BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 LAPORAN KEGIATAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

Pada semester genap ini saya mengikuti pelaksanaan kegiatan On The

Job Training (OJT) ini berlangsung selama tiga bulan dari tanggal 2 Juni
2021 sampai 2 September 2021 dan saya di tempatkan dii Klinik Pratama
Sada Medika. Selama On The Job Training (OJT) saya mendapat banyak
pengalaman yang sangat berharga dan tentu saja memberikan pengetahuan
baru mengenai Manajemen Administrasi Rumah Sakit. dengan itu saya
mampu menyiapkan diri untuk mengikuti On The Job Training (OJT) dan
menyelesaikan laporan tugas akhir ini, selama melaksanakan On The Job
Training (OJT) saya harus mencari satu penelitian yang harus saya bahas
untuk laporan tugas akhir saya, selain itu saya juga harus memahami tugas
dari Front Offie (FO), Rekam Medis (RM) dan SDM. Di Klinik Pratama
Sada Medika saya di tempatkan di bagian: Front office (FO) dan Rekam
Medis (RM).

Pada hari pertama On The Job Training (OJT) saya diberikan

pengarahan atau orientasi ruangan dan pengenalan diri maupun mengenal
pegawai dan tenaga medis yang bertugas di Klinik Pratama Sada Medika,
dan tidak lupa juga saya di perkenalkan struktur organisasi Klinik Pratama
Sada Medika, profil Klinik Pratama Sada Medika, peraturan di Klinik
Pratama Sada Medika, bantuan hidup besar, jenis dan produk Klinik Pratama
Sada Medika PPI (cuci tangan dan APD) Patient safety. Tidak hanya materi
umum saya juga di perkenalkan sedikit tetang materi keperawatan
dikarenakan saya melakikan On The Job Training (OJT) di lingkungan
rumah sakit. Selama masa orientasi saya diajak keliling melihat ruangan-
ruangan dan fasilitas yang dimiliki Klinik Pratama Sada Medika. Dan saya
slalu diajarkan agar selalu menerapkan 3S yaitu Senyum, Sapa dan Salam.
Dan selalu menghargai sesama antara petugas medis, pegawai, pengunjung,
dan pasien.
 Pada hari kedua On The Job Training (OJT) saya sudah di tempatkan di
Front Offie (FO). Saya diajarkan bagaimana cara penerimaan pasien
mendaftarkan pasien serta mencari data lengkap pasien, mulai dari pasien
Rawat Jalan, Rawat Inap, pasien UGD, dan pasien BPJS. Dan setelah saya
memahami dan sudah bisa mendaftarkan pasien dengan manual atau tulis
tangan, saya di dibimbing untuk mendaftarkan pasien di komputer dan
membiling pasien yang berkunjung mulai dari pasien Rawat Jalan, Rawat
Inap, pasien UGD, dan pasien BPJS. Setelah selesai membiling atau
menginput pasien saya langsung diajarkan cara menyusun Rekam Medis
(RM) dengan benar dan berurutan dengan nomor Rekam Medis (RM), dari
Nomor Rekam Medis (RM) pasien pasien Rawat Jalan, Rawat Inap, pasien
UGD, dan pasien BPJS. Dan saya diajarkan mengisi les pasien rawat inap
dan melengkapi les pasien rawat inap. Selama di Front Offie (FO) saya di
hadapkan langsung oleh pasien sehingga saya harus mampu berkomunikasi
yang efektif agar bisa menjelaskan struktur pendaftaran dan pelayanan
Klinik Pratama Sada Media dengan jelas dan benar. Tidak hanya mampu
menguasai dan memahami materi dan tugas saja tetapi saya juga diajarkan
bekerja sama dengan tim dengan baik serta harus memiliki rasa tanggung
jawaab dan profesionalisme terhadap pekerjaan yang sedang dijalankan.

