Bab 1-5

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan PKL

Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah pengembangan kemampuan siswa sesuai
dengan dengan keahlian masing-masing selama menimba pengetahuan di sekolah
menengah kejuruan. Secara umum Praktek Kerja Lapangan (PKL) dapat memberikan
keuntungan bagi sekolah yaitu sekolah dapat menciptakan serangkaian hubungan
dengan dunia usaha dan industri dalam mengembangkan program keahlian yang ada.
Kemudian adanya kegiatan PKL sekolah dapat meningkatkan mutu yang relevansi,
sehingga pengembangan siswa dapat meningkatkan untuk menghadapi dunia kerja
yang berbasis global. Kegiatan PKL ini merupakan salah satu program pemerintah
dalam mengembangkan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
Selama ini pemerintah terus membantu dengan cara merumuskan undang-undang
yang dapat meningkatkan pendidikan di Indonesia. Adapun undang-undang yang
berhubungan dengan pendidikan di Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional, Bab IV, Pasal 10 (1)
2. Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional, Bab VII, Pasal 33
3. Peraturan Pemerintah No.29 Bab XI, Pasal 29 (1)
4. Peraturan Pemerintah No.39 Bab III, Pasal 4 (8)
5. Keputusan Mendikbud No. 080/U/1993
B. Tujuan PKL
Adapun tujuan pelaksanaan PKL untuk siswa di SMKN TAMAN FAJAR yaitu
untuk:
1. Untuk untuk memperkenalkan siswa pada dunia usaha, lapangan dan industri
pemerintah.
2. Untuk meningkat daya kreasi dan produktivitas bagi siswa sebagai persiapan
penghadapi atau bekerja pada dunia usaha, lapangan dan instansi pemerintah
3. Untuk memperluas wawasan dan pandangan siswa terhadap ruang lingkup
pekerjaan pada tempat PKL disesuaikan dengan keahlian masing-masing.
1
C. Manfaat Penulisan Laporan PKL
Setiap penulisan tentunya memiliki manfaat bagi penulis dan pembaca, maka
manfaat dari penulisan laporan PKL ini adalah:
1. Meningkatkan kemampuan siswa dalam membuat sebuah penulisan yang
bersifat objektif dan ilmiah.
2. Mendorong siswa akan mampu mengembangkan pikiran dan ide serta dan
mampu menuangkan dalam bentuk sebuah tulisan yang sistematis, logis dan
menggunakan kaidah penulisan bahasa indonesia yang baik dan benar.
3. Sebagai bentuk pertanggungjawaban siswa kepada sekolah dalam rangka
kegiatan pelaksanaan PKL yang berkaitan dengan program keahlian masing-
masing.
D. Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data dalam penulisan laporan ini, penulis menggunakan teknik
pengumpulan data, yaitu:
1. Observasi (Pengamatan)
Cara yang dipergunakan untuk memperoleh data dengan jalan melihat dan
mengamati laporan dengan mencatat sendiri perilaku, kejadian dan keadaan
sebagaimana mestinya yang terjadi pada keadaan yang sebenarnya.
Pengamatan dalam hal ini adalah ha-hal yang menyangkut dengan sistem,
kinerja Pegawai/Staf serta managemen pada Kantor Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Timur
2. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan data yang telah dikumpulkan oleh suatu lembaga
tertentu. Sehingga data telah terkumpul tersebut dapat menjadi pedoman atau
acuan bagi penulis. Pada laporan ini yang menjadi data dokumentasi adalah
data struktur lembaga/ instansi, data jumlah Pegawai/Staf di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Timur.
3. Wawancara
Wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung
secara lisan dimana dua orang atau lebih bertatap muka, mendengarkan secara
2
langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan. Dalam laporan ini
wawancara dilakukan untuk memperoleh data kinerja, pengembangan dan
program yang dilaksanakan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Aceh Timur.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
PRAKERIN (Praktek Kerja Industri) adalah kegiatan pendidikan, pelatihan dan

