LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) PT. MENSA BINASUKSES

SAMARINDA

DISUSUN OLEH:

FATMAWATI 2113017020
VELITA ROSARI 2113017005
WIRDAH EKA RIDHA RIDWAN 2113017051

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MULAWARMAN SAMARINDA
2022
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN HASIL BELAJAR PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
SECARA DARING DI INDUSTRI ODIXA PHARMA LABORATORIES 12
SEPTEMBER – 15 OKTOBER 2022

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker pada
program studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman

Oleh :
FATMAWATI / 2113017020
VELITA ROSARI / 2113017005
WIRDAH EKA RIDHA RIDWAN / 2113017051

Disetujui Oleh :
Dosen Pembimbing Akademik Apoteker Pembimbing Lapangan

Dr. Apt. Niken Indriyati, M.Si. Apt. Cyntia Cyntia Krisma Paramita,
NIP. 198503032012122002 S.Farm

Diketahui Oleh:

Koordinator Program Studi Profesi Apoteker Kepala Cabang

Dr. Apt. Angga Cipta Narsa, S.Farm., M. Si Jenri Simanjuntak

NIP. 198405122008121005

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat rahmat dan anugerah-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan
Laporan Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF PT. Mensa Binasukses
Samarinda yang telah dilaksanakan pada tanggal 14 Oktober -20 Oktober 2021.
Pelaksanaan Praktik Kerja Profesi Apoteker PBF PT. Mensa Binasukses
Samarinda merupakan salah satu sarana untuk mengembangkan wawasan
kefarmasian sebelum melakukan pengabdian sebagai Apoteker, dan merupakan
salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Profesi
Apoteker di Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman. Pada kesempatan ini
penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:
1. Prof. Dr. Laode Rijai, M.Si., Drs, selaku Dekan Fakultas Farmasi
Universitas Mulawarman.
2. Dr. apt. Angga Cipta Narsa, S.Farm., M. Si selaku Koordinator Program
Pendidikan Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman.
3. apt. Cyntia Krisma Paramita, S.Farm dan apt. Meldyana, S. Farm sebagai
apoteker pembimbing lapangan di PBF PT. Mensa Binasukses Samarinda
4. Dosen Pembimbing Lapangan yang telah memberikan bimbingan dan
arahan selama Praktek Kerja Profesi Apoteker.
5. Kedua orang tua terimakasih sudah memberi motivasi dan do’a yang tiada
hentinya sangat membantu dalam menjalankan PKPA.
6. Teman-teman Apoteker angkatan 14 atas kontribusinya dalam pengerjaan
dan penyelesaian laporan PKPA di PBF.
7. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan
laporan ini.

iii
 Demikian laporan PKPA ini disusun, dengan harapan tulisan ini
bermanfaat bagi rekan-rekan sejawat khususnya dan pembaca pada umumnya.
Penulis sangat mengharapkan masukan, kritik dan saran yang membangun guna
perbaikan dan penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini memberikan
manfaat bagi berbagai pihak. Terima kasih.

Samarinda, Oktober 2022

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ ii

KATA PENGANTAR ....................................................................................... iii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... vi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... vii
DAFTAR SINGKATAN ................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ............................... 2
1.3 Manfaat Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ............................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 4
2.1 Pengertian PBF .................................................................................. 4
2.2 Tugas dan Fungsi PBF ....................................................................... 4
2.3 Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-undangan Tentang PBF 5
2.4 Persyaratan PBF ................................................................................. 6
2.5 Persyaratan Apoteker Penangguang Jawab PBF................................ 7
2.6 Tugas dan Tanggung Jawab Apoteker Penanggung Jawab PBF ....... 9
2.7 Studi Kelayakan Pendirian PBF ....................................................... 10
2.8 Tata Cara Pendirian PBF.................................................................. 14
2.9 Pengelolaan PBF .............................................................................. 16
2.9.2 Pengadaan dan Pengelolaan Obat dan Alkes ......................... 16
2.9.2 Administratif.......................................................................... 22
2.9.3 Sumber Daya Manusia (SDM) .............................................. 22
BAB III TINJAUAN UMUM PBF PT. MENSA BINASUKSES ................... 23
3.1 Sejarah PT. Mensa Binasukses Samarinda ...................................... 23
3.2 Struktur Organisasi PT. Mensa Binasukses Samarinda ................... 24
3.3 Pengelolaan PBF .............................................................................. 26

v
 3.3.1 Pengelolaan Obat dan Alat Kesehatan .................................... 26
3.3.2 Administratif ........................................................................... 29
3.3.3 Sumber Daya Manusia ............................................................ 30
3.4 Perpajakan ........................................................................................ 32
3.5 Evaluasi PT. Mensa Binasukses ...................................................... 32
BAB IV PEMBAHASAN ................................................................................ 33
4.1 Pengelolaan Obat dan Alkes ............................................................ 34
4.2 Pengelolaan Obat dan Alkes ............................................................ 41
4.3 Administratif .................................................................................... 45
4.4 Sumber Daya Manusia ..................................................................... 48
4.5 Perpajakan ........................................................................................ 48
BAB V PENUTUP ........................................................................................... 49
5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 49
5.2 Saran ................................................................................................ 49
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 50
LAMPIRAN ..................................................................................................... 51

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mensa Binasukses Samarinda ......................... 34

Gambar 4.1 Alur Pemesanan Produk PT. Mensa Binasukses ................................... 46

Gambar 4.2 Alur Pengeluaran Produk Dari Gudang Cabang .................................... 50

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Gedung dan Layot PT. Mensa Binasukses Cabang Samarinda........ 61

Lampiran 2. Ruang Keuangan, APJ, Administrasi dan Fakturisasi ...................... 61
Lampiran 3. Ruang Psikotropika, Obat-obat Tertentu (OOT) dan Prekursor ....... 61
Lampiran 4. Lemari Obat Expired dan Retur Psikotropika, Obat-obat Tertentu
(OOT) dan Prekursor ...................................................................... 61
Lampiran 5. Ruang CCP dan Daftar Produk CCP ................................................ 62
Lampiran 6. Lokasi Transit In dan Transit Out .................................................... 62
Lampiran 7. Ruang Penyimpanan Produk dan Alat Kesehatan ............................ 62
Lampiran 8. Ruang Penyimpanan Produk Kosmetik ............................................ 62
Lampiran 9. Ruang Penyimpanan Produk Pharma (Obat).................................... 63
Lampiran 10. Ruang Penyimpanan Produk CPO ................................................. 63
Lampiran 11. Ruang Penyimpanan Produk ED dan Retur ................................... 63
Lampiran 12. Lokasi Checker Pengecekkan Barang ............................................ 63
Lampiran 13. Proses Pengendalian Hama (Penyemprotan Pallet) ........................ 64
Lampiran 14. Termometer dan Formulir Pencatatan Suhu Ruang Sejuk, Alkes,
dan CCP .......................................................................................... 64
Lampiran 15. Formulir Collective Packing (Pengambilan Barang) ..................... 64
Lampiran 16. Formulir Contoh SP Produk Psikotropika dan Kartu Stelling
(Stok) Produk.................................................................................. 64
Lampiran 17. Formulir Kontrol Suhu Pengiriman dan Formulir Hasil Mapping
Suhu ................................................................................................ 65
Lampiran 18. Formulir Retur Produk (Tolakan Produk dari Pelanggan .............. 65
Lampiran 19. Formulir Faktur Surat Pengantaran Barang dan PBKB ................. 65
Lampiran 20. Timbangan Analitik Untuk Menimbang Produk Selesai Packing
yang Akan Dikirim ......................................................................... 65

viii
 DAFTAR SINGKATAN

Singkatan Pengertian/Kepanjangan
APJ Apoteker Penanggung Jawab

BPOM Badan Pengawas Obat dan Makanan

CDOB Cara Distribusi Obat yang Baik

CCP Cold Chain Product

ED Expire Date

KTP Kartu Tanda Penduduk

NPWP Nomor Pokok Wajib Pajak

OOT Obat-obat Tertentu

SOP Standar Prosedur Operasional

PBF Cabang PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah

memiliki izin untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obatdan/atau bahan obat
dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.

PBAK Pedagang Besar Alat Kesehatan

Protap Prosedur Tetap

PO Purchase Order

SDM Sumber Daya Manusia

SIPA Surat Izin Praktik Apoteker, yang selanjutnya

disingkat SIPAadalah bukti tertulis yang diberikan
oleh pemerintah daerah kabupaten/kota kepada
Apoteker sebagai pemberian
kewenangan untuk menjalankan praktik kefarmasian.

ix
STRA Surat Tanda Registrasi Apoteker, yang selanjutnya
disingkatSTRA adalah bukti tertulis yang diberikan
oleh konsil tenaga
kefarmasian kepada Apoteker yang telah diregistrasi

x
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kesehatan merupakan hak asasi manusia dan salah satu unsur
kesejahteraan yang harus diwujudkan sesuai dengan cita-cita bangsa Indonesia
sebagaimana dimaksud dalam Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945. Kesehatan diupayakan dengan kegiatan dan/atau
serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terpadu, terintegrasi dan
berkesinambungan untuk memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan,
pengobatan penyakit, dan pemulihan keseharan oleh pemerintah dan/atau
masyarakat (Presiden Republik Indonesia, 2009).
Upaya penyelenggaraan kesehatan masyarakat diperlukan dari suatu
sumber daya kesehatan. Sediaan farmasi merupakan salah satu sumber daya
kesehatan yang dimanfaatkan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang
dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan/atau masyarakat. Untuk
menjamin ketersediaan sediaan farmasi di masyarakat maka pemerintah
menetapkan peraturan tentang pendistribusian obat. Menurut Peraturan
Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009, penyimpanan, pendistribusian atau
penyaluran obat, dan pengelolaan obat merupakan salah satu pekerjaan
kefarmasian dan fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi yang
digunakan untuk mendistribusikan atau menyalurkan sediaan farmasi disebut
instalasi sediaan farmasi dan pedagang besar farmasi.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan (CDOB, 2020).
Menurut Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 9 Tahun
2019, Penanggung jawab PBF wajib seorang Apoteker yang memenuhi
kualifikasi dan kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan. Di samping
itu, telah memiliki pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat

1
aspek keamanan, identifikasi obat dan/atau bahan obat, deteksi dan pencegahan
masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi (CDOB,
2020). Kemudian, dalam menyelenggarakan kegiatannya wajib menggunakan
Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Cara Distribusi Obat
yang Baik yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara distribusi/penyaluran
obat dan/atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur
distribusi/ penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan Penggunaannya (CDOB,
2020).
Apoteker menjadi bagian penting dari PBF, maka dari itu Program Profesi
Apoteker Universitas Mulawarman bekerjasama dengan PBF PT. Mensa
Binasukses Samarinda dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker
(PKPA) bagi calon Apoteker di bidang pendistribusian, sehingga diharapkan
mempunyai gambaran yang nyata mengenai distribusi obat serta memahami
peranan Apoteker dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di Pedagang Besar
Farmasi yang dilaksanakan pada tanggal 12 September 2022 sampai dengan 15
Oktober 2022.

1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA)

Tujuan dilaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoterker (PKPA) di fasilitas
distribusi sediaan farmasi adalah :
1. Meningkatkan pemahan calon apoteker tentang peran, fungsi dan
tanggung jawab apoteker di distribusi farmasi.
2. Membekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan,
keterampilan dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan
kefarmasian di bidang distribusi farmasi
3. Mempersiapkan calon apoteker dalam memasuki dunia kerja sebagai
tenaga kefarmasian di distribusi farmasi dan memberi kesempatan kepada
calon apoteker untuk menerapkan prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB) dan penerapan nyata dalam distribusi farmasi.

