IV.

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

Pada tanggal 2 April 1971 PT Toyota-Astra Motor (TAM) diresmikan

sebagai importir dan distributor kendaraan Toyota di Indonesia dengan modal
disetor Rp. 19.500.000.000 dari pemegang saham Toyota Motor Corporation
(95%) dan PT. Astra International Tbk (5%). PT TAM mulai beroperasi pada
tanggal 1 Januari 1972.
Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT Multi Astra. Pada tahun
1976 berdiri PT Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Pada tahun 1982
pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia mulai beroperasi. Empat perusahaan
Toyota di Indonesia yaitu PT Toyota-Astra Motor, PT Multi Astra, PT Toyota
Mobilindo dan PT Toyota Engine Indonesia pada tahun 1996 merger menjadi satu
perusahaan PT Toyota-Astra Motor dan bergerak dalam bidang manufaktur dan
distribusi.
Pada tanggal 20 Februari 2003, PT Astra International Tbk (AI) dan Toyota
Motor Corporation (TMC), sebagai perusahaan induk PT Toyota Astra Motor
(TAM), mengumumkan bahwa keduanya mencapai kesepakatan dalam suatu
persetujuan dasar untuk mereorganisasi PT TAM menjadi dua entitas bisnis, yakni
yang bergerak dalam bidang manufaktur dan distribusi. Kesepakatan tersebut
dituangkan dalam bentuk penandatangan Nota Kesepahaman (MOU) oleh
Presiden Direktur AI, Budi Setiadharma, Wakil Presiden Direktur AI, Michael D.
Ruslim dan Managing Director TMC, Akio Toyoda di Jakarta.
Sesuai dengan rencana reorganisasi PT TAM tersebut, TMC akan menjadi
pemegang saham mayoritas dengan kepemilikan 95% pada perusahaan
manufaktur yang akan mengembangkan kegiatan operasinya sebagai pusat
produksi dan pemasok global kendaraan serbaguna dan mesin berbahan bakar
bensin. Sementara itu, AI akan menjadi pemegang saham mayoritas (dengan
kepemilikan 51%) di perusahaan distribusi, yang akan mengendalikan kegiatan
penjualan (sales) di Indonesia. Keduanya, baik AI maupun TMC, akan tetap
menjalin kerjasama, secara aktif melanjutkan investasi modal serta secara
 23

simultan memperkuat aktivitas penjualan di Indonesia dengan menempatkan

Indonesia sebagai basis pemasok dan penjualan yang signifikan.
Pada tanggal 1 Agustus 2003, MOU tersebut direalisasikan dan dilakukan
restrukturisasi permodalan dalam perusahaan (PT TAM) antara Toyota Motor
Corporation dan PT Astra International Tbk sehingga komposisi permodalan
mereka dalam PT TAM menjadi 51% saham PT Astra International Tbk dan 49%
saham Toyota Motor Corporation. Pada proses restrukturisasi tersebut, PT TAM
juga melepas sektor usahanya di bidang industri manufaktur kepada PT Toyota
Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) dan PT. Toyota-Astra Motor kembali
menjadi distributor tunggal produk bermerek dagang Toyota dan berkantor pusat
di Jl. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta.
Pada saat penelitian ini dilakukan, PT TAM telah berlaku sebagai
distributor tunggal merek Toyota yang bertanggung jawab atas pelayanan purna
jual (after-sales service) kendaraan tersebut. PT TAM mempunyai struktur
organisasi seperti yang termuat dalam Gambar 5.
24
 25

New Model
New Model & PN Project Control
Information
PN Information

Import Parts

Parts Control Local Parts

Service Parts
Logistic
Inventory &
System Control

Order Processing
Supply Operation
Shipping

Receiving &
Quality

Warehouse Parts Issuing

Productivity
Control & Adm.
Kaizen Group

LK3 Committee

SP Relocation
Committee

Gambar 6. Struktur organisasi TAM-SPLD

 26

Filosofi Perusahaan PT TAM, yaitu :

1. Memberikan kontribusi kepada negara dan masyarakat melalui
profesionalisme dalam memasarkan produk dan jasa yang berkualitas tinggi di
dalam era persaingan global
2. Tumbuh bersama-sama karyawan, dealer dan pemasok dengan
mengedepankan rasa saling percaya dan saling menghormati
Visi perusahaan adalah “menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses
dan dihormati di kawasan Asia Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik
dalam kepemilikan kendaraan.” Sedangkan misi perusahaan adalah :
1. Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas
tinggi serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang
terbaik
2. Mengembangkan karyawan yang berkompeten dengan menciptakan
lingkungan kerja yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan
pelanggan
3. Memperkuat kolaborasi dengan produsen, dealer utama dan dealer-dealer
melalui komunikasi dan kerjasama yang lebih baik
4. Mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek, misalnya
pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.

4.2. Sistem Proses Order dari Dealer ke TAM-SPLD

TAM-Service Parts Logistic Division (TAM-SPLD) adalah divisi yang

bertanggung jawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota untuk
ratusan dealer yang tersebar di seluruh Indonesia dan ekspor ke beberapa negara.
Supply Operation adalah salah satu departemen dalam SPLD yang bertugas
mengelola order dari pelanggan. Pengelolaan order ini meliputi penerimaan
order, pemrosesan order, serta pengiriman suku cadang ke pelanggan TAM (main
dealer Toyota). Struktur organisasi TAM-SPLD dapat dilihat pada Gambar 6.
Berdasarkan tingkat kepentingan dan skala prioritas, sistem proses order di
TAM-SPLD terdiri dari empat macam proses pelayanan, yaitu :
 27

1. Proses Real Time Invoicing (Tipe 1)

Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat
kepada dealer atau pelanggan (untuk kasus emergency). Tipe order yang
dipergunakan untuk proses real time invoicing adalah tipe order 1 (emergency
order). Sedangkan jenis order untuk proses real time invoicing dibagi
menjadi dua, yaitu :
1) Vehicle Off Road (VOR) Order digunakan untuk pemesanan suku cadang
yang benar-benar diperlukan (kendaraan tidak bisa jalan tanpa suku
cadang tersebut dan atau memenuhi peraturan perundangan).
2) Emergency Order Biasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan critical
items dari dealer atau pelanggan.
Order tipe 1 diproses setiap saat ketika order masuk ke TAM-SPLD,
sedangkan waktu dan cara pengirimannya dapat dilihat dalam Tabel 2.