pembelajaran yang dilaksanakan didunia usaha atau dunia industri yang relevan dengan
kompetensi (kemampuan) siswa sesuai bidangnya. Dalam pelaksanaanya dilakukan
dengan prosedur tetentu, bagi siswa yang bertujuan untuk magang disuatu tempat kerja,
baik dunia usaha maupun didunia industri setidaknya sudah memiliki kemampuan dasar
sesuai dengan bidang yang digelutinya atau sudah mendapatkan bekal dari pembimbing
disekolah untuk memiliki ilmu-ilmu dasar yang akan diterapkan dalam dunia usaha atau
dunia industri. Alasan utama mengapa siswa-siswi harus memiliki bekal ilmu pengetahuan
dasar sesuai dengan bidangnya agar dalam pelaksanaan Praktek Kerja Industri tidak
mengalami kendala yang berarti dalam penerapan Ilmu pengetahuan dasar yang
emungkinan besar dalam proses praktek kerja industri mendapatkan ilmu-ilmu baru yang
tidak diajarkan di Lembaga kejuruan terkait.
2.2. Landasan Teoritis

A. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus
dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil
yang sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja.
Dibawah ini beberapa pengertian prosedur menurut para ahli:
 Pengertian prosedur menurut Ismail Masya “Proedur adalah suatu rangkayan tugas-
tugas yang saling berhubugan berupa urutan waktu dan tata cara tertentu untuk
melaksanakan pekerjaan yang dilakukan berulang – ulang”.
 Pengertian prosedur menurut M,Ali “prosedur adalah tata cara dalam suatu
pekerjaan”.
 Pengertian prosedur menurut Yogianto mengutip dari richard F. Neuschel
“prosedur adalah urut- urutan yang tepat dari tahap- tahapan intruksi yang
menerangkan apa (wher) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan,
kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.”
4
 Pengertian prosedur menurut Gerald cole “Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan
yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian yang disusun untuk menjamin
adanya perlakuan seragam terhdap transaksi perusahaan”.
 Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) “Prosedur adalah suatu urutan
kegiatan krerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen
atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
 Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) “Prosedur merupakan urutan
pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih
disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang
sering terjadi”.
Berdasarkan pengertian prosedur Menurut para ahli diatas dan juga aturan formal
prosedur tertulis, kita dapat menyimpulkan bahwa prosedur dapat diartikan sebagai suatu
tata cara atau urutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan urutan waktu dan pola
kerja yang tepat dan telah ditemukan.
B. Pengertian Pengelolaan
Berikut beberapa pengertian pengelolaan menurut para ahli:
 Pengertian pengelolaan menurut Soekanto “pengelolaan adalah suatu proses yang
di mulai dari proses perencanaan, pengaturan, pengawasan, penggerak sampai
dengan proses terwujudnya tujuan”.
 Pengertian pengelolaan menurut Prajudi “pengelolaan adalah pengendalian dan
pemanfaatan semua faktor sumber daya yang menurut suatu perencana di perlukan
untuk penyelesaian suatu tujuan kerja tertentu”.
 Pengertian pengelolaan menurut Balderton “pengelolaan adalah menggerakkan,
mengorganisasikan, dan mengarahkan usaha manusia untuk memanfaatkan secara
efektif material dan fasilitas untuk mencapai suatu tujuan”.
 Pengertian pengelolaan menurut Moekijat “pengelolaan adalah rangkaian kegiatan
yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, petunjuk, pelaksaan, pengendalian
dan pengawasan”.
5
 Pengertian pengelolaan menurut Hamalik “pengelolaan adalah suatu prosess untuk
menggerakkan, mengorganisasikan dan mengarahkan usaha manusia untuk
mencapai tujuan”.
Dari pengertian pengelolaan di atas dapat disimpukan bahwa pengertian

