SE.15.FMC.01.07-2014.01.003.

R-01

1.2.A Endstate Document COBRA-P

Endstate Pembuatan Schedule Periodic Service FMC

Version 2
05 March 2015
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY
 COBRA – P: SOP Pembuatan Schedule PS
C O
1 2
Compile and compute
data
1.1 PPC
Konsisten update data last periodic service
dan backlog yang sudah selesai berikut
dengan temuan backlog baru ke dalam PS
planning template dan Template Backlog
Monitoring Sheet max 1 hari setelah
pelaksanaan
1.2 PPC
Konsisten update data lokasi unit terakhir
dan HM harian max 1 hari setelah
pelaksanaan periodic inspection, kemudian
update average running hours sesuai HM
seminggu terakhir
1.3 PPC
Draft next plan service mingguan harus
berdasarkan pada data last service, Last
HM, rata rata jam operasi seminggu
terakhir dan data backlog yang update
1.4 ADM PPC
Create & Release WO Backlog sesuai job
type backlog ( LOG ) maksimum 2 hari
sejak tanggal temuan dan update no
WOnya di BMS, Jika diperlukan order
parts, gunakan RPL – SAP kemudian
update status parts ordernya di BMS
Output
• Data last service, last backlog,
lokasi unit, last HM, rata-rata
jam operasi, lokasi update,
draft next service update
Work Order Backlog (LOG)
Organize and prioritize
PS Plan
2.1 PPC
Verifikasi status backlog masing
masing unit harus dilakukan untuk
persiapan meeting Plan service
mingguan
2.2 PPC SPV
Meeting mingguan pembahasan
plan PS dan JSS antara PPC dan
SPV dilakukan dengan konsisten.
2.3 PPC
Urutan prioritas plan PS
ditetapkan berdasarkan data
condition Base monitoring (kondisi
oli, data VHMS, urgent backlog ,
HM overdue ) dan unit model.
• JSS termasuk backlog,
urutan schedule PS
B R
3 4
Balance and
Resource and confirm PS Plan
schedule PS Plan
3.1 PPC 4.1 PPC
Penentuan schedule dan lead
Konfirmasi final plan PS
time PS selalu mengikuti aturan
mingguan dari customer harus
scheduling dan
didapat maksimal 3 hari
memperhitungkan projection
sebelum eksekusi PS.
availability
4.2 PPC
3.2 PPC
Pengiriman final Plan PS
mingguan ke PA, SPV,
Customer mengetahui draft PDCSS/WPSR Officer, dan
plan PS mingguan dan team P2U maximum 2 hari
kebutuhan alat support sebelum pelaksanaan
maksimal 4 hari sebelum
pelaksanaan PS
4.3 ADM PPC
Release WO sesuai job type (
SER) untuk plan PS
mingguan dilakukan maksimal
3 hari sebelum eksekusi PS
4.4 PPC SPV
Mengkomunikasikan kembali fix
plan PS dan kebutuhan alat
support ke customer 1 hari
sebelum pelaksanaan PS dan
update atas hasil komunikasi
tersebut ke Supervisor, Parts
analyst dan PDCSS/WPSR
• Plan PS untuk seluruh unit • Konfirmasi plan PS berikut alat support dari
berdasarkan kapasitas
customer dan persiapan eksekusi PS (parts
optimal dan mekanik)
Work Order Periodik Service
(SER)
A
5
Adjust and manage
exceptions
4.5 PPC 5.1 PPC
Memberikan dokumen PS ke Review plan PS dilakukan untuk
supervisor 1 hari sebelum reschedule plan PS berdasarkan
pelaksanaan PS sesuai pencapaian eksekusi, pencapaian
dengan jumlah plan service HM atau faktor lain yang
yang akan dilakukan mempengaruhi pelaksanaan PS
4.6 PDCSS/WPSR
5.2 PPC
Officer
Jika ada perubahan schedule PS
Part PS, Part backlog dan
maka perubahan schedule tersebut
Nota Pengambilan Barang
(NPB) / Surat Pengiriman harus dikomunikasikan ke customer
Barang (SPB) harus sudah dan pihak internal ( SPV, PA,
disiapkan 1 hari sebelum PDCSS/WPSR, ADM Planner )
pelaksanaan PS
5.3 PPC
Koordinasi harian di area PPC untuk
membahas permasalahan di area
PPC dan ADM dilakukan secara
konsisten
• Monitoring plan PS berikut
reschedulenya jika diperlukan
Monitoring atas pencapaian
pekerjaan hari ini serta
persiapan untuk pekerjaan
esok hari
UT SBPR | 1
1.2.A 1 Compile and compute data

Seperti apakah seharusnya perencanaan periodic services yang baik itu ...
Konsisten update data last periodic service dan backlog yang sudah selesai berikut
1.2.A 1.1
dengan temuan backlog baru ke dalam PS planning template dan Template Backlog
Monitoring Sheet max 1 hari setelah pelaksanaan

Konsisten update data lokasi unit terakhir dan HM harian max 1 hari setelah
1.2.A 1.2 pelaksanaan periodic inspection, kemudian update average running hours sesuai
HM seminggu terakhir

1.2.A 1.3 Draft next plan service mingguan harus berdasarkan pada data last service, Last
HM, rata rata jam operasi seminggu terakhir dan data backlog yang update

Create & Release WO Backlog sesuai job type backlog ( LOG ) maksimum 2 hari
1.2.A 1.4 sejak tanggal temuan dan update no WOnya di BMS, Jika diperlukan order parts,
gunakan RPL – SAP kemudian update status parts ordernya di BMS

UT SBPR | 2
 Konsisten update data last periodic service dan backlog yang sudah selesai berikut
1.2.A 1.1 dengan temuan backlog baru ke dalam PS planning template dan Template Backlog
Monitoring Sheet max 1 hari setelah pelaksanaan PIC: PPC

Contoh Update data last service ( JSS ) dan Template Backlog Monitoring Sheet ( BMS )
PS Planning Template Backlog Monitoring Sheet (BMS)

1. Data last service didapatkan dari Job Schedule Sheet (JSS)

2. Data backlog yang terdiri dari input new backlog dan update backlog
closed didapatkan dari Backlog Monitoring Sheet (BMS), PPM dan P2U

Mengapa hal ini penting ?

• Data last PS dan backlog update diperlukan untuk menentukan plan PS selanjutnya ( Next Type PS, Next SMR PS & Next
Backlog plan )
• Akurasi pembuatan draft plan PS ( scope job, type job, plan SMR dan lead time eksekusi PS) sangat ditentukan oleh
hystorical data last service, last smr dan last backlog status update.