3.2 proses alur prosedur pendaftaran pasien Klinik Pratama Sada

Medika

A. Pengertian

Pengumpulan data rumah sakit dimulai dari proses pendaftaran pasien

sampai pasien pulang. Peranan petugas pendaftaran sebagai pintu gerbang
masuk rumah sakit/ puskesmas/ klinik perlu perhatian khusus. Tata cara
melayani pasien dinilai baik manakala pasien dilayani oleh petugas dengan
sikap yang ramah, sopan, tertib dan tanggung jawab sesuai dengan asuhan
pelayanan yang dibutuhkan pasien.Pemilahan jenis pasien baru atau lama
dimulai dari proses pendaftaran, juga seleksi administrasi klaim sehingga
petugas pendaftaran perlu dibekali keterampilan administrativ. Data
administratif mencakup data demografi, keluarga terdekat, keuangan
(financial) serta informasi lain yang berhubungan dengan pasien seperti data
telah menerima penjelasan hak dan kewajiban pasien selama dirawat/
persetujuan umum, data pernyataan telah mendapat penjelasan tentang
perawatan, pengobatan dan tindakan (consent)/ Persetujuan tindakan
kedokteran, data pemberian kuasa, data pemberian edukasi dan informasi
dan lainnya.

B. Pendaftaran pasien UGD

Proses alur pendaftaran pasien UGD di Klinik Pratama Sada Medika

yaitu, jika pasien dengan keadaan pasien emergency atau pasien gawat
darurat, pasien di bawa kangsung ke UGD dan ditangani oleh tenaga medis
dan salah satu keluarga pasien di minta untuk mendaftarkan pasien dan
membawa KTP pasien, selaku petugas Front office kami harus melengkapi
data-data pasien, dan mendaftarkan pasien ke pasien UGD sebelum itu kami
selalu menanyakan kepada pasien ataupun keluarga pasiien apakah
sebelumnya pasien sudah pernah berobat ke Klinik Pratama Sada Medika
atau belum kalau sudah pernah kami akan mengecek di komputer apakah
nama pasien tersebut ada atau tiak, jika ada kami cocokkan dengan tanggal
lahir dan alamat pasien, dan jika sudah cocok kami akan mencari no Rekam
Medis beserta les pasien, dan jika belum pernah berobat ke Klinik Pratama
Sada Medika kami juga akan mengecek di komputer untuk memastikan jika
pasien tersebut tidak pernah berobat ke Klinik Pratama Sada Medika, jka
benar nama pasien tidak ada, kami buatkan no Rekam Medis yang baru,
serta membuatkan les untuk bukti tulisan tindakan, dan mencatat keluhan
pasien agar nanti jika pasien kembali berobat kita bisa melihat kembali
riwayat sakit pasien. Jika sudah selesai mendaftarkan pasien dan perawat
maupun dokter dan bidan sudah selesai melakukan tindakan di sini kami
petugas front office akan membilling, system billing adalah sebuah sistem
yang terintegrasi dengan database pasien yang berfungsi membantu staff
administrasi dalam menangani transaksi pembayaran tagihan rumah sakit
ataupun Klinik. Billing sistem akan memudahkan dalam pengontrolan
kegiatan keuangan Klinik. Setelah selesai membuiling kami akan
mengeprint total biaya pengobatan dan tindakan yang di lakukan selama
perawatan di UGD dan menjelaskan secara rinci terkait jumblah
pembayarannya, dan jika sudah pasien di perbolehkan pulang. Jika keluarga
pasien kurang membawa uang atau tidak membawa uang kami meminta
jaminan seperti KTP yang harus kami tahan di Klinik dan No Hp aktif yang
bisa di hubungi.