Tabel 2. Waktu dan cara pengiriman order tipe 1

Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
™ Wilayah Luar Jakarta
Pkl. 08.00-12.00 Hari yang sama (N) Via Udara (oleh Ekspedisi)
Pkl. 12.00-15.30 Esok hari (N+1) Via Udara (oleh Ekspedisi)
™ Wilayah Jakarta
Pkl. 08.00-13.30 Hari yang sama (N) Pengiriman langsung
Hari yang sama (N) Diambil sendiri
Pkl. 13.30-15.30
Esok hari (N+1) Pengiriman langsung

2. Proses Route Invoicing (Tipe 2)

Fasilitas ini digunakan untuk melayani order workshop dalam kota,
dimana waktu proses order ditentukan secara berkala (scheduling) dan di
sinkronkan dengan waktu pengiriman suku cadang. Tipe order yang
dipergunakan untuk proses route invoicing adalah tipe order 2 (route order).
Order tipe 2 diproses sesuai cut-off time yang telah ditentukan, sedangkan
waktu dan cara pengirimannya sebagai disajikan dalam Tabel 3.
 28

Tabel 3. Waktu dan cara pengiriman order tipe 2

Waktu Proses Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
Via Darat/Laut
Pkl. 08.00-13.00 Hari yang sama (N) - Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta)
- Pengiriman langsung
(Jakarta)
Via Darat/Laut
Pkl. 13.00-15.30 Esok hari (N+1) - Oleh Ekspedisi (Luar Jakarta)
- Pengiriman langsung
(Jakarta)

3. Proses Batch Invoicing (Tipe 3)

Fasilitas ini digunakan untuk memberikan pelayanan bagi pesanan atau
order dari dealer yang merupakan order untuk pergantian persediaan. Tipe
order yang dipergunakan untuk proses batch invoicing adalah tipe order 3
(replenishment order). Proses print-out order untuk tipe ini dilakukan dua kali
dalam sehari untuk wilayah Jakarta dan luar Jakarta. Waktu dan cara
pengiriman suku cadang yang dipesan dengan tipe order ini dapat dilihat pada
Tabel 4 berikut.
Tabel 4. Waktu dan cara pengiriman order tipe 3
Waktu Print-out Order Waktu Pengiriman Cara Pengiriman
N+1
Pkl. 13.00 (Jakarta) Pengiriman langsung
(dari proses order)
N+1 Via Darat/Laut
Pkl. 14.00 (luar Jakarta)
(dari proses order) - Oleh Ekspedisi (luar Jakarta)

4. Proses Firm Order (Tipe F)

Fasilitas ini digunakan untuk pemesanan suku cadang yang life time-nya
pendek atau suku cadang yang perlu sering diganti (fast moving part) dan
harus selalu ada persediaan di gudang dealer. Tipe order yang dipergunakan
untuk proses firm order adalah tipe order F. Sistem order dilakukan
berdasarkan kesepakatan antara TAM dengan dealer mengenai waktu supply.
Order tipe F ini sangat dicermati penangannya oleh PT TAM karena
jumlahnya sangat banyak, sehingga jika harus memiliki persediaan di gudang,
akan memerlukan ruang yang sangat besar. Oleh karena itu PT TAM
mengatur persediaannya pada gudang-gudang milik main dealer. Suku
cadang yang dipesan dengan proses firm order (order tipe F) dapat dikirim
langsung dari supplier ke main dealer atas permintaan PT TAM.
 29

4.3. Identifikasi Rantai Pasok

Rantai Pasok dalam bisnis suku cadang asli Toyota yang dikelola PT TAM
dapat digolongkan menjadi lima kelompok yaitu Supplier (Pemasok), PT TAM
sebagai agen tunggal pemegang merek dagang (Trade Mark), Main Dealer, Sub-
Dealer/Branch/VSP-Part Shop serta End User (Pemilik/Pemakai kendaraan
bermotor merek Toyota.
Hasil identifikasi rantai pasok suku cadang asli kendaraan merek Toyota
yang dikelola PT. TAM dapat dilihat pada Gambar 7.

MATA RANTAI 1
TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN

MATA RANTAI 2
TAM

MATA RANTAI 3
Main Dealer

MATA RANTAI 4
Astra International
(Auto 2000) Sub Dealer/ Sub-Depot
New Ratna Motor Branch/VSP
Agung Automall
Hadji Kalla
Hasjrat Abadi Partshops

MATA RANTAI 5
Supply
End-User Order

Gambar 7. Rantai pasok dan alur distribusi order dan supply suku cadang Toyota
 30

1. Supplier (Pemasok)
Supplier merupakan mata rantai pertama dalam jaringan bisnis suku
cadang PT Toyota-Astra Motor. Supplier menyediakan suku cadang yang
akan didistribusikan oleh PT Toyota-Astra Motor. Suku cadang asli Toyota
didapatkan dari beberapa sumber antara lain:
a. TMC (Toyota Motor Corp.) Jepang.
b. TMAP (Toyota Motor Asia Pacific) sebagai importir non TMC (3rd
Country) dimana barangnya bersumber dari Thailand, Taiwan, Malaysia,
Philipina dan Australia, dll.
c. Local Supplier (pabrik lokal) yaitu: PT Bando, PT Denso Indonesia, PT
Kayaba dll, termasuk diantaranya in House Product Pabrik TMMIN (body
parts).
Persentase sumber pemerolehan suku cadang dari pemasok lokal, TMC, dan
TMAP bagi TAM masing-masing adalah 54%, 36% dan 10%. Selanjutnya
supplier disebut sebagai mata rantai 1.

2. PT Toyota-Astra Motor
PT TAM merupakan mata rantai kedua yang merupakan agen tunggal
pemegang merek Toyota dan bertanggungjawab atas pelayanan purna jual
kendaraan. TAM-Service Parts Logistic Division adalah divisi yang
bertanggungjawab atas pengadaan dan distribusi suku cadang asli Toyota
untuk kebutuhan pelanggan. Semua suku cadang yang didistribusikan oleh PT
TAM telah memenuhi standar mutu yang diawasi oleh TMC.
PT TAM melakukan pengiriman ke sub depo (50%), non depo untuk
daerah Jakarta dan sekitarnya (43%), dan ekspor (7%) untuk suku cadang
Toyota yang diproduksi di Indonesia. Selanjutnya PT. TAM disebut sebagai
mata rantai 2.

3. Main Dealer
Main dealer merupakan mata rantai ketiga dalam jaringan bisnis TAM.
Lima dealer utama Toyota yaitu: PT Astra Internasional (Auto 2000), PT New
Ratna Motor, PT Agung Automall, PT Hasjrat Abadi, dan NV Hadji Kalla
Trd.Co. TAM melakukan pengiriman langsung ke main dealer tersebut atau
ke sub-depot yang dimiliki oleh main dealer. Sub-Depot adalah gudang yang
 31

dimiliki oleh main dealer dan menjalankan fungsi service parts logistic, yaitu
fungsi inventory, warehousing, dan supply operation ke dealer-dealer. Ada 9
sub depo milik main dealer yang dilayani oleh TAM, yaitu depo Medan (Auto
2000), depo Pekanbaru (Agung Auto Mall), depo Bandung (Auto 2000), depo
Semarang (New Ratna Motor), depo Surabaya (Auto 2000), depo Balikpapan
(Auto 2000), depo Makasar (Hadji Kalla), depo Manado (Hasjrat Abadi), dan
depo Jayapura (Hasjrat Abadi). Selanjutnya main dealer disebut sebagai mata
rantai 3.

4. Sub-Dealer/Branch/VSP dan Part Shop

Sub-Dealer, cabang dealer, bengkel, dan toko suku cadang melakukan
pemesanan suku cadang asli Toyota pada main dealer dan berperan
memasarkan dan melayani end-user secara langsung. Perbandingan
persentase saham penjualan antara bengkel dan toko di seluruh Indonesia
adalah 46% dan 54%. Selanjutnya sub-dealer, cabang dealer, bengkel, dan
toko suku cadang disebut sebagai mata rantai 4.