2
1.3 Manfaat Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA)
Manfaat yang diperoleh dari Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di
fasilitas distribusi sediaan farmasi, yaitu:
a. Mahasiswa mendapatkan pemahaman tentang peran, dungsi, dan tanggung
jawab apoteker di distribusi farmasi
b. Mahasiswa mendapatkan wawasan, pengetahuan, keterampilan dan
pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di bidang
distribusi farmasi
c. Mahasiswa medapatkan pengalaman dunia kerja sebagai tenaga
kefarmasian di distribusi farmasi dan memberi kesempatan kepada calon
apoteker untuk menerapkan prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB) dan penerapan nyata dalam distribusi farmasi.

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian PBF

Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya disingkat PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/ atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF dan PBF Cabang dalam
menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dan/ atau
bahan obat wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB). Cara distribusi obat yang baik yang selanjutnya disingkat CDOB adalah
cara distribusi atau penyaluran obat dan/ atau bahan obat yang bertujuan untuk
memastikan mutu sepanjang jalur distribusi sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012).
2.2 Tugas dan Fungsi PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34
Tahun 2014 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, tugas dan fungsi PBF yaitu
menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat, sebagai tempat
pendidikan dan pelatihan. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan
farmasi yang meliputi obat, bahan obat, dan alat kesehatan. Sebagai sarana yang
mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan masyarakat
yang meliputi: apotek, rumah sakit, toko obat berizin dan sarana pelayanan
kesehatan masyarakat lain serta PBF lainnya. Membuat laporan dengan lengkap
setiap pengadaan, penyimpanan, penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat
di pertanggung jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk toko obat berizin,
pendistribusian obat hanya pada obat-obatan golongan obat bebas dan obat bebas
terbatas, sedangkan untuk apotek, rumah sakit dan PBF lain melakukan
pendistribusian obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras dan obat keras tertentu.
PBF berfungsi sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.

4
2.3 Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-undangan Tentang PBF
Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian dan Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan yang
memberikan wewenang penuh kepada tenaga kefarmasian dalam mengelola
sediaan farmasi dan alat kesehatan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian, yang dimaksud dengan pedagang besar farmasi adalah perusahaan
berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34
tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi, Pasal 1 yang dimaksud pedagang
besar farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki
izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Menurut
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 2014 dan
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009 mengenai
penyelenggaraan kegiatan di Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus sesuai dengan
ketentuan dan standar yang terdapat dalam Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB). Aturan tersebut bersifat mutlak dan ada sanksi apabila tidak dijalankan.
PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam:
a. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentang Pedagang Besar Farmasi.
b. Permenkes No. 31 tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Kesehatan No. 889/MANKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin
Praktek dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.
c. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian.
d. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.
e. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika
f. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2021

5
 Tentang Standar Kegiatan Usaha Dan Produk Pada Penyelenggaraan
Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi dengan
Perubahannya Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun
2014 dan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 Tahun
2017, pada pasal 1 menyatakan:
a. Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/ atau bahan
obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
2.4 Persyaratan PBF
Untuk memperoleh izin PBF menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi,
pedagang besar farmasi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai
penanggungjawab
d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat baik
langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang -
undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir
e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat
melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat
menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan
yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai

6
 CDOB. Sertifikat CDOB adalah dokumen sah yang merupakan bukti
bahwa PBF dan PBF Cabang telah memenuhi persyaratan CDOB dalam
mendistribusikan Obat dan/atau Bahan Obat.
Suatu PBF beroprasi setelah mendapatkan surat izin. Selama PBF tersebut
masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat, maka seluruh kegiatan yang
dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB. Untuk
membuktikan penerapan pedoman teknis CDOB, PBF, dan PBF Cabang wajib
memiliki sertifikat CDOB. Sertifikat CDOB sebagaimana dimaksud diterbitkan
oleh Kepala Badan POM.
2.5 Persyaratan Apoteker Penangguang Jawab PBF
Menurut Peraturan Pemerintah No.51 Tahun 2009 tentang pekerjaan
kefarmasian, seorang apoteker harus memiliki keahlian dan kewenangan dalam
menyelenggarakan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian dalam fasilitas
distribusi atau penyaluran sediaan farmasi merupakan salah satu bagian dari
penyelenggaraan pekerjaan farmasi dimana apoteker sebagai penanggungjawab
harus memenuhi Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), menetapkan Standar
Prosedur Operasional (SOP) yang diperbaharui terus-menerus mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang farmasi dan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan dan mencatat segala hal yang berkaitan
dengan proses distribusi pada fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi.
Penanggung jawab harus seorang Apoteker yang memenuhi kualifikasi dan
kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan, disamping itu telah memiliki
pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek keamanan,
identifikasi obat dan/atau bahan obat, deteksi dan pencegahan masuknya obat
dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi. PBF Pusat dan PBF Cabang
memiliki sekurang-kurangnya 1 (satu) orang Apoteker sebagai penanggung jawab
yang bekerja purna waktu, dengan persyaratan menurut Depkes RI (2014)
sebagai berikut:
a. Penanggung jawab PBF Pusat dan PBF Cabang adalah Apoteker Warga
Negara Indonesia yang memiliki STRA.
b. Apoteker penanggung jawab wajib memiliki SIPA pada sarana PBF

7
 tersebut.
c. Apoteker penanggung jawab dilarang merangkap jabatan sebagai
direksi/pengurus PBF Pusat atau PBF Cabang.
Apoteker sebagai penanggung jawab mempunyai uraian tugas yang memuat
kewenangan dalam hal pengambilan keputusan sesuai dengan tanggung
jawabnya. Menurut Depkes RI (2009) apoteker penanggung jawab fasilitas
distribusi memiliki tanggung jawab antara lain:
a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem
manajemen mutu;
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta
menjaga akurasi dan mutu dokumentasi;
c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam
kegiatan distribusi;
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obat dan/atau bahan obat;
e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif;
f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan;
g. Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke
dalam stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual;
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-
masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat
dan/atau bahan obat;
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan;
j. Mendelagesikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian
yang telah mendapat persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang
tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan
dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan;
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau

8
 memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan
kembali atau diduga palsu;
l. Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat
dan/atau bahan obat tertentu sesuai peraturan perundang-undangan.

2.6 Tugas dan Tanggung Jawab Apoteker Penanggung Jawab PBF

Penanggung jawab harus merupakan seorang Apoteker yang memenuhi
kualifikasi dan kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan. Penanggung
jawab harus memiliki pengatahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat
aspek keamanan, identifikasi obat dan/atau bahan obat, deteksi, dan pencegahan
masuknya obat dan/atau bahan obat palsu dalam rantai distribusi. Menurut
Pedoman Teknis CDOB (2012), tugas dan kewajiban apoteker di PBF adalah
sebagai berikut:
a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem
manajemen mutu
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya yaitu
memastikan bahwa fasilitas distribusi telah menerapkan CDOB dan
memenuhi pelayanan publik serta menjaga akurasi dan mutu dokumentasi
c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam
kegiatan distribusi
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obatserta Menyusun dan/ataumenyetujui program pelatihan
dasar dan pelatihan lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang
terkait dalam kegiatan distribusi
e. Memastikan, mengkoordinasi dan melakukan dengan segera setiap
kegiatan penarikan obat dan/atau bahan obat serta memastikan bahwa
keluhan pelanggan ditangani dengan efektif
f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan
g. Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke
dalam stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual

9
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-
masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/ atau transportasi obat
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan
j. Mendelegasikan tugasnya kepada apoteker/tenaga teknis kefarmasian
yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika
sedang tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan
menyimpan dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang
dilakukan
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina
atau memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil
penarikan kembali atau diduga palsu;
l. Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat
dan/atau bahan obat tertentu sesuai peraturan perundang- undangan.

2.7 Studi Kelayakan Pendirian PBF

Studi kelayakan dilakukan sebelum mendirikan suatu usaha. Studi
kelayakan ini bertujuan untuk memprediksi atau memperkirakan aspek-aspek
yang akan terlibat dalam suatu usaha sehingga dapat disimpulkan apakah usaha
tersebut layak atau tidak layak untuk dijalankan. Hasil suatu studi kelayakan
disajikan dalam laporan tertulis. Banyak aspek yang dikaji dalam suatu laporan
hasil studi kelayakan, antara lain:
a. Aspek Pasar
Sebelum suatu usaha dilaksanakan, hendaknya dilakukan analisis pasar
untukmengetahui potensi pasar yang akan dimasuki. Hal ini disebut sebagai
analisis pasar potensial dengan tujuan yaitu untuk mengetahui apakah terdapat
pasar untukbisnis yang akan ditawarkan, ataukah perusahaan ingin mencoba
menciptakan potensi pasarnya sendiri. Jika hasil analisis menyatakan bahwa
produk jasa daribisnis yang akan ditawarkan akan sulit diterima oleh pasar
potensialnya, maka rencana bisnis dianggap tidak layak. Analisis secara

10
menyeluruh ini hendaknya dilakukan dalam salah satu aspek kelayakan, yakni
aspek pasar.
b. Aspek Pemasaran
Pemasaran meliputi keseluruhan sistem yang berhubungan dengan
kegiatan-kegiatan usaha yang bertujuan merencanakan, menentukan harga, hingga
mempromosikan dan mendistribusikan produk jasa yang akan memuaskan
kebutuhan pembeli.
c. Aspek Manajemen
Bagian-bagian pokok suatu manajemen antara lain:
1. Perencanaan
Suatu perencanaan hendaknya dikaji dari beberapa sisi, seperti sisi
pendekatan pembuatannya, sisi jangka waktu pelaksanaan yang akan dicakup oleh
perencanaan, sisi tingkatan perencanaan, program kerja, serta anggaran.
Pendekatan pembuatan perencanaan dapat dilakukan dengan beberapa alternatif
pendekatan. Pertama, Pendekatan Atas-Bawah dimana perencanaan dilakukan
oleh pimpinan dan unit organisasi di bawahnya melakukan apa saja yang telah
direncanakan. Kedua, Pendekatan Bawah-Atas, dimana perencanaan dilakukan
dengan cara pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang
dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran, dan sumber daya
yang dimiliki. Langkah selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen
di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan. Ketiga, Pendekatan campuran
dimana proses perencanaan dilaksanakan dengan mengkombinasikan kedua
pendekatan yang di atas. Pendekatan kelompok dimana perencanaan dibuat oleh
sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan.
2. Pengorganisasian
Struktur organisasi menjelaskan baik pembagian aktivitas kerja serta
hubungan fungsi dan aktivitas tersebut sampai batas-batas tertentu. Struktur
organisasi selain memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tersebut, juga
menjelaskan susunan kewenangan serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada
siapa).

