MANAJEMEN KANTOR NOTARIS & PPAT*

Nama Dosen : Jusuf Patrianto Tjahjono , SH, MH.

Gatot Tri Waluyo, SH, MKn.

Fakultas : Hukum
Program Studi : Magister Kenotariatan
Mata Kuliah : Manajemen Kantor Notaris dan PPAT / 2 SKS
Kode MK : 534019

Standart Kompetensi : Memahami manajemen kantor Notaris& PPAT dalam teori dan
praktek

Kompetensi dasar : Mahasiswa mampu memahami kerangka kerja sistem

administrasi kantor Notaris & PPAT
Mahasiswa mampu merencanakan dan menjalankan fungsi
administrasi di kantor Notaris & PPAT

Kepustakaan :
1. Dian Wijayanto, Pengantar Manajemen, Gramedia, Jakarta,
2012
2. Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran, Prestasi Pustakaraya,

Jakarta, 2011
3. Irra Christyanti, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustakaraya,
Jakarta, 2011
4. Dicky Wisnu UR & Siti Nurhasanah, Teori Organisasi,
Struktur dan Desain, UMM Press, 2005
5. Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan
Staf , Visimedia, Jakarta, 2009
6. Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris
Indonesia, Gramedia, Jakarta, 2009

DAFTAR ISI :

I. UMUM

1. Definisi Manajemen dan Administrasi

2. Organisasi Perkantoran
3. Sistem Perkantoran
4. Manajemen Kearsipan

*
Disusun oleh Jusuf Patrianto Tjahjono, SH, MH sebagai materi perkuliahan Manajemen Kantor Notaris &
PPAT di universitas Narotama, program S2 Magister Kenotariatan.
 5. Pengawasan Administrasi Perkantoran
6. Teknik dan Keamanan Perkantoran

II. INTERNAL

1. Karakter & Kepemimpinan

2. Komunikasi dan Kemampuan Antar pribadi
3. Dinamika Kelompok dan Kerja sama Tim
4. Sistem alur berkas

III. EKSTERNAL

1. Network
2. Database
3. Service
 BAB I
UMUM

1. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Kompetensi dasar :
Memahami kerangka kerja sistem administrasi perkantoran
Merencanakan dan menjalankan fungsi administrasi di kantor

Indikator Hasil Belajar :

Memahami arti manajemen dan admnistrasi serta peran dan fungsi-fungsinya

Definisi/ pengertian Administrasi dan Manajemen

Asal kata Administrasi

Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti membantu atau
melayani.

Adapun pengertian Administrasi menurut para ahli yaitu :

1. Leonald D. White, bahwa administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat
pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta,sipil atau militer
baik dalam skala besar ataupun kecil.
2. Herbert A. Simon, Administrasi adalah kegiatan dari kelompok orang-orang yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
3. Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi
IlmuAdministrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan
4. The Liang Gie (1965:P.5) Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan
dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
5. Dr. S.P Siagiaan MPA.Phd (1985:P.3) Administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
6. Parajudi Atmosudirjo (1975 : P) Administrasi adalah pengendalian dan penggerak
dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan
bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh
administrator yakni kepala organisasi.

Pengertian Administrasi
- Sempit
kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan tujuan menyediakan keterangan , memudahkan memperolehnya kembali
secara utuh dan dalam hubungan satu dengan yang lain, contohnya kegiatan-
 kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-
mengetik agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan keseluruhan
pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan
yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar keterangan.

- Luas
kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian
kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber
daya (sarana prasarana) untuk mencapai tujuan secara berdaya guna dan berhasil
guna (efektif dan efisien)

Unsur-unsur / Ciri-ciri administrasi

1. Sekelompok orang
2. Kerja sama
3. Pembagian tugas secara terstruktur
4. Kegiatan/usaha yang runtut dalam proses
5. Pemanfaatan berbagai sumber
6. Tujuan

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari asal kata “manus”yang berarti tangan dan
“agere” yang berarti melakukan; kata-kata itu digabung menjadi kata kerja “managere”
yang berarti menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dalam bentuk
kata kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhirnya
management diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan.
Jadi Manajemen adalah ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber
daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Adapun pengertian Manajemen menurut para ahli yaitu :

