KEADMINISTRASIAN

PAROKI
KANTOR PAROKI

 Wajah administratif pastor paroki

(Gereja Katolik)
 Ad – ministrare
 gerbang formal pertama bagi
masyarakat/ jemaat ke gereja
 kesan pertama wajah paroki di
samping bentuk luar bangunan gereja
Ruang fisik pelayanan Pastor
 Pastoran :
 Tempat tinggal (kamar) Pastor
 Ruang Doa
 Ruang Tamu (foto presiden, wkl presiden dan lambing negara)

 Ruang Pertemuan
 Ruang konsultasi/ kanonik
 Ruang ‘kantor’ Pastor Paroki
 Sekretariat Paroki :
 ruang depan ( front office) : pegawai sekretariat, katekis
fulltime, dsb.
 ruang dalam (gudang arsip)
fungsi kantor sekretariat
 ujung tombak hospitalitas paroki

 Pelayanan semua Informasi yang diperlukan sesuai

dengan wilayah cakupannya

 Pengadministrasian segala dokumen

 peristiwa pelayanan sakramental/ non sakramental
 data inventarisasi peralatan/kelengkapan / harta benda
 Pengarsipan data sehingga mudah ditemukan ketika
diperlukan (statistik)
 file / form / surat menyurat
 Kronik paroki
Administrasi Sakramental

Liber Baptizatorum
Liber Chrismarum
Liber Infirmorum
Liber Matrimonii
Komuni Pertama
Administrasi sekitar Pernikahan
 File urusan Pernikahan Gerejani :
 Berkas kanonik
 Berkas dispensasi/ ijin
 Data kasus perkawinan/ documental annulasi
 Formulir pendaftaran, pemberitahuan, pengumuman,
 Berkas pencatatan sipil
 Sertifikat Perkawinan
 Form interpelasi
 Form status liber

 Perhatikan: Etiket penerimaan calon pernikahan

Administrasi sekitar Sakramaen Inisiasi

 Formulir : baptis, komuni I, penguatan

 Manajemen penyiapan :
 jadwal pelajaran (katekese)
 jadwal kunjungan
 Jadwal rekoleksi
 Pengaturan tim
 Kehadiran pastor

 Pengoordinasian Pelaksanaan upacara sakramental

Administrasi non sakramental

 Buku Kematian

 Buku kelahiran

 Buku intensi

 Buku kronik paroki

 Data-data, arsip , ttg : Surat penting, copy dokumen

berharga, copy dokumen asset, dll

 LPJ DPP dan BGKP

 Buku Pencatatan surat masuk/ keluar

 Folder arsip surat menyurat

 LPJ kepengurusan DPP- BGKP per tahun/ masa

jabatan

 album dokumentasi foto peristiwa parokial

Data informasi- statistik
 Di dinding atau di folder khusus

 foto Pastor Paroki

 Peta wilayah administratif Paroki

 Data Umat

 data sekolah dan karya paroki

 Kontak penting

 Time table Paroki

 Papan Pengumuman
Catatan:
 Checking oleh Pastor Paroki :
 apakah sudah di catat
 Apakah sdh dicatat dengan benar

 Sangat perlu arsip fisik, tulisan yang jelas

 idealnya kantor :
 dua ruang : front office dan Ruang Arsip.
 Ruang muka : hanya informasi dan kelengkapan yg
diperlukan
 Peralatan prima : telpon, internet, komputer, mesin fax
, printer, ATK, dll

 data elektronik : penataan file, back up rutin

Suasana

 Bukan birokratis tetapi pelayanan

 Bagian utuh PASTORAL UMAT
 HOSPITALITAS (hospes=tamu), etiket
 penataan ruang : rapi, bersih
 pengaturan Arsip (identitas/ kodifikasi)
 Mohon perhatian

 Jadwal dan jobdes pegawai kesekretariatan

 Penggajian, keadilan, kesejahteraan, perhatian
 Tentang stempel (sigilum), tanda tangan dan
logo paroki
 Distribusi surat / Jubileum
 spec perlengkapan berbasis teknologi yg perlu
di upgrade demi pelayanan.
 PC, monitor, printer, internet, cctv, memory back-
up.
 instalasi listrik (UPS)