11
3. Penggerakan (Actuating)
Agar aspek penggerakan dapat berjalan dengan baik, maka
penyusunannya hendak dikaji dari beberapa sisi, misalnya: fungsi dari
penggerakan harus terpenuhi, serta bagaimana sikap dan perilaku seorang
pemimpin sehingga memenuhi kriteria agar ia dapat menggerakan bawahannya.
Jika syarat-syarat untuk penggerakan ini dianggap terpenuhi, maka dapat
dikatakan bahwa sisi penggerakan ini layak.
4. Pengendalian (Controlling)
Fungsi pokok pengendalian antara lain:
a) Mencegah terjadinya penyimpangan
b) Memperbaiki penyimpangan yang terjadi
c) Mendinamisasikan organisasi
d) Mempertebal rasa tanggung jawab
5. Aspek Finansial
Analisis aspek keuangan dari suatu studi kelayakan bisnis jasa adalah
untuk menentukan rencana investasi melalui perhitungan biaya dan manfaat yang
diharapkan, dengan membandingkan antara pengeluaran dan pendapatan, seperti
halnya ketersediaan dana, biaya modal, kemampuan proyek untuk membayar
kembali dana tersebut dalam waktu yang telah ditentukan dan menilai apakah
proyek akan dapat berkembang terus.
6. Aspek Ekonomi dan Sosial
Titik tolak dalam melakukan analisis dalam menyusun suatu studi
kelayakan bisnis memerlukan informasi lingkungan luar perusahaan. Tindakan
inidimaksudkan baik untuk mengetahui seberapa jauh lingkungan luar
memberikan peluang sekaligus ancaman bagi rencana bisnis, maupun untuk
mengetahui apasaja yang dapat disumbangkan oleh proyek bisnis bagi lingkungan
luar tersebut bila bisnis telah direalisasikan. Aspek Ekonomi diberbagai media
cukup banyak data makroekonomi yang secara langsung maupun tidak langsung
dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Data makro ekonomi tersebut dapat
dijadikan sebagai indikator yang dapat diolah menjadi informasi penting untuk
studi kelayakan bisnis.

12
7. Aspek Sosial
Tujuan utama perusahaan adalah mencari keuntungan yang sebesar-
besarnya. Namun, perusahaan tidak hidup sendirian. Dengan kata lain perusahaan
hidup bersama-sama dengan komponen-komponen lain dalam satu tatanan
kehidupan yang kompleks yang hendaknya selalu berada dalam keseimbangan.
Salah satu komponen yang dimaksud adalah lembaga sosial, sehingga untuk
menjaga keseimbangn tadi, perusahaan sebaiknya memiliki tanggung jawab
sosial.
8. Aspek Yuridis
Setiap usaha yang legal harus mengikuti aturan-aturan yang berlaku baik
dalam bentuk perundang-undangan, maupun peraturan lain sebagaipenjabarandari
undang-undang tersebut, misalnya Keputusan Menteri , Surat Keputusan Dirjen
dan Peraturan Daerah. Diharapkan perencana bisnis mempehatikan peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan bisnis jasa agar bisnisnya dikemudian hari
tidak mengalami hambatan. Sehingga perencana bisnis hendaknya mengetahui
aspek legal apa saja yang diperlukan, jangka waktu pengurusan aspek legal
tersebut serta tempat kemana mengurus aspek legal tersebut. Hasil dari analisa
terhadap elemen yang dipaparkan dalam rambu hukum dan peraturan lain yang
berlaku merupakan bagian dari aspek yuridis yang akan berupa suatu
pernyataan apakah rencana bisnis tersebut dianggaplayak atau tidak
9. Aspek Lingkungan
Faktor lingkungan sekitar perlu diperhatikan dalam perencanaan pendirian
suatu apotek, sehingga lingkungan ini penting untuk dijadikan salah satu aspek
dalam melakukan studi kelayakan. Yang termasuk dalam aspek lingkungan antara
lain :
a. Gambaran Lokasi Apotek dan sekitarnya
Lokasi apotek boleh berada dekat dengan fasilitas kesehatan seperti rumah
sakit, puskesmas atau klinik.

13
b. Kondisi Traffic
Jenis lalu lintas ada 3 yaitu living traffic, work traffic dan long
distancetraffic. Yang paling baik untuk mendirikan apotek adalah di daerah
living traffic.
c. Tingkat sosial dan ekonomi
Dalam mendirikan apotek perlu dipertimbangkan aspek sosial dan
ekonomi dari masyarakat seperti apakah masyarakat sekitar adalah masyarakat
menengah ke atas atau menengah ke bawah.
d. Kemudahan jangkauan
Lokasi berada di tepi jalan besar dua arah dan tidak terdapat
pembatasjalan di tengahnya sehingga lokasi ini mudah diakses oleh pelanggan dan
sering dilalui oleh penduduk.
g Jenis usaha
Dalam sisi ini dilakukan pengkajian apakah jenis usaha yang akan
dijalankan itu dilarang atau tidak
h Lokasi usaha
Lokasi usaha yang akan dibangun tidak terlepas dari pengaruh-pengaruh
yang dapat merugikan pihak perusahaan. Oleh karena itu, hendaknya letak usaha
ini dipersiapkan dengan baik. Perhatikan,misalnya, masalah perencanaan wilayah
dan status tanah.

2.8 Tata Cara Pendirian PBF

Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan permohonan
kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM. Permohonan harus ditandatangani
oleh direktur/ketua dan apoteker calon penanggung jawab disertai dengan
kelengkapan administratif sebagai berikut:
a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua;
b. Susunan direksi/pengurus;

14
c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah
terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi
dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;
d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan;
e. Surat Tanda Daftar Perusahaan;
f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;
g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;
i. Peta lokasi dan denah bangunan
j. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggungjawab;
k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.

Alur Proses Pendirian PBF :

a. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi
kelengkapan administratif.
b. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan
CDOB.
c. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsimengeluarkan
rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur
Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Balai POM.
d. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak melakukan audit pemenuhan
persyaratan CDOB, Kepala Balai POM melaporkan pemohon yang telah
memenuhi persyaratan CDOB kepada Kepala Badan.
e. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak menerima laporan, Kepala
Badan POM memberikan rekomendasi pemenuhan persyaratan CDOB
kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi.

15
f. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak menerima rekomendasi serta
persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin
PBF.
g. Paling lama 12 hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan, Direktur
Jenderal menerbitkan izin PBF dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.

2.9 Pengelolaan PBF

2.9.2 Pengadaan dan Pengelolaan Obat dan Alkes
1. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah
dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya
kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan dilakukan
untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara
lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pengendalian persediaan obat merupakan salah satu bagian perencanaan
untuk mencapai pengadaan obat yang efektif. Pengendalian persediaan obat
bertujuan untuk mengontrol arus biaya pengadaan obat dan menjamin
ketersediaan obat secara tepat waktu. Parameter yang terdapat dalam
pengendalian persediaan terdiri dari:
a. Konsumsi rata-rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan
yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel utama yang
menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan.
b. Lead Time (Waktu Tunggu)
Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan
sampai dengan penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu

16
tunggu ini berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat
berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan pihak
pembeli, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok.
c. Safety stock (Stok Pengaman)
Stok pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk
menghindari kekosongan stok akibat beberapa hal. Stok pengaman disediakan
untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu
keadaan tertentu yang mengakibatkan perubahan pada permintaan misalnya
karena adanyawabah penyakit.
d. Persediaan minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih
tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka
pemesanan harus langsung dilakukan agar keberlangsungan usaha dapat berlanjut.
Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan
minimum maka dapat terjadi stok kosong bila tidak dilakukan pemesanan
kembali.
e. Persediaan maksimum
Persediaan maksimum adalah jumlah persediaan terbesar yang boleh
tersedia. Persediaan maksimum merupakan persediaan yang dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan permintaan hingga periode pemesanan berikutnya. Jika
jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi
melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat
menyebabkan kerugian.
f. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami
barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang
memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut
dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran
persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow
moving.

17
g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)
Jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu
tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Jumlah
persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk
mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan pemasok yang
terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan
sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk persediaan berkaitan dengan
biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan.
Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah
pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality
(EOQ).
h. Reorder Point (ROP / Titik pemesanan kembali)
Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan
kembali. Titik pemesanan terletak saat jumlah persediaan berada yang di atas stok
pengaman sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Dengan
kata lain, ROP adalah saat nilai persediaan mencapai persediaan minimum.Waktu
untuk mencapai persediaan minimum dapat diperkirakan dari data konsumsi rata-
rata. Akan tetapi, pada keadaan khusus (mendesak), pemesanan dapat dilakukan
langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan.
3 Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan
perencanaan kebutuhan. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus
memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan, barang yang masuk ke PBF
dapat berasal dari pembelian kontan atau kredit. Faktor yang harus diperhatikan
pada pembelian obat, yaitu kondisi keuangan, waktu pembelian, jarak PBF
dengan pemasok, frekuensi dan volume pembelian, jenis barang yang akan dibeli,
tanggal kadalwuarsa. Dalam siklus penyaluran obat di PBF, pembelian merupakan
tahap awal dalam siklus ini. Pengontrolan volume pembelian penting dilakukan
karena semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi order. Hal ini
berdampak pada biaya pemesanan meningkat dan meningkatnya beban pekerjaan
untuk penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang yang datang. Sebaliknya

18
jika volume pembelian besar akan menurunkan frekuensi pembelian, namun akan
mengakibatkan besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan yang
besar, meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau kedaluarsa dan
tentu saja membutuhkan modal yang besar.
Sebelum melakukan pengadaan obat di PBF harus dilakukan kualifikasi
yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk
kualifikasi dan persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang
penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan
hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Jika obat dan/
atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka fasilitas distribusi wajib
memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip
dan Pedoman CPOB sedangkan jika bahan obat diperoleh dari industri nonfarmasi
yang memproduksi bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka fasilitas
distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta
menerapkan prinsip CPOB. Pengadaan obat dan/ atau bahan obat harus
dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta
didokumentasikan (BPOM,2020).
Surat pesanan dibedakan menjadi surat pesanan narkotika, psikotropika,
prekursor dan surat pesanan reguler. Surat pesanan narkotika hanya dapat
digunakan untuk 1 (satu) jenis narkotika. Surat pesanan psikotropika atau
prekursor Farmasi hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) atau beberapa jenis
psikotropika atau prekursor farmasi. Surat pesanan narkotika, psikotropika,
prekursor juga harus terpisah dari pemesanan barang-barang lainya seperti obat
bebas, alat kesehatan dan bahan habis pakai.
4 Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,
spesifikasi, jumlah, mutu, expired date, batch, waktu penyerahan dan harga yang
tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.
Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik. Obat
dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kadaluwarsa, atau mendekati
tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat dan/atau bahan obat telah

19
kedaluwarsa sebelum digunakan oleh konsumen. Jika ditemukan obat dan/atau
bahan obat diduga palsu, bets tersebut harus segera dipisahkandiruangkarantina
yang terkuncidan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar.
5 Penyimpanan
Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus mematuhi
peraturan perundang-undangan. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan
obat harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang
memproduksi bahan obat standar mutu farmasi. Obat dan/atau bahan obat harus
disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat dan terlindung dari
dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban
atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus diberikan untuk obat dan/atau
bahan obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus. Kegiatan yang
terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus memastikan
terpenuhinya kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan dan memungkinkan
penyimpanan secara teratur sesuai kategorinya; obat dan/atau bahan obat dalam
status karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau diduga palsu.
Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stock sesuai dengan
tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah First Expired
First Out (FEFO).
Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan sedemikian rupa
untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan campur-baur dan tidak
boleh langsung diletakkan di lantai. Obat dan/atau bahan obat yang kedaluwarsa
harus segera ditarik, dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Untuk
menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname secara berkala
berdasarkan pendekatan risiko. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan
rosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya campur-baur,
kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau bahan obat.
Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan untuk jangka
waktu yang telah ditentukan. Berita acara selisih stok dilaporkan ke BPOM (obat)
dan Dinas kesehatan provinsi (alkes).

