MENGELOLA TIM

1.      KELOMPOK DAN PERKEMBANGAN KELOMPOK

Apakah kelompok itu?
            Kelompok (group) didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang berinteraksi dan
saling bergantung yang bekerjasama untuk meraih tujuan tertentu.
Kelompok formal merupakan kelompok kerja yang terbatas pada satu struktur organisasi dan
memiliki rancangan penugasan kerja serta tugas-tugas spesifik yang ditujukan untuk mencapai
tujuan organisasi.
Kelompok informal merupakan kelompok sosial, terbentuk di tempat kerja dan cenderung
berdasarkan pertemanan serta minat yang sama.

Tahap perkembangan kelompok

1.      Tahap pembentukan (forming)
Fase pertama: ketika orang-orang mulai bergabung dalam kelompok.
Fase kedua   : mendefinisikan tujuan, struktur, dan kepemimpinan kelompok
2.      Tahap pancaroba/keributan (storming)
Terjadi konflik intrakelompok akibat perselisihan siapa yang berhak mengontrol kelompok dan
apa yang harus dilakukan kelompok.
3.      Tahap penormaan (norming)
Tahap dimana hubungan akrab mulai terjalin dan kelompok mulai menyatu. Semakin kuatnya
rasa identitas dan persahabatan dalam kelompok.
4.      Tahap pelaksanaan (performing)
Struktur kelompok telah ditetapkan dan diterima oleh anggota kelompok. Terjadi penyelesaian
tugas kelompok.
5.      Tahap penundaan (adjourning)
Terjadi pada kelompok yang bersifat temporer. Misal: tim proyek, satuan tugas, atau kelompok
sejenis yang memiliki tugas terbatas.
Pada tahap ini, kelompok bersiap membubarkan diri. Perhatian kelompok difokuskan pada
penyelesaian kegiatan ketimbang pelaksanaan tugas.

2.      KINERJA DAN KEPUASAN KELOMPOK KERJA

Faktor-faktor utama yang menentukan kinerja dan kepuasan kelompok:

a.      Kondisi eksternal yang dibebankan terhadap kelompok
Kondisi tersebut meliputi strategi organisasi, hubungan wewenang, regulasi dan aturan formal,
ketersediaan sumber daya, kriteria pemilihan karyawan, budaya dan system menajemen kinerja,
serta tata letak fisik tempat kerja kelompok tersebut.
b.      Sumber daya anggota kelompok
Sumber daya ini mencakup pengetahuan, keahlian, kemampuan, serta kepribadian, dan semua
hal tersebut sangat menentukan tugas apa yang bisa diemban para anggota dan seefektif apa
mereka dalam mengerjakannya. Kemampuan interpersonal berfungsi mengetahui manajemen
resiko dan resolusinya.
c.       Struktur kelompok
Struktur akan membentuk perilaku anggotanya dan mempengaruhi kinerja kelompok. Struktur
menegaskan peran, norma, kesesuaian, sistem status, ukuran kelompok, kesatuan kelompok, dan
kepemimpinan.

Mengelola Angkatan Kerja dalam Keanekaragaman

            Tantangan dalam Mengelola Tim yang Heterogen/Beragam
Empat faktor interpersonal akan menjadi hal utama dalam menjawab tantangan
mengoordinasikan tim kerja yang heterogen. Empat faktor itu adalah pengertian, empati,
toleransi, dan komunikasi.
Pengertian: memahami dan menerima perbedaan serta mendorong setiap anggota tim untuk
melakukan hal yang sama.
Empati: pemahaman mengenai sudut pandang orang lain, menempatkan diri dalam posisi
anggota tim yang lain.
Toleransi:  terbuka dan toleran terhadap perbedaan nilai, sikap, dan perilaku.
Komunikasi: komunikasi terbuka dan dua-arah, pembahasan terbuka tentang isu-isu yang
berkaitan dengan anggota tim.