UT SBPR | 3
 Konsisten update data lokasi unit terakhir dan HM harian max 1 hari setelah pelaksanaan
1.2.A 1.2 periodic inspection, kemudian update average running hours sesuai HM seminggu
terakhir PIC: PPC

Contoh Update lokasi unit, HM dan cara menghitung rata rata jam operasi unit
Update last HM kemudian menghitung average running
Update lokasi terakhir unit beroperasi
hours

No CN Old Type SAP CN JS CN Last Unit Location

1 EXKM41001 PC 4000-6 EXKM41001 EXKM41001 PIT LW
2 EXKM41002 PC 4000-6 EXKM41002 EXKM41002 PIT PARINGIN
3 EXKM41003 PC 4000-6 EXKM41003 EXKM41003 PIT PARINGIN
4 EXKM41004 PC 4000-6 EXKM41005 EXKM41004 PIT PARINGIN

Lokasi unit terakhir beroperasi

• Average running hours = (HM hari ke-7 – HM hari

ke-1) /7
• Contoh unit DT090-0091
• Average running hours = (22603-22470)/7 = 19
• Jika unit mengalami unschedule breakdown lebih dari
1 hari dalam 1 minggu terakhir maka average running
hours mengambil average minggu sebelumnya

Mengapa hal ini penting ?

• Lokasi unit terakhir diperlukan untuk menentukan lokasi plan eksekusi periodic Service
• Rata rata jam operasi diperlukan untuk membuat draft plan PS, dan sangat berpengaruhnya dalam akurasi plan PS.
• HM harian yang update diperlukan untuk monitor plan PS yang sedang berjalan, sehingga jika plan SMR periodic Servicenya
tidak tercapai, maka plan servicenya bisa di reschedule.

UT SBPR | 4
 Draft next plan service mingguan harus berdasarkan pada data last service, Last HM,
1.2.A 1.3 rata rata jam operasi seminggu terakhir dan data backlog yang update
PIC: PPC

Contoh draft Next Plan Service dan data backlog dari Backlog Monitoring List
1. Data last service dimasukkan dalam template plan PS (tanggal service, 2. Draft next service generate secara otomatis melalui template plan PS
HM actual dan tipe service (planned HM next service, tanggal next service, tipe next sevice)

Last HM as
Last Service 1st Next Service Plan
Average of
No Unit Model Old Code New Code Last Unit Location
running hours Planned Balancing Planned PS
6-Apr Date SMR Type Planned Date Plan Start Time Plan Finish Time
SMR adjustment Type

2 PC 4000-6 EXKM41002 EXKM41002 14 8110 PIT PARINGIN 18-Mar 7877 IV 8250 16-Apr-13 20-Apr 8:00:00 10:00:00 I

4 PC 4000-6 EXKM41005 EXKM41005 14 5110 PIT PARINGIN 1-May 4953 III 5250 16-Apr-13 17-Apr 8:00:00 10:00:00 I

3 PC 4000-6 EXKM41003 EXKM41003 10 7623 PIT PARINGIN 27-Mar 7510 II 7750 18-Apr-13 18-Apr 8:00:00 10:00:00 I

1 PC 4000-6 EXKM41001 EXKM41001 10 7160 PIT LW 30-Dec 7250 I 7500 10-May-13 11-May 8:00:00 10:00:00 II

3. Data backlog dari Backlog Monitoring Sheet

Mengapa hal ini penting ?

• Keakurasian pembuatan draft plan PS ( scope job, type job, plan SMR dan lead time eksekusi PS) sangat ditentukan oleh
hystorical data last service, last smr dan last backlog status update.

UT SBPR | 5
 Create & Release WO Backlog sesuai job type backlog ( LOG ) maksimum 2 hari sejak
1.2.A 1.4 tanggal temuan dan update no WO nya di BMS, Jika diperlukan order parts, gunakan
RPL – SAP kemudian update status parts ordernya di BMS PIC: ADM PPC

Contoh proses input backlog, Create WO Backlog dan update status parts backlog

1. Input data Backlog dan Create WO

dan update WO di BMS 2. Konfirmasi parts dari PA/COP 3. Update status part di BMS
F-
No. Form

B
09a/PUMEX/FMC/Rev-

BACKLOG MONITORING SHEET

2/II/2013/SVD
Revision :0
PS
Owner : Service Division

Print Date : 5-Mar-15 Unit Type : PC 4000-6 Unit Code: EXKM41003 Site / Branch: FMC BUMA ADARO

Backlog registration1 Action4

5
Approval SVP
Problem Backlog Suggested Part
ID Backlog Log Date HM Priorityc Part Number Qty Mechanic Name Action Date Action Sourced HM Actionf Sign
(Component Code) statusg actionb Description**
Name Sign

BL-001 41252 4558 Pressure Plate C/B 1 A3 Leak CLOSE Repair 0 994376/99437600 Seal kit 0 0 25-Mar-13 0 0 0 0 0 0

BL-002 41252 4558 Pressure Plate C/B 3 A3 Leak CLOSE Repair 0 994376/99437600 Seal kit 0 0 25-Mar-13 0 0 0 0 0 0

BL-003 41361 4982 Hose Supply Rotary Joint OPEN Repair 0 51758998 hose 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-004 41361 4993 Cover Spool C/B 3 A2 Leak CLOSE Repair 0 50810598 Oring 0 0 28-Mar-13 0 0 0 0 0 0

BL-005 41361 4993 Cover Spool C/B 2 A3 Leak CLOSE Repair 0 50810598 Oring 0 0 28-Mar-13 0 0 0 0 0 0

BL-006 41363 5014 Fan Hub Radiator leak OPEN Monitoring 3 90202640 0 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-007 41366 5058 Conector VHMS 10K300 CN 4A& Pin 10,11 Connected OPEN 0 0 96050340 0 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-008 41368 5079 T Union Auxlary Pump leak OPEN Repair 3 0 0 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-009 41372 5131 Clamp Hose Supply SGB LH OPEN Change 3 51804398 Clamp Set 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-010 41373 5136 Throttle Valve Line B Front Leak OPEN Change 3 75739873 Seal Kit Assy 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-011 41373 5136 Bolt Air Cleaner RH 2 CLOSE Change 3 50243498 Bolt 1 0 12-Apr-13 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 51073398 Resilient Sleeve 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 33235599 Nut 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-012 41374 5157 Oring Mounting ACV Line A Leak OPEN Change 2 08261640 O-Ring 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-013 41376 5196 Pressure Plate C/B2 A3 Leak. OPEN Repair 3 994376 Seal kit 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0