5. End-User
End-user merupakan mata rantai terakhir dalam jaringan bisnis PT TAM.
End-user adalah pemilik mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli
Toyota. End-user bisa mendapatkan suku cadang asli Toyota pada sub-dealer
dan parts shop yang tersebar di seluruh Indonesia. Selanjutnya end-user
disebut sebagai mata rantai 5.
 32

4.4. Analisis Model SCOR

Menurut Bolstorff dan Rosenbaum (2003), model SCOR meliputi tiga level
proses. Ketiga level tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. SCOR framework

 33

Analisis model SCOR dibahas pada setiap mata rantai pasok bisnis suku cadang
PT TAM. Namun, pembahasan model SCOR yang lebih kritis ditekankan pada
arus supply mata rantai 2 ke mata rantai 3 (PT TAM kepada main dealer Toyota).
Pada penelitian ini, model SCOR digunakan untuk mengukur kinerja dan
mendefinisikan aliran kerja dan informasi pada TAM-SPLD dalam
menyampaikan suku cadang asli Toyota (lihat Gambar 9).

MATA RANTAI 1
TMC/TMAP/Local Supplier & TMMIN

MATA RANTAI 2
TAM

MATA RANTAI 3
Main Dealer

MATA RANTAI 4
Astra International
(Auto 2000) Sub Dealer/ Sub-Depot
New Ratna Motor Branch/VSP
Agung Automall
Hadji Kalla
Hasjrat Abadi Partshops

MATA RANTAI 5
Supply
End-User Order

Gambar 9. Pola mata rantai kritikal

 34

4.4.1. Level 1 (Top Level)

SCOR membagi proses-proses supply chain menjadi lima proses manajemen

inti, yaitu plan (perencanaan), source (pengadaan), make (pembuatan), deliver
(pengiriman), dan return (pengembalian). Di dalam SCM, kelima proses inti ini
harus saling terintegrasi baik dari supplier paling hulu sampai ke end-user, dan
segala hal yang berkaitan dengan strategi perusahaan, bahan baku, aktifitas
kegiatan, maupun mengenai aliran informasi. Dengan adanya proses integrasi
antara proses-proses SCOR di dalam rantai pasok tersebut, maka seluruh elemen
dalam rantai pasok akan memperoleh nilai tambah dari aktifitas-aktifitas yang
dilakukan. Definisi proses SCOR pada rantai pasok PT TAM dijelaskan sebagai
berikut.

1. Perencanaan (Plan)
Ruang lingkup proses perencanaan (plan), yaitu:
a) menyeimbangkan sumberdaya dan membuat rencana untuk rantai pasok
secara keseluruhan, termasuk rencana pengembalian, dan rencana
pelaksanaan proses dari kebutuhan pengadaan, produksi dan pengiriman
b) mengelola aturan bisnis, kinerja rantai pasok, pengumpulan data,
persediaan, modal aset, transportasi, merencanakan bentuk, dan
pengaturan persyaratan dan pelaksanaan
c) menyelaraskan rencana kesatuan rantai pasok dengan rencana keuangan
Setiap mata rantai melakukan proses perencanaan, dan secara periodik atau
pada saat diperlukan, mata rantai tertentu melakukan perencanaan bersama
PT TAM.
Mata rantai 1 (supplier), kegiatan perencanaan berkaitan dengan
penyediaan bahan baku dan fasilitas, kegiatan memproduksi suku cadang dan
proses pengiriman suku cadang yang dihasilkan ke PT TAM, yang secara
keseluruhan disesuaikan dengan keadaan keuangan perusahaan. Bagi mata
rantai 2 (PT TAM), kegiatan perencanaan ini berkaitan dengan penerimaan
suku cadang dari supplier, mengelola persediaan di gudang, kegiatan proses
melayani pesanan dari pelanggan, kegiatan pengiriman suku cadang kepada
pelanggan maupun pengukuran dan pengontrolan, sehingga dapat diketahui
 35

tingkat keberhasilan yang diperoleh perusahaan berdasarkan target yang telah

ditetapkan.
Pada mata rantai 3 (dealer utama Toyota), elemen perencanaan
berkaitan dengan mengatur pendistribusian barang ke sub-dealer dan parts
shop dan rencana pemilihan sarana transportasi yang tepat. Pada mata rantai
4, sub-dealer dan parts shop melakukan kegiatan perencanaan untuk
menentukan waktu pemesanan suku cadang, dan pelayanan pelanggan, yaitu
pemilik/pemakai mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota.
Sedangkan mata rantai 5 (pemilik mobil Toyota) melakukan kegiatan
perencanaan untuk menentukan waktu penggantian suku cadang sesuai
dengan petunjuk pemeliharaan kendaraan Toyota yang disarankan.

2. Pengadaan (Source)
Elemen pengadaan (source) berkaitan dengan jadwal pengiriman suku
cadang, mengelola persediaan, memilih dan menilai kinerja supplier, dan
membuat jaringan dan kesepakatan dengan supplier.
Pada mata rantai 1, yaitu supplier elemen ini berperan dalam
pemerolehan bahan baku untuk memproduksi suku cadang. Pada mata rantai
2, PT TAM, melakukan pemesanan, pengiriman, pemeriksaan, dan
pengeluaran yang berkaitan dengan perolehan suku cadang dari supplier.
Untuk itu diperlukan strategi yang tepat sehingga proses pemesanan suku
cadang dapat dilakukan secara efektif dan efisien yang berguna untuk
meminimalisasikan biaya penyimpanan suku cadang di gudang dengan tetap
dapat melayani semua permintaan pelanggan. Begitu pula yang dilakukan
oleh mata rantai 3 dan 4. Pemilik/pemakai mobil Toyota (mata rantai 5)
sebagai pelanggan akhir membeli suku cadang asli Toyota yang diperlukan
pada sub-dealer dan parts shop.

3. Pembuatan (Make)
Proses make berkaitan dengan proses produksi maupun kegiatan
sebelum atau sesudahnya meliputi penjadwalan kegiatan produksi, evaluasi
produk, quality controls, mengemas dan menyiapkan produk yang akan
dikirim. Kegiatan pembuatan atau make ini hanya dilakukan pada mata
rantai 1 dalam rantai pasok perusahaan yang melakukan proses produksi
 36

suku cadang dan mata rantai 2 yaitu PT TAM dalam hal pengemasan produk
untuk beberapa suku cadang dimana supplier belum memiliki standar untuk
pengemasan. Pada mata rantai 3 dan selanjutnya tidak terjadi proses
produksi terhadap produk suku cadang lagi.