20
6 Penyaluran
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1148/Menkes/Per/VI/2011 di BAB III tentang Penyelenggaraan, PBF hanya dapat
menyalurkan obat kepada PBF lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi apotek, instalasi farmasi
rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat (selain obat keras).
Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa
ketentuan, yakni meliputi:
a. Penyaluran Obat
1) Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan
obat kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Namun, PBF tidak dapat
menyalurkan obat keras kepada toko obat.
2) PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras
berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola
apotek atau apoteker penanggung jawab.
b. Penyaluran Narkotika
Setiap PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan seperti
c. Penyaluran Psikotropika
Peraturan Menteri Kesehatan nomer 3 tahun 2017 tentang perubahan
Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika, penyaluran
psikotropika dalam rangka peredaran dilakukan oleh pabrik obat,
pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi
Pemerintah. Penyaluran psikotropika salah satunya dapat dilakukan oleh:
1) Pabrik obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana
penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, rumah sakit, dan
lembaga penelitian dan/ atau lembaga pendidikan.
2) Pedagang besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lain-nya,
apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, rumah

21
 sakit, dan lembaga penelitian dan/ atau lembaga pendidikan.
2.9.2 Administratif
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1148/Menkes/Per/VI/2011 di pasal 16, setiap PBF atau PBF cabang wajib
melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat
usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB. Kegiatan dokumentasi dapat
dilakukan secara tertulis dan elektronik.
Kemudian menurut Surat Keputusan Kepala Badan POM Nomor
HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi
Obat Yang Baik, dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem
manajemen mutu. Dokumentasi harus jelas terkait dengan distribusi (pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pelaporan), prosedur tertulis dan dokumen lain
yang terkait dengan pemastian mutu. Dokumen harus disimpan minimal 3 tahun,
harus dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up to date. Dokumen
distribusi harus mencakup informasi tanggal, nama obat dan/atau bahan obat,
nomor bets, tanggal kadaluarsa, jumlah yang diterima atau disalurkan, nama dan
alamat pemasok/pelanggan.
2.9.3 Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM merupakan faktor yang sangat penting untuk setiap usaha agar dapat
menjalankan fungsinya dengan benar. Oleh karena itu dibutuhkan SDM yang
berpengetahuan, berkualitas, berkapasitas serta berdaya saing sehingga mampu
dalam mengembangkan ataupun mempertahankan posisi organisasi/instansi
tersebut dalam suatu lingkungan yang kompetitif. Dalam mencapai hal tersebut
diatas, ada beberapa usaha yang telah di implementasikan oleh organisasi/instansi
dalam menunjang pengembangan dan kemajuan organisasi/instansi antara lain:
aplikasi teknologi, aplikasi pelatihan SDM, manajemen mutu, sarana prasarana
dan sebagainya.

22
 BAB III
TINJAUAN UMUM PBF PT. MENSA BINASUKSES

3.1 Sejarah PT. Mensa Binasukses Samarinda

PT. Mensa Binasukses awalnya dikenal sebagai Masa Bhakti Surya
(MBS). Perusahaan ini didirikan pada tahun 1973. Berawal dari 4 (empat) kantor
cabang dan bergerak di bidang distribusi bahan baku farmasi dan barang
jadi. Pada tahun 1985, Masa Bhakti Surya diakuisisi dan menjadi salah satu
perusahaan besar dalam Mensa Group. Pada tahun 1993 namanya diubah menjadi
Mensa Binasukses untuk mencerminkan asosiasi dengan Mensa Group. Dengan
perubahan nama, inisial MBS tetap dipertahankan dan saat ini MBS adalah salah
satu distributor farmasi, alat kesehatan dan kelompok konsumen terbesar yang
masuk dalam sepuluh besar distributor farmasi nasional dan telah mendapatkan
kepercayaan dari prinsipal multinasional dan nasional.
PT. Mensa Binasukses Samarinda merupakan cabang dari PT. Mensa
Binasukses yang berpusat di Jakarta, berdiri sejak tahun 1996 dan awal berdirinya
beralamat di jl. Perjuangan di pimpin oleh kepala cabang Alous Seus F. dan
pergantian kepala cabang dilaksanakan setiap 5 tahun sekali oleh kepala pusat PT.
MBS. Saat ini PT. Mensa BinaSukses beralamat di Jl. Teuku Umar kompleks
pergudangan tahap 1 Blok C Kel. Karang asam, Kec. Sungai Kunjang Samarinda
Kalimanta Timur.
PT. Mensa Binasukses memiliki hubungan jaringan yang luas untuk
memenuhi kebutuhan pasar yang meluputi distribusi produk farmasi, consumer
goods & OTC, alat kesehatan & diagnostik ke apotek, toko obat, rumah sakit,
laboratorium, department store, hypermarket, supermarket, PBF lain dan
perdagangan umum. Selain itu juga pt. Mensa Binasukses menyediakan layanan
pemasaran untuk beberapa principal. PT. Mensa Binasukses memiliki sistem
pelaporan tepat waktu tercakup dalam aplikasi SIMFONI Menghubungkan semua
cabang & Kantor Pusatnya secara real time.
PT. Mensa Binasukses memiliki visi dan misi serta nilai sebagai kompas
dalam pencapaian dan peningkatan kinerja serta prestasi. Komitmen PT. Mensa

23
Binasukses sebagai perusahaan distribusi yang menyediakan distribusi dan
memberikan solusi untuk produk kesehatan dengan standar praktik distribusi yang
baik, Visi PT. Mensa Binasukses Samarinda menjadi mitra pilihan yang
terpercaya sebagai penyedia jasa distribusi dan solusinya untuk produk farmasi,
alat kesehatan dan produk consumer Kesehatan, dengan Misi pelayanan yang
handal secara berkesinambungan melalui kerja sama yang saling menguntungkan
dengan mitra dalam jalur distribusi. Selain itu terdapat beberapa Nilai yang harus
dicapai dan dipertahankan oleh PT. Mensa Binasukses Samarinda, yaitu :
1. Meeting Commitment (Menjaga Kepercayaan dengan cara konsisten
bertindak sesuai dengan yang dijanjikan. Membangun keyakinan pihak lain
terhadap niat baik secara pribadi maupun organisasi).
2. Ensuring Balance and Lasting Relationship (Mengenali kesempatan dan
bertindak untuk membangun relasi jangka Panjang dengan mengacu pada
prinsip win win solution).
3. Nurturing Innovation (Mengahsilkan pemecahan masalah yang inovatif
dalam situasi kerja, mencoba cara yang berbeda danoriginal untuk mengatasi
permasalahan).
4. Striving For Excellence (Menetapkan standar tampilan kerja yang tinggi
untuk diri sendiri dan orang lain. Mengambil tanggung jawab serat bersedia
mendedikasikan waktu dan tenaga untuk memastikan penyelesaian tugas
secara sempurna)
5. Assuring Continuous Improvement (Terus berusaha memperbaiki kondisi
dan proses dengan menggunakan pendekatan yang tepat untuk
mengidentifikasi kesempatan menagplikasikan solusi dan mnegukur dampak
yang ada).

3.2 Struktur Organisasi PT. Mensa Binasukses Samarinda

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan
diinginkan.Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta

24
distribusi obat dan atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada personil
yang menjalankannya. Harus ada personil yang cukup dan kompeten untuk
melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas distribusi.
Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan jelas dan dicatat.
Semua personil harus memahami prinsip CDOB dan harus menerima pelatihan
dasar maupun pelatihan lanjutan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendukung seluruh kegiatan PBF dapat berjalan dengan baik serta
personil mengetahui tugas dan tanggung jawabnya maka diperlukan struktur
organisasi dan pelatihan bagi setiap personil. PT. Mensa Binasukses Samarinda
dipimpin oleh Branch Manager membawahi kasir, penanggung jawab PBF,
penanggung jawab Alkes, kepala logistik, kepala ekspedisi, sales supervisor, sales
SPV CPO, sales supervisor MDD, kasir, admin dan keuangan. Susunan struktur
organisasi PT. Mensa Binasukses Samarinda sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mensa Binasukses Samarinda

25
3.3 Pengelolaan PBF
3.3.1 Pengelolaan Obat dan Alat Kesehatan
a. Perencanaan dan Pengadaan

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka

menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar
konsep kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan, proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan
sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan, perencanaan dilakukan secara optimal sehingga
perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif & efisien.
Alur dari perencaan obat di PT. Mensa Binasukses cabang kepusat
dimana untuk menentukan pengadaan maka harus menentukan perencanaan jual
bulan depan yang dibuat oleh supervisior dan berkooridnasi dengan principal dan
meminta approval kepala cabang dilihat dari data di sistem sales 1 bulan, 2 bulan
lalu atau diluar tender. Dengan menghitung avg. s dan f, buffer, stok needed dan
purchase plan cabang dengan rumus [AMS(2+1) × INDEX] + FORECAST –
(SOH + GIT + QOO).
Proses permintaan barang yang dilakukan koordinasi antara sales
supervisior yang melakukan pengisian target melalui sistem dan branch manager
memeriksa serta melakukan upload melalui sistem kemudian antara principal
manager dan general manager memeriksa dan melakukan adjustment melalui
sistem selain itu PPR manager mencreate dan membuat rencana droping dengan
berkoordinasi dengan Apoteker penanggung jawab PBF cabang untuk mengecek
dan dan melakukan release PO melalui sistem, setelah itu PO dicetak dan admin
gudang menerima PO diperiksa oleh branch manager lalu Apoteker penangung
jawab mengirim PO asli kepusat melalui email dan admin gudang melakukan
pengarsipan copy PO. Untuk pesanan tambahan (PESTA) sales supervisior
membuat atau meperbaiki pesta melalui sistem berkoordinasi dengan APJ PBF
cabang dan diperiksa oleh APJ setelah diperiksa dan disetujui maka oleh branch
manager dilakukan pemeriksaan dan menyetujui permintaan jika memang sesuai
dan lengkap.

26
b. Penerimaan
Penerimaan Barang yang masuk kecabang baik via udara, maupun via laut
yang dibawa oleh ekspedisi akan masuk melalui area penerimaan barang atau
dinamakan loading in, barang yang masuk ini akan dicek oleh petugas gudang
yang ditunjuk untuk melakukan penerimaan barang, pengecekan barang dilakukan
berdasarkan surat jalan, packing list yang dikirimkan oleh MBS pusat, yang akan
dicek dari barang-barang tersebut meliputi kuantiti, bentuk sediaan batch, dan
expire date jika sudah sesuai dengan surat jalan dan packing list maka petugas
gudang akan menandatangani surat jalan dan checklist penerimaan barang,
beserta packing packing list akan diserahkan ke kepala gudang (LSH) atau admin
logistic untuk dibuatkan label produk dimana label produk ini akan digunakan
untuk menentukan letak penyimpanan obat-obat tersebut yang akan di barcode
oleh petugas gudang agar barang yang masuk di rak bisa terbaca di sistem. Jika
ada barang yang tidak sesuai atau rusak pada saat penerimaan di cabang maka
cabang akan membuatkan berita acara ketidaksesuaian barang yang akan di
laporkan pada ekspedisi dan MBS pusat untuk segera diproses atau dilakukan
pergantian atau retur.
c. Penyimpanan
Metode penyimpanan yang diterapkan oleh PT. Mensa Binasukses
samarinda adalah sesuai dengan suhu penyimpanan yang tertera pada kemasan
yaitu gudang suhu dingin < 25ºC, suhu sejuk (Chiller) 2-8 ºC dan suhu kamar
25-30 ºC. Setiap ruang penyimpanan di PT. Mensa Binasukses dilengkapi
dengan monitoring suhu yang di isi 3x sehari di jam-jam tertentu (pagi, siang dan
sore) yang dicatat berdasarkan suhu yang terbaca ditermometer dimasing-masing
ruangan, dan thermometer tersebut telah dikalibrasi setahun sekali, selain itu
pada area penyimpanan produk obat, alat kesehatan, consument produk juga
dilengkapi dengan monitoring kebersihan yang akan diisi setiap hari ketika sudah
melakukan pembersihan diruangan penyimpanan obat.
d. Pendistribusian
Pendistribusian dilakukan ke apotek-apotek, rumah sakit, dinas kesehatan
& PBF-PBF lokal maupun PBF nasional, pendistribusian obat berdasarkan surat

