang ada dibawahnya harus
mengetahuisecara jelas.Sasaran ini akan memberikan arah kegiatan bagipersonil dan unit-unit
kerjadalamorganisasi.

Rencana seperti ini sering disebut juga dengan

ActionPlan

atau

Tactical Plan

.Satu

action plan

terdiri atas:

a. Uraian tujuan yang akan dicapai,

b. Anggaran, peralatan, dan bataswaktu,

c. Pembagian tugas bagipara pelaksananya (bagian,tim, regu,sertaanggota)

d. Sasarankegiatan

(operating goals)

yang harusdilaksanakan dan dicapaioleh satuan pelaksana

e. Petunjuk teknis operasionalnya, terdiri atas metodeprosedur pelaporan,danlain-lain.

2. Rencana Tunggal (Single Use Plan)

Rencana tunggal ini dibuat untukmenentukanlangkah-langkah dalam suatukegiatantertentu

dalampencapaian suatu tujuan yang sudah ditentukan.Apabila tujuan sudah dicapai,maka
selesailahrencana tersebut. Ada empatmacam yang termasuk kategori rencana tunggal, yaitu:

a. Program utama

Merupakan penjabaranlebihlanjut dan terinci dari tugaspokok dan fungsiorganisasi, terdiri atas
beberapa kegiatanyangakandilaksanakan oleh organisasi selama kurunwaktu tertentu.Rencana ini
secara berkala perlu ditinjaukembali, dirubah sesuai dengansasaran baru dantujuan organisasi.Pada
umumnya rencana inidibuatolehpimpinan berdasarkan masukan-masukan atau usulan-usulan dariunit-
unit kerjayangberada dibawahnya.Dalam organisasi besar, rencana ini disusun olehunit khusus
yangbertugas untuk menanganiperencanaan.

Rencana ini secara berkala perlu ditinjaukembali, dirubah sesuai dengansasaran baru dantujuan
organisasi.Pada umumnya rencana inidibuatolehpimpinan berdasarkan masukan-masukan atau usulan-
usulan dariunit-unit kerjayangberada dibawahnya.Dalam organisasi besar, rencana ini disusun olehunit
khusus yangbertugas untuk menanganiperencanaan.

b. Proyek

merupakan satu kegiatan khusus, bagiandari suatu programutama (umum) yang disusundan
dilaksanakan secara otonom (berdirisendiri).Suatu proyek mempunyai jangkawaktutertentu,dengan
demikian sudahditentukan awal danakhir dari suatu kegiatannya. Pelaksanaan proyek biasanya terdiri
atas personil yang direkrutsementara dari beberapa unitdalam organisasidan bersifat temporer. Setelah
proyek selesai,akandikembalikan kepada unitsemula.Demikian pula sarana dan
peralatanyangdigunakan, umumnyamerupakan pinjaman dariunit organik yangharussegera
dikembalikanapabila proyek telah selesai.

c. Program Khusus

yaitu rencana yang mendapatperhatian khusus, karenasifatnya yang khususpula. Program ini biasanya
diadakan apabilaorganisasi menghadapi masalah yang luar biasa dan mempunyai dampak serius kepada
organisasi. Kebijakanuntukmengadakanprogramkhusus biasanya ditetapkan olehpimpinan puncak
organisasi.

d. Rencana terinci

merupakan penjabaran secaralebih rinci dari suatuprogram. Tujuannya agarlebih jelas dan terarah
tentang langkah-langkahyang harus dilakukan oleh para pelaksana dilapangan. Rencana inibiasanya
disebut petunjuk pelaksanaan (juklak).

3. Rencana Induk (Standing Plan/Master Plan)

Rencana induk adalah suatu rencana yang bersifatluas dan menyeluruh, sertadipergunakan secara terus-
menerus. Rencana-rencanayanglain harus sinkron

dengan rencana induk. Ada tiga macam yang termasuk ke dalam rencana induk, yaitu :

a. Kebijaksanaan dasar

merupakan suatu pedomanorganisasi dalammenjalankan tugas. Kebijakanini bertungsi juga sebagai

Pedomandasar bagiorganisasi yang menjadi kerangkaacuan pokok dalammenyelenggarakan berbagai
kegiatanorganisasi. Kegiatan itu dapatberupa kegiatanfisik pengembangan organisasi,
pengembanganperluasanpembangunan kantor, pengembanganpegawai, danyang lainnya.

b. Prosedur

rencana ini merupakan prosedur yangharus diikuti dalam melaksanakan kegiatan agarefisien dan efektif.
Prosedur merupakan jalurkegiatan yang harus ditempuh dalammenyelesaikansuatu tugas atauurusan,
jugadapat mencerminkanhirarkijabatan,pertanggugjawaban,pelaporan,dan lain-lain.Proseduriniakan
berkembang menjadi satubudaya organisasi yang akan dipatuhi dandihormati oleh setiap aparatyang
terlibat dalamorganisasi.

c. Metode

disebut juga tatata-caraatau aturan, yaitucarayang terbaik untukmelakukan suatupekerjaan. Metode ini
lebih bersifat petunjuk praktisdalam melakukan berbagai kegiatan,perbedaan yang disusun
untukmemudahkan parapelaksana. Metode atau aturan ini dapatdituangkan kedalam, suatuaturan
tertulis, dapat juga berupa suatu konvensi.