PENGADAAN KOLEKSI CETAK DAN INVENTARISASI

OLEH :

KELOMPOK 6

Nurindah Sari 40400122098

Nurfidah 40400122088
Fauzah Safira Sahabuddin 40400122085
Muh Abel Rahman G 40400122070

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR

2023
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan kami nikmat kesehatan dan kesempatan, sehingga kami dapat
menyelesaikan penyusunan makalah kelompok kami yang berjudul “Pengadaan
koleksi cetak dan inventarisasi “ Salam serta salawat tak lupa kita haturkan
kepada baginda besar Muhammad SAW. Beliau Nabi tauladan seluruh umat
muslim dan pembawa syafaat kepada kita semua. Makalah ini kami buat untuk
memenuhi salah satu tugas mata kuliah pengembangan koleksi Syukur
alhamdulillah dengan selesainya makalah ini semoga bisa bermanfaat bagi kita
semua khususnya bagi para pembaca.

Namun, selesainya makalah ini bukan berarti informasi yang diberikan

dan penyusunan dalam makalah ini sudah sempurna. Oleh karena itu, komentar,
kritik, dan saran dari pembaca sangat dibutuhkan dan membantu dalam
menyempurnakan makalah ini.

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................. ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

A. Latar belakang .................................................................................................. 1

B. Rumusan masalah ............................................................................................. 1

C. Tujuan penulisan .............................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN .......................................................................................... 3

A.Pengertian pengadaan koleksi cetak ................................................................... 3

B. inventarisasi ...................................................................................................... 7

BAB III ...................................................................................................................11

PENUTUP ...............................................................................................................11

A. KESIMPULAN ...............................................................................................11

B. SARAN ...........................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................12

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin meningkat, kebutuhan

pengguna akan informasi juga semakin meningkat pula, Teknologi Informasi
sekarang telah menguasai masyarakat, yang dulu hanya mengandalkan buku-biku
bacaan sekarang telah berkembang, para pencari informasi tidak hanya duduk
dengan membaca beberapa buku namun hanya dengan bemodalkan teknologi
laptop seseorang bisa menulusuri jagad raya dengan berbagai macam media yang
telah dikemas dengan dalih perkembangan jaman teknologi informasi semua
mudah dan gampang di akses. Sekarang di dunia maya ( intenet ) dari informasi
terkecil sampai terbesarpun bisa kita cari, dulu buku hanya di cetak di penerbit-
penerbit sekarang telah banyak buku-buku di desain, di upload di internet jadilah
yang namanya e-book. Perkembangan itu seharusnya menjadi acuan para
pustakawan yang berkecipung di dunia perpustakaan untuk disikapi dengan sikap
yang positif, jangan kita mundur untuk selalu memajukan perpustakaan, jadikan
perpustakaan itu menjadi tempat basisnya informasi yang mudah dan gampang
dicari oleh pengguna, dimulai dengan suatu pengembangan/pengadaan koleksi
yang benar-benar update.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini yaitu:

1. Pengertian pengadaan koleksi cetak?
2. Bagaimana cara pengadaan koleksi cetak?
3. Pengertian inventarisasi?
4. Apa saja tugas dan wewenang inventaris?
5. Bagaimana cara membuat buku inventaris?
6. Pengertian identifikasi kepemilikan buku?

1
C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari rumusan masalah yang telah disebutkan di atas yaitu :
1. Mengetahui pengertian pengadaan koleksi cetak
2. Memahami bagaimana cara pengadaan koleksi cetak
3. Mengetahui pengertian inventarisasi
4. Mengetahui tugas dan wewenang inventaris
5. Memahami bagaimana cara membuat buku inventaris
6. Memahami pengertian identifikasi kepemilikan buku