Peran
Dalam hal ini peran adalah pola perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mengemban suatu
posisi tertentu dalam unit sosial. Konsep peran berlaku bagi seluruh karyawan dan juga
kehidupan mereka diluar organisasi. Dalam suatu kelompok, individu diharapkan untuk
melakukan hal-hal tertentu karena posisi (peran) mereka dalam suatu kelompok, di orientasikan
pada penyelesaian tugas atau menjaga kebahagiaan anggota kelompok.
Norma
Norma merupakan standar atau ekspektasi yang diterima dan dibagi oleh anggota kelompok.
Norma menjabarkan hal-hal seperti tingkat output, absen, ketepatan waktu, dan penguasaan
pekerjaan. Norma-norma organisasi berfokus pada pekerjaan dan kinerja, pakaian, serta loyalitas.
Dan yang paling banyak dianut adalah yang terkait dengan upaya kerja dan kinerja.
Kesesuaian
Penyesuaian diri individu terhadap kelompok yang diikutinya. Kesesuaian juga merupakan
pendorong yang kuat dalam kelompok. Anggota kelompok sering kali ingin dipandang sebagai
bagian dari kelompok dan tidak ingin dianggap berbeda.
 Mengelola dalam Dunia Virtual
TI dan Kelompok
Sangat penting bagi anggota kelompok untuk tetap berkomunikasi dan berkolaborasi dimana
informasi merupakan hal yang penting untuk melakukan tugas. Teknologi telah memungkinkan
komunikasi secara online dan kolaborasi yang lebih baik dalam jenis kelompok apa pun. Kini,
perangkat kolaboratif online telah memberikan kelompok kerja cara yang lebih efisien dan
efektif untuk menyelesaikan tugas.

Proses Kelompok
Selain sumber daya dan struktur kelompok, faktor lain yang juga menentukan kinerja dan
kepuasan kelompok adalah proses yang terjadi dalam suatu kelompok, seperti komunikasi,
pengambilan keputusan, dan manajemen konflik. Proses ini harus dipahami karena
mempengaruhi kinerja dan kepuasan kelompok secara positif dan negatif.
Dua proses kelompok yang penting adalah pengambilan keputusan kelompok dan manajemen
konflik.
1.      Pengambilan Keputusan Kelompok
Keputusan kelompok mempunyai peran penting dikarenakan berfungsi untuk memfomulasikan
masalah, mengembangkan solusi, dan menentukan cara penerapan solusinya.
Keunggulan keputusan kelompok terhadap keputusan individu antara lain adalah dapat
menghasilkan informasi dan pengetahuan yang lebih lengkap, menghasilkan pengalaman dan
perspektif yang beragam. Selain itu, keputusan kelompopk juga menghasilkan alternatif yang
beragam karena memiliki jumlah informasi yang banyak dan beragam. Selanjutnya keputusan
kelompok membuat suatu solusi semakin diterima. Terakhir, keputusan kelompok menambah
legitimasi dimana keputusan kelompok yang dihasilkan oleh kelompok dapat dianggap lebih
pantas ketimbang yang dihasilkan satu orang.
Keputusan kelompok juga memiliki kekurangan. Salah satunya adalah keputusan kelompok
selalu memakan waktu dalam mencari solusi ketimbang secara individu. Kemudian suara
minoritas yang vokal bisa sangat mempengaruhi keputusan final kelompok. Selain itu, pemikiran
kelompok juga dapat melemahkan pemikiran kritis dalam kelompok dan mengancam kualitas
keputusan terakhir. Terakhir, dalam suatu kelompok, para anggota berbagi tanggung jawab,
tetapi tanggung jawab tidak dapat dipastikan.
Menilai apakah suatu kelompok efektif dalam membuat keputusan bergantung pada criteria yang
digunakan ketika menilai efektivitas. Apabila akurasi, kreativitas, dan derajat penerimaan
menjadi penting, maka keputusan kelompok tidak akan berjalan baik. Akan tetapi, apabila lebih
dibutuhkan kecepatan dan efisiensi, maka keputusan individu menjadi jalan terbaik. Selain itu,
efektivitas keputusan juga dipengaruhi oleh ukuran kelompok. Meskipun kelompok yang lebih
besar mewakili lebih banyak gagasan, hal ini menuntut koordinasi dan waktu bagi para anggota
untuk menyumbangkan idenya. Memiliki jumlah anggota yang ganjil dalam kelompok sangat
membantu untuk menghindari jalan buntu ketika mengambil keputusan
2.      Manajemen Konflik

Selain pengambilan keputusan proses lainnya yang penting adalah bagaimana kelompok
menangani konflik. Konflik merupakan perbedaan yang tidak bisa diterima yang menghasilkan
sejenis gangguan atau penolakan. Apabila orang-orang dalam kelompok menganggap perbedaan
itu ada, maka konflik pun akan terjadi.

Ada tiga pandangan yang berkembang terkait dengan konflik, yaitu:

1.Konflik dari sudut pandang tradisional

Pandangan bahwa konflik apa pun harus dihindari, yang mengindikasikan masalah di dalam
kelompok.

2.Konflik dari sudut pandang hubungan manusia

Pandangan bahwa konflik merupakan hal alami dan tak terhindarkan dalam kelompok apa pun
serta tidak harus dipandang negatif, tetapi bisa berpotensi menjadi pendorong positif bagi kinerja
kelompok.

