SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

LAPORAN TRAINEE

I. Tujuan
Tujuan dari audit ini adalah untuk memastikan bahwa organisasi telah
mengdokumentasikan dan mengimplementasikan secara efektif dan
memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu sesuai dengan
persyaratan standar audit, undang-undang dan peraturan serta ruang lingkup
sertifikasi.

II. Identitas Organisasi

a. Nomor organisasi : QSC 01150
b. Nomor audit : 11
c. Nama Organisasi : PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA
(PEFINDO)
d. Alamat : Equity Tower 30th Floor, Sudirman Central
Business District Lot 9
Jalan Jendral Sudirman Kav. 52-53, DKI
Jakarta-Indonesia

III. Standar dan Ruang Lingkup Audit

a. Tanggal Audit : 18-19 Agustus 2022
b. Team Audit : Hafizh Akhiruddin (ATL)
Devi Noviyanti Rahayu (Trainee)
c. Standar : ISO 9001:2015
d. Ruang lingkup : Corporate and Debt Instrument Rating
Process and Publication

IV. Metode Audit

Wawancara, Informasi terdokumentasi melalui Remote Audit dengan ICT
(Information and Comunication Technology) karena pandemic covid-19.

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 1 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

V. Dokumen yang diaudit

Dokumen yang diaudit berupa dokumentasi sistem manajemen, kebijakan
dan tujuan organisasi (pedoman mutu), manual dan prosedur, dan semua
dokumen yang berhubungan dengan proses bisnis perusahaan.

VI. Hasil Audit

Konteks Organisasi

Organisasi telah melakukan identifikasi isu internal dan isu eksternal yang
relevan dengan tujuan stategis perusahaan. Dalam penerapannya, isu
internal dan eksternal perusahaan dituangkan dalam analisis SWOT yang
menjadi dasar dalam penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT)
dan didokumentasikan dalam dokumen panduan mutu perusahaan.

Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan

Organisasi telah menetapkan dan mengidentifikasi kebutuhan dan harapan

pihak berkepentingan yang relevan dan berdampak pada keberlangsungan
organisasi.

Ruang Lingkup Sertifikasi

Organisasi telah menentukan ruang lingkup penerapan sistem manajemen

mutu, yaitu proses “Corporate and Debt Instrument Rating Process and
Publication”, dengan pengecualian klausul 8.3 tentang desain dan
pengembangan.

Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya

Organisasi telah menetapkan proses bisnis dalam ruang lingkup proses

“Corporate and Debt Instrument Rating Process and Publication” yang
tertuang dalam dokumen pedoman mutu dan didukung dengan prosedur
kerja yang saling terkait untuk setiap aktivitas utaman dan pendukungnya.

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 2 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

Kepemimpinan dan Komitmen

Manajemen Puncak sudah memperlihatkan kepemimpinan dan komitmennya

terhadap penerapan sistem manajemen mutu, dibuktikan dengan keterlibatan
dalam rapat tinjauan manajemen, penetapan kebijakan mutu, penetapan
sasaran mutu, menyediakan sumber daya dan terlibat dalam menjaga
keberlangsungan sistem manajemen mutu.

Kebijakan Mutu

Organisasi telah menetapkan kebijakan mutu dalam upaya mewujudkan Visi

dan Misi Perusahaan. Kebijakan mutu tersebut tertuang dalam dokumen
pedoman mutu perusahaan.

Risiko dan Peluang

Organisasi telah mengidentifikasi risiko dan peluang yang terdokumentasi di

dalam Enterprise Risk Managemen untuk setiap unit kerja. Pemantauan
peluang dan risiko dilakukan setiap triwulan sekali.

Sasaran Mutu dan Pencapaian Target

Sasaran organisasi ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan

(RKAT). Organisasi menggunakan konsep Balance Scorecard (BSC) untuk
menyusun corporate strategy perusahaan yang dibagi menjadi 4 perspektif,
yaitu finansial, customer, internal process, dan learning & growth. Dari
masing-masing perspektif tersebut disusun sasaran perusahaan yang akan
dicapai dan Key Performance Indicator (KPI) yang akan menjadi dasar
penilaian atas pencapaian organisasi.

Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Organisasi memiliki prosedur Pengendalian Dokumen PM-WMI-01 dan

prosedur Pengendalian Catatan PM-WMI-02 yang digunakan sebagai
panduan dalam pelaksanaan pengendalian dokumen dan catatan di

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 3 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

organisasi. Selain itu organisasi juga telah menetapkan dan mengidentifikasi

daftar induk internal dan eksternal yang relevan. Pengaturan terhadap masa
simpan dan mekanisme pemusnahan juga telah ditetapkan oleh organisasi.

Kepuasan Pelanggan

Organisasi secara rutin melakukan survey kepuasan pelanggan yang

dilakukan pada akhir tahun. Berdasarkan hasil survey tahun 2021, tingkat
kepuasan pelanggan mencapai 89,2% dengan total responden sebesar 119.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan survey, organisasi membuat form evaluasi
dan tindak lanjut untuk dipantau secara berkala.

Audit Internal

Organisasi telah menetapkan prosedur audit internal pada PM-WMI-03

Rev02 yang mengatur terkait pelaksanaan audit internal guna memastikan
efektivitas dalam penerapan sistem manajemen mutu. Audit internal
dilakukan pada 12-20 Juli 2022, dengan tim auditor Aysela, Andini, Pardiyo,
dan Irawati. Hasil dari audit tersebut adalah ditemukannya 5 ketidaksesuaian
minor dan 15 observasi. Terhadap temuan audit sudah dilakukan analisa dan
tindakan perbaikan sehingga semua temuan sudah dapat ditutup oleh auditor
terkait.

Tinjauan Manajemen

Organisasi telah menetapkan prosedur Tinjauan Manajemen PM-WMI-07

Rev02 yang mengatur terkait pelaksanaan rapat tinjauan manajemen
sebagai bagian dari evaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu
sehingga sistem manajemen mutu dapat ditingkatkan secara terus menerus
dan berkelanjutan. Rapat tinjauan manajemen terakhir dilakukan pada
tanggal 04 Agustus 2022. Tinjauan manajemen telah membahas seluruh
agenda yang dipersyaratkan oleh standar.

Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 4 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

Organisasi telah menetapkan prosedur Tindakan Perbaikan pada PM-WMI-

05. Tindakan perbaikan ataupun pencegahan dilakukan untuk mengatasi
masalah yang dapat mengganggu penerapan sistem manajemen mutu.

Corporate Rating & Financial Institution Rating

Proses pemeringkatan yang masuk dalam ruang lingkup penerapan ISO

9001:2015 adalah Corporate and Debt instrument Rating Process and
Publication. Kegiatan utama dalam unit kerja corporate rating & financial
institution rating adalah menilai pemeringkatan efek terhadap banyak
perusahaan dan surat-surat utang yang diperdagangkan di Bursa Efek
Indonesia. Secara umum, yang membedakan antara corporate rating &
financial institution rating adalah sector bisnisnya.

Proses rating diawali dengan rating request, di mana organisasi menerima

rating request atas perusahaan atau surat utang dari klien. Kemudian
dilanjutkan dengan proses penerimaan atau penolakan klien sesuai dengan
PM-RTG-A02 Rev03. Apabila klien memenuhi kriteria penerimaan klien,
maka organisasi akan mengirimkan draft rating agreement dan reply letter
yang berisi permintaan data dan informasi serta struktur biaya. Selanjutnya
organisasi akan menunjuk analis untuk membuat metodologi
baru/memutakhirkan metodologi yang sudah tersedia sesuai dengan PM-
RTG-A04 Rev 01. Sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan secara
internal bahwa tim analis terdiri setidaknya 2 orang yang terdiri dari 1 orang
Lead Analyst dan 1 orang Supporting Analy yang telah memiliki tugas dan
tanggung jawab masing-masing.