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengadaan koleksi cetak

Pengadaan koleksi cetak di perpustakaan adalah kegiatan pemilihan koleksi

dan cara pengadaanya. Dasar pengadaan koleksi untuk perpustakaan yakni
memperhatikan kebutuhan-kebutuhan anggota masyarakat pemustaka di sekolah,
yaitu siswa, guru, dan tenaga kependidikan.Sementara itu pemilihan koleksi
adalah kegiatan mengidentifkasi koleksi yang akan ditambahkan pada koleksi
perpustakaan. Sedangkan cara pengadaan merupakan kegiatan untuk memenuhi
koleksi perpustakaan.Pengadaan koleksi bisa berupa hasil pembelian buku yang
diprogramkan/dianggarkan oleh perpustakaan dan atau hibah dari pemerintah
maupun swasta.

a. Pemilihan koleksi

Dalam kegiatan pemilihan koleksi ada beberapa langkah yang perlu

dikerjakan antara lain, mengidentifkasi koleksi, mencatat data koleksi,misalnya
judul, pengarang, penerbit, keunggulan ataupun kelemahannya, serta harganya.
Pemilihan koleksi bisa dilakukan langsung oleh petugas (pustakawan),dengan
mempertimbangkan terlebih dahulu aspek kebutuhan pemustakanya. Dalam hal
ini pustakawan bisa meminta bantuan pertimbangan pihak lain dalam pemilihan
koleksi tersebut.Secara umum prinsip pemilihan koleksi untuk perpustakaan yakni
disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi dan keberadaan sekolahitu sendiri, antara
lain:

a) kurikulum yang berlaku

b) Sistem pendidikan nasional
c) keberadaan/tempat perpustakaan sekolah
d) Tingkat kemampuan siswa usia sekolah (SD/MI, SMP/MTS,SMA/MA)
e) Sistem perpustakaan nasional
f) Dana yang disediakan

3
 b. Cara Pengadaan Koleksi

Pengadaan keleksi perpustakaan sekolah bukan sekedar kegiatan pembelian,

pemesanan buku ataupun penerimaan paket dari pemerintah maupun badan
korporasi lainnya, tetapi mencakup juga hal-hal yang perlu dilakukan setelah
menentukan pilihan buku, yaitu diantaranya:

a) Mencatat asal perolehan buku, baik yang diperoleh melalui pembelian,

hadiah maupun hasil tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain.
b) Mendokumentasi/mengadministrasi cara perolehannya.
c) Memelihara/mengarsip catatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan
pustaka

Adapun pengadaan bahan pustaka/koleksi pada perpustakaan sekolah bisa

diperoleh antara lain melalui pembelian, pemesanan melalui toko, pemesanan
melalui penerbit, dan penerimaan buku melalui hadiah/sumbangan pihak ketiga.

1. Pengadaan koleksi melalui pembelian

Sebelum melakukan pembelian bahan pustaka terlebih dahulu perlu diadakan

seleksi terhadap buku-buku yang akan dibeli. Hal ini dilakukan agar
pustakawan/petugas dapat memilih bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan
oleh pemustaka (pengguna perpustakaan).Untuk itu perlu dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut:

a) Mengumpulkan katalog penerbit.

b) Memilih judul yang sesuai.
c) Membuat slip judul buku.
d) Menyusun slip sesuai subyek tertentu sebagai desiderata (daftar usulan
buku).
e) Membuat daftar pesanan.
2. Pemesanan melalui tokoh

Dalam hal ini perpustakaan mengadakan pembelian buku secara langsung di

toko buku.Pembelian buku secara langsung di toko buku dapat dilakukan oleh

4
perpustakaan dengan dana yang relati kecil tetapi bila kebutuhan buku
perpustakaan dalam jumlah besar cara ini kurang efktif dalam arti bahwa ada
kalanya beberapa judul buku yang dipesan tidak ada, sehingga tidak dapat
memenuhi kebutuhan. Bila hal ini terjadi, maka yang perlu diperhatikan ketika
perpustakaan melakukan pemesanan lewat toko buku adalah:

a) Tentukan toko buku yang memiliki buku-buku paling lengkap.