pengelolaan adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor sumber daya yang
menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.
C. Pengertian Surat
Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau cara
mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju dengan pesat.
Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan. Keberadaan surat itu sendiri kini
dihubungkan dengan adanya alat canggih yang bernama komputer.
Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak dicapai dewasa ini
maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi dibanding dengan alat komunikasi lainnya
tetap ada. Yakni, surat tetap merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa
tulisan dan kertas sebagai medianya.
Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan komputer
karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan memiliki kelebihan dalam
menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali hanya sebagian kecil saja orang yang
masih menggunakan mesin ketik biasa dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan
tujuan dari surat itu sendiri.
6
Berikut beberapa pengertian surat menurut para ahli :
 Pengertian surat menurut Agus Sugianto, 2005:2 “ sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain”. Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan
khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan
notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
 Pengertia surat menurut Yose Rizal “Surat sebagai alat untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tulisan”.
 Pengertian surat menurut YS. Mario (2003:2) “Surat adalah alat komunikasi
tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara
tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain”.
 Pengertian surat menurut Pratama , 2000:15).“Surat merupakan alat atau sarana
untuk mengambil pernyataan atau mengambil informasi secara tertulis dari pihak
yang satu kepihak yang 9 lainnya, baik atas nama sendiri, jabatan yang disandang
dari suatu instansi perusahaan atau organisasi”.
 Pengertian surat menurut S. Hidajat (1997:1) “Surat adalah sehelai kertas atau
lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak
orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain”.
 Pengertian surat menurut Prajudi Atmosudirdjo “Surat adalah helai kertas yang
ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi
yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi”.
 Pengertian surat menurut Diana Nababab “Surat merupakan alat komunikasi yang
disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak
langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya”.
 Pengertian surat menurut Djoko Purwanto “Surat adalah sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis”.
 Pengertian surat menurut LG Wursanto ”Surat adalah suatu alat penyampaian
informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan,
permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya”.
7
 Pengertian surat menurut Susanda Panji “Surat adalah sehelai kertas atau lebih
yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada
orang lain baik atas nama pribadi maupun kedutaan dalam organisasi kantor”.
 Pengertian surat menurut Sugeng Rusmiwarti “Surat adalah alat komunikasi yang
mempergunakan bahasa tulisan di atas kertas yang sangat erat hubungannya
dengan aktifitas manusia”.
 Pengertian surat menurut Setiawan Djuharie, Susarie, Teddy Sutandi Komaruddin
dalam bukunya (Surat Menyurat Serbaguna) ”Surat merupakan komunikasi tertulis
untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang
mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”. (O. Setiawan
Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin, Surat Menyurat Serbaguna,
Djambatan, Bandung, 2001.)
 Pengertian surat menurut Dra. Sedarmwati M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar
Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa: “Definisi
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”. (Dra. Sedarmayanti M. Pd, Dasar-
Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Edisi Revisi, CV. Mandar
Maju, Bandung, 2001, Hal 162. )
 Pengertian surat menurut G. Warsanto dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan
bahwa: ”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi
tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas
berukuran tertentu”.(Warsanto I. G., Kearsipan I, Cetakan Ketiga, Jakarta, 1997,
Hal 120. )
Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa:

1. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan
menggunakan sehelai kertas/lebih.
2. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar
pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.
3. Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan
kelompok dengan seseorang yang berjauhan.
8
4. Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat,
bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat.
5. Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari
perusahaan/kantor yang bersangkutan.
6. Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas
lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak
zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan
dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada di sekitarnya maupun di
tempat yang berjauhan.
D. Fungsi Surat
Ditinjau dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis. Surat
dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis.
Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan.
Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada alamat yang
dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Dari uraian diatas dapat diketahui beberapa fungsi surat antara lain :
1. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi

Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling
menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun
jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar
dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak
dengan biaya yang lebih murah.
2. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk
mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan
panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu
masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya
daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus
datang sendiri.
9
3. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat
berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti
pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak
yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
4. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif
singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai
pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
5. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan
Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak
harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan
menghemat waktu, tenaga dan biaya.
6. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)

Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak
mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-
ingat isi atau bunyi surat tersebut.
7. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu
bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr perusahaan atau badan usaha.
E. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan
baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus
diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk
10
membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat
diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.
Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan
dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan
mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu
dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam
surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut
sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat
mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang
yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu
organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada
pihak-pihak/departemen-departemen tadi.Sebagai tanda persetujuan terhadap
konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan
membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat.
Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat
hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya.
Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dank ode-kode
tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:
11
– 231 = nomor urut surat
– K = surat keluar
– Ps = kode untuk surat pesanan
– IX = bulan pembuatan surat
– 08 = tahun pembuatan surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
 Diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
 Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
 Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi
waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses pengetikan.
Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus
seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu
sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah
yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah
antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel
organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-
tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
12
7. Pencatatan surat masuk dan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang
dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran,
asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda
Surat Keluar, tujuannya adalah:
 Untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
 Untuk mengontrol surat yang keluar
 Untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar
8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
 Dikirim oleh petugas pengiriman surat
 Ddikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih
dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui
jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-
pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat
kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan
menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat
khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa
pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun
jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan,
yaitu;
 Perum Pos dan Giro