4. Penyampaian (Deliver)
Proses deliver merupakan proses penyampaian barang berkaitan dengan
pemrosesan pesanan pelanggan, invoicing customer, manajemen
penggudangan mulai dari penerimaan produk sampai pengiriman produk,
melihat rute pengiriman, memilih perusahaan ekspedisi, syarat impor dan
ekspor. Mata rantai 1 sampai dengan 4 melakukan proses deliver. Supplier
sebagai mata rantai 1 mengirimkan suku cadang kepada PT. TAM dengan
pemilihan sistem transportasi yang tepat dan memperhatikan persyaratan
ekspor (untuk TMC dan TMAP).
Mata rantai 2, PT. TAM melakukan proses deliver ke workshop dan
parts shop di wilayah Jabotabek, sembilan sub-depot milik main dealer
Toyota, dan workshop di daerah yang tidak punya depo yang tersebar di
seluruh Indonesia dengan pemilihan sarana transportasi yang sesuai dengan
tipe order dan daerah tujuan. Pengiriman langsung dilakukan untuk daerah
Jakarta dan sekitarnya. Pengiriman order tipe 1 biasanya menggunakan
sepeda motor untuk suku cadang berukuran kecil karena dapat lebih cepat
sampai ke tujuan dan dengan mobil untuk suku cadang berukuran besar.
Sedangkan untuk wilayah luar Jakarta, pengiriman dilakukan lewat darat,
laut dan udara. Untuk tipe 1, pengiriman dilakukan oleh ekspedisi melalui
udara kecuali untuk depo Bandung. Sedangkan untuk tipe 2 dan 3,
pengiriman dilakukan oleh ekspedisi melalui darat/laut tergantung pada depo
tujuan.
Mata rantai 3 (main dealer) melakukan pengiriman ke cabang dealer,
bengkel dan toko di daerah sekitarnya. Mata rantai 4, cabang dealer, bengkel
dan toko melakukan transaksi langsung dengan pelanggan akhir yaitu
pemilik/pemakai mobil Toyota yang menggunakan suku cadang asli Toyota
(Toyota Genuine Parts/TGP). Pada mata rantai 5 tidak terdapat lagi proses
deliver produk.
 37

5. Pengembalian (Return)
Proses return berkaitan dengan pengembalian produk karena kesalahan
pengiriman atas jumlah maupun jenis barang, adanya kecacatan pada produk,
atau terjadi kerusakan produk dalam jangka waktu garansi yang terjadi bukan
karena kesalahan pengguna. Kegiatan return ini meliputi pemeriksaan kondisi
produk, meminta/memberi hak pengembalian produk, membuat jadwal
pengiriman kembali produk dan pengiriman kembali produk yang salah/cacat.
Proses return ini dapat terjadi di semua mata rantai meliputi source
return dan deliver return. Source return adalah pengembalian barang
salah/cacat atau kelebihan produk kepada supplier. Deliver return adalah
penerimaan barang salah/cacat atau kelebihan produk dari pelanggan.
Lingkup rantai pasok PT. TAM dapat dilihat pada Tabel 5.
38
39
 40

Metrik kinerja SCOR Level 1

Dalam rantai pasok suku cadang PT TAM, yang akan diukur dengan metrik
kinerja level 1 adalah kinerja penyampaian TAM-SPLD dalam menyampaikan
suku cadang asli Toyota kepada main dealer Toyota. Hasil pengukurannya akan
dijadikan sebagai Key Performance Indicator (KPI) dalam menyampaikan suku
cadang bagi PT. TAM. Kinerja perusahaan dalam hal menyampaikan suku
cadang yang dipesan oleh pelanggan merupakan tolok ukur yang dilihat dari aspek
kepentingan pelanggan. Pada aspek ini, variabel yang diukur adalah delivery
reliability, responsiveness dan flexibility.
Data yang dipakai oleh penulis dalam perhitungan kinerja metrik level 1
model SCOR ini adalah data order tipe 1, 2, dan 3 untuk DKI Jakarta dan order
tipe 1 dan 3 untuk delapan sub depo (luar DKI) dan data pengiriman suku cadang
asli Toyota selama tiga bulan berturut-turut yaitu dari bulan Juli sampai dengan
bulan September 2007.
Analisa metrik kinerja level 1 model SCOR pada TAM-SPLD adalah sebagai
berikut.
a. Reliability
Variabel delivery reliability parameternya adalah delivery performance
dan perfect order fulfillment.
i) Kinerja Penyampaian (Delivery Performance)
Delivery performance TAM-SPLD dalam memenuhi pesanan sesuai
dengan spesifikasi yang dipesan oleh pelanggan dan tepat waktu (on time)
pada tanggal perjanjian atau tanggal yang telah disepakati bersama dengan
pelanggan adalah sangat tinggi. Berikut adalah perhitungan delivery
performance selama tiga bulan (Tabel 6) .

Tabel 6. Perhitungan delivery performance pada PT. TAM

Delivery Performance (%)
Order Type
Juli Agustus September
Jakarta Type 1 99,89 98,92 100,00
Jakarta Type 2 99,28 99,89 100,00
Jakarta Type 3 100,00 98,04 100,00
Luar Jakarta Type 1 98,89 91,85 91,86
Tabel 6 di atas menunjukkan kinerja penyampaian TAM-SPLD dalam
menyampaikan pesanan dengan tepat waktu sangat baik. Pencapaian ini
 41

berkaitan dengan konsep yang digunakan bagian Supply Operation dalam

proses pengiriman suku cadang ke pelanggan dengan waktu yang sudah
ditentukan dan bertahap dengan metode pull system (sistem tarik), dimana
yang menjadi patokan untuk menarik semua proses ada di proses
pengiriman. Semua proses issuing (picking-checking-packing) di gudang
harus selesai sebelum waktu pengiriman yang sudah ditentukan.
Selain itu, delivery performance yang baik ini juga tercapai karena
adanya kinerja yang baik pada bagian Shipping dalam menentukan metode
pengiriman, berkaitan dengan jenis transportasi dan pemilihan ekspedisi.
Bagian Shipping perlu menjalin hubungan berjangka panjang yang baik
dengan pihak ekspedisi.
ii) Pemenuhan Pesanan dengan Sempurna (Perfect Order Fulfillment)
Perfect order fulfillment mengukur persentase dari pesanan yang
terpenuhi/terlayani sesuai spesifikasi yang dipesan dengan tepat waktu dan
pada tanggal yang diminta pelanggan serta tidak ada perbedaan (cocok)
antara pesanan pembelian, faktur, dan tanda terima.
Hasil perhitungan untuk metrik perfect order fulfillment adalah sama
dengan hasil dari perhitungan metrik delivery performance. Dengan
implementasi sistem barcode dalam konsep sistem ordering dan invoicing,
kesalahan pengiriman parts dapat dikurangi karena invoice transaksi order
parts dari dealer ke TAM-SPLD hanya berisi item-item parts yang sudah
pasti dikirim ke dealer (konsep Clean Invoice).
b. Responsiveness
Variabel responsiveness diukur dengan menghitung Order Fulfillment
Lead Time (Jangka Waktu Pemenuhan Pesanan) yang mengukur banyaknya
hari yang diperlukan untuk memenuhi pesanan, mulai dari tanda terima
pesanan sampai dengan penyerahan pada pelanggan.
Lead Time TAM-SPLD dalam melayani pelanggan terdiri dari dua
bagian, yaitu lead time pemrosesan order dan lead time pengiriman. Lead
time pemrosesan order, yaitu waktu yang diperlukan TAM-SPLD mulai dari
saat order diterima oleh bagian order processing sampai kepada order selesai
diproses dan siap untuk dikirim. Lead time pemrosesan order sesuai dengan
 42

ketentuan yang telah ditetapkan yaitu untuk order tipe 1 dan 2 untuk semua
tujuan (Jakarta dan luar Jakarta), bila pemesanan dilakukan pagi hari maka
pengiriman dilakukan pada hari yang sama (N) sehingga lead time pemrosesan
order adalah nol hari dan bila pemesanan dilakukan sore hari maka
pengiriman akan dilakukan esok hari (N+1) sehingga lead time pemrosesan
order adalah satu hari. Sedangkan lead time pemrosesan order tipe 3 untuk
Jakarta dan luar Jakarta adalah satu hari karena order diproses pada siang hari.
Lead time pengiriman adalah waktu yang diperlukan untuk mengirimkan
barang kepada pelanggan, yaitu setelah pemrosesan order selesai hingga
barang sampai di tempat pelanggan. Lead time pengiriman tergantung kepada
tujuan dan tipe ordernya. Lead time pengiriman tujuan Jakarta adalah satu
hari, baik untuk order tipe 1, 2, dan 3. Lead time pengiriman tujuan luar
Jakarta sebagai berikut (Tabel 7).