3.Konflik dari sudut pandang interaksionis

Pandangan bahwa konflik tidak hanya menjadi dorongan positif bagi kelompok, tetapi juga
sebagian konflik justru harus terjadi dalam suatu kelompok agar bisa berkinerja efektif.
Suatu konflik bisa bersifat fungsional dan disfungsional.
Konflik fungsional adalah konflik yang mendukung tujuan kelompok dan meningkatkan
kinerjanya.
Konflik disfungsional adalah konflik yang mencegah suatu kelompok untuk memenuhi
tujuannya.          

Tipe konflik:
Konflik tugas  adalah konflik atas muatan dan tujuan pekerjaan.
Konflik hubungan adalah konflik akibat hubungan interpersonal.
Konflik proses adalah konflik tentang bagaimana suatu tugas harus dikerjakan.

Riset menunjukkan bahwa konflik hubungan hampir selalu bersifat disfungsional karena
permusuhan interpersonal dapat meningkatkan perselisihan dan menurunkan rasa saling
pengertian, yang berimbas pada terhambatnya tugas. Di sisi lain, konflik proses yang rendah dan
konflik tugas yang rendah hingga menengah bersifat fungsional. Agar konflik proses menjadi
produktif, konfliknya harus minimal. Jika tidak, argumentasi yang berlebihan tentang siapa yang
harus mengerjakan apa bisa menjadi disfungsional karena menghasilkan ketidakpastian akan
 tugas yang dikerjakan, memperlambat waktu penyelesaian tugas, dan menyebabkan para anggota
bekerja dalam tujuan yang saling bersilangan. Akan tetapi, konflik tugas yang rendah hingga
menengah secara konsisten akan berdampak positif terhadap kinerja kelompok karena
merangsang pembahasan ide yang membantu kelompok agar menjadi lebih inovatif.
Jika tingkat konflik kelompok itu tinggi, manajer bisa memilih salah satu dari lima manajemen
konflik yaitu penghindaran (avoiding), pengakomodasian (accomodating), pemaksaan (forcing),
kompromi (compromising), dan kolaborasi (collaborating).
Penghindaran (avoiding) yaitu menangani konflik dengan menarik diri atau menekan konflik.
Pengakomodasian (accomodating) yaitu menangani konflik dengan menempatkan kebutuhan
dan urusan orang lain di atas kebutuhan sendiri.
Pemaksaan (forcing) yaitu menangani konflik dengan memenuhi kebutuhan individu dengan
mengorbankan kepentingan orang lain.
Kompromi (compromising) yaitu menangani konflik dimana setiap pihak mengorbankan sesuatu
yang bernilai.
Kolaborasi (collaborating)  yaitu menangani konflik dengan mencari solusi paling bermanfaat
bagi semua pihak.

3. MENGUBAH KELOMPOK MENJADI TIM YANG EFEKTIF

Perbedaan tim kerja dan kelompok kerja
Tim Kerja Kelompok kerja
      Peran kepemimpinan dibagi          Satu pemimpin bertanggung jawab penuh
      Akuntabel bagi individu dan tim          Akuntabel hanya terhadap individu
      Tim menciptakan tujuan yang spesifik          Tujuannya sama dengan organisasi
      Pekerjaan diselesaikan secara kolektif          Pekerjaan diselesaikan secara individu
      Rapat dicirikan dengan pembahasan terbuka          Rapat dicirikan dengan efisiensi, tidak ada
dan pemecahan masalah secara kolaboratif diskusi terbuka atau kolaboratif
      Kinerja diukur langsung dengan
         Kinerja diukur secara tidak langsung
mengevaluasi output kerja kolektif menurut pengaruh individu terhadap anggota
      Pekerjaan diputuskan dan diselesaikan lain
bersama          Pekerjaan diputuskan oleh pemimpin
kelompok dan didelegasikan kepada anggota
kelompok masing-masing
Sumber. J. R. Katzenbach dan D. K. Smith, “The Wisdom Of Teams,” Harvard Business Review, Juli-Agustus,
hal. 161.
Apakah Tim Kerja Itu?

Tim kerja merupakan kelompok dimana para anggotanya bekerja secara intensif untuk mencapai
suatu tujuan bersama yang spesifik, dengan menggunakan sinergi positif, akuntabilitas individu
dan kelompok, serta keterampilan pelengkap.

Jenis-jenis Tim Kerja

 Ada empat jenis tim kerja yang paling umum yaitu tim pemecahan masalah (problem-solving
team), tim kerja swakelola (self-managed work team), tim fungsional silang (cross-functional
team), dan tim maya (virtual team).