27
pesanan outlet kepada Mensa Binasukses, surat pesanan outlet ini akan digunakan
salesman & CSSA untuk input barang di system, atau melalui aplikasi SIMFONI,
dan akan dikeluarkan oleh gudang.
Pendistribusian di PT. Mensa Binasukses dilakukan oleh ekspedisi
eksternal (pengiriman keluar kota) dan ekspedisi internal (pengiriman dalam kota)
sebelum proses pendistribusian dilakukan kepala ekspedisi cabang akan menerima
faktur dan menyortir berdasar rayon berkoordinasi dengan admin ekspedisi untuk
memisahkan faktur dna memberi barcode serta menyetak PBKB (perencanaan
biaya kirim barang) dan admin ekspedisi menyerahkan PBKB ke kepala ekspedisi
cabang dan Checker menyiapkan produk sesuai faktur kemudian APJ memeriksa
kesesuaian dengan faktur dan checker menandatangai copy faktur dan
meyerahkan packing produk yang selesai ke driver untuk dikirim baik ke driver
internal ataupun driver eksternal dengan memperhatikan kelengkapan berkas
pendistribusian sesuai aturan.
e. Pemusnahan
Apabila terdapat obat rusak dan kadaluarsa di gudang PT. Mensa
Binasukses, maka semua obat rusak dipisahkan dalam gudang tersendiri dan
dilakukan pencatatan mengenai identitas obat-obat tersebut. Pengecualian untuk
obat-obatan PPO (Psikotropika, Prekursor dan Obat-obat tertentu) penyimpanan
tetap di lemari tersendiri penyimpanan terpisah khusus untuk produk obat PPO
yang telah rusak atau kadaluarsa. Pemusnahan produk obat di PT. Mensa
Binasukses cabang samarinda tidak pernah di lakukan, untuk pemusnahan obat
untuk retur barang expire date akan di kirim ke Pt. Mensa Binasukses pusat sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan, barang yang sudah di expired date atau
telah rusak akan di letakan di ruangan khusus retur atau expired barang. Barang
barang expire date yang akan di kirim ke pusat akan di proses oleh petugas retur
dan di infokan ke pusat setelah di buatkan STTR (Surat Tanda Terima Retur).
f. Pelaporan
Sistem pelaporan PT. Mensa Binasukses samarinda wajib membuat
pencatatan mengenai pemasukan dan pengeluaran produk obat melalui sistem
pada Mensa BinaSukses di SIMFONI. Semua dokumentasi terdapat pada sistem

28
SIMFONI dan untuk laporan pemasukan dan penyaluran di Mensa BinaSukses
Samarinda dilakukan setiap bulan dan triwulan diberikan kepada Dinas Kesehatan
Provinsi dan BPOM dalam bentuk upload dokumen di e-report, pelaporan
tersebut paling sedikit terdiri atas: Nama, bentuk sediaan, dam kekuatan
Narkotika, Psikotropika, dan/atau Prekursor Farmasi; Jumlah persediaan awal dan
akhir bulan; Jumlah yang diterima; jumlah yang diserahkan, tanggal kadaluarsa
setiap penerimaan. sedangkan untuk laporan produk alat Kesehatan dilaporan ke
Kementrian Kesehatan melalui sistem e-report yang dilakukan perbulan dan
pertahun.
3.3.2 Administratif
PBF pusat atau PBF cabang wajib mendokumentasikan setiap pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan obat sesuai pedoman CDOB.
Kegiatan dokumentasi ini dilakukan secara manual dan secara komputerisasi.
Kegiatan dokumentasi secara manual dan komputerisasi bertujuan untuk
mencocokan data dan menghindari kesalahan seperti hilangnya barang dan
ketidaksesuaian jumlah barang. Untuk penyimpanan dokumen minimal 2 tahun
menurut Permenkes No. 4 Tahun 2014 tentang CDAKB. Sementara menurut
aturan PT. Mensa Binasukses Samarinda yaitu 5 Tahun.
Dalam hal dokumen surat pesanan (SP) dan faktur, setiap surat pesanan
yang diterima oleh operator penjualan maka akan diberikan print out faktur
sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan warna yang berbeda yaitu merah muda, kuning,
dan putih. Faktur dibuat dan diberikan oleh seorang fakturis yang diberikan ke
gudang untuk dilakukan persiapan pengeluaran dan penyaluran perbekalan
farmasi. Penyaluran atau distribusi dilakukan oleh ekspedisi dengan membawa 3
lembar faktur (kuning, putih, dan merah muda). Faktur (kuning) diberikan kepada
outlet yang melakukan pesanan. Kedua lembar faktur selanjutnya dibawa kembali
oleh ekspedisi untuk diberikan ke bagian gudang.
Dokumentasi pendistribusian obat yang harus dilakukan apoteker
penanggung jawab (APJ) meliputi pengarsipan faktur penjualan, faktur
pembelian, surat pesanan dari pelanggan, surat pesanan ke supplier, surat recall,
surat penolakan pesanan obat. Proses pendokumentasian tersebut bertujuan untuk

29
memudahkan penelusuran jika terjadi masalah yang tidak diharapkan sekaligus
sebagai salah satu persyaratan dari Badan POM yang di atur di CDOB.
Dokumen lainnya yaitu dokumen keuangan/perpajakan yang merupakan
tanggung jawab kasi admin dan keuangan meliputi faktur pajak, faktur penjualan,
faktur pembelian, laporan laba rugi, buku bank, buku kas serta dokumen lain yang
berhubungan dengan keluar masuk uang. Dokumentasi juga dilakukan untuk
mempermudah dalam proses pelaporan terhadap jumah barang yang dikirim.
Dokumentasi untuk pelaporan dinamika obat baik obat biasa maupun PPO
(Psikotropika, Perkursor dan Obat-obat tertentu) dilakukan secara online melalui
website khusus.
3.3.3 Sumber Daya Manusia
SDM (Sumber Daya Manusia) merupakan salah satu faktor yang sangat
penting bahkan tidak dapat dilepaskan dari sebuah organisasi, baik institusi
maupun perusahaan. Sumber daya manusia juga merupakan kunci yang
menentukan perkembangan perusahaan. Dalam menjalankan perannya, SDM
yang dimiliki di PT. Mensa Binasukses Samarinda memiliki pembagian yang jelas
mengenai uraian jabatan serta tugas dan kewajibannya sehingga pekerjaan dapat
dijalankan dengan baik.
PT. Mensa Binasukses Samarinda dipimpin oleh seorang General Manager
Operation membawahi Regional Operation Manager lalu membawahi Branch
Manager dan Branch Manager membawahi 8 (delapan) divisi yaitu penanggung
jawab PBF cabang, penanggung jawab PBAK cabang, kepala logistic membawahi
(admin logistic, penat retur, penata gudang dan checker), kemudian kepala
ekspedisi membawahi (admin ekspedisi, sopir, dan loper), Sales supervisior
farma, sales supervisior CPO, sales supervisior MDD, serta Kepala divisi admin
dan keuangan membawahi fakturis, kasir, inkaso dan kolektor.
Setiap divisi memiliki tujuan dalam tugas dan tanggung jawab berbeda-beda
sesuai bidangnya masing-masing, yaitu :
1. Kepala Cabang bertujuan untuk memastikan semua kepala bagian dna lini
dibawahnya menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan
prosedur, sert memastikan pencapaian target sales dan remisa.

30
2. Apoteker penanggung jawab bertujuan untuk memastikan distribusi
produk-produk farmasi dan alat Kesehatan ke pelanggan diproses sesuai
dengan cara distribusi yang baik (GDP) dan memenuhi kepatuhan
terhadap peraturan pemerintah (BPOM) yang berlaku.
3. Apoteker penanggung jawab Alkes, bertujuan untuk melaksanakan
pekerjaan pengarsipan dokumen surat pesanan pelanggan dan copy faktur
untuk produk-produk farmasi dan alat Kesehatan sesuai dengan peraturan
perundangan distribusi yang belaku sehingga mudah ditemukan bilamana
dibutuhkan dan tersimpan dengan baik dan rapih.
4. Kepala logistik bertujuan memastikan kebenaran fisik persediaan,
keamanan pesediaan, administrasi persediaan yang akurat serta
memastikan semua lini dibawahnya menjalankan fungsi dan tangung
jawab masing-masing sesuai dengan prosedur.
5. Admin Ekspedisi bertujuan untuk memastikan proses administrasi untuk
penyaluran dan pengambilan barang retur telah dilakukan sesuai dengan
prosedur.
6. Administrasi Gudang bertujuan untuk memastikan proses PO, PESTA,
ROP, LPB, PPB, telah dilakukan proses entry sesuai dengan prosedur.
7. Penata gudang bertujuan untuk memastikan pengeluaran barang atas
faktur/DN sudah benar dan telah dicatat di stelling card, serta memastikan
barang masuk sudah sesuai dengan dokumen dan dicatat distelling card
dan disusun dengan rapih.
8. Loper bertujuan untuk memastikan semua barang yang terdapat di PBKB
terkirim dan melakukan pengambilan barang sesuai dengan form retur.
9. Penata retur bertujuan untuk memastikan semua proses penerimaan barang
retur dan menyiapkan pengiriman barang alokasi seuai dengan ketentuan.
10. Checker gudang bertujuan untuk memastikan penerimaan dan pengeluaran
barang baik nama produk dan jumlahnya sesuai dengan dokumen
prosedur.
11. Driver bertujuan untuk memastikan semua barang yang terdapat di PBKB
terkirim dan melakukan pengambilan barang sesuai dengan form retur.

31
12. Security bertujuan untuk memastikan keamanan dna ketertiban kondisi
kantor gudang sesuai dengan prosedur.

3.4 Perpajakan
Menurut Undang-Undang No. 18 Tahun 2000 tentang Perubahan Kedua
atas Undang-Undang No. 8 Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang
dan Jasa dan Pajak dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah. Pengusaha kena
pajak atau PKP adalah seorang pengusaha yang melakukan penyerahan barang
kena pajak atau jasa kena pajak dalam daerah pabean. Daerah Pabean adalah
wilayah Republik Indonesia yang meliputi wilayah darat, perairan dan ruang
udara diatasnya serta tempat-tempat tertentu di Zona Ekonomi Ekslusif dan
Landas Kontinen. Selain itu terdapat Undang-Undang Republik Indonesia No. 7
Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan, pajak penghasilan merupakan pajak yang
dikenakan terhadap orang pribadi atau perseorangan dan badan berkenaan dengan
penghasilan yang diterima atau diperolehnya selama satu tahun pajak. Badan yang
terdiri dari Perseroan Terbatas, Perseroan Komanditer, Badan Usaha Milik Negara
dan daerah dengan nama dan dalam bentuk apapun, persekutuan, perseroan atau
perkumpulan lainnya dan bentuk usaha tetap.
Bukti pemungutan pajak yang dibuat oleh pengusaha kena pajak yang
melakukan penyerahan barang kena pajak, dalam hal ini faktur pajak dijadikan
satu bersama dengan faktur penjualan, selain itu pajak penghasilan dan Faktur
pajak pelanggan dikelola oleh pihak PT. Mensa Binasukses pusat.