 Perum Telekomunikasi
 Swasta
F. Perum Pos dan Giro
Jasa yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat
adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan
umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.
13
Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;
 Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hariatau lebih,
tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
 Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – I minggu.
 Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua
kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
 POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas Jasa jenis ini
membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 –
23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
 EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk
kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2
macam, yaitu:
o On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan
alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat
antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
o On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang
dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.
G. Kiriman Tercatat
Yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen
atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan
sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti
pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.
Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda.
Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual
belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah
berat-ringannya dokumen yang dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor
Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif
untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan
dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat
mengirim.
14
Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat
sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk
yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:
 Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan
tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan
RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih
penting lagi jangan lupa Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.
Contoh 1
Kepada
Yth. Sdri. Alin Nurlina
Jl. Rumah Sakit
Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02
Kel. Kahuripan, Kec. Tawang
Tasikmalaya 46115
Contoh 2
Kepada
CV. BUDI PERMADI
Jl. Gelatik Dalam 42/151A
Bandung 40133
 Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara
tujuan dan jika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar.
Contoh 1
Miss Cindy Brewer
507 Kanthy Drive, Tecumseh
Oklahoma 74873
U.S.A
Contoh 2
Felicia Wong Pty.Ltd

6-188. BLK 97, Whampoa Drive
Singapore 12323
15
BAB III
RUANG LINGKUP TEMPAT PKL
A. Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Lahirnya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan menggambarkan adanya penyempurnaan dalam pengelolaan administrasi
kependudukan , mulai dari sistem, kewajiban Pemerintah, Pemerintah Provinsi,
Pemerintah Kabupaten, serta adanya perlindungan terhadap hak penduduk dalam
memperoleh pelayanan yang berhubungan dengan administrasi kependudukan.
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006, mengamanatkan dalam Pasal 8 dan Pasal 9
dibentuknya Instansi Pelaksana di Tingkat Kabupaten/Kota yang menangani administrasi
kependudukan yang lingkup tugasnya meliputi penataan dan penertiban dalam penerbitan
dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil,
Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk
pelayanan public dan pembangunan sektor lain.
Otonomi Daerah membawa konsekuensi bagi daerah untuk mengambil peranan
yang lebih besar dalam melaksanakan pembangunan untuk meningkatkan kesejahteraan
masyarakat di daerahnya, baik dari aspek pemerintahan, pembangunan maupun pemberian
pelayanan pada masyarakat. Hal tersebut mempengaruhi instansi Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Aceh Timur pada mulanya bergabung dengan BKKBN dengan
nama Badan Kependudukan, Catatan Sipil dan Keluarga Sejahtera,dan padaTahun 2008
dibentuk Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dengan Qanun Kabupaten Aceh Timur
Nomor 2 Tahun 2008, tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas Kabupaten
Aceh Timur.
Selanjutnya penyempurnaan lagi Susunan Struktur Organisasi dengan Qanun
Kabupaten Aceh Timur Nomor 2 Tahun 2011, tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Dinas-dinas Daerah Kabupaten Aceh Timur mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas
umum pemerintahan dan pembangunan di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil
berdasarkan peraturan perundang-undangan, dengan susunan organisasi sebagai berikut :
16
1) Kepala Dinas;
2) Sekretaris terdiri dari :
a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan; dan
c. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan.
3) Bidang Pendaftaran Penduduk:
a. Seksi Identitas Penduduk;
b. Seksi Pindah Datang Penduduk;
c. Seksi pengawasan dan penyidikan dokumen Pendaftaran Penduduk.
4) Bidang Pencatatan Sipil, terdiri dari :
a. Seksi Perkawinan dan Perceraian;
b. Seksi Kelahiran dan Kematian.
c. Seksi Pengawasan dan penyidikan Dokumen Pencatatan Sipil
5) Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan:
a. Seksi Pengelolaan dan Penyajian Data;
b. Seksi Teknologi Informasi;
c. Seksi Jaringan dan Komunikasi Data.
6) Bidang Pendayagunaan Data dan Informasi:
a. Seksi Perkembangan Kependudukan;
b. Seksi Perencanaan Kependudukan;
c. Seksi Komunikasi, Informasi dan edukasi.
Sebagai instansi pelayanan publik Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Aceh
Timur lebih dahulu pindah dari pada instansi lainnya dari Langsa dan melaksanakan tugas
di Idi Rayeuk mulai Maret 2009 berkantor di Desa Gampong Balang Idi dan seterusnya
pada bulan Agustus 2012 pindah ke komplek perkantoran Aceh Timur di Gampong Titi
Baro Idi Rayeuk dan bergabung dengan SKPD lain. Pada saat itu pelayanan masyarakat
kurang maksimal karena perangkat pendukung System Informasi Kependudukan (SIAK)
online untuk pembuatan KK, KTP dan Akta pencatatan Sipil masih berada di Kantor lama
di gampong Blang sedang kan pelayanan penerimaan berkas usulan dokumen
kependudukan di komplek Pemerintahan, sehingga meyulitkan pelayanan yang cepat dan
tepat waktu, selanjutmya peralatan kerja sangat minim terutama computer yang tidak layak
lagi penggunaannya karena sering rusak (Pengadaan BRR Tahun 2007).
17
Untuk kelancaran pelaksanaan tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
telah beberapa kali mengalami perubahan struktur organisasi diataranya berdasarkan
Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2009 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Aceh Timur. Penyempurnaan susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Aceh Timur adalah sebagai berikut :
1. Sekretaris, membawahkan :
1. Sub Bagian Umum
2. Sub Bagian Keuangan
3. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan (PEP)
2. Bidang Pendaftaran Penduduk, membawahkan :
1. Seksi Administrasi Kependudukan
2. Seksi Mutasi dan Mobilitas Penduduk
3. Bidang Pencatatan Sipil, membawahkan :
1. Seksi Pencatatan Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
2. Seksi Pencatatan perkawinan, Perceraian, Perubahan dan Pengelolaan
Dokumen
4. Bidang Data dan Informasi Kependudukan, membawahkan :
1. Seksi Pengolahan Data Kependudukan
2. Seksi Pengelolaan Sistem Informasi Kependudukan
Selanjutnya sebagai tindak lanjut surat Menteri Dalam Negeri Nomor 470/3480/SJ
tanggal 14 September 2016 nomenklatur perangkat daerah yang menangani urusan dan
Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Struktur Organisasinya sebagaimana Peraturan
Bupati Aceh Timur Nomor 13 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Aceh Timur sebagai berikut :
18
B. Visi dan Misi
1. Visi
Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Timur
adalah : “Terwujudnya Tertib Administrasi Kependudukan dengan
Pelayanan Prima Menuju Database Kependudukan yang Lengkap, Akurat
dan Mutakhir”.
2. Misi
- Mewujudkan aparatur yang professional, Penguatan peran dan kapasitas