BL-014 41376 5196 O-ring Mounting auxalary pump O/C Leak. OPEN Repair 3 73018740 O-ring 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
BL-015 0 0 0 Repair 2 0 Kawashima 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
BL-016 0 0 0 Repair 3 0 Washing 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
BL-017 41380 5278 Hose Supply X2 Pressure (Leak) CLOSE Change 2 51369298 Hose 1 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0
BL-018 41380 5278 Hose Return C/B I CLOSE Change 2 90730840 Hose 1 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0
BL-019 41380 5278 Hose Return C/B III CLOSE Change 2 94130140 Hose 1 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0
BL-020 41380 5278 Oring Hose C/B I & III CLOSE Change 2 769798 0 4 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0

Notes
1 : Filled by PI mechanics a : Fill "1", "2", or "3" * : Estimated time needed to for service
2 : Filled by ADM PPC b : Fill "Monitor" or "Repair" ** : Ignore if doesn’t require spare parts
3 : Filled by Supervisor and PPC c : Fill "1" (Ganti Sekarang Juga)", "2" (Ganti saat next PI / Opportune), "3" (Open Backlog) *** : Fill based on parts manual guide book
4 : Filled by PS or unshceduled mechanics d : Fill with "PS" (Periodic Service), "PI" (Periodic Inspection), "UB" (Unscheduled Breakdown), or "CM" (Condition Monitoring)
5 : Filled by Supervisor e : Fill "A "(Available) or "NA" (Not available)
f : Fill "Fix", "Replace", or "No action"
g : Fill "Closed" or "Open"

▪ ADM PPC mendapatkan data backlog
dari input PI, PS, unschedule, PPM
dan P2U
▪ ADM PPC create WO backlog
maksimal 2 hari dari tanggal temuan
▪ Order Parts Backlog memakai print
RPL -SAP
▪ ADM PPC mendapatkan konfirmasi dari ▪ ADM PPC update status part order
PA/COP atas status parts yang diorder : backlog di BMS
– Melalui daily coordination parts dan
service
– PA/COP informasi secara langsung ke
PPC/ADM PPC

Mengapa hal ini penting ?

• Status Parts backlog update diperlukan agar rencana eksekusi backlog bisa maksimal, dan jika ada kendala bisa segera
diketahui dan dari awal bisa diantisipasi.
• Job type di SAP harus sesuai dengan type pekerjaan untuk keperluan tracking OTIF parts

UT SBPR | 6
1.2.A 2 Organize and Prioritize PS Plan
Seperti apakah seharusnya perencanaan periodic services yang baik itu ...

1.2.A 2.1
Verifikasi status backlog masing masing unit harus dilakukan untuk persiapan
meeting Plan service mingguan

Meeting mingguan pembahasan plan PS dan JSS antara PPC dan SPV dilakukan
1.2.A 2.2
dengan konsisten.
Urutan prioritas plan PS ditetapkan berdasarkan data condition Base monitoring
1.2.A 2.3
(kondisi oli, data VHMS, urgent backlog , HM overdue ) dan unit model.

UT SBPR | 7
 Verifikasi status backlog masing masing unit harus dilakukan untuk persiapan
1.2.A 2.1
meeting Plan service mingguan
PIC: PPC

Contoh proses verifikasi backlog oleh PPC

1. PPC memeriksa backlog masing-masing 2. PPC memeriksa apakah parts yang

unit untuk digunakan sebagai bahan dibutuhkan ketika eksekusi backlog sudah
internal weekly meeting di order atau belum

BACKLOG MONITORING SHEET

No. Form T-02/COB-P/FMC/Rev-2/V/2013/SVD

2
Revision :
Owner : Service Division

Print Date : 14-Aug-14 Unit Type : PC 4000-6 Unit Code: EXKM41001

1
Part order2
4
Backlog registration Action
Est Estimate Mecha Actio Approval SPV5
ID Problem Backlog Work Suggeste Priority Index d Working Plan date3 Action
Log Date Week HM Job* Part Number Part Description** Figure*** Qty Source Order Date d Time Parts statuse nic n HM Actionf Sign
Backlog (Component Code) statusg zonea d actionb c
*** Order Date Name Sign
(hours) of Name Sour
994376/9943760
BL-001 9 Des 12 II 4558 Pressure Plate C/B 1 A3 Leak CLOSE Repair Seal kit 25-Mar-13
0
994376/9943760
BL-002 9 Des 12 II 4558 Pressure Plate C/B 3 A3 Leak CLOSE Repair Seal kit 25-Mar-13
0
BL-003 28 Mar 13 IV 4982 Hose Supply Rotary Joint OPEN Repair 51758998 hose

BL-004 28 Mar 13 IV 4993 Cover Spool C/B 3 A2 Leak CLOSE Repair 50810598 Oring 28-Mar-13

BL-005 28 Mar 13 IV 4993 Cover Spool C/B 2 A3 Leak CLOSE Repair 50810598 Oring 28-Mar-13
Monitori
BL-006 30 Mar 13 IV 5014 Fan Hub Radiator leak OPEN 2 3 90202640
ng
BL-007 2 Apr 13 I 5058 Conector VHMS 10K300 CN 4A& Pin 10,11 Connected OPEN 96050340

BL-008 4 Apr 13 I 5079 T Union Auxlary Pump leak OPEN 2 Repair 2 3

BL-009 8 Apr 13 II 5131 Clamp Hose Supply SGB LH OPEN 2 Change 3 51804398 Clamp Set 13 3561893 1

BL-010 9 Apr 13 II 5136 Throttle Valve Line B Front Leak OPEN 2 Change 2 3 75739873 Seal Kit Assy 1

BL-011 9 Apr 13 II 5136 Bolt Air Cleaner RH 2 CLOSE 3 Change 1 3 50243498 Bolt 1 12-Apr-13

Mengapa hal ini penting ?

• Verifikasi diperlukan untuk memastikan keakuratan data untuk meeting mingguan sehingga pembuatan JSS bisa cepat dan
tepat

UT SBPR | 8
 Meeting mingguan pembahasan plan PS dan JSS antara PPC dan SPV dilakukan
1.2.A 2.2
dengan konsisten. (1/2)
PIC: PPC SPV

Contoh Agenda meeting mingguan untuk pembahasan Job Schedule Sheet dan Meeting Record

Agenda meeting (PPC-SPV weekly service planning coordination) Meeting Record

MEETING RECORD
Waktu Kegiatan Weekly Meeting P5M Safety Talk Daily Coordination

SPEAKER : Date :
Lokasi :

10:00 – 1. Draft PS + Backlog PPC No. Issue Follow Up Action PIC Due Date

10:15 – Draft plan PS for next 1 weeks

10:15 –
2. JSS PPC &
11:00 No. Bagian Nama Tanda Tangan
DAFTAR HADIR
No. Bagian Nama Tanda Tangan

– Create JSS for next 1 weeks SPV 1

1
19
19
2 20

– Determine items backlog that will be execute and 3

4
3
2
21

22
21
20

estimated for doing backlog 5

5
4
23
23
22

6 24
6 24
7 25
7 25

Participants Tujuan meeting 8

9
9
8
26

27
27
26

10 28
10 28
11 29
Meningkatkan koordinasi dan komitmen plan pekerjaan :
▪
11 29
12 30

SDH 12 30

▪ Konfirmasi plan PS seminggu kedepan

13 31

▪
13 31
14 32

SPV 15
14
33
32

▪ ▪ Konfirmasi pelaksanaan backlog

15 33
16 34

PPC 17
16
35
34

▪ Konfirmasi JSS selama seminggu kedepan dengan

17 35
18 36
18 36

Comments :

mempertimbangkan projection avaibility

Mengapa hal ini penting ?