3.5 Evaluasi PT. Mensa Binasukses

Dalam menjalankan kegiatan evaluasi di PBF, dilakukan pengawasan
terhadap PBF dan PBF Cabang sebagaimana diatur dalam Permenkes Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2011 dilaksanakan oleh Kepala Badan dengan tujuan untuk:
a. Menjamin obat dan bahan obat yang beredar memenuhi persyaratan mutu,
keamanan dan kemanfaatan; dan
b. Menjamin terselenggaranya penyaluran obat dan bahan obat sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
Sanksi administratif berlaku pada setiap PBF, PBF Cabang, Instalasi

32
Sediaan Farmasi, dan Industri Farmasi yang melanggar ketentuan Pasal 2 ayat (1),
Pasal 3 ayat (1), dan Pasal 4 ayat (1) Peraturan Badan ini dikenai sanksi
administratif sebagai berikut:
a. Peringatan tertulis;
c. Penghentian sementara kegiatan; dan/atau
d. Pencabutan Sertifikat CDOB.
Kegiatan evaluasi di PBF PT. Mensa Binasukses Samarinda dilakukan
pada semua aspek kegiatan yang disesuaikan dengan SOP yang ditentukan serta
Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dan Cara Distribusi Alat Kesehatan yang
Baik (CDAKB) dengan mengevaluasi sediaan farmasi yang dilakukan untuk
menjamin mutu dan kualitas dari sediaan farmasi yang akan didistribusikan
meliputi area penyimpanan dan pengiriman barang, selain itu evaluasi terhadap
sumber daya manusia, salah satunya yaitu dengan melaksanakan kegiatan evaluasi
efektifitas pelatihan. Kegiatan evaluasi ini dilaksanakan paling lambat 3 bulan
setelah dilakukannya pelaksanaan pelatihan. Atasan berkoordinasi dengan
Apoteker Penanggung Jawab (APJ) akan memberikan penilaian berdasarkan
dengan observasi implementasi prosedur di lapangan dan ada tidaknya
penyimpangan terkait SOP yang dilatihkan. Evaluasi mutu juga dilakukan untuk
menyempurnakan kualitas pelayanan dengan pengukuran kinerja bagi yang
memberikan pelayanan dengan menentukan kinerja yang berkaitan dengan standar
yang dikehendaki. Oleh karena itu, evaluasi merupakan alat untuk menilai,
mengevaluasi, menyempurnakan pelayanan secara sistematis, evaluasi Survey
kepuasan konsumen juga dilakukan dengan melihat dari segi complain atau kritik
khususnya mengenai kualitas pelayanan dari pihak konsumen jarang terjadi. Dari
segi logistik, kepuasan konsumen dapat terpantau dari nilai service level yang
mampu PT. Mensa Binasukses berikan kepada konsumen.
BAB IV
PEMBAHASAN

Kegiatan PKPA PBF (Pedagang Besar Farmasi) di PT. Mensa Binasukses

dilakukan sejak tanggal 12 September 2022 – 15 Oktober 2022. PT. Mensa

33
Binasukses adalah sebuah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin
untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.1 Pengelolaan Obat dan Alkes

PBF yang bertempat di Kompleks Pergudangan Sungai Kunjang
Samarinda ini merupakan PBF cabang yang telah memiliki pengakuan dari PBF
pusat untuk melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/ atau
bahan obat dalam jumlah besar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
PT Mensa Binasukses merupakan perusahaan distribusi farmasi, barang
konsumsi, produk bayi & OTC (Over The Counter), alat kesehatan & diagnostik
terbesar di Indonesia yang termasuk dalam sepuluh distributor farmasi nasional
dan telah mendapatkan kepercayaan dari prinsipal multinasional dan nasional.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pedagang besar farmasi
PT. Mensa Binasukses yaitu :
1. Perencanaan
Pada perencanaan dilakukan kegiatan menyusun daftar kebutuhan atau
target penjualan yang berkaitan dengan jumlah dan periode pengadaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil
kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat
jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan kebutuhan PBF merupakan kegiatan untuk menentukan
jumlah dan periode pengadaan sesuai dengan hasil pemilihan untuk mencapai
sasaran agar dapat menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sehingga dapat menjamin
terpenuhinya kebutuhan.
Pengendalian merupakan salah satu bagian perencanaan untuk mencapai
pengadaan obat yang efektif. Pengendalian persediaan obat menjamin
ketersediaan obat secara tepat waktu. Adapun parameter yang terdapat dalam
pengendalian persediaan terdiri dari:

34
a. Lead Time (Waktu Tunggu)
Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan
sampai dengan penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu
tunggu ini berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat
berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan pihak
pembeli, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok.
PT. Mensa Binasukses waktu tunggu dibagi berdasarkan jenis transportasi
pengiriman barang, yaitu untuk transportasi daratan adalah 1 atau 2 hari dari
waktu pengiriman dan untuk transportasi lautan adalah 14 hari dari waktu
pengiriman.
b. Safety stock (Stok Pengaman)
Stok pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk
menghindari kekosongan stok akibat beberapa hal. Stok Pengaman pada PT.
Mensa Binasukses 1,2% dari perhitungan perencanaan pada Sales forecast.
c. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang
dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki
angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan
sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu
barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving.
2. Pemesanan
Pemesanan adalah penerimaan pesanan dari pelanggan terhadap suatu
produk. Pemesanan produk pada PT. Mensa Binasukses diatur dalam SOP terkait
alur pemesanan produk dari cabang ke kantor pusat. Pemesanan produk pada
cabang PT Mensa Binasukses dibuat tergantung permintaan dan dilakukan secara
online ke pusat.

Untuk pemesanan produk dapat melalui:

a. Telfon
Pemesanan melalui telfon dapat dilakukan dengan membuat SP internal
dan minta tandatangan ke FSS/SPS lalu diinput pada sistem Eskalink.

35
b. Fax/email
Pemesanan dengan Fax/email dilakukan dengan membuat Copy SP
pelanggan dari fax dan minta tandatangan ke FSS/SPS lalu diinput pada sistem
Eskalink.
c. Customer web
Pemesanan dengan Fax/email dilakukan dengan membuat Copy SP
pelanggan dari fax dan minta tandatangan ke FSS/SPS lalu diinput pada sistem
Eskalink.
d. Pemesanan langsung pada Fakturis Cabang
Pemesanan pada fakturis cabang salesman harus membawa SP pelanggan
membuat Copy SP pelanggan dan minta tandatangan ke FSS/SPS.
Adapun alur pemesanan produk PT. Mensa Binasukses yaitu:

FSS (Field Sales Supervisor)

Berkoordinasi dengan Principal dalam
mengisi sales target & sales forecast by item
pada sistem dan pada file excel

BM (Branch Manager)
Periksa sales forecast yang telah dibuat FSS
dan melakukan upload data sales forecast
ke sistem

BM (Branch Manager)
Periksa sales forecast yang telah dibuat FSS
dan melakukan upload data sales forecast
ke sistem

PM (Principal Manager)
Periksa dan adjustment sales forecast
Cabang pada kolom PM

GM (General Manager)
Periksa rekap sales forecast dari data center
melalui email

36

PPR Manager
Men-create purchase plan
 Gambar 4.1 Alur Pemesanan Produk PT. Mensa Binasukses
3. Penerimaan
Penerimaan PT. Mensa Binasukses diatur dalam Standar Operasional
(SOP) perusahaan untuk alur penerimaan pesanan pelanggan, pesanan akan
diproses apabila ada surat pesanan, khusus untuk produk pharma-alkes wajib asli
dan ditandatangani dan distempel. Surat pesanan yang diterima selanjutnya
diinput oleh fakturis cabang pada aplikasi atau sistem internal PBF Mensa
Binasukses yaitu Eskalink agar orderan di input pada sistem IFS dan di approved
atau disetujui setelah diverifikasi kebenaran dan keabsahan pesanan (item,
jumlah, diskon, stok, dan surat pesanan)
4. Penyimpanan
Metode penyimpanan yang diterapkan oleh PT. Mensa Binasukses
berdasarkan dengan jenis produk dengan kategori penyimpanan produk yang
sudah tertera di area gudang dan berdasarkan ketentuan yang ditetapkan oleh
principal (kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan pada kemasan produk)

Ketentuan penyimpanan produk PT. Mensa Binasukses adalah :

a. Penyimpanan produk dikelompokkan berdasarkan principal
b. Meletakkan produk diatas pallet (tidak diperkenankan meletakkan produk

37
 langsung diatas lantai)
c. Penyimpanan produk berdasakan First Expired First Out atau (FEFO)
dimana penyaluran produk dilakukan atas dasar produk dengan kadaluarsa
yang lebih pendek yang pertama keluar
d. Penyimpanan produk sesuai dengan persyaratan suhu pada kemasan
e. Penyimpanan produk harus sesuai lokasi peruntukannya yang
diidentifikasi dengan baik dengan ketinggian tertentu dan tata cara
penumpukan yang diperkenankan guna menjaga kualitas produk,
mencegah resiko tercampur dan pencemaran, mempermudah pemeriksaan
ataupun pemeliharaan, dan menghindari kecelakaan kerja.
f. Ketinggian pada level rak paling atas yang diperbolehkan adalah
maksimal 4 (empat) tumpukan produk
g. Produk parsial (eceran) diberi penandaan yang jelas (baik batch maupun
jenis produk) sedangkan produl original (kardus utuh) diletakkan diatas
pallet, tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai dan dinding
h. Produk parsial (eceran) atau kolian yang berbeda jenis dan batch yang
disimpan dalam satu kardus atau pallet harus diberi sekat atau penandaan
yang jelas.
i. Khusus untuk produk alkes produk disusun berdasarkan kategori produk
j. Produk beraroma kuat (consumer product) harus disimpan dan diletakkan
berjauhan dengan produk pharma, produk makanan dan minuman.
k. Obat tradisional, supplemen, kosmetik, dan obat kuat harus disimpan
terpisah dengan produk lainnya dengan penandaan yang jelas

Selain itu, kepala gudang pusat atau cabang pada PT. Mensa Binasukse
harus memastikan penyimpanan produk sesuai dengan pun ketentuan yang
berlaku seperti :
a. Memastikan tempat penyimpanan produk (rak, lemari,
chiller/freezer/lemari pendingin) sesuai dengan peruntukannya dan tidak
mengalami penurunan kualitasnya
b. Memastikan penyimpanan produk mengikuti ketentuan yang ditetapkan

38
 oleh principal dengan melihat kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan
pada kemasan produk
c. Penataan dan penyimpanan produk harus mempertimbangkan luas lorong
yang dijadikan lalu lintas hand pallet/forklift.
d. Memastikan lokasi penyimpanan harus diidentifikasi dengan jelas dan
harus memiliki pembatas yang cukup untuk memastikan tidak ada produk
yang bercampur akibat ketidaksengajaan
e. Memastikan penyimpanan produk obat terpisah dari jenis komoditi produk
lainnya seperti kosmetik, obat tradisional, suplemen makanan, minuman
dan lain-lain.
f. Memastikan lokasi penyimpanan sesuai dengan peruntukannya dan harus
teridentifikasi dengan jelas misalnya: area produk masuk, area produk
luar, area untuk produk rusak atau kadaluarsa (reject), produk yang
ditahan (karantina) dan lain-lain
g. Memastikan bangunan penyimpanan produk dapat melindungi produk dari
kontaminasi, kerusakan, perlindungan dari kepanasan atau paparan
langsung terhadap sinar matahari, hewan apapun yang merupakan sektor
penyakit seperti hewan pengerat, burung atau serangga, dan tumbuhan
atau jamur.
h. Memastikan suhu dan kelembapan sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan
i. Memastikan area penyimpanan bersih dari sampah
j. Memastikan fasilitas komunikasi dan keamanan berfungsi dengan baik
untuk menghindari pencurian dan penyalahgunaan
k. APJ PBF melakukan pengecekan kesesuaian sisa stok antara fisik dengan
catatan sistem aplikasi untuk produk yang secara khusus diawasi oleh
pemerintah (Psikotropika, Prekursor, dan Produk yang diawasi) seminggu
sekali dan melaporkan rekapan hasil pengecekan kepada Quality
Assurance dan ROM (Gudang cabang) atau Log. Mgr (Gudang KPST)
seminggu sekali dalam format Ms. Excel
l. Membuat laporan kepada atasan apabila terdapat standar gudang yang