Apabila semua data klien sudah lengkap, maka proses selanjutnya adalah
analytical process. Analis akan melakukan penelitian dan analisis yang
mendalam terhadap data yang diterima sesuai dengan rating metodologi
yang digunakan. Apabila analis merasa perlu site visit, maka site visit akan
dilakukan sesuai dengan prosedur PM-RTG-A27 Rev00 untuk mempertajam
hasil analisis. Kemudian proses selanjutnya adalah mengadakan rapat
komite pemeringkatan di mana kegiatan ini dilakukan untuk mengambil
keputusan rating apa yang akan diberikan kepada klien. Proses pengambilan

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 5 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

keputusan dilakukan melalui voting member yang sudah diatur dalam PM-
RTG-A09 Rev04 dan IK-RTG-A09-03 Rev02 yang mengantur tentang siapa
saja voter yang berhak memberikan voting dan jumlah minimal voter dalam
menetapkan peringkat.

Setelah didapat hasil pemeringkatan yang disetujui dalam rating comite

meeting, maka akan diterbitkan berita acara dan sertifikat hasil peringkat
dengan merujuk pada PM-RTG-A10 tentang rating delivery (new client) untuk
pemeringkatan perdana atau PM-RTG-A11 tentang rating delivery
(monitoring) untuk pemeringkatan monitoring. Selain memberikan sertifikat
hasil pemeringkatan, klien juga diberikan surat persetujuan untuk publikasi
peringkat yang dikembalikan ke organisasi. Apabila klien setuju, maka akan
dipublikasikan hasil pemeringkatan klien tersebut dalam website organisas.
Namun, apabila klien tidak setuju untuk dipublikasi, maka tidak akan
dilakukan publikasinya.

Apabila klien tidak terima dengan hasil pemeringkatan, maka klien diberikan
waktu selama 10 hari untuk mengajukan proses banding. Analis akan
melakukan analisis data kembali setelah menerima data tambahan dari klien
dan apabila sudah selesai maka akan dilakukan rapat komite pemeringkatan
untuk menentukan hasil rating kliennya, apakah hasil ratingnya sama
ataukah berubah. Hal tersebut sesuai dengan prosedur PM-RTG-A12 Rev03.
Klien hanya diberikan hak untuk banding sebanyak 1 kali atas hasil peringkat
yang telah dilakukan.

Organisasi akan melakukan pemantauan terhadap setiap hasil rating yang

sudah terbit. Pemantauan dilakukan setiap quarterly sesuai dengan PM-
RTG-A23 Rev01 dan dilakukan tahunan sesuai dengan PM-RTG-A16 Rev02.

Sampel diambil untuk masing-masing proses pemeringkatan baik financial

rating maupun non financial rating. Untuk financial rating, sampel yang
diambil adalah produk dari Bank Central Asia (Shelf Registration
Subordinated Bond | Phase | Year 2018 Series A) dan untuk non finansial
rating yang diambil adalah produk dari PT Hutama Karya (Shelf Registration
Bond | Phase | Year 2016). Secara umum, proses rating sudah dilakukan

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 6 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada mulai dari proses penerimaan
klien, penentuan analisis dan metodologi rating, proses analisis data, sampai
dengan rapat komitee rating untuk penentuan hasil rating dan publikasi.

Untuk KPI unit kerja rating sampai dengan Q4, masih ada beberapa indicator
yang belum tercapai. Salah satunya adalah %max turnover pegawai sebesar
10%. Namun unit kerja sudah melakukan identifikasi penyebab dan evalusasi
atas pencapaian tersebut sehingga harapannya ada perbaikan di tahun 2022.