• Agar proses perencanaan eksekusi PS dan backlog berjalan baik dan efektif sehingga proses eksekusi bisa lebih efisien

UT SBPR | 9
 Meeting mingguan pembahasan plan PS dan JSS antara PPC dan SPV dilakukan
1.2.A 2.2
dengan konsisten. (2/2)
PIC: PPC SPV

Contoh Job Schedule Sheet yang disusun saat meeting mingguan

Job Schedule Sheet (JSS)

1. PPC info data backlog ke SPV
H-2 sebelum internal weekly
coordination meeting

2. Menentukan plan lead time

eksekusi PS

3. Menentukan backlog yang akan

dieksekusi termasuk plan lead time
eksekusi backlog

4. Menentukan eksekusi seri atau

paralel
(Melihat projection Physical
Availability1)

1 Jika sisa down time tinggal sedikit maka :

• Pekerjaan service dan backlog harus diparalel
• Backlog yang direncanakan untuk dieksekusi harus sedikit

UT SBPR | 10
 Urutan prioritas plan PS ditetapkan berdasarkan data condition Base monitoring
1.2.A 2.3
(kondisi oli, data VHMS, urgent backlog , HM overdue ) dan unit model.
PIC: PPC

Contoh Membuat urutan prioritas Plan PS berdasarkan aturan prioritas unit

Membuat urutan prioritas berdasarkan Aturan prioritas plan PS

aturan prioritas unit

PS Planning Template fo PPC ▪ PS dengan backlog yang urgent

Wednesday, April 23, 2014 diprioritaskan daripada PS dengan
Doc No : T-03/COB-P/FMC/Rev-2/V/2013/SVD
backlog normal/tidak ada backlog

Last Service 1st Next Service Plan

▪ PC diprioritaskan daripada HD jika tim
Days to PS
eksekusi PS untuk PC dan HD sama
Planned Balancing Planned PS
▪
Date SMR Type Planned Date Plan Start Time Plan Finish Time
SMR adjustment Type Unit dengan HM yang overdue1 Skala
diprioritaskan: prioritas
18-Mar 7877 IV 8250 16-Apr-13 20-Apr 8:00:00 AM 10:00:00 AM I 10

– PC yang overdue diprioritaskan menurun

1-May 4953 III 5250 16-Apr-13 17-Apr 8:00:00 AM 10:00:00 AM I 10
daripada HD yang juga overdue
27-Mar 7510 II 7750 18-Apr-13 18-Apr 8:00:00 AM 10:00:00 AM I 13
jika tim eksekusi PS untuk PC dan
30-Dec 7250 I 7500 10-May-13 11-May 8:00:00 AM 10:00:00 AM II 34 HD sama
– Urutan prioritas berdasarkan HM
▪ Mengurutkan semua unit (per hari) berdasarkan yang paling mendekati HM plan PS
aturan prioritas unit

Mengapa hal ini penting ?

• Urutan prioritas diperlukan agar unit dengan kondisi yang paling buruk bisa direncanakan untuk di kerjakan terlebih dahulu
sehingga kemungkinan unit mengalami breakdown unschedule bisa di minimalkan

1 HM unit melebihi standar HM plan service UT SBPR | 11

1.2.A 3 Balance and scheduling PS plan
Seperti apakah seharusnya perencanaan periodic services yang baik itu ...

1.2.A 3.1 Penentuan schedule dan lead time PS selalu mengikuti aturan scheduling dan
memperhitungkan projection availability
1.2.A 3.2 Customer mengetahui draft plan PS mingguan dan kebutuhan alat support
maksimal 4 hari sebelum pelaksanaan PS

UT SBPR | 12
 Penentuan schedule dan lead time PS selalu mengikuti aturan scheduling dan
1.2.A 3.1
memperhitungkan projection availability (1/2)
PIC: PPC

Contoh Aturan scheduling PS

Aturan scheduling plan PS

Aturan penjadwalan PS Tindakan standar

1 ▪ Loading hour per hari untuk bay dan field masing-masing maks. 20 jam (contoh ▪ Menjadwalkan 20 jam kerja/hari untuk masing-
di FMC Adaro SIS) masing bay dan field

▪ Penjadwalan backlog disesuaikan dengan plan lead time masing-masing tipe ▪ Eksekusi backlog yang sedikit dijadwalkan di PS yang
2 kecil sedangkan eksekusi backlog yang banyak
service yang mempertimbangkan urgenitas dan kesiapan eksekusi backlog
dijadwalkan di PS yang besar
3 Kombinasikan load job service antara service besar dan kecil pada shift yang ▪ Load job service seimbang antara service besar dan
sama jika terdapat lebih dari satu plan service kecil pada shift yang sama

4 Untuk adjust plan service harus mempertimbangkan projection physical

▪ Adjust plan service dengan mempertimbangkan
projection physical availability
availability
Contoh: Unit DT100 target PA bulan ini 92%. Untuk sampai akhir bulan, sisa
down time untuk dapat mencapai target PA yaitu sebesar 8% atau 57 jam (8% x
30 hari x 24 jam).
Jika sampai tanggal 20 pertengahan bulan breakdown unit sudah mencapai 50
jam dan sampai akhir bulan tidak boleh lebih dari 7 jam maka maka plan service
akhir bulan di adjust ke bulan berikutnya mempertimbangkan accuracy plan
service

Mengapa hal ini penting ?

• Dengan aturan scheduling, kapasitas planningnya maksimalkan, sehingga eksekusi service bisa lebih efisien.
• Dengan mempertimbangkan projection avaibility, diharapkan avaibility unit bisa tercapai dan pecapaiannya merata ke seluruh
unit.