1. Stoner, Manajemen adalah proses, perencanaan, pengorganisasian,memimpin dan
mengawasi usaha-usaha dari suatu organisasi dan dari sumber-sumber organisasi dan
dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. S.P. Hasibuan, Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan tertentu.
3. Harold Koontz and Cyrill O’Donnel (1972), Management is getting thing done
through the efforts of other people. (manajemen adalah terlaksananya pekerjaan
melalui orang-orang lain ).
4. G.R. Terry, Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan-
tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yang
dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dansumber-sumber lainnya.
5. Prof. Oei Liang Lee, Manajemen adalah suatu ilmu dan seni merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia
dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Persamaan dan Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Persamaan Administrasi dan Manajemen

1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti

pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara
sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara,
sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta)
dan Administrasi Niaga.
2. Dalam penerapan administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya
kegiatannya yang dapat dibedakan.
3. Administrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara
menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan
semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada
tingkat administrasi.

Perbedaan Administrasi dan Manajemen

1. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintahan yang

dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam
rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanakan kebijaksanaan
tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke
arah tercapainya tujuan tersebut.
2. Perbedaan yang jelas BPA (Balai Pembinaan Administrasi) menempatkan
administrasi pada posisi dengan batasan yang luas, dan manajemen merupakan bagian
dari administrasi. Menurut BPA, administrasi merupakan segenap proses
penyelenggaraan atau penataan tugas-tugas pokok sesuatu usaha kerjasama
sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Dan membatasi manajemen
sebagai salah satu usaha yang hanya membatasi pada segi kepemimpinan yang
mengarahkan orang-orang yang bekerjasama berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya
sehingga semua dapat berjalan dengan baik.
3. Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu
unsur dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat
operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok
orang yang disebut "bawahan" jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai
tujuannya. Dan dapat disimpulkan pula bahwa kegiatan manajemen juga merupakan
unsur dari administrasi, bukan merupakan faktor terjadinya administrasi.

Kesimpulan

Administrasi :
merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka
mencapai tujuan secara efektif dan efisien;
sedangkan

Manajemen :
proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas untuk melakukan tugas-tugas tertentu
atau mencapai tujuan tertentu.

Jadi :
Manajemen merupakan inti administrasi.

Fungsi Administrasi

Quible (2001) ada 5 fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran :

1. Fungsi Rutin
membutuhkan pemikiran yang minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan
2. Fungsi Teknis
membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran
penggunaan program aplikasi komputer (departemen teknologi informasi)
3. Fungsi Analisis
membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, kemampuan mengambil
keputusan, mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan
membuat dan menganalisa laporan dan keputusan pembelian
4. Fungsi Interpersonal
membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta
ketrampilan yg berhubungan dengan orang lain
mengkoordiansikan team proyek
5. Fungsi Manajerial
membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, pemotivasian
pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi

Fungsi dan Peran Manajer Administrasi

Berdasarkan fungsi-fungsi tersebut dapat disimpulkan bahwa tugas dan peranan Manajer
Administrasi adalah :
- Perencanaan
- Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan

kantor, termasuk layout, telekomunikasi, arsip dan lain-lain

- merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor
- menjelaskan kebutuhan akan personil yang tepat
- menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan
- mendesain sistem dan prosedur administrasi yang baru
- Pengorganisasian
- Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan
tugasnya
 - mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien
- menjamin pemanfaatan yang optimal dari peralatan yang dimiliki oleh
perusahaan
- meningkatkan produktivitas organisasi dan perusahaan
- Pengalokasian Staf
- menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai baru melalui
penempatan pegawai yang tepat
- Menyediakan training yang tepat
- Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif
- mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pegawai secara realistis
- Pengarahan
- mendesain sistem komunikasi yang efektif antar unit
- menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai
- mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan
pekerjaan yang dilakukan
- menggunakan sistem reward yang fair dan obyektif dalam menentukan gaji
pegawai
- Pengawasan
- mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan
kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai
- menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai
- mengelola unit anggaran
- mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang

diperlukan dan menangani pekerjaan yang tidak terselesaikan

II. ORGANISASI PERKANTORAN

A. Pengertian

Salah satu kewajiban Notaris dalam UU No 30 th 2004 tentang Jabatan Notaris adalah
mempunyai hanya satu kantor, yaitu di tempat kedudukannya ( pasal 19 ayat 1 UU JN )
yang berarti Notaris dilarang mempunyai kantor cabang, perwakilan, dan/atau bentuk
lainnya. Dan dalam ayat 2 pasal tersebut mengatur bahwa Notaris tidak berwenang secara
teratur menjalankan jabatannya diluar tempat kedudukannya dengan penjelasan sebagai
berikut : Akta Notaris sedapat-dapatnya dilangsungkan di kantor Notaris kecuali
pembuatan akta-akta tertentu.
Kritik dan masukan terhadap pasal 19 jo ps 23 UU JN ?
JAWABAN DI EMAIL ; patrickwnc28@yahoo.com, maks tgl 14 Mar 2023