aparatur
- Membangun Database Kependudukan, Peningkatan kualitas database
administrasi kependudukan
- Mengembangkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan,
Peningkatan/Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi untuk
memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat
penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan
- Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia, Peningkatan sumber daya
manusia yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam
penyelenggaraan administrasi kependudukan.
- Mengoptimalkan Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil,
Pelayanan prima administarsi kependudukan
- Meningkatkan Pengetahuan dan Kesadaran Masyarakat dalam Kepemilikan
Dokumen Kependudukan, Peningkatkan peran aktif masyarakat.
- Penataan Dokumen Kependudukan, Menata sistem tata kelola dokumen
kependudukan hasil pendaftaran penduduk dan Pencatatan sipil sesuai kaidah
kearsipan yaitu klasifikasi jenis, kode dan waktu sehingga mudah ditemukan.
19
C. Struktur Organisasi
KEPALA DINAS
Drs. FAISAL, AP, M.AP
SEKRETARIAT
Drs. M. Thaib, M.Si
Sub. Perencanaan Sub. Keuangan Sub.Umum dan Kepeg

Muhammad Syahril, SE Siti Hajar, S.STP Mawardi, SE
Bid. Pelayanan Bid.Pelayanan Capil Bidang. Pengelolaan ADM Bid.Pemanfaatan Data

Pendataan Penduduk Mirwansyah, SE Afifullah, S.Sos, M.AP Usman, SE, M.AP
Hutri Tia Aggrini, S.STP
Seksi S.I ADM Seksi Kerjasama