1,2,3,4 Aturan Umum UT SBPR | 13

 Penentuan schedule dan lead time PS selalu mengikuti aturan scheduling dan
1.2.A 3.1
memperhitungkan projection availability (2/2)
PIC: PPC

Contoh Aturan scheduling PS

Aturan scheduling plan PS
Aturan penjadwalan PS Tindakan standar

5▪ Semua job PS untuk unit PC hanya dimulai saat day shift di Field ▪ Penjadwalan job PS untuk unit PC hanya dimulai
saat day shift dan di Field

6▪ Untuk HD, job PS 3-5 dilakukan di day shift kecuali unit sudah overdue ▪ Menjadwalkan dimulainya job PS besar (3-5) untuk
HD di day shift, kecuali overdue
7▪ PS1 untuk HD785 selalu di field ▪ Menjadwalkan job PS1 untuk HD785 di field kecuali
– Job PS lainnya dilakukan di service bays terdapat urgent backlog yang harus dieksekusi di
– Kecuali terdapat urgent backlog yang membutuhkan service bay service bay
▪ PS 2 – 5 selalu dieksekusi di bay
8▪ Job PS untuk unit yang berlokasi di WARA hanya dieksekusi di dayshift ▪ Untuk semua unit di pit WARA, rencanakan job PS
hanya saat dayshift
9▪ PS 1 – 5 untuk HD1500 selalu di service bay ▪ Jadwalkan PS1-5 untuk HD1500 di service bay

Projection Avaibility 2)
PA MTTR MTBF Prediction MA
20 Maret 2013
MONITORING PERFORMANCE DAILY EGI
% hr hr MTBF %
FMC TRACK BONTANG PC4000-6 Shovel
Shovel 90,88% 2,15 53,80 90,01 72,60%
PA
93,51% PC3000-1 Backhoe & PC3000-6 Shovel
ALL Backhoe 93,20% 3,55 88,56 146,56 72,92%
01 Mar 2013 ###### S/D 31 Mar 2013
Shovel 94,95% 1,33 52,57 86,00 76,67%
Remind Day 12 PC2000-8
Backhoe 94,45% 1,06 69,10 111,66 78,29%
Hours Meter SUMMARY DATA Prosentasi
Days
TARGET Monitoring Aturan no 5,6,7,8,9 Spesifik tergantung site masing masing
Working Plan Break Break Prediktif Predictif
No CN Unit Model Working Total Freq Stand Operat PA MTBF
Start Monitor Hours SCM USC SCM USC BS Down Down PA To Day MTTR PA End MTBF End MA
Hours Down Down by ion (%) To Day
Standard MAX. LEFT Period Period

1 SH311 PC4000-6 5.914 6.274 360 480 50,92 7,00 37,25 13,67 69,08 73% 27% 20 93 50,47 -0,45 89,39% 1,95 51,43 93,16% 84,86 0,75 2)Projection Avaibility menyesuaikan template masing-
2 SH312 PC4000-6 5.260 5.597 337 480 36,62 6,00 22,50 14,12 106,38 61% 39% 20 93 50,47 13,85 92,37% 2,35 56,17 95,08% 95,17 0,70
3 EX706 PC3000-1 56.570 56.920 350 480 46,92 2,00 31,67 15,25 83,08 67% 33% 20 90 72,1 25,18 90,23% 7,63 175,00 93,69% 292,00 0,73
4
5
SH501
EX3004
PC3000-6
PC3000-6
48.666
11.958
49.034
12.320
368
362
480
480
24,25
31,83
7,00
13,00
12,58
19,58
9,33 87,75
12,25 86,17
52%
62%
38%
38%
20
20
90
92
72,1
57,68
47,85
25,85
94,95%
93,37%
1,33
0,94
52,57
27,85
96,74%
95,72%
86,00
45,85
0,77
0,75
masing site
6 EX3006 PC3000-6 9.985 10.362 377 480 19,12 6,00 6,67 12,45 83,88 35% 65% 20 92 57,68 38,56 96,02% 2,08 62,83 97,43% 101,83 0,79
7 EX1704 PC2000-8 35.644 36.039 395 480 14,17 3,00 12,17 2,00 70,83 86% 14% 20 90 72,1 57,93 97,05% 0,67 131,67 98,10% 209,67 0,82
8 EX1706 PC2000-8 33.664 34.034 370 480 44,60 10,00 32,63 11,97 65,40 73% 27% 20 90 72,1 27,50 90,71% 1,20 37,00 94,01% 60,40 0,77
9 EX1709 PC2000-8 32.506 32.859 353 480 17,97 6,00 8,00 9,97 109,03 45% 55% 20 90 72,1 54,13 96,26% 1,66 58,83 97,59% 97,83 0,74
10 EX1715 PC2000-8 29.215 29.604 389 480 19,63 6,00 9,25 4,80 71,37 47% 24% 20 91 64,89 45,26 95,91% 0,80 64,83 97,36% 103,83 0,81
11 EX1764 PC2000-8 12.808 13.180 372 480 36,72 7,00 29,00 6,80 71,28 79% 19% 20 92 57,68 20,96 92,35% 0,97 53,14 95,06% 86,57 0,78

UT SBPR | 14
 Customer mengetahui draft plan PS mingguan dan kebutuhan alat support maksimal 4
1.2.A 3.2 hari sebelum pelaksanaan PS
PIC: PPC

Contoh Email draft plan PS mingguan yang dikirimkan ke customer

Planning PS Template Sent item outlook
Last HM as
Last Service 1st Next Service Plan
Average of
No Unit Model Old Code New Code Last Unit Location
running hours Planned Balancing Planned PS
6-Apr Date SMR Type Planned Date Plan Start Time Plan Finish Time
SMR adjustment Type

2 PC 4000-6 EXKM41002 EXKM41002 14 8110 PIT PARINGIN 18-Mar 7877 IV 8250 16-Apr-13 20-Apr 8:00:00 10:00:00 I

4 PC 4000-6 EXKM41005 EXKM41005 14 5110 PIT PARINGIN 1-May 4953 III 5250 16-Apr-13 17-Apr 8:00:00 10:00:00 I

3 PC 4000-6 EXKM41003 EXKM41003 10 7623 PIT PARINGIN 27-Mar 7510 II 7750 18-Apr-13 18-Apr 8:00:00 10:00:00 I

1 PC 4000-6 EXKM41001 EXKM41001 10 7160 PIT LW 30-Dec 7250 I 7500 10-May-13 11-May 8:00:00 10:00:00 II

PPC mengirimkan weekly plan PS ke customer beserta kebutuhan

alat support agar mendapatkan persetujuan dan support dari
customer

Mengapa hal ini penting ?

• Shut down unit untuk eksekusi PS sangat bergantung pada operational customer sehingga draft schedule PS harus
mendapatkan persetujuan dari customer
• Sebagian alat support menjadi tanggung jawab customer, sehingga harus dikomunikasikan pada saat kita membutuhkan

UT SBPR | 15
1.2.A 4 Resources and confirm PS Plan
Seperti apakah seharusnya perencanaan periodic services yang baik itu ...

1.2.A 4.1 Konfirmasi final plan PS mingguan dari customer harus didapat maksimal 3 hari
sebelum eksekusi PS.

