PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN CIANJUR

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS NARINGGUL
Jalan Raya Naringgul No. 04, Desa Naringgul, Kec. Naringgul, Kab. Cianjur
email: puskesmasnaringgul1985@gmail.com Kode Pos: 43274

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS NARINGGUL

NOMOR: 870/ /SK/PKM-NGL/VI/2022

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD PUSKESMAS NARINGGUL

KEPALA UPTD PUSKESMAS NARINGGUL,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan

kegiatan /program dan pelayanan kesehatan
Puskesmas perlu dibentuk sistem pengendalian
dokumen di UPTD Puskesmas Naringgul agar
memudahkan didalam pengelolaan,
penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan
pelaksanaannya;
b. bahwa pedoman didalam pengelolaan dokumen
di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian
dengan dokumen administrasi Puskesmas
maupun dokumen akreditasi Puskesmas;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a dan b perlu ditetapkan
dengan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas
Naringgul.
Mengingat : 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintahan ;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun
2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat ;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun
2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik
Pratama, Tempat Praktik Dokter, Tempat Praktik
 PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN CIANJUR
DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS NARINGGUL
Jalan Raya Naringgul No. 04, Desa Naringgul, Kec. Naringgul, Kab. Cianjur
email: puskesmasnaringgul1985@gmail.com Kode Pos: 43274

Dokter Gigi.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Keputusan kepala UPTD Puskesmas Naringgul tentang

Pengendalian Dokumen di UPTD Puskesmas Naringgul
KESATU : Keputusan dengan No : 870/009/SK/PKM-NGL/V/2016 Sudah
tidak berlaku.
KEDUA : Sistem Pengendalian dokumen di Puskesmas wajib mentaati
ketentuan dalam kebijakan ini sebagaimana tercantum dalam
lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari surat
keputusan ini.
KETIGA : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam
penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Naringgul
Pada Tanggal 14 Juni 2022
KEPALA UPTD PUSKESMAS
NARINGGUL,

ARIP SOPIAN
 LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
NOMOR : 870/ /SK/PKM-NGL/VI/2022
TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD
PUSKESMAS NARINGGUL

KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD PUSKESMAS

NARINGGUL

1. Pengendalian Dokumen Puskesmas dengan sistem pengelolaan

dokumen/surat-menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas;
2. Dokumen eksternal adalah : buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/referensi didalam
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas;
3. Dokumen/Arsip Aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian
masih tinggi/masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan
diunit-unit pelayanan;
4. Dokumen/Arsip Inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medic
apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah;
5. Master Dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah
dinomori, disyahkan dan ditandatangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas;
6. Kelompok Dokumen adalah kelompok jenis-jenis dokumen /rekaman
(contoh kelompok SOP).
 LAMPIRAN II
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
NOMOR : 870/ /SK/PKM-NGL/VI/2022
TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD
PUSKESMAS NARINGGUL

PENERAPAN PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD PUSKESMAS

NARINGGUL
A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut:
1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan;
Administrasi Manajemen dengan kode: A,
a. Bab I, (A/I),
a. Bab II, (B/II),
b. Bab III, (C/III),
c. BAB IV (D/IV)
d. BAB V (E/V)
a) Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP,
b) Daftar tilik disingkat: Dt,
c) Kerangka Acuan disingkat: KAK,
d) Surat Keputusan disingkat: SK,
e) Kebijakan disingkat: Kb,
f) Dokumen eksternal disingkat: Dek,
g) Manuam Mutu disingkat MM,
h) Pedoman Mutu disingkat: PM,
2. Penyimpanan Dokumen/Arsip;
Dokumen rekam klinik/medik inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya
dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam
klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain
harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanda:
 Umum:resep umum,
 BPJS: untuk resep yang diterima oleh peserta BPJS (Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial),
 Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsosotek/Jampersal untuk resep
yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan
 retribusi,
Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan system
penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah,
Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan masing-masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan
master dokumen semua kelompok pelayanan dan program,
3. Sistem Penomoran:
Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Cianjur
Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan.
Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Perihal,
intansi, bulan ditetapkan, tahun
Kode Pelayanan :
870 : Kepegawaian (Surat Keputusan)
440 : Klinis (Standar Oprasional Prosedur)
Contoh :
No : 870/001/SK/PKM-NGL/I/2022