MATERI #8

KEPUTUSAN SOURCING

Peran pengadaan dalam manajemen rantai pasokan menjadi semakin

penting, mengingat tingginya tingkat persaingan global, karena ketersediaan

informasi digital dan teknologi komunikasi yang semakin canggih di era industri 4.0.

Untuk itu diperlukan keputusan-keputusan sumber-sumber pengadaan yang tepat

untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

Keputusan sumber-sumber strategis yang merupakan bagian dari

pengadaan, tidak hanya terfokus penghematan biaya tetapi juga pada upaya

mendukung perusahaan dalam mewujudkan tujuan jangka panjang. Penurunan

biaya yang berfokus pada meminimalkan biaya dan persaingan dengan pemasok

juga harus diimbangi dengan kemampuan dan kompetensi perusahaan, serta

kemitraan dengan pemasok.

Keputusan sourcing merupakan rangkaian keputusan dalam suatu proses

bisnis guna membeli barang atau menggunakan jasa yang dibutuhkan dalam

segenap aktivitas yang dikerjakan dalam menghasilkan suatu barang atau jasa

perusahaan. Pemenuhan ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal dan

juga dengan menggunakan pihak ketiga atau pihak-pihak lainnya.

Tantangan yang harus dihadapi dalam mengambil keputusan ini adalah

bagaimana meningkatkan surplus rantai pasokan dan seberapa besar risiko yang

akan dihadapi oleh perusahaan dengan pemanfaatan provider logistik yang

disediakan oleh pihak ketiga, melalui penerapan manajemen biaya yang efektif dan

pemanfaatan platform teknologi informasi yang saat ini sangat berkembang dengan

pesat.
 Selain itu, keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan

mengharuskan perusahaan berfokus pada kompetensi utama perusahaan. Sehingga

akan dihasilkan produk terbaik dan berdaya saing tinggi. Dengan demiikian kegiatan-

kegiatan lain diluar kompetensi perusahaan haruslah diserahkan ke pihak ketiga

yang nota bene adalah pihak yang juga memiliki kompetensi utama dalam

menjalankan suatu kegiatan. Dengan kata lain setiap aktivitas yang ada di sepanjang

rantai pasokan perusahaan akan dikerjakan oleh pihak yang paling berkompeten.

Adapun beberapa manfaat dengan efektifnya strategi sourcing yaitu:

1. Skala ekonomis yang lebih baik dapat dicapai jika pesanan dalam suatu

perusahaan digabungkan.

2. Koordinasi dengan pemasok dan meningkatkan peramalan dan

perencanaan.

3. Perusahaan dapat mencapai harga pembelian yang lebih rendah dengan

meningkatkan persaingan melalui penggunaan lelang.

4. Pengurangan/ diskon keseluruhan biaya pembelian (untuk barang-barang

dengan sejumlah besar transaksi bernilai rendah).

5. Untuk produk yang memberikan kontribusi signifikan terhadap biaya dan nilai

produk, rancangan strategi kolaborasi dapat menghasilkan produk yang lebih

mudah untuk diproduksi dan didistribusikan, sehingga biaya keseluruhan

lebih rendah.

6. Kontrak pemasok yang tepat dapat memungkinkan pembagian risiko,

menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi untuk keduanya pemasok dan

pembeli.

Mengingat keputusan sourcing berkaitan dengan pihak ketiga, maka perlu pula

diperhatikan risiko yang mungkin terjadi. Beberapa risiko yang harus dimitigasi

adalah proses komunikasi dan koordinasi yang tidak berjalan dengan baik, kontrak

yang tidak terpenuhi dengan baik, biaya-biaya yang harus dikeluarkan atas
kepentingan kedua belah pihak, kehilangan pemasok handal yang tak terpilih saat

keputusan satu pemasok telah diambil, kehilangan kontak pelanggan saat

penggunaan pihak ketiga, dan tentunya kebocoran data dan informasi perusahaan

yang sensitif.

Strategic Sourcing Methods

Anouk Van den Bossche peneliti dari Universitas
Ghent, Belanda memaparkan beberapa metode
strategi yang efektif dalam stragegi pengadaan.