Tabel 7. Target lead time pengiriman tujuan luar Jakarta

Tujuan Target Waktu (hari)
Medan Bandung Surabaya Semarang Pekanbaru Makasar Medan Jayapura
Time
6 1 2 2 5 12 15 24
Delivery

Lead time pengiriman ini sangat tergantung kepada media pengiriman

(pihak ekspedisi) sehingga perusahaan harus selektif dalam memilih pihak
ekspedisi dan perlu melakukan penilaian kinerja penyampaian pihak ekspedisi.
Hubungan dan komunikasi yang baik antara bagian Shipping dengan pihak
ekspedisi juga sangat diperlukan.
Order Fulfillment Lead Time adalah penjumlahan lead time pemrosesan
order dan lead time pengiriman. Dengan demikian, target order fulfillment
lead time tujuan Jakarta adalah satu hari. Sedangkan target order fulfillment
lead time tujuan Luar Jakarta adalah sebagai berikut (Tabel 8).

Tabel 8. Target order fulfillment lead time tujuan luar Jakarta

Tujuan Waktu (hari)
Medan Bandung Surabaya Semarang Pekanbaru Makasar Medan Jayapura
Lead
7 2 3 2 6 13 16 25
Time
Sumber: Departemen Supply Operation, SPLD-TAM, 2007
 43

Dari hasil pengolahan data order tipe 1, 2 dan 3 tujuan Jakarta serta tipe 3
tujuan luar Jakarta dan waktu pengirimannya, order fulfillment lead time yang
dicapai TAM-SPLD adalah seperti pada Tabel 9.

Tabel 9. Perhitungan order fulfillment lead time TAM-SPLD

Target Lead time (hari)

Tujuan Lead Time
(hari) Juli Agustus September
Jakarta 1 1 1 1
Medan 7 7 6 7
Bandung 2 1 1 1
Surabaya 3 3 3 3
Semarang 2 2 2 2
Pekanbaru 6 7 6 6
Makasar 13 10 10 12
Manado 16 15 15 16
Jayapura 25 25 25 28
Sumber: Departemen Supply Operation, SPLD-TAM, 2007

Data pada tabel tersebut menunjukkan bahwa lead time hampir semua
tujuan telah mencapai target kecuali untuk tujuan depo Jayapura pada bulan
September. Tidak tercapainya target lead time tersebut disebabkan oleh faktor
jadwal pelayaran kapal yang tidak pasti karena cuaca yang buruk pada kurun
bulan itu.
Hal ini menandakan bahwa pemilihan ekspedisi dan cara pengiriman
yang dilakukan oleh bagian Shipping sudah tepat sehingga pengiriman suku
cadang dapat sampai ke gudang pelanggan sesuai lead time pengiriman yang
tergantung pada tipe order dan tempat tujuan. Hal ini didukung dengan
komunikasi dan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak ekspedisi.
Selain itu lead time pemrosesan order yang mencakup area kerja bagian
supply operation dan gudang juga dapat dipersingkat dengan implementasi
sistem barcode sehingga menghilangkan pengerjaan dan pengecekan secara
manual yang menyita banyak waktu.
c. Flexibility
Variabel flexibility diukur dengan menghitung Supply Chain Response
Time (Waktu Merespon Rantai Pasok) yang mengukur banyaknya hari yang
digunakan suatu rantai pasok dalam bereaksi terhadap perubahan jumlah
 44

permintaan yang nyata (signifikan) yang tidak terduga sebelumnya tanpa biaya
tambahan atau denda (meliputi aspek perencanaan, penelusuran pemasok,
produksi, dan pengiriman pesanan).
Abnormal order dapat terjadi apabila order dari pelanggan sangat besar,
melebihi parameter yang telah ditentukan. Penyebabnya terjadinya abnormal
order ini berasal dari dealer yang tidak dapat mengatur persediaan dan sistem
pengorderannya dengan baik. Selain itu abnormal order dapat terjadi dalam
situasi tidak biasa, misalnya ketika perpindahan kantor dan gudang TAM-
SPLD dari Sunter ke Cibitung pada bulan Desember 2007.
Supply chain response time yang dibutuhkan ketika ada perubahan
jumlah permintaan yang signifikan (sampai 20%) adalah nol hari. Waktu
merespon yang singkat ini dapat dicapai karena TAM-SPLD menggunakan
konsep order division untuk menangani order dari pelanggan yang memiliki
fluktuasi order yang tinggi, dengan cara melakukan partial supply. Partial
supply adalah penyuplaian suku cadang secara bertahap ke satu pelanggan
ketika order dari pelanggan tersebut jumlahnya sangat besar.
Dengan sistem order division ini, maka TAM-SPLD dapat melayani
order dari seluruh pelanggan secara merata dan proporsional dan
menghindari fluktuasi pekerjaan di gudang. Sistem order division ini
diterapkan hanya untuk order penggantian persediaan (stock replenishment
order).
Waktu merespon yang singkat juga disebabkan oleh adanya komunikasi
dan koordinasi yang baik antara bagian Inventory Control sebagai pihak yang
melakukan pengadaan suku cadang dengan suppliers dan dengan bagian
Order Processing yang menerima order dari pelanggan. Dengan kesamaan
informasi yang dimiliki, maka rantai pasok akan cepat tanggap terhadap
fluktuasi jumlah permintaan.
Bagian Inventory Control melakukan pengawasan persediaan yang
sifatnya terus-menerus dengan metode-metode standar yang telah ditentukan
dalam sistem persediaan Toyota Genuine Parts (TGP), sehingga dapat
mengatur jumlah persediaan untuk setiap jenis part disesuaikan dengan
kondisi permintaan dan jenis parts-nya. Inventory Control diperlukan oleh
 45

seluruh mata rantai saluran distribusi TGP. Selain itu, bagian Shipping juga
harus pandai memilih ekspedisi yang dapat mengirimkan parts kepada
pelanggan dengan tepat waktu dan dapat merespon ketika ada perubahan
dalam permintaan.