39
 belum sesuai dengan ketentuan dan mendokumentasikan tindak lanjut atas
ketidaksesuaian tersebut.
5. Pendistribusian
Pendistribusian adalah proses penyaluran barang ke pelanggan. Kegiatan
pendistribusian pada PT. Mensa Binasukses dilakukan berdasarkan surat pesanan
outlet kepada PBF, surat pesanan outlet dari pelanggan digunakan salesman untuk
menginput barang pada aplikasi Eskalink yang kemudian akan di approve dan
diverifikasi oleh APJ PBF untuk dicetak oleh fakturis dan disiapkan oleh penata
gudang.
Adapun alur pengeluaran produk dari gudang cabang adalah:

Pencetakan faktur

Adm. Gudang Cabang

Mencetak picking list blok/ per rayon kirim untuk
diserahkan ke penata gudang

Penata Gudang
Ambil produk dari gudang sesuai picking list dan
mencatat pengeluaran pada kartu stelling

Barang yang sudah disiapkan penata gudang

diperiksa kembali oleh checker di area transit
gudang

Tim checker menyerahkan poduk yang sudah

diperiksa kepada tim ekspedisi untuk dikirim
Tim Ekspedisi
Terima produk dan tandatangan pada packinglist
dan arsip masing-masing satu

Pengiriman produk
(Via darat, laut dan udara)

40
 Gambar 4.2 Alur Pengeluaran Produk Dari Gudang Cabang
6. Pemusnahan
Pemusnahan dilakukan apabila terdapat produk tidak memenuhi
persyaratan mutu, produk telah kadaluwarsa, tidak memenuhi syarat untuk
digunakan. Kegiatan pemusnahan pada PT. Mensa Binasukses dilakukan pada
PBF pusat, semua produk kembalian ditempatkan terpisah dan diberi label untuk
dikembalikan ke pusat berdasarkan intruksi pemusnahan dari KPST. Tim retur
KPST akan membuat jadwal pemusnahan dan berkoordinasi dengan PBF cabang
untuk jadwal pemusnahan lalu kepala logistik cabang membuat surat pengajuan
permohonan retur kepada KPST untuk mendapatkan PO retur dan cetak DN retur
untuk pengiriman barang ke pusat.
7. Pelaporan
Kegiatan pelaporan PT. Mensa Binasukses untuk perbekalan farmasi
meliputi pelaporan bulanan dan triwulan. PT. Mensa Binasukses melakukan
pelaporan bulanan dan triwulan kepada Dinas Kesehatan Provinsi untuk
pelaporan prekursor dan psikotropika dan pelaporan retur masuk dan retur keluar
melalui web E-report PBF.
Untuk pelaporan kepada BPOM SIODIE (Sistem Informasi Obat Dengan
Izin Edar) dilakukan ke BPOM melalui web sistem e-pengawasan obat pada
maksimal tanggal 10 untuk laporan perbulan dan maksimal tanggal 20 untuk
laporan triwulan.

4.2 Pengelolaan Obat dan Alkes

Pada proses pengelolaan obat dan alat kesehatan di PT. Mensa Binasukses
dimulai pada proses perencanaan yang berhubungan dengan proses perencanaan
penjualan dan proses pengendalian. Dalam perencanan penjualan PT Mensa
Binasukses mengacu pada sales forecast. Sales forecast merupakan perencanaan
penjualan untuk bulan depan yang dibuat oleh Supervisor yang berkoordinasi
dengan Principal yang disesuaikan dengan kebutuhan tiap outlet. Hal-hal yang
diperhatikan dalam pembuatan sales forecast adalah Kuantiti item pareto, kontrak
tambahan dan program internal outlet.

41
 Pengadaan barang di cabang PT Mensa Binasukses sudah diatur dari pusat
PT Mensa Binasukses, yang berada di Jakarta. Pengiriman barang ke PT Mensa
Binasukses di cabang diberikan tergantung permintaan, yang apabila barang
meningkat dari konsumen sedangkan stok kurang maka untuk mengantisipasi
supaya cukup, perusahaan bisa melakukan pesanan tambahan.
Pada penerimaan, barang diterima oleh penanggung jawab gudang dengan
memastikan barang yang diterima dari pusat harus dilengkapi dengan empat
dokumen utama yaitu:
a. DIO/DN yaitu dokumen terkait detail produk berupa nama barang, batch,
expired date, jumlah dan nomor PO.
b. Picking list yaitu dokumen pelengkap tentang penyiapan dari gudang
pusat (kecuali barang yang berasal langsung dari principle)
c. Surat Jalan (SJ) dokumen terkait jumlah karton, tanggal serah terima
ekspedisi pusat dengan ekspedisi cabang
d. STT atau resi ekspedisi yaitu dokumen yang dikeluarkan ekspedisi vendor
untuk melakukan pengiriman
Setiap pengiriman barang dari pusat ke cabang harus disertai dengan
empat dokumen tersebut untuk dapat dilakukan pencocokan fisik barang pada
PBF cabang. Barang yang telah sampai di cabang baik via udara, maupun via laut
yang dibawah oleh ekspedisi akan masuk melalui area penerimaan barang atau
dinamakan transit in. Barang yang masuk ini akan diterima dan dilakukan
pengecekan antara DIO/DN dengan fisik barang, dicek kebenarannya seperti
spesifikasi, jumlah, dan sebagainya.
Barang yang telah dicocokkan kemudian dilakukan receiving yaitu proses
penginputan barang dengan barcode pada MBS mobile untuk memasukkan
nomor PO. Admin gudang bertugas melakukan LPB (penerimaan on hand stock
barang) untuk menginput masuk jumlah barang ke sistem Simfoni kemudian
penata gudang melakukan penyimpanan produk sesuai alamat lokasi yang telah di
daftarkan pada proses receiving dan dilakukan pencatatan pada kartu stelling.
Metode penyimpanan yang diterapkan oleh PT. Mensa Binasukses disusun
berdasarkan bentuk sediaan, suhu penyimpanan, serta menerapkan prinsip first

42
expired first out (FEFO) dan first in first out (FIFO) dan juga sesuai dengan suhu
penyimpanan yang tertera pada kemasan yaitu suhu kurang dari 25°C dan suhu
30°C. Adapun untuk produk-produk CCP (Cold Chain Produk) maka akan
diletakkan di chiller atau lemari pendingin yang sudah dikalibrasi dan dilengkapi
dengan alarm yang akan berbunyi ketika suhu > 2⁰ C atau < 8⁰ C dan akan
terhubung ke sirine satpam apabila alarm chiller berbunyi.
Setiap ruang penyimpanan di PT. Mensa Binasukses dilengkapi dengan
monitoring suhu yang di cek 3x sehari yang dicatat berdasarkan suhu yang
terbaca ditermometer dimasing-masing ruangan, dan termometer tersebut akan
dikalibrasi setahun sekali. Ruangan khusus untuk penyimpanan produk obat OOT
(obat-obat tertentu) psikotropika dan prekursor pintunya dilengkapi dengan 2
buah kunci pengaman yang hanya dipegang oleh APJ PBF.
Kegiatan Pendistribusian yang dilakukan PT. Mensa Binasukses dilakukan
ke outlet pelanggan berdasarkan surat pesanan outlet yang masuk pada PT. Mensa
Binasukses, surat pesanan outlet ini akan digunakan salesman dan fakturis untuk
input barang di system simfoni. Produk yang disalurkan berupa alat kesehatan
(alkes), obat-obatan, kosmetik, produk konsumen seperti makanan bayi, madu dll
serta perbekalan alat rumah tangga (PKRT)
Adapun hal yang diperhatikan pada pendistribusian/penyaluran dari PT.
Mensa Binasukses adalah:
a. Keabsahan surat pesanan dari outlet:
1) Nomor urut (tercetak)
2) Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah,
3) Nama kota, tanggal/bulan/tahun
4) Tanda tangan dan nama lengkap APJ outlet/No. SIPA,
5) Cap atau stempel
b. Surat pesanan yang dilayani diparaf
c. Surat pesanan yang tidak dilayani dalam 7 hari harus dibuat surat
penolakan
d. Obat yang disalurkan dalam kondisi baik dan sesuai dengan SP dan faktur
e. Obat yang disalurkan sudah diterima relasi dibuktikan dengan

43
 tandatangan, nama lengkap, SIPA/SIKTTK, dan cap/stempel relasi pada
setiap lembar faktur
f. Dokumen penyaluran (arsip, SP, faktur/SPB, Surat penolakan/
retur/recall) diarsipkan tersendiri
Pemusnahan di PT. Mensa Binasukses belum pernah dilakukan, karena
PT. Mensa Binasukses cabang pemusnahan dilakukan di PBF pusat, sehingga
semua produk kembalian, produk rusak ataupun produk kadaluwarsa dikirim
kepada pusat dengan cara kepala logistik cabang membuat surat pengajuan
permohonan retur kepada KPST untuk mendapatkan PO retur dan cetak DN retur
untuk pengiriman yang selanjutnya diambil alih oleh pusat untuk dimusnahkan.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi
produk/barang, peralatan dan perbekalan kesehatan PBF yang disajikan kepada
pihak yang berkepentingan. Di PT. Mensa Binasukses hanya terdapat 2 jenis
pelaporan, yaitu laporan obat (pharma) dan laporan alat kesehatan.
Pelaporan obat di PT. Mensa Binasukses adalah:

a. E-REPORT PBF : Pelaporan obat Psikotropika dan Prekursor kepada

Dinas Kesehatan Provinsi/Kota
b. BPOM SIODIE : Pelaporan Sistem Informasi Obat dengan Izin Edar
Pelaporan obat ini dikumpulkan setiap bulan per-tanggal 10 dan triwulan
dikumpulkan maksimal ditanggal 20 bulan berikutnya. Semua pelaporan tersebut
dilaporkan dengan sistem online pada masing-masig website.
Sedangkan pelaporan Alat Kesehatan di PT. Mensa Binasukses hanya
pada E-REPORT ALKES yang dilaporkan perbulan pada Kementrian Kesehatan
Republik Indonesia (Kemenkes RI) terkait kegiatan distribusi dan retur alat
kesehatan pada PBF.
Dari seluruh kegiatan pengelolaan obat dan alkes di PT. Mensa
Binasukses mulai dari perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemusnahan dan pelaporan semuanya telah dilaksanakan dengan baik menurut
pedoman CDOB (Cara Distribusi Obat Yang Baik) dan CDAKB dengan
menjamin kualitas perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang akan
didistribusikan sehingga tetap baik secara fisik dan mutunya dan memenuhi syarat

44
hingga sampai di tempat konsumen.

Dalam proses penanganan setiap proses pengelolaan pada PT. Mensa

Binasukses dalam rangka untuk memantau dan mengevaluasi pelaksanaan
kepatuhan yang dilakukan PBF sesuai dengan CDOB dan CDAKB maka
dilakukan inspeksi diri. Pada proses inspeksi diri PT. Mensa Binasukses dibuat
tim inspeksi yang ditunjuk oleh Kepala cabang untuk melakukan evaluasi
terhadap hasil inspeksi dan dibuat CAPA apabila terdapat temuan.