b) Serahkan daftar pesanan buku yang diinginkan.
c) Lakukan pembayaran dan mintalah tanda bukti pembayaran beserta faktur
pembeliannya.
d) bilamana buku yang dicari tidak ada di toko tersebut maka perlu dicarikan
di toko buku lain.
3. Pemesanan melaui penerbit

Pemesanan buku lengsung ke penerbit dilakukan jika buku yang dibutuhkan

benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut.cara ini dapat dilakukan dengan:

a) Menentukan penerbit yang memberikan layanan pemesanan buku.

b) Buat daftar buku yang dipesan dan kelompokkan menurut penerbit.
c) Kirimkan pesanan buku kepada penerbit yang ditunjuk untuk diperiksa
ketersediaannya dan harga satuan/eksemplar buku.
d) Setelah daftar harga diterima periksalah dana yang dimiliki perpustakaan.
e) Lakukan pembayaran, bisa langsung atau melalui bank.
f) Bila pembayaran melalui bank, kirimkan ke penerbit bukti pembayaran
tersebut disertai surat pengantar dan proforma invoice (form tagihan).
g) Simpan/arsiplah bukti (fotokopi) pembayaran buku tersebut.
4. Pengadaan yang di peroleh dari hasil tukar menukar

Prosedur pengadaan dari hasil tukar menukar untuk bahan pustaka buku dapat
di terapkan juga untuk koleksi terbitan berkala.Kedua pihak yang akan
mengadakan pertukaran mempelajari dahulu bahan pustaka berupa buku yang
akan di pertukarkan,seperti relevansi subjek dengan kebutuhan,kualitas
tulisan,frekuensi terbit,dan sebagainya.prosedur pertukaran buku sebagai berikut:

5
 a) Perpustakaan pengusul menyusun daftar buku.
b) Perpustakaan pengusul menyusun daftar tersebut berdasarkan subjek yang
kemudian menyusun judul secara alfabetis.
c) kedua pihak saling mengirimkan daftar usulan.sebaiknya pengiriman
disertai dengan contoh publikasi.
d) setelah terjadi kesepakatan,pertukaran dapat di laksanakan.
e) kedua pihak menerima bahan pustaka tersebut,mengecek fisik dan daftar
kemudian melakukan inventarisasi.
5. Perolehan melalui hadiah/Sumbangan

Koleksi bahan pustaka yang diperoleh dari sumbangan sangat penting untuk
memperkaya koleksi perpustakaan. Perpustakaan dapat memperoleh keuntungan
besar dari koleksi sumbangan yang diterima. Bagi perpustakaan yang mendapat
tawaran buku hadiah dari instansi lain, maka sebelum memutuskan untuk
menerimaya,ada beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan,misalnya: apakah
koleksi hadiah yang akan diterima, subyeknya benar-benar sesuai kebutuhan
pemustaka maupun perpustakaan. Sedangkan koleksi hadiah dapat diperoleh
antara lain karena ataspermintaan maupun tidak atas permintaan perpustakaan:

1. Hadiah Atas Permintaan

Untuk memperoleh hadiah buku atas permintaan yaitu dengan cara

mengirimkan permohonan buku ke instansi/perpustakaan yang dituju dengan
maksud untuk menambah koleksi.perpustakaan dapat mengajukan permintaan
hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta,lembaga
ilmiah,didalam dan dluar negeri.permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau
tertulis.langkah yang perlu di tempuh dalam mengajukan permintaan hadiah
pustaka adalah sebagai berikut:

a) menyusun daftar bahan pustaka yang akan di mintakan sebagai hadiah

b) mengirimkannya kepada alamat yang ditujukan sebagau surat permohonan
dengab penjelasan kegunaannya,serta di lampiri daftar yang telah di
siapkan.