Istilah Kantor

Per- kantor –an awalan per- dan akhiran –an menunjukkan tempat kumpulan kegiatan,
jadi perkantoran adalah penunjukkan suatu tempat yang dinamakan kantor yang
digunakan untuk melakukan sekumpulan kegiatan.

Manajemen Perkantoran

Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,

mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal
atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan
perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
 mengetik (typing)
 menghitung (calculating)
 memeriksa (checking)
 menyimpan warkat/arsip (filing)
 menelepon (telephoning)
 menggandakan (duplicating)
 mengirim surat (mailing)

dan kegiatan lain.

Arti Organisasi

(Yunani: oργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk
tujuan bersama.

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang
berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi,
terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin,
metode, lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

 Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang

melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama
(Singarimbun, Masri dan Sofyan Efendi. 1976. Understanding Practice and
Analysis. New York: Random House.Hlm. 132)
 James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama (D, Ratna Wilis. 1996.
Teori-Teori Belajar. Jakarta: Penerbit Erlangga.Hlm. 56)
 Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem
aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih (Horton, Paul B.
dan Chester L. Hunt. 1984. Sociology. Edisi keenam. International Student
Edition. Tokyo: Mc.Graw-Hill Book Company Inc.Hlm. 89)
 Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial
yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat
diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai
suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. (Stephen P.Robbins. Teori
Organisasi Struktur, Desain, dan Aplikasi, (Jakarta: Arcan: 1994), hlm.4)
 Rosenzweig menyatakan Organisasi dapat dipandang sebagai :
- Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok
- Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama
- Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

Kesimpulan :

Organisasi perkantoran adalah :

- suatu proses yang menjadi tempat orang-orang untuk mencapai tujuan kantor
- suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya
untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi serta merawat
aktiva
- mencakup susunan staff dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah
data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan, dan merawat aktiva

B. Prinsip-prinsip Organisasi

Ada 12 PRINSIP

1) Prinsip Tujuan
Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak
mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan
seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang
ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2) Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu
pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian
wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi
secara keseluruhan.

3) Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada
seorang atasan saja.

4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya,
sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang
diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam
pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan
keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa
minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5) Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya
kepada atasan.

6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan.
Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian
tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing
pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam
pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya
organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan
perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe
organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak,
semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8) Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan
wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9) Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya
kepada orang lain.

10) Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam
hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi
tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang
akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh
‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi
koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11) Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan
dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar
organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam
mencapai tujuannya.

12) Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata
lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan
yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Bentuk-bentuk Organisasi

1. Organisasi Garis
2. Organisasi Staff
3. Organisasi Garis dan Staff
4. Organisasi Fungsi
5. Organisasi Panitia

Tugas II :

1. Apakah definisi/pengertian masing-masing bentuk Organisasi, positif dan negatif

dari masing-masing bentuk organisasi ?
2. Menurut anda bentuk organisasi yang mana yang cocok untuk kantor notaris,
berikan alasannya ?
3. 3. Apa permasalahan yang sering terjadi dalam manajemen kantor Notaris dan
PPAT, berikan solusi pemecahan terhadap permasalahan2 tsb sesuai dengan 12
prinsip Organisasi?

Bahan referensi :
Bentuk-bentuk Organisasi
http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/03/bentuk-organisasi-poa51.pdf
http://aiiank.wordpress.com/2009/12/31/organisasi-kepanitiaan/
http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/bentuk-bentuk-organisasi/

Manajemen Kantor Notaris

http://www.scribd.com/doc/60734402/Edna-Hanindito-Administrasi-Kantor-Notaris-
2011
http://herman-notary.blogspot.com/2007/12/adm-office.html

Maks tgl 28 Mar 2023 di Email ke patrickwnc28@yahoo.com

http://notarissby.blogspot.com