1.2.A 4.2
Pengiriman final Plan PS mingguan ke PA, SPV, PDCSS/WPSR Officer, dan team
P2U maximum 2 hari sebelum pelaksanaan

1.2.A 4.3 Release WO sesuai job type ( SER) untuk plan PS mingguan dilakukan maksimal
3 hari sebelum eksekusi PS
Mengkomunikasikan kembali fix plan PS dan kebutuhan alat support ke customer
1.2.A 4.4 1 hari sebelum pelaksanaan PS dan update atas hasil komunikasi tersebut ke
Supervisor, Parts analyst dan PDCSS/WPSR
Memberikan dokumen PS ke supervisor 1 hari sebelum pelaksanaan PS sesuai
1.2.A 4.5
dengan jumlah plan service yang akan dilakukan

1.2.A 4.6
Part PS, Part backlog dan Nota Pengambilan Barang ( NPB ) / Surat Pengiriman
Barang (SPB) harus sudah disiapkan 1 hari sebelum pelaksanaan PS

UT SBPR | 16
 Konfirmasi final plan PS mingguan dari customer harus didapat maksimal 3 hari sebelum
1.2.A 4.1
eksekusi PS1
PIC: PPC

Contoh Email konfirmasi weekly plan service yang diterima dari customer
1. Konfirmasi weekly plan PS dari
2. Mengirim daily schedule ke customer
customer

PPC mendapatkan konfirmasi plan PS dari customer berdasarkan plan PS yang sudah PPC mengirimkan daily schedule PS ke customer
dikirimkan sehari sebelumnya untuk mendapatkan persetujuan

Sent items Outlook

Inbox Outlook

1) Bentuk konfirmasi dari customer menyesuaikan masing-masing site

Mengapa hal ini penting ?

• Konfirmasi dari customer diperlukan agar fix plan weekly periodic service bisa ditentukan
• Preparation kebutuhan PS bisa disiapkan 3 hari sebelum pelaksanaan PS

UT SBPR | 17
 Pengiriman final Plan PS mingguan ke PA, SPV, PDCSS/WPSR Officer, dan team P2U
1.2.A 4.2
maximum 2 hari sebelum pelaksanaan
PIC: PPC

Contoh Email fix plan PS yang dikirimkan ke SPV, PA, PDCSS/WPSR dan team P2U

Sent Items Outlook

▪ PPC mengirim plan PS ke PA untuk

informasi kebutuhan parts

▪ PPC mengirim plan PS ke SPV untuk

informasi kebutuhan mekanik

Mengapa hal ini penting ?

• Parts analyst bertanggung jawab atas stock parts avaibility sehingga plan PS harus dikomunikasikan ke PA
• Man power untuk eksekusi PS ada dibawah koordinasi dari supervisor sehingga plan PS harus dikomunikasikan ke SPV

UT SBPR | 18
 Release WO sesuai job type (SER) untuk plan PS mingguan dilakukan maksimal 3 hari
1.2.A 4.3
sebelum eksekusi PS
PIC: ADM PPC

Contoh alur proses order parts periodic service

1. Mendapatkan plan PS dari 2. Release WO di SAP sesuai job
3. Print & Approve RPL 4. Menyerahkan RPL ke COP
PPC type

Last HM as
Last Service 1st Next Service Plan
Average of
No Unit Model Old Code New Code Last Unit Location
running hours Planned Balancing Planned PS
6-Apr Date SMR Type Planned Date Plan Start Time Plan Finish Time
SMR adjustment Type

2 PC 4000-6 EXKM41002 EXKM41002 14 8110 PIT PARINGIN 18-Mar 7877 IV 8250 16-Apr-13 20-Apr 8:00:00 10:00:00 I

4 PC 4000-6 EXKM41005 EXKM41005 14 5110 PIT PARINGIN 1-May 4953 III 5250 16-Apr-13 17-Apr 8:00:00 10:00:00 I

3 PC 4000-6 EXKM41003 EXKM41003 10 7623 PIT PARINGIN 27-Mar 7510 II 7750 18-Apr-13 18-Apr 8:00:00 10:00:00 I

1 PC 4000-6 EXKM41001 EXKM41001 10 7160 PIT LW 30-Dec 7250 I 7500 10-May-13 11-May 8:00:00 10:00:00 II

• ADM PPC menyerahkan

• ADM PPC mencetak RPL dan langsung RPL kepada COP
menandatangani RPL
• COP menandatangani
• SDH menandatangani RPL dokumen RPL tersebut secara
tersebut langsung
• Jika SDH tidak ada, maka • PDH mengesahkan RPL
kewenangan didelegasikan tersebut untuk diproses oleh
kepada PPC/ SPV tim part

Mengapa hal ini penting ?

• WO PS harus di release 3 hari sebelum plan sesuai kesepakatan dengan team part, dengan tujuan agar parts bisa di proses
dahulu sehingga sebelum pekerjaan PS dilakukan, parts sudah ready di PDCSS/WPSR
• 1 Job 1 WO tujuannya adalah agar masing masing pekerjaan bisa di tracking hystorinya.
• Job type di SAP harus sesuai dengan type pekerjaan untuk keperluan tracking OTIF parts

UT SBPR | 19
 Mengkomunikasikan kembali fix plan PS dan kebutuhan alat support ke customer 1 hari
1.2.A 4.4 sebelum pelaksanaan PS dan update atas hasil komunikasi tersebut ke Supervisor, Parts
analyst dan PDCSS/WPSR PIC: PPC SPV

Contoh proses komunikasi fix plan PS ke customer dan update SPV, PA, PDCSS/WPSR

1. Komunikasi fix plan PS dari customer 2. Update fix plan PS ke SPV, PA &
PDCSS/WPSR

▪ PPC mengkomunikasikan fix plan PS dari customer

H-1 sebelum eksekusi ▪ PPC update hasil komunikasi ke SPV, PA & PDCSS/WPSR
▪ Komunikasi bisa via email , phone atau meeting ▪ Komunikasi bisa via email , phone atau meeting

Mengapa hal ini penting ?

• Untuk memastikan fix plan unit yang akan dikerjakan besok, sehingga preparationnya bisa maksimal
• Beberapa alat support ada yang menjadi tanggung jawab customer dan kalau alat support tidak tersedia maka eksekusi PS
tidak bisa dilakukan.