Tim pemecahan masalah adalah tim dan departemen atau bidang fungsional serupa yang terlibat
dalam upaya meningkatkan kegiatan kerja atau memecahkan masalah spesifik tertentu. Para
anggota saling saling berbagi gagasan atau menawarkan saran tentang bagaimana proses kerja
dan metodenya bisa ditingkatkan. Tim ini jarang memberikan wewenang atas tindakan yang
mereka sarankan.

Tim swakelola adalah jenis tim kerja yang beroperasi tanpa seorang manajer dan bertanggung
jawab atas suatu proses kerja atau segmen yang menyeluruh. Biasanya meliputi perencanaan dan
penjadwalan kerja, pemberian tugas kepada pekerja, mengontrol kecepatan kerja secara kolektif,
membuat keputusan operasional, dan mengambil tindakan atas suatu masalah.

Tim lintas fungsional adalah tim kerja yang terdiri individu dari berbagai bidang keahlian.
Misalnya para ilmuwan, manajer pabrik dan tenaga penjualan untuk menilai serta memonitor
inovasi produk.

Tim maya adalah jenis tim kerja yang menggunakan teknologi untuk saling menghubungkan
para anggotanya yang terpisah jauh dalam rangka mencapai tujuan yang bersama. Para anggota
berkolaborasi secara online dengan beragam perangkat. Tim maya juga bisa melakukan segala
hal yang dilakukan tim lain, seperti pembagian informasi, pengambilan keputusan, dan
penyelesaian tugas. Tim ini jarang melakukan interaksi normal dari diskusi langsung. Itulah
mengapa tim ini cenderung berorientasi tugas, terutama jika anggota tim belum pernah bertatap
muka sama sekali.

Menciptakan Tim Kerja yang Efektif

Macam-macam karakteristik yang terkait dengan tim yang efektif adalah:

Tujuan yang Jelas. Tim memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan yang akan dicapai.
Para anggota berkomitmen terhadap tujuan tim, mengetahui apa yang diharapkan untuk
dikerjakan, dan memahami bagaimana mereka akan bekerja bersama untuk meraih tujuan.
Keahlian yang Relevan. Tim terdiri dari individu-individu kompeten yang memiliki
kemampuan teknis dan interpersonal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
sembari bekerja sama.

Rasa Saling Percaya. Tim dicirikan oleh tingginya kepercayaan di antara para anggotanya.
Percaya akan kemampuan, karakter, dan integritas anggota lain.

Komitmen Bersama. Adanya dedikasi terhadap tujuan tim dan kesediaan untuk mencurahkan
energi yang besar demi meraihnya. Loyalitas untuk bisa membantu keberhasilan tim.
Komunikasi yang Baik. Para anggota menyampaikan pesan secara verbal maupun nonverbal,
satu sama lain agar mereka bisa saling memahami. Adanya umpan balik dan mengoreksi
kesalahpahaman.

Kemampuan Bernegosiasi. Karena permasalahan dan hubungan selalu berubah-ubah di dalam

tim, para anggota harus mampu menghadapi dan merekonsiliasi perbedaan.

Kepemimipinan yang Sesuai. Pemimpin harus bisa memotivasi tim dalam situsai tersulit
sekalipun. Pemimpin mengklarifikasi tujuan, menunjukkan bahwa perubahan bisa dimungkinkan
dengan mengatasi inersia, menambah rasa percaya diri anggota tim, dan membantu para anggota
untuk menyadari potensi maksimal mereka.

Dukungan Internal dan Eksternal. Tim harus memiliki iklim yang mendukung. Secara
internal,  tim harus memiliki infrastruktur yang mapan, yang berarti pelatihan yang layak, sistem
yang jelas dan masuk akal yang bisa digunakan anggota tim untuk mengevaluasi kinerjanya
secara keseluruhan, sebuah program insentif yang mengakui dan memberikan imbalan atas
aktivitas tim, serta sistem sumber daya manusia yang suportif. Secara eksternal, manajer harus
menyediakan tim sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

4. TANTANGAN MASA KINI DALAM MENGELOLA TIM

    
Seorang manajer harus bisa menghadapi tantangan masa kini dalam mengelola tim, terutama
yang terkait dengan pengelolaan tim global dan pemahaman tentang jaringan sosial organisasi.