4.4.2. Level 2 (Configuration Level)

Setiap proses inti dalam SCOR dapat dijelaskan lebih lanjut berdasarkan tipe
proses. Ada tiga Tipe Proses SCOR, yaitu planning (perencanaan), execution
(pelaksanaan) dan enable (pengaturan antara perencanaan dan pelaksanaan). Tipe
proses SCOR pada PT TAM dijelaskan sebagai berikut.
a. Planning (Perencanaan)
Pelaksanaan proses perencanaan pada TAM-SPLD sudah sangat baik.
Dimulai dari perencanaan rantai pasok secara keseluruhan, perencanaan
pengadaan suku cadang dari supplier, perencanaan proses pelayanan
pelanggan, perencanaan pengelolaan gudang, perencanaan pengiriman suku
cadang kepada pelanggan, sampai perencanaan pelayanan claim dari
pelanggan. TAM-SPLD telah dapat menyeimbangkan permintaan dan
penawaran agregat dalam bisnis penyampaian suku cadangnya sehingga dapat
mencapai target yang telah ditetapkan.
b. Execution (Pelaksanaan)
Pelaksanaan proses-proses SCOR pada TAM-SPLD juga sudah sangat
baik. Departemen Parts Control telah membuat proses penjadwalan
pengadaan suku cadang dengan baik sehingga dapat menyediakan parts yang
tepat dengan jumlah dan waktu yang tepat dari pemasok dengan persediaan
yang minimum untuk meminimalisir biaya pergudangan dan menjalin
hubungan yang baik dengan pemasok. Bagian Order Processing dan Shipping
di Departemen Supply Operation juga telah melayani pesanan pelanggan
dengan baik dan melakukan pengiriman yang bekerjasama dengan perusahaan
ekspedisi dengan tepat waktu sesuai lead time yang ditetapkan. Prosedur
untuk pelayanan Parts Claim dan Parts Warranty Claim dari pelanggan juga
telah dibuat dan dijalankan dengan baik.
 46

c. Enable
Sistem informasi dalam proses perencanaan dan pelaksanaan sangat
penting. TAM-SPLD telah memiliki sistem manajemen informasi yang baik
dengan supplier dan dealer-dealer Toyota maupun di dalam TAM itu sendiri.
Sistem baru yang terkait dengan implementasi Sistem Barcode menghilangkan
proses pengecekan manual, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan
akurasi. Sistem yang terkait dengan persediaan, order parts dan pengiriman
juga telah dimiliki oleh TAM-SPLD, yaitu TOPAS. Selain itu untuk
mewujudkan manajemen informasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan
hubungan yang baik dengan supplier, dealer dan antar departemen dalam
perusahaan. TAM juga memberikan pelatihan kepada para dealer Toyota,
terutama jika ada perubahan dalam sistem.
Dengan melihat hubungan antara Proses SCOR dengan Tipe Proses dalam
SCOR Configuration Toolkit (Gambar 10), maka proses dalam sebuah rantai
pasok pada perusahaan dapat diklasifikasikan menjadi 30 Kategori Proses inti
pada Level 2 (Gambar 11). Perusahaan menerapkan strategi operasi sesuai bentuk
rantai pasoknya.

Gambar 10. SCOR Configuration Toolkit

 47

Gambar 11. Kategori Proses dalam SCOR Level 2

Berikut adalah penjelasan masing-masing untuk tipe proses planning dan

execution. Model SCOR menguraikan dari lima proses level 1 (plan, source,
make, deliver, dan return) menjadi 12 (dua belas) tipe proses pelaksanaan
(execution) dan lima tipe proses perencanaan (planning) (Bolstorff and
Rosenbaum, 2003).
 48

1. Plan
Plan supply chain (P1) adalah proses mengambil data permintaan aktual dan
membangun suatu rencana supply untuk rantai pasok, didefinisikan oleh ruang
lingkup rencana rantai pasok. Tipe proses planning ini berhubungan dengan
memulai praktek perencanaan operasi dan penjualan.
Langkah-langkah dasar memerlukan:
ƒ Unit peramalan yang biasa untuk pemasaran dan penjualan
ƒ Rencana supply yang membatasi peramalan berdasarkan ketersediaan atau
sumber daya, seperti persediaan, kapasitas produksi dan transportasi
ƒ Suatu langkah seimbang dimana pengecualian demand/supply diselesaikan
dan diperbarui pada sistem
Plan source (P2) adalah proses membandingkan persyaratan total
material dengan batasan peramalan P1 yang dibuat dan membangun sebuah
perencanaan sumber daya persyaratan material berdasarkan P3 untuk
memuaskan landed cost dan tujuan persediaan menurut tipe komoditas.
Perubahan bentuk menjadi suatu material ini melepaskan jadwal yang
membiarkan pembeli mengetahui berapa banyak produk yang harus terbeli
berdasarkan order yang biasa, persediaan, dan persyaratan ke depan. Hal ini
dilakukan untuk item pada tagihan material dan dikelompokkan berdasarkan
supplier atau tipe komoditas. Tipe proses planning ini berhubungan dengan
memulai praktek perencanaan persyaratan material.
Plan make (P3) adalah proses membandingkan pesanan produksi aktual
sekaligus pesanan replenishment yang berasal dari P4 terhadap perkiraan
terbatas P1 yang telah dihasilkan dan menghasilkan rencana sumber jadwal
induk produksi untuk memenuhi pelayanan, biaya dan tujuan persediaan. Ini
berarti bahwa keperluan material, P2, berdasarkan item dan jadwal induk
produksi. Hal ini dilakukan untuk setiap plant location dan bisa digabungkan
berdasarkan tipe daerah atau tipe geografi lainnya. Tipe proses planning ini
sangat dekat dengan praktek-praktek penjadwalan induk produksi.
Plan deliver (P4) adalah proses membandingkan pesanan aktual yang
telah disepakati dengan P1 dan mengembangkan rencana sumber distribusi
untuk memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini
 49

merupakan kebutuhan replenishment yang menginformasikan plant manajer

seberapa banyak produk yang direncanakan, P3; dan visibilitas dalam
inventory yang telah dijanjikan. P4 dilakukan untuk tiap lokasi gudang dan
dapat digabungkan ke tingkat regional atau tipe geografi lainnya. Tipe proses
planning ini berhubungan dengan praktik dari perencanaan kebutuhan
distribusi.
Plan return (P5) adalah proses menggabungkan pengembalian yang telah
direncanakan dan menghasilkan rencana sumber pengembalian untuk
memenuhi pelayanan, biaya dan inventory goal. Rencana ini memiliki arti
bahwa kebutuhan pengembalian yang menginformasikan tipe, volume, dan
jadwal pengembalian yang telah direncanakan dan pengembalian yang tidak
direncanakan tetapi telah diketahui kepada tim pabrikasi, tim perawatan, dan
tim logistik. P5 dilakukan untuk tiap gudang dan pengembalian perawatan
dan dapat digabungkan pada tingkat regional atau tipe geografi lainnya.
2. Source
Tipe proses source level 2, terdiri dari source stocked product (S1),
source make-to-order product (S2), dan source engineer-to-order product
(S3), mencirikan suatu perusahaan dalam membeli bahan baku dan barang jadi.
Faktor utama dalam menentukan tipe proses source memicu kejadian dari
proses plan, make, deliver, dan keadaan barang di supplier ketika pemesanan
dilakukan.
S1, dibuat untuk persediaan, dipacu oleh persyaratan peramalan dari plan,
make, atau deliver dan pada supplier telah tersedia item dalam persediaan
barang jadi sebelum pesanan pembelian. S2, dibuat untuk pesanan, dipacu
oleh persyaratan pesanan pelanggan yang spesifik dari make atau deliver, dan
supplier harus mengubah bahan baku atau barang setengah jadi dalam
merespon suatu pesanan pembelian. S3, rekayasa untuk pesanan, dipacu oleh
pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari make atau deliver. Supplier
yang memenuhi syarat harus diidentifikasi terlebih dahulu sebelum pesanan
dilakukan. Jumlah pesanan pembeliannya tergantung pada jumlah pesanan
pelanggan yang spesifik dan sering hanya sekali dilakukan.
 50