Kependudukan Hafidah, SE
Seksi Identitas Pnduduk Seksi Kelahiran
Muhammad Syahril, SE Fenty Irawati, SE
Seksi Pengelolaan Data Seksi Pemanfaatan Data
Agus Salim, SE
Seksi Pindah Datang Seksi Perkawinan &
Penduduk Perceraian
Cut Nanda Lisa Zefrida Seksi Tata Kelola dan SDM Seksi Inovasi Layanan
Syafrizal, S.Sos.I Edi Irwanto
Seksi Pendataan Seksi Perubahan Status anak

Penduduk Mariani, S.Pd
UPTD
20
BAB IV
HASIL KEGIATAN
A. Pelaksanaan Kegiatan
Tanggal /
No. Kegiatan Keterangan
Hari
1. Senin Perkenanalan Diri Dengan Pegawai Disdikcapil
1-08-2022 Aceh Timur
2. Selasa Menyusun dan merapikan berkas-berkas seperti
2-08-2022 KK dan Akta Kelahiran dan menyusun sesuai
dengan angka pengarsipan dan mengfotokopi
dokumen kantor
3. Rabu Menulis dan membuat surat serta menulis nomor
10-08-2022 surat dan melipat surat
4. Kamis Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
11-08-2022 KK, KTP dan surat pindah
5. Jum’at Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
12-08-2022 KK, KTP, Kartu Identitas Anak dan surat pindah
6. Senin Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
15-08-2022 KK, KTP, Kartu Identitas Anak dan surat pindah
7. Selasa Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
16-08-2022 Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu
Keluarga, Kartu Identitas Anak dan surat pindah
8. Rabu Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
10. Jum’at Menulis dan membuat surat serta menulis nomor
19-08-2022 surat dan melipat surat
21
12. Selasa
23-08-2022 Merekap data Kematian
22

23
34 Senin Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
36. Rabu
5-10-2022 Merekap data Kematian
38. Jumat Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
39. Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
Senin Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu
10-10-2022 Keluarga, Kartu Identitas Anak dan surat pindah
Selasa Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu
Selasa Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu
24
Rabu Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu
Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan
Kamis Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu
25
BAB V
PENUTUP
Berdasarkan hasil uraian kegiatan prakerin yang kami laksanakan mulai

tanggal 01 Agustus sampai dengan 31 Oktober 2022 di kantor DINAS
KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL, penulis mengambil
kesimpulan sebagai berikut :
1. Perencanaan yang matang dapat mendukung PRAKERIN berjalan dengan baik dan
lancar
2. Kemampuan dan ketrampilan yang mendukung terlaksananya prakerin berjalan
dengan baik dan lancar
3. Kerjasama antar anggota dapat mendukung pelaksanaan kegiatan berjalan dengan
baik.
4. Pencatatan surat masuk dan surat keluar harus benar sehingga dapat memudahkan
jika sewaktu-waktu data tersebut ingin digunakan kembali.
5. Kedisiplinan dalam bekerja sangat perlu diterapkan untuk menghindari kesalahan
dalam bekerja.
1.3. SARA-SARAN
a. Untuk Sekolah
1. Pihak sekolah memberikan semangat dan dorongan dalam melaksanakan Prakerin
2. Meningkatkan kerja sama yang baik antara Instansi atau perusahaan
b. Untuk Siswa Yang Akan Praktik

1. Pembekalan yang diberikan disekolah harus diikuti dengan baik dan tertib sehingga
memudahkan dalam pelaksanaan praktik kerja industri (PRAKERIN)
2. Persiapkanlah kemampuan maupun ketrampilan sebaik mungkin sebelum masuk ke
dunia kerja
3. Menjaga kerahasian instansi atau perusahaan tempat pelaksanaan praktik
26
BIODATA PENULIS
1. Nama : BADDRATUL MUNA

2. NISN : 0057400996
3. Kelas : XII / Administrasi Perkantoran
4. Tempat/ Tanggal Lahir : Geulanggan Meurak, 01 Oktober 2005
5. Jenis Kelamin : Perempuan
6. Agama : Islam
7. Alamat : Gelanggang Meurak
NAMA ORANG TUA

a. Ayah : Idris
b. Ibu : Zubaidah
c. Alamat : Gelanggang Meurak
PENDIDIKAN
a. Sekolah Dasar : MIN 32 Aceh Timur
b. SLPT : SMPN 1 Peureulak Timur
c. SLTA : SMK Negeri Taman Fajar
Peureulak,31 Oktober 2022