HR dan GA

Secara umum, peran dan tanggung jawab dari unit kerja Human Resource
adalah melakukan proses rekrutmen karyawan, proses pelatihan, pelayanan
kesehatan, dan beberapa aktivitas lainnya. Jumlah pegawai di organisasi
sebanyaj 58 untuk pegawai tetap dan 2 untuk pegawai tidak tetap. Pada
tahun 2022, terdapat 3 pegawai baru, 2 dari unit rating dan 1 dari control
quality.

Proses rekrutmen pegawai mengacu pada prosedur PM-HRD-01 Rev05,

dimana prosesnya dimulai dari adanya pengajuan kebutuhan pegawai baru
oleh user. Apabila pengajuan tersebut disetujui oleh direktur, maka staf HR
akan mencari calon pegawai dan melakukan seleksi dari CV yang telah
masuk. Publikasi lowongan kerja biasanya diposting via jobstreet dan website
perusahaan. Dari kandidat yang lolos screening cv, akan dilakukan seleksi
tertulis, interview, psikologi, medical check-up, dan background checking.
Apabila pegawai tersebut lolos, maka HA akan mengirimkan perjanjian kerja
yang perlu ditandatangani oleh calon pegawai sebagai tanda persetujuan.

Sampel kegiatan diambil untuk proses rekrutmen atas nama Tsanya Hurin
Chindra. Permintaan kebutuhan pegawai diajukan oleh unit rating pada 24
Desember 2021 untuk 1 orang analis. Publikasi di laman Jobstreet pada 17
Januari 2022 dengan jumlah pelamar 410 orang. Berdasarkan hasil
screening CV, terdapat 16 pelamar yang lolos ke tahap selanjutnya. Tanggal
8 Februari 2022 dilakukan interview user, 24 Februari 2022 dilakukan tes
psikologi melalui pihak ketiga (PT First Asia), 8 Maret 2022 dilakukan
Interview dengan direktur kepatuhan, 12 Maret 2022 dilakukan Medical
Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 7 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

Checkup di Bio Medica, 16 Maret 2022 dilakukan background checking, dan

penanda tanganan kontrak dengan nomor kontrak PKWT
002/PEF-DIR/PK/IV/2022 tanggal 12 April 2022. Setiap proses rektuitmen
terdapat rekaman yang terdokumentasikan dengan baik.

Organisasi telah melaksanakan GAP kompetensi yang dilaksanakan secara

internal dengan menggunakan Individuap Development Plan dan Individual
Performance Management. Organisasi juga telah membuat Kamus
Kompetensi yang ditetapkan pada 9 Desember 2021, yang sampai saat ini
baru digunakan pada level kepala divisi.

Organisasi telah memiliki prosedur untuk pelatihan PM-HRD-03 Rev04.

Secara umum, semua proses pelatihan mulai dari permintaan kebutuhan
pelatihan, program pelatihan, realisasi pelatihan, sampai dengan evaluasi
pasca pelatihan sudah terdokumentasi dengan baik. Rencana kebutuhan
pelatihan tahun 2022 sudah ada, baik untuk functional/technical skill maupun
softskill. Sampel diambil untuk pelatihan Certified Risk Management Officer
atas nama Chairini yang dilaksanakan pada 24-27 Januari 2022 dan Crafting
an Effective Press Release atas nama Severino Budipratama yang
dilaksanakan pada 10-14 Januari 2022. Evaluasi efektifitas pelatihan telah
dilakukan untuk kedua sampel tersebut.

Sedangkan unit GA sendiri memiliki tugas dan tanggung jawab untuk proses
pengadaan barang dan/atau jasa, layanan perkantoran secara umum,
pencatatan inventaris kantor, pemeliharaan kantor, dan aktivitas lainnya.
Untuk proses pengadaan barang dan jasa sudah diatur dalam prosedur PM-
HRG-06 Rev03, di mana terdapat 3 jenis pengadaan, yaitu pengadaan
langsung (apabila nilainya <50jt), perbandingan 3 vendor (apabila nilainya
50-100jt), dan proses tender (apabila nilainya >100jt). Secara umum, semua
proses pengadaan berjalan dengan lancar dan terdokumentasi dengan baik.
Sampel yang diambil untuk kegiatan pengadaan barang dan jasa secara
tender adalah untuk penunjukan vendor asuransi kesehatan dan jiwa yang
nilainya di atas 100 juta. Dalam tender tersebut ada 3 vendor yang
mendaftar, yaitu Sinarmas MSIG, ABDA Insurance, dan BRI Life, dan vendor

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 8 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

yang menang ada BRI Life. Semua dokumen proses PPBJ terdokumentasi
dengan baik.