UT SBPR | 20
1.2.A 4.5 Memberikan dokumen PS ke supervisor 1 hari sebelum pelaksanaan PS sesuai dengan
jumlah plan service yang akan dilakukan (1/2) PPC PIC:

Contoh dokumen periodic service yang harus diserahkan ke supervisor

1. Job Schedule Sheet 2. Backlog Monitoring 3. Receiving and final

4. Service check sheet 5. Problem log sheet sheet
(JSS) Sheet type B (BMS B) inspection check sheet
RECEIVING AND FINAL INSPECTION QA FORM NO :
F-
No. Form MAINTENANCE
B QA 10
09a/PUMEX/FMC/Rev-
KOMATSU BIG DIGGER BIGDIGGER/3453/00/QA10/13(0)
BACKLOG MONITORING SHEET
2/II/2013/SVD
Revision :0
SHEET
PS
Owner : Service Division

Print Date : 5-Mar-15 Unit Type : PC 4000-6 Unit Code: EXKM41003 Site / Branch: FMC BUMA ADARO Machine
Serial Number Machine Code
IN OUT JO / WO No.
Model DATE TIME SMR DATE TIME SMR
Backlog registration1 Action4
Approval SVP5
Problem Backlog Suggested Part
ID Backlog Log Date HM Priorityc Part Number Qty Mechanic Name Action Date Action Sourced HM Actionf Sign
(Component Code) statusg actionb Description**
Name Sign Engine Model Serial Number Type of Attachment Branch / Site
Work
BL-001 41252 4558 Pressure Plate C/B 1 A3 Leak CLOSE Repair 0 994376/99437600 Seal kit 0 0 25-Mar-13 0 0 0 0 0 0
Type : Customer
Location
BL-002 41252 4558 Pressure Plate C/B 3 A3 Leak CLOSE Repair 0 994376/99437600 Seal kit 0 0 25-Mar-13 0 0 0 0 0 0

BL-003 41361 4982 Hose Supply Rotary Joint OPEN Repair 0 51758998 hose 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 Filling Instruction : The following are the points of unit inspection. Write down in column "Work type" : Good Condition
Result Of
when unit entered to workshop according to type of work X : Bad Condition
Inspection
BL-004 41361 4993 Cover Spool C/B 3 A2 Leak CLOSE Repair 0 50810598 Oring 0 0 28-Mar-13 0 0 0 0 0 0 : Correction Made
* Ensure the marked item on good condition when releasing unit
BL-005 41361 4993 Cover Spool C/B 2 A3 Leak CLOSE Repair 0 50810598 Oring 0 0 28-Mar-13 0 0 0 0 0 0

BL-006 41363 5014 Fan Hub Radiator leak OPEN Monitoring 3 90202640 0 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
IN OUT
No Inspect In The Following Order RESULT DESCRIPTION RESULT REMARK
BL-007 41366 5058 Conector VHMS 10K300 CN 4A& Pin 10,11 Connected OPEN 0 0 96050340 0 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 A VISUAL CHECK
BL-008 41368 5079 T Union Auxlary Pump leak OPEN Repair 3 0 0 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
1 Damage, loose, wear, leakage, missing, crack, etc
B FLUID COMPARTMENT CHECK (level and condition)
BL-009 41372 5131 Clamp Hose Supply SGB LH OPEN Change 3 51804398 Clamp Set 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
1 Radiator coolant *
BL-010 41373 5136 Throttle Valve Line B Front Leak OPEN Change 3 75739873 Seal Kit Assy 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 2 Engine Oil *
3 Hydraulic Oil *
BL-011 41373 5136 Bolt Air Cleaner RH 2 CLOSE Change 3 50243498 Bolt 1 0 12-Apr-13 0 0 0 0 0 0
4 PTO Oil *
0 0 0 0 0 0 0 51073398 Resilient Sleeve 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 5 Swing Gear Box *
0 0 0 0 0 0 0 33235599 Nut 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 6 Final Drive Case *
BL-012 41374 5157 Oring Mounting ACV Line A Leak OPEN Change 2 08261640 O-Ring 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 7 CLS *
BL-013 41376 5196 Pressure Plate C/B2 A3 Leak. OPEN Repair 3 994376 Seal kit 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 8 SLS *
BL-014 41376 5196 O-ring Mounting auxalary pump O/C Leak. OPEN Repair 3 73018740 O-ring 1 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 9 Track Rollers & Idlers
BL-015 0 0 0 Repair 2 0 Kawashima 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0
BL-016 0 0 0 Repair 3 0 Washing 0 0 00-Jan-00 0 0 0 0 0 0 C CONDITION CHECK
BL-017 41380 5278 Hose Supply X2 Pressure (Leak) CLOSE Change 2 51369298 Hose 1 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0
1 Main ladder
BL-018 41380 5278 Hose Return C/B I CLOSE Change 2 90730840 Hose 1 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0
BL-019 41380 5278 Hose Return C/B I I CLOSE Change 2 94130140 Hose 1 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0 2 Belt tension (fan, alternator, AC compressor)
BL-020 41380 5278 Oring Hose C/B I & I I CLOSE Change 2 769798 0 4 M.Amin 17-Apr-13 0 0 0 0 0 0
3 Radiator core & connections *
Notes 4 Air cleaner elements & connections *
1 : Fil ed by PI mechanics a : Fil "1", "2", or "3" * : Estimated time needed to for service
2 : Fil ed by ADM PPC b : Fil "Monitor" or "Repair" ** : Ignore if doesn’t require spare parts
5 Intake & exhaust connections *
3 : Fil ed by Supervisor and PPC c : Fil "1" (Ganti Sekarang Juga)", "2" (Ganti saat next PI / Opportune), "3" (Open Backlog) *** : Fil based on parts manual guide book 6 Solenoid valves
4 : Fil ed by PS or unshceduled mechanics d : Fil with "PS" (Periodic Service), "PI" (Periodic Inspection), "UB" (Unscheduled Breakdown), or "CM" (Condition Monitoring)
5 : Fil ed by Supervisor e : Fil "A "(Available) or "NA" (Not available) 7 All filter & breather *
f : Fil "Fix", "Replace", or "No action"
g : Fil "Closed" or "Open" 8 Track tension

Petunjuk melakukan End-to-end list backlog, Check sheet yang Petunjuk untuk mekanik Check sheet yang
pekerjaan PS, list backlog terdiri dari historical digunakan untuk yg menerangkan apa yg merupakan panduan
yang harus dikerjakan saat backlog, parts backlog, monitoring kondisi unit harus dilakukan selama untuk melakukan record
PS serta plan lead time plan eksekusi dan aktual sebelum dan sesudah periodic service problem selama PS
PS+backlog eksekusi service berlangsung

Mengapa hal ini penting ?

• Memastikan semua dokumen sudah diterima oleh spv sebelum eksekusi job dilakukan sehingga tidak ada kendala saat
eksekusi.