Penulis,
BADDRATUL MUNA
NISN: 0057400996
27
DAFTAR PUSTAKA
1. https://www.academia.edu/41981334/Makalah_Administrasi_Umum
2. https://dispendukcapil.acehtimurkab.go.id/
3. https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar/
4. https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-masuk-dan-surat-
keluar.html
28
TATA CARA PENULISAN LAPORAN PKI.
Dalam penulisan laporan yang akan disusun tentunya mempunyai teknik penulisan
yang harus diseragamkan oleh semua siswa, hal ini dilakukan untuk akan persepsi antara
para guru pembimbing dan para siswa, sehingga Laporan yang dihasilkan akan berkualitas
sehingga dapat digunakan oleh pihak lain. Teknik penulisan yang harus digunakan oleh
para siswa dalam membuat laporan tidak terlepas dari teknik penulisan karya ilmiah pada
umumnya.
A. Teknik Penulisan/Ketikan
Adapun teknik penulisan yang harus diikuti oleh para siswa adalah sebagai berikut :
1. Kertas : A4
2. Font (Huruf) : Times New Roman
3. Ukuran Huruf :
a. Judul : Bolt 14
b. Pokok Bahasan : Bolt 12
c. Isi (teks Bok) : 12
4. Spasi (line spasi) : 2 Spasi
5. Margin Kertas/ Ukuran samping :
a. LefUkiri : 4 cm
b. Right/kanan : 3 cm
c. Top/atas : 3 cm
d. Botton/bawah : 3 cm
6. No halaman : Center/tengah di bawah
7. Alinia Baru : 1 Tab sebanyak 5 spasi
8. Perataan teks : Control J(Perataan kiri kanan/Justify)
29
KEGIATAN SELAMA PKL
No Kegiatan Banyak Keterangan

Kegiatan
Menyusun dan merapikan berkas-berkas seperti
KK dan Akta Kelahiran dan menyusun sesuai
1 1
dengan angka pengarsipan dan mengfotokopi
dokumen kantor
Menulis dan membuat surat serta menulis nomor
2 1
surat dan melipat surat
3 3
Merekap data Kematian
4 Akta Bayi, Kartu Tanda Penduduk, Kartu 42
30
NILAI AKHIR PKL
DI ISI OLEH PEGAWAI / KARYAWAN / PEMBIMBING
A. OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN (OTKP)

Nilai Nama Dan Paraf
No Aspek yang dinilai
Angka Huruf Pembimbing
1 Teknologi Perkantoran
2 Korespondensi / Surat Menyurat
3 Kearsipan
4 Tata Kelola Kepegawaian
5 Tata Kelola Sarana Dan Prasarana
6 Tata Kelola Humas Dan Keprotokolan
B. PERILAKU
Nilai Nama Dan Paraf
No Aspek yang dinilai
Angka Huruf Pembimbing
1 Etos Kerja
2 Sikap
3 Kerapian
4 Hubungan Sosial
5 Absensi
6
31
32

Bab 1-5

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bab 1-5

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB I

A. Latar Belakang Kegiatan PKL

D. Metode Pengumpulan Data

2.1. Pengertian Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)

PRAKERIN (Praktek Kerja Industri) adalah kegiatan pendidikan, pelatihan dan

2.2. Landasan Teoritis

Dari pengertian pengelolaan di atas dapat disimpukan bahwa pengertian

Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa:

1. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi

6. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)

E. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

3. Pemberian nomor surat

5. Penanda tanganan surat

 Perum Pos dan Giro

Felicia Wong Pty.Ltd

A. Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

- Mewujudkan aparatur yang professional, Penguatan peran dan kapasitas

Sub. Perencanaan Sub. Keuangan Sub.Umum dan Kepeg

Bid. Pelayanan Bid.Pelayanan Capil Bidang. Pengelolaan ADM Bid.Pemanfaatan Data

Seksi S.I ADM Seksi Kerjasama

Seksi Pendataan Seksi Perubahan Status anak

31. Rabu Menerima pelayanan pendaftaran kependudukan

Berdasarkan hasil uraian kegiatan prakerin yang kami laksanakan mulai

b. Untuk Siswa Yang Akan Praktik

1. Nama : BADDRATUL MUNA

NAMA ORANG TUA

Peureulak,31 Oktober 2022

No Kegiatan Banyak Keterangan

A. OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN (OTKP)

Anda mungkin juga menyukai