C. Pendaftaran Rawat Inap

Proses alur pendaftaran Rawat Inap di Klinik Pratama Sada Medika

yaitu, Jika pasien yang datang dengan keadaan gawat darurat akan langsung
di bawa ke UGD dan jika hanya lemas di bawa ke poli umum. Saat perawat,
dokter maupun bidan sedang melakukan tindakan, kami menyuruh untuk
salah satu keluarga pasien untuk melakukan pendaftaran pasien dan
membawa KTP pasien, selaku petugas Front office kami harus melengkapi
data-data pasien, dan mendaftarkan pasien ke pasien UGD sebelum itu kami
selalu menanyakan kepada pasien ataupun keluarga pasiien apakah
sebelumnya pasien sudah pernah berobat ke Klinik Pratama Sada Medika
atau belum kalau sudah pernah kami akan mengecek di komputer apakah
nama pasien tersebut ada atau tiak, jika ada kami cocokkan dengan tanggal
lahir dan alamat pasien, dan jika sudah cocok kami akan mencari no Rekam
Medis beserta les pasien, dan jika belum pernah berobat ke Klinik Pratama
Sada Medika kami juga akan mengecek di komputer untuk memastikan jika
pasien tersebut tidak pernah berobat ke Klinik Pratama Sada Medika, jka
benar nama pasien tidak ada, kami buatkan no Rekam Medis yang baru,
serta membuatkan les untuk bukti tulisan tindakan, dan mencatat keluhan
pasien agar nanti jika pasien kembali berobat kita bisa melihat kembali
riwayat sakit pasien. Setelah di lakukan pemeriksaan ternyata pasien
membutuhkan penanganan rawat inap dan di jelaskan oleh tenaga medis
perawat, dokter maupun bidan bahwa pasien memerlukan perawatan lebih
dengan cara opname, dan jika pasien sudah setuju jika pasien di lakukan
opname kami selaku petugas front office akan menjelaskan kamar dan
fasilitas besrta biaya kamar, tetapi kami selalu menginfokan bahwa biaya
obat-obat dan tindakan tidak termasuk dalam biaya kamar yang kami
jelaskan karna ami tidak bisa memastikan kapan asien akan bisa di
pulangkan dan obat apa yang di butuhkan serta tindakan apa yang harus
dilakukan. Setelah keluarga pasien sepakat untuk opname atau rawat inap,
kami akan mendaftarkan pasien ke pasien rawat inap, dam mulai membilling
tindakan dan obat apa yang sudah di berikan kepada pasien, setiap hari
selama pasien di rawat di Klinik Pratama Sada Medika, kami selalu
memeriksa kembali billingan yang sudah di biling agar obat dan tindakan
yang dibilling sesuai dan sudah benar. Jika keadaan pasien sudah mulai
membaik dan sudah di perbolehkan pulang oleh dokter, kami akan
menyiapkan rincian tindakan yang sudah di lakukan selama pasien menginap
di Klinik Pratama Sada Mdika dan kami akan memberikan hasil dari Cek
Lab jika ada, dan pernah di lakukan Cek Lab.

Alur Pendaftaran Rawat Inap

 Klinik Pratama Sada Medika

PASIEN

PENDAFTARAN UGD

POLI UMUM TRIASE

PEMERIKSAAN CUSTOMER
SERVISE
DOKTER

OBESERVASI PENDAFTARAN

RUANG RAWAT
INAP PEMERIKSAAN

PENGOBATAN

ADMINISTRASI

PULANG
D. Pendaftaran Rawat Jalan

Proses alur pendaftaran Rawat jalan di Klinik Pratama Sada Medika

yaitu, pasien datang ke Klinik Pratama Sada Medika, dan pasien kami
infokan untuk mendaftarkan diri terlebih dahulu kami selaku petugas Front
Office akan slalu menanyakan kepada pasien yang berkunjung apakah
membawa KTP atau tidak, jika membawa kami hanya melihat data pasien
dari KTP tersebut, dan jika tidak membawa kami akan menanyakan kepada
pasien tentang data diri pasien, dan kami akan memberkan no antrean
kepada pasien agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan seperti salah
memanggil nama, sebelumnya kami selalu menanyakan apakah pasien sudah
pernah berobat ke klinik ataukah belum, dan kami akan mengecek nama,
tanggal lahir dan alamat pasien, jika ada kami akan mengambil No Rekam
Medik pasien, dsn membawa les pasien beserta no antrian ke poli umum,
lalu pasien akan masuk ke poli umum secara berurutan sesuai dengan no
antriannya. Di poli umum perawat akan menulis keluahan pasien dan ada
beberapa data yang harus di lengapi seperti, obat yang di berikan kepada
pasien dan diagnosa pasien, bserta hasil pemeriksaan yang sudah di lakukan.
Jika pasien sudah selesai di periksa pasien akan di berikan kertas jecil seperti
nota dan jumblah pembayaran yang harus di bayar di depan, setelah itu
pasien akan membawa kertas itu ke front office dan kami akan melihat
jumblah yang harus di bayar oleh pasien tersebut. Dan setelah di lakukan
pembayaran perawat akan membawa les pasien yang sudah di periksa ke
Front Office untuk dibilling.