VII. Daftar temuan

No Kategori Klausul Temuan
Temuan
1 Minor 5.2.2 Belum tersedia bukti terdokumentasii hasil
pengkomunikasian kebijakan mutu dan
evaluasi pemahaman yang ditujukan kepada
seluruh pegawai untuk periode 2021 - 2022.
2 Obs 7.1.5.2 Organisasi perlu menentukan dan
menetapkan program dan/atau jadwal dengan
rentang waktu terencana untuk setiap rating
methodology yang dimiliki.
3 Obs 7.2 Pada proses rekrutmen, organisasi perlu
menentukan dan menetapkan bukti rekaman
yang valid berdasarkan hasil interview oleh
HR-GA, dimana hasil interview tersebut
menjadi salah satu tahapan dan adanya
rekomendasi lolos/tidak lolos.
Pada penilaian hasil tes tertulis, organisasi
sebaiknya dapat memaksimalkan bobot yang
telah ditetapkan, yaitu dengan
mengkuantifikasikan dan/atau menentukan
bobot sub indikator dari setiap kategori, serta
mengkuantifikasikan dan/atau bobot pada
setiap interval penilaian. Sehingga
rekomendasi yang diberikan tidak hanya
bersifat kualitatif, namun juga berdasarkan
kuantitatif dari perhitungan bobot tersebut.
4 Minor 9.2 Pada pelaksanaan audit internal tahun 2022
masih beberapa poin yang belum konsisten,
meliputi:
1. Klausul umum (6.1, 6.2, 7.5, 9.1, 10) belum
sepenuhnya dijadikan tinjauan persyaratan
pada unit kerja yang menjadi objek audit
(rencana audit & daftar periksa), serta klausul
yang dijadikan tinjauan persyaratan belum
merujuk kepada ISO 9001:2015
2. Hasil audit yang tercantum di dalam daftar
periksa belum sepenuhnya menggambarkan
setiap klausul yang menjadi tinjauan
Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 9 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

persyaratan

3. Belum sepenuhnya setiap hasil temuan

audit terdapat reference dan/atau klausul yang
menjadi dasar tinjauan persyaratan
4. Identifikasi tindakan pencegahan dari setiap
temuan dan tindakan perbaikan yang
dilakukan, yang terdokumentasi di dalam
PTPP
5 Obs 9.3 Organisasi perlu meninjau kembali bahwa
setiap konten yang dibahas dan
terdokumentasi di dalam notulen RTM telah
sesuai dengan agenda yang dipersyaratkan,
seperti pemenuhan sasaran mutu; kinerja
penyedia eksternal; dsb

VIII. Kesimpulan
Tim Audit menemukan beberapa ketidaksesuaian minor dan observasi.
Terhadap temuan tersebut agar dapat ditindaklanjuti dan dikirimkan bukti
tindakan perbaikannya untuk temuan minor selambat-lambatnya 2 bulan
sejak laporan ini diterbitkan.

Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh:

Devi Noviyanti R Hafizh Akhiruddin Budhi Subagio

Observer Auditor Team Leader Ka.Bagian Sertifikasi Produk,
Manajemen Mutu, & Jasa lainnya

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 10 of 11
SUCOFINDO INTERNATIONAL CERTIFICATION SERVICES

Laporan Trainee
PT PEMERINGKAT EFEK INDONESIA (QC01150)
Oleh: Devi Noviyanti Rahayu (DNR) 11 of 11