Pendekatan Sistem
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :
Setelah mempelajari modul ke-7, mahasiswa diharapkan mampu :
Menyadari pentingnya pemecahan masalah;
Mengerti hubungan antara pemecahan masalah dan pengambilan keputusan;
Menjelaskan elemen-elemen yang harus ada untuk memecahkan suatu
masalah;
Menjelaskan perbedaan antara masalah dan gejala;
Mengetahui bagaimana struktur masalah dapat mempengaruhi pemecahan
masalah;
Memahami langkah-langkah pendekatan sistem dan bagaimana hal itu
membentuk suatu perbaikan dalam pemecahan masalah yang ampuh;
Menyadari perbedaan individual dalam gaya pemecahan masalah dan
bagaimana hal itu dapat mempengaruhi rancangan CBIS.
1. PENYELESAIAN MASALAH
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya.
Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan, dan
beberapa elemen pemecahan harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai
berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab atau sumber
masalah.
Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah.
Para manajer akan memberi respons yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang
merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan. Namun, para manajer
juga merespons pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan sebelumnya.
Solusi
Dengan adanya masalah yang timbul maka munculah istilah kriteria solusi
(solution criterion). Kriteria solusi sesuatu yang menggambarkan perbedaan keadaan
saat ini dengan keadaan yang diharapkan, atau apa yang diperlukan untuk mengubah
keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Contohnya, jika standar
menetapkan sedikitnya produk yang dihasilkan adalah 100 unit TV per hari, dan
rata-rata produksi saat ini adalah 70 unit TV per hari. Solusi masalah ini adalah
meningkatkan produksi per hari sedikitnya 30 unit TV. 30 unit TV tersebut dalam
hal ini merupakan kriteria solusi. Contoh lainnya, jika standar menetapkan tingkat
kecelakaan lalulintas pada tahun ini adalah 2 kejadian per hari, dan rata-rata tingkat
kecelakaan saat ini adalah 10 kejadian per hari. Maka solusi dari masalah tersebut
adalah menurunkan tingkat kecelakaan perhari sedikitnya 8 kejadian. 8 kejadian
kecelakaan tersebut merupakan criteria solusi.
Disisi lain, jika keadaan saat ini menggambarkan tingkat kinerja yang lebih
tinggi daripada keadaan yang diharapkan, tugasnya bukanlah menurunkan keadaan
saat ini. Sebaliknya, tugasnya adalah menjaga keadaan saat ini pada tingkat yang
Jika semua elemen tersebut ada dan manajer memahaminya, maka solusi atas
permasalah tersebut dimungkinkan.
3. STRUKTUR MASALAH
Dalam proses mengidentifikasi permasalahan yang timbul, kadangkala kita
sering terjebak dengan suatu keadaan antara masalah dan gejala (symthoms).
Sehingga penting sekali untuk mengetahui perbedaan antara masalah dan gejala.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer
melihat gejala daripada masalah. Secara umum karakteristik dari gejala yaitu :
Menggambarkan masalah secara parsial
Mengikuti kaidah gunung es
Dengan demikian manajer harus melihat di balik gejala untuk menemukan
penyebab masalah yang sesungguhnya.
Sebenarnya, ada baiknya untuk berpikir bahwa masalah adalah penyebab
dari persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
Direktur
Utama
Proses
Input Transformasi
Outpu
t
Standar
Middle
Management
Proses
Input Transformasi
Outpu
t
Standar
Low
Management
Proses
Input Transformasi
Outpu
t
Gambar 7.5. Setiap tingkatan manajemen merupakan subsistem
3. 4.
Pengolah
Manajemen Informasi
5. Sumberdaya 6. 7. 2.
Input + Input
Prose s Sumberdaya Output
Transforma si Output
Tahap Solusi
Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan :
Tukar pikiran dalam tim
Perancangan bersama
Berdasarkan uraian rinci dari tersebut, dapat diidentifikasi syarat untuk dapat
melaksanakan penyelesaian masalah dengan pendekatan sistem. Syarat tersebut
yakni berupa kemampuan untuk melakukan integrasi dari sistem-sistem yang ada
dalam organisasi tersebut. Adapaun model integrative dari pendekatan sistem,
nampak pada Gambar 7.5.
Usaha Solusi :
Usaha Defin isi : 6. Identifikasi solusi
4. Bergerak dari sistem alternatif
ke subsistem 7. Evaluasi solusi
peru sahaan
ge solusi efekt if
na
ist
li
bs
Sis
su
te i
m
lin ifi kas
gk
un Id en t
ga 3.
n
6. IKHTISAR
Manajer terlibat dalam penyelesaian masalah untuk memecahkan masalah
yang mungkin secara potensial berbahaya atau menguntungkan. Proses penyelesaian
masalah mengharuskan dibuat beberapa keputusan.
Sistem konseptual adalah sistem penyelesaian masalah yang terdiri dari
manajer, informasi dan standar. Dua elemen lain masuk dalam proses pengubahan
masalah menjadi solusi. Kedua elemen tersebut adalah solusi alternatif dan kendala.
Sangat penting bagi manajer untuk memisahkan masalah dengan gejala.
Cara popular untuk menggolongkan masalah adalah dengan
menempatkannya dalam suatu rangkaian dari yang terstruktur hingga yang tidak
terstruktur. Sebagian besar masalah berada di antaranya, yang bersifat semi
terstruktur dalam arti manajer memahami sebagian elemen dan hubungannya tetapi
tidak semuanya.
Pendekatan sistem adalah prosedur langkah demi langkah yang digunakan
dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan
tiap keputusan diperlukan informasi. CBIS dapat mendukung manajer dengan
7. PERTANYAAN / DISKUSI :
1. Haruskah seorang manajer merasa gembira atau sedih jika terdapat masalah ?
Jelaskan !
2. Elemen pemecah masalah manakah yang juga ada dalam model sistem umum
perusahaan ?
3. Elemen model sistem umum apakah yang akan memberikan keadaan yang
diharapkan / diinginkan ? dan selain itu yang akan memberikan keadaan saat
ini ?
8. DAFTAR ACUAN :
[1]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,
New Jersey, 1998.
[2]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems
Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
-----o0o-----