Alur Pendaftaran Rawat Jalan

 Klinik Pratama Sada Medika

PENDAFTARAN

POLI UMUM UGD

PEMERIKSAAN

FARMASI

KASIR/ LOKET

PEMBAYARAN

PULANG

3.3 kendala saat melakukan proses pendaftaran pasien di Klinik

Pratama Sada Medika.

Sebelum melakukan proses pengobatan di Klinik Pratama Sada Medika,

pasien atau keluarga pasien di haruskan dan di wajibkan untuk melakukan
proses pendaftaran terlebih dahulu. Ada beberapa Kendala yang saya
temukan pada saat melakukan On The Job Training (OJT) di Klinik Pratama
Sada Medika yaitu diantaranya;

1. Sebagai petugas Front Office kami selalu meminta data diri pasien
dengan lengkap, terkadang pasien yang sudah pernah berobat ke Klinik
Pratama Sada Medika dan pasien tersebut datang di hari yang berbeda tetapi
pasien datang dan menyebutkan ejaan nama yang berbeda dengan
sebelumnya.

2. Kendala yang sering terjadi yaitu pasien yang terlebih dahulu datang
dan tidak tau bahwa pasien yang datang harus daftar terlebih dahulu akan di
dahulukan dengan pasien yang datang dan langsung melakukan pendaftaran.

Jadi pada umumnya maslah yang sering terjadi pada pendaftaran di

Klinik Pratama Sada Medika adalah masalah yang bersangkutan dengan
identitas pasien yang jelas dan benar.

3.4 Apa solusi dari kendala proses pendaftaran pasien di Klinik

Pratama Sada Medika.

Pendaftaran pasien merupakan proses awal terjadinya rekam medis di setiap

fasilitas pelayanan kesehatan, di tempat pendaftaran pasien akan di data
identitas pribadi pasien serta keperluan kunjungannya ke rumah sakit. Selain
mencatat data identitas pasien, akan diperlukan juga pendataan lain
mengenai penanggung jawab pasien, asuransi, pekerjaan, dan lain
sebagainya. Dalam sistem pendaftaran, pasien akan diterima sebagai pasien
rawat jalan, rawat inap, ataupun pasien gawat darurat. Adapun kendala pada
saat melakukan pendaftaran yang sudah di jelaskan di atas, dan pasti ada
cara untuk melakukan pencegahan kendala pendaftaran tersebut

1. Pasien yang datang ke Klinik Pratama Sada Medika diharuskan untuk

 membawa identitas diri pasien contohnya KTP atau kartu identitas yang
yang lain dan tentunya jelas dan pasti

2. Selalu menginformasikan kepada pasien yang baru datang agar

melakukan pendaftaran terlabih dahulu sebelum di lakukan pemeriksaan.

3. Memberikan no antrian agar pasien yang berobat secara terurut dan

sesuai antrian.

4. Melakukan sosialisasi agar pasien yang berobat ke Klinik Pratama Sada

Medika membawa kartu identitas diri yang jelas misalnya KTP.

5. Menjelaskan kepada pasien atau keluarga pasien yang berobat ke Klinik

Pratama Sada Medika yang tidak membawa identitas yang untuk slalu
membawa identitas diri saat melakukan pengobatan di manapun
termasuk di Klinik Pratama Sada Medika

6. Saat melakukan pendaftaran kita sebagai petugas Front Office harus

menanyakan terlebih dahulu data pasien yang sudah diberikan apakah
sudah benar atau belum, agar data yang kita dapatkan sudah pasti benar.

7. Melakukan komunikasi yang baik, sopan, dan jelas kepada pasien

maupun keluarga pasien yang melakukan pendaftaran pasien.

8. Mengecek data pasien dengan benar dan teliti agar tidak ada pasien yang
memiliki No Rekam Medis lebih dari 1.

9. Selalu menanyakan kepada pasien ataupun keluarga pasien saat

melakukan pendaftaran, apakah sudah pernah berobat ke Klinik Pratama
Sada Medika atau be;lum pernah.

10. Bekerja secara teliti dan fokus agar tidak ada salah ejaan saat menulis
maupun mengetik deta pasien.