4.3 Administratif
Administrasi adalah rangkaian aktivitas pencatatan dan pengarsipan,
penyiapan laporan dan penggunaan laporan untuk mengelola sediaan farmasi.
Fungsi bagian adminstratif adalah sebagai pengawas kesesuaian proses
pelaksanaan dan penyajian laporan.
Dokumentasi sangat penting untuk memperkecil resiko terjadinya salah
tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena hanya mengandalkan
komunikasi lisan. Dokumentasi pengelolaan pengadaan dan penyaluran obat
merupakan bagian dari sistem informasi manajemen meliputi prosedur, metode
dan instruksi, catatan, laporan serta jenis dokumentasi lain yang diperlukan untuk
seluruh rangkaian kegiatan pengadaan dan penyaluran obat.
PT. Mensa Binasukses mengusung sistem PBF tertutup, dimana
menggunakan sumber pengadaan barang berasal dari satu pintu yaitu dari pusat
Mensa Binasukses pusat. Arsip dokumentasi pengadaan PBF tertutup berupa SPO
(Sistem Purchase Order), packing list, dan checklist pengiriman produk. Jika ada
barang yang telah sampai dan ternyata barang tersebut kurang, rusak maka dibuat
BAKPB (Berita Acara Kerusakan Penerimaan Barang). Dokumentasi
pendistibusian dari cabang ke outlet (PBF tertutup) berupa invoice, commersil,
serta SP (surat pesanan dari outlet).

Adapun administrasi di PT. Mensa Binasukses yaitu :

a. Administrasi Pengadaan

45
 PT. Mensa Binasukses Samarinda pengadaan dilakukan dengan
melakukan pemesanan ke PT. Mensa Binasukses pusat yang berada di Jakarta
dengan menggunakan sistem SIMFONI dengan menggunakan PO (purchase
order) yang ada di sistem beserta packing list.
b. Administrasi Penerimaan
Sesuai dengan paduan CDOB area penerimaan berbeda dengan area
pengiriman dengan tujuan agar tidak terjadi kekeliruan barang keluar atau barang
masuk. Barang yang datang diterima diverifikasi oleh kepala gudang dan PIC
yang setelah itu PIC akan meng-input dan membarcode (sesuai lokasi) dalam
aplikasi MBS mobile yang berisi:
1) Tanggal, pemasok, ekspedisi, dan nomor resi
2) Sesuai nomor bets
3) Sesuai kaladuarsa dan jangka expire date
4) Sesuai dengan PO
5) Sesuai kriteria, dll
Lalu barang diinput untuk dibuatkan LPB (Laporan Penerimaan Barang)
oleh Admin Gudang untuk di data sebagai barang stok.
c. Administrasi Penyimpanan
Penyimpanan harus dilengkapi dengan kartu stok (manual/elektronik). PT
Mensa Binasukses juga menggunakan sistem komputer (SIMFONI) sebagai
dokumen yang berfungsi sebagai data informasi jumlah persediaan barang yang
memuat data barang masuk dan keluar.
Kepala gudang beserta penata gudang melakukan stock opname setiap 1
bulan sekali yang bertujuan untuk memeriksa jumlah fisik barang, mencocokkan
dengan jumlah pada sistem. Obat rusak, ED, TMS, obat kembalian, diduga palsu,
disimpan terpisah aman, diberi penandaan yang jelas dan tercatat pada sistem.
Untuk dokumentasi pemantauan suhu ruang dan alat pendingin di gudang
dilakukan pengecekkan suhu secara otomatis menggunakan dixell atau data
logger, dimana hasil perekaman dapat diunduh dan dicetak kemudian direview
setiap 1 minggu sekali dan diparaf oleh penanggung jawab. Pemantauan suhu
dilakukan untuk menjaga kualitas dari produk yang disimpan di gudang.

46
d. Administrasi Penyaluran
Setiap pengeluaran produk pada PT. Mensa Binasukses harus dicatat pada
kartu stelling yangmeliputi tanggal, nomor dokumen, nama outlet produk masuk
dan produk keluar, saldo, nomr batch, expired date, dan paraf.
Untuk obat psikotropika, OOT, dan prekursor yang mengalami kerusakan
dalam pengiriman dan/ kehilangan harus dicatat dalam bentuk berita acara dan
dilaporkan kepada penangung jawab fasilitas distribusi pengiriman dan dilaporkan
ke BPOM setempat. Untuk kasus kehilangan harus dilengkapi dengan bukti lapor
kepolisian dan laporan hasil investigasi.
Setiap kehilangan narkotika, psikotropika, prekursor farmasi, OOT selama
pengiriman wajib dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada
penanggung jawab fasilitas distribusi. Selanjutnya hal tersebut segera dilaporkan
kepada Badan POM RI dengan tembusan Balai Besar atau Balai POM setempat
dilengkapi dengan bukti lapor kepolisian dan laporan hasil investigasi.
e. Administrasi Pemusnahan
PT. Mensa Binasukses cabang tidak melakukan pemusnahan karena pada
PT. Mensa Binasukses pemusnahan dilakukan pada PBF pusat, sehingga semua
produk kembalian, produk rusak ataupun produk kadaluwarsa dikirim kepada
pusat dengan PO retur by email dari pusat dan dibuat PO retur untuk kemudian di
create delivery not (surat pengantaran barang) untuk disiapkan lalu dikirim pada
pusat.
4.3.1 Pelaporan
Menurut Permenkes nomor 3 tahun 2015, PBF yang melakukan
penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi dalam bentuk obat jadi
wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan pemasukan dan
penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam bentuk obat
jadi setiap bulan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan tembusan
Kepala Badan/Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan (POM).

Pelaporan kepada KEMENKES dilakukan secara online melalui E-Report

khusus untuk obat golongan Psikotropika dan Prekursor Framasi (PP) maksimal

47
setiap tanggal 10 setiap bulannya dan juga setiap tiga bulan (Triwulan) setiap
maksimal tanggal 20. Selain itu PBF juga perlu melaporkan kegiatan penyaluran
alkes dan PKRT secara online melalui E-Report Alkes dan PKRT. Aplikasi ini
merupakan rekapitulasi peredaran Alat Kesehatan dan PKRT di dalam / luar
negeri serta diharapkan mampu telusur apabila terjadi komplain terhadap
penggunaan alat kesehatan dan atau PKRT yang mempunyai nomor edar di
Indonesia.
Pelaporan kepada BPOM dilakukan melalui aplikasi SiOdie setiap
bulannya maksimal tanggal 10 untuk Obat golongan Psikotropika, Prekursor
Farmasi dan OOT.

4.4 Sumber Daya Manusia

Untuk mendukung seluruh kegiatan PBF dapat berjalan dengan baik serta
personil mengetahui tugas dan tanggung jawabnya maka diperlukan struktur
organisasi dan pelatihan bagi setiap personil. PT. Mensa BinaSukses Samarinda
dipimpin oleh Branch Manager membawahi kasir, penanggung jawab PBF,
penanggung jawab Alkes, kepala logistic, kepala ekspedisi, sales supervisor, sales
SPV CPO, sales supervisor MDD, kasir, admin dan keuangan
Apoteker di dalam aspek organisasi, menejemen dan personalia adalah
meningkatkan kompetensi dari setiap karyawan khususnya dalam memahami
CDOB. Maka apoteker harus melakukan pelatihan terhadap karyawan untuk
memahami CDOB setiap 1 tahun sekali, agar karyawan semakin paham dengan
peraturan yang berlaku untuk tetap menjamin kualitas mutu obat dalam proses
distribusi.

4.5 Perpajakan
PBF PT. Mensa Binasukses termasuk kedalam kategori Perusahaan Kena
Pajak (PKP). Pajak yang dikenakan di PT. Mensa Binasukses yaitu sebesar 11 %
perhitungan pajak yang dilakukan berdasarkan value per invoice.

BAB V
PENUTUP

48
5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang

dilakukan di Pedagang Besar Farmasi PT. Mensa Binasukses dapat di simpulkan
bahwa :
1. Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) telah meningkatkan
pemahaman mengenai Peran dan tanggungjawab apoteker dalam praktek
distribusi kefarmasian.
2. Sistem manajemen pengelolaan sediaan farmasi pada Pedagang Besar
Farmasi (PBF) yaitu mulai dari proses perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan sediaan dan alat
kesehatan, sampai inspeksi diri dan dokumentasi pengarsipan dokumen.
3. Seluruh kegiatan pengelolaan obat dan alkes di PT. Mensa Binasukses
dilakukan berdasarkan pedoman CDOB (Cara Distribusi Obat Yang Baik)
dan CDAKB dengan menjamin kualitas perbekalan farmasi dan alat
kesehatan yang akan didistribusikan sehingga tetap baik secara fisik dan
mutunya dan memenuhi syarat hingga sampai di tempat konsumen.
5.2 Saran
Sebaiknya dilakukan pengontrolan dan pengawasan terhadap peningkatan
kedisiplinan pada penata gudang.

49
 DAFTAR PUSTAKA

Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 9 Tahun 2019. Pedoman Teknis
Cara Distribusi Obat Yang Baik. Badan Pengawas Obat dan Makanan RI:
Jakarta.
Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. 2020. Pedoman Teknis Cara Distribusi
Obat yang Baik. Badan Pengawas Obat dan Makanan RI: Jakarta.
Depkes RI. 2009. Peraturan Pemerintah No.51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan
Kefarmasian, Departemen Kesehatan RI: Jakarta.
Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012.
Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik. Jakarta.
Wardatus, Ika Agustiya Sari. 2014. Laporan Praktek Kerja Profesi Mahasiswa
Pendidikan Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas
Surabaya. Surabaya: Fakultas Farmasi Universitas Surabaya.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2014. Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2014 Tentang Perubahan
atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi: Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor
36 Tahun 2009 tentang Kesehatan: Jakarta
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintahan Nomor 51
Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian: Jakarta
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2011. Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889/MENKES/PER/V/2011
Tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian:
Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang RI No. 35 Tahun
2009 Tentang Narkotika: Jakarta.
Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.

50
LAMPIRAN

51
LAMPIRAN
1. Gedung dan Layout PT. Mensa Binasukses Cabang Samarinda

2. Ruang Keuangan, APJ, Administrasi dan Fakturisasi

3. Ruang Psikotropika, Obat-obat Tertentu (OOT) dan Prekursor

4. Lemari Obat Expired dan Retur Psikotopika, Obat-obat Tertentu (OOT) dan
Prekursor

52
5. Ruang CCP dan Daftar Produk CCP

6. Lokasi Transit In dan Transit Out

7. Ruang PenyimpananProduk Alat kesehatan

8. Ruang Penyimpanan Produk Kosmetik

53
9. Ruang Penyimpanan Produk Pharma (Obat)

10. Ruang Penyimpanan Produk CPO

11. Ruang Penyimpanan Produk ED dan Retur

12. Lokasi Checker Pengecekan Barang

54
13. Proses Pengendalian Hama (Penyemprotan Pallet)

14. Termometer dan Formulir pencatatan suhu Ruang Sejuk, Alkes, dan CCP

15. Formulir Collective Packing (Pengambilan Barang)

16. Formulir Contoh SP Produk Psikotropika dan Kartu Stelling (Stok) produk

55
17. Formulir Kontrol Suhu Pengiriman dan Formulir hasil Mapping Suhu

18. Formulir Retur Produk (Tolakan Produk dari Pelanggan)

19. Formulir Faktur Surat Pengantaran Barang dan PBKB

20. Timbangan Analitik Untuk Menimbang Produk Selesai Packing Yang Akan
Dikirim

56