6
 c) apabila bahan pustaka hadiah datang,maka perlu di periksa dan di
cocokkan dengan surat pengantarnya,dan apabila sudah cocok dapat
langsung di inventaris.
2. Hadiah tidak atas permintaan

Pustakawan menerima buku sebagai hadiah/sumbangan dari pihak luar

tanpa ada prasyarat atau ikatan apapun dan tanpa ada keharusan agar bahan
pustaka dimasukkan kedalam koleksi perpustakaan.

B. Inventarisasi
a. Pengertian inventarisasi

Inventarisasi bahan pustaka yaitu kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang
diterima oleh perpustakaan, baik dalam bentuk buku, makalah, mikro maupun
audio visual kedalam buku inventaris(buku induk).Kegiatan inventarisasi
bertujuan agar perpustakaan dapat mengontrol kepemilikan bahan pustakanya,
membuat/mengolah data statistik, mengetahui bahan pustaka yang belum atau
yang sudah dimiliki, mengetahui jumlah bahan pustaka yang dimiliki dalam kurun
waktu tertentu, selain itu juga untuk mengetahui jumlah koleksi yang hilang.

langkah awal yang perlu dilakukan terhadap bahan pustaka, baik yang dipesan
maupun tidak dipesan adalah kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan
penerimaan meliputi kegiatan pemeriksaan bahan pustaka yang diterima, apakah
benar-benar sesuai surat pengantar, memeriksa daftar buku yang dipesan,
memeriksa kondisi fsik buku dalam keadaan baik/rusak, lengkap/tidak lengkap.

Adapun tugas dan wewenang bagian inventaris adalah:

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan.

2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris serta
petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah
ditentukan.

7
 4. Menetapkan jenis bahan pustaka dalam pemberian tanda kepemilikan
perpustakaan (dengan stempel) tiap bahan pustaka yang diterima.

Sebelum melaksanakan inventarisasi, terlebih dahulu perlu diketahui jenis-

jenis buku induk, antara lain: buku induk buku,buku induk majalah, dan buku
induk bahan pustaka non buku. Sedangkan buku induk koleksi perpustakaan
berupa buku ada tiga macam, yaitu:

a) Buku induk pembelian

b) Buku induk hadiah
c) Buku induk pertukaran
b. Membuat Buku Inventaris

Dalam membuat buku inventaris, perlu ditentukan jumlah kolom-kolom pada

buku induk dan petunjuk pengisiannya, yaitu sebagai berikut :

a) Sediakan buku bergaris ukuran folio, setiap halaman dobel folionya

dibuatkan kolom-kolom sesuai ukuran yang diperlukan.
b) pencatatan sebuah buku kedalam buku induk selalu berdasarkan
kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan.
c) Terbagi dalam kolom-kolom: tanggal terima, nomor induk,Pengarang,
judul buku, jumlah Eksemplar, Penerbit, golongan,bahasa, harga, asal
bahan Pustaka, dan keterangan.
d) Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk .Dengan demikian buku
yang berjlid 3 akan memperoleh 3 nomor induk tiap jilidnya.
e) Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor urut baru, atau dapat
dilanjutkan dari tahun ke tahun.
f) jika ada buku yang hilang maka keterangan tersebut dicatat dalam buku
induk (pada kolom keterangan)

Berikut disampaikan adalah contoh model buku induk perpustakaan:

Contoh model buku induk

8
 Buku induk berupa lembar kerja, dituangkan dalam satu bendel kertas
kerja, yang biasanya terdiri dari tiga lembar/tembus karbondengan warna-warna
berbeda, misalnya lembar pertama berwarnaputih (untuk master file )
lembar/tembusan kedua berwarna merah (untuk dikerjakan oleh bagian deksripsi
dan klasifkasi buku), lembar ketiga berwarna kuning (untuk dikerjakan oleh
bagian imputing data buku ).Adapun form lembar kerja buku inventaris tersebut
sebagaimana bagan berikut :

Ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian bagi petugas/pustakawan

di bagian inventarisasi bahan pustaka, yaitu petugas hendaknya bisa membedakan
jenis-jenis bahan pustaka,misalnya, manakah yang termasuk buku referensi seperti
kamus,ensiklopedi, manakah buku petunjuk (guide book) , direktori, peraturan
pemerintah, dan buku-buku lain yang bersifat umum. Hal ini penting mengingat
pengolahan pada kedua jenis buku tersebut bias berbeda.Dalam arti bahwa apabila
buku tersebut adalah jenis koleksi referensi/rujukan yang tidak dipinjamkan, maka
buku tersebut tidakperlu diberi due slip (lembar stempel peminjaman) yang
biasanya tertempel pada sampul buku bagian belakang.

c. Identifikasi kepemilikan buku

Identifkasi kepemilikan buku yaitu dengan menyetempel/memberi tanda

kepemilikan perpustakaan pada buku sebelum buku tersebut dilayanankan ke

9
pemustaka. Umumnya jenis atau macam stempel buku perpustakaan ada dua,
yaitu:

1.Stempel kepemilikan, yang mana stempel ini juga ada dua macam,yaitu :

(a).Logo instansi. Stempel ini dibubuhkan padahalaman tertentu (tengah-tengah

halaman, pertiga halamanterakhir, ataupun pada tiap awal dan akhir halaman)

(b).identitas lain, dibubuhkan pada bagian samping buku, baik samping atas,
samping bawah, ataupun depan dari suatu buku.

2. Stempel inventaris. Stempel ini khusus dibubuhkan dibalik halaman judul

(verso) yang berisi catatan :

(a).Tanggal : diisi kapan tanggal buku tersebut diolah.

(b).Nomor induk : diisi nomor urut pengolahan buku.

(C).Asal Perolehan : diisi hadiah, pembelian yang biasanya disingkat dengan H, P.

(d).Nomor klasifkasi : diisi nomor kelas/golongan

(e).pada kolom a s/d c diisikan pada saat pencataatan buku induk, usahakan
ditulis dengan tinta yang tidakmudah luntur, sedangkan nomor klasifkasi diisikan
setelah bukutersebut diklasifkasi.

10
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan

Pengadaan Koleksi adalah suatu istilah yang digunakan secara luas di dunia
perpustakaan untuk menyatakan bahan pustaka apa saja yang harus diadakan di
perpustakaan. Dan inventarisasi merupakan salah satu kegiatan penting di dalam
pengelolaan dan pengembangan koleksi perpustakaan, terutama yang berkaitan
dengan komposisi subjek, efektivitas, jumlah koleksi, dan kondisi terkini. Sesuai
dengan jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan, inventarisasi dilakukan terhadap
jenisnya masing-masing. Misalnya inventarisasi buku dimulai dari dan
disesuaikan dengan shelflist (katalog kendali menurut letak koleksi) yang filenya
disusun sama dengan jajaran buku pada rak.

Jika perpustakaan belum memiliki shelflist, maka perlu dibuatkan secara

lengkap dan tersusun dengan konsisten untuk memudahkan inventarisasi,
pengendalian dalam penggunaan dan juga upaya pengembangan koleksi.
Pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan merupakan salah satu kegiatan
Perpustakaan untuk menjamin koleksi dapat ditemukan kembali dengan cepat dan
efisien.

B. Saran

Demikian makalah yang dapat kami sajikan semoga dengan adanya makalah
ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan khususnya bagi para pembaca dan
penulis. Kami juga berharap saran dan kritik yang membangun dari para pembaca
mengenai penulisan makalah ini, sehingga kami bisa menjadikannya referensi
pada pembuatan makalah berikutnya.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Hamakonda, Towa P. 2011.Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey

Ed.Revisi Jakarta: BPK Gunung Mulia

Hendri, Efrizal. Managemen perpustakaan sekolah: dilengkapi UU no. 43 tahun

2007. Padang: HMPII, 2008

Evans, G. Edward. 1995. Developing Library and Information Centre Collection

3. Colorado: Libraries unlimited.
Forum kajian budaya dan Agama. 2001. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan
Madrasah. Yogyakarta. BEB

12