Mengelola Tim Global

Dua karakteristik yang jelas dari organisasi dewasa ini adalah bersifat global dan pekerjaannya
semakin banyak dilakukan oleh tim.
 Manfaat dan Kerugian Penggunaan Tim Global
Manfaat Kerugian
      Ide-ide lebih beragam      Tidak menyukai anggota tim
      Pemikiran kelompok (groupthink) terbatas      Tidak mempercayai anggota tim
      Bertambahnya atensi dalam memahai     Stereotipe
gagasan, sudut pandang, dan sebagainya, dari     Masalah komunikasi
orang lain      Stres dan tekanan

Sumber: Berdasarkan N. Adler, International Dimensions in Organizational Behavior, ed. 4. (Cincinnati, OH:

South-western Publishing, 2002), hal 141-147.

Permasalahan yang Terkait dengan Tim Global

            
Sumber Daya Anggota dalam Tim Global
Dalam organisasi global, memahami hubungan antara kinerja kelompok dan sumber daya
anggota kelompok sangatlah menantang karena adanya keunikan karakter budaya yang dibawa
oleh masing-masing anggota tim global. Selain mengenali pengetahuan, kemampuan, keahlian,
dan kepribadian para anggota tim, manajer harus mengakrabi dan memahami dengan jelas
karakter budaya dari kelompok serta anggota kelompok yang mereka kelola.

Struktur Kelompok 
Sebagian bidang struktural dimana kita melihat perbedaan dalam mengelola tim global antara
lain adalah kesesuaian, status, kemalasan sosial, dan kesatuan. Contoh dari kesesuaian adalah
kesesuaian terhadap norma sosial cenderung tinggi dalam kebudayaan yang bersifat kolektivistik
ketimbang kebudayaan individualistik. Meskipun demikian, pemikiran kelompok cenderung
bukan masalah dalam tim global karena para anggota tidak merasa harus menyesuaikan diri
terhadap gagasan, kesimpulan dan keputusan kelompok.
Status bervariasi dalam berbagai budaya. Setiap negara memiliki kriteria yang berbeda-beda
dalam menandakan status. Manajer harus memahami siapa dan apa yang menjadi stastus ketika
berinteraksi dengan orang-orang dari kebudayaan yang berbeda dengannya.
Kemalasan sosial memiliki bias pandangan Barat. Hal ini konsisten dengan kebudayaan
individualistik, yang didominasi kepentingan pribadi. Tetapi hal ini tidak konsisten dengan
masyarakat yang kolektif di mana individu dimotivasi oleh tujuan kelompok.
Kesatuan merupakan unsur structural kelompok dimana manajer bisa menghadapi suatu masalah
yang khas. Dalam kelompok yang kohesif, para anggotanya bersatu dan bertindak atas nama
kelompok. Hubungan pertemanan dalam kelompok tersebut begitu akrab dan identitas
kelompoknya sangat tinggi. Akan tetapi dalam tim global, kesatuan kelompok sering kali sulit
dicapai karena tingginya tingkat ketidakpercayaan, miskomunikasi, dan stres.

Proses Kelompok 
Masalah komunikasi sering muncul karena tidak semua anggota tim mengerti bahasa tim
sehingga menimbulkan ketidaktepatan, salah paham, dan inefisiensi. Namun riset membuktikan
bahwa tim global yang multikultural lebih mampu memanfaatkan peluang dari keberagaman ide
apabila banyak informasi yang digunakan. Konflik tidaklah mudah untuk dikelola oleh tim
global terutama jika tim itu adalah tim maya. Konflik bisa mengganggu proses penggunaan
informasi. Akan tetapi, riset menunjukkan bahwa dala kebudayaan yang kolektivistik,
manajemen konflik yang kolaboratif menjadi yang paling efektif.

Peran Manajer 
Manajer harus fokus pada pengembangan komunikasi. Selain itu, manajer juga harus
mempertimbangkan perbedaan budaya ketika memutuskan jenis tim global mana yang akan
digunakan. Penting bagi manajer untuk sensitif terhadap perbedaan unik dari masing-masing
anggota tim global dan penting bagi anggota tim untuk mengasah kepekaan satu sama lain.

Memahami Jaringan Sosial

Pola hubungan informal di antara anggota kelompok adalah struktur jaringan sosial. Manajer
harus memahami jaringan sosial dan hubungan sosial dari kelompok kerja. Hal ini dikarenakan
hubungan sosial informal kelompok dapat membantu atau menghambat efektivitasnya. Tinjaun
lainnya yang dilakukan baru-baru ini atas studi tim menunjukkan bahwa tim dengan tingkat
interkonektivitas interpersonal yang tinggi mencapai tujuannya dengan lebih baik dan lebih
berkomitmen untuk tetap bersatu. Organisasi mengakui manfaat praktis dari pemahaman
jaringan sosial di dalam tim.

Sumber: Management by Stephen P. Robbins, Mary Coutler