Seringkali, pasokan bahan mentah atau barang jadi yang diberikan

berubah melalui tiap tipe proses ini selama berjalannya siklus produk itu.
Selain itu, suatu lokasi juga sering menggunakan satu, dua, atau ketiga tipe
proses source.
3. Make
Tipe proses make level 2, yaitu make-to-stock (M1), make-to-order (M2),
dan engineer-to-order (M3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengubah
status bahan mentah menjadi barang setengah jadi dan kemudian menjadi
barang jadi. Faktor utama dalam menentukan tipe proses make memicu
kejadian dari plan atau deliver dan keadaan material ketika pemesanan
dilakukan.
M1 dipicu oleh peramalan atau keperluan penambahan stok dari plan.
Proses pengubahan dilakukan sebelum order pelanggan. Jumlah order yang
dikerjakan tidak bergantung pada jumlah order pelanggan tertentu, tetapi
berkaitan dengan skala ekonomis produksi. M2 dipicu oleh persyaratan
pesanan pelanggan tertentu dari deliver, yaitu pengubahan bahan mentah atau
barang setengah jadi dilakukan sebagai reaksi atas pesanan pelanggan. Jumlah
pesanan yang dikerjakan sama dengan jumlah pesanan pelanggan. M3 dipicu
oleh persyaratan pesanan pelanggan dan desain yang spesifik dari deliver.
Spesifikasi teknik pabrikasi harus diselesaikan sebelum pengerjaan pesanan
dilakukan. Jumlah order yang dikerjakan tergantung pada jumlah pesanan
pelanggan yang spesifik dan biasanya dilakukan satu kali.
Seperti halnya bahan mentah, item barang setengah jadi dapat
berkembang dari tiap tipe proses selama berjalannya siklus hidup produk dan
sebuah lokasi dapat menggunakan satu, dua, atau ketiga tipe proses make.
4. Deliver
Tipe proses deliver level 2, yaitu deliver stocked product (D1), deliver
make-to-order product (D2), dan deliver engineer-to-order (D3), mencoba
mencirikan bagaimana suatu perusahaan memproses barang jadi dalam
merespon pesanan pelanggan. Proses delivery seringkali terletak pada gudang,
tetapi dapat pula dilakukan pengiriman langsung pada pabrik atau supplier.
 51

Faktor utama dalam menentukan tipe proses deliver memicu kejadian dari
plan atau pelanggan dan keadaan material ketika pemesanan dilakukan.
D1 dipicu oleh peramalan dari plan yang menempatkan barang jadi
dalam persediaan diatas basis yang dijanjikan ada sebelum pesanan pelanggan.
Tingkat persediaan tidak tergantung pada jumlah pesanan pelanggan tertentu.
D2 biasanya dipicu oleh suatu persyaratan pesanan pelanggan tertentu pada
barang jadi yang direncanakan untuk diubah, dikumpulkan atau dibentuk
setelah penerimaan pesanan pelanggan. D3 biasanya dipicu oleh suatu
persyaratan pesanan pelanggan tertentu dan desain atau spesifikasi manufaktur
yang sudah lengkap sebelum penjualan pesanan dilakukan. Jumlah penjualan
pesanan sama dengan jumlah pesanan pelanggan dan biasanya hanya sekali
dilakukan. Item barang jadi dapat berkembang melalui tiap tipe proses selama
berjalannya siklus hidup produk dan sebuah lokasi dapat menggunakan satu,
dua, atau ketiga tipe proses deliver.
5. Return
Tipe proses return level 2, yaitu return defective product (R1), return
maintenance, repair and overhaul (MRO) product (R2), dan deliver return
excess product (D3), mencirikan suatu perusahaan dalam mengembalikan
barang jadi dalam merespon hak pengembalian pelanggan. Proses return
seringkali terdapat pada gudang, tetapi dapat pula diterapkan pengiriman
langsung pada pabrikan atau supplier.
Ada dua perspektif terbentuk dalam tipe proses return, yaitu returns from
customer (DRx) dan returns to suppliers (SRx). Faktor utama dalam
menentukan tipe proses memicu kejadian plan pelanggan dan keadaan barang
ketika pesanan pelanggan dilakukan.
R1 dipicu oleh warranty claim oleh pelanggan yang skalanya kecil dan
product recall oleh sumber daya internal yang skalanya besar. Keduanya,
pelanggan dan sumber daya internal, melaksanakan langkah proses dalam plan
return. R2 dipicu oleh kejadian pemeliharaan yang direncanakan oleh plan
return atau kejadian pemeliharaan yang tidak direncanakan oleh engineering,
maintenance, atau technical resources lain. R3 dipicu oleh pengembalian
persediaan yang direncanakan berdasarkan perjanjian kontrak dengan
 52

pelanggan khusus atau pengembalian persediaan yang tidak direncanakan

berdasarkan kategori data manajemen untuk ruang yang tidak dibutuhkan bagi
retail atau distributor.
Merujuk pada toolkit SCOR Level 2 (perhatikan Gambar 10), PT TAM
melakukan proses planning (P1-P5), executing (S1, D1, SR1 dan DR1) dan
enabling. Dalam hal ini, TAM-SPLD bergerak di bidang penyampaian (deliver)
suku cadang Toyota kepada main dealer sehingga kategori proses yang sangat
kritis untuk TAM-SPLD sesuai tujuan perusahaan adalah kategori proses Deliver
Stocked Product (D1).

Peta Geografis Aliran Material

Gambar 12 menunjukkan letak gudang PT TAM dan gudang-gudang milik

main dealer. Perpindahan secara fisik suku cadang terjadi dari gudang PT TAM
(warna merah) ke sembilan sub depo milik main dealer (warna hijau). Ini adalah
peta yang dilihat dari sisi pelanggan (customer-facing map). Letak gudang milik
main dealer: Auto 2000 di Medan, Bandung Surabaya dan Balikpapan, Agung
Auto Mall di Pekanbaru, New Ratna Motor di Semarang, Hadji Kalla di Makasar,
dan Hasjrat Abadi di Manado dan Jayapura.

Gambar 12. Customer-facing map

 53

4.4.3. Level 3 (Process Element Level)

SCOR Level 3 menampilkan secara detail informasi elemen proses untuk
setiap kategori proses level 2 yang meliputi aliran proses, input dan output.
Berikut adalah pembahasan kategori proses Deliver Stocked Product (D1) TAM-
SPLD mengacu pada SCOR Version 5.0 Quick Reference Guide (Bolstorff and
Rosenbaum, 2003).
D1.1 Process Inquiry and Quote
Proses pemeriksaan part number, persediaan dan harga suku cadang yang
dipesan oleh pelanggan, melalui System Parts SPLD.
D1.2 Receive, Enter and Validate Order
Jika part number yang dipesan pelanggan dikenal dan tersedia dalam
persediaan TAM, maka order akan diterima dan diproses oleh bagian
Order Processing.
D1.3 Reserve Inventory and Determine Delivery Date
Penerimaan order dari pelanggan akan mengurangi persediaan TAM.
Dengan mengontrol jumlah persediaan pada System Parts SPLD, bagian
Inventory Control membuat jadwal pemesanan dan pengiriman suku
cadang dari supplier.
D1.4 Consolidate Orders
Order yang masuk dalam System Parts SPLD akan diproses berdasarkan
jenis ordernya. Untuk order tipe 1, order diproses saat itu juga.
Sedangkan order tipe 2 dan tipe 3, data order dimasukkan dalam
Allocation Check List (ACL) oleh operator dan akan diproses sesuai
dengan cut-off yang telah ditentukan.
D1.5 Plan and Build Loads
Ada perbedaan prioritas supply terhadap order. Order tipe 1 (emergency
order) mendapat prioritas yang lebih tinggi dibanding order tipe 3
(replenishment order). Waktu pengiriman tergantung pada waktu
pemesanan (lihat Tabel 2, 3 dan 4).
D1.6 Route Shipments
Pengiriman dilakukan berdasarkan pengelompokkan asal order. Barang
disusun dalam alat angkut sesuai dengan jalur yang akan dilalui
 54

pengangkut, disusun atau dimasukkan terlebih dulu barang yang akan

diturunkan terakhir dan barang yang akan turun pertama sesuai dengan
jalur pengiriman dimasukkan paling akhir.
D1.7 Select Carriers and Rate Shipments
Pemilihan jenis transportasi dan media pengiriman (ekspedisi) berdasarkan
tipe order dan wilayah tujuannya yang dilakukan oleh bagian Shipping.
Untuk wilayah Jakarta, pengiriman order tipe 1 menggunakan motor
(untuk suku cadang berukuran kecil), sedangkan tipe 2 dan tipe 3
menggunakan mobill. Untuk tujuan luar Jakarta, order tipe 1 dikirim
melalui udara, sedangkan tipe 2 dan 3 melalui darat dan laut.
D1.8 Receive Product from Source at Warehouse
Penerimaan barang atas pergantian stok di gudang TAM, meliputi proses
pengecekan kesesuaian barang dengan invoice, dan pengecekan kondisi
barang.
D1.9 Issue Product
Pengaturan kerja di gudang atas order suku cadang yang diproses yaitu
menyiapkan barang pesanan menjadi siap diangkut.
D1.10 Load Vehicle, Generate Shipping Documents, Invoice and Ship Product
Pengaturan pengiriman barang dan invoicing, meliputi memasukkan dalam
alat angkut dengan menyertakan dokumen pengirimannya.
D1.11 Receive and Verify Product at Customer Site
Serah terima barang di gudang milik pelanggan.
Elemen-elemen proses D1.1 sampai dengan D1.7 dilakukan sebagai respon
terhadap adanya order dari pelanggan. Elemen-elemen proses D1.9 sampai
dengan D1.11 adalah proses memindahkan produk ke gudang pelanggan. Detail
aliran proses dan informasi elemen proses Deliver Stocked Product (D1) dimuat
pada Gambar 13.
55
 56

4.4.4. Level 4 (Implementation Level)

Level 4 dan level dibawahnya tidak termasuk dalam model SCOR,
melainkan definisi pada perusahaan. Level 4 menguraikan tugas-tugas yang
merupakan penurunan dari elemen-elemen proses pada SCOR level 3. Perusahaan
mengimplementasikan praktek SCM dengan spesifik pada level ini. Berikut
adalah gambaran umum praktek pemrosesan order suku cadang pada PT TAM
menggunakan konsep sistem ordering dan invoicing terkait implementasi sistem
barcode di Warehouse TAM-SPLD dalam proses issuing produk.
TAM memberikan pelayanan order kepada main dealer yang ditangani oleh
bagian Order Processing. Ketika order masuk melalui fax dan POS (Parts Order
Sheet), staf bagian Order Processing memeriksa pada sistem apakah part number
yang dipesan dikenal atau tidak dan melihat persediaan suku cadang tersebut. Jika
memang suku cadang tersebut ada dalam persediaan, maka order diterima dan staf
Order Processing memasukkan data pada System Parts SPLD. Jika persediaan di
TAM sedang kosong, maka dealer dapat menunggu sampai parts tersebut
tersedia (back order) atau membatalkan order (cancel).
Setelah data order masuk ke dalam sistem, untuk order tipe 1 diproses saat
itu juga. Sedangkan untuk order tipe 2 dan tipe 3, data order dimasukkan dalam
Allocation Check List (ACL) oleh operator, kemudian diproses sesuai dengan cut-
off yang telah ditentukan. Order yang telah diproses akan menghasilkan print-out
picking label sebagai perintah pengambilan barang di gudang dan penempelan
picking label.
Pada parts yang sudah diberi picking label, dilakukan pengecekan pada part
number serta jumlahnya dan pengepakan dalam case. Setelah barang dalam case
yang sudah diberi case label ditutup dan di-scan, akan keluar print-out packing
list secara otomatis.
Khusus untuk tujuan Luar Jakarta, dilakukan proses packing, penimbangan
dan pengukuran volume case dan proses input data case yang secara otomatis
akan menghasilkan print-out packing label. Saat ini status parts adalah ready
cargo. Proses selanjutnya adalah memasukkan nomor case untuk membuat
shipping instruction di supply operation dan diserahkan ke gudang sebagai
perintah untuk memindahkan case ke temporary area. Pada temporary area ini
 57

persiapan pengiriman barang dan pengangkutan dilakukan (vanning confirmation

process). Setelah barang benar-benar siap untuk dikirim, departemen supply
operation membuat shipping document dan performa invoice.
Sedangkan untuk tujuan Jakarta, setelah barang berada dalam case dan
dilakukan input data nomor case, performa invoice dan shipping instruction
dibuat oleh supply operation secara bersamaan. Proses pengiriman barang
dilakukan dengan membawa invoice dan shipping document (tujuan luar Jakarta)
atau surat jalan (tujuan Jakarta). Alur pemrosesan order dapat dilihat pada
Gambar 14.
58
 59

Uraian diatas memperlihatkan bahwa terdapat rincian tugas dalam

memproses order dari pelanggan. Merujuk pada elemen proses level 3, maka
rincian tugas untuk masing-masing elemen proses D1.4, D1.9 dan D1.10 dalam
pemrosesan order pada bagian Supply Operation dan Warehouse adalah sebagai
berikut.
D1.4 Consolidate Orders :
- Allocation and picking label creation
D1.9 Issue Product
- Picking
- Checking
- Packing (khusus luar Jakarta)
D1.10 Load Vehicle, Generate Shipping Documents, Invoice and Ship Product
- Shipping Instruction
- Transfer Process (khusus luar Jakarta)
- Vanning Confirmation (khusus luar Jakarta)
- Shipping Document (khusus luar Jakarta)
- Invoicing
Rincian tugas untuk bagian Supply Operation dan Warehouse beserta
penjelasannya dapat dilihat pada Lampiran 3. Aliran material dan informasi
pemrosesan order pada bagian Supply Operation dan Warehouse terkait dengan
implementasi sistem Barcode dapat dilihat pada Lampiran 4.
Level 5 menguraikan kegiatan atau aktivitas yang merupakan penurunan dari
tugas-tugas pada level 4. Level 5 dan level dibawahnya tidak akan dibahas lebih
lanjut.