UT SBPR | 21
1.2.A 4.5 Memberikan dokumen PS ke supervisor 1 hari sebelum pelaksanaan PS sesuai dengan
jumlah plan service yang akan dilakukan (2/2) PPC PIC:

Contoh dokumen periodic service yang harus diserahkan ke supervisor

7. Recommended Part List

6. PPM check sheet Dokumen utama :
(RPL)
1. JSS
2. BMS B
3. Receiving & Final Inspection
4. Service Check sheet
5. Problem Log
6. Recommended Part List
7. PPM Check sheet

Dokumen Pendukung ( menyesuaikan

type PS dan model unit :
1. Pm Clinic
2. P2U
3. Electrical Measurement
(Dokumen Pendukung) List Spare Part yang 4. Dll
Jika ada schedule PPM dibutuhkan oleh mekanik
dan P2U untuk penggantian spare
part

UT SBPR | 22
 Part PS, Part backlog dan Nota Pengambilan Barang ( NPB ) / Surat Pengiriman
1.2.A 4.6
Barang (SPB) harus sudah disiapkan 1 hari sebelum pelaksanaan PS
PIC: PDCSS/WPSR Officer

Contoh persiapan parts di PDCSS/WPSR

1. Menerima parts PS dan backlog dari 2. Membungkus dan memberi 3. Menyiapkan parts PS backlog
warehouse dengan barcode label parts PS dan backlog dan print NPB/SPB

▪ PDCSS/WPSR Officer menerima parts

PS dan backlog dari Warehouse 1 hari ▪ Parts yang sudah diterima kemudian ▪ PDCSS/WPSR Officer menyiapkan parts
sebelum eksekusi PS dibungkus dan diberi label untuk PS, backlog dan NPB/SPB untuk
masing-masing unit yang akan di diambil oleh material handler (PS di
▪ PDCSS/WPSR memeriksa apakah parts eksekusi workshop) atau diambil oleh mekanik
dalam kondisi baik dan sudah lengkap
(PS di field)
▪ PDCSS/WPSR Officer melakukan good
receive atas parts yang sudah diterima
dengan menggunakan barcode / manual
SAP

Mengapa hal ini penting ?

• Persiapan parts dan NPB/SPB 1 hari sebelum eksekusi agar preparation partsnya bisa maksimal dan mempercepat proses
pengambilan parts oleh mekanik atau material handler
• NPB/SPB diperlukan untuk monitor atas pengambilan dan pemakaian parts

UT SBPR | 23
1.2.A 5 Adjust daily for exception
Seperti apakah seharusnya perencanaan periodic services yang baik itu ...

1.2.A 5.1 Review plan PS dilakukan untuk reschedule plan PS berdasarkan pencapaian
pelaksanaan PS, pencapaian HM atau faktor lain yang mempengaruhi pelaksanaan PS

1.2.A 5.2
Jika ada perubahan schedule PS maka perubahan schedule tersebut harus
dikomunikasikan ke customer dan pihak internal ( SPV, PA, PDCSS/WPSR, ADM
Planner )
1.2.A 5.3 Koordinasi harian di area PPC untuk membahas permasalahan di area PPC dan ADM
dilakukan secara konsisten dan dicatat di Meeting Record

UT SBPR | 24
1.2.A 5.1 Review plan PS dilakukan untuk reschedule plan PS berdasarkan pencapaian
pelaksanaan PS, pencapaian HM atau faktor lain yang mempengaruhi pelaksanaan PS
PIC: PPC

Contoh review plan dan aktual pelaksanaan PS

Plan PS Dashboard 3

PPC melakukan review terkait dengan:

▪ Unit sudah terlaksana PS atau belum untuk hari
sebelumnya
▪ Unit yang sudah dibuatkan plan PS tetapi mengalami
unschedule breakdown cukup lama sehingga plan PS unit
tersebut harus direschedule kembali
▪ Perubahan schedule PS terkait alasan external force
major (hujan, demo, standby unit, dll.)
▪ Perubahan schedule PS terkait adanya temuan urgent
backlog atau unschedule breakdown yang berdekatan
dengan schedule plan PS

3) Bentuk dashboard plan PS menyesuaikan masing-masing site

Mengapa hal ini penting ?

• Review plan PS diperlukan agar plan PS dapat direschedule sehingga PS akurasinya tinggi dan deviasi HM tidak melebihi 50
jam

UT SBPR | 25
 Jika ada perubahan schedule PS maka perubahan schedule tersebut harus
1.2.A 5.2
dikomunikasikan ke customer dan pihak internal ( SPV, PA, PDCSS/WPSR, ADM
PPC
Planner ) PIC:

Contoh alur proses komunikasi untuk penjadwalan ulang schedule PS

1. Reschedule plan PS sesuai hasil review 2. Hubungi customer dan team support
eksekusi PS internal untuk penjadwalan ulang PS

▪ PPC melakukan review plan PS yang sudah ▪ PPC konfirmasi ulang ke customer
dibuat dan eksekusi PS yang sudah dilakukan dan pihak internal untuk reschedule
maupun yang belum dilakukan plan PS

Mengapa hal ini penting ?

• Setiap perubahan schedule harus dinformasikan untuk konfirmasi kesiapan unit dan resources yang dibutuhkan sebagai
akibat perubahan schedule

UT SBPR | 26
1.2.A 5.3 Koordinasi harian di area PPC untuk membahas permasalahan di area PPC dan ADM
dilakukan secara konsisten dan dicatat di Meeting Record PIC: PPC

Contoh agenda koordinasi harian di area PPC

Tujuan meeting Agenda Koordinasi (Daily Internal Coordination PPC)
Review: Membahas permasalahan yang ada di area PPC Waktu Kegiatan
dan ADM:
▪ Update pekerjaan yang akan dilakukan hari ini 16:00 – 1. PDCSS/WPSR update : PDCSS/WPSR
▪ Update progress status pekerjaan PS, ML maupun OVH 16:05 – Outstanding GR
officer
▪ Memastikan persiapan untuk keesokan harinya sudah – Pending NPB/SPB (NPB/SPB out vs NPB/SPB in)
dilakukan apa belum – Qty Part Return
▪ Update pending job atau pending problem yang terjadi – Qty NPB/SPB Doc for tomorrow
hari sebelumnya
16:05 – 2. Material Handler update : ADM
16:08 – Ontime Achievement Planner
Meeting Record Participants – Number of complain

▪ PPC officer 3. ADM PPC update ADM Planner

▪ PDCSS/WPSR 16:08 – – outstanding job vs closing job +
officer 16:13 – outstanding JSS vs JSS receipt ADM SVC
▪ ADM SVC – outstanding MTRR vs MTRR receipt
▪ ADM PPPC – outstanding Daily Inspection vs DI receipt
▪ RM Care Officer – outstanding backlog vs backlog receipt
– JSS untuk besok

16:13 –
4. Update pending job + pending problem PPC
16:15

Mengapa hal ini penting ?

• Untuk monitoring atas pencapaian pekerjaan hari ini serta persiapan untuk pekerjaan esok hari

UT SBPR | 27