Secara khusus metode ini membantu untuk memutuskan bagaimana

mencapai berbagai kategori dan sumber-sumber pengadaan.
Terdapat tiga strategi yang berbeda yang berfokus pada keunikan
karakteristik rantai pasokan.
1. Analisis Pembelian atau Analisis Portofolio Pembelian Kraljic.
Pendekatan ini menyarankan untuk memeriksa kompleksitas
pasar pasokan dan pentingnya pembelian barang. Empat sumber
strategis diusulkan tergantung pada pemeriksaan sebelumnya,
yaitu: tingkat kepentingan, penggunaan sumber dana, adanya
efek penyumbatan (bottle neck effect) dan ketidakkritisan sumber.

2. Analisis Daya Cox. Pendekatan ini menyarankan untuk

memeriksa kekuatan pemasok dan kekuatan pembeli. Fokus
utamanya terletak pada analisis antara pembeli dan semua
pemasok potensial dalam pasar pasokan. Empat strategi sumber
diusulkan tergantung pada pemeriksaan sebelumnya: aliansi
(saling ketergantungan), dominasi pemasok, dominasi pembeli,
dan independensi pasar.

3. Purchasing Chessboard. Startegi ini didasarkan pada Analisis

Pembelian Kraljic tetapi juga menggunakan empat posisi daya
dari Analisis Daya Cox. Pendekatan ini menyarankan untuk
memeriksa daya permintaan dan daya pasokan. Analisis yang
diusulkan bersumber dari empat strategi sumber yang sama
dengan Pembelian Kraljic.

Sumber diadaptasi dari:

https://lib.ugent.be/fulltxt/RUG01/002/351/201/RUG01-
002351201_2017_0001_AC.pdf
 Beberapa aktivitas seperti pengadaan bahan baku yang dibutuhkan,
pelaksanaan proses produksi dengan fasilitas dari luar perusahaan, penyewaan alat
dan fasilitas, perancangan kontrak pemasok, kolaborasi dalam rancangan barang,
penyediaan layanan pendukung produksi, dan aktivitas-aktivitas lainnya
berhubungan dengan keputusan sourcing. Keputusan ini secara umum meliputi tiga
hal, yaitu: keputusan tipe sourcing yang akan digunakan, penetapan provider logistik,
dan pemilihan pemasok. Seperti ditunjukkan pada Gambar 12.

Gambar 12 Keputusan Sourcing

Selanjutnya ketiga keputusan tersebut akan diuraikan pada subbab-subbab

berikutnya.

Tipe-tipe Sourcing

Tipe-tipe sourcing berhubungan dengan tindakan menyediakan sendiri atau

mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan, yang tertuang dalam suatu kontrak

kerja bersama. Aktivitas-aktivitas tersebut meliputi antara lain: penyediaan bahan

baku, pelaksanaan proses produksi, penggunaan fasilitas dan peralatan,

pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi.

Keputusan penggunaan atas tipe-tipe sourcing yang akan digunakan tentu

saja ditujukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan agar dapat

menghasilkan barang dan jasa terbaik yang dapat bersaing dalam kompetisi global.
Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan antara lain: (a) bahwa keputusan

ini akan memindahkan sebagian fungsi pengawasan kepada pihak lain, (b) adanya

pendelegasian kewenangan penuh atas suatu proses atau pengambilan keputusan,

dan (c) adanya standar output yang ditetapkan atas seluruh pelaksanaan kegiatan,

baik dilakukan sendiri oleh perusahaan maupun oleh pihak lain.

Lebih jauh lagi terdapat setidaknya tujuh alasan dalam memutuskan tipe

sourcing yang akan dipilih oleh perusahaan. Tiga alasan utaka yaitu: (a) dengan

pemilihan pihak eksternal, perusahaan dapat lebih memfokuskan diri pada suatu

bidang yang menjadi kompetensi utama perusahaan tanpa harus memikirkan

aktivitas yang bukan merupakan kompetensinya. (b) Penggunaan sumber daya yang

dimiliki oleh perusahaan akan menjadi lebih optimal, dimana perusahaan akan

berusaha untuk memenuhi setiap permintaan dengan kapasitas yang dimilikinya. (c)

Pemanfaatan kemampuan pihak ketiga baik dari sisi teknis maupun operasional

yang lebih baik dari perusahaan akan meningkatkan juga nilai perusahaan, karena

produk yang dihasilkan menjadi lebih baik karena dihasilkan dari aktivitas dan

fasilitas terbaik.

Empat alasan lainnya yaitu: (d) dengan pemilihan tipe sourcing yang tepat

akan mampu membagi risiko kepada berbagai pihak yang terlibat di sepanjang rantai

pasokan, (e) mengurangi dan mengendalikan biaya-biaya produksi dan biaya-biaya

terkait lainnya, (f) tetap dapat menggunakan atau memperoleh sumber daya yang

tidak dimiliki perusahaan atau fasilitas-fasilitas yang berharga mahal, dan (g)

memberikan solusi atas permasalahan yang mungkin sulit untuk dikelola atau

dikendalikan oleh perusahaan.

Selanjutnya tipe-tipe sourcing yang akan dibahas pada subbab ini antara lain:

in-house, outsource, co-source dan benefit based relationship, seperti ditunjukkan

pada Gambar 13.

 Gambar 13 Tipe-tipe Sourcing

1. In-house. Merupakan upaya pemenuhan kebutuhan yang berasal dari internal

perusahaan. Tipe ini diambil karena kemampuan perusahaan masih jauh lebih

baik dibandingkan dengan perusahaan lain yang sejenis. Selain itu tipe ini juga

ditetapkan karena perusahaan masih memiliki kapasitas yang belum otptimal,

sehingga penggunaan tipe ini akan memaksimalkan seluruh fasilitas dan

kapasitas yang dimiliki oleh perusahaan.

Alasan lain yang tak kalah pentingnya adalah untuk menjaga tingkat produktivitas

dari hasil produksi, memaksimalkan penggunaan aset untuk menurunkan biaya

per unit barang yang dihasilkan, dan menjaga standar kualitas atas produk yang

dihasilkan perusahaan pada suatu periode tertentu.

2. Outsourcing. Merupakan upaya pemenuhan kebutuhan yang berasal dari

eksternal perusahaan. Berkebalikan dengan tipe yang pertama, tipe ini diambil

karena pihak di luar perusahaan memiliki kemampuan yang lebih dibandingkan

dengan perusahaan, baik dari sisi kualitas barang, proses pelaksanaan kegiatan,

kemampuan fasilitas dan kapasitas dalam pemenuhan pesanan, dan lain-lain.

 Pemilihan pihak di luar perusahan tentunya harus didasarkan kompetensi utama

dari perusahaan tersebut, dan didukung dengan track record yang jelas dan tepat,

selain bahwa perusahaan tersebut tentunya harus mampu menghasilkan barang

sesuai dengan standar yang diminta atau ditetapkan oleh perusahaan.

3. Co-sourcing. Merupakan upaya pemenuhan kebutuhan yang berasal dari

eksternal perusahaan dengan sifat diperbantukan. Tipe ini diambil karena

sebagian besar proses atau aktivitas mampu dihasilkan oleh perusahaan sendiri.

Namun ada beberapa bagian yang mengharuskan penggunaan tenaga spesialis

karena kelangkaan sumber daya manusia atau pemanfaatan mesin-mesin khusus

yang tidak dimiliki oleh perusahaan karena harga yang sangat mahal atau

teknologi yang belum dimiliki.

Dengan implementasi tipe ini, maka tanggung jawab akhir dari produk yang

dihasilkan menjadi tanggung jawab bersama. Standar bersama juga harus

ditetapkan, karena penerapan tipe ini akan meningkatkan risiko keberhasilan

pelaksanaannya serta koordinasi yang mungkin tidak semudah jika dilaksanakan

hanya oleh satu pihak saja.

4. Benefit-based relationship. Merupakan tipe pemenuhan kebutuhan yang

berasal dari inetrnal dan eksternal perusahaan. Tipe ini ditetapkan melalui

pembagian pekerjaan tertentu, karena setiap pihak yang terlibat memiliki

kelebihan masing-masing. Tipe ini ditandai dengan investasi bersama dari setiap

pihak yang terlibat, sehingga masing-masing akan berusaha untuk mendukung

keberhasilan dari suatu pekerjaan yang akan dijalankan bersama tersebut.

Tentunya pembagian keuntungan juga didasarkan atas besaran kontribusi yang

diberikan oleh masing-masing pihak tersebut.

 Untuk tipe keempat ini perlu ditetapkan standar kerja bersama bukan standar

yang dimiliki masing-masing. Hal ini penting dilakukan agar memastikan hasil

yang dicapai dapat memuaskan semua pihak.

Lebih jauh lagi tipe-tipe sourcing yang diambil akan menghadapi berbagai

risiko yang harus diantisipasi. Secara umum risiko yang harus diantisipasi adalah: (1)

Akses terhadap fasilitas eksternal yang lebih baik mungkin tidak bisa didapat dengan

maksimal jika pihak ketiga tidak mampu memenuhi janji sesuai dengan kontrak yang

telah disepakati. (2) Adanya kemungkinan sumber daya yang ada tetap digunakan

untuk mengendalikan dan memastikan proses berjalan sesuai dengan standar yang

ditetapkan, sehingga perusahaan tetap akan menghadapi risiko kekurangan sumber

daya termasuk personalianya.

Risiko selanjutnya (3) walaupun telah menggunakan jasa pihak ketiga,

perusahaan tetap menghadapi situasi dimana perusahaan tidak bebas seluruhnya

dari kesulitan, mengingat tanggung jawab akhir dari suatu proses produksi dan

barang yang dihasilkan tetap berada di pihak perusahaan. (4) Biaya yang diharapkan

manjadi minimal, mungkin tetap besar, risiko ini muncul karena perusahaan tetap

harus mempertahankan kualitas standar yang ditetapkan dan ini membutuhkan biaya

kualitas. (5) Perusahaan juga menghadapi risiko berupa kegagalan pihak ketiga

dalam mempertahankan usahanya. Walaupun hal ini bukan menjadi persoalan

perusahaan, namun jika terjadi masalah dengan pihak eksternal, maka masalah

tersebut tentunya akan mempengaruhi penyelesaian akhir dari suatu aktivitas.

Provider Logistik

Provider logistik adalah perusahaan penyedia jasa layanan logistik bagi

perusahaan, berupa jasa pergudangan, pengiriman barang, dan juga keamanan

selama proses pengiriman dari satu titik ke titik akhir. Pemanfaatan provider logistik

ini merupakan salah satu bentuk outsource yang dilakukan perusahaan, yang
disebabkan oleh ketiadaan gudang, kekurangan fasilitas gudang, maupun

ketidakmampuan perusahaan untuk menangani sendiri pengiriman dan keamanan

selama proses pengiriman barang ke arah hilir di sepanjang rantai pasokannya.

Terdapat beberapa istilah yang sering digunakan dalam pembahasan

provider logistik yang berhubungan dengan jenis layanan yang diberikan dan sumber

daya yang digunakannya. Istilah-isitilah itu antara lain: LSP: Logistic service provider,

3PL: Third party logistic, LLP: Lead logistic provider dan 4PL: Four party logistic.

Keempat jenis logistic provider tersebut sama-sama memberikan layanan inventory

management, purchasing, transportasi dan distribusi, serta warehousing dengan

perbedaan pada pemberian nilai tambah atas setiap layanan yang diberikan.

Berapa aktivitas utama dalam logistik provider ini yaitu pengiriman kargo,

perusahaan kurir, dan aktivitas-aktivitas lain yang mengintegrasikan fungsi

transportasi di sepanjang rantai pasokan suatu barang. Adapun jenis-jenis provider

logistik ini yaitu: standard logistic provider, service developer, customer adapter, dan

customer developer, seperti ditunjukkan pada Gambar 14.

Gambar 14 Jenis-jenis Provider Logistik

Pada Gambar 14 terlihat jenis-jenis provider logistik berdasarkan tingkatan

aktivitas yang dilakukannya.

1. Standar logistic provider. Jenis provider logistik dengan kegiatan yang

paling mendasar dalam penyediaan fungsi-fungsi logistik, yaitu loading-

 unloading barang di suatu tempat, penyediaan fasilitas gudang, dan

pendistribusian barang-barang dari satu titik ke titik lainnya.

2. Service developer. Jenis provider logistik yang memberikan layanan yang

lebih lengkap dan kompleks, yaitu: tracking services (layanan pelacakan

barang), cross-docking (pengiriman barang dengan kendaraan berkapasitas

besar yang kemudian langsung dilanjutkan dengan pengiriman menggunakan

truk-truk kecil tanpa melewati tahapan penyimpanan di gudang), special case

delivery (pengiriman khusus), atau menyediakan petugas pengawalan

pengiriman barang. Perusahaan pada kategori ini memiliki sistem informasi

teknologi yang baik, sehingga memudahkan dalam pemeriksaan dan

komunikasi saat pengiriman barang berlangsung.

3. Customer adapter. Jenis provider logistik yang memberikan layanan

berdasarkan permintaan-permintaan pengguna jasa. Customer adapter,

umumnya akan mengambil alih sebagian pengendalian dari kegiatan logistik

perusahaan.

4. Customer developer. Jenis provider logistik yang memberikan layanan yang

terintegrasi dengan layanan-layanan yang diberikan perusahaan.

Perusahaan logistik jenis ini menjadi bagian dalam perusahaan dan

mengendalikan seluruh kegiatan logistik perusahaan. Selain itu perusahaan

jenis ini melakukan fungsi logistik secara terperinci bagi pengguna layanan

yang diberikannya.

Selanjutnya dalam memanfaatkan provider logistik, perusahaan berskala

internasional memiliki tantangan yang berbeda dan lebih sulit. Ditambah lagi dengan

berbagai aturan yang harus dipenuhi lintas negara. Sehingga perlu juga dipahami

bahwa dalam pengelolaan logistik internasional membutuhkan manajemen logistik

internal yang baik, yang mampu mengelola berbagai kegiatan logistik yang lebih

kompleks, dibandingkan dengan perusahaan skala nasional maupun lokal.

 Perusahaan berskala internasional perlu melakukan kegiatan-kegiatan

manajemen logisitik dengan baik. Kegiatan-kegiatan seperti perencanaan logistik,

pengelolaan penyimpanan bahan baku dan barang jadi, proses pemindahan dan

transfer bahan baku dan barang jadi, serta disttribusi dari gudang ke distributor, agen

hingga ke pengecer, perlu dilakukan dengan sebaik-baiknya dan fokus kepada

pencapaian distribusi antar negara yang paling efektif dan efisien.

Untuk itu, perusahaan harus mampu memilih perusahaan penyedia layanan

logistik yang mampu memberikan layanan prima, sehingga tujuan perusahaan untuk

menjadi lebih efisien dan efektif dapat terwujud. Kebutuhan itu bisa saja dipenuhi

oleh lebih dari satu provider logistik. Sehingga diperlukan kejelian dalam proses

pemiilihannya.

Pemilihan Pemasok

Pada subbab ini setelah menguraikan tipe sourcing dan penetapan provider

logistik, dilanjutkan dengan menguraikan keputusan sourcing ketiga yaitu keputusan

pemilihan pemasok. Pemilihan pemasok bertujuan untuk menetapkan pemasok

bahan-bahan dan peralatan-peralatan lainnya yang dibutuhkan perusahaan dengan

berbagai kriteria yang telah ditetapkan agar perusahaan dapat memenuhi

permintaan konsumen dengan meminimalisir risiko kekurangan maupun kelebihan

persediaan.

Saat melakukan pemilihan pemasok, tentunya berbagai pertimbangan

haruslah diperhatikan. Selain mengenai harga, beberapa pertimbangan atau faktor

umum yang dapat dijadikan acuan dalam menilai pemasok, antara lain: waktu

pemenuhan pesanan, ketepatan waktu pesanan, fleksibiltas pasokan, frekuensi

pengiriman, kualitas pasokan, biaya transportasi, kapabilitas koordinasi informasi,

dan rancangan kolaborasi,a juga termasuk kurs nilai tukar, dan bea masuk barang.
 Selanjutnya terdapat 5 kriteria utama dalam pemilihan pemasok, yaitu quality,

availability, reliability, aftersales services, dan competitive pricing. Seperti

diperlihatkan pada Gambar 15. Pemasok yang terpilih tentunya pemasok yang

mampu memenuhi berbagai kriteria yang ditetapkan perusahaan.

Gambar 15 Kriteria Utana Pemilihan Pemasok

1. Quality. Mutu produk berhubungan dengan penilaian perusahaan atas

kemampuan pemasok memenuhi standar spesifikasi produk yang telah

ditetapkan. Kriteria ini menjadi yang utama dalam setiap memilih pemasok.

2. Availibility. Ketersediaan barang berhubungan dengan kemampuan pemasok

untuk menyediakan sejumlah barang sesuai dengan pesanan yang diberikan.

Selain itu availibilitas juga berkaitan dengan sejauh mana pemasok mampu

memenuhi atau mengantisipasi adanya perubahan volume permintaan

perusahaan sebagai dampak perubahan permintaan konsumen.

3. Reliability. Keandalan berhubungan dengan kemampuan pemasok dalam

memenuhi setiap kontrak atau janji yang telah disepakati antara pihak

perusahaan dengan pemasok. Keandalan ini berkaitan dengan konsistensi

dalam memasok produk, dengan kualitas, jumlah, dan waktu yang disepakati.

4. Aftersales service. Layanan purna-jual berhubungan dengan layanan-layanan

pendukung yang mampu diberikan pemasok setelah pasokan dikirimkan dan

digunakan oleh perusahaan. Berapa hal yang perlu diperhatikan pada layanan

ini, yaitu pre-installation services, warranty services, dan online support.

 Layanan purna-jual dapat membantu meyakinkan untuk mempercayai

perusahaan, mengingat hal ini akan berdampak pada peningkatan penjualan,

loyalitas pelanggan, peningkatan kinerja, dan pembeda dari perusahaan sejenis

lainnya.

5. Competitive pricing. Harga yang bersaing berhubungan dengan sejauh mana

pemasok mampu memberikan harga jual yang lebih murah dari pesaingnya jika

memiliki kualitas yang sama atau sebanding, atau memberikan harga yang

sama namun memiliki kualitas yang lebih baik dari pesaingnya.

Selanjutnya beberapa kriteria pendukung lainnya dalam pemilihan pemasok

penulis tambahkan pada subbab ini yang disarikan dari berbagai sumber pada Tabel

6 berikut.

Tabel 6. Kriteria Pendukung Pemilihan Pemasok

No. Kriteria Pendukung

1. Ketahanan barang untuk disimpan dalam periode waktu tertentu
2. Sistem pergudangan pemasok yang memenuhi persyaratan agar barang
dapat tahan lama
3. Metode pengiriman yang membuat pengiriman menjadi tepat waktu
4. Kepastian waktu tunggu (lead time)
5. Proses pengendalian kualitas yang dilakukan pemasok
6. Kemampuan teknis dan failitas pemasok
7. Kemampuan pemasok dalam mendukung konsep baru perusahaan
untuk menciptakan barang baru
8. Kemampuan dalam menyediakan produk-produk yang unik
9. Kesesuaian barang pemasok dengan barang-barang yang saat ini
dihasilkan perusahaan
10. Ketersediaan suku cadang dari pemasok
11. Jaminan kerusakan barang dan fasilitas asuransi
12. Stabilitas keuangan perusahaan pemasok
13. Track record pemasok tanpa cacat reputasi
14. Fasilitas pendukung penjualan dan layanan yang dimiliki pemasok
15. Respon yang cepat saat terjadi permasalahan pasokan